Когда уместно архивировать файлы?

Обновлено: 21.11.2024

Электронная почта может быстро заполнить папку «Входящие» Outlook — новые сообщения, ответы и переадресация. Прежде чем вы это узнаете, у вас могут быть тысячи сообщений. Держите под контролем папку "Входящие" Outlook и ее папки, перемещая старые элементы, которые вы хотите сохранить, в архив. Используйте AutoArchive, чтобы сделать это автоматически.

Вы можете изменить частоту запуска автоархивации, место хранения заархивированных элементов и время, в течение которого Outlook хранит элементы перед их архивированием.

Нажмите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно».

В разделе "Автоархивация" нажмите "Настройки автоархивации".

Нажмите на поле «Выполнять автоархивацию каждые n дней» и укажите, как часто следует запускать автоархивацию.

Выберите любые другие параметры, например удаление старых элементов в Outlook вместо их архивирования.

Совет. Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключен к серверу Exchange. Также возможно, что в вашей организации есть политика хранения почты, которая переопределяет автоархивацию. Для получения дополнительной информации обратитесь к системному администратору.

Дополнительную информацию о настройках автоархивации см. в разделе Описание настроек автоархивации.

Изменить настройки автоархивации для отдельной папки

В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую нужно изменить, и выберите "Свойства".

На вкладке "Автоархивация" выберите нужные параметры.

При первом запуске Outlook автоархивация включена по умолчанию и запускается каждые 14 дней. Вы можете изменить частоту запуска автоархивации, указать файл данных Outlook (.pst), используемый для хранения заархивированных элементов, и выбрать, когда элементы в ваших папках Outlook подлежат архивированию.

Выберите «Инструменты» > «Параметры», а затем перейдите на вкладку «Другое».

Выберите Автоархивация.

Установите флажок «Выполнять автоархивацию каждые n дней», а затем укажите, как часто следует запускать автоархивацию.

Выберите нужные параметры.

Выполнять автоархивацию каждые Выберите периодичность запуска автоархивации. Одновременное архивирование большого количества элементов может снизить производительность компьютера. Поэтому хорошо выбрать период времени, который сократит процесс автоархивации. Подумайте, сколько предметов вы обычно получаете в течение определенного времени, и соответствующим образом скорректируйте временные рамки. Запрашивать перед запуском автоархивации Выберите этот параметр, если вы хотите, чтобы Outlook отображал напоминание перед тем, как автоархивация обработает ваши элементы Outlook. Когда вы увидите это сообщение, вы можете нажать Нет, чтобы отменить сеанс автоархивации.

Удалить элементы с истекшим сроком действия (только папки электронной почты) Этот параметр не выбран по умолчанию. Вы можете выбрать удаление сообщений электронной почты по истечении срока их хранения. Период по умолчанию для черновиков и входящих составляет шесть месяцев, а для отправленных - три месяца, но вы можете изменить эти периоды с помощью параметра "Очистить элементы старше чем".

Архивировать или удалять старые элементы. Вы должны выбрать этот вариант, если хотите, чтобы функция автоархивирования удаляла некоторые или все элементы по истечении срока их действия. Этот параметр активирует другие параметры, которые позволяют вам решать, какие элементы архивировать, а какие удаляются по истечении периода устаревания. Затем выберите дополнительные настройки, которые будут применяться как к архивированию, так и к удалению.

Примечание. В диалоговом окне "Автоархивация" "папки" относятся к основным функциональным областям Outlook, таким как папка календаря и папка задач, а также отдельные папки электронной почты. Это связано с тем, что элементы календаря и задач хранятся в соответствующих папках календаря и задач.

Показать папку архива в списке папок Выберите, чтобы папка архива отображалась вместе с другими вашими рабочими папками в области навигации. В основной папке «Архив» вы можете открывать подпапки и просматривать заархивированные элементы. При просмотре заархивированных элементов вы можете убедиться, что заархивированы правильные элементы, а также перетащить нужные элементы обратно в рабочую папку.

Очистить элементы старше Выберите параметр по умолчанию, когда вы хотите, чтобы ваши элементы были заархивированы: в днях, неделях или месяцах. Вы можете установить период от одного дня до 60 месяцев. «Очистить» означает архивировать — хранить — элементы. Это не означает «удалить», если вы не указали этот параметр для папок в другом месте.

Переместить старые элементы в Настройки по умолчанию для этого расположения отличаются для компьютеров под управлением операционных систем Microsoft Windows Vista и Windows XP.

Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Windows XP: C:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Если вы хотите установить другое место назначения для заархивированных элементов, вы можете найти и указать другое место. Объекты будут перемещены в это место по истечении срока их устаревания.

Примечание. Элементы, заархивированные в указанном месте, не будут удалены, если вы не откроете папки и не удалите их вручную.

Удалить элементы навсегда. Этот параметр позволяет немедленно удалить элементы с истекшим сроком действия, а не перемещать их в папку по умолчанию, в другую указанную вами папку или в папку «Удаленные».

Применить эти настройки ко всем папкам сейчас Этот параметр применяет настройки автоархивации, включая ваши изменения, ко всем вашим папкам. Чтобы указать разные параметры для одной или нескольких папок, не выбирайте этот параметр. Вместо этого используйте инструкции, показанные под кнопкой, которые объясняют, как задать настройки для отдельных папок. Эти инструкции также включены в следующий раздел «Изменение параметров автоархивации для отдельной папки». Изменения, внесенные в определенные папки, применяются только к этим папкам.

Информация о политике хранения В вашей организации системный администратор может установить политики хранения, которые определяют, когда и как элементы вашего почтового ящика автоматически архивируются. Вы можете просмотреть политики здесь, но не можете изменить их без соответствующих разрешений.

Изменить настройки автоархивации для отдельной папки

В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую нужно изменить, и выберите "Свойства" в контекстном меню.

Перейдите на вкладку "Автоархивация".

Выберите нужные параметры.

Примечание. Дополнительную информацию о настройках см. в шаге 4 в разделе выше "Просмотр или изменение настроек автоархивации по умолчанию".

Анастасия — контент-маркетолог и менеджер с большим опытом работы в сфере ИТ, увлеченная рассказыванием историй и SEO. Ей нравится создавать высококачественный контент и помогать другим развивать свои навыки. Помимо работы, она любит путешествовать, заниматься экстремальными видами спорта и читать книги в жанре фэнтези.

Опубликовано 12 ноября 2020 г.

Не все электронные письма достаточно важны, чтобы оставаться в папке "Входящие", но вы также можете не захотеть их удалять. Что делать в такой ситуации? Используйте архив Gmail .

В большинстве почтовых клиентов есть архивная папка для сообщений, которые не важны для вас в данный момент, но могут пригодиться для дальнейшего использования. Архивные электронные письма — это лучший способ иметь чистый, упорядоченный почтовый ящик, ничего не удаляя.

В этой статье вы узнаете, что такое архивная папка Gmail , где ее найти и как извлечь из нее максимальную пользу.

Скачайте Mailbird, лучшее приложение Gmail для ПК

Что происходит, когда вы архивируете письмо?

Если вы хотите очистить или упорядочить папку "Входящие", у вас есть несколько вариантов, включая удаление сообщений или их перемещение в папку архива Gmail. Если вы выберете последний вариант, вы просто переместите свои сообщения из папки «Входящие» в другую папку — «Архив».

Когда вы архивируете электронное письмо, вы сохраняете его для дальнейшего использования. И если кто-то ответит на письмо, которое было заархивировано, оно снова появится в папке «Входящие». Архивирование – лучшее решение для писем, которые вы хотите удалить из папки "Входящие", но которые могут понадобиться вам позже.

В чем разница между удалением и архивированием электронной почты?

При удалении сообщения электронной почты оно отправляется в папку "Корзина". Он останется там на 30 дней. По истечении этого периода времени он будет безвозвратно удален, и его больше нельзя будет получить или просмотреть.

Архивация электронной почты удаляет ее только из папки "Входящие". Оно останется таковым на неопределенный срок, но действие можно будет отменить в любой момент.

Еще так:

Как удалить заархивированные электронные письма в Gmail

Если в какой-то момент вы почувствуете, что вам больше не нужны заархивированные электронные письма, вы можете легко удалить их.

Все, что вам нужно сделать, это:

Найти заархивированные электронные письма.
Нажмите значок "Удалить".

Выбранные электронные письма будут перемещены в папку "Корзина". Просто помните, что через 30 дней они исчезнут навсегда, и их невозможно будет вернуть.

Зачем вообще архивировать электронную почту?

Есть несколько причин, по которым вы хотите заархивировать свою электронную почту. Это потому, что это:

Обеспечивает более чистый и удобный почтовый ящик.
Гарантирует, что важные данные никогда не будут потеряны.
Облегчает и ускоряет доступ к важным данным.
Помогает вашей компании соответствовать требованиям
Защищает ваш бизнес от возможных судебных разбирательств.

Поэтому, несмотря на то, что работа с электронной почтой может занимать 28 % вашего продуктивного времени, эффективное управление ею по-прежнему жизненно важно. Ниже показано, как Mailbird может помочь вам в этом.

Как найти заархивированные электронные письма в Gmail для ПК

Если вы открываете свою учетную запись Gmail со своего ПК, есть два простых способа найти заархивированные электронные письма.

1.Использование папки «Вся почта»

Если вы просто просматриваете свой почтовый ящик, вы быстро заметите, что там нет архивных писем. Это потому, что по умолчанию они скрыты Google. Что вам нужно сделать, чтобы увидеть заархивированные электронные письма, это перейти в папку «Вся почта».

Наведите курсор на значки в левом верхнем углу экрана приложения Gmail.
При наведении курсора на эту область боковое меню раскрывается.
Раскрыв боковое меню, прокрутите вниз, пока не найдете папку "Вся почта".
Нажмите на эту папку.

Если вы архивируете от десятков до сотен электронных писем в день, этот метод вам не подойдет. Необходимость вручную архивировать каждое важное электронное письмо (входящее и исходящее) будет утомительным и трудоемким. Чтобы не просматривать сотни сообщений, используйте вместо этого следующий метод.

2. Использование строки поиска

Вы также можете найти свои заархивированные электронные письма в Gmail с помощью панели поиска. Для этого вы можете:

Введите несколько важных слов из письма, которое вы ищете, в строку поиска. Появятся электронные письма с этими словами. Чем больше ключевых слов вы укажете, тем уже будут результаты.
Введите в строку поиска «-in:Sent -in:Draft -in:Inbox» -has:nouserlabels». При этом появится список всех электронных писем в папках «Отправленные», «Черновики» и «Входящие», а также за пределами этих папок. Это фактически делает то же самое, что и открытие папки «Вся почта», только более окольным путем.

Как найти заархивированные письма в Gmail на телефоне

Поиск архивных писем на телефоне не слишком отличается от поиска в приложении Почта для ПК. Однако интерфейс будет выглядеть немного по-другому.

Как найти заархивированные электронные письма в Gmail на Android

Откройте приложение Gmail.
Нажмите на меню гамбургера, чтобы развернуть его.
Затем либо выберите ярлык «Вся почта», либо воспользуйтесь функцией поиска, чтобы найти то, что вы ищете.

Как найти заархивированные электронные письма в Gmail на iPhone

Хотя Gmail не так популярен среди пользователей iPhone, это приложение по-прежнему доступно в Apple App Store. Процесс поиска заархивированных электронных писем аналогичен процессу на Android.

Откройте приложение Gmail.
Нажмите на меню гамбургера, чтобы развернуть его.
Нажмите на ярлык "Вся почта" или воспользуйтесь строкой поиска.

Как вы автоматически архивируете электронные письма, на которые вы ответили?

Откройте свою учетную запись Gmail и найдите значок шестеренки в правом верхнем углу. Нажмите на него и выберите «Просмотреть все настройки».

Найдите «Отправить и заархивировать» и выберите «Показывать кнопку «Отправить и заархивировать» в ответ». Затем нажмите "Сохранить изменения" внизу страницы.

Если вы включите этот параметр, при ответе на ваши электронные письма будет появляться новая кнопка. Когда вы нажмете эту новую кнопку, она отправит ответ и автоматически заархивирует предыдущее сообщение для вас.

Однако Gmail — не единственная платформа, предлагающая эту инновационную функцию. Некоторые другие почтовые клиенты, такие как Mailbird, также позволяют архивировать электронные письма за один шаг при ответе на беседу. Кроме того, в Mailbird есть и другие расширенные функции, которые полностью изменят вашу работу с электронной почтой!

Установите лучший почтовый клиент для Windows прямо сейчас

Можно ли автоматизировать архивирование электронной почты?

Если вы получаете от десятков до сотен электронных писем в день, их ручное архивирование может быстро стать проблемой. Решение, которое выбирают многие компании, — это автоматизация.

Если вы используете Mailbird, автоматизировать архивирование электронной почты несложно.

1) Перейдите в меню Mailbird в левом верхнем углу главного окна.

2) Выберите "Настройки".

3) Перейдите на вкладку "Составление"

4) Установите или снимите флажок «Отправить и архивировать: показать кнопку отправки и архивации».

Это обеспечит автоматическое архивирование всех исходящих сообщений электронной почты. Просто настройте параметры в меню «Настройки», чтобы автоматически получать и архивировать исходящие электронные письма. Это сэкономит вам массу времени и позволит легко архивировать все важные сообщения.

Как разархивировать электронные письма в Gmail

Перемещать заархивированные элементы обратно в папку "Входящие" очень просто.

Найдите заархивированные электронные письма, используя методы, упомянутые выше.
Нажмите значок "Переместить во входящие".

Это приведет к тому, что выбранные электронные письма снова появятся в папке "Входящие". Отныне Google будет обращаться с ними так же, как и с любым другим электронным письмом. Это означает, что вы можете повторно заархивировать их и повторить процесс, если хотите, в любое время.

Некоторые письма просто хранятся в архиве

Перемещение писем из папки "Входящие" в архив Gmail – один из лучших способов навести порядок в папке "Входящие". Архивируя все электронные письма, которые не требуют дальнейших действий, вы упрощаете поиск писем, требующих ответа. Самое главное, что архивирование электронной почты помогает избавиться от беспорядка в голове и сделать рабочий день более приятным.

Архивация электронных писем – это лучшее решение, чем их удаление, если в будущем вам когда-нибудь понадобится доступ к старому электронному письму. Архивирование электронной почты можно сравнить с выполнением задачи — вы читаете ее, отвечаете на нее, а затем убираете ее с дороги. Если вы получите ответ на заархивированное электронное письмо, оно появится в папке «Входящие» и напомнит вам о необходимости предпринять какие-либо действия.

И последнее, но не менее важное: все компании должны рассмотреть возможность архивирования своей электронной почты по юридическим и практическим причинам.

Заключение

Найти заархивированные электронные письма в Gmail несложно. Неважно, используете ли вы приложение Mail для ПК, приложение Gmail для Android или приложение Gmail для iPhone — все сводится к двум основным методам.

Откройте приложение Gmail > Найдите папку "Вся почта" в левом верхнем углу экрана > Нажмите на нее.
Откройте приложение Gmail > нажмите на строку поиска > введите релевантные ключевые слова, соответствующие письму, которое вы пытаетесь найти/введите, в поле "-in:Sent -in:Draft -in:Inbox" -has:nouserlabels", чтобы получить список всех ваших писем в каждой папке

Если ручное архивирование и поиск электронных писем работает, отлично! Однако, если вы хотите автоматизировать свой процесс, вам может пригодиться Mailbird. Более того, это сэкономит вам время несколькими способами, например:

Простая и удобная платформа
Предоставление единого почтового ящика
Напоминание об автоматическом ответе на важные сообщения с помощью функции повтора.
Широкие возможности настройки
Надежная интеграция
Многоязычная поддержка
Бесплатная круглосуточная поддержка

Используйте такое решение, как Mailbird, чтобы автоматизировать задачу и оптимизировать свой день.

Знаете ли вы какие-нибудь хитрости для поиска заархивированных писем в Gmail, о которых мы забыли упомянуть? Если это так, пожалуйста, не держите их при себе — сообщите нам об этом в разделе комментариев ниже.

Часто задаваемые вопросы об архиве Gmail

Сначала откройте свою учетную запись Gmail. Затем прокрутите вниз левого меню и найдите «Вся почта». Ваши заархивированные электронные письма будут там. Чтобы найти заархивированные электронные письма в приложении Gmail, нажмите кнопку-гамбургер в верхнем левом углу приложения. Прокрутите, пока не найдете «Вся почта». Там хранятся ваши заархивированные электронные письма.

Сообщения, которые вы заархивировали, не удаляются, и вы можете получить к ним доступ в любое время. Gmail хранит ваши заархивированные электронные письма на неопределенный срок или до тех пор, пока вы их не удалите. Только удаленные сообщения удаляются из корзины через 30 дней.

Если сообщение было заархивировано, его можно найти, открыв ярлык «Вся почта». Затем вы можете переместить его обратно в папку «Входящие» или ответить на него прямо из папки «Вся почта».

Чтобы разархивировать сообщения Gmail на компьютере, вам необходимо:
1. Откройте Gmail в браузере.
2. Прокрутите меню слева, пока не найдете ярлык «Вся почта».
3. Найдите письмо, которое хотите разархивировать, прокручивая или используя строку поиска.
4. Найдя письмо, выберите его и нажмите кнопку «Переместить во входящие», расположенную прямо под строкой поиска.

Анастасия Крыжановская
Старший контент-менеджер

Анастасия — контент-маркетолог и менеджер с большим опытом работы в сфере ИТ, увлеченная рассказыванием историй и SEO. Ей нравится создавать высококачественный контент и помогать другим развивать свои навыки.Помимо работы, она любит путешествовать, заниматься экстремальными видами спорта и читать книги в жанре фэнтези.

Опубликовано 12 ноября 2020 г.

СВЯЗАННЫЕ СТАТЬИ

Нет ничего хуже, чем закончить день с кучей дел, оставшихся в вашем списке дел. Это случается со всеми нами. Это до сих пор случается со мной, время от времени. Но «иногда».

Добавить десять адресов электронной почты в сообщение по отдельности или пометить их все за один раз? Когда вы часто отправляете эти десять контактов по электронной почте или список начинает расти, это определенно становится проще и занимает меньше времени.

Не знаете, что произошло на этом пути, и вы бесконечно ищете решения? Наша команда технических экспертов собралась вместе, чтобы создать ориентированное на решения руководство, которое поможет вам найти самые распространенные из них.

Давайте будем честными; может быть трудно войти в дверь, когда никто не знает, что вы делаете и заслуживаете ли вы доверия. У вас не будет конкуренции с людьми, у которых есть масса.

Роб Вудгейт

Роб Вудгейт
Писатель

Роб Вудгейт — писатель и ИТ-консультант с почти 20-летним опытом работы в частном и государственном секторах. Он также работал инструктором, специалистом по технической поддержке, менеджером по доставке, системным администратором и выполнял другие функции, связанные с обеспечением совместной работы людей и технологий. Подробнее.

Мы рекомендуем использовать OHIO (Only Handle It Once) для сортировки писем. Неотъемлемой частью ОГАЙО является архивирование электронных писем, которые вам необходимо сохранить, — удалите их из папки «Входящие»! Вот почему архивирование имеет решающее значение и почему вам не следует возиться с папками.

Почему вам нужно архивировать электронные письма

Краткий обзор нашей статьи об Огайо: ваш почтовый ящик — это не архив, корзина, картотечный шкаф или свалка. Это почтовый ящик!

Когда в папке "Входящие" находятся сотни или тысячи писем, они быстро теряются. С глаз долой. Гораздо сложнее найти определенные электронные письма, это замедляет работу вашего почтового клиента (даже если вы получаете доступ к электронной почте через браузер, такой как Gmail), и это может занять ваше хранилище, если вы используете Outlook или Apple Mail на своем телефоне.< /p>

Вывод: нет смысла хранить все электронные письма во входящих, и есть много веских причин этого не делать.

Имея это в виду, вам нужно обработать электронное письмо (ответить на него/переслать его, превратить его в задачу, назначить встречу), а затем либо удалить электронное письмо, либо заархивировать его. Вот как вы должны это сделать.

Куда следует архивировать электронные письма

Ваши электронные письма должны помещаться в архивную папку. Они не должны помещаться в одну из нескольких сотен тщательно организованных папок; они должны находиться в одной архивной папке.

Это довольно смелое заявление, поэтому необходимо небольшое обоснование.

Во-первых, для настройки и обслуживания иерархии папок требуется время, которое лучше потратить на обработку электронной почты. Во-вторых, может потребоваться немало усилий, чтобы решить, куда следует направить электронное письмо. Попадает ли электронное письмо от вашего коллеги о том, почему он может не уложиться в срок проекта, в папку для этого проекта? Папка для этого человека? Папка с извлеченными уроками? — и принятие решений отнимает много времени и сил. Наконец, может быть безумно трудно найти электронные письма позже, когда они могут находиться в любой из нескольких папок, а в каждой папке сотни электронных писем.

Единый архив позволяет легко перемещать электронные письма из папки "Входящие", поскольку вам не нужно использовать какие-либо ресурсы для размышлений или принятия решений. Вы просто обрабатываете почту и перемещаете ее в свой архив. Это не может быть проще, и когда вы пытаетесь оставаться в курсе бесконечного потока электронной почты, вы хотите, чтобы ваш процесс был максимально простым и легким. Каждая трудность или раздражение увеличиваются в масштабе, поэтому то, что является незначительным раздражением или отнимает время для одного письма, будет огромным раздражением и отнятием времени для сотен электронных писем.

Для некоторых людей это станет желанным облегчением от пыток структуры папок, но другим придется дышать в бумажный мешок при одной мысли о потере их тщательно продуманной, запутанной, логичной, красивая структура папок. Если это вы, то, к сожалению, это будет трудно проглотить. Мы понимаем вашу боль, хотя и уверены, что долгосрочные преимущества одного архива с лихвой компенсируют краткосрочную боль, связанную с изменением вашей системы

Как массово архивировать электронные письма

Возможно, кажется очевидным, что для архивирования писем вам просто нужно переместить их в папку «Архив», и вы правы. Но если у вас есть сотни или тысячи писем в папке «Входящие», то перемещение их по отдельности может показаться довольно сложной задачей. В идеале вам нужно найти способ перемещать их массово.

Если вы используете такой клиент, как Microsoft Outlook или Apple Mail, можно легко выбрать почту. Нажмите на письмо в папке «Входящие», прокрутите вниз, нажмите клавишу SHIFT на клавиатуре и выберите другое письмо. Будут выбраны все электронные письма между первым и вторым. Вы можете перетащить их в папку архива или использовать кнопку Архив. Как и значок дискеты, который используется для обозначения «Сохранить», есть стандартный значок «Архив», который выглядит как традиционная картонная коробка для архива. Это есть как в Outlook, так и в Apple Mail (как в клиентских, так и в мобильных приложениях) для кнопки «Архив».

Если вы используете клиент Outlook, вы также можете создать действие Quick Step, которое помечает все выбранные электронные письма как прочитанные и перемещает их в папку "Архив" одним нажатием кнопки (или сочетания клавиш).

Если вы решили начать все заново, вы всегда можете выбрать все электронные письма в своем почтовом ящике с помощью сочетания клавиш Ctrl + A (Command + A на Mac) и заархивировать их. Мы не можем сказать вам, правильно ли это, но вы наверняка очень быстро получите пустой почтовый ящик.

В веб-интерфейсе, таком как Gmail, вы можете выбрать страницу за раз, установив флажок в верхней части страницы.

Выбрав письма, нажмите «Архивировать», чтобы переместить их.

Нет сочетания клавиш, чтобы выбрать все электронные письма в папке "Входящие" Gmail (хотя * + a выберет все электронные письма на странице), но когда вы выберете все электронные письма на странице, появится панель сообщений. над электронными письмами, что дает вам возможность выбрать все электронные письма в вашем почтовом ящике.

Нажмите на эту ссылку, чтобы выбрать все электронные письма в папке "Входящие". Панель сообщений изменится, чтобы вы могли отменить выбор.

Сколько писем следует архивировать?

Сколько писем, которые вы хотите заархивировать за один раз, зависит только от вас. Как мы уже говорили ранее, наличие пустого почтового ящика в лучшем случае временно, а в худшем почти невозможно. Вы не контролируете, что приходит в ваш почтовый ящик, потому что любой, у кого есть ваш адрес, может вам что-то отправить. Поэтому, даже если вам удастся очистить свой почтовый ящик, он не останется пустым. Тем не менее, это неплохая цель, потому что наличие пустого почтового ящика, даже на короткое время, определенно снимает нагрузку с ваших плеч. Но он не останется пустым, поэтому управление электронной почтой — это процесс, а не цель. И, конечно же, вам не нужно архивировать письмо, если оно вам не нужно, вы можете удалить его — это отличный вариант для экономии места.

К концу дня не осталось писем с высоким приоритетом
В папке "Входящие" не должно быть писем старше двух рабочих дней.
Нет писем от ваших сотрудников/менеджеров/клиентов (удалить нужное) в конце недели

Выясните, какое электронное письмо вызывает у вас наибольший стресс. Обрабатывайте и архивируйте (или удаляйте) эти письма в приоритетном порядке.

› Как создать новую папку в Microsoft Outlook
› Что означает «переход в личные сообщения»?
› Как пометить сообщения электронной почты, чтобы сделать их максимально удобными для поиска
› Как автоматически перемещать сообщения Gmail на другую вкладку
› Как запретить Microsoft Outlook сохранять отправленные электронные письма
› Как создать новую папку в Gmail
› Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
› Почему не было Windows 9?

Ваш почтовый ящик Outlook слишком велик, и можно поспорить, что вы не перестанете получать электронную почту в ближайшее время. Чтобы он не заполнялся, вы можете переместить старые элементы, которые вы хотите сохранить, в архив, отдельный файл данных Outlook (.pst), который вы можете открыть из Outlook в любое время, когда вам это нужно.

Примечание. Команда и функция «Архивировать» не отображаются ни для одной учетной записи в вашем профиле Outlook, если вы включаете учетную запись Exchange Server и ваша организация использует онлайн-архив Microsoft Exchange Server. Ваш сетевой администратор также может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook использует автоархивацию для регулярного архивирования элементов. Дополнительные сведения см. в разделе Автоматическое архивирование старых элементов.

Вы также можете архивировать элементы вручную в любое время. Таким образом, вы можете контролировать, какие элементы архивировать, где их хранить и насколько старым должен быть элемент, прежде чем его можно будет архивировать.

Выполните одно из следующих действий:

В Outlook 2013: нажмите «Файл» > «Информация» > «Инструменты очистки» > «Архив».

В Outlook 2016: нажмите «Файл» > «Информация» > «Инструменты» > «Очистить старые элементы».

Нажмите «Архивировать эту папку и все вложенные папки» и выберите папку, которую хотите заархивировать.

В разделе Архивировать элементы старше введите дату.

Вы можете создать несколько PST-файлов, если хотите заархивировать несколько папок с разными настройками. Например, вы можете захотеть хранить элементы в папке "Отправленные" дольше, чем элементы в папке "Входящие".

Установите флажок Включить элементы с установленным флажком «Не выполнять автоархивацию», чтобы архивировать отдельные элементы, исключенные из автоматического архивирования. Этот параметр не удаляет это исключение из этих элементов, а вместо этого игнорирует параметр «Не автоархивировать» только для этого архива.

Отключить автоархивацию

Чтобы архивировать только тогда, когда вы хотите, отключите автоархивацию.

Нажмите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно».

В разделе "Автоархивация" нажмите "Настройки автоархивации".

Снимите флажок Запускать автоархивацию каждые n дней.

Важно! Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать в любом месте с любого устройства и продолжать получать поддержку.

По умолчанию старые элементы Outlook автоматически архивируются через регулярные промежутки времени. Дополнительные сведения об автоархивации см. в разделе Использование автоархивации для резервного копирования или удаления элементов.

Вы также можете создавать резервные копии и архивировать элементы вручную в дополнение к автоархивации или в качестве замены. Архивирование вручную обеспечивает гибкость и позволяет точно указать, какие папки будут включены в архив и какой архивный файл данных Outlook (.pst) будет использоваться.

Чтобы вручную заархивировать элементы Outlook, выполните следующие действия:

Перейдите на вкладку "Файл"

Нажмите "Инструменты очистки".

Нажмите "Архивировать".

Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки, а затем выберите папку, которую хотите заархивировать. Любая подпапка выбранной вами папки включается в этот ручной архив.

В разделе Архивировать элементы старше введите дату.

Если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию, в разделе «Архивный файл» нажмите «Обзор», чтобы указать новый файл или расположение. Просмотрите, чтобы найти нужный файл, или введите имя файла, затем нажмите OK. Местоположение целевого файла отображается в поле Архивный файл.

Установите флажок «Включить элементы с установленным флажком «Не выполнять автоархивацию», чтобы включить любые элементы, которые могут быть по отдельности помечены для исключения из автоматического архивирования. Этот параметр не удаляет это исключение из этих элементов, а вместо этого игнорирует флажок «Не автоархивировать» только для этого архива.

Отключить автоархивацию

Если вы хотите архивировать только вручную, необходимо отключить автоархивацию. Сделайте следующее:

Перейдите на вкладку "Файл".

Нажмите "Параметры".

На вкладке "Дополнительно" в разделе "Автоархивация" нажмите "Настройки автоархивации".

Снимите флажок Запускать автоархивацию каждые n дней.

Важно! Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать в любом месте с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Автоархивация, которая включена по умолчанию, автоматически перемещает старые элементы в архив через заданные промежутки времени. Однако вы можете вручную создавать резервные копии и архивировать элементы в указанное вами расположение.

Примечание. Параметры автоархивации Microsoft Office Outlook 2007 можно настраивать. Вместо резервного копирования или архивирования элементов вручную вы можете обнаружить, что AutoArchive может удовлетворить ваши потребности. Дополнительные сведения см. в разделе Использование автоархивации для резервного копирования или удаления элементов.

В меню "Файл" выберите "Архив".

Выберите параметр Архивировать эту папку и все подпапки, а затем укажите дату в разделе Архивировать элементы старше.

В разделе "Архивный файл" нажмите "Обзор", чтобы указать новый файл или папку, если вы не хотите использовать файл или папку по умолчанию.

Установите флажок «Включить элементы с установленным флажком «Не автоархивировать», если вы хотите переопределить предыдущий параметр, чтобы не архивировать определенные элементы автоматически. Если вы решите архивировать эти элементы вручную во время этой процедуры, для них снова будет действовать параметр «Не архивировать автоматически», если только вы не отмените этот параметр вручную в будущем.

Примечание. Outlook автоматически создает другой файл архива для элементов в указанной папке и месте.

Читайте также: