Можно ли подписать доверенность цифровой подписью?

Обновлено: 03.07.2024

Подпись – это общепринятый способ указать, что пользователь прочитал условия и согласен с ними. Но времена изменились!

Поскольку технологии перенесли нас во все более цифровой мир, электронные подписи (или "электронные подписи") стали стандартной практикой в современных соглашениях. Мы больше не должны рассылать большие конверты с толстыми контрактами между сторонами, чтобы получить их подпись на последней странице. Благодаря технологии контракт может быть как передан между сторонами, так и подписан ими одним щелчком мыши. Электронные подписи ускоряют процесс и создают безопасную подпись документа. Итак, сэкономьте время и деревья, и пусть ваши юристы по деловым спорам в Чикаго из Bellas & Wachowski Attorneys at Law помогут вам сориентироваться в процессе электронной подписи.

Имеют ли электронные подписи юридическую силу?

Чтобы реализовать весь потенциал электронной торговли, были приняты законы штата и федеральные законы, которые защищают и регулируют использование электронных подписей. В июне 2000 года Конгресс принял Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле («ESIGN») для облегчения покупки товаров и услуг через Интернет между потребителями и продавцами. Поскольку Закон распространяется на коммерческие сделки, он не распространяется на сделки, уже регулируемые другими специализированными областями права. К ним относятся завещания, семейное право, усыновление, развод, судебные разбирательства, отзыв продукции, отмена или прекращение плана медицинского обслуживания и коммунальных услуг, уведомления о выселении из жилого помещения и необходимые документы для перевозки или обращения с опасными, токсичными или опасными материалами. Однако Закон также предусматривает отсутствие требований по использованию электронных подписей, за исключением государственных учреждений.

Закон штата Иллинойс об электронной подписи

Иллинойс предусматривает действительность электронных подписей в Законе о безопасности электронной торговли, 5 ILCS 175/1 и последующих ("ECSA"). ESCA штата Иллинойс создан по образцу ESIGN и Единого закона об электронных транзакциях (UETA), который был принят в 47 штатах. Предположительно ESCA Иллинойса охватывает все формы электронных подписей, подпадающие под действие федерального закона, но содержит строгие определения в отношении того, какие технологии или платформы следует использовать. Иллинойс ESCA указывает, что информации, записям и подписям нельзя отказывать в юридической силе, действительности или исковой силе только на том основании, что они находятся в электронной форме [1]. Подобно ESIGN, ECSA штата Иллинойс не требует использования электронных подписей. Стороны могут установить «разумные» требования в отношении типа символа или процедуры обеспечения безопасности, которую они примут в качестве подписи [2]. Например, стороны могут выразить в письменной форме свое намерение, что факсимильная подпись будет считаться имеющей ту же силу и действие, что и подлинник оформленного документа. Чтобы быть «безопасной» в соответствии с ECSA штата Иллинойс, электронная подпись должна:

Было создано коммерчески обоснованным способом.
Он применяется всеми сторонами поддающимся проверке образом.
На него могут положиться все стороны.
Стороны соглашаются, что подпись является надежной.
Он создан с использованием асимметричного алгоритма, сертифицированного секретарем штата Иллинойс.
Он создается с использованием действительного сертификата, выданного центром сертификации с использованием стандартов, утвержденных государственным секретарем.

В настоящее время существует три типа подписей, имеющих обязательную юридическую силу.

Мокрая подпись – мокро-подпись создается, когда человек физически помечает документ. Любая подпись от X до «Джон Хэнкок» считается «мокрой» подписью, если она была физически создана подписывающим лицом.
Электронная подпись – электронная подпись – это электронный звук, символ или процесс, который подтверждает или принимает электронное сообщение, транзакцию или документ. Вот некоторые примеры:
- Напечатанное имя в конце письма
- Напечатанное имя в электронной форме или документе.
- Изображение собственноручной подписи на переданном факсе.
- Нажатие «согласен» или «не согласен с условиями договора»
- Написанная от руки, но цифровая подпись, сделанная на планшете или смартфоне (также называемая "динамической подписью").
- Подтвердить подлинность документа и его источника
- Убедитесь, что документ не был модифицирован.
- Подтвердить личность
Законы разрешают потребителю и продавцу товаров или услуг договориться о замене подписи, отправленной по факсу, щелчком мыши в поле с пометкой «Я принимаю» или даже принятием по телефону вашей рукописной подписи. таким образом связывая вас обоих юридически к соглашению.Все эти формы согласия являются «электронными подписями» и удовлетворяют любым федеральным законам или законам штата, требующим собственноручной подписи или записи на бумаге. Пока суд обнаружит намерение подписавшего (что обычно и происходит), соглашение будет иметь юридическую силу. Это также означает, что любые обновления этих соглашений также будут иметь тот же формат, что и первоначальное предложение и принятие. Таким образом, если вы нажали «согласиться» с условиями на веб-сайте продавца, любые обновления договора также появятся на том же сайте и вам будет предложено «согласиться» с ними при следующем посещении.

К каким транзакциям применяются E-SIGN и ECSA?

Как правило, федеральный закон разрешает использование электронных подписей в контрактах или других сделках, связанных с межгосударственной или внешней торговлей. ECSA отражает эту применимость к коммерческим транзакциям в штате Иллинойс. Это означает, что, за исключениями, указанными выше, акты применяются к любым действиям, представляющим собой деловое или коммерческое поведение среди потребителей, таким как практически любая сделка, связанная с продажей, арендой, лицензированием, обменом или другим распределением как недвижимого, так и личного имущества. Даже договоры о недвижимости могут содержать и часто содержат положения, предусматривающие юридическую силу соглашения либо в виде оригинала, либо в виде подписи, отправленной по факсу.

Электронные подписи как доказательство

Союз ECSA штата Иллинойс обсуждает допустимость использования электронных подписей и записей в качестве доказательств в ходе судебного разбирательства. Он предусматривает, что электронная подпись не может быть отклонена только потому, что она является электронной [3]. Во-вторых, электронным подписям не может быть отказано в допуске к доказыванию только потому, что подписи являются электронными или потому, что подписи не являются «оригинальными» [4]. Если подлинность является проблемой, лицо, рассматривающее факты (судья или присяжные), может рассмотреть способ, которым подпись была создана или передана, надежность способа, которым была обеспечена ее целостность, способ, которым ее составитель был была идентифицирована или электронная запись была подписана, а также любая другая соответствующая информация или обстоятельства [5]. Кроме того, Закон предусматривает, что электронная подпись может быть доказана в любом вопросе, например, с использованием заранее установленной процедуры безопасности [6]. Однако важно отметить, что, хотя любая электронная подпись работает как обычная подпись в соответствии с законодательством штата Иллинойс, цифровая подпись является лучшим способом доказать подлинность. Система, используемая для регистрации транзакции, должна иметь возможность вести связанную запись, отражающую процесс создания подписи, или генерировать другое доказательство того, что транзакция была выполнена с помощью электронной подписи.

Итог

Суть в том, что пока стороны используют цифровую подпись, такую как DocuSign или Adobe Sign, электронные подписи будут общепринятыми.

Поскольку использование электронных подписей быстро переходит от новизны к необходимости, важно понимать, когда разрешено использовать определенные типы электронных подписей. Важно проверить формы контрактов и заказов на покупку, чтобы убедиться, что они соответствуют применимым законам штата.

Этот новый процесс дает налоговым специалистам и налогоплательщикам безопасную возможность подписывать и загружать важные документы в электронном виде без личной встречи

Познакомьтесь с Налоговым управлением США, его сотрудниками и проблемами, затрагивающими налогоплательщиков

Шарин Фиск
CL-20-06, 19 ноября 2020 г.

Невозможно пережить сезон подачи налоговых деклараций 2020 года во время пандемии COVID-19 и не усвоить несколько уроков о том, как мы можем улучшить процессы IRS таким образом, чтобы защитить здоровье и безопасность.

Важнейший урок для IRS подтверждает наш текущий путь: цифровые возможности для налогоплательщиков, налоговых специалистов и наших сотрудников имеют основополагающее значение для налогового администрирования.

Я хочу особо выделить один вариант — электронную подпись. Первый закон о налогоплательщиках (TFA) от 2019 г. требует от Налогового управления США предоставления вариантов цифровой подписи для формы 2848, доверенности, и формы 8821, авторизации налоговой информации.

Эти улучшения помогут налогоплательщикам-физическим лицам, налогоплательщикам-предприятиям и специалистам по налогообложению, которые их обслуживают. Эти формы авторизации имеют решающее значение для налоговых специалистов, чтобы представлять клиентов в IRS или подготовить налоговые декларации за предыдущий год. Подписывая формы, налогоплательщики дают налоговым специалистам или другим третьим лицам разрешение на доступ или просмотр своей налоговой информации.

В настоящее время отправка и обработка этих форм авторизации выполняется на бумаге. Специалисты по налогам обычно заполняют формы, а налогоплательщики подписывают их ручкой. Формы отправляются по почте или факсу в IRS. Формы, отправленные по факсу, распечатываются или распространяются в электронном виде среди сотрудников отдела централизованного авторизации файлов (CAF). Эти команды проверяют формы на точность и мошенничество, прежде чем добавлять информацию в базу данных CAF.

В эти непростые времена обеспечение безопасности налогоплательщиков и налоговых специалистов является главным приоритетом IRS.

Даже до пандемии COVID-19 IRS работала над улучшением CAF и претворяла в жизнь требования TFA. Вот важный взгляд на то, что впереди:
- В январе мы планируем запустить новую безопасную платформу отправки IRS.gov и новую страницу «Отправить формы 2848 и 8821 онлайн», которая позволит налоговым специалистам загружать сторонние формы авторизации в электронном виде.
- Налоговые специалисты введут свое имя пользователя и пароль для безопасного доступа или пройдут регистрацию в безопасном доступе, чтобы удостоверить свою личность.
- Налогоплательщики и налоговые специалисты могут подписывать формы электронным способом или чернилами, а затем загружать изображение формы в Налоговое управление США.
Позвольте мне пояснить, что этот новый онлайн-процесс отправки не уменьшит время, затрачиваемое на проверку и обработку персоналом CAF. Но это дает налоговым специалистам и налогоплательщикам безопасную возможность подписывать и загружать эти важные документы в электронном виде без личной встречи. В эти непростые времена обеспечение безопасности налогоплательщиков и налоговых специалистов является главным приоритетом IRS.

Точно так же, как налоговые специалисты должны делать это для каждой налоговой декларации, поданной в электронном виде, им необходимо будет подтвердить личность налогоплательщика, если есть электронная подпись, а клиент им неизвестен. Мы планируем использовать процесс, аналогичный описанному в публикации 1345, Справочник для авторизованных поставщиков электронных файлов IRS PDF . Этот процесс проверки должен быть знаком налоговым специалистам.

Этот новый процесс подачи сторонней авторизации IRS.gov не будет единственным электронным вариантом для форм 2848 и 8821.

Следующим летом мы планируем запустить платформу под названием Tax Pro Account. При запуске учетная запись Tax Pro будет служить отправной точкой для налоговых специалистов, которые смогут в электронном виде инициировать и подписывать онлайн-форму авторизации третьей стороны.

Эта сторонняя форма авторизации будет переведена в электронном виде в онлайн-аккаунт IRS клиента. Клиенты могут получить доступ к своей личной учетной записи IRS и подписать документ электронной подписью. Документ поступает непосредственно в CAF, сразу же проводя. Нет времени ожидания, нет отставания. Аккаунт Tax Pro — это электронная операция от начала до конца.

Когда мы завершим эти проекты в следующем году, у налоговых специалистов будет четыре варианта отправки: загрузить на IRS.gov, инициировать в электронном виде через учетную запись Tax Pro, отправить по почте в IRS и отправить по факсу в IRS. Из-за риска мошенничества мы не можем принимать электронные подписи в формах авторизации, отправленных по почте или факсу.

Налоговое управление США обязуется работать со своими заинтересованными сторонами над улучшением этого процесса для налогоплательщиков и налоговых специалистов. Мы проводили брифинги для консультативных комитетов и профессиональных ассоциаций. Мы работаем со специалистами по налогам, собирая их отзывы, и проведем фокус-группы пользователей.

В ближайшее время мы предоставим более подробную информацию о платформе для безопасной подачи документов, включая демонстрационный веб-семинар для специалистов по налогам в декабре. Я с радостью наблюдаю, как эти варианты электронной подписи развиваются и делают процессы проще и безопаснее для налогоплательщиков и налоговых специалистов в ближайшие месяцы.

Этот процесс электронной подписи является частью более масштабной работы, проводимой Налоговым управлением США в соответствии с Законом о налогоплательщиках. Мы продолжаем изучать инновационные способы помощи налогоплательщикам и работаем с профессиональным сообществом налоговых органов.

Несмотря на то, что заявление Налогового управления США о подписях на веб-сайте не совсем ясное, правила предусматривают два варианта получения подписей и подачи доверенности:
- «Мокрые» чернильные подписи необходимы для отправки по факсу или почте формы 2848 в IRS. Похоже, что «мокрые» чернила означают оригинальную чернильную подпись. Однако представитель IRS подтвердил, что если налогоплательщик подписывает форму 2848 POA, сканирует и отправляет налоговому консультанту по электронной почте отсканированную подпись, это будет представлять собой подпись «мокрыми чернилами».[1]
- Электронные подписи могут быть загружены на веб-сайт IRS при условии, что электронная подпись прошла проверку подлинности.
Что такое электронная подпись? IRS определяет электронную подпись как:

Электронная подпись — это способ утверждения электронных документов. Он может быть во многих формах и создан многими технологиями. К приемлемым методам электронной подписи относятся:
- Напечатанное имя, напечатанное в блоке подписи.
- Отсканированное или оцифрованное изображение собственноручной подписи, прикрепленное к электронной записи.
- Ввод рукописной подписи на панель электронной подписи.
- Рукописная подпись, отметка или ввод команды на экране с помощью стилуса.
- Подпись, созданная сторонним программным обеспечением.
Когда должна быть заверена электронная подпись? Налоговый консультант должен подтвердить подлинность электронной подписи, если у него «нет личных или деловых отношений» с подписывающим лицом. Судя по всему, налоговый консультант имеет деловые отношения с налогоплательщиком, основанные на юридическом представительстве. Тем не менее, вероятно, безопаснее просто аутентифицировать новых клиентов. Процесс аутентификации описан на указанном выше веб-сайте и не будет обсуждаться в этой статье.

Практический совет. Мой обычный метод получения подписи налогоплательщика на форме 2848 заключается в отправке формы налогоплательщику по электронной почте, после чего налогоплательщик подписывает ее и возвращает мне по электронной почте или факсу. Затем я отправляю форму по факсу в отдел IRS CAF и, при необходимости, в Службу приоритета практикующих врачей. Этот процесс, по-видимому, по-прежнему разрешен в качестве «мокрой подписи», и я использовал его несколько раз в последнее время без возражений со стороны IRS, поскольку было выпущено новое руководство IRS по «мокрым» и электронным подписям.

Об авторе: Джаред М. Ле Февр — налоговый юрист и партнер Группы практики налогообложения, трастов и недвижимости Crowley Fleck PLLP. Г-н Ле Февр представляет интересы налогоплательщиков в Налоговом управлении США, Независимом апелляционном управлении Налогового управления США, Налоговом суде, Федеральном окружном суде и налоговых органах штатов Монтана, Вайоминг, Северная Дакота, Айдахо и Юта. Г-н Ле Февр участвует в федеральных, государственных и местных налоговых проверках, апелляциях и урегулировании налоговых вопросов в этих западных штатах. Г-н Ле Февр также консультирует клиентов по налоговым последствиям операций с бизнесом и недвижимостью.

Джаред с благодарностью выражает благодарность младшему юристу Лукасу Форселле за помощь в написании этой статьи.

Согласно первому закону о налогоплательщиках, Налоговое управление США должно было предоставить варианты цифровой подписи для подачи формы 2848, доверенности, и формы 8821, разрешения на получение налоговой информации до июля 2019 года. Подписывая формы, налогоплательщики предоставляют налоговым специалистам или разрешение других третьих лиц на доступ или просмотр их налоговой информации.

В настоящее время отправка и обработка этих форм авторизации выполняется на бумаге. Специалисты по налогам обычно заполняют формы, а налогоплательщики подписывают их ручкой. Формы отправляются по почте или факсу в IRS. Формы, отправленные по факсу, распечатываются или распространяются в электронном виде среди сотрудников отдела централизованного авторизации файлов (CAF). Эти команды проверяют формы на точность и мошенничество, прежде чем добавлять информацию в базу данных CAF.

Директор Управления профессиональной ответственности Налогового управления США Шарин М. Фиск пишет в информационном бюллетене Налогового управления США «Пристальный взгляд» (CL-20-06), что Налоговое управление США работает над переходом на онлайн-подачу документов. Хотя этот новый онлайн-процесс подачи не уменьшит время, затрачиваемое сотрудниками CAF на просмотр и обработку, он позволит налогоплательщикам и их представителям подписывать и загружать эти важные документы в электронном виде без личного присутствия.

Налоговое управление США планирует запустить в январе 2021 года новую безопасную платформу для отправки документов IRS.gov и новую страницу «Отправить формы 2848 и 8821 в Интернете», которая позволит налоговым специалистам загружать сторонние формы авторизации в электронном виде.

Этот новый процесс подачи сторонней авторизации IRS.gov не будет единственным электронным вариантом для форм 2848 и 8821. Следующим летом IRS планирует запустить платформу под названием «Учетная запись Tax Pro». Налоговые специалисты смогут в электронном виде инициировать и подписывать онлайн-форму авторизации третьей стороной, которая будет передана в онлайн-аккаунт IRS клиента. Затем клиенты могли получить доступ к своей личной учетной записи IRS и подписать документ электронной подписью. Документ будет отправлен непосредственно в базу данных CAF немедленно, без ожидания и незавершенной работы.

Даже после запуска этого нового процесса Налоговое управление по-прежнему будет принимать доверенности, отправленные по почте или по факсу. Но из-за риска мошенничества Служба не планирует принимать электронные подписи в формах авторизации, отправленных по почте или факсу.

Мы здесь для вас. Свяжитесь с нами по телефону или заполнив форму ниже.

© 2022 Cantrell & Cantrell, PLLC | 3700 Buffalo Speedway, Suite 1000, Хьюстон, Техас 77098 | Т: 713-333-0555 | F: 713-333-0550
Условия использования

Как государство-член Европейского союза (ЕС), Испания регулируется Регламентом № 910/2014 Европейского парламента и Совета от 23 июля 2014 г. об электронной идентификации и трастовых услугах для электронных транзакций на внутреннем рынке (eIDAS). ). Для получения дополнительной информации о eIDAS ознакомьтесь с Законами и нормативными актами об электронной подписи в ЕС.

Обзор

В Испании широко используются электронные подписи, особенно в технологических компаниях или в цифровой среде. Кроме того, использование цифровых подписей на основе сертификатов, в частности квалифицированных электронных подписей (QES), может быть обязательным для выполнения определенных административных процедур или формальностей, проводимых с администрацией Испании.

К основным законам, регулирующим электронные подписи в Испании, помимо Регламента eIDAS, относятся следующие.
1. Закон Испании № 39/2015 об административном производстве (Закон об административном производстве).
2. Закон Испании № 6/2020 об определенных функциях электронных доверительных служб, отменяющий прежний Закон Испании об электронной подписи № 59/2003. Вместо того, чтобы дублировать (а иногда и противоречить) регламенту eIDAS, как это было в предыдущем законе, новый закон подтверждает все положения eIDAS и вместо этого фокусируется на регулировании некоторых второстепенных вопросов, таких как срок действия сертификатов, обязательства поставщиков услуг, надзор и контроль над операции поставщика услуг и штрафы за нарушение.
3. Гражданский кодекс Испании, статья 1278, которая устанавливает общий принцип свободы форм для договоров, означающий, что для того, чтобы договор был действительным, обычно не требуется никакой конкретной формы.
Испанское законодательство соответствует Регламенту eIDAS в отношении определений различных типов электронных подписей и с точки зрения доказательной силы, придаваемой квалифицированным и неквалифицированным электронным подписям. Соответственно, QES имеет эквивалентную юридическую силу «мокрой» подписи, поэтому любой документ, подписанный с использованием QES, считается имеющим такую же доказательную силу, как документ, подписанный собственноручной подписью. Однако документы, подписанные неквалифицированной электронной подписью (например, простой или расширенной), не будут отклонены в качестве доказательств в суде только потому, что они предоставлены в электронном виде.

Особые соображения

Операции с организациями государственного сектора

Государственные органы в Испании часто используют электронные подписи для определенных процедур и формальностей. Например, документы, связанные с судебными процессами, подписываются электронной подписью, а затем передаются в LexNET Justicia. И любой ответ на уведомление, выпущенное государственным органом, также подается с помощью электронных средств, что, в свою очередь, требует, чтобы ответ также был подписан электронной подписью.

Согласно Закону об административном производстве, следующие организации и профессии должны использовать электронные средства и QES при проведении административных процедур или формальностей с государственными органами или государственными органами Испании:
1. Юридические лица;
2. Юридические лица, не являющиеся юридическими лицами;
3. Профессии, для которых членство является обязательным для взаимодействия с государственными администрациями, такими как нотариус, земельный и корпоративный реестр;
4. Те, кто представляет сторону, которая обязана иметь электронные отношения для взаимодействия с испанскими властями/государственными органами, например, адвокат или доверенное лицо;
5. Соответствующие сотрудники государственного управления, которые управляют электронными процедурами для государственного управления или государственного учреждения.
Эти электронные средства (или взаимодействия) включают доступ к определенным областям веб-сайтов испанской администрации и подписание документов, отправленных в электронные реестры соответствующего государственного административного органа.

Кроме того, некоторым организациям государственного сектора требуется QES, созданный с использованием цифрового сертификата, выданного определенным поставщиком услуг доверия, таким как Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), для выполнения определенных формальностей или процедур. Примеры включают подачу судебных приказов или сообщений, связанных с назначением сотрудника по защите данных.

Случаи использования, которые обычно требуют традиционной подписи

С точки зрения коммерческого и технологического права, в Испании, в принципе, нет случаев использования, требующих традиционной подписи, поскольку QES эквивалентны мокрым подписям, и, следовательно, любое электронное соглашение или документ считается действительным и обязательным, если оно подписано или выполняется с помощью QES.

Общее правило Испании заключается в том, что для заключения обязывающего договора не требуется никакой специальной формы. Однако, поскольку некоторые документы/контракты должны быть оформлены в форме публичного акта, существуют некоторые исключения, в том числе:
1. Действия или контракты, целью которых является создание, передача, изменение или аннулирование прав собственности на недвижимость;
2. Аренда одного и того же имущества на шесть или более лет при условии, что она имеет силу в отношении третьих сторон;
3. Добрачные соглашения и последующие поправки;
4. Уступка, отклонение и отказ от прав наследования или тех, которые относятся к супружескому партнерству;
5. Доверенность на вступление в брак, общая доверенность на судебное разбирательство и любые специальные доверенности, которые должны быть представлены в суд; доверенность на управление имуществом;
6. Любая другая доверенность, целью которой является акт, который должен быть составлен в виде публичного акта, или акты, которые должны быть зарегистрированы в государственном реестре; и
7. Уступка действий или прав, вытекающих из действия, изложенного в публичном акте.
Дополнительные исключения из принципа свободы формы договоров, установленные в ст. 1278 УК можно найти в конкретных нормативных актах , таких как Испанский закон о договорах страхования, который конкретно требует, чтобы договоры страхования заключались в письменной форме.

Тот факт, что документ или контракт должны быть составлены и оформлены в виде публичного акта, не обязательно означает, что указанный публичный акт не может быть подписан или оформлен электронным способом, поскольку в соответствии со статьей 17 bis Закона Испании о нотариусах в 1862 г. публичные акты не теряют своей силы только потому, что они составлены в электронном виде.

Отказ от ответственности. Информация на этой странице предназначена для того, чтобы помочь компаниям понять правовую основу электронных подписей. Однако Adobe не может предоставлять юридические консультации. Вы должны проконсультироваться с адвокатом по вашим конкретным юридическим вопросам. Законы и правила часто меняются, и эта информация может быть неактуальной или точной. В максимальной степени, разрешенной законом, Adobe предоставляет этот материал на условиях «как есть». Adobe отказывается от каких-либо заявлений и гарантий в отношении этого материала, явных, подразумеваемых или предусмотренных законом, включая заявления, гарантии или гарантии товарной пригодности, пригодности для определенной цели или точности.

Читайте также:

Можно ли подписать доверенность цифровой подписью?

В эти непростые времена обеспечение безопасности налогоплательщиков и налоговых специалистов является главным приоритетом IRS.

Обзор

Особые соображения