Все объекты доступа ms хранятся в одном файле с расширением

Обновлено: 21.11.2024

Я занимаюсь обновлением решения Access. Он имеет большое количество VBA, несколько запросов, небольшое количество таблиц и несколько форм для ввода данных и создания отчетов. Это идеальный кандидат для Access.

Я хочу внести изменения в дизайн таблицы, VBA, запросы и формы. Как я могу отслеживать свои изменения с помощью системы контроля версий? (мы используем Subversion, но это касается любого варианта) Я могу вставить весь mdb в subversion, но он будет хранить двоичный файл, и я не смогу сказать, что я только что изменил одну строку кода VBA. < /p>

Я подумал о том, чтобы скопировать код VBA в отдельные файлы и сохранить их, но заметил, что они быстро теряют синхронизацию с тем, что находится в базе данных.

20 ответов 20

РЕДАКТИРОВАТЬ: Подводя итог различным комментариям ниже: Наш проект предполагает файл .adp. Чтобы получить эту работу с .mdb/.accdb, вы должны изменить OpenAccessProject() на OpenCurrentDatabase() . (Обновлено для использования OpenAccessProject(), если он видит расширение .adp, в противном случае используйте OpenCurrentDatabase().)

Если вам нужна интерактивная команда, вместо использования командной строки создайте файл с именем "decompose.cmd" с

По умолчанию все экспортированные файлы помещаются в подпапку "Scripts" вашего приложения Access. Файл .adp/mdb также копируется в это место (с суффиксом "заглушка") и удаляет все экспортированные модули, что делает его очень маленьким.

Вы ДОЛЖНЫ зарегистрировать эту заготовку вместе с исходными файлами, потому что большинство настроек доступа и пользовательских строк меню нельзя экспортировать каким-либо другим способом. Просто не забудьте зафиксировать изменения только в этом файле, если вы действительно изменили какую-то настройку или меню.

Примечание. Если в вашем приложении определены какие-либо макросы Autoexec-Makros, возможно, вам придется удерживать клавишу Shift при вызове декомпозиции, чтобы предотвратить ее выполнение и вмешательство в экспорт!

Конечно, существует и обратный сценарий для сборки приложения из "Исходного" каталога:

Опять же, это идет с компаньоном "compose.cmd", содержащим:

Он просит вас подтвердить перезапись текущего приложения и сначала создает резервную копию, если вы это сделаете. Затем он собирает все исходные файлы в исходном каталоге и повторно вставляет их в заглушку.

Мне нравится этот код. Я обнаружил, что oApplication.OpenAccessProject не будет работать с файлом .accdb (или, возможно, это особенность Access 2007), и вместо этого мне пришлось использовать oApplication.OpenCurrentDatabase.

Я делаю что-то подобное (SaveAsText, но в VBA и с файлом MDB вместо ADP), но у меня остается одна большая проблема: после каждого экспорта Subversion распознает около 100 файлов как измененные (даже если я изменил только один или два). когда я смотрю на изменения, я вижу, что некоторые имена переменных или имена элементов управления изменили свое написание в верхнем/нижнем регистре. Например: каждый файл, который когда-то содержал «OrderNumber», теперь содержит «Ordernumber» в экспорте и поэтому помечается как «измененный» (по крайней мере, SVN, другие SCM еще не пробовал). Любая идея, как я могу избежать этого? Большое спасибо!

Да, это постоянно раздражает и в нашем проекте. Насколько мы определили, проблема в том, что переменные в вашем проекте имеют те же имена, что и элементы управления, только в разных случаях (вверх/вниз). Теперь, в зависимости от порядка составления модулей, Access, похоже, принимает одно написание и «исправляет» все остальные, поскольку предполагается, что VBA нечувствителен к регистру. Access делает это, хотя элементы управления находятся в разных формах! Проблема усугубляется, даже если у вас есть несколько элементов управления с одним и тем же именем в разных регистрах в разных формах.

Единственное решение состоит в том, чтобы найти каждое имя переменной или элемента управления и изменить написание на общепринятую форму. После экспорта и внесения изменений имена должны быть стабильными. Префикс имен элементов управления с их типами в значительной степени гарантирует, благодаря соглашению об именах, что имена не конфликтуют с переменными. (например, txtTitle для текстового поля, содержащего поле Заголовок, или cmbUsers для поля со списком и т. д.)

Забыл добавить, что для работы с mdb мне пришлось изменить OpenAccessProject на OpenCurrentDatabase.

Похоже, что-то вполне доступное в Access:

По этой ссылке из msdn объясняется, как установить надстройку системы управления версиями для Microsoft Access. Его можно бесплатно загрузить как часть Access Developer Extensions для Access 2007 и как отдельную бесплатную надстройку для Access 2003.

Я рад, что вы задали этот вопрос, и я нашел время, чтобы найти его, так как мне тоже нужна эта возможность. Ссылка выше содержит дополнительную информацию об этом и ссылки на надстройки.

Обновление:
Я установил надстройку для Access 2003. Она будет работать только с VSS, но позволяет помещать объекты Access (формы, запросы, таблицы, модули и т. д.) в репозиторий. Когда вы редактируете какой-либо элемент в репозитории, вас попросят проверить его, но это не обязательно.Далее я собираюсь проверить, как он справляется с открытием и изменением в системах без надстройки. Я не поклонник VSS, но мне очень нравится идея хранения объектов доступа в репозитории.

Update2:
Машины без надстройки не могут вносить какие-либо изменения в структуру базы данных (добавлять поля таблицы, параметры запроса и т. д.). Сначала я подумал, что это может быть проблемой, если кому-то понадобится, поскольку не было очевидного способа удалить базу данных Access из системы управления версиями, если в Access не была загружена надстройка.

Я обнаружил, что запуск базы данных "сжать и восстановить" предлагает вам удалить базу данных из системы управления версиями. Я согласился и смог редактировать базу данных без надстройки. В статье по ссылке выше также содержатся инструкции по настройке Access 2003 и 2007 для использования Team System. Если вы сможете найти поставщика MSSCCI для SVN, есть большая вероятность, что вы сможете заставить его работать.

В этой статье представлен краткий обзор баз данных: что это такое, почему вы можете захотеть их использовать и что делают различные части базы данных. Терминология предназначена для баз данных Microsoft Access, но концепции применимы ко всем продуктам баз данных.

В этой статье

Что такое база данных?

База данных – это инструмент для сбора и систематизации информации. Базы данных могут хранить информацию о людях, продуктах, заказах или чем-то еще. Многие базы данных начинаются со списка в текстовой программе или электронной таблице. По мере роста списка в данных начинают появляться избыточности и несоответствия. Данные становятся трудными для понимания в форме списка, и существуют ограниченные способы поиска или извлечения подмножеств данных для просмотра. Как только эти проблемы начинают появляться, рекомендуется перенести данные в базу данных, созданную системой управления базами данных (СУБД), такой как Access.

Компьютеризированная база данных представляет собой контейнер объектов. Одна база данных может содержать более одной таблицы. Например, система отслеживания запасов, использующая три таблицы, — это не три базы данных, а одна база данных, содержащая три таблицы. Если база данных Access не предназначена специально для использования данных или кода из другого источника, она хранит свои таблицы в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули. Базы данных, созданные в формате Access 2007 (который также используется в Access, 2016, Access 2013 и Access 2010), имеют расширение файла .accdb, а базы данных, созданные в более ранних форматах Access, имеют расширение файла .mdb. Вы можете использовать Access 2016, Access 2013, Access 2010 или Access 2007 для создания файлов в более ранних форматах файлов (например, Access 2000 и Access 2002–2003).

Используя Access, вы можете:

Добавить новые данные в базу данных, например новый элемент в инвентаре

Изменить существующие данные в базе данных, например изменить текущее местоположение элемента

Удалить информацию, например, если товар продан или выброшен

Различные способы организации и просмотра данных

Делитесь данными с другими через отчеты, сообщения электронной почты, интрасеть или Интернет

Части базы данных Access

Следующие разделы представляют собой краткие описания частей типичной базы данных Access.

Таблицы

Таблица базы данных внешне похожа на электронную таблицу, в которой данные хранятся в строках и столбцах. В результате обычно довольно легко импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных. Основное различие между хранением данных в электронной таблице и их хранением в базе данных заключается в организации данных.

Чтобы получить максимальную гибкость от базы данных, данные должны быть организованы в таблицы, чтобы не возникало избыточности. Например, если вы храните информацию о сотрудниках, каждый сотрудник должен быть введен только один раз в таблицу, настроенную только для хранения данных о сотрудниках. Данные о продуктах будут храниться в своей таблице, а данные о филиалах — в другой таблице. Этот процесс называется нормализация.

Каждая строка в таблице называется записью. Записи — это место, где хранятся отдельные фрагменты информации. Каждая запись состоит из одного или нескольких полей. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, у вас может быть таблица с именем «Сотрудники», где каждая запись (строка) содержит информацию о другом сотруднике, а каждое поле (столбец) содержит информацию другого типа, например имя, фамилию, адрес и т. д. на. Поля должны быть обозначены как данные определенного типа, будь то текст, дата или время, число или какой-либо другой тип.

Еще один способ описания записей и полей — визуализация библиотечного каталога карточек в старом стиле. Каждая карта в шкафу соответствует записи в базе данных.Каждая часть информации на отдельной карточке (автор, название и т. д.) соответствует полю в базе данных.

Дополнительную информацию о таблицах см. в статье Знакомство с таблицами.

Формы

Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс, в который можно вводить и редактировать свои данные. Формы часто содержат командные кнопки и другие элементы управления, выполняющие различные задачи. Вы можете создать базу данных без использования форм, просто отредактировав свои данные в таблицах данных. Однако большинство пользователей баз данных предпочитают использовать формы для просмотра, ввода и редактирования данных в таблицах.

Вы можете запрограммировать командные кнопки, чтобы определять, какие данные будут отображаться в форме, открывать другие формы или отчеты или выполнять множество других задач. Например, у вас может быть форма под названием «Форма клиента», в которой вы работаете с данными клиентов. В форме клиента может быть кнопка, которая открывает форму заказа, где вы можете ввести новый заказ для этого клиента.

Формы также позволяют контролировать, как другие пользователи взаимодействуют с данными в базе данных. Например, вы можете создать форму, которая показывает только определенные поля и позволяет выполнять только определенные операции. Это помогает защитить данные и обеспечить их правильный ввод.

Дополнительные сведения о формах см. в статье Знакомство с формами.

Отчеты

Отчет можно запустить в любое время, и он всегда будет отражать текущие данные в базе данных. Отчеты обычно форматируются для распечатки, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другую программу или отправлять в виде вложения в сообщение электронной почты.

Дополнительные сведения об отчетах см. в статье Введение в отчеты в Access.

Запросы

Запросы могут выполнять множество различных функций в базе данных. Их наиболее распространенная функция — извлечение определенных данных из таблиц. Данные, которые вы хотите просмотреть, обычно распределены по нескольким таблицам, а запросы позволяют просматривать их в одной таблице данных. Кроме того, поскольку вы обычно не хотите видеть все записи сразу, запросы позволяют добавлять критерии для «фильтрации» данных до тех записей, которые вам нужны.

Некоторые запросы являются "обновляемыми", то есть вы можете редактировать данные в базовых таблицах с помощью таблицы данных запроса. Если вы работаете с обновляемым запросом, помните, что ваши изменения фактически вносятся в таблицы, а не только в таблицу данных запроса.

Запросы бывают двух основных видов: выборочные запросы и запросы действий. Запрос на выборку просто извлекает данные и делает их доступными для использования. Результаты запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена. Или вы можете использовать выходные данные запроса в качестве источника записи для формы или отчета.

Запрос действия, как следует из названия, выполняет задачу с данными. Запросы действий можно использовать для создания новых таблиц, добавления данных в существующие таблицы, обновления или удаления данных.

Дополнительную информацию о запросах см. в статье Введение в запросы.

Макросы

Дополнительные сведения о макросах см. в статье Введение в программирование Access.

Модули

Дополнительную информацию о модулях см. в статье Введение в программирование Access.

Расширение формата файла .accdb используется для проприетарного формата файла, разработанного Microsoft и используемого в качестве формата по умолчанию для версий Microsoft Access, начиная с Access 2007 и заканчивая Access 2016 (текущая версия на май 2017 г.). См., например, введение в формат файлов Access 2007 от Microsoft и форматы файлов: ACCDB vs MDB | Access 2007 и более поздние версии Используйте формат файла ACCDB. Расширение формата файла .mdb использовалось для всех баз данных, созданных Access до Access 2007. См. Семейство форматов Microsoft Access MDB. Несмотря на преимущества формата ACCDB, все же есть причины использовать MDB с Microsoft Access 2016. См., например, Какой формат файла Access следует использовать? от Майкрософт. Microsoft не предоставила общедоступной спецификации для формата ACCDB, но поддерживает программный доступ через стандарт Open Database Connectivity (ODBC) и Visual Basic для приложений (VBA). Помимо приложения Microsoft Access, ODBC является основным средством доступа к данным в базе данных Access из другого программного обеспечения, включая другие приложения баз данных.

Несмотря на то, что была предпринята попытка обратного проектирования для публичного документирования предшествующего формата MDB, для формата ACCDB, по-видимому, не проводилось аналогичной деятельности.Ключевое различие между ACCDB и MDB заключается в том, что в Access 2007 Microsoft представила новый механизм базы данных (механизм подключения Office Access, также называемый ACE и механизмом базы данных Microsoft Access), который заменит базу данных Jet, используемую для файлов MDB. См. статью в Википедии для ядра базы данных Microsoft Jet. Версии ядра ACE, выпущенные до мая 2017 г., некоторые из которых можно бесплатно загрузить с сайта Microsoft, включают ACE 12 (Access 2007); ACE 10 (Доступ 2010); ACE 15 (Доступ 2013 г.); ACE 16 (Доступ 2016). Microsoft ссылается на формат ACCDB в единственном числе, но использование некоторых функций, представленных в более поздних версиях приложения Access, приведет к тому, что файлы базы данных не будут открываться в более ранних версиях. См., например: Обратная совместимость между Access 2010 и Access 2007; и Что нового в Access 2016. По этой причине составители этого ресурса считают, что ACCDB должен иметь подтипы. Подробный анализ в настоящее время не предпринимался из-за отсутствия общедоступной документации; это описание охватывает семейство форматов ACCDB. Комментарии приветствуются.

Шестнадцатеричный дамп простого файла ACCDB позволяет предположить, что в структуре есть общее сходство с последними версиями предшествующего семейства форматов MDB. Оба формата файлов используют фиксированный размер страницы 4096 байт; это подтверждается Уэйном Филлипсом в разделе «Изменение типа шифрования в Access 2007» на сайте EverythingAccess.com. Еще одно сходство между ACCDB и MDB заключается в форме магического числа, которое включает в себя строку «Стандартная база данных ACE» для ACCDB. Код версии или совместимости находится в одном и том же месте в обоих форматах. Инструменты mdb | В файле HACKING указано: «Смещение 0x14 содержит Jet-версию этой базы данных», и неофициальное руководство MDB соглашается. Информация в этих источниках в сочетании с записью Википедии для Microsoft Jet Database Engine предполагает, что значение 0x02 указывает на ACE 12 (Access 2007), а 0x03 указывает на ACE 14 (Access 2010). Однако минимальная база данных, созданная в Access 2010, и аналогичная база данных, созданная в Access 2016, имеют в этом расположении 0x02. Минимальная база данных, созданная в Access 2016, но определяющая столбец с недавно введенным типом данных «большое целое», имела значение 0x05. В файлах ACCDB этот индикатор отражает совместимость файла, а не версию механизма ACE, использованного для его создания.

С момента появления Access 2016 корпорация Майкрософт настоятельно рекомендует приобретать приложения Office и облачную службу Office 365 на основе подписки. Эти приложения часто обновляются, и обновления могут включать новые функции, использование которых означает, что базу данных нельзя использовать с предыдущей версией приложения. Из изменений, перечисленных в разделе Что нового в Access 2016 по состоянию на май 2017 г., новая функция, представленная в марте 2017 г., будет иметь такой эффект при использовании. Использование типа данных «Большие числа» указывает на то, что эта функция, добавляющая поддержку хранения больших целых чисел, предотвращает использование версий Access до текущей версии Access 2016.

База данных Microsoft Access может быть разделена на несколько файлов. Разделение базы данных позволяет превысить ограничение на размер файла в 2 Гбайт. Дополнительные сведения об ограничениях для файлов ACCDB см., например, в спецификациях Access 2010 и Access 2016. Еще одна причина для разделения базы данных — многопользовательские среды, которым будет полезно иметь формы и код во внешнем файле БД на рабочих столах пользователей, а данные — в одном или нескольких внутренних файлах ACCDB на сетевом сервере. Файл ACCDB также можно использовать в качестве внешнего интерфейса для сервера базы данных, доступного через ODBC, такого как SQL Server или Oracle.

Местное использование

Опыт LC или существующие фонды	Некоторые сотрудники Библиотеки Конгресса используют Microsoft Access в рамках своих официальных обязанностей.
предпочтение LC	В Заявлении о рекомендуемых форматах Библиотеки Конгресса (RFS) формат файла Microsoft Access ACCDB не указан как предпочтительный или приемлемый для получения наборов данных для его коллекций, поскольку RFS отдает предпочтение независимому от платформы, непатентованному, общедоступно документированному форматы.

Опыт LC или существующие фонды

Некоторые сотрудники Библиотеки Конгресса используют Microsoft Access в рамках своих официальных обязанностей.

предпочтение LC

В Заявлении о рекомендуемых форматах Библиотеки Конгресса (RFS) формат файла Microsoft Access ACCDB не указан как предпочтительный или приемлемый для получения наборов данных для его коллекций, поскольку RFS отдает предпочтение независимому от платформы, непатентованному, общедоступно документированному форматы.

Факторы устойчивого развития

Проприетарный формат, разработанный и управляемый Microsoft.

Никакой спецификации нет в открытом доступе.

Microsoft Access — это широко используемая настольная система управления базами данных для операционной системы Windows. По данным iDatalabs в начале 2017 года, она занимала третье место на рынке систем управления базами данных общего назначения после Microsoft SQL Server и MySQL. Никакое другое программное обеспечение не использует ACCDB в качестве собственного формата.

Приложения для просмотра или управления данными в базах данных MDB в среде Windows включают: Microsoft Access Runtime, свободно загружаемую версию Access с возможностями для конечных пользователей, но не для разработки базы данных или пользовательской настройки; MDB Viewer Plus и расширенный инструмент запросов. Некоторые инструменты и службы ориентированы на восстановление файлов базы данных Access, например: AccessFIX; Восстановление базы данных Stellar Phoenix Access; и EverythingAccess: служба восстановления базы данных.

Средства просмотра файлов ACCDB существуют для некоторых платформ, отличных от Windows. К таким утилитам относятся менеджеры баз данных ACCDB и MDB Джона Ли для Android, iOS и Mac. и ACCDB MDB Database Pro для Mac, а также MDB/ACCDB Viewer для Mac от Egger Apps.

На форматы баз данных, используемые Microsoft Access, не распространяются положения Microsoft Open Specification Promise или Community Promise. Microsoft также не использует официальную программу лицензирования для покрытия патентов, применимых к формату ACCDB в рамках своей Программы взаимодействия (см. Программу взаимодействия Microsoft (MIP) | Центр разработки открытых спецификаций, Программа взаимодействия Microsoft). Спецификация языка для VBA (Visual Basic для приложений), часто используемая для макросов или другого кода, хранящегося в файлах MDB, подпадает под действие Обещания сообщества. См. также Заявление Microsoft о решении Европейской комиссии от 16 декабря 2009 г.

Как двоичный формат, представляющий сложную структуру данных, формат ACCDB не может быть полностью интерпретирован с использованием основных инструментов, таких как текстовый редактор. Например, все числа в двоичной форме. Однако если база данных не была ни зашифрована/кодирована, ни скомпилирована в соответствующий формат ACCDE, некоторое текстовое содержимое, например имена таблиц и столбцов, можно частично просмотреть в текстовом редакторе.

Приложение Microsoft Access имеет некоторые возможности для описательных или контекстных метаданных для файла в целом с использованием свойств файла/базы данных, как "сводного" набора по умолчанию, так и возможности для "настраиваемых" свойств. Настраиваемое свойство может иметь одно значение типа текста, числа, даты или двоичного кода (Д/Н). Приложение Microsoft Access предоставляет начальный набор из примерно 30 настраиваемых свойств, в том числе: Дата завершения, Отдел, Владелец, Цель.

Имена и значения свойств можно увидеть в шестнадцатеричном дампе файла .accdb. Составители этого ресурса не знают, какие из инструментов сторонних производителей, упомянутых выше в разделе «Принятие», извлекают или раскрывают эти свойства. Комментарии приветствуются.

Факторы качества и функциональности

ODBC — это основное средство для запроса файла базы данных ACCDB из других приложений или удаленных копий Access или для извлечения всех определений таблиц и данных из файла ACCDB для переноса на другую платформу. Для использования ODBC для доступа к содержимому файла ACCDB требуется работающая версия Microsoft Access, которая может открывать файл ACCDB, и совместимый драйвер ODBC.

Обозначения типов файлов и идентификаторы форматов

Примечания

Список всех расширений, связанных с Access, см. в разделе «Расширения файлов» в статье Википедии для Microsoft Access.

Взаимосвязь между Access и SharePoint: Microsoft публикует подробные технические спецификации для протоколов Microsoft, которые реализованы и используются продуктами и технологиями SharePoint для взаимодействия или связи с другими продуктами Microsoft. К ним относятся спецификации для различных протоколов и поддерживающих форматов, используемых для связи между SharePoint и Access, в том числе:

[MS-ACCDT]: формат файла шаблона доступа. шаблон базы данных, используемый для создания экземпляра приложения базы данных. Данные шаблона базы данных содержатся в ZIP-архиве, соответствующем Open Package Conventions. Отдельные файлы, хранящиеся в пакете ZIP, называемые частями, содержат информацию о структуре и содержимом результирующего приложения базы данных. Части включают определения объектов базы данных, данные для заполнения и свойства результирующего приложения базы данных. Части содержат информацию, хранящуюся в XML, текстовом и двоичном форматах. См. Справочник программиста по Access 2010, стр. 850, где приведена схема частей в файле ACCDT. Поскольку спецификация была первоначально опубликована в 2007 году, [MS-ACCDT] имел несколько незначительных обновлений и одно, связанное с Access 2016, которое называется основным. Однако изменение в обновлении за февраль 2016 г., по-видимому, относится только к разделу, в котором перечислены версии продуктов, к которым применяется спецификация, которая явно изменена, чтобы включить Access 2016.
[MS-AXL]: доступ к структуре протокола передачи приложений. Формат сохраняемости для объектов базы данных в пакетах ACCDT. Поскольку спецификация была первоначально опубликована в 2007 году, в [MS-AXL] было внесено несколько незначительных обновлений, а основное обновление было связано с Access 2016.

Историю предшествующего формата MDB и поддержку Microsoft ODBC в Access см. в разделе Семейство форматов Microsoft Access MDB.

История выпусков Microsoft Access с момента появления ACCDB: Access 2007 представил формат файлов ACCDB в качестве формата по умолчанию и призвал пользователей обновить существующие базы данных до нового формата. С тех пор основными выпусками, несовместимыми с выпусками Office Suite для Windows, были Access 2010 (версия 14.0); Доступ 2013 (версия 15.0); Доступ 2016 (версия 16.0). Office 2016 был выпущен в сентябре 2015 года. Некоторые планы для подписчиков Office 365, которые используют частые выпуски, включают доступ. В период с сентября 2015 г. по март 2017 г. только одно из изменений, перечисленных в разделе Что нового в Access 2016, могло повлиять на соответствующий формат файла. Однако, судя по использованию типа данных «большие числа», эта функция, добавляющая поддержку хранения больших целых чисел, не позволяет использовать версии Access, предшествующие Access 2016.

Что касается других приложений Office, Microsoft позаботилась о сохранении обратной совместимости и функциональных возможностей приложений для открытия старых файлов. Это не относится к файлам базы данных Access. По состоянию на май 2017 года Access 2016 должен иметь возможность читать все файлы ACCDB; однако файлы MDB, созданные до Access 2000 и не обновленные/преобразованные в промежуточной версии, не могут быть открыты в Access 2016.

поиск меню

Урок 4. Знакомство с объектами

Введение

Базы данных в Access состоят из четырех объектов: таблиц, запросов, форм и отчетов. Вместе эти объекты позволяют вводить, хранить, анализировать и компилировать данные любым удобным для вас способом.

В этом уроке вы узнаете о каждом из четырех объектов и поймете, как они взаимодействуют друг с другом для создания полнофункциональной реляционной базы данных.

Таблицы

К этому моменту вы уже должны понимать, что база данных представляет собой набор данных, организованных во множество связанных списков. В Access все данные хранятся в таблицах, что делает таблицы основой любой базы данных.

Возможно, вы уже знаете, что таблицы организованы в виде вертикальных столбцов и горизонтальных строк.

Строки и столбцы в таблице Access

В Access строки и столбцы называются записями и полями. Поле — это больше, чем просто столбец; это способ организации информации по типу данных. Каждая часть информации в поле относится к одному и тому же типу. Например, каждая запись в поле "Имя" будет именем, а каждая запись в поле "Уличный адрес" будет адресом.

Поля и имена полей

Точно так же запись — это больше, чем просто строка; это единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки.

Запись

Обратите внимание, что каждая запись охватывает несколько полей. Несмотря на то, что информация в каждой записи организована в виде полей, она связана с другой информацией в этой записи. Видите число слева от каждой строки? Это идентификационный номер, который идентифицирует каждую запись. Идентификационный номер записи относится ко всем элементам информации, содержащимся в этой строке.

Записать идентификационные номера

Таблицы удобны для хранения тесно связанной информации. Допустим, у вас есть пекарня и база данных, в которой есть таблица с именами и информацией ваших клиентов, например их номера телефонов, домашние адреса и адреса электронной почты. Поскольку все эти фрагменты информации представляют собой сведения о ваших клиентах, вы должны включить их все в одну таблицу. Каждый клиент будет представлен уникальной записью, и каждый тип информации об этих клиентах будет храниться в своем собственном поле. Если вы решили добавить какую-либо дополнительную информацию, например, день рождения клиента, вам нужно было просто создать новое поле в той же таблице.

Формы, запросы и отчеты

Хотя в таблицах хранятся все ваши данные, три других объекта — формы, запросы и отчеты — предлагают способы работы с ними. Каждый из этих объектов взаимодействует с записями, хранящимися в таблицах вашей базы данных.

Формы

Формы используются для ввода, изменения и просмотра записей. Вам, вероятно, приходилось заполнять формы во многих случаях, например, при посещении кабинета врача, подаче заявления о приеме на работу или регистрации в школе. Причина, по которой формы используются так часто, заключается в том, что они являются простым способом помочь людям правильно вводить данные. Когда вы вводите информацию в форму в Access, данные попадают именно туда, куда нужно разработчику базы данных: в одну или несколько связанных таблиц.

Форма

Формы упрощают ввод данных. Работа с обширными таблицами может сбивать с толку, а если у вас есть связанные таблицы, вам может потребоваться работать с несколькими таблицами одновременно, чтобы ввести набор данных. Однако с помощью форм можно вводить данные сразу в несколько таблиц в одном месте. Разработчики баз данных могут даже устанавливать ограничения для отдельных компонентов формы, чтобы обеспечить ввод всех необходимых данных в правильном формате. В целом формы помогают поддерживать согласованность и организованность данных, что очень важно для точной и мощной базы данных.

Запросы

Запросы — это способ поиска и компиляции данных из одной или нескольких таблиц. Выполнение запроса похоже на подробный вопрос о вашей базе данных. Когда вы создаете запрос в Access, вы определяете определенные условия поиска, чтобы найти именно те данные, которые вам нужны.

Запросы гораздо более эффективны, чем простой поиск, который вы можете выполнять в таблице. Хотя поиск может помочь вам найти имя одного клиента в вашей компании, вы можете запустить запрос, чтобы найти имя и номер телефона каждого клиента, совершившего покупку за последнюю неделю. Хорошо продуманный запрос может предоставить информацию, которую вы не сможете найти, просто просматривая данные в своих таблицах.

Создание запроса

Отчеты

Отчеты позволяют представить данные в печатном виде. Если вы когда-либо получали компьютерную распечатку расписания занятий или распечатанный счет на покупку, вы видели отчет базы данных. Отчеты полезны, потому что они позволяют вам представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате. Вы даже можете настроить внешний вид отчета, чтобы сделать его визуально привлекательным. Access предлагает вам возможность создать отчет из любой таблицы или запроса.

Отчет

Собираем все вместе

Даже если у вас есть хорошее представление о том, как можно использовать каждый объект, поначалу может быть сложно понять, как все они работают вместе. Полезно помнить, что все они работают с одними и теми же данными. Каждая часть данных, используемых запросом, формой или отчетом, хранится в одной из таблиц вашей базы данных.

Четыре объекта Access

Формы позволяют как добавлять данные в таблицы, так и просматривать уже существующие данные. В отчетах представлены данные из таблиц, а также из запросов, которые затем ищут и анализируют данные в этих же таблицах.

Эти отношения кажутся сложными, но на самом деле они работают вместе так хорошо и естественно, что мы часто даже не замечаем, когда используем подключенные объекты базы данных. Вы когда-нибудь пользовались электронным карточным каталогом для поиска книги в библиотеке? Скорее всего, вы ввели поисковый запрос примерно так:

Электронный карточный каталог

Выполняя поиск, вы вводили условия поиска в форму, которая затем создавала и выполняла запрос на основе вашего запроса. Когда запрос завершил поиск в таблицах базы данных записей, соответствующих вашему запросу, вам был показан отчет, в котором была извлечена информация из запроса и связанных таблиц — в данном случае это список книг, соответствующих условиям вашего поиска. Вы можете представить связи между объектами следующим образом:

Поиск книги. Данные, представленные в форме, используются в запросе к базе данных, который извлекает данные из соответствующих таблиц. Результаты запроса представлены в отчете.

Допустим, вместо использования этих инструментов вам нужно искать в гигантской таблице, содержащей все книги в библиотечной системе. Соответствующие записи, скорее всего, будут разбросаны по многим таблицам: таблица названий и описаний книг, таблица, содержащая информацию о том, какие книги возвращаются или выдаются, и таблица с каждым отделением библиотеки, и это лишь некоторые из них. /p>

Чтобы найти книгу, узнать ее местонахождение и проверить, зарегистрирована ли она, вам придется обыскать как минимум три стола! Легко представить, насколько трудно было найти нужную книгу. Если бы вы не были осторожны, вы могли бы даже что-то испортить, случайно удалив или отредактировав запись. Легко увидеть, как объекты базы данных делают этот поиск более управляемым.

В нашем уроке «Введение в базы данных» мы обсудили концепцию реляционной базы данных, которая представляет собой базу данных, способную понять, как различные наборы данных связаны друг с другом. Именно в ситуациях, подобных приведенному выше примеру, люди находят реляционные базы данных такими полезными. Без реляционной базы данных то, что должно было быть простой задачей — поиск книги и проверка того, зарегистрирована ли она и где — становится невероятно сложной и трудоемкой. Знание того, как использовать четыре объекта Access, может сделать даже сложные задачи довольно удобными для пользователя.

Читайте также: