Отправляет информацию в налоговую, не подписывая ее электронной подписью

Обновлено: 21.11.2024

Как и в случае с декларацией о подоходном налоге, подаваемой в Налоговое управление США на бумаге, налогоплательщик и платный составитель (если применимо) должны подписать электронную налоговую декларацию о подоходном налоге. Налогоплательщики должны подписывать декларации по индивидуальному подоходному налогу в электронном виде. В настоящее время существует два метода электронной подписи деклараций по индивидуальному подоходному налогу (см. раздел «Способы электронной подписи» ниже).

Налогоплательщики должны подписать и поставить дату в Декларации налогоплательщика, чтобы разрешить отправку электронной декларации в IRS до передачи декларации в IRS. Декларация налогоплательщика включает декларацию налогоплательщика под угрозой наказания за лжесвидетельство о том, что декларация является достоверной, правильной и полной, а также согласие налогоплательщика на раскрытие информации. Согласие на раскрытие информации уполномочивает Налоговое управление США раскрывать информацию Поставщикам налогоплательщиков. Налогоплательщики уполномочивают Промежуточных поставщиков услуг, отправителей и ERO получать от IRS подтверждение получения или причину отклонения электронной декларации, указание на любую компенсацию возмещения, причину любой задержки в обработке декларации или возмещения и дату возврат.

Налогоплательщики должны подписать новую декларацию, если данные электронной декларации в декларациях по индивидуальному подоходному налогу изменились после того, как налогоплательщики подписали Декларацию налогоплательщика, и суммы отличаются более чем на 50 долларов США от «Общего дохода» или «AGI» или на 14 долларов США до "Общий налог", "Удержанный федеральный подоходный налог", "Возврат" или "Сумма, которую вы должны".

Методы электронной подписи

Налогоплательщики могут подписывать декларации по индивидуальному подоходному налогу с помощью электронной подписи двумя способами. Оба метода позволяют налогоплательщикам использовать личный идентификационный номер (ПИН) для подписи декларации и декларации налогоплательщика.

Автоматический выбор PIN-кода — один из этих методов. Метод самостоятельного выбора PIN-кода требует, чтобы налогоплательщики предоставили сумму своего скорректированного валового дохода (AGI) за предыдущий год или PIN-код за предыдущий год для использования IRS для аутентификации налогоплательщиков. ERO должны рекомендовать налогоплательщикам, у которых нет исходного предыдущего AGI или PIN-кода, звонить в налоговую службу IRS по телефону (800) 829-1040.

Этот метод может быть полностью безбумажным, если налогоплательщики вводят свои собственные PIN-коды непосредственно в запись электронной декларации, нажимая клавиши после просмотра заполненной декларации. Налогоплательщики также могут уполномочить ERO вводить PIN-коды от их имени, и в этом случае налогоплательщики должны просмотреть и подписать заполненную форму разрешения подписи после просмотра декларации. См. также раздел «Авторизация подписи электронного файла IRS» ниже.

ПИН-код практикующего специалиста — это другой метод, при котором налогоплательщику не требуется указывать сумму AGI за предыдущий год или PIN-код за предыдущий год. При использовании метода PIN-кода специалиста налогоплательщики всегда должны надлежащим образом подписать заполненную форму разрешения подписи (см. Разрешение подписи в электронном файле IRS ниже). Налогоплательщики, которые используют метод ПИН-практика и вводят свои собственные ПИН-коды в запись электронной декларации с помощью клавиш после просмотра заполненной декларации, все равно должны надлежащим образом подписать форму разрешения подписи.

Независимо от используемого метода электронной подписи налогоплательщики могут вводить свои собственные PIN-коды; ERO могут выбирать и вводить PIN-коды налогоплательщиков; или программное обеспечение может генерировать PIN-коды налогоплательщиков; в электронном возврате. После рассмотрения декларации налогоплательщики должны согласиться, подписав разрешение Налогового управления США на подпись электронного файла, содержащее PIN-код.

Следующие налогоплательщики не имеют права подписывать декларации по индивидуальному подоходному налогу электронной подписью с помощью самостоятельного выбора PIN-кода:

  • Основные налогоплательщики в возрасте до шестнадцати лет, которые никогда не подавали декларации; и
  • Второстепенные налогоплательщики в возрасте до шестнадцати лет, которые не подали отчетность за предыдущий налоговый год.

ERO должны рекомендовать налогоплательщикам сохранять копию заполненной налоговой декларации, чтобы облегчить ее проверку в следующем году.

Авторизация подписи электронного файла IRS

Если налогоплательщики не могут ввести свой PIN-код непосредственно в электронную декларацию, налогоплательщики разрешают ERO вводить свои PIN-коды в запись электронной декларации, подписывая соответствующую заполненную форму разрешения подписи электронного файла IRS. Разрешение на подпись электронного файла IRS»>Форма 8879, Разрешение на подпись электронного файла IRS, разрешает ERO вводить PIN-коды налогоплательщиков в налоговых декларациях по индивидуальному подоходному налогу и электронных документах IRS. Разрешение файла для применения продления срока подачи файла">Форма 8878, Разрешение электронного файла IRS для применения продления срока подачи файла, разрешает ERO вводить сведения о налогоплательщиках ' PIN-коды в формах 4868 и 2350.

ERO может вводить PIN-коды налогоплательщиков в отчет об электронной декларации до того, как налогоплательщики подпишут форму 8879 или 8878, но налогоплательщики должны подписать и поставить дату на соответствующей форме до того, как ERO инициирует электронную подачу декларации.После заполнения формы 8879 или формы 8878 ERO должен передать ее налогоплательщику для ознакомления. Это можно сделать лично или с помощью почты США, частной службы доставки, факса, электронной почты или веб-сайта в Интернете. Налогоплательщик должен подписать форму 8879 или форму 8878 и поставить дату после ознакомления с налоговой декларацией и обеспечения соответствия информации налоговой декларации в форме информации в декларации. Налогоплательщик может вернуть заполненную форму 8879 или форму 8878 в ERO с доставкой лично, почтой США, частной службой доставки, факсом, электронной почтой или через веб-сайт в Интернете.

ERO могут использовать электронную панель для подписи, чтобы налогоплательщики подписывали формы 8879 и 8878 . Налогоплательщики должны присутствовать в офисе ERO, где находится планшет для электронной подписи, чтобы поставить подпись с помощью планшета для подписи. ERO должен сохранить формы с подписями налогоплательщиков и предоставить копию налогоплательщику по запросу.

Только налогоплательщики, предоставившие заполненную налоговую декларацию в ERO для подачи в электронном виде, могут заполнить электронный файл Налогового управления США о подписи без проверки декларации, составленной ERO. ERO должен ввести строки из бумажной декларации в применимую форму 8879 или форму 8878 до того, как налогоплательщики подпишут и датируют форму. ERO может использовать эти предварительно подписанные разрешения в качестве полномочий для ввода PIN-кода налогоплательщика только в том случае, если информация в электронной версии налоговой декларации совпадает с записями из бумажной декларации.

Налогоплательщики и представитель ERO должны всегда заполнять и подписывать форму 8879 или форму 8878 для метода электронной подписи с ПИН-кодом специалиста.

Электронные подписи для ERO

ERO также должны подписывать PIN-кодом. ERO должны использовать одни и те же PIN-коды в течение всего налогового года. ERO может вручную ввести или программное обеспечение может сгенерировать PIN-код в электронной записи в месте, указанном для электронного идентификационного номера ERO (EFIN)/PIN. ERO подтверждает декларацию ERO, вводя PIN-код в поле ERO EFIN/PIN. Для деклараций, подготовленных фирмой ERO, составители деклараций заявляют под угрозой наказания за лжесвидетельство, что они рассмотрели декларации, и они являются правдивыми, правильными и полными.

ERO могут уполномочить членов своих фирм или назначенных сотрудников подписывать их за них, но ERO по-прежнему несут ответственность за все электронные декларации, исходящие от их фирм.

Для деклараций, подготовленных не фирмой ERO, которая инициирует электронную подачу, ERO подтверждает, что составитель декларации подписал копию декларации и что электронная декларация содержит налоговую информацию, идентичную той, которая содержится в бумажной декларации. ERO должен ввести идентификационную информацию о подготовителе декларации (имя, адрес, EIN, если применимо, и PTIN) в электронной декларации.

ERO могут подписывать формы 8879 и 8878 с помощью штампа, механического устройства (например, ручки для подписи) или компьютерной программы, как описано в Уведомлении 2007-79. Подпись должна включать либо факсимиле подписи отдельного ERO, либо печатное имя ERO. ERO, использующие один из этих альтернативных способов, несут личную ответственность за проставление своих подписей под декларациями или запросами на продление. Это не меняет требования о том, что налогоплательщики должны подписывать формы 8879 и 8878 собственноручно. ERO должен хранить формы 8879 и 8878 в течение трех лет с даты подачи декларации или даты получения IRS, в зависимости от того, что наступит позднее. ERO не должны отправлять формы 8879 и 8878 в IRS, если только IRS не попросит их сделать это.

После подписания ERO должно как можно скорее инициировать электронную подачу декларации. ERO не должны подавать в электронном виде декларации по индивидуальному подоходному налогу до получения форм W-2, W-2G или 1099-R. Если налогоплательщик не может получить и предоставить правильную форму W-2, W-2G, определенные выигрыши в азартных играх или 1099-R, выплаты из пенсий, аннуитетов, пенсионных планов или планов участия в прибылях, IRA, договоров страхования и т. д., ERO может подать декларацию в электронном виде после того, как налогоплательщик заполнит форму 4852, заменяющую форму W-2, отчет о заработной плате и налогах или 1099-R, выплаты из пенсий, аннуитетов, пенсионных планов или планов участия в прибылях, IRA, договоров страхования и т. д. , в соответствии с использованием этой формы. Если используется форма 4852, нестандартный индикатор W-2 должен быть включен в запись, а ERO должно поддерживать форму 4852 таким же образом, как это требуется для форм W-2, W-2G и 1099-R.

ERO должен гарантировать, что в его офисах не происходит накопление возвратов. Накопление:

  • сбор деклараций от налогоплательщиков или другого уполномоченного поставщика электронного файла Налогового управления США до официального принятия в электронного файла Налогового управления США; или
  • после официального принятия участия в электронном файле Налогового управления США накопление означает ожидание более трех календарных дней для подачи декларации в Налоговое управление США после того, как ERO получит всю необходимую информацию для подачи.

Налоговое управление США не считает декларации, хранящиеся до даты, когда она принимает передачу электронных деклараций, накопленных. Это включает в себя случаи, когда IRS не может принимать определенные декларации, формы или графики до даты, более поздней, чем запуск электронного файла IRS из-за ограничений, таких как запоздалое законодательство, проблемы с программированием и т. д. . ERO должны сообщить налогоплательщикам, что они не могут передавать декларации в IRS до даты, когда IRS примет передачу электронных деклараций.

В соответствии с требованиями схем 2012 года информация об интернет-протоколе (IP) компьютера, который ERO использует для подготовки декларации (или инициирования электронной подачи собранных деклараций), должна быть включена во все декларации по индивидуальному подоходному налогу. Требуемая информация об интернет-протоколе включает:

  • Общедоступный/маршрутизируемый IP-адрес
  • Дата ИС
  • IP-время
  • Часовой пояс IP

Во многих различных бизнес-моделях электронной подачи ERO компьютер, используемый для подготовки (или инициирования электронной подачи собранных деклараций), может не иметь общедоступного/маршрутизируемого IP-адреса. Если компьютер, используемый для подготовки (или инициирования электронной подачи собранных деклараций), находится во внутренней зарезервированной IP-сети, то IP-адрес должен быть общедоступным/маршрутизируемым IP-адресом компьютера, используемого для подачи декларации. Если компьютер, используемый для подготовки (или инициирования электронной подачи собранных деклараций), используется для передачи декларации в IRS, тогда IP-адрес должен быть общедоступным/маршрутизируемым IP-адресом этого компьютера. Если невозможно захватить общедоступный/маршрутизируемый IP-адрес, ERO или программное обеспечение, возможно, придется жестко кодировать IP-адрес в каждом возврате.

Налоговое управление США отклонит налоговые декларации, поданные в электронном виде без обязательного IP-адреса. Любой возврат, полученный IRS, содержащий частный/немаршрутизируемый IP-адрес, будет помечен в файле подтверждения знаком «R» в поле «Код зарезервированного IP-адреса» записи ключа ACK, что указывает на наличие зарезервированного IP-адреса для возврата. .

Для серии 94X: как подписать декларацию?

Пятизначный (5) личный идентификационный номер (ПИН) используется для подписи форм 94x (944, 941 и 944) электронных файлов для клиентов подотчетного агента, который назначается подотчетному агенту, когда электронный файл Заявка одобрена.

Примечание. Подотчетный агент должен иметь право подписи в записи IRS для всех деклараций, которые он подает для своих клиентов.

10-значный персональный идентификационный номер (ПИН-код) используется для подписи 94-кратных (944, 941 и 940) электронных деклараций, поданных через коммерческое готовое программное обеспечение (COTS). PIN-код назначается уполномоченному лицу IRS, когда процесс регистрации PIN-кода в режиме онлайн 94x завершен и утвержден.

Уполномоченные лица IRS могут подавать и подписывать только свои собственные декларации, используя свой PIN-код. Им разрешается подавать только четыре (4) квартала для Формы 941, один (1) отчет при подаче Формы 944 и одну (1) Форму 940 ежегодно. Уполномоченное лицо IRS не может использовать свой PIN-код для подписания деклараций для других людей и не может подавать массовые декларации.

Налоговое управление США обновило PDF-файл своей временной политики в отношении использования электронных подписей для определенных форм.

Дата использования электронных подписей продлена до 31 октября 2023 г., форма 1042 добавлена ​​в список форм.

Обновлено: 15 сентября 2021 г.

FS-2021-12, сентябрь 2021 г.

Чтобы уменьшить нагрузку на налоговое сообщество, IRS разрешает налогоплательщикам использовать электронные или цифровые подписи на определенных бумажных формах, которые они не могут подавать в электронном виде до 31 декабря 2021 года, и IRS изучает возможные дальнейшие расширения этой возможности. Агентство уравновешивает вариант электронной подписи с критической безопасностью и защитой от кражи личных данных и мошенничества. Понимая важность электронных подписей для налогового сообщества, IRS предлагает обзор их использования в определенных формах.

Типы допустимых электронных подписей

Налоговое управление принимает широкий спектр электронных подписей. Электронная подпись — это способ утверждения электронных документов. Он может быть во многих формах и создан многими технологиями. К приемлемым методам электронной подписи относятся:

  1. Имя, напечатанное в блоке подписи.
  2. Отсканированное или оцифрованное изображение собственноручной подписи, прикрепленное к электронной записи.
  3. Ввод рукописной подписи на панель электронной подписи.
  4. Рукописная подпись, отметка или ввод команды на экране с помощью стилуса.
  5. Подпись, созданная сторонним программным обеспечением.

Налоговое управление США не указывает, какую технологию должен использовать налогоплательщик для получения электронной подписи. Налоговое управление США будет принимать изображения подписей (отсканированные или сфотографированные), включая распространенные типы файлов, поддерживаемые Microsoft 365, такие как tiff, jpg, jpeg, pdf, пакет Microsoft Office или Zip.

Электронные подписи на некоторых бумажных формах

Налоговое управление США разрешает налогоплательщикам и представителям использовать электронные или цифровые подписи на этих бумажных формах, которые они не могут подавать с помощью электронного файла Налогового управления США:

Налогоплательщики, которые в настоящее время используют формы 8878 или 8879 для подписания электронных форм 1040 федеральных налоговых деклараций или расширений, могут использовать электронную подпись для подписания и отправки этих форм в электронном виде своему отправителю электронных деклараций (ERO).

Все ли налогоплательщики могут использовать электронную подпись?

Нет. Вариант электронной подписи доступен только для налогоплательщиков, подающих свои налоговые декларации в электронном виде через ERO, которые используют программное обеспечение, обеспечивающее проверку личности и электронную подпись. Чтобы соответствовать требованиям электронной подписи, ERO должна иметь возможность записывать имя налогоплательщика, номер социального страхования, адрес и дату рождения в электронном виде для целей проверки личности.

Обязаны ли налогоплательщики подписывать формы 8878 или 8879 в электронном виде?

Нет. Налогоплательщики могут продолжать использовать собственноручную подпись и возвращать форму в ERO лично, по почте США, с доставкой в ​​частном порядке, факсом, электронной почтой или через веб-сайт в Интернете.

Какие методы электронной подписи доступны?

Программное обеспечение, которое выбирает ERO, определяет метод электронной подписи, используемый для подписания формы. Независимо от используемого метода электронная запись должна быть защищена от несанкционированного доступа после электронной подписи. Некоторые примеры методов, используемых для захвата электронной подписи, включают:

  • Рукописная подпись, записанная на блокноте для электронной подписи;
  • Рукописная подпись, отметка или ввод команды на экране дисплея с помощью стилуса;
  • Оцифрованное изображение собственноручной подписи, прикрепленное к электронной записи;
  • Напечатанное имя;
  • Общий секрет, такой как PIN-код, пароль или секретный код, используемый для подписи электронной записи;
  • Цифровая подпись; или
  • Знак, захваченный в виде изображения.

Каковы обязанности ERO в отношении электронной подписи?

Если налогоплательщик использует электронную подпись, ERO должен использовать программное обеспечение, которое включает проверку личности. Программное обеспечение должно записывать следующие данные:

  • Цифровое изображение подписанной формы;
  • Дата и время подписания;
  • IP-адрес компьютера налогоплательщика (только удаленная транзакция);
  • Логин налогоплательщика — имя пользователя (только для удаленной транзакции);
  • Результаты проверки личности налогоплательщика, подтверждающие, что она прошла успешно; и
  • Метод электронной подписи, используемый для подписи записи.

ERO также несет ответственность за ведение защищенной от несанкционированного доступа записи в защищенной системе хранения с контролируемым доступом в течение 3 лет с даты подачи декларации или 3 лет с даты получения налоговой декларации, в зависимости от того, что наступит позже. ERO должны иметь возможность извлекать и воспроизводить разборчивые печатные копии подписанной формы.

Как программное обеспечение должно выполнять проверку личности?

В рамках проверки личности программное обеспечение может создать так называемый «мягкий запрос» в сфере кредитной отчетности. Компания, предоставляющая кредитную отчетность, использует информацию из кредитного отчета налогоплательщика для создания вопросов проверки подлинности на основе знаний. Это действие может создать запись в кредитном отчете, называемую «мягким запросом». Как правило, вопросы проверки подлинности на основе знаний касаются личной и финансовой истории налогоплательщика. Обычно это вопросы с несколькими вариантами ответов, такие как имя их ипотечного кредитора, тип финансируемого автомобиля, прежний адрес или номер телефона. Налогоплательщик должен правильно ответить на вопросы. Это не проверка кредитоспособности. Однако налогоплательщики, которые не могут пройти проверку личности, не могут использовать электронную подпись.

Является ли проверка личности разовым мероприятием?

Нет. Проверка личности должна выполняться каждый раз, когда налогоплательщик подписывает электронную форму 8878 или 8879, за двумя исключениями. Если налогоплательщик подписывает электронную форму в физическом присутствии ERO, и налогоплательщик имеет многолетние деловые отношения с ERO, то дополнительная проверка личности не требуется. Многолетние деловые отношения — это отношения, в которых ERO составляет налоговые декларации для налогоплательщика за предыдущий налоговый год и идентифицирует налогоплательщика с помощью процесса проверки личности.

Что такое «электронная подпись через удаленную транзакцию» по отношению к формам 8878 или 8879?

Удаленная транзакция для электронной подписи – это операция, при которой налогоплательщик подписывает форму электронной подписью, а ERO физически не присутствует рядом с налогоплательщиком.

Примечание. Удаленная транзакция для целей электронной подписи не включает собственноручные подписи в формах 8878 или 8879, отправленные в ERO нарочно, почтой США, частной службой доставки, факсом, электронной почтой или через веб-сайт в Интернете.< /p>

Что такое ошибка проверки личности?

Когда ERO использует программное обеспечение для подготовки налоговых деклараций для электронной подписи формы 8878 или 8879, это программное обеспечение обеспечивает проверку личности с помощью вопросов проверки подлинности на основе знаний.Если налогоплательщик не может дать правильные ответы на вопросы проверки подлинности на основе знаний после трех попыток, ERO должен получить собственноручную подпись налогоплательщика.

DocuSign позволяет бухгалтерам и специалистам по налогам получать необходимые подписи быстрее, чем когда-либо, соблюдая при этом строгие требования законодательства. Теперь вы можете обрабатывать документы за часы, а не дни.

Быстрее, чем факс

Получите критическую скорость, когда приближаются сроки. DocuSign позволяет отправлять документы на электронную подпись, экономя время и нервы. Больше не нужно ждать, пока клиенты распечатают PDF-файлы, подпишут их, а затем вернут по факсу или почте. С DocuSign вы можете обрабатывать документы за часы, а не за дни, чтобы сосредоточиться на работе с клиентом, а не на отслеживании документов.

Безопасно и конфиденциально

Используйте безопасную аутентификацию, чтобы защитить себя и своих клиентов. В связи с сегодняшней безудержной кражей личных данных мы все обеспокоены конфиденциальностью и безопасностью. Ваши клиенты хотят быть уверенными в том, что их документы не будут раскрыты или украдены, а их подписи нельзя будет подделать. Управление цифровыми транзакциями DocuSign позволяет отправлять документы в электронном виде, а не оставлять их в почте или на факсимильном аппарате. А наша безопасная аутентификация помогает защититься от мошенничества.

Удобно для клиентов

Предоставьте своим клиентам современный опыт, которого они ожидают. DocuSign позволяет вашим клиентам получать и подписывать документы на своих компьютерах или мобильных устройствах. Этот процесс прост и оптимизирован, поэтому вы можете предоставить своим клиентам наилучший сервис.

Соответствует правилам

Убедитесь, что вы и ваши клиенты соблюдаете требования. Ваш бизнес заключается в том, чтобы экономить деньги ваших клиентов, сохраняя при этом их соответствие федеральным и государственным нормам. Мы соблюдаем последние правила IRS, стандарты ISO 27001 и SSAE 16 и многое другое. Кроме того, когда вы используете DocuSign, ваши документы сохраняются в электронном виде и сохраняют контрольный журнал для большей прозрачности.

Случаи использования

DocuSign можно использовать для отправки и подписания многих документов, которые обычно требуются для целей налогообложения и бухгалтерского учета, в том числе:

  • Налоговые формы, утвержденные IRS
  • Создание ООО
  • Договоры о покупке активов
  • Соглашения о конфиденциальности
  • Письма-обязательства
  • Соглашения о продолжении практики
  • Трудовые договоры
  • Соглашения о доверенности
  • Соглашения с независимыми подрядчиками

Партнер

Используйте DocuSign с Intuit для отправки и подписания налоговых документов

Экономьте время в разгар налогового сезона благодаря безопасной электронной подписи. Intuit заключила партнерское соглашение с DocuSign, чтобы предложить Intuit eSignature. Теперь вы можете отправлять и подписывать формы IRS 8878 и 8879 в электронном виде — прямо из вашего продукта Intuit. DocuSign обеспечивает соответствие последним правилам IRS в отношении электронной подписи. Кроме того, это помогает предотвратить кражу личных данных, безопасно отправляя зашифрованные документы и используя аутентификацию для проверки подписавшего.

При использовании электронной подписи Intuit вам и вашим клиентам будет быстрее и проще подписывать налоговые документы. Кроме того, DocuSign обеспечивает контрольный журнал и сохраняет копию каждого подписанного документа, что упрощает отслеживание или обращение к документам позже.

«Благодаря DocuSign весь процесс можно беспрепятственно выполнять в облаке, избавляя вас от бумаги, хлопот и траты времени. DocuSign — это последний шаг в процессе оформления кредита».

Карен Строуп, вице-президент по управлению продуктами Intuit Professional Tax Group

Читайте также: