Передача ноутбука сотруднику для работы как оформить

Обновлено: 04.07.2024

Целый ряд проблем может возникнуть, когда сотрудники используют бизнес-оборудование в личных целях. Потери производительности и нецелевое использование бизнес-ресурсов можно сократить с помощью политик на рабочих местах, которые касаются личного использования бизнес-оборудования.

В каждом бизнесе используется какое-то оборудование, необходимое сотрудникам для выполнения своей работы, и это оборудование обычно предоставляется бизнесом. Несмотря на то, что использование бизнес-оборудования в личных целях вполне ожидаемо, проблемы могут возникнуть при чрезмерном использовании в личных целях.

Проблемы, которые могут возникнуть при личном использовании оборудования, принадлежащего бизнесу, такого как компьютеры, инструменты или транспортные средства, включают:

сломанное оборудование, которое может вызвать споры о том, кто несет ответственность за ремонт
потеря производительности, поскольку сотрудники используют рабочее время для личных задач, связанных с бизнес-оборудованием
преждевременный износ и техническое обслуживание оборудования
проблемы морального духа, если некоторые привычки личного использования внезапно ограничиваются или если только некоторым сотрудникам разрешено использовать оборудование

Независимо от того, какова ваша политика и как сильно вы пытаетесь ее контролировать, сотрудники, вероятно, будут время от времени использовать ваше оборудование в личных целях. Лучший способ справиться с неизбежным — позволить разумную паузу, но быть последовательным и бдительным в создании и соблюдении правил, чтобы убедиться, что личное использование не становится чрезмерным.

Например, на многих предприятиях сотрудники используют компьютеры для наиболее важных аспектов своей работы. Итак, что происходит, когда сотрудники начинают заниматься личными делами на этих машинах?

Марк использует компьютер при выполнении своих служебных обязанностей. Время от времени Марк использует перерыв, чтобы поиграть в компьютерные игры. Вы никогда не видели, чтобы он играл в компьютерные игры в рабочее время, и, похоже, это не влияет на его работу или работу других сотрудников. Вы говорите Марку остановиться?

Просить его остановиться, вероятно, неправильный подход. Рабочие правила, которые становятся слишком строгими, как правило, имеют больше отрицательного эффекта, чем положительного. Если Марк делает это в свой собственный перерыв и не беспокоит других сотрудников и не останавливает компьютер, вероятно, нет ничего плохого в том, чтобы позволить ему это сделать. Тем не менее, вы можете сделать мысленную пометку, чтобы поговорить об этом с Марком, если игра станет чрезмерной.

И если вы попросите его прекратить, убедитесь, что всех остальных сотрудников, которые могут играть в компьютерные игры во время перерыва, также просят остановиться.

Лучше всего упустить ситуацию из виду. Если Марк хороший сотрудник, который всегда выполняет свою работу, при условии, что его игры во время перерыва не мешают другим сотрудникам, не отнимают ресурсы компьютера и не становятся чрезмерными, разрешение ему играть в игры во время перерыва не должно вызывать никаких проблем. . Тем не менее, в интересах справедливости и последовательности не забудьте дать другим сотрудникам такую же поблажку, оказавшуюся в такой же ситуации.

Использование в личных целях оборудования, не мешающего работе, — это одно, но как поступать в ситуациях, когда сотрудник играет в компьютерные игры (или занимается другими личными делами) в рабочее время? Ваше оборудование и привычки ваших сотрудников будут определять ваши действия в ситуациях личного использования. Убедитесь, что любое использование, которое вы разрешаете или запрещаете, четко доводится до сведения всех сотрудников и последовательно применяется.

Создание политики использования бизнес-оборудования в личных целях

Тип политики, которую вы создаете для регулирования личного использования бизнес-оборудования, будет зависеть от типа вашего бизнеса и оборудования, используемого в вашем бизнесе. Например, если речь идет о транспортном средстве, то следует подумать о другом наборе последствий, включая ответственность работодателя, если человек получит травму или будет повреждено имущество, когда сотрудник использует ваш служебный автомобиль.

Еще одним примером является контроль за использованием рабочих компьютеров. Например, в вашей политике в отношении личного использования рабочих компьютеров может быть указано следующее:

Электронная почта и другие компьютерные файлы, предоставленные компанией, должны использоваться только в деловых целях.
Использование компьютерных средств в личных целях строго запрещено (или использование в личных целях может быть разрешено при условии получения разрешения)

Возможно, вы не захотите разрешить сотруднице использовать компьютер для создания флаера для конкурса дебатов ее сына и распечатать 100 копий на вашем лазерном принтере с вашей бумагой. Однако, с другой стороны, вы можете разрешить сотруднику, посещающему вечерние занятия, пользоваться компьютером во время обеда и перерывов для школьных занятий. Ключевым моментом является создание политики, которая позволит вам определить допустимое использование и применять эту политику справедливо и последовательно.

Все компьютерные пароли и коды должны быть доступны компании в любое время.
Ни один сотрудник не может устанавливать несанкционированное или пиратское программное обеспечение или файлы на любой компьютер, принадлежащий компании.

Если один из ваших сотрудников покупает отличное программное обеспечение для планирования для домашнего использования, а также устанавливает его на компьютер вашей компании, возможно, вы нарушаете закон. Программное обеспечение имеет строгие авторские права, а «пиратское» программное обеспечение равносильно краже, и компания несет за это ответственность. Если вам нужно программное обеспечение, купите его и установите.

Сотрудникам запрещается использовать компьютерные файлы или программное обеспечение, принесенные из дома или из других источников, на рабочем компьютере (во избежание вирусов).
Компания оставляет за собой право вводить, искать и отслеживать компьютерные файлы или электронную почту любого сотрудника без предварительного уведомления в деловых целях, таких как расследование кражи, раскрытие конфиденциальной деловой или служебной информации или личное злоупотребление системой. или мониторинг рабочего процесса или производительности.
Программное обеспечение или другую деловую информацию на компьютере нельзя копировать и выносить из офиса без разрешения.

Некоторые компании также устанавливают политику, согласно которой экраны входа в систему появляются каждый раз при включении компьютера, чтобы отговорить сотрудников от использования оборудования в личных целях.

Уважаемый Лайфхакер,
Я скоро увольняюсь с работы и должен буду сдать свой рабочий ноутбук. Как сделать свой ноутбук идеально чистым, чтобы сохранить конфиденциальность и не нарушать ИТ или корпоративные политики?

Любовь,
параноик в среднем звене

Уважаемый Paranoid,
Ноутбуки на вынос довольно распространены в корпоративном мире, поэтому вы, конечно, не единственный, кто оказался в такой ситуации. Предположим, что ваш ноутбук, как и большинство корпоративных ноутбуков, работает под управлением Windows. Прежде чем мы углубимся в это, вероятно, стоит отметить, что да, как правило, рекомендуется использовать свой рабочий компьютер исключительно для работы. Это данность. Но если вы здесь, это, вероятно, означает, что вы не сохранили свои рабочие/личные границы настолько чистыми, как вам хотелось бы. Даже если вы лишь изредка проверяли свою личную электронную почту или Facebook, вы, вероятно, предпочитаете избавиться от любых следов вашей личной информации. Имея это в виду, давайте начнем.

Первое, на что следует обратить внимание, — будет ли переустановлен образ вашего ноутбука независимо от того, что вы делаете. Чем крупнее компания, тем больше вероятность того, что ваш ноутбук будет немедленно очищен по возвращении. Небольшие компании иногда просто создают новые учетные записи пользователей на компьютерах и удаляют старые, но более крупные компании меньше рискуют. Что произойдет, если ноутбук, принадлежащий кому-то из отдела кадров, будет передан кому-то за пределами отдела кадров, и этот другой сотрудник сможет восстановить конфиденциальные записи сотрудников? Хотя это может быть долгосрочной ситуацией, большинство крупных компаний избегают таких проблем, полностью стирая диск и помещая на него новый образ. Чем крупнее компания, в которой вы работаете, тем больше вероятность того, что никто не станет просматривать содержимое вашего ноутбука; диск будет просто стерт.

Если вы не находитесь в ситуации, когда содержимое вашего ноутбука необходимо сдать и каталогизировать или заархивировать каким-либо образом (ознакомьтесь с политиками вашей компании), лучше всего для полного иммунитета протрите свой ноутбук перед включением. Однако, если вы работаете в отрасли со строгим регулированием и стандартами подотчетности или ваша компания в настоящее время вовлечена в какой-либо судебный процесс, в котором ваш ноутбук или его содержимое являются частью судебного процесса, вам действительно необходимо поговорить с вашим ИТ-отделом. о том, как лучше всего включить ноутбук.

В нашей новой серии статей мы делимся советами и рекомендациями, которые помогут вам обеспечить максимальную эффективность вашего бизнеса вне зависимости от того, находятся ли сотрудники в офисе или нет. В этом первом посте приводятся основные советы по предоставлению ноутбуков сотрудникам.

Предоставление сотрудникам корпоративных ноутбуков вместо настольных компьютеров — это один из вариантов, которые мы рекомендуем нашим клиентам для удаленной работы. В наши дни ноутбуки так же мощны, как настольные компьютеры, и стоят лишь немного дороже. Каждый сотрудник должен быть оснащен портативным компьютером для использования как на работе, так и дома.

Эти три совета помогут вам обеспечить сотрудников ноутбуками для оптимальной производительности, независимо от того, находятся ли они в офисе или в пути.

1. Будьте уверены, ваши сотрудники могут получить поддержку, где бы они ни находились.

Помимо предоставления сотрудникам технологий, необходимых им для работы из дома, ваш поставщик ИТ-услуг должен иметь возможность решать любые проблемы, с которыми они сталкиваются, где бы они ни находились.Internet Creations использует инструмент Bomgar для удаленной поддержки. Если ваш сотрудник работает из дома и у него возникла проблема с ноутбуком, ИТ-команда сможет помочь, как если бы он был рядом с ним.

2. Используйте док-станции и периферийные устройства.

Экраны и клавиатуры ноутбуков обычно меньше, чем их аналоги на настольных компьютерах, а сенсорным панелям часто не хватает точности физической мыши. Эти ограничения могут снизить комфорт и производительность сотрудников.

Однако переносные компьютеры могут быть оснащены док-станциями и внешними периферийными устройствами (мониторами, клавиатурами и мышами), чтобы обеспечить работу, аналогичную работе настольного компьютера. Вы получаете преимущество установки с двумя мониторами в офисе с возможностью использовать один и тот же компьютер для работы дома.

3. Будьте готовы ко всему.

Преимущество мобильности становится реальностью только тогда, когда сотрудники носят с собой свои ноутбуки. Когда сотрудники уходят домой на день, они должны взять с собой свои ноутбуки. Им не нужно пользоваться ноутбуком, когда они приходят домой, они могут просто оставить его при себе в качестве страхового полиса на случай плохой погоды или других событий на следующий день. В таких случаях сотрудники могут подключить свои ноутбуки к домашнему Интернету и приступить к работе.

Дополнительным бонусом к политике «каждый получает ноутбук» является то, что больные сотрудники могут по-прежнему работать из дома, поскольку у них будут свои ноутбуки. В Internet Creations мы призываем людей работать из дома, когда они чувствуют себя плохо. Это приносит пользу компании, потому что производительность не снижается. Сотрудники выигрывают, потому что им не нужно использовать дни отпуска или больничные, а здоровым сотрудникам не нужно беспокоиться о заболевании.

В сочетании с тем, что ваши технологические ресурсы находятся в облаке (тема следующей публикации в этой серии), ноутбуки позволяют сотрудникам работать в среде, где они наиболее продуктивны, будь то дома, в офисе или на работе. в другом месте.

Предоставляет ли ваша организация ноутбуки сотрудникам? Есть ли у вас другие рекомендации по предоставлению сотрудникам ноутбуков? Поделитесь своими мыслями в комментариях!

AllenSima/Getty Images/Thinkstock

Удаленная работа быстро стала новой нормой, когда весной 2020 года вступили в силу ограничения, связанные с пандемией COVID-19. Очевидно, что после того, как пандемия отступит, удаленная работа останется нормой для многих сотрудников — для половины воротник», по оценкам различных исследовательских фирм. В результате внезапных ограничений многим сотрудникам пришлось создавать импровизированные рабочие места, покупать или перепрофилировать личное оборудование и выяснять, как использовать новое программное обеспечение и службы, чтобы продолжать выполнять свою работу.

Как пользователи, так и ИТ-отделы приложили титанические усилия, чтобы быстро адаптироваться и обеспечить непрерывность бизнеса, и результатом стало повышение производительности, несмотря на пандемию. Но теперь пандемия стала долгосрочным явлением, и удаленная работа станет более распространенным явлением, даже желательным способом сэкономить на офисных расходах и времени на дорогу до работы даже после того, как пандемия утихнет.

Итак, компаниям и сотрудникам пора формализовать стандарты и правила удаленной работы. И пришло время сотрудникам защищать себя, чтобы они не несли непропорциональное бремя, связанное с новой реальностью удаленной работы. Этот билль о правах сотрудников призван помочь им в этом.

Статья 1. Работодатель устанавливает четкие правила и стандарты удаленной работы.

Многие сотрудники хотят продолжать работать из дома хотя бы часть времени, согласно многочисленным опросам, проведенным по всему миру компаниями Adecco, Boston Consulting Group, Gallup, IBM, PwC, Engagerocket и другими.

Поэтому очень важно, чтобы у компаний была четкая политика в отношении того, кто должен работать дома, кто может работать дома, а кто может работать только в офисе или другой компании. объект, а также любые требования относительно того, как часто требуется или разрешено использование офисных помещений.

Как правило, эти стандарты зависят от роли сотрудника. Но необходима гибкость, изложенная в политике, для обращения с людьми, у которых есть смягчающие обстоятельства. Например, некоторым сотрудникам (например, людям в многолюдных домах или с плохим доступом к широкополосной связи) может потребоваться работать в офисе, даже если они теоретически могут работать дома, а некоторым может потребоваться работать дома, даже если они теоретически могут работать в офисе. офисе (например, для наблюдения или ухода за родственниками в течение дня).

Политика также должна устанавливать стандарты для многих других прав, перечисленных в этой статье, таких как установление общих рабочих часов для команд, определенные часы, когда техническая и другая поддержка доступна для сотрудников, возмещение расходов на оплачиваемые работниками услуги и оборудование. , а также конфиденциальность сотрудников (например, обеспечение того, чтобы менеджер предупреждал сотрудников о любом молчаливом наблюдении или записи деловой активности).

В то же время руководители должны четко понимать, как следует измерять результаты работы и производительность, особенно если организация удаленной работы меняет эти показатели или то, как они выполняются. Кроме того, менеджеры должны четко понимать любые другие изменения в ожиданиях, связанные с удаленной работой, например, сотрудники должны периодически отмечаться, потому что менеджеры больше не могут ходить по офису, чтобы посмотреть, как идут дела.

Статья 2. Работодатель оплачивает необходимое бизнес-оборудование и услуги.

Если компания требует, чтобы сотрудники использовали определенные устройства (например, компьютеры, телефоны и периферийные устройства), она должна предоставить их либо напрямую, либо за счет возмещения расходов. Аналогичным образом, если она требует от сотрудников использования определенного программного обеспечения и услуг (включая телефонную связь), она должна их предоставить.

Если компания обычно предоставляет ноутбуки сотрудникам, самые большие расходы на оборудование уже покрыты, поскольку сотрудники могут использовать их дома. А если они также работают в офисе несколько дней в неделю, то могут принести их туда для использования.

Если компания выпустила настольные ПК или терминалы VDI (также известные как тонкие клиенты) вместо ноутбуков, она должна перенести их в дома сотрудников для тех, кто будет работать дома полный рабочий день, или заменить их ноутбуками. Предприятиям потребуется предоставить вторую рабочую станцию или вместо нее ноутбук для тех, кто работает дома и в офисе, поэтому необходимое оборудование есть в обоих местах.

VDI обычно требует сети с высокой пропускной способностью, поэтому эта технология может не подходить для удаленной работы и может потребовать замены полнофункциональными корпоративными компьютерами или более легкими технологиями, такими как рабочий стол как услуга (DaaS). Переход на облачное программное обеспечение может быть самым простым способом обеспечить выполнение корпоративной деятельности не локально, а данные хранить в безопасном репозитории; он также обеспечивает наибольшую гибкость в использовании операционной системы и платформы и снижает необходимость контролировать компьютер сотрудника.

При удаленной работе часто забывают о периферийных устройствах. Работодатели должны предоставить периферийные устройства, такие как монитор, клавиатура, мышь или трекпад и гарнитура, а также все необходимые кабели. Если работа сотрудника требует использования двух мониторов, работодатель должен предоставить оба.

Возможно, компаниям придется платить за маршрутизаторы или предоставлять их сотрудникам, если они предъявляют более высокие требования к безопасности, чем обычно, например при использовании WPA3. Но справедливо ожидать, что сотрудники владеют маршрутизатором, который поддерживает как минимум безопасность WPA2, которая уже много лет является технической нормой, и обеспечивают эту безопасность. Аналогичным образом, компаниям может потребоваться платить за дополнительное или специальное освещение для сотрудников, которые проводят обучение в записи или регулярно проводят видеоконференции с клиентами, если в компании есть стандарты в отношении внешнего вида видео.

Пандемия ускорила внедрение облачного программного обеспечения и служб, поэтому есть вероятность, что сотрудники смогут использовать это существующее программное обеспечение дома, даже когда они используют свой собственный компьютер. Для тех, кто работает как дома, так и в офисе и не имеет ноутбука, который можно брать с собой туда и обратно, велики шансы, что облачная лицензия позволяет использовать программное обеспечение или услугу на нескольких устройствах одним и тем же пользователем, но ИТ-специалисты должны разработать такие детали лицензирования, а не сотрудник. То же самое относится и к установленному программному обеспечению: решать вопросы лицензирования и развертывания придется ИТ-специалистам, а не сотруднику.

Если сотруднику необходимо использовать телефон или быть доступным по телефону, компания должна предоставить эту телефонную услугу, поэтому сотрудник не использует личный номер для работы. Это может означать наличие отдельного корпоративного оплачиваемого мобильного или стационарного телефона для использования в бизнесе, или это может означать предоставление сотрудникам виртуальной корпоративной телефонной линии с собственным номером для использования на смартфоне или компьютере. Для бизнеса доступно множество второстепенных услуг; малым предприятиям может просто понадобиться номер Skype или Google Voice, чтобы сотрудники могли использовать его для работы.

Сложный вопрос заключается в том, кто оплачивает услуги широкополосного доступа, необходимые для работы из дома. Многие люди пользуются услугами широкополосной связи для личного пользования, от онлайн-банкинга и посещения удаленных занятий до потокового развлечения и многопользовательских игр. Так почему же бизнес должен оплачивать расходы, которые сотрудник понес бы в любом случае по личным причинам? Но службы видеоконференций и совместной работы, а также некоторые облачные приложения требуют значительной пропускной способности, часто больше, чем домохозяйство может получить для собственных нужд.

Возможно, самый разумный способ решить эту проблему — определить уровни широкополосного доступа, необходимые для рабочих целей различных ролей сотрудников, а затем доплатить разницу для достижения этого целевого уровня из стоимости типичного умеренного тарифного плана широкополосного доступа, доступного для потребителей в область. (Сегодня «умеренный», вероятно, означает от 100 Мбит/с до 250 Мбит/с в городских и пригородных районах и от 50 Мбит/с до 100 Мбит/с в сельской местности.) Это потребует от компании опроса провайдеров широкополосного доступа и проведения средних расчетов для определения этой базовой суммы, выплачиваемой сотрудникам, а не отслеживания конкретные затраты на каждого доступного поставщика услуг для каждого сотрудника.

Низкооплачиваемые сотрудники, такие как операторы колл-центра, помощники по административным вопросам и сотрудники службы поддержки продаж, должны получать дополнительные субсидии, поскольку их низкая заработная плата может сделать даже базовые расходы на широкополосную связь непосильной. Или просто дайте им более приемлемую заработную плату.

Статья 3. Сотрудникам разрешается использовать дополнительные технологии в пределах разумного.

Компании должны по умолчанию разрешать сотрудникам использовать оборудование, которое является необязательным, но полезным для их работы, например iPad, дополнительные мониторы, альтернативные устройства ввода или предпочитаемый тип гарнитуры.

Точно так же компании должны быть открыты для того, чтобы позволить сотрудникам использовать свой собственный компьютер вместо компьютера, выданного компанией, в определенных ситуациях, например, когда у сотрудников нет места для двух вычислительных установок. По той же причине компании должны быть готовы разрешить сотрудникам использовать корпоративный компьютер в личных целях.

Для большинства облачных сервисов несложно разделить деловые и личные данные, поэтому в таких гибридных средах можно решить законные проблемы безопасности. Только в тех областях, где ИТ-отдел не может в разумных пределах обеспечить безопасность, предприятия могут запрещать определенные дополнительные технологии или гибридное использование. (Сотрудник должен знать, что в таких случаях смешанного использования, когда когда-либо будет судебное разбирательство, его личные устройства, используемые для работы, могут быть обнаружены и, таким образом, изъяты в ходе расследования.)

ИТ-отдел также должен разрешать использование персональных служб в таких средах смешанного использования, например разрешать пользователям использовать личные учетные записи Slack, Zoom или Skype для личного общения, а не блокировать такое программное обеспечение, чтобы заставить использовать корпоративный стандарт. Вместо этого менеджеры будут добиваться использования корпоративных стандартных технологий для бизнес-целей, а не ИТ через технологические барьеры. (Поскольку по крайней мере некоторые клиенты и деловые партнеры используют другие сервисы для совместной работы, отличные от вашего бизнеса, такие технологические ограничения вызывают сомнения даже в корпоративных настройках.)

Основной принцип должен заключаться в том, что сотрудники могут использовать свои собственные технологии, если только это не создает явных проблем с безопасностью, а не теоретических проблем, поскольку ИТ-отдел слишком часто ссылается на безопасность как на легкую причину, чтобы отказать сотрудникам вопреки любым просьбам. реальные доказательства риска. Справедливо не предоставлять техническую поддержку для дополнительного оборудования и услуг сотрудников.

Многие компании разработали политики для таких сценариев смешанного использования благодаря тенденции BYOD десятилетней давности, когда люди использовали для работы собственные телефоны, планшеты или компьютеры. Если в вашем бизнесе нет такой политики, пришло время ее получить.

Статья 4. Сотрудники проходят обучение и обучение, соответствующие их работе.

Обучение, проводимое ИТ-специалистами и HR-специалистами, обычно отстой, поскольку кажется, что это всего лишь пункт проверки. Стандартные онлайн-уроки или видеоуроки, демонстрирующие общие варианты использования и общие действия, редко переходят в реальную работу, которую выполняют люди. Тонкие способы улучшить повседневную работу в значительной степени игнорируются, что возлагает на сотрудников бремя их обнаружения и обмена советами с коллегами. С людьми, работающими удаленно, шансы на то, что такими советами поделятся, значительно уменьшились. Все это создает очень неравные условия для производительности и эффективности.

Сотрудники заслуживают настоящего обучения, адаптированного к их реальной работе. Поскольку ИТ и HR редко понимают реальную выполняемую работу или обстоятельства, в которых она выполняется, компаниям необходимо найти лучший способ обеспечить реальное обучение. Один из подходов — найти местных экспертов для каждой бизнес-функции и поручить им работать с HR и ИТ над целевым обучением и советами.

Статья 5. Сотрудникам разрешается гибкий график работы в разумных пределах.

Люди, которые работают дома, должны иметь возможность интегрировать всю свою жизнь, а не пытаться поддерживать неустойчивое разделение, которое говорит о том, что личные потребности решаются только, скажем, до 8:30, между 12:30. и 13:30, и после 17:00. Компании давно видели, как сотрудники с детьми прекращали работу во второй половине дня, когда их дети возвращаются домой из школы, а затем возобновляли работу вечером, после того как дети ложились спать, поэтому трещины в стене с 9 до 5 существовали долгое время. Теперь эту стену нужно разрушить для многих сотрудников.

С учетом необходимости поддерживать членов семьи в течение дня и необходимости поощрять социальную дистанцию, распределяя такие действия, как покупки и выполнение поручений, на всю неделю, понятие рабочего дня с 9 до 5 мало что дает. смысл для многих работников. (А для людей, чья работа требует такого строгого графика с 9 до 17, иметь меньше людей, которые ходят по выходным, чтобы сталкиваться с ними, это хорошо.)

Большинство офисных работников потеряли 60–120 минут дополнительного времени в день, и для многих эти прежние часы работы – простой способ продлить рабочий день. Если раньше сотрудник уходил из дома в 7:30 утра и возвращался, например, в 18:30, его продленный рабочий день теперь может длиться с 7:30 до 18:30. Это 11-часовой период, который обеспечивает три часа для нерабочей деятельности без каких-либо потерь для бизнеса — время, которое может быть необходимо, чтобы помогать детям с учебой, заботиться о стареющих родителях, заниматься спортом или выполнять поручения, когда очереди короче. . (На самом деле, исследования Gartner показывают, что компании получают примерно половину неиспользованного времени в пути в качестве дополнительного рабочего времени сотрудников, так что гибкий график действительно помогает бизнесу.)

У удаленных сотрудников должна быть возможность разделить свой день, чтобы переключаться между работой и личными потребностями. Конечно, работа все еще должна быть выполнена, и команды должны иметь некоторое представление о том, когда они могут рассчитывать на доступность коллег. Главное, чтобы порции были предсказуемы и запланированы — сотрудники должны иметь право на гибкий график, но не на произвольную доступность.

Поэтому важно согласовать общие часы, когда люди должны быть доступны, особенно в командах, в которые входят как удаленные работники, так и люди, которые продолжают работать в офисе по традиционному графику, а также режим "не беспокоить". время в течение этого продленного рабочего дня, которое сотрудники резервируют для своей личной деятельности. Указание доступных часов и времени «не беспокоить» в общих календарях команды поможет держать всех в курсе событий.

Статья 6. Техническая поддержка доступна в течение продленного дня.

Подобно тому, как для многих удаленных сотрудников не существует рабочего дня с 9 до 17, не может быть и технической поддержки с 9 до 5. Техническая поддержка должна быть доступна в течение продленного рабочего дня, как это определено в бизнесе. А если сотрудники организации работают в нескольких часовых поясах, эта поддержка должна быть доступна в течение продленного рабочего дня во всех этих разрешенных часовых поясах.

Скорее всего, это означает, что персонал ИТ-поддержки будет работать в несколько смен. Если технические специалисты ИТ-поддержки также работают удаленно, для них может быть составлено такое же расписание продленного дня, как и для всех остальных, работающих удаленно. Для специализированной поддержки может потребоваться более ограниченное количество часов поддержки из-за нехватки опытных технических специалистов для специальных нужд.

Статья 7. Безопасная рабочая среда для сотрудников.

В офисном здании безопасность работников обычно является скрытой услугой, предоставляемой бизнесом и администрацией здания, особенно в отношении безопасной настройки рабочего места и конфиденциальности сотрудников.

Наличие подходящего рабочего места — это право. Для удаленных работников предприятия не могут покупать офисную мебель оптом для домашнего использования, как они могут для офисов, из-за индивидуальной планировки в каждом доме, но они могут предоставить стипендию на мебель для сотрудников, работающих на дому. В конце концов, хорошие эргономичные офисные стулья и письменные столы стоят сотни долларов.

Сотрудники обычно практически не разбираются в вопросах эргономики, поэтому предоставление каталога вариантов в сочетании с рекомендациями по выбору и установке мебели для рабочего места должно быть нормой.

Эти инвестиции окупятся за счет стабильной производительности труда и сокращения количества страховых случаев. Местные нормативные акты, регулирующие компенсационное страхование работников, технику безопасности и т. п., могут даже требовать, чтобы предприятия обеспечивали безопасность труда даже для удаленных сотрудников.

Еще одно право сотрудников, связанное с безопасностью, – неприкосновенность частной жизни. За исключением случаев, когда этого требует отраслевое законодательство (например, в случае с банковскими кассирами и финансовыми агентами), сотрудники не должны постоянно записываться — например, должны оставаться на камеру в виртуальной комнате весь день, чтобы их можно было наблюдать или записывать в любое время. . Удаленная работа обязательно влечет за собой переключение человека между личной и рабочей деятельностью в течение продленного дня, и бизнес не имеет права контролировать личную деятельность. Даже мониторинг работы может быть сомнительным, если он осуществляется без явной деловой необходимости и, конечно же, полного раскрытия информации затронутым сотрудникам.

Точно так же домашние адреса сотрудников, личные номера телефонов и т. п. должны храниться в тайне и не сообщаться компанией клиентам или другим сотрудникам. Предоставление выделенного рабочего номера телефона может сохранить конфиденциальность личного номера телефона.Но скрыть домашние адреса сотрудников может быть сложнее, потому что для некоторых регулируемых профессий, таких как здравоохранение, часто требуется публичная запись, включающая местонахождение «офиса» поставщика (не почтовый ящик), или потому что физический адрес требуется для получения рабочей почты и доставок. В таких случаях может потребоваться использование услуг частных почтовых ящиков — и это будет оплачиваться бизнесом.

К сожалению, онлайн-среда дает возможность некоторым людям вести себя оскорбительно, не связывая их социальными ограничениями личного группового общения. Киберпреследование также возможно в онлайн-чатах и инструментах для встреч. Предприятия должны сообщать четкие инструкции относительно надлежащего поведения на платформах удаленного сотрудничества и гарантировать, что сотрудники могут безопасно сообщать о поведении, которое кажется оскорбительным. Это может включать в себя более прямой контроль за тем, кто посещает онлайн-чаты и собрания, для выявления потенциальных преследователей.