Укажите расширение файла моего документа портфолио

Обновлено: 03.07.2024

Введение Используйте это руководство, чтобы взять одно или несколько портфолио PDF и преобразовать их в обычный «плоский» документ PDF. Все вложения портфолио также могут быть преобразованы в формат PDF и добавлены непосредственно после их родительского элемента портфолио. Все документы и вложения затем иерархически помечаются закладками в выходном PDF-файле и готовы к проставлению штампа Бейтса, если это необходимо. Файлы MSG и ZIP автоматически извлекаются и обрабатываются для включения в выходной PDF-файл. Также используйте этот метод для обработки записей портфолио, связанных с электронными письмами, отправленными между определенными датами или людьми. Файл метаданных и индекса страницы также экспортируется в несколько форматов, готовых к работе с электронными таблицами. Если вложение невозможно преобразовать в формат PDF, создается страница-заглушка, которая вставляется в выходной файл. Что такое PDF-портфолио? Портфолио PDF содержит несколько файлов, собранных в интегрированный модуль PDF. Например, он может включать текстовые документы, сообщения электронной почты, электронные таблицы, чертежи САПР, презентации PowerPoint и т. д. Исходные файлы сохраняют свою индивидуальную идентичность, но объединяются в один файл портфолио PDF. В этом руководстве пример портфолио, который мы будем использовать, представляет собой весь почтовый ящик Microsoft Outlook с электронными письмами, извлеченный в файл портфолио со всеми соответствующими вложениями. См. руководство о том, как извлечь электронные письма Outlook в виде файла портфолио здесь. Важно понимать, что портфолио PDF не является документом PDF. Это архив файлов, хранящихся внутри одного документа, с расширением PDF. Портфели PDF обычно используются для хранения электронных писем, экспортированных из Microsoft Outlook. Каждый файл в портфолио PDF может содержать связанную информацию метаданных. В случае электронных писем он может включать поля «От», «Кому», «Тема», «Отправлено», «Описание», «Вложения» и другие поля. Список полей зависит от типа сообщений электронной почты и может различаться. Поля метаданных могут отсутствовать в портфолио, если оно не было экспортировано из Outlook, а создано непосредственно в Adobe Acrobat. Предварительные требования Для использования этого руководства вам потребуется копия Adobe® Acrobat® вместе с подключаемым модулем AutoPortfolio™, установленным на вашем компьютере. Оба доступны в виде пробных версий. Шаг 1. Открытие инструмента Запустите Adobe® Acrobat® и выберите «Подключаемые модули > Подключаемый модуль AutoPortfolio > Преобразовать портфолио в обычный PDF» в главном меню Adobe Acrobat, чтобы открыть диалоговое окно преобразования. Не открывайте портфолио непосредственно в Acrobat. Шаг 2. Выберите исходные файлы. Нажмите кнопку «Добавить файлы…», чтобы выбрать исходное портфолио PDF для обработки. Выберите нужный исходный файл портфолио PDF и нажмите «Открыть». Шаг 3. Выбор компонентов портфолио для обработки Используйте диалоговое окно «Указать порядок сортировки», чтобы выбрать части портфолио PDF, которые необходимо обработать. Сделайте это вручную, установив флажки напротив каждой записи. Вернитесь к значениям по умолчанию с помощью кнопки «Выбрать все» или используйте «Переключить выделение», чтобы отменить выбор всех записей, и вручную выберите меньшее количество необходимых записей с помощью флажков. Либо нажмите «Выбрать по поиску», чтобы выполнить текстовый поиск, который можно использовать для выбора/отмены выбора всех соответствующих записей. Если эта кнопка используется, открывается диалоговое окно «Выбор записей по поиску». Во-первых, выберите, как будет использоваться текстовый поиск — для выбора или отмены выбора записей. Затем укажите текст для поиска в поле ввода. Выражения поиска также можно использовать с помощью синтаксиса регулярных выражений. Для этого убедитесь, что установлен флажок «Использовать регулярные выражения». Сделайте другие необходимые выборки («Соответствовать регистру/целым словам»), а также где искать; поиск в определенных полях с помощью выпадающего списка. По умолчанию текстовый поиск будет выполнять поиск по всем полям. Шаг 4. Подтверждение выбора При необходимости используйте меню «Выбрать записи» для управления текущим выбором. Используйте перечисленные функции для выбора определенного подмножества записей портфеля. Нажмите «ОК» в диалоговом окне «Указать порядок сортировки», чтобы подтвердить выбор. Шаг 5 - Выберите место вывода Входной файл портфолио теперь добавлен в список обработки. Повторите эту процедуру, используя «Добавить файлы. " для одновременной обработки нескольких портфолио. Обратите внимание, что все портфолио будут обработаны и помещены в один выходной документ PDF. Теперь выберите выходную папку, нажав кнопку «Обзор…». возможно (например, c:\Data\) и расположен на локальном жестком диске для повышения производительности Шаг 6. Выберите параметры вывода Установите флажок «Извлечь и обработать вложения», если хотите обрабатывать вложения файлов для каждой записи портфолио. Например, если файл портфолио был создан путем экспорта электронных писем из Microsoft Outlook, этот параметр преобразует вложения электронной почты в формат PDF и добавляет их сразу после каждого соответствующего родительского электронного письма.Все вложения будут иерархически помечены закладками для удобной навигации и сохранения исходной структуры документа.Также выберите параметр «Преобразовать вложения, отличные от PDF, в формат PDF». По умолчанию, если определенное вложение не может быть преобразовано в формат PDF (например, оно защищено паролем или имеет ограничения на редактирование и т. д.), в выходной файл будет вставлена страница-заглушка с сообщением об ошибке преобразования, а также имя вложения и размер файла. Эту функцию можно удалить с помощью «Параметры преобразования». Установите флажок «Удалить ссылки в выходных документах», если вы хотите полностью удалить ссылки на вложенные файлы в их исходных форматах (поскольку они изначально хранятся в портфолио PDF). Например, если электронное письмо содержит вложение Microsoft Word, то в выходном файле будет удалена ссылка на документ MS Word. Вложение будет доступно только в его PDF-представлении (если выбрана опция «Извлечь и обработать вложения»). При использовании этой опции размер выходного файла может значительно уменьшиться, так как все вложения не будут сохраняться дважды (в собственном формате и в формате PDF). Нажмите кнопку «Параметры преобразования…», чтобы открыть диалоговое окно «Параметры преобразования файлов». Шаг 7. Сохранение непреобразованных файлов в определенном месте В этом диалоговом окне представлены параметры, влияющие на преобразование определенных файлов, отличных от PDF, в формат PDF. Используйте флажки, чтобы изменить настройки по умолчанию (например, вставить страницы-заглушки вместо вложений, которые не преобразуются). В разделе «Копировать файлы, которые не были преобразованы в папку», нажмите «Выбрать папку…», чтобы указать место для сохранения копий вложений, которые не удалось преобразовать. Этот параметр полезен для более подробной проверки результатов преобразования и предоставляет способ сохранения документов, которые невозможно преобразовать в формат PDF. Нажмите «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно. Шаг 8. Подтверждение настроек Когда преобразование будет полностью настроено, нажмите «ОК», чтобы начать обработку. Шаг 9 – Обработка файлов Документ «Титульная страница извлечения портфолио PDF» автоматически создается для каждого задания и отображается на экране во время процедуры. Обратите внимание, что процесс преобразования может занять значительное время в зависимости от размера входного портфеля, поэтому рекомендуется обрабатывать меньшие портфели. В это время в правом нижнем углу экрана отображается стандартный диалог выполнения Acrobat. Шаг 10. Проверка отчета об обработке После завершения обработки на экране появляется отчетное сообщение, предлагающее отобразить подробный отчет об обработке в формате HTML, созданный подключаемым модулем. Нажмите «ОК», чтобы открыть его в веб-браузере по умолчанию. Вот пример отчета об обработке со списком всех обработанных файлов. В отчете указано имя файла, описание (из поля метаданных), даты создания и изменения, размер файла в байтах, количество вложений, значения хэш-функции MD5 и т. д. Также будет доступна версия отчета в формате электронной таблицы в формате файла CSV. хранится в указанном месте вывода. Рекомендуется проверить отчет и посмотреть, есть ли какие-либо вложенные файлы, которые не были преобразованы в формат файла PDF. Они будут отображаться в желтой строке в таблице. Зеленая линия подтверждает, что копия непреобразованного файла была сохранена в заранее указанной папке, если ранее была выбрана такая возможность (см. шаг 7). Прокрутите отчет вниз до конца, чтобы увидеть общее количество вложенных файлов, отличных от PDF, которые были успешно (или нет) преобразованы в формат PDF. Шаг 11. Проверка результатов После создания выходной PDF-документ автоматически откроется в Acrobat. Все отдельные записи портфолио в формате PDF теперь хранятся здесь как единый документ PDF, который можно обрабатывать с помощью стандартных инструментов Adobe Acrobat. Каждый файл (электронное письмо) снабжен закладками с дочерними закладками, указывающими на соответствующие вложения файлов. Название каждой закладки начинается с автоматически увеличивающегося префикса («DOC1», «DOC2» и т. д.), за которым следуют данные из поля метаданных «Описание». Выходной документ будет автоматически называться «Конвертирован в PDF.pdf», и теперь он готов к проставлению штампа Бейтса и/или печати, если это необходимо. Используйте меню «Файл > Сохранить как…», чтобы сохранить этот документ под другим именем файла или в другом месте. Шаг 12. Проверка содержимого выходной папки Указанная выходная папка будет содержать дополнительные файлы, созданные во время процедуры. Откройте эту папку, чтобы проверить их.

Папка вывода будет содержать:

Converted To PDF.pdf — основной выходной PDF-файл, содержащий все записи из входного портфолио в виде единого «плоского» PDF-документа.
Converted To PDF.pdf.DocPageIndex.txt – обычный текстовый файл с разделителями табуляцией, в котором идентификаторы документов сопоставляются с номерами страниц выходного документа.
CoverPage.pdf — документ титульной страницы, содержащий информацию о том, кто и когда выполнял обработку.
CoverPage.htm — как указано выше, но в формате HTML
Inbox_Portfolio.pdf.report.csv — электронная таблица в формате CSV с простым текстом (может быть открыта непосредственно в Microsoft Excel), содержащая все метаданные для всех записей портфолио PDF.В случае электронного портфолио этот файл будет содержать «Кому», «От», «Тема» и другие подобные поля. В этом файле также перечислены идентификаторы документов, которые используются для создания закладок и в индексном файле страниц.
PDF Portfolio Extraction Report.csv — электронная таблица в формате CSV с простым текстом (можно открыть непосредственно в Microsoft Excel), содержащая отчет об обработке со списком всех файлов, которые были обработаны и преобразованы.
PDF Portfolio Extraction Report.htm — HTML-версия отчета об обработке.

Существуют определенные типы документов PDF и Microsoft Office, которые Adobe Acrobat не может объединить в один документ PDF:

Читайте также: