Почему неудобно использовать файловую систему
Обновлено: 21.11.2024
В этой статье мы подробно рассмотрим систему обработки файлов. Мы рассмотрим преимущества файловой системы и недостатки файловой системы.
Введение
- Должна быть возможность получить данные в любой момент времени позже
- Должна быть возможность добавлять к нему детали, когда это необходимо
- Должна быть возможность изменять сохраненную информацию по мере необходимости.
- Также должна быть возможность их удаления.
При традиционном подходе, до появления компьютеров, вся информация хранилась в бумагах. Когда нам нужна информация, мы роемся в газетах. Если нам известна конкретная дата или категория информации, которую мы ищем, мы идем на эту конкретную сессию в газетах. Когда мы хотим обновить или удалить какие-то данные, мы ищем их и модифицируем или удаляем. Если данные ограничены, то все эти задачи выполняются легко. Представьте себе библиотечную информацию или информацию об ученике в школе, или банковскую систему! Как мы ищем единичные необходимые данные в бумагах? Это бесконечная задача! Да, компьютеры решили наши проблемы.
Система обработки файлов
Когда появились компьютеры, все эти работы стали легкими. Но изначально эти записи хранились в виде файлов. То, как мы храним в файлах, похоже на бумаги, в виде плоских файлов — проще говоря, в блокноте. Да, части информации, где все в блокнотах с каждым полем информации, разделенным пробелом, запятой табуляции, точкой с запятой или любым другим символом.
Все файлы были сгруппированы по категориям; файл имел только связанную информацию, и каждый файл назывался правильно. Как видно из приведенного выше примера файла, в нем есть информация о студенте. Файлы учеников для каждого класса были объединены в разные папки, чтобы их можно было быстро идентифицировать.
Теперь, если мы хотим просмотреть информацию об определенном студенте из файла, что нам делать? Мы знаем, в каком файле будут данные, мы открываем этот файл и ищем его данные. Хорошо, здесь мы видим файлы; мы можем открыть его и искать его. Но представьте, что мы хотим отобразить информацию об ученике в пользовательском интерфейсе. Теперь, как мы будем открывать файл, читать или обновлять его? Существуют различные программы, такие как C, C++, COBOL и т. д., которые помогают выполнить эту задачу. Используя эти языки программирования, мы можем искать файлы, открывать их, искать данные внутри них и переходить к определенной строке в файле, добавлять/обновлять/удалять определенную информацию.
Система управления файлами — это метод, используемый компьютерами для хранения данных на носителе. Используя этот процесс, людям не нужно следовать традиционным методам работы с документами для управления данными.
Как правило, эти файловые системы предназначены для обработки различных файлов с разной эффективностью. В частности, все больше и больше предприятий используют решения FMS для решения проблем, с которыми они сталкиваются при управлении записями. В зависимости от типа и категории каждый файл в FMS группируется соответствующим образом. Чтобы пользователи могли легко идентифицировать данные, которые они ищут.
Несмотря на преимущества, которые предлагает система управления файлами, она все же имеет некоторые недостатки. Чтобы понять, насколько система эффективна в управлении записями, необходимо учитывать эти преимущества и недостатки.
В этой статье я расскажу о 7 преимуществах и недостатках системы управления файлами | Ограничения и преимущества системы управления файлами. Из этого поста вы узнаете о плюсах и минусах использования системы управления файлами.
Преимущества системы управления файлами
Система управления файлами чрезвычайно экономична, поскольку представляет собой цифровую систему хранения документов. Независимо от типа документа, который необходимо хранить в виде бумаги, он может быть в цифровой форме. Таким образом, арендная плата за здание, покупка шкафов и бумажных документов не взимается.
А также такой тип управления значительно сокращает пространство, которое офис занимает для документов.
Традиционный метод хранения файлов не может сравниться с уровнем безопасности, обеспечиваемым системой управления файлами. На самом деле безопасность является одной из причин, по которой многие организации предпочитают использовать систему управления файлами. Документы, хранящиеся в системе управления файлами, защищены с помощью таких методов аутентификации, как имя пользователя и пароль.
Данные, хранящиеся в системе управления файлами, намного надежнее, чем физически при хранении с использованием документов и файлов. В отличие от традиционных методов хранения данных, файлы здесь с меньшей вероятностью будут повреждены или уничтожены.Любой ущерб от природы или обработки можно полностью избежать в системе управления файлами.
Все данные пользователей хранятся на серверах. Таким образом, пользователи могут быть уверены, что их документы защищены от возможных повреждений.
Совместное использование данных — одна из ключевых функций системы управления файлами. FMS позволяет очень эффективно обмениваться данными с каждым человеком. Одни и те же данные, хранящиеся в файлах, могут использоваться одновременно несколькими пользователями.
Использование системы управления файлами означает, что получить данные будет очень просто. Система управления файлами следует цифровому подходу, который обеспечивает доступ к необходимым данным в течение нескольких минут. Здесь пользователям не нужно искать копии документов вручную. Таким образом, на поиск данных тратится очень меньше времени.
В случае сбоя система управления файлами обеспечивает удобный способ резервного копирования данных. Для этой цели компьютеры по умолчанию предлагают функции. Однако при необходимости могут быть использованы и сторонние прикладные программы.
Благодаря тому, что система управления файлами соответствует цифровой системе и не требует бумажной работы, можно сказать, что этот метод более безопасен для окружающей среды.
Экологически чистые методы не только снижают затраты организации, но и улучшают общий имидж компании. В результате это может предоставить налоговые льготы и другие рекламные возможности.
Недостатки системы управления файлами
Избыточность — это своего рода дублирование, которое происходит, если информация одного и того же типа существует в разных местах. В этом случае существует вероятность потери памяти, что приведет к увеличению затрат на хранение.
Из-за эффекта избыточности данных это часто приводит к несогласованности данных. Это означает, что одни и те же копии данных, расположенные в разных местах, содержат разные значения. Чтобы этого не произошло, среди разных файлов должен быть лист бумаги.
Доступ к данным в системе управления файлами — непростой процесс. Это не удобно, как должно быть. Всякий раз, когда пользователю необходимо получить доступ к информации с использованием различных подходов, он должен выполнить специальную программу.
Данные, имеющиеся в системе управления файлами, можно интегрировать. Это означает, что это неправильно и последовательно. Чаще всего это вызвано наличием ограничений согласованности. Ограничения накладываются программистами с помощью программных кодов. Если целостность сохранится, это может затруднить процесс добавления новых ограничений.
Атомарность относится к неполным данным. Такое часто бывает, если данные либо введены полностью, либо не введены вовсе. Например, ваша система может выйти из строя в середине транзакции, что приведет к атомарности данных. В отличие от системы управления базами данных, в системе управления файлами трудно обеспечить атомарность.
Поскольку данные хранятся более чем в одном месте, существует вероятность дублирования данных. Если система управления файлами подвергается дублированию данных, это вызовет проблемы с местом для хранения. Эти дублирования трудно исправить из-за того, что они независимы друг от друга. Следовательно, требуется ручная коррекция, которая может потребовать времени и усилий.
Если данные хранятся в разных местах, это может фактически означать, что они изолированы в системе управления файлами. При таких обстоятельствах форматы каждого файла могут существенно различаться. В результате извлечение данных из файлов может быть затруднено, так как требует сложного программирования.
Малый бизнес накапливает различные типы данных, например финансовую информацию о доходах и расходах, а также данные о сотрудниках, клиентах и поставщиках. Традиционная файловая организация описывает хранение данных в бумажных файлах, в папках и картотеках. Электронная организация файлов является распространенной альтернативой бумажным файлам; каждая система имеет свои преимущества и недостатки.
Безопасность данных
Традиционная организация файлов имеет преимущества в плане безопасности по сравнению с электронными файлами, но также имеет свои недостатки. Электронные файлы обычно доступны в сети, а это означает, что неавторизованное лицо может получить доступ к электронным данным через Интернет с помощью методов взлома. Электронные данные также могут быть повреждены проблемами безопасности программного обеспечения, такими как компьютерные вирусы. С другой стороны, бумажные файлы могут быть потеряны во время пожаров и наводнений, а электронные данные легко создавать резервные копии в нескольких местах, что снижает вероятность безвозвратной потери данных.
Сложность
Традиционный файловый подход менее сложен, чем электронные системы, что может упростить неподготовленным людям доступ к данным и управление ими. Любой может просмотреть шкафы в алфавитном порядке, чтобы найти файл.Для поиска информации в электронной базе данных и управления ею может потребоваться техническая подготовка, а ошибка пользователя может привести к непреднамеренным изменениям или потере данных.
Время доступа в традиционной файловой среде
Одним из основных недостатков традиционной файловой среды является время, необходимое для доступа к данным. Поиск нескольких файлов в большой бумажной файловой системе может занять минуты, если не часы. Электронные базы данных обеспечивают практически мгновенный доступ к информации. Более быстрый доступ к данным может повысить производительность менеджеров, аналитиков, бухгалтеров и других сотрудников, которые регулярно используют данные.
Редактирование и общение
Традиционная файловая система громоздка, поскольку не позволяет пользователям легко редактировать файлы или отправлять информацию другим. Бумажные файлы часто нельзя редактировать напрямую, что вынуждает пользователей делать новые копии для обновления старых файлов. Чтобы распространять данные в бумажных файлах, пользователи должны отправлять данные по почте, факсу или сканировать данные. Базы данных позволяют пользователям редактировать информационные поля напрямую, а поскольку информация хранится в цифровом виде, она уже находится в форме, которую можно легко передать.
Порядок данных
В традиционных файловых системах данные могут выйти из строя. Если кто-то случайно положит файл не в то место или вынет файл из шкафа и забудет положить его обратно, это может привести к потере данных или созданию дополнительных копий файлов. Электронные файловые системы позволяют пользователям быстро проверить, существует ли информация где-то в системе, что помогает избежать таких проблем, как избыточные файлы и потеря данных.
Грегори Хэмел пишет с сентября 2008 года, а также является автором трех романов. Он получил степень бакалавра экономики в Колледже Св. Олафа. Хамель ведет блог, посвященный массовым открытым онлайн-курсам и компьютерному программированию.
Читайте также: