Преимущества и недостатки onedrive

Обновлено: 02.07.2024

Microsoft OneDrive — это одна из ведущих платформ облачных хранилищ на рынке, очевидный выбор как для компаний, так и для пользователей, регулярно использующих пакеты Microsoft Office, такие как Word и Excel.

Однако есть некоторые соображения безопасности, на которые также следует обратить внимание пользователям. Здесь мы рассмотрим некоторые преимущества функции и потенциальные проблемы безопасности.

Преимущества:

Бесплатное хранилище. OneDrive предлагает пользователям 15 ГБ бесплатного пространства для хранения, а также возможность получить дополнительное бесплатное пространство для хранения. Microsoft ввела поощрение за рефералов, когда пользователи получают дополнительное хранилище за каждого друга, зарегистрировавшегося через них. Дополнительное хранилище также предлагается, если пользователи связывают OneDrive с камерой своего мобильного телефона, чтобы он автоматически создавал резервные копии своих фотографий в Интернете.

Простая систематизация: вы можете хранить любые файлы в OneDrive, будь то фотографии, видео и документы, а затем получать к ним доступ с любого компьютера с ОС Windows или мобильного устройства. Файлы упорядочены по типам, поэтому легко найти то, что вам нужно.

Тесное сотрудничество с Office. Как платформа Microsoft, OneDrive тесно сотрудничает с приложениями Microsoft Office, такими как Word или PowerPoint. При запуске одного из этих приложений вы увидите список последних документов, в том числе сохраненных в OneDrive. Если у вас есть подписка на Office 365 и вы открываете документ, сохраненный в OneDrive, вы можете совместно работать с ним в режиме реального времени с другими людьми.

Социальные сети. В веб-версии ведущие социальные сети могут быть связаны с вашей учетной записью OneDrive. Это позволяет обмениваться файлами с коллегами, и для каждого пользователя могут быть установлены разрешения от «только для чтения» до полного доступа к редактированию документов.

Потенциальные проблемы с безопасностью:

Управление документами: OneDrive хорошо подходит для отдельных пользователей, но ограничивает возможности обмена файлами между коллегами, а также клиентами/поставщиками. Это также ограничивает его эффективность как инструмента управления проектами. Microsoft Sharepoint гораздо лучше подходит для поддержки совместной работы.

Вопросы конфиденциальности. Некоторые пользователи высказывали опасения по поводу конфиденциальности, поскольку Microsoft оставила за собой право сканировать файлы, сохраненные в OneDrive, на наличие так называемого «нежелательного контента», например материалов, защищенных авторским правом, или откровенных изображений. У Apple аналогичная политика для своего облачного сервиса Apple iCloud, но факт остается фактом: безопасность файлов не может быть гарантирована, если это будет сочтено нежелательным.

Ошибка пользователя: Microsoft Windows остается платформой номер один для хакеров, и, хотя OneDrive практически не подвергался серьезным нарушениям, пользователи должны соблюдать стандартные процедуры безопасности. Для обеспечения безопасности пользователи должны использовать надежные пароли и убедиться, что они выбрали правильные разрешения на общий доступ к файлам.

Шифрование. Пользователи стандартной службы OneDrive обнаружат, что данные при передаче шифруются с помощью SSL, но остаются незашифрованными в состоянии покоя. Однако OneDrive для бизнеса включает шифрование для каждого файла, которое шифрует файлы по отдельности, каждый с уникальным ключом; поэтому, если он будет скомпрометирован, доступ будет только к одному отдельному файлу, а не ко всему хранилищу.

Синхронизация: также предполагается, что некоторые файлы могут быть изменены при синхронизации или загрузке в OneDrive, но неясно, насколько распространена эта проблема.

Microsoft OneDrive для бизнеса – это онлайн-хранилище с лицензиями от 5 долларов США в месяц. Это упрощает совместное использование и совместную работу над деловыми файлами благодаря доступу со всех устройств, мощным инструментам поиска и расширенным функциям безопасности для максимальной защиты данных.

Оглавление

Что такое OneDrive для бизнеса?

OneDrive для бизнеса — это служба облачного хранилища Майкрософт, входящая в состав Office 365 и SharePoint. Это ключ к хранению и обмену файлами в облаке. Сотрудники внутри и вне вашей организации могут получать доступ к документам, изменять их и делиться ими.

Нужно ли вам создавать резервные копии данных в 2020 году? Узнайте в нашем руководстве:

Вы можете хранить файлы и получать к ним доступ откуда угодно и с любого устройства, а также извлекать их откуда угодно. OneDrive для бизнеса отличается от OneDrive тем, что предназначен для хранения рабочих или учебных файлов. (OneDrive предназначен для хранения личных документов.)

Office 365 и OneDrive для бизнеса отличаются тем, что Office 365 — это сайт группы, предназначенный для хранения документов проекта или информации, связанной с командой. Однако вы можете использовать обе программы вместе для создания и управления документами для бизнес-проектов и целей.

Основные функции OneDrive для бизнеса включают облачное хранилище файлов, возможность делиться файлами и папками с коллегами, управление документами администраторами и синхронизацию контента из библиотеки с платформой. Продолжайте читать, чтобы узнать больше о плюсах и минусах OneDrive.

Подробный обзор Microsoft OneDrive для бизнеса

Прежде чем перейти на Microsoft OneDrive для бизнеса, важно узнать как можно больше о программе, чтобы решить, подходит ли она для вашей компании и бизнес-потребностей. Эта облачная платформа может предложить пользователям множество преимуществ, но идеально ли она подходит для вашей компании? Вот несколько ключевых фактов, которые вы должны знать об OneDrive для бизнеса, прежде чем приступить к работе:

Хранение файлов. Microsoft OneDrive для бизнеса предлагает емкость хранилища 1 ТБ. С помощью администратора Office 365 вы можете увеличить объем хранилища по умолчанию до 5 ТБ на пользователя.
Обмен файлами. Каждый файл, который вы храните в OneDrive для бизнеса, автоматически становится частным. Если вы решите поделиться файлами и папками с другими (например, с коллегами по групповым проектам), вы можете сделать их общедоступными. Вы можете обмениваться файлами с партнерами за пределами вашей организации с помощью OneDrive для бизнеса и Office 365.
Синхронизация. OneDrive для бизнеса легко синхронизировать с локальным компьютером с помощью приложения для синхронизации (доступно в Office 2013 и 2016). Вы можете скачать приложение синхронизации OneDrive бесплатно, если у вас нет Office.
Безопасность. Конечно, вы захотите проверить безопасность Microsoft OneDrive для бизнеса, прежде чем загружать важную и конфиденциальную информацию на облачную платформу. Корпорация Майкрософт избавляет организации от беспокойства благодаря расширенной многоуровневой защите, включая шифрование данных, права доступа, отчеты в реальном времени и защиту от потери данных.
Расширенные функции. OneDrive для бизнеса также предлагает расширенные функции. Вы можете воспользоваться пакетом 365 в планах более высокого уровня, встроенными приложениями Open Web Office, полной интеграцией с AD или Azure AD и другими сложными бизнес-надстройками.

Цены на OneDrive для бизнеса зависят от плана, который выберет ваша компания. Существует три разных бизнес-плана: 5 долларов на пользователя в месяц для тех, кому нужен общий доступ к файлам и хранилище; 10 долларов США на пользователя в месяц за расширенную безопасность и соответствие требованиям и 12,50 долларов США на пользователя в месяц за электронную почту бизнес-класса и приложения Office. Благодаря этим параметрам OneDrive для бизнеса может стать решением ваших текущих проблем с совместным использованием файлов.

Цены OneDrive для бизнеса

Office 365 Outlook
Офис 365 Word
Офис 365 Excel
Office 365 PowerPoint
Офис 365 OneNote
Доступ к Office 365 (только ПК)
Издатель Office 365 (только ПК)

OneDrive

OneDrive

Обмен
SharePoint
OneDrive
Скайп для бизнеса
Команды Майкрософт
Яммер

1 ТБ в хранилище OneDrive на пользователя
Размер файла хранилища до 15 ГБ
Возможности для ПК и браузера.
Синхронизация локальных копий файлов или папок для просмотра и редактирования в автономном режиме на Mac или ПК.
Поддержка развертывания FastTrack при покупке более 50 рабочих мест без дополнительной оплаты
24/7 поддержка по телефону и через Интернет
Лицензия для коммерческого использования

Неограниченное личное облачное хранилище
Усовершенствованная защита от потери данных для выявления, мониторинга и защиты конфиденциальной информации.
Хранение на месте для сохранения удаленных и отредактированных документов для обнаружения электронных данных

Интранет SharePoint и подключение команд к сайтам групп SharePoint
Хостинг электронной почты бизнес-класса с почтовым ящиком на 50 ГБ
Пользовательские адреса доменов электронной почты
Одна лицензия распространяется на 5 ПК или компьютеров Mac, 5 телефонов и 5 планшетов на пользователя.
Неограниченное количество видеоконференций в формате HD, в которых могут участвовать до 250 человек. Центр совместной работы с Microsoft Teams
Microsoft Bookings для планирования встреч
Управление задачами и совместной работой с помощью Microsoft Planner
Совместная работа отделов и офисов с помощью Yammer. Максимальное количество пользователей: 300
Поддержка развертывания FastTrack при покупке более 50 рабочих мест без дополнительной оплаты
24/7 поддержка по телефону и через Интернет
Лицензия для коммерческого использования

Обзор безопасности Microsoft OneDrive для бизнеса

Microsoft OneDrive для бизнеса предлагает несколько возможностей безопасности. Далее мы кратко рассмотрим их.

Шифрование данных и настройки безопасности в OneDrive для бизнеса

Как только вы загружаете что-либо в OneDrive для бизнеса, оно шифруется.Однако вам не поможет, если вы дадите автоматический доступ к файлу по ссылке. Таким образом, либо отключите возможности совместного использования Интернета для всех пользователей в вашей сети, либо зашифруйте данные с помощью сторонних инструментов.

Если вам нужны подробные настройки безопасности для вашей организации, вам необходимо интегрировать OneDrive для бизнеса с Azure AD. После этого вы сможете настроить безопасность для рабочих групп.

Многофакторная аутентификация Microsoft OneDrive для бизнеса

Microsoft включила встроенную поддержку многофакторной проверки подлинности для пользователей OneDrive для бизнеса. Вам просто нужно войти в настройки безопасности и настроить необходимую опцию. В качестве альтернативы, если вы работаете в корпоративной среде и внедрили Azure AD, вы можете настроить двухфакторную аутентификацию для всех пользователей в вашем домене.

Избыточность данных и физическая безопасность

Microsoft не говорит открыто о физической инфраструктуре Microsoft OneDrive, за исключением надежности данных — заявлено, что она составляет 99,99%. Вполне возможно, что серверная инфраструктура OneDrive такая же, как и в хранилище BLOB-объектов Microsoft Azure, где каждый файл реплицируется как минимум в 3 физически избыточных местоположения.

Основные плюсы и минусы OneDrive для бизнеса

Преимущества, которые ваша организация получит от внедрения Microsoft OneDrive для бизнеса, зависят от ваших уникальных потребностей и целей. OneDrive для бизнеса может быть не лучшим решением для всех компаний, но может подойти именно вам. Вот некоторые из преимуществ OneDrive для бизнеса, которыми пользуются компании:

Доступ к файлам из любого места. Получайте, делитесь и редактируйте файлы из любого места и на любом устройстве — дома, в офисе или в дороге с мобильными приложениями. С помощью этой функции вы можете использовать возможности удаленной работы и совместную работу на месте.
Совместное редактирование документов Office. Устраните пробелы в общении, которые стоят вашей компании времени и денег. OneDrive для бизнеса обеспечивает плавное изменение и редактирование документов Microsoft Office в режиме реального времени несколькими пользователями в вашей организации и за ее пределами.
Удобный интерфейс. Независимо от того, знакомы ли ваши сотрудники с OneDrive или нет, OneDrive для бизнеса упрощает внедрение. Его удобный интерфейс и быстрая синхронизация с рабочими компьютерами сокращают время обучения.
Мобильное приложение. Бесплатно загрузите мобильное приложение OneDrive для бизнеса на свой iPhone или телефон Android за считанные минуты. Затем вы можете использовать приложение для загрузки, редактирования и обмена файлами в облаке, где бы вы ни находились, — и все это с надежными мерами безопасности для защиты информации вашей компании и данных клиентов.
Совместимость с Windows и Mac. OneDrive для бизнеса совместим с операционными системами Windows и Mac. Его также можно развернуть как локальную платформу, установив ее непосредственно на существующие серверы вашей компании.

Несмотря на все основные преимущества OneDrive для бизнеса, ни одна платформа не лишена потенциальных недостатков. Ограничения этой службы (в зависимости от ваших потребностей) могут включать:

Поддержка ограниченного размера документа. Microsoft не поддерживает файлы размером более 15 ГБ в OneDrive для бизнеса. Для файлов большего размера вам может понадобиться утилита сжатия.
Отсутствие интеграции со сторонними приложениями. В настоящее время OneDrive для бизнеса не поддерживает интеграцию сторонних приложений по сравнению с OneDrive для личного использования. Вы не можете синхронизировать свой бизнес-аккаунт с такими приложениями, как календари или доски объявлений.
Ограниченный офлайн-доступ. Хотя OneDrive для бизнеса разрешает автономный доступ после того, как пользователь загрузит приложение, это все, что касается автономного доступа. Если вашей команде необходимо выполнять большую часть работы в автономном режиме, вам может понадобиться более надежная система.

Заключение

Microsoft OneDrive для бизнеса — это хорошее решение, если вашей организации необходимо безопасно хранить важные документы и обмениваться ими. Однако в некоторых случаях возможностей облачного хранилища может не хватить для всех ваших бизнес-задач. Microsoft Azure может быть лучшим решением для резервного копирования и восстановления ваших бизнес-файлов.

Плюсы и минусы использования Microsoft OneDrive

С более чем 300 миллионами пользователей по всему миру Microsoft 365, возможно, является самым прибыльным бизнесом SaaS в мире на момент написания этой записи в блоге. Набор инструментов для повышения производительности программного обеспечения обслуживается облачными центрами обработки данных Microsoft по всему миру и включает службы, необходимые для работы современных работников умственного труда. Такие службы, как электронная почта, общий доступ к файлам, совместная работа и конференции, являются частью пакета Microsoft 365.

Часто игнорируемая, но мощная часть пакета находится в центре нашего сегодняшнего обсуждения: плюсы и минусы использования OneDrive для бизнеса.OneDrive — это инструмент для повышения производительности, позволяющий синхронизировать файлы и обмениваться ими, которым все предприятия должны снабдить своих работников умственного труда. Он поставляется с большим объемом облачного хранилища (1 ТБ) на пользователя и может быть увеличен до 25 ТБ на пользователя в зависимости от плана лицензирования Microsoft.

Часто игнорируемая, но мощная часть пакета находится в центре нашего сегодняшнего обсуждения — плюсы и минусы использования OneDrive для бизнеса.

Есть замечательные (и не очень) особенности OneDrive, о которых нужно знать компаниям. Основываясь на нашем опыте работы с клиентами Microsoft 365 здесь, в Parablu, я перечислю полдюжины лучших клиентов каждого типа.

Преимущества OneDrive/Преимущества

1. Доступ в любом месте и в любое время

OneDrive предназначен для предоставления пользователям немедленного доступа к своим данным независимо от того, где они находятся, на любом устройстве. Например, пользователь может начать редактирование документа MS Office на своем компьютере на работе, просмотреть его на своем мобильном устройстве по дороге домой и легко возобновить работу над ним на своем MacBook в тот же вечер.

На самом деле, чтобы иметь возможность синхронизировать данные, выходящие за рамки того, что пользователи хранят в своей папке «OneDrive», Microsoft разрешает синхронизацию других папок на конечной точке с характерными (и обычно неизменяемыми) именами, такими как «Рабочий стол». , «Документы» и «Загрузки». Хотя это может снизить пропускную способность сети, каждый раз увеличивая полезную нагрузку синхронизации, это позволяет пользователям синхронизировать данные из нескольких других распространенных мест, где обычно находятся файлы.

2. Надежная защита

Благодаря центрам обработки данных мирового класса, которые могут похвастаться самыми современными системами безопасности, вы можете быть уверены, что ваши данные в безопасности. Microsoft использует надежное шифрование для защиты ваших данных как во время передачи, так и в состоянии покоя.

3. Простой обмен файлами

Поделиться файлом с OneDrive очень просто. Пользователи могут обмениваться файлами, просто щелкнув файл правой кнопкой мыши и указав адрес электронной почты для обмена. Это более безопасная и эффективная форма обмена по сравнению с вложениями электронной почты, и она не ограничивается такими же ограничениями по размеру и т. д.

4. Ограничить доступ

Как организация, заботящаяся о безопасности, вы можете ограничить количество устройств, которым разрешено синхронизировать файлы. Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники не синхронизировали рабочие файлы с домашним компьютером или другим неавторизованным устройством, существуют способы наложения таких ограничений. Вы также можете решить, каким пользователям разрешено предоставлять общий доступ к файлам и какие типы общего доступа им разрешены (только для внутреннего использования, для определенных доменов электронной почты и т. д.).

5. Ограничение пропускной способности

Пользователи могут установить ограничение в кбит/с на пропускную способность, которую они готовы разрешить OneDrive использовать для загрузки и скачивания. Администратор также может применить централизованную политику для ограничения скорости загрузки в процентах от доступной пропускной способности.

6. Файлы по запросу

Это полезная функция, которая позволяет пользователям экономить место на своих конечных устройствах. Пользователи могут выбрать размещение большей части своих данных только в облаке OneDrive и загружать на свои конечные точки только определенные файлы, которые они предпочитают «закрепить». Это позволяет пользователям с относительно небольшими дисками на своих устройствах по-прежнему хранить большие объемы данных в OneDrive, не требуя, чтобы данные одновременно находились на их конечных точках.

Недостатки Microsoft OneDrive / Минусы

1. Безопасность, да. Но конфиденциальность?

Несмотря на то, что OneDrive, безусловно, безопасен благодаря надежному шифрованию, которое корпорация Майкрософт применяет к вашим данным, по-прежнему возникают вопросы о том, на какую степень конфиденциальности вы можете рассчитывать. Поскольку Microsoft выполняет шифрование, они также могут расшифровывать данные, если это необходимо. По аналогии, это немного похоже на хранение ваших ценностей в депозитной ячейке в банке, но с предоставлением банку копии ключей от этой сейфовой ячейки.

Хотя у Microsoft есть политики, запрещающие своим сотрудникам доступ к пользовательским данным, насколько нам известно, нет никакого технологического барьера, который мог бы предотвратить это. И как многонациональная организация Microsoft обязана выполнять требования различных правительств о доступе к данным клиентов, которые обычно просят предоставить в расшифрованном виде.

Поэтому, хотя ваша организация может счесть допустимым хранить определенные типы данных в OneDrive, возможно, есть и другие данные, которые вы можете не хранить там.

2. Данные увольняющихся сотрудников

После увольнения сотрудника и отказа от лицензии M365 корпорация Майкрософт не обязана хранить его данные в течение длительного времени. Microsoft устанавливает период времени, в течение которого организация несет ответственность за восстановление данных сотрудника и создание постоянной копии.Обычно это время составляет от 30 дней до 3 месяцев, но если вы хотите восстановить данные, которые принадлежали сотруднику, покинувшему вашу организацию, например, год назад, OneDrive обычно не сможет сохранить их для вас.

Обязательно разработайте политику или примите альтернативные меры (например, резервное копирование), чтобы гарантировать, что вы не потеряете доступ к важным данным, когда они вам больше всего понадобятся.

3. Ограничения для специальных символов

OneDrive также имеет некоторые неприятные ограничения на данные, которые он может синхронизировать и хранить. Помимо символов, не разрешенных NTFS, в OneDrive есть дополнительные символы, которые нежелательны при обнаружении в именах файлов и папок. Таким образом, ваши пользователи могут обнаружить, что определенные файлы и папки с законными именами на их конечных точках не могут быть синхронизированы с OneDrive, если только они не будут соответствующим образом переименованы.

4. Размеры пути

5. Ограничения на синхронизацию

OneDrive, основанный на программном обеспечении Microsoft SharePoint, имеет ограничения на количество синхронизируемых элементов. На момент написания этого поста Microsoft предостерегает от синхронизации более 300 000 файлов с использованием OneDrive и предупреждает о низкой производительности после превышения порога в 100 000 файлов. Также существуют ограничения на размер файлов (250 ГБ) и количество файлов, которые можно загружать или скачивать за одну операцию.

6. OneDrive ошибочно принимают за резервную копию

Благодаря возможности OneDrive синхронизировать данные и создавать вторичные копии в облаке, некоторые организации считают, что OneDrive может служить резервной копией для их пользовательских конечных точек. Эта стратегия сопряжена с риском, потому что, хотя OneDrive является отличным решением для синхронизации файлов, в нем отсутствуют многие важные возможности решения для резервного копирования.

Во-первых, покрытие OneDrive ограничено несколькими папками на ваших пользовательских конечных точках — в основном папкой OneDrive и, если вы решите их включить, другими известными папками. Если ваши пользователи хранят данные где-либо еще в своей системе (например, на диске D:\), OneDrive не может создать копию этих данных.

Кроме того, в OneDrive есть собственные правила синхронизации. Помимо ограничений по специальным символам и путям, которые мы описали выше, OneDrive экономно синхронизирует файлы PST. Из-за влияния PST-файлов на пропускную способность OneDrive редко синхронизирует их. Кроме того, OneDrive не может обрабатывать файлы, которые заблокированы для использования, поэтому, если файл PST используется Outlook, такие файлы просто пропускаются клиентом синхронизации OneDrive.

Резервные копии бизнес-данных также должны обеспечивать защиту от непредвиденных обстоятельств, таких как атаки программ-вымогателей или злонамеренное удаление пользователей. Важным свойством резервной копии корпоративного класса является то, что называется «неизменяемость». Это означает, что внешняя программа или пользователь не должны иметь возможности изменять или удалять данные в архиве резервной копии. Но OneDrive, будучи решением для синхронизации, не соответствует этому требованию по самой своей природе. Конечная точка пользователя, если она заражена программой-вымогателем, также быстро синхронизирует плохие изменения с копией данных в OneDrive. Точно так же, если недовольный пользователь, намеревающийся причинить ущерб, желает удалить все свои данные в OneDrive, ему довольно легко это сделать. Нет барьера, отделяющего эти действия от «резервной» копии данных в OneDrive.

Было бы разумно помнить об указанных выше ограничениях и устанавливать соответствующие ожидания при развертывании OneDrive в вашей организации.

В Parablu мы работаем с рядом клиентов M365 и помогаем им защищать данные на их конечных точках, а также их данные в M365. У нас также есть запатентованный подход, с помощью которого вы можете использовать свои инвестиции в OneDrive, обойти некоторые из указанных выше ограничений и разрешить своим пользователям безопасно использовать OneDrive.

В Parablu мы создаем решения, ориентированные на защиту корпоративных данных. Решения Parablu BluVault и BluSync™ предназначены для надежного резервного копирования данных и безопасного обмена файлами. Наша запатентованная интеграция с Microsoft 365 и OneDrive для бизнеса также означает, что вы можете развертывать наши решения и использовать существующее хранилище OneDrive. Звучит интересно? Свяжитесь с нами и узнайте больше.

В течение многих лет OneDrive был самым простым облачным хранилищем Microsoft, но интеграция продукта One Drive для бизнеса как части платформы Office365 действительно способствовала его использованию во многих организациях.

Несмотря на растущую репутацию безопасной системы хранения данных, многие компании не до конца понимают, какие преимущества они могут извлечь из OneDrive.Многофункциональный и тесно интегрированный с другими продуктами Microsoft Office, OneDrive упрощает пользователям совместное использование, хранение и совместную работу над контентом.

Познакомьтесь с преимуществами Microsoft OneDrive из нашего легко усваиваемого видео:

Что такое OneDrive?

Похожий на Dropbox, Microsoft OneDrive — это веб-платформа для хранения и совместного использования. Он расположен рядом со своей старшей сестрой, SharePoint, чтобы предоставить конечным пользователям более личный опыт хранения личных файлов или совместной работы с другими людьми как внутри организации, так и за ее пределами.

Хотя SharePoint в значительной степени представляет собой решение для хранения и совместной работы в масштабах всей организации, OneDrive предлагает урезанный, более индивидуальный подход и часто сравнивается с заменой «Моих документов», тогда как SharePoint обычно заменяет файловые серверы.

Проще говоря, вы создаете папку или папки OneDrive, затем можете начать загрузку файлов, все хранится в облаке и доступно для всех ваших устройств — будь то офисный ноутбук, домашний ПК или смарт-устройство. телефон или планшет. OneDrive совместим с целым рядом продуктов Microsoft, включая межплатформенную совместную работу для 365 пользователей.

Каковы преимущества Microsoft OneDrive?

Несомненно, самым простым преимуществом является наличие защищенной частной облачной папки для хранения всего, что вам нужно, к которой вы можете получить доступ с любого устройства. Но более того, вы можете установить права на совместное использование и редактирование на уровне папки или документа, что означает, что вы можете начать совместную работу с коллегами как внутри, так и за пределами вашей организации. В мире GDPR вы также можете перестать прикреплять документы к электронным письмам со всеми вытекающими отсюда рисками и вместо этого просто работать с общими файлами в облаке.

Многие преимущества OneDrive включают в себя:

Неограниченный доступ к файлам в любое время
Отображает файлы, доступные откуда угодно для совместной работы.
Организационная платформа для файлов
Освобождение места на устройстве
Общий доступ к контенту в больших и малых командах
Настраиваемая синхронизация (для администратора)
Надежное хранение файлов и информации
Поддерживает мультимедиа
Тесная интеграция с другими продуктами Microsoft (включая 365)

OneDrive и SharePoint

На первый взгляд OneDrive может показаться таким же, как другой инструмент Microsoft, SharePoint. Но при ближайшем рассмотрении обнаруживаются ключевые отличия.

В частности, у этих приложений разные способы достижения одинаковых целей. общий доступ к файлам, управление проектами и совместная работа — все это функции, но их можно использовать по-разному. Рынок управления проектами, когда дело доходит до вариантов программного обеспечения, часто бывает чрезмерно конкурентным, и становится все труднее сузить круг лучших инструментов для вашей работы.

OneDrive как решение для хранения обычно используется теми, кто хочет централизовать свое хранилище контента. Он более интеллектуален, чем картотека, с его динамическими настройками и функциями хранения, и может быть гибким для компаний любого размера, от небольших партий до крупных предприятий.

SharePoint — это инструмент для совместной работы и средство создания внутренних веб-сайтов (или инфраструктур, известных как интрасети). Это приложение выходит за рамки традиционного общего общего диска и обладает достаточно богатыми функциями, чтобы не просто хранить файлы.

Сходство между ними часто создает путаницу, но OneDrive и SharePoint — это разные инструменты. По сути, OneDrive — это простое и эффективное хранилище файлов, которое сразу готово (с минимальной настройкой). Однако, чтобы получить максимальную отдачу от SharePoint, вам может потребоваться профессиональная ИТ-поддержка, поскольку его можно усовершенствовать для более сложных внутренних структур хранения.

OneDrive и Dropbox

Dropbox отлично поработала над маркетингом и захватом доли рынка облачных хранилищ, и многие организации могут задаться вопросом, зачем им переходить от одного поставщика к другому. Здесь есть два ключевых соображения. Во-первых, если вы уже платите за Office 365, OneDrive уже включен в вашу подписку, поэтому нет смысла платить за оба инструмента.

Во-вторых, безопасностью и доступом к OneDrive можно управлять с помощью глобальных настроек безопасности и учетной записи 365, что означает, что все ваши данные остаются в одном месте, а доступ может легко контролироваться вашей ИТ-командой.

В конечном счете, OneDrive — это отличное решение для облачного хранения и обмена контентом. Будь то бизнес или частное лицо, OneDrive содержит важные функции, улучшающие архивирование, извлечение и совместное использование контента.

Читайте также: