В виде каких файлов должны формироваться электронные документы производственного контроля

Обновлено: 30.06.2024

Ответы на часто задаваемые вопросы предоставляются в информационных целях и не предназначены для предоставления юридических консультаций или замены консультаций адвоката. Если у вас есть конкретные юридические вопросы, обратитесь к своему адвокату.

Подписание документов

Кто может подписать документ, поданный секретарю штата в соответствии с Кодексом деловых организаций Техаса (BOC)?

Кто может подписать документ, поданный государственному секретарю, зависит от типа организации, будь то внутренняя или иностранная организация, а также от типа документа. Для юридических лиц Техаса используйте таблицу ниже. Для других типов юридических лиц см. информацию после таблицы внутренних юридических лиц.

Уполномоченные лица, подписывающие документы для местных организаций. Инструкции для таблицы: выберите тип объекта вверху и тип документа слева. Ячейка, в которой совпадают два варианта, содержит ответ на вопрос, кто может подписать документ. Например, каждый организатор должен подписать свидетельство о создании некоммерческой корпорации.

Поправка

Смена зарегистрированного агента по организации

Объединение*

Конверсия

Прекращение

Восстановление
после увольнения по неналоговым причинам

* Сертификат о слиянии может потребовать подписи представителя каждой стороны слияния.

Регистрация товарищества с ограниченной ответственностью и другие документы LLP. Должно быть подписано большинством в интересах партнеров или, по крайней мере, одним партнером, уполномоченным большинством в интересах, за исключением того, что заявление товарищества с ограниченной ответственностью о преобразовании в товарищество с ограниченной ответственностью или отзыве регистрации должно быть подписан как минимум одним генеральным партнером. BOC §§ 152.802, 152.905, 153.352.

Подача документов зарегистрированным агентом, включая изменение зарегистрированного агента, поданное зарегистрированным агентом, отказ в назначении в качестве зарегистрированного агента или отставка зарегистрированного агента. Должен быть подписан лицом, указанным в качестве зарегистрированного агента. BOC §§ 4.001, 5.203, 5.205.

Уполномоченные лица, подписывающие документы иностранных организаций (кроме LLP). Уполномоченные подписавшие лица определяются в соответствии с законодательством юрисдикции формирования.

Как должны быть подписаны мои документы? Имеет ли значение форма подписи?

Канцелярия государственного секретаря — это ведомство, ответственное за регистрацию документов, и не может помочь вам определить подходящий формат подписи для вашей ситуации, но следующая общая информация может оказаться полезной. Лицо, подписывающее от своего имени, например индивидуальный предприниматель, может просто поставить свою подпись и ввести или написать свое имя ниже:

Подписание от имени организации требует большей осторожности. Физические лица несут личную ответственность за контракты в зависимости от того, как они их подписали. Блок подписи должен четко указывать, в каком качестве лицо подписывает. В формах государственного секретаря при подписании от имени организации укажите название организации в поле «От кого».

Нужно ли нотариально заверять подпись на моем документе?

В большинстве случаев документы, представляемые государственному секретарю для подачи, не требуют нотариального заверения. Кодекс коммерческих организаций (BOC) не требует нотариального заверения подписей на документах для подачи документов. Однако документы, регулируемые кодексами или законами, отличными от BOC, могут нуждаться в нотариальном заверении. Например, каждый организатор юридического лица, созданного в соответствии с определенными частями Кодекса местного самоуправления, должен подписать и проверить учредительный документ. Верификация - это формальная клятва или подтверждение истинности заявлений в документе перед нотариусом или другим лицом, уполномоченным приводить к присяге. Если вы отправляете документ для юридического лица, созданного в соответствии с кодексом или законом, отличным от BOC, вам следует проверить требования этого кодекса или закона, чтобы определить, нужно ли нотариально заверять документ.

Также обратите внимание, что хотя сертификаты вымышленного имени, подаваемые секретарю округа, должны быть нотариально заверены, сертификаты вымышленного имени, подаваемые государственному секретарю, нотариально заверять не нужно.

Отправка документов

Как подать документы государственному секретарю для подачи?

Заявки могут быть поданы следующими способами. Если заявка подается с дополнительной копией, после подачи дополнительная копия будет проштампована и возвращена заявителю с подтверждением подачи. Не забудьте приложить к документам оплату.

  • Онлайн: SOSDirect (электронная подача многих, но не всех типов документов)
  • Факс: (512) 463-5709
  • Почта: Раздел корпораций
    стр. O. Box 13697
    Остин, Техас 78711-3697
  • Доставка: Офисное здание Джеймса Эрла Руддера
    1019 Brazos
    Остин, Техас 78701

Документы, отправленные курьером или Federal Express, должны быть отправлены на адрес доставки.

Требуется ли госсекретарю «оригинал» документа, содержащего подпись мокрыми чернилами?

Подпись мокрыми чернилами не требуется. Принимаются копии и документы с электронной подписью.

Каково обычное время обработки документов? Доступно ли ускоренное обслуживание?

Могу ли я подать заявку сейчас, чтобы моя регистрация вступила в силу в более позднюю дату и/или время?

Некоторые документы могут вступить в силу в дату и/или время после даты получения. Отложенная дата вступления в силу может быть не более (90) дней с даты подписания документа. Время также может быть указано вместе с отсроченной датой вступления в силу; однако время не может быть указано как полночь, полдень, 00:00 или 12:00. Предоставленное время всегда будет вводиться в нашу компьютерную систему с использованием центрального времени, даже если в документе указано время из другого часового пояса.

Где это разрешено, формы госсекретаря более подробно объясняют отсрочку вступления в силу. Положение об отсрочке вступления в силу должно быть указано в документе; инструкций, касающихся эффективности, в сопроводительном письме недостаточно.

Отложенное вступление в силу не допускается для:

  1. резервирование имени,
  2. регистрация имени,
  3. заявление о событии или регистрация фактов, или
  4. свидетельство об отказе.

Кроме того, в Главе 71 Кодекса деловой и коммерческой деятельности не содержится положения об отсрочке вступления в силу сертификатов на вымышленное имя или отказе от сертификата на вымышленное имя.

Сборы и оплата

Какова плата за подачу моей заявки?

Кодекс деловых организаций Техаса устанавливает обязательные сборы за подачу документов. Сборы за подачу документов государственному секретарю можно увидеть в нашей таблице сборов.

Какие способы оплаты доступны? Кому мне выписывать чек?

  • Чек или денежный перевод на имя государственного секретаря через банк или финансовое учреждение США.
  • Кредитная карта (American Express, Discover, MasterCard или Visa. При оплате кредитной картой взимается дополнительная установленная законом комиссия за удобство в размере 2,7 % от взимаемой суммы.)
  • Дебетовая карта LegalEaseSM
  • Пополнение счета клиента
  • Наличные (только для личных заявок)

Могу ли я попросить вас выставить мне счет за регистрационные сборы или оплатить в рассрочку?

Нет. Ни один из этих вариантов недоступен, поскольку Кодекс бизнес-организаций Техаса требует оплаты всех сборов в качестве условия подачи. Мы не можем подать документ, пока не будут оплачены все сборы.

Копии и сертификаты

Как заказать копии или сертификаты у государственного секретаря?

  • Онлайн с помощью SOSDirect
    Инструкции по заказу с помощью SOSDirect
  • По телефону: (512) 463-5578
  • По электронной почте: corpcert@sos.texas.gov
  • По почте:
    Команда по сертификации
    Госсекретарь
    П. O. Box 13697
    Остин, Техас 78711-3697

Как мне получить сертификат, подтверждающий статус моей компании?

Статус налогового счета франшизы можно узнать у Контролера государственных счетов штата Техас. Вы также можете обратиться за помощью к контролеру по телефону (800) 252-1381.

Когда я получу свой заказ?

Заказы, не размещенные на SOSDirect: Certificates of Fact обрабатываются в течение одного рабочего дня для обычной обработки или двух часов для ускоренной обработки. Копии документов с изображениями обрабатываются в течение одного рабочего дня при обычной обработке или двух часов при ускоренной обработке. Копии документов без изображений могут занять до трех рабочих дней. За ускоренную обработку каждого запроса сертификата факта или заверенной копии для заказов, размещенных не на SOSDirect, взимается плата в размере 10 долларов США.

Могу ли я получить цветной сертификат вместо черно-белого?

Нет. Оригиналы сертификатов, выданные государственным секретарем, генерируются в электронном виде. Следовательно, такие оригиналы сертификатов должны быть черно-белыми, без золотых или выпуклых печатей, и на них стоит электронная подпись указанного государственного секретаря. Если есть вопрос о действительности сертификата, любой может ввести номер документа, указанный в нижней части сертификата, в нашей службе проверки сертификатов.

В соответствии с Федеральными правилами гражданского судопроизводства сторона, производящая информацию, хранящуюся в электронном виде, должна предоставлять информацию в форме или формах, в которых она обычно хранится, или в форме или формах, пригодных для разумного использования.

Существует четыре основных формы производства информации, хранящейся в электронном виде:

  • Бумага;
  • Квази-бумага, которая по существу представляет собой бумажный документ в электронной форме, такой как файлы .tif и .pdf, часто с соответствующими метаданными и полным текстом;
  • Квази-собственная форма, такая как база данных IBM AS400, созданная в виде файла ASCII, разделенного запятыми, с соответствующей структурной информацией файла и поля; и
  • Исходный, когда электронная информация создается по мере ее обслуживания и использования.

Производство бумаги — это то, на что это похоже: информация, хранящаяся в электронном виде, печатается на бумаге, а бумага производится на другой стороне.

Хотя эта форма производства традиционно пользуется популярностью из-за привычности и простоты, она становится менее распространенной из-за объема и затрат, связанных с электронными документами.

Формат бумаги следует учитывать в случаях, когда требуется небольшое количество документов, а также в тех случаях, когда запрашивающая сторона не требует представления метаданных. Однако при работе с электронными документами следует договориться о том, чтобы не создавать их в бумажном виде, поскольку это не та форма, в которой обычно хранятся документы.

Документы, созданные на бумажном носителе, могут быть включены в вашу базу данных электронных документов, для чего потребуется, чтобы документы были обработаны изображениями, закодированы и распознаны. Что касается формы производства, стороны могут договориться об обмене некоторой или всей этой информацией. Часто в делах с несколькими ответчиками достигается соглашение о привлечении поставщика для обработки документов от всех ответчиков и обмена данными и изображениями, а также о расходах.

Квазибумажное производство — это производство, при котором информация, хранящаяся в электронном виде, преобразуется в файлы изображений, обычно в формате TIFF или PDF, и создается в этом формате. Производитель может также предоставить некоторые или все метаданные, связанные с базовыми файлами, а также текст, извлеченный из файлов.

Обработка изображений – это процесс преобразования исходного электронного документа или сканирования бумажного документа в нередактируемый цифровой файл. Группа IV TIFF является наиболее распространенным форматом для создания изображений электронных документов, хотя нередактируемый PDF является еще одним форматом изображения, который можно использовать для производства. Преимущество создания изображений заключается в том, что документы не могут быть отредактированы принимающей стороной, но они могут быть подтверждены обозначениями конфиденциальности, номерами Бейтса и редакциями, если это необходимо, производящей стороной. Некоторые типы файлов, такие как электронные таблицы и рисунки, не подходят для формата изображения из-за их размера и возможных проблем с форматированием. Поскольку изображения в основном представляют собой «изображение» документа, поиск по ним невозможен. Для этого типа производства можно создать файл с возможностью полнотекстового поиска и/или извлеченные поля текста/метаданных, но это обычно согласовывается между сторонами относительно того, какие поля и информацию следует создавать.

Квази-нативный

В квази-родном производстве информация, хранящаяся в электронном виде, создается в удобной для использования электронной форме, отличной от той, в которой она поддерживалась и использовалась. Например, база данных IBM AS400 может быть создана в виде файла ASCII с разделителями-запятыми и связанной информацией о структуре файлов и полей.

Квази-нативный подход может быть особенно полезен при работе с большими базами данных и системами, построенными на основе проприетарного программного или аппаратного обеспечения.

В нативном производстве данные создаются по мере их обслуживания или использования. Например, файл электронной таблицы Excel будет предоставлен другой стороне в виде файла .xls.

Было много разговоров о «собственном создании файлов», но пока нет определенного стандарта или формального правила, требующего создания собственных файлов для судебных разбирательств или правительственных расследований. Федеральные правила гражданского судопроизводства не предписывают создавать собственные файлы. Однако стороны должны прийти к соглашению о том, как будут производиться документы.

Особые рекомендации по нативному производству

Создание данных в исходном формате связано с определенными ограничениями и рисками, которые следует учитывать. К ним относятся невозможность индивидуальной нумерации или одобрения «страниц» для управления документами, невозможность редактирования (что приводит к проблемам с привилегиями) и проблемы с проверкой производства.

Где может понадобиться собственное производство

Для некоторых типов файлов собственный формат может быть единственным способом адекватного создания документов. Например, электронные таблицы Microsoft Excel не поддаются преобразованию в изображение, потому что рабочие листы часто не соответствуют стандартной странице размером 8 1/2 на 11 дюймов. Даже если количество строк и столбцов соответствует стандартному размеру бумаги, часто формулы и другая информация, необходимая для рассматриваемого вопроса, требуют, чтобы они были представлены в исходном формате. Базы данных — еще один хороший пример собственных данных, которые лучше всего создавать в собственном формате. Базы данных могут содержать огромное количество совершенно недифференцированных таблиц данных. Чтобы понять базу данных, стороне-производителю может потребоваться предоставить метаданные и программное обеспечение, предназначенное для логического представления данных.

Изменение файлов

При создании в исходном формате важно принять меры предосторожности, чтобы защитить документы от изменений.Аннотации с номерами Бейтса, обозначения конфиденциальности и редактирование невозможно без изменения исходного документа. Поэтому создайте копию файла, чтобы оригинал оставался неизменным.

Метаданные могут принимать форму сведений об истории «отслеживания изменений», которые можно найти в текущих версиях файлов Microsoft Office (например, Word, Excel, PowerPoint). Эти документы могут отслеживать историю изменений документа, и эта информация может быть нежелательной.

Предлагаемые подходы к нативному производству

Некоторые рекомендации, которые следует учитывать при создании собственных файловых документов, включают:

Хешируйте документы перед производством, чтобы не ставить под сомнение их подлинность. Обычно используемые алгоритмы хеширования включают MD5 и SHA1. Вы можете прикрепить хеш-значение к документам в качестве поля для загружаемого файла.

Отслеживание созданных материалов

Достичь соглашения с другими сторонами о том, как будут управляться нативные документы на протяжении всего процесса обнаружения (например, как они будут упоминаться в показаниях?). Один из подходов заключается в создании уникального идентификационного номера для каждого электронного документа. Если документы будут использоваться только экспертами для анализа, договоритесь о том, как эксперты будут ссылаться на документы в своих отчетах.

Потребность в метаданных

Оцените необходимость создания метаданных. Если метаданные подпадают под характеристику привилегий, получите согласие противной стороны, прежде чем приступать к очистке.

Производственный медиа

Не существует четко определенного формата для создания исходных файлов, но есть один очень безопасный и проверяемый метод создания исходных файлов на компакт-диске, DVD или жестком диске:

  • Файлы организованы в тома размером с компакт-диск.
  • Файлы переименовываются с начальным номером Бейтса в качестве суффикса. (например, "Документ.CDN00080.doc")
  • Файлы установлены только для чтения.
  • Индекс поставляется с каждым томом и содержит следующую информацию для каждого файла:
    • Громкость
    • Начальный номер Бейтса
    • Имя файла
    • Изменено имя файла, чтобы включить исходное имя файла, начальный номер байта и исходное расширение. например, «Документ.CDN000080.doc».

    Следуя этой процедуре, принимающая сторона может связать каждый собственный файл с номером Бейтса документа, поскольку хэш-значение MD5 четко указывает, какой именно исходный файл был создан. Затем с помощью инструмента хеширования можно проверить, не было ли случайно изменено значение хеш-функции собственного файла во время проверки собственного файла.

    Медицинский работник просматривает бумажные файлы, держа ноутбук

    Сьюзан Уорд писала о малом бизнесе для The Balance Small Business в течение 18 лет. Она руководила консалтинговой фирмой в области ИТ, а также разработала и провела курсы по продвижению малого бизнеса.

    Джулиан Биндер — специалист по проверке фактов, исследователь и историк. Они были лауреатами Книжной премии по североамериканским исследованиям (2016, 2017) и имеют предыдущий опыт работы научным сотрудником. Они также работали писателями и редакторами в различных компаниях и публиковали работы по культурологическим исследованиям в академическом журнале.

    Управление документами — это процесс обработки документов таким образом, чтобы информация могла создаваться, совместно использоваться, систематизироваться и храниться эффективно и надлежащим образом. Таким образом, изучение того, как создать систему управления документами, имеет решающее значение для бизнеса.

    Многие компании имеют дело с важной информацией, которую необходимо обеспечить безопасностью и конфиденциальностью или быстро получить к ней доступ. В таких случаях необходима бесперебойно работающая система управления документами. Но даже если ваш бизнес носит более случайный характер, все равно важно вести надлежащий учет для учета и эффективности.

    Узнайте больше о том, как создать систему управления документами, которая наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса.

    Параметры системы управления документами

    В наши дни большинство компаний удобно работают с цифровыми документами и используют программы с функциями хранения и управления. Нет недостатка в общем и отраслевом программном обеспечении или приложениях для управления документами, специально разработанных для улучшения работы вашего бизнеса с электронными файлами. Например, отели могут по-прежнему иметь реестр в книжном стиле при регистрации и могут по-прежнему запрашивать подпись на вкладке бумажной кредитной карты, но за кулисами отели используют OPERA для управления номерами, ведения заметок и выставления счетов. Варианты оплаты, такие как Square и Venmo, все чаще используются в розничной торговле и сфере услуг, что также устраняет необходимость в бумажном учете.

    Однако многим малым предприятиям приходится иметь дело со старомодными данными в бумажных и электронных файлах, а в некоторых случаях доля бумажных данных намного больше.

    Преобразование бумажных документов в цифровые форматы

    Одним из решений проблемы смешанной среды данных может быть использование системы обработки изображений для преобразования всех документов вашей компании в электронные файлы. В зависимости от типа данных и документов, с которыми вы работаете, это может быть относительно простым процессом или требовать некоторого творчества и специальных подходов.

    Например, небольшой розничный магазин, который управляет чеками и товарными запасами, может преобразовать бумажные документы в электронные таблицы с дополнительными трудозатратами по вводу данных. С другой стороны, кабинету дантиста, который ведет записи о состоянии здоровья пациентов, счетах, рентгеновских снимках и т. д., скорее всего, потребуется более надежный метод для преобразования их многочисленных бумажных файлов в цифровые форматы, например, найм подходящего для бизнеса услугу сканирования документов или приобретение программного обеспечения для сканирования, способного передавать изображения с высоким разрешением.

    Шаги к системе управления документами

    Независимо от того, работаете ли вы в цифровой среде или в гибридной среде с цифровыми и бумажными документами, настройка системы управления документами состоит из трех шагов:

    1. Создайте план управления документами.
    2. Реализовать план управления документами.
    3. Выполнить.

    Первый шаг является наиболее подробным, поэтому давайте рассмотрим его подробнее.

    Создание плана управления документами

    На первом этапе необходимо ответить на следующие четыре вопроса:

    Каковы правила создания документов?

    Счета-фактуры, письма-напоминания об оплате, рекламные брошюры, электронная почта, балансовые отчеты, электронные таблицы, отчеты — все компании создают различные документы в ходе ведения и отслеживания бизнеса. А чтобы все было организовано, всем предприятиям необходимо установить правила создания документов.

    • Есть ли собственные шаблоны для некоторых ваших стандартных деловых документов, таких как письма и счета, и где они находятся?
    • Существует ли внутреннее руководство по стилю, которому нужно следовать?
    • Должны ли новые документы ставиться с датой или отметкой времени?
    • Какие процедуры необходимо соблюдать для совместного использования или просмотра документов?

    Для некоторых малых предприятий важны только то, где находятся шаблоны различных деловых документов и как их использовать. Но если при создании документов в вашей компании участвуют разные люди, работающие над документами, просматривающие или обновляющие их, вам потребуется некоторое время, чтобы решить, как это сделать, чтобы обеспечить эффективность и согласованность.

    Документы Google – это отраслевой стандарт для совместных проектов, поскольку он предлагает различные варианты управления разрешениями, просмотра изменений и иного обмена одним документом между несколькими людьми с установленными проверками безопасности.

    Как будут храниться документы?

    Есть расходы, связанные с хранением, и самой крупной из них для большинства малых предприятий, вероятно, является стоимость времени, потраченного впустую, когда люди ищут документы. Итак, вопрос: как будут поданы документы? Ключом к подаче документов является соблюдение передовой практики управления файлами. Очень важна четкая и простая в использовании система.

    Вам также необходимо знать, как вы будете архивировать документы. Как вы будете обрабатывать файлы, которые устарели или готовы к перемещению на второй план в вашей системе управления документами?

    Например, в начале каждого года вы должны просматривать различные файлы, связанные с работой, на своем компьютере, отсеивая те, которые больше не актуальны, и создавая новые папки, маркированные по годам и темам, перемещая файлы по мере необходимости. Вы можете сделать то же самое с бумажными файлами; несложно удалить старые документы из файловой папки и создать новый со словом «Старый» в названии. Некоторое программное обеспечение предлагает параметры автоматического архивирования.

    «Хранилище» в цифровой среде может быть облачным или на локальных серверах, но для хранения бумажных документов вам потребуется физическое место на объекте или, как во многих юридических конторах, которым предписано хранить невыполненные клиентские файлы, вам может понадобиться арендовать складское помещение.

    Как можно упростить поиск документов?

    Этот вопрос лежит в основе вашей системы управления документами. По некоторым оценкам, поиск недостающего документа обходится компании в среднем в 120 долларов США, а его замена — в 220 долларов США.

    Еще раз повторим, что правильная практика подачи документов может значительно помочь в решении проблемы. Если вы настроите надежные процедуры и протокол, например последовательное соблюдение строгих соглашений об именах, документы будет намного проще найти.

    И независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или владельцем компании с сотрудниками, вам следует создать список местоположений файлов, который будет напоминать пользователям, где находятся определенные типы файлов, и помогать людям знать, где их найти.Не забудьте указать, будет ли файл находиться в вашей компьютерной системе, на внутреннем сервере, в облаке или храниться в физическом месте, например в картотеке. Например, предположим, что вы используете изображения, видео или даже бумажные фотографии в своем бизнесе. Запись в вашем списке местоположений файлов может быть:

    • Цифровые изображения/видео: компьютер (или сервер) — диск E:/photos — файл в соответствующей папке темы.
    • Бумажные фотографии: картотечный шкаф 3 — фотографии — альфа по темам

    Общие сетевые или облачные диски должны быть помечены в соответствии с содержимым, как и ящики картотеки.

    Как сделать и защитить документы?

    Первой линией защиты документов является физическая защита самих офисных помещений. На всех предприятиях, даже на дому, должны быть установлены системы безопасности.

    Компаниям также могут понадобиться другие устройства безопасности, например решетки на окнах, камеры видеонаблюдения или службы патрулирования. Вы можете тратить сколько угодно времени на создание паролей и шифрование файлов, пытаясь защитить свои электронные файлы, но не имеет большого значения, если кто-то может просто зайти и украсть ваш компьютер.

    Дополнительные меры безопасности документов включают:

    • Запирание всех картотечных шкафов в нерабочее время (и во время обеда, если нет надежного человека)
    • Регулярное резервное копирование электронных документов, желательно вне офиса, во избежание уничтожения ваших бизнес-данных в результате стихийных бедствий.
    • Ограничение доступа пользователей к определенным документам, приложениям и папкам на любых компьютерах с общим доступом
    • Предотвращение воровства сотрудников путем проверки биографических данных и рекомендаций в рамках процесса найма.

    Внедрение и выполнение

    После того как вы создали свой план управления документами, ответив на приведенные выше вопросы, вы готовы его реализовать. Убедитесь, что весь ваш персонал знает детали системы управления документами вашей компании и что все соблюдают соответствующие процедуры при создании, хранении и извлечении документов.

    Вы также должны быть уверены, что все, кто получает доступ к документам и использует их в вашей организации, последовательно именуют и хранят документы соответствующим образом. Регулярно проводите выборочные проверки, чтобы проверить, можно ли легко найти определенные файлы, и защититься от неправильного заполнения. Даже случайная небрежность может вывести из строя всю систему.

    Вы можете настроить систему управления документами за один день, но ключом к ее успеху будет последовательное внедрение в течение долгого времени. Награды огромны — вы сэкономите кучу времени и обретете душевное спокойствие.

    Часто задаваемые вопросы (FAQ)

    Какая система управления документами самая лучшая?

    Не существует единой системы, которая подходила бы для всех предприятий. Ключ в том, чтобы понять потребности вашего бизнеса, а затем применить наиболее подходящие методы. Некоторые факторы, которые следует учитывать, включают:

    • Масштаб ваших операций (сколько документации будет храниться)
    • Диапазон типов данных и информации, которыми вам необходимо управлять.
    • Как используются ваши документы и как часто к ним нужно обращаться.
    • Требуемый уровень безопасности
    • Ваш бюджет — можете ли вы нанять специализированную службу или приобрести высококачественное программное обеспечение или будете управлять своими силами?

    Считается ли SharePoint системой управления документами?

    Короче говоря, да, но с оговоркой: продукт Microsoft Office не предназначен для работы в качестве системы управления документами для малого бизнеса и должен быть реализован тщательно и правильно для интеграции с вашими операциями. SharePoint имеет возможность хранить, защищать и управлять документами, а также включает функции совместной работы и архивирования.

    ИТ-руководители начали год с ветерком в спину, опираясь на инвестиции, сделанные во время пандемии, и вновь сосредоточившись на .

    Определения метавселенной различаются, как и прогнозы относительно того, когда она появится. Но умные ИТ-директора должны ознакомиться с .

    Компании, привлекающие украинских программистов, работают над переводом сотрудников, желающих переехать. Технологические компании в долгосрочной перспективе могут .

    2020 год стал катализатором, в котором нуждался здравоохранение. Здесь мы обсуждаем, как отрасль переходит на виртуальную модель и удваивает ставки .

    Директор по бизнес-технологиям Forrester объясняет, как инструменты для сбора данных в режиме реального времени могут помочь организациям здравоохранения.

    Ознакомьтесь с этой выдержкой из руководства по комплексному экзамену HCISPP, чтобы узнать больше о конфиденциальности и безопасности в здравоохранении, одном из .

    Чтобы добиться высокой доступности и отказоустойчивости в AWS, ИТ-администраторы должны сначала понять различия между двумя моделями.

    Amazon ECS и EKS похожи, но их различий достаточно, чтобы выделить их для пользователей AWS. Узнайте, что лучше всего подходит для вашего .

    Новые дополнения к системам хранения, такие как гибкие блочные тома и высокая доступность для ZFS, делают облачную платформу Oracle более конкурентоспособной.

    Intel оптимистично настроена, что ее дорожная карта процессоров может вернуть компанию на первое место, но перед компанией стоят непростые перспективы .

    Безопасность в центре обработки данных требует от организаций выявления и устранения различных факторов риска, от электрических систем до .

    Недавние достижения в технологиях центров обработки данных и кадровых моделях отражают стремление организаций к повышению гибкости ИТ, .

    Snowflake продолжает расширять предложения своей отраслевой вертикальной платформы, помогая пользователям из разных сегментов рынка собирать деньги.

    Платформа RKVST поддерживает несколько типов приложений для работы с данными на блокчейне, включая безопасный обмен данными SBOM для обеспечения кибербезопасности.

    Законы о конфиденциальности данных во всем мире постоянно меняются. Эти 10 элементов помогут организациям идти в ногу со временем .

    Популярный пакет JavaScript был саботирован его разработчиком и содержал сообщения в поддержку Украины, что превратилось в .

    Компания Trend Micro обнаружила, что ботнет Cyclops Blink, изначально нацеленный на устройства WatchGuard, теперь распространяется на Asus.

    Таинственная группа вымогателей LokiLocker привлекла внимание исследователей BlackBerry, которые говорят, что эта группа может стать .

    Читайте также: