Подпишите меня электронной подписью, что это такое

Обновлено: 21.11.2024

Вне зависимости от того, получили ли вы только что электронный документ для подписи или хотите передать его сотрудникам, клиентам или поставщикам, вам, скорее всего, потребуется создать электронную подпись, чтобы скрепить соглашение. Хорошая новость заключается в том, что с технологией электронной подписи процесс создания надежной и юридически признанной подписи никогда не был проще и быстрее.

Зачем использовать электронные подписи? Хотя у вас может возникнуть соблазн просто отсканировать и загрузить изображение подписанного от руки документа и на этом закончить, вы упустите важные уровни безопасности и проверки подлинности, которые защищают ваше соглашение. Благодаря технологии электронной подписи ваши контракты сопровождаются контрольными журналами и доказательствами транзакций, что может упростить доказательство того, что они были законно исполнены, если они когда-либо будут оспорены в суде.

Дополнительным бонусом является технология электронной подписи, которая помогает вам более эффективно управлять соглашениями и заключать их. 80% соглашений, подписанных с помощью DocuSign eSignature, завершаются менее чем за день; 44% выполняются менее чем за 15 минут. Чтобы помочь вам защитить свою организацию и сократить время, затрачиваемое на ручные процессы, вот ответы на шесть наиболее распространенных вопросов об электронных подписях, в том числе:

  • Что такое электронная подпись?
  • Должна ли ваша электронная подпись выглядеть как подпись «влажными чернилами»?
  • Чем электронная подпись отличается от онлайн-подписи?
  • Как создать электронную подпись?
  • Как изменить свою электронную подпись?
  • Как и где вы используете электронные подписи?

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись — это быстрый и простой способ подписания соглашения. Хотя электронные подписи иногда ошибочно называют онлайн-подписями, они намного надежнее, чем просто отсканированное изображение вашей подписи. Их можно использовать практически во всех тех же случаях, что и обычные подписи — от договоров купли-продажи и писем-предложений до открытия счетов и счетов-фактур, — но они также более эффективны, удобны для мобильных устройств и безопасны.

В США в соответствии с Законом об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN) электронные подписи определяются как «электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к контракту или другой записи или логически связанный с ним и исполняемый или усыновлен лицом с намерением подписать протокол». Этот юридический термин означает, что пока электронное действие связано с контрактом или записью и предназначено для использования в качестве подписи, оно является действительной электронной подписью. Электронные подписи могут включать:

  • Нажав кнопку «Я согласен» (или аналогичную формулировку) на веб-сайте, чтобы принять условия использования или получить услуги.
  • Подписание пальцем на мобильном устройстве
  • Ввод вашего имени и/или PIN-кода в онлайн-форму

Должна ли моя электронная подпись выглядеть как моя подпись «влажными чернилами»?

Существует распространенное заблуждение, что электронная подпись должна выглядеть как подпись, сделанная «влажными чернилами». И хотя многие поставщики технологий электронной подписи, такие как DocuSign, позволяют вам сканировать и загружать вашу подпись в документ, не имеет значения, как выглядит электронная подпись, если она была принята подписывающим лицом с намерением подписать запись.

Хотя документы, подписанные влажными чернилами, могут потребовать судебно-медицинской экспертизы, чтобы определить, кто на самом деле подписал документ, контракты, подписанные с помощью DocuSign eSignature, поставляются с защищенной электронной записью. Серверная технология DocuSign записывает IP-адрес подписавшего, а также дату и время подписания документа, предоставляя важные данные, если действительность подписи будет поставлена ​​под сомнение.

Информация о подписывающем лице, конверте и документах сохраняется системой DocuSign в Сертификате завершения. Эти исчерпывающие, юридически допустимые данные делают стиль подписи неважным, поэтому не имеет значения, нарисуете ли вы свою электронную подпись, чтобы она соответствовала подписи, сделанной мокрыми чернилами, или выберете предварительно нарисованную подпись.

Чем электронная подпись отличается от «онлайн-подписи»?

Термины "электронная подпись" и "онлайн-подпись" часто используются взаимозаменяемо, но между ними есть важные различия. Электронная подпись — это термин, который имеет особое значение в соответствии с законами об электронной подписи во всем мире, тогда как онлайн-подпись не является определенным термином в законодательстве об электронной подписи.

Электронные подписи, как правило, юридически допустимы в суде и могут использоваться для обеспечения исполнения контракта во многих странах мира. В США, Европейском союзе и во всем мире существует ряд законов, которые признают электронные подписи в суде. В США., наиболее заметными из которых являются ESIGN и Единый закон об электронных транзакциях (UETA), которые в большинстве случаев придают электронным подписям ту же силу, что и подписям, сделанным влажными чернилами.

Важно отметить, что в UETA и ESIGN есть требования, которые необходимо выполнить для создания документа с электронной подписью, имеющего юридическую силу. Как отмечалось выше, DocuSign eSignature поможет вам выполнить эти требования благодаря полному контрольному журналу и сертификату о выполнении.

Как создать электронную подпись?

К счастью, создать электронную подпись несложно при наличии соответствующих инструментов. Если вы отправляете документ другим, просто зарегистрируйтесь для получения бесплатной пробной версии DocuSign eSignature и загрузите документ, который хотите подписать. DocuSign поддерживает несколько типов файлов, включая PDF, Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Затем добавьте получателей и вставьте соответствующие поля, такие как подпись, имя, должность и дата. Как только вы нажмете кнопку «Отправить», получатели получат электронное письмо со ссылкой на документ, который они смогут легко просмотреть и подписать практически на любом устройстве, практически из любого места и в любое время.

Если вы являетесь получателем электронного документа DocuSign, все, что вам нужно сделать, — это подтвердить свое согласие на электронную подпись, открыть его и подписать, нарисовав собственную подпись или выбрав предварительно определенный стиль подписи. После завершения нажмите «Готово». Документ будет автоматически возвращен отправителю и надежно сохранен в его учетной записи DocuSign для использования в будущем.

Ой! Я допустил ошибку. Как изменить электронную подпись?

Если возникают обстоятельства, требующие от вас изменения вашей электронной подписи, например, имя с ошибкой или изменение имени, найдите электронное письмо с первоначальным уведомлением от DocuSign с запросом вашей подписи и нажмите «просмотреть документ». Затем перейдите к каждому полю подписи в документе, нажмите на них и выберите «принять новый». Теперь вы можете просмотреть свое имя, инициалы и подпись и изменить их по своему усмотрению.

Хотя изменить свою подпись в DocuSign eSignature обычно несложно, следует помнить о некоторых ограничениях. Если у вас нет активной учетной записи DocuSign eSignature, вы не сможете изменить свою подпись. Кроме того, некоторые отправители блокируют имена получателей, не позволяя им получить доступ к документу. Служба поддержки DocuSign может предоставить более подробное объяснение того, как устранить неполадки в этих обстоятельствах и изменить вашу электронную подпись.

Теперь, когда я создал электронную подпись, как и где мне ее использовать?

Электронные подписи можно использовать в самых разных случаях при отправке и получении документов, и почти везде используются мокрые подписи. Они особенно удобны для предприятий, которые предоставляют услуги с рутинными отчетами о работе, расценками и счетами. В частности, DocuSign eSignature может интегрироваться со многими приложениями, которые уже используются вашей командой, и совместим с рядом типов файлов, включая Microsoft Word и Google Docs.

Хотя их можно использовать в самых разных сценариях, в некоторых случаях лучше проконсультироваться с юристом, прежде чем использовать электронную подпись. Личные вопросы, касающиеся завещаний, имущества и некоторых других вопросов семейного права, могут быть неприемлемыми вариантами использования электронных подписей. То же самое относится к отмене коммунальных услуг, прекращению выплат по медицинскому страхованию или страхованию жизни, а также к уведомлениям об основном месте жительства.

В некоторых случаях может быть предпочтительным один конкретный тип электронной подписи, известный как цифровая подпись. Цифровая подпись обеспечивает дополнительную проверку личности каждого подписывающего лица и иногда требуется в некоторых странах и в строго регулируемых отраслях, таких как финансовые услуги и медико-биологические науки. Используя технологию инфраструктуры открытых ключей (PKI), цифровые подписи создают цифровой сертификат, который защищает от подделки и помогает продемонстрировать личность подписывающего лица. Решения DocuSign для цифровых подписей позволяют создавать подписи на основе сертификатов, соответствующие стандартам многих строго регулируемых отраслей и Европейского Союза.

Ускорьте процесс согласования с помощью DocuSign eSignature

DocuSign eSignature может быстро трансформировать ваши процедуры согласования за счет оптимизации рабочих процессов, сокращения ручных операций и внедрения функций безопасности. Узнайте больше о том, как DocuSign не только экономит деньги, время и усилия вашего бизнеса, но и приносит удовольствие тем, с кем вы ведете бизнес.

Работайте эффективнее с мобильным приложением DocuSign eSignature

Выполняйте больше задач в дороге с помощью отмеченного наградами приложения eSignature. Ведите бизнес безопасно и эффективно практически из любой точки мира, используя практически любое устройство.

Примечание редакции. Мы получаем комиссию за партнерские ссылки в Forbes Advisor. Комиссии не влияют на мнения или оценки наших редакторов.

Электронные подписи, или электронные подписи, позволяют нам подписывать юридически обязывающие контракты в Интернете, не распечатывая бумагу и не беря в руки ручку.Они более удобны, чем традиционная подпись, экономя время и почтовые расходы, поскольку их можно использовать для удаленной подписи документов, что делает местоположение получателя неважным и дает почти мгновенные результаты. В свою очередь, легко понять, почему электронные подписи стали необходимостью для многих малых предприятий.

Что такое электронная подпись?

В общих чертах электронная подпись — это просто подпись в электронной форме. Это позволяет подписантам одобрять или соглашаться с условиями документа, как и в случае с мокрыми подписями. Электронная подпись — это, по сути, процесс, в котором используются компьютеры для аутентификации подписавшего и подтверждения целостности документа.

Цифровые подписи – это разновидность электронной подписи, в которой используются сложные алгоритмы, центры сертификации (ЦС) и поставщики услуг доверия (TSP) для проверки подлинности подписывающего лица и целостности документа.

Электроника против. Цифровые подписи: тонкая разница

Разница между электронной подписью и цифровой подписью незаметна для всех, кто отправляет или подписывает документ. Однако они не столь незаметны для аудиторов, специалистов по комплаенсу, судей и регулирующих органов. Электронная подпись — это общий термин для любой подписи, передаваемой в электронном виде, будь то цифровая подпись на документе или подпись, созданная с помощью службы электронной подписи документов, такой как DocuSign. Цифровые подписи — это своего рода электронная подпись с расширенными функциями, обеспечивающими ее соответствие требованиям и безопасность.

Стандартные электронные подписи могут подойти для соглашений и утверждений, где стандарты безопасности и соответствия нестрогие. Подумайте о ситуациях, когда специалист по кадрам должен утвердить время отпуска сотрудника. Электронная подпись идеально подходит для внутреннего использования.

Однако, когда вы имеете дело с процессами, требующими высокой безопасности и строгими стандартами соответствия, цифровая подпись — это то, что вам нужно. Проще говоря, цифровые подписи — это подмножество электронных подписей со специальными функциями, которые лучше подходят для таких отраслей, как юриспруденция и здравоохранение. Цифровые подписи поставляются с возможностями контрольного журнала, шифрованием и другими внутренними инструментами, гарантирующими подлинность подписи. Они популярны для контрактов, налоговых документов, страховых форм и т. д.

Как обычная подпись, но лучше

Электронные подписи превосходят своих предков, основанных на чернилах. Они мгновенные, портативные, имеют юридическую силу и уменьшают наш вред окружающей среде. И они часто поддерживаются технологией, которая гарантирует подлинность подписи.

Мгновенно, удобно, надежно

Электронные подписи ускоряют утверждение и согласование, устраняя периоды простоя в процессе. С электронными подписями вам не нужно ждать почту или садиться в машину, чтобы сдать документы. Момент, когда вы применяете свою электронную подпись к документу, — это момент, когда вы можете перейти к следующему шагу.

Электронные подписи также значительно упрощают подписание документов. Поскольку решения для электронной подписи настолько портативны, вы можете подписывать или запрашивать подписи практически из любой точки земного шара, используя устройство, которое вам больше всего нравится. Вам не нужно печатать, подписывать, сканировать, а затем повторно отправлять документ, и вам не нужно иметь факс только для отправки и получения подписанных документов.

А поскольку многие решения для электронной подписи не позволяют отправить документ, пока не будет заполнено каждое поле подписи, вам не нужно беспокоиться о том, что небольшие ошибки перерастут в серьезные проблемы.

Юридически обязательный

Электронные подписи имеют такую ​​же юридическую силу, как и их рукописные аналоги. В 2000 году в США был принят Закон об электронной подписи, который юридически определяет, что такое электронная подпись, и наделяет эти электронные подписи всеми теми же юридическими полномочиями, что и мокрая подпись. Почти все штаты также приняли Единый закон об электронных транзакциях (UETA), разрешающий электронные подписи. Некоторые типы документов, например завещания, нельзя подписывать электронным способом.

Экологически чистый

Необходимость распечатывать, сканировать и отправлять факс только для того, чтобы сделать электронную подпись, не только отнимает много времени и раздражает. Это также плохо для окружающей среды. Каждое приобретаемое вами устройство увеличивает ваш общий углеродный след. Чем больше устройств вы сможете исключить из уравнения, тем лучше будет ваш рабочий процесс для планеты. То же самое касается всех деревьев, которые нужно срубить для бумаги, которую вы печатаете для своих печатных документов.

Использование электронных подписей

Не существует единого способа сделать электронную подпись. Особенности зависят от того, какой метод электронной подписи вы используете. Но в целом они в основном работают одинаково. Когда вы ищете одобрение или согласие от кого-либо, вы делитесь своим документом, определяете зоны, требующие подписи, и отправляете документ другой стороне.Это еще проще, если вы являетесь подписывающим лицом: вы просто открываете документ, подписываетесь во всех необходимых полях и отправляете его.

Электронные подписи в Microsoft Word

Иногда может потребоваться добавить электронную подпись в документ Word. Это нормально для несущественного использования вашей подписи, например, в сопроводительном письме или служебной записке. И сделать это совсем несложно. Вы можете подписать пустую страницу бумаги и пропустить ее через сканер или открыть Microsoft Paint и нарисовать свою подпись в электронном виде. Оттуда нужно сохранить изображение, вставить его в Word и изменить его размер соответствующим образом. Процесс работает очень похоже, если вы также используете Документы Google.

Но вы не хотите использовать файлы Word в качестве носителя для подписи большинства документов. Любой может изменить остальную часть содержимого этого документа перед добавлением своей подписи. Например, если у вас есть контракт или какие-либо налоговые документы, вам следует преобразовать этот документ Word в PDF, а затем использовать выбранное решение для электронной подписи, чтобы подписать или запросить подпись.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Имеют ли электронные подписи юридическую силу за пределами США?

Электронные подписи имеют юридическую силу в большинстве стран за пределами США, включая Канаду, Китай, Россию, Японию и десятки других. Хотя между законами каждой страны есть тонкие нюансы, в целом они одинаковы. Прежде чем использовать электронные подписи на международном уровне, вам следует проконсультироваться с экспертами по правовым вопросам.

Надежны ли электронные подписи?

Электронные подписи надежны и, возможно, более надежны, чем виртуальные подписи. Любой может научиться копировать чужую подпись при наличии достаточного количества времени и практики. Кроме того, обычному человеку трудно проверить, была ли подпись сделана подписавшим или нет. Однако программное обеспечение для электронной подписи защищено сложными криптографическими алгоритмами для предотвращения несанкционированного доступа и ведет контрольный журнал для разрешения споров.

Подходит ли мне технология электронной подписи?

Если вы обнаружите, что подписываете документ или запрашиваете подписи несколько раз в день, вам следует подумать об электронной подписи. Это не только быстрее и проще, но и многие приложения для электронной подписи предоставляют вам шаблоны для оптимизации процессов обработки документов, способы отслеживания всех ваших документов и инструменты, гарантирующие, что каждое поле документа подписано.

sign-me, цифровая служба для вашей безопасной онлайн-подписи, позволяет вам обрабатывать процессы подписи на бумажных носителях полностью в электронном виде. Если вы хотите обмениваться документами, защищать транзакции или подписывать контракты в общеевропейском масштабе, служба цифровой подписи может сделать это: онлайн, удобно и юридически обязывающим. Sign-me позволяет сократить расходы, оптимизировать рабочие процессы, сократить количество расторжений контрактов и повысить удовлетворенность клиентов.

Краткий обзор ваших преимуществ

Эффективность — полностью бесшовные процессы

Удобно: подписывайтесь онлайн с помощью планшета или смартфона, карта для подписи или считыватель не нужны

Простой — интуитивно понятный пользовательский интерфейс

Юридическая безопасность — онлайн-подпись, совместимая с eIDAS

Подробнее о продукте

Регламент ЕС об услугах электронной идентификации и доверия (eIDAS) упростил процедуру онлайн-подписей. Компоненты, которые теперь используются для создания подписи, хранятся не на карте, а в безопасной ИТ-среде квалифицированного поставщика услуг доверия (ранее именуемого центром доверия). Это означает, что теперь электронную подпись можно активировать удаленно, например, с помощью планшетов и смартфонов.

Универсальное решение для всех уровней подписи

sign-me позволяет использовать все уровни подписи, изложенные в Регламенте eIDAS: от простой и расширенной до квалифицированных электронных онлайн-подписей. Последняя соответствует требованию письменной формы и имеет такую ​​же юридическую силу, что и собственноручная подпись.

sign-me – это универсальное веб-решение для удаленной подписи: от идентификации пользователя до онлайн-подписи. Все, что нужно вашим клиентам, — это ПК или планшет, подключение к Интернету и смартфон.

Для необходимой начальной проверки личности можно использовать различные безопасные процедуры, в том числе функцию онлайн-идентификации с немецким удостоверением личности, онлайн-идентификацию и идентификацию в точке продажи.

В процессе подписи подпись утверждается с помощью smsTAN или приложения. Приложение sign-me 2FA отвечает самым высоким требованиям к защите и целостности благодаря двухфакторной аутентификации на основе push-уведомлений и передовым технологиям мобильной безопасности. Приложение уже доступно для загрузки в магазине Google Play для устройств Android и в магазине Apple App Store для устройств iOS.

Первая удаленная подпись, совместимая с eIDAS, «Сделано в Германии»

Онлайн-подписи с помощью sign-me соответствуют строгим требованиям Регламента eIDAS для удаленных подписей.Это подтвердили TÜV Informationstechnik GmbH и Федеральное сетевое агентство, включив sign-me в национальный доверенный список eIDAS. Это означает, что sign-me — первое в Германии решение для удаленной подписи, совместимое с eIDAS.

Подписание электронных подписей с помощью DocuSign eSignature выполняется быстро и просто

Электронные подписи, такие как наше решение DocuSign eSignature, — это законный способ цифровой защиты утверждения документа, контракта или набора документов. Электронные подписи могут заменить вашу рукописную подпись, чтобы ускорить практически любые бумажные процессы ручной подписи.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись, аналогичная подписи, созданной DocuSign eSignature, представляет собой символ или другие данные в цифровом формате, которые присоединяются к электронному документу и принимаются «подписавшимся» или получателем запроса на подпись. Чаще всего электронные подписи представляют собой изображение физической подписи. Электронные подписи создаются онлайн и применяются к онлайн-документам. Вместо физической подписи ручкой вы получаете запрос по электронной почте на вашу подпись. Все «подписание» осуществляется онлайн.

Зачем использовать электронные подписи?

Электронная подпись документов экономит время, снижает потребность в бумажных процессах и дает вам возможность подписывать документы практически из любого места и на большинстве устройств. DocuSign eSignature может помочь вам:

  • Ускорение рабочих процессов
  • Выполняйте транзакции с доверием
  • Откажитесь от подписей вручную

Экологичная система DocuSign eSignature позволяет сэкономить в среднем 36 долларов США на каждом соглашении за счет сокращения основных расходов, включая бумагу, почтовые расходы и печать.

Для чего можно использовать электронную подпись DocuSign?

  • Договоры купли-продажи
  • Новая документация по найму
  • Обработка счетов
  • Заказы на покупку
  • Отчеты о расходах
  • Соглашения с поставщиками
  • Внутреннее соответствие
  • Письма о намерениях NDA

Являются ли цифровые подписи и электронные подписи одинаковыми?

Термины "цифровая подпись" и "электронная подпись" часто используются как синонимы, но на самом деле это разные вещи. Цифровые подписи — это тип электронной подписи, обеспечивающий дополнительный уровень безопасности. И электронные подписи, такие как DocuSign eSignature, и цифровые подписи имеют юридическую силу.

Являются ли электронные подписи законными?

Да. Электронные подписи имеют юридическую силу в большинстве деловых и личных транзакций почти во всех странах мира. Узнайте больше в этом блоге.

Электронные подписи можно использовать для подписи документов любых форм и размеров, в том числе:

  • Письма с предложениями
  • Договоры купли-продажи
  • Бланки разрешений
  • Договоры об аренде/аренде
  • Отказ от ответственности
  • Финансовые документы

Как вы используете DocuSign eSignature для электронной подписи документа или PDF-файла?

    и войдите в систему.
  1. Выберите «Создать» > «Подписать документ», затем загрузите электронный документ или PDF-файл.
  2. Выберите «Подписать» и следуйте инструкциям по электронной подписи документа или PDF-файла.

Как вы создаете и отправляете документ или файл PDF для электронной подписи?

  1. Откройте электронное письмо с запросом на цифровую подпись вашего документа.
  2. Нажмите на ссылку. Ваш документ должен открыться в инструменте электронной подписи, таком как наше приложение DocuSign eSignature.
  3. Согласитесь на электронную подпись. Вас могут попросить согласиться подписать. После подтверждения согласия и если документ был отправлен с помощью электронной подписи DocuSign, вы должны увидеть теги с инструкциями по запуску или подписанию.
  4. Нажимайте на каждый тег подписи и следуйте инструкциям, чтобы добавить свою электронную подпись там, где это необходимо для подписи или инициализации.
  5. Примите подпись, чтобы сохранить информацию о подписи.
  6. Подтвердите свою подпись, нажав FINISH. Появится сообщение о том, что вы закончили, и отправитель автоматически получит ваш подписанный документ.

Безопасно ли подписывать документы в электронном виде?

DocuSign защищает вашу строго конфиденциальную информацию, шифруя и обеспечивая защиту от подделки каждого документа. Варианты аутентификации помогают доказать, что подписывающие лица являются теми, за кого они себя выдают в момент подписания, помогая обеспечить неотказуемость ваших документов в суде. С DocuSign безопасность ваших документов, проверка подлинности электронной подписи и безопасность системы являются главными приоритетами. Узнайте больше в этом блоге.

Теперь, когда вы лучше разбираетесь в электронных подписях, подпишитесь на нашу бесплатную пробную версию DocuSign eSignature и попробуйте сами подписывать электронные документы.

Читайте также: