Ошибка при отправке заказа исполнителю

Обновлено: 05.07.2024

Каждый раз, когда вы отправляете заказ на дом, репутация вашей компании находится под угрозой. Несколько ошибок при выполнении, таких как неправильная отправка товара или неправильное количество, могут привести к плохой репутации и потере дохода. Ваши клиенты рассчитывают на ваш успех так же, как они нужны вам для вашего успеха. Если вашей компании необходимо улучшить репутацию в глазах клиентов, у нас есть несколько советов, как улучшить управление складом и сократить количество ошибок при выполнении заказов.

Автоматизированные склады используют сканеры штрих-кодов, системы управления складом и другие инструменты для регистрации товаров на складе и их повторной регистрации во время выполнения. Такие системы уменьшают количество ошибок, совершаемых вручную из-за неправильного подсчета товаров и ошибок при вводе данных.

Если на вашем складе нет структурированного процесса приема заказов, комплектования, упаковки и отправки, вы оставляете вероятность успешного выполнения вашего заказа на волю случая. Вы можете уменьшить количество ошибок и закрыть пробелы в системе, создав структуру и процесс, в котором подробно описывается каждый шаг для ваших сотрудников. Убедитесь, что процесс описан в письменной форме, и обучите своих сотрудников каждому этапу процесса. Не позволяйте своим сотрудникам создавать этапы процесса, иначе вы получите множество, возможно, конкурирующих процессов.

Еще одна проблема, которая может быть проблемой для многих компаний, заключается в том, что количество шагов, необходимых для выполнения заказов, настолько велико и сложно, что сотрудники не могут легко их запомнить. Любой процесс, состоящий из нескольких шагов, подвержен ошибкам. Проведите некоторое время на складе, работая вместе со своей командой, чтобы увидеть, что работает, а что нет. Затем обновите процесс, сократив лишние шаги и сделав его простым и эффективным.

Возможно, вы слышали от сотрудников, что в процессе доставки совершается «много» ошибок. Сколько ошибок можно назвать «много»? Всякий раз, когда вы можете, оцените ситуацию и установите базовый уровень, чтобы точно знать, дают ли ваши улучшения желаемый эффект.

Предположим, вы знаете, что на сегодняшний день в 5 % заказов есть ошибка. Изучив эти данные, вы увидите, что сотрудники путают посылки, помещая не те посылки не в те контейнеры отправителя. Это приводит к задержке заказов, поскольку посылки возвращаются не от того отправителя.

Учитывая этот показатель в 5 % и понимание характера проблемы, теперь вы можете принять меры для ее устранения. Вы можете поощрять сотрудников за снижение количества ошибок. Есть много вещей, которые вы можете сделать, чтобы усилить положительный характер ваших улучшений. Однако без базового уровня невозможно узнать, оказали ли изменения какое-либо влияние.

Устранение ошибок при выполнении заказов с помощью систем управления складом от Scanco

Scanco может помочь вывести управление вашим складом на новый уровень и устранить многие ошибки, которые разрушают репутацию вашей компании и снижают прибыльность. Мы предлагаем программное обеспечение и поддержку для управления складом, программное обеспечение для штрих-кодирования и печати этикеток, а также многое другое. Узнайте больше о наших услугах в Интернете или свяжитесь с нами.

При выполнении продукта могут случаться сбои. Хотя их невозможно предсказать, некоторые из них встречаются чаще, чем другие, и к ним можно легко подготовиться.

Будьте тщательны

Многие компании, занимающиеся выполнением заказов, считают, что наличие службы электронного исполнения означает, что ничего не может пойти не так, но онлайн-аспекты бизнеса так же подвержены ошибкам, как и офлайн.

Говоря о цифровых аспектах бизнеса, целесообразно тщательно проверять материалы, производимые вашими машинами, чтобы убедиться, что эти машины работают правильно. Например, на некоторых предприятиях используются линии сборки комплектов, которые в случае неисправности могут собрать неправильные комплекты независимо от запрограммированных инструкций.

Аналогичным образом ваша внешняя помощь также должна быть на должном уровне. Любая цифровая полиграфическая компания, которую вы нанимаете, должна быть готова безошибочно печатать ваши этикетки, каталоги и информационные бюллетени. Если вы не убедитесь, что они поддерживают стандарты качества, вы рискуете получить результаты, которые могут даже оттолкнуть клиентов.

В конечном счете, весь процесс выполнения вашего заказа должен регулярно проверяться, так как обнаружение даже самой маленькой проблемы может быть полезным.

7 распространенных ошибок при выполнении заказов

Заказ онлайн может быть удобным и приятным, когда процесс проходит гладко, но изменения и проблемы в процессе могут заставить клиентов уйти с вашего сайта в разочаровании. Базовая структура вашей системы выполнения продуктов должна быть надежной в любое время, чтобы клиенты возвращались и побуждали новых покупать у вас. Каких наиболее распространенных ошибок при выполнении продукта следует избегать? Вот несколько важных моментов, на которые следует обратить внимание и поработать над их устранением.

Общение

Бесшовная связь между вашим торговым залом и складом будет способствовать реализации вашего продукта. Это можно сделать с помощью программного обеспечения для управления заказами, которое гарантирует, что склад своевременно узнает о новых заказах.

Управление запасами

Помимо улучшения связи, программное обеспечение для управления заказами может подключаться к обновлениям вашего ассортимента, позволяя клиентам узнать, есть ли в наличии продукты, которые они хотят приобрести, до того, как они сделают заказ. Он также уведомляет команду склада о товарах, которых мало на складе, чтобы они могли сделать соответствующие заказы на пополнение запасов или произвести больше товаров.

Правила доставки

Выполнение заказов в электронной торговле во многом зависит от правил доставки товаров. Бесплатная или доступная доставка оказывает огромное влияние на желание клиентов выполнить заказ. Когда стоимость доставки и обработки выше, клиенты решительно отвергаются. Кроме того, если заказ не будет доставлен, это может повредить вашей деловой репутации для этого клиента и лишить вас будущих продаж.

Выбор оператора

Правильный перевозчик предложит клиентам выгодные предложения по доставке и зарекомендовал себя как поставщик, доставляющий товары вовремя или, что еще лучше, раньше срока. Это может означать поиск перевозчика с местными водителями и складами, чтобы сократить расходы на доставку и обработку.

Вопросы ценообразования

Одна из проблем, которая больше всего отпугивает клиентов, — это увеличение цены, которую они ожидают заплатить при заказе товара. Даже изменения на несколько долларов во время заказа или дополнительные и неожиданные расходы при оформлении заказа могут привести к резкому повышению ключевого показателя эффективности (KPI) в показателях отказа от корзины. Обязательно избегайте случаев ошибок данных, ведущих к неправильной цене, несоблюдению объявленной цены, внезапному повышению цен и невозможности обновить вашу систему заказов при изменении стоимости доставки.

Длительный процесс подбора и упаковки

После того как покупатель заказывает продукт, он рассчитывает получить его в течение первоначального периода времени, указанного при покупке. К сожалению, некоторые сайты информируют покупателей после того, как они уже приобрели товары, что процесс доставки может занять еще больше времени. Это может удержать клиентов от покупки у вас в будущем. Хуже того, бывают случаи, когда посылки прибывают позже первоначального срока без уведомления клиента. Если процесс комплектования и упаковки занимает много времени из-за неправильной организации склада, вы можете напрасно тратить драгоценное время и усилия и рискуете потерять клиентов.

Контроль повреждений

Тогда есть вопрос о клиентах. С их стороны тоже все может пойти не так, как бы вы ни старались сделать их счастливыми: они могут не получить заказ или товар может быть бракованным. Если такие проблемы возникнут, клиент, скорее всего, немедленно сообщит вам об этом, особенно если платеж уже был обработан.

Независимо от того, являетесь ли вы небольшим предприятием или крупным фулфилмент-центром во Флориде, это требует устранения повреждений. Оборудуйте свой центр выполнения заказов протоколами для работы с недовольными клиентами, такими как бесплатные подарки, чтобы показать, что вы действительно сожалеете об их проблемах. Также убедитесь, что у вас есть дополнительные деньги и персонал для решения подобных вопросов по мере необходимости.

Наличие четкого плана на случай возникновения определенных проблем обеспечит бесперебойную работу вашего бизнеса по реализации продукции и удовлетворенность ваших клиентов.

Когда Shopify Fulfillment Network (SFN) получает запрос на выполнение вашего заказа Shopify, она проверяет адрес доставки вашего заказа на предмет форматирования, которое может вызвать проблемы с доставкой. Если возникают проблемы с форматом адреса доставки вашего заказа, то SFN не может распечатать этикетку для доставки, и запрос на выполнение откладывается.

Если у вас есть запросы на выполнение, которые приостановлены из-за ошибок адреса доставки, в вашем списке задач на странице «Обзор» вашего приложения SFN отображается «Разрешить отложенный запрос на выполнение», а «Адрес недействителен» в качестве причины для удержания.

На странице сведений о запросе на выполнение в приложении SFN отображаются все ошибки адреса доставки и объясняется проблема. Вам необходимо устранить все ошибки адреса доставки запроса на выполнение, прежде чем запрос сможет быть обработан SFN.

Устранение ошибок адреса доставки

Чтобы устранить ошибки адреса доставки, вы вносите необходимые изменения в свой заказ Shopify, а затем запрашиваете выполнение в своем приложении SFN для синхронизации изменений заказа.

Шаги:

В панели администратора Shopify перейдите в раздел «Приложения» и нажмите «Shopify Fulfillment Network».
В разделе "Задачи" нажмите ПОКАЗАТЬ ПОДРОБНОСТИ, а затем нажмите Неверный адрес.
Нажмите на заказ. В разделе "В ожидании" перечислены ошибки адреса доставки, из-за которых ваш заказ был приостановлен.
Нажмите «Исправить адрес доставки», чтобы открыть страницу сведений о заказе в панели администратора Shopify.
На странице сведений о заказе в административной панели Shopify нажмите «Изменить» в разделе «АДРЕС ДОСТАВКИ».
Внесите рекомендуемые изменения в информацию о доставке, чтобы устранить ошибки.
Нажмите "Просмотреть сведения о выполнении в приложении".
В приложении SFN нажмите «Снять удержание», а затем еще раз нажмите «Снять удержание» для подтверждения.

После того, как вы отмените удержание, вы можете обновить страницу, чтобы отобразить статус заказа как Ожидающий. Если вы попытаетесь отменить удержание до устранения причины удержания, запрос вернется в состояние «На удержании».

Ошибки адреса доставки

Отсутствует адресная информация

Если в адресе доставки вашего заказа отсутствует необходимая информация, ваши заказы SFN отображают ошибку в одном из следующих форматов:

Требуется адресная строка 1.
Укажите город.
Необходим почтовый индекс.
Укажите штат или провинцию.
Укажите страну.
Требуется имя.

Для международных заказов требуется номер телефона

Если вы осуществляете международную доставку и в адресе доставки вашего заказа нет номера телефона, в ваших заказах SFN отображается сообщение об ошибке Для международных заказов требуется номер телефона.

Международным таможенным службам и перевозчикам требуется номер телефона, чтобы сообщать о любых проблемах или вопросах, касающихся заказа. Если вы осуществляете доставку за границу, вам необходимо добавить номер телефона к адресу доставки вашего заказа.

Чтобы избежать этой ошибки в будущем, измените настройки Checkout, сделав номера телефонов обязательными.

Неверный формат почтового индекса

Чтобы устранить проблемы с почтовым индексом и почтовым индексом, убедитесь, что ваш почтовый индекс указан в правильном формате. Вы можете использовать внешние инструменты для проверки своего почтового индекса, например, средство проверки адреса SmartyStreets.

Поле города содержит почтовый индекс

Если поле "Город" содержит почтовый индекс, в вашем заказе SFN отображается следующее сообщение об ошибке:

Адрес доставки этого заказа недействителен: поле города содержит почтовый индекс.

Необходимо удалить почтовый индекс из поля "Город" и убедиться, что поле "Почтовый индекс" содержит почтовый индекс.

Имя содержит слишком много символов

Если в поле «Имя» или «Компания» слишком много символов, в ваших заказах SFN отображается ошибка в одном из следующих форматов:

Компания должна содержать менее X символов.
В имени и фамилии должно быть меньше X символов.
В имени, фамилии и названии компании должно быть меньше X символов.

Вы можете уменьшить количество символов в поле Имя, удалив следующий текст:

ВНИМАНИЕ или ВНИМАНИЕ
заголовки имен, такие как MR , MRS , DR или PHD

Вы можете сократить количество символов в поле "Компания", сократив название компании и сделав его узнаваемым. Например, «Пекарня на 76-й улице» может быть изменена на «Пекарня на 76-й улице» .

В адресе слишком много символов

Если в поле "Адрес" или "Почтовый индекс" слишком много символов, в вашем заказе SFN отображается ошибка в одном из следующих форматов:

В адресной строке 1 должно быть меньше X символов.
В строке адреса 2 должно быть меньше X символов.
В названии города должно быть меньше X символов.
В названии страны должно быть не более X символов.
Почтовый индекс должен содержать менее X символов.
В названии города должно быть меньше X символов.
Штат/провинция должен содержать менее X символов.

Вы можете уменьшить количество символов, введя информацию о квартире в поле "Квартира" и используя следующие сокращения для типа улицы и направления света:

Сокращения информации об улицах < td>Улица < td>Авеню < /tr> < /tbody>

Полная форма	Аббревиатура
Пронумерованные улицы, например, Первая	Используйте числовой формат, например, 1-я
Север, Юг, Восток или Запад	N, S, E или W
Дорога	Rd
Ст
Корт	Ct
Лейн< /td>	Ln
Квартира	Квартира
Авеню
Бульвар	Бульвар
Круг	CIR< /td>
Шоссе	HWY
Гора	MTN
Квадрат	SQ
Люкс	СТЭ

Военный и дипломатический адрес должен соответствовать правилам

Если вы отправляете в военный или дипломатический пункт назначения, а адрес доставки вашего заказа не соответствует правилам военной почты США, то в ваших заказах SFN отображается сообщение Для военной и дипломатической почты город должен быть одним из APO, DPO или FPO. ошибка. Сокращения в этом сообщении об ошибке имеют следующее значение:

APO: воздушное или армейское почтовое отделение.
DPO: дипломатическая почта
FPO: почтовое отделение флота.

Чтобы убедиться, что ваша военная и дипломатическая почта отправляется без задержек, убедитесь, что формат адреса доставки вашего заказа соответствует следующим правилам:

Примеры правильно отформатированных адресов военной почты см. в следующей таблице:

Неспособность выполнять заказы означает неспособность оправдать ожидания клиентов. Недовольные клиенты не будут долгой проблемой — они просто перейдут к другому делу. Ошибки, которые приводят клиентов к конкуренту, могут распространяться подобно вирусу. Менеджеры должны распознавать признаки ошибок при заполнении складских запасов, диагностировать проблему и применять соответствующие меры.

Нереально ожидать идеальной работы в 100 % случаев. Менеджеры склада признают, что будут ошибки, и знают, что они считают «приемлемым» уровнем. Но цель всегда состоит в том, чтобы подтолкнуть эту стрелку как можно ближе к нулю. Прежде чем приступить к повышению производительности, в первую очередь нужно выяснить, что вы делаете неправильно.

Распознавание симптомов ошибок выполнения

Ошибки при выполнении заказов на складе проявляются по-разному. Если их игнорировать, эти вещи могут вызвать проблемы в других областях склада, подорвать работу и, в конечном счете, нанести ущерб итоговому результату.

Появление любого из этих симптомов указывает на наличие ошибок выполнения, которые необходимо устранить.

Переизбыток возвратов

Конечно, товары могут быть отправлены обратно, потому что покупатель передумал. Но часто это происходит из-за того, что что-то пошло не так на складе или в распределительном центре:

Возможна отправка не того товара
Заказы могут быть неполными
Товары могут быть доставлены поврежденными
В некоторых случаях онлайн-описание или представление могут быть неточными.

Вне зависимости от причины возврат означает возмещение или замену. Им также требуется система для управления ими, которая включает в себя получение, регистрацию, а также утилизацию, перекладывание или возврат возвращенных товаров поставщику.

Жалобы клиентов

Всплеск жалоб или негативных отзывов в Интернете может быть признаком проблемы с выполнением заказов на складе. Руководителям необходимо обратить внимание на тип жалоб, чтобы найти источник проблемы. Получение поврежденных товаров или несвоевременная доставка являются признаками ошибок при выполнении. С другой стороны, комментарии о бесполезных представителях службы поддержки или плохом описании продуктов на сайте электронной коммерции — это проблемы, которые должны решаться отделом кадров или отделом продаж, отвечающим за веб-сайт.

Невыполненные заказы

Ошибки при выполнении заказов на складе часто проявляются в неспособности персонала выполнять заказы. Ряд различных проблем может вызвать отставание, в том числе неэффективная компоновка, проблемы с цепочкой поставок или непредвиденные сезонные всплески. Отставание — это первый признак того, что есть проблема. Для определения источника и того, что с ним делать, потребуется небольшое исследование.

Засоренная зона доставки

Выполнение не завершено, пока заказы не покинут склад. Когда вещи начинают накапливаться, ожидая отправки, это верный признак того, что на складе есть ошибки. Самое худшее в этом то, что это вызовет эффект домино: поставки прибывают с опозданием. Продукты портятся или портятся. Это приводит к возвратам, жалобам и, в конечном итоге, к потере доходов и клиентов.

Что может быть не так и как это исправить

Эти симптомы и вызывающие их проблемы редко существуют сами по себе. Наоборот, они часто переплетаются, одно вызывает другое или способствует другому. Точно так же одно решение может вылечить несколько болезней, или несколько различных решений в сочетании могут исправить ошибку выполнения. Давайте посмотрим, что может быть не так с вашим складом и что с этим делать.

Как мы уже говорили во многих наших статьях (ознакомьтесь с серией статей по настройке склада 101, посвященной оптимизации малых, средних и больших складов), планировка склада является ключом к эффективной работе. Организованный план этажа включает в себя надлежащее расположение прорезей и маркировку стеллажей, а также четкие пути захвата. Даже если он хорошо освещен и чист, это может иметь значение.

Многие ошибки при комплектации возникают из-за неправильной маркировки, небрежного хранения или из-за того, что сборщики чувствуют, что "торопятся" выполнять заказы, а часто это сочетание этих факторов. Уделение внимания планировке помещения может сократить количество ошибок при комплектации или неполных заказов, которые приводят к возвратам и рекламациям. Это также может повысить производительность благодаря более быстрому выполнению заказов, гарантируя, что сотрудники будут успевать выполнять заказы и своевременно выполнять их.

Нарушение трех правил управления запасами приведет к множеству ошибок при выполнении заказов на складе. Отсутствие достаточного количества товара приведет к невыполненным заказам и недовольным клиентам. Излишние запасы могут загромождать проходы, прерывая поток сборщиков (не говоря уже о ненужных затратах на заказ слишком большого количества товаров).

Исключение человеческого фактора путем автоматизации везде, где это возможно, приблизит склад к идеальной производительности. Автоматизированные решения позволяют выполнять заказы быстрее, безопаснее и точнее.

Существует множество способов автоматизации склада любого масштаба. Использование машин и программного обеспечения для выполнения различных задач может устранить множество ошибок, допущенных человеком. Например, одним из наиболее распространенных и наиболее полезных автоматизированных решений для более эффективного выполнения заказов является сканирование штрих-кода. Штриховое кодирование может автоматизировать получение, хранение, отбор и контроль качества запасов, поскольку оно отслеживает продукты на их маршруте в процессе выполнения. Другие инновации, такие как программное обеспечение для голосового подбора, которое может направлять сборщиков в нужное место, могут полностью изменить точность выполнения к лучшему.

Контроль качества важен во многих областях складских операций. Это может означать проверку того, что нужное количество товаров поступает на склад в хорошем состоянии. Это также может означать проверку того, что нужные вещи попадают в коробку, предназначенную для покупателя. Руководители должны определить, где в процессе выполнения проверок целесообразнее проводить проверки, исходя из существующих или потенциальных проблем.

Следующие проверки контроля качества могут помочь выявить ошибки:

Контроль качества поврежденных продуктов, поступающих в зону приема, может выявить проблему поставщика.
Контроль качества при отборе может показать, что место хранения не защищает продукты от повреждений.
Контроль качества при упаковке покажет, что товары и количество соответствуют заказу, и может определить лучшие упаковочные материалы для защиты хрупких предметов.
Контроль качества при доставке гарантирует, что нужные вещи отправятся к покупателю в хорошем состоянии. Если покупатель получает поврежденные товары, это, вероятно, проблема перевозчика.

Программное обеспечение для управления складом способно предоставлять ценную аналитику вплоть до мельчайших деталей. Эти ключевые показатели эффективности, особенно те, которые касаются процесса выполнения, являются кладезем информации. Такие данные, как увеличение времени выполнения заказа, снижение количества заказов, собранных в час, или процент своевременной доставки, указывают, где искать проблемы с выполнением заказов на складе.

Складам требуется программное обеспечение WMS, которое можно настроить для измерения данных, наиболее значимых для компании и ее продукции. Когда доступны отчеты с соответствующей информацией о KPI, у менеджеров склада есть инструменты, необходимые им для исправления любых ошибок.

Полезность данных KPI не ограничивается обнаружением ошибок, которые необходимо исправить. Он также может быть основой, на которой менеджеры принимают многие решения на складе. Вместо того, чтобы полагаться на интуицию, у них есть четкая аналитика, которая дает информацию о выборе, который им необходимо сделать, чтобы обеспечить выполнение заказа в соответствии с графиком.

Например, можно настроить автоматические оповещения о заказах, чтобы размещать заказы, как только продукты упадут ниже определенного уровня. Использование данных для принятия решений снижает вероятность того, что сотрудники неправильно подсчитают запасы, слишком долго будут ждать заказа или вообще забудут это сделать.

Кроме того, данные в режиме реального времени, которые отслеживают стоимость, доступность, скорость и точность перевозчиков, могут быть настроены для автоматического инициирования отправки с наиболее подходящей транспортной компанией.Он также может измерять производительность в прошлом, чтобы предсказать, является ли задержка доставки разовой ошибкой, проблемой, возникающей при определенных обстоятельствах, таких как шторм, или ухудшающейся тенденцией.

Интеграция идет рука об руку с автоматизацией для обеспечения бесперебойного выполнения заказов. Это означает, что все машины, программное обеспечение и люди работают вместе, чтобы добиться цели, уменьшая недопонимание или дублирование задач.

Или, когда постоянный клиент размещает заказ и указывает изменение адреса, несколько отделов могут быть уведомлены одновременно. Бухгалтерия может изменить платежную информацию, отдел маркетинга может перенаправить каталоги на новый адрес, и, что наиболее важно, правильный адрес будет указан на этикетке доставки для текущего заказа. Без интеграции каждый отдел должен быть проинформирован об изменении и повторно ввести информацию в свою часть программного обеспечения. Легко заметить вероятность ошибок при выполнении складских операций.

(Дополнительные примеры интеграции программного обеспечения для складов и их преимущества см. в нашем техническом документе "5 захватывающих способов, которыми интеграция программного обеспечения революционизирует логистику").

Улучшение работы склада означает поиск и исправление ошибок

Ни один склад не может быть идеальным все время. Ошибки будут. Но менеджерам не нужно соглашаться с тем, что «просто так обстоят дела». Есть решения проблем, которые мешают успешному выполнению заказа. Правильная диагностика болезненных операций стоит на первом месте. Затем можно будет приступить к реализации соответствующего плана лечения.

Заголовок закрытого ресурса здесь

Мы можем создать ссылку на закрытый ресурс в списке блогов, если это имеет смысл, чтобы перенаправить пользователей к закрытому контенту для сбора подходящей информации.

Читайте также: