Каковы основные преимущества компьютерных технологий для создания текстовых документов по сравнению с бумагой
Обновлено: 30.06.2024
Важным процессом в обучении и обучении является ведение заметок. Почти каждый студент делает это, и это практическое требование, чтобы сдать класс. С большим объемом информации, представленной в каждом курсе, ведение заметок помогает кодировать информацию и, таким образом, облегчает ее запоминание. Он также выпускает учебные материалы, которые можно использовать позже для экзаменов и проектов. Поскольку технологии сейчас гораздо более развиты, чем даже 10 лет назад, когда делать заметки на бумаге было самым популярным методом, существуют такие варианты, как ввод заметок на компьютере и даже запись их на планшетах (как на бумаге, но цифровой). В чем разница между этими модальностями — печатным (компьютер), цифровым рукописным (планшет) или бумажным?
Введено (компьютер)
Печать — это быстрый и простой способ взять информацию, представленную в лекциях и учебниках, и объединить ее для дальнейшего использования. Но из-за своей быстрой природы этот метод приводит к сохранению наименьшего количества информации и потребует от вас дополнительного изучения позже.
ПЛЮСЫ
Организация настраивается. Безграничное количество папок можно создать почти мгновенно, поэтому сортировать их так же просто, как и раньше. Теги можно применять к файлам для облегчения доступа, сортировки и поиска. У каждого файла есть имя, поэтому понятно, что это за файл; и эти имена всегда можно изменить. Файлы можно легко перемещать в разные области на компьютере. Поскольку файлы являются цифровыми, они не занимают физического места, и чем больше файлов или папок вы создаете, тем больше физического места они не занимают (в отличие от большего количества блокнотов или бумаг). Все эти причины делают компьютер устройством с лучшими вариантами организации, быстрыми и простыми.
Легко поделиться. Вместо того, чтобы копировать или сканировать заметки, компьютеры имеют простые экраны общего доступа, которыми можно мгновенно поделиться с кем угодно. Люди могут совместно работать над одним и тем же документом, как в Документах Google, или файлы можно быстро отправлять по электронной почте и/или в текстовом сообщении. При совместном использовании заметок вместо передачи страницы, как в случае с бумагой, вы по-прежнему сохраняете исходные заметки.
Быстрее всего печатать. Написание может занять много времени, особенно в быстрой лекции. Ввод текста занимает минимум времени, поэтому на страницу можно добавить дополнительную информацию, которую можно просмотреть позже.
Импортировать слайды лекций. Если кто-то не хочет печатать всю информацию, которую преподает профессор, импорт слайдов лекций очень прост и может быть сохранен на устройстве.
Резервные копии. Хотя маловероятно, что с компьютером случится что-то плохое, поскольку он более ценен, чем ноутбук, компьютеры могут выполнять резервное копирование вручную (или автоматически), чтобы ваши заметки были в безопасности. Потеря заметок может дорого обойтись, когда приближается экзамен и/или вы потратили много времени на их работу, а благодаря возможности создавать резервные копии заметок одной проблемой меньше.
МИНУСЫ
Некоторые возможности редактирования. Хотя вы можете изменить цвет и выделить текст или добавить такие элементы, как фотографии и таблицы, текст ограничен тем, что находится в заголовках и организован в абзацы. Хотя текстовые поля иногда являются опцией, они не предоставляют такой возможности настройки размещения, как простое написание слов.
Может быть дорого. Стоимость компьютеров может варьироваться от 150 до тысяч долларов. Так что, если вы не готовы тратить на это деньги, ноутбуки являются более дешевой альтернативой стоимостью всего несколько долларов. Хотя, скорее всего, у вас уже есть компьютер, так как вы просматриваете этот пост, и в большинстве университетов вам требуется доступ в Интернет для выполнения заданий, записи на курсы и т. д.
Низкое удержание. Было показано, что типирование дает наименьшее удержание из трех описанных здесь методов. Поскольку это более быстрый метод, и учащиеся, как правило, пассивно слушают и печатают все, что слышат, им не нужно проходить через процесс выбора важного содержания для расшифровки, как если бы они писали от руки, поскольку это происходит медленнее.
Есть время автономной работы. Компьютеры разряжаются и умирают. Чтобы он был надежным, вы должны регулярно заряжать его, иначе вы можете пойти на урок с компьютером, который отключается через 5 минут.
Цифровой рукописный ввод (планшет)
Планшет (и другие устройства, поддерживающие цифровой рукописный ввод) – это удобная среда, в которой есть как преимущества компьютера, так и преимущества бумажных заметок. Совместное использование и настройка просты, а рукописный ввод лучше запоминается, а размер делает планшеты такими же портативными, как ноутбуки. Некоторые приложения для создания заметок для планшетов, например iPad, включают GoodNotes и Notability.
ПЛЮСЫ
Портативный. Планшет не только размером с ноутбук (или меньше), но и заменяет их всех. Все ваши предметы могут храниться на одном устройстве (например, пять курсов могут быть пятью блокнотами, но вместо этого могут быть все на одном устройстве).
Простые и широкие возможности редактирования.Рукописный ввод позволяет писать в любом месте на листе, не ограничиваясь полями или интервалами, а также доступны различные размеры и цвета пера. Фотографии и другие элементы можно размещать в любом месте страницы, и перенос текста не имеет значения. Если вы хотите, чтобы ваш почерк превратился в текст, во многих приложениях есть такая возможность.
Организация настраивается. Планшеты и другие подобные устройства предлагают те же возможности организации (а иногда и больше), что и компьютеры (описано выше).
Легко поделиться. Совместное использование так же просто, как и с компьютерами (описано выше).
Высокое удержание. Поскольку вы пишете заметки на устройстве от руки, информация лучше запоминается и обрабатывается в уме. Это приводит к лучшему усвоению информации и меньшей необходимости изучения в дальнейшем.
Импортировать слайды лекций. Хранить слайды лекций так же просто, как и на компьютерах (описано выше).
Резервные копии. Все ваши заметки могут храниться на устройстве или в облаке. То же, что и компьютеры (описано выше).
МИНУСЫ
Письмо на стекле. Стекло — это поверхность без трения, которая сильно отличается от бумаги, поэтому поначалу писать на планшете может быть странно и неудобно. Со временем вы, вероятно, привыкнете, и всегда есть такие решения, как защитная пленка для экрана iPad, похожая на бумагу, которая изменяет поверхность стекла, делая ее более похожей на бумагу.
Дорого. Планшеты стоят больших денег, и есть дополнительные расходы, такие как покупка электронного карандаша или стилуса, защитной пленки для экрана и/или чехла. Эти устройства — большие инвестиции, и, хотя отдача велика, она может быть больше, чем некоторые готовы платить.
Написание может занять много времени. Написание занимает больше времени и требует, чтобы вы сокращали слова или возвращались к ним позже, чтобы закончить. Это может быть недостатком для вас, если у вас мало времени.
Долгое время автономной работы. Как и компьютер, планшеты разряжаются и умирают. Вы должны следить за зарядом аккумулятора и часто заряжать его, чтобы он не разрядился, когда вам это нужно больше всего.
Бумажные заметки
Стандартный способ, которым студенты колледжей пользовались на протяжении веков. Бумажные заметки — самый доступный способ делать заметки. Более дешевый, чем два других метода, многие люди используют бумажные заметки для записи информации для курсов.
ПЛЮСЫ
Естественное ощущение. Бумага — это то, на чем мы все пишем. Многие аспекты нашей жизни включают письмо от руки на бумаге.
Портативный. Ноутбуки легко носить с собой и транспортировать. Лишь бы их не было слишком много.
Гибкость. Ограничений нет. Страница очень гибкая, вы можете писать в любом месте на ней.
Дешево. В отличие от других вариантов, блокноты могут стоить всего несколько долларов или меньше, а карандаши/ручки также очень дешевы. Это отличный вариант, если вы не хотите сорвать куш.
Самое высокое удержание. Поскольку вы должны очень хорошо понимать, какой контент вы записываете, а также то, что стирание не так просто, скажем, на планшете, материалы сохраняются лучше по сравнению с другими обсуждаемыми способами.
Никаких отвлекающих факторов. На компьютерах и планшетах есть уведомления, и если кто-то напишет вам или вы получите электронное письмо на устройство, или ваша любимая игра отправит заманчивое уведомление, чтобы попытаться заставить вас играть снова, это может отвлекать. Это нарушает поток обучения и рассеивает внимание. Режим "Не беспокоить" — это вариант, но если вы действительно не отвлекаетесь, лучше всего подойдет бумага.
МИНУСЫ
Легче всего потерять и уничтожить. Блокноты легко уничтожить, порвав страницу или стерев слишком много, повредив их водой, ваша собака съела его и т. д. Их также легко потерять, а блокноты часто теряются.
Без резервных копий. Если вы не отсканируете его или не скопируете заметки, резервных копий не будет, и у вас есть одна копия, которая в случае уничтожения исчезнет навсегда. Кроме того, сканирование и копирование заметок занимает больше вашего драгоценного времени, которое вы могли бы использовать для изучения материала. Это самый рискованный вариант с точки зрения безопасности банкнот.
Сложно исправлять ошибки и настраивать. Стирание может быть несколько сложным, если вам нужно стереть многое, так как часть текста может остаться на странице (просто исчезнуть) или вы можете разорвать всю страницу силой ластика. Кроме того, чтобы использовать много цветов или выделить, вы должны купить дополнительные ручки и маркеры. Эти элементы почти никогда не стираются при размещении на странице. Эти причины очень затрудняют настройку и исправление.
Архивирование может быть затруднено. Вместо того, чтобы все ваши заметки хранились на одном устройстве, вполне вероятно, что если они бумажные, то ваши заметки находятся в нескольких блокнотах. Блокноты могут сильно накапливаться с течением времени, что приводит к куче старых заметок, которые вы не уверены, будете ли использовать снова, и они занимают много места. Кроме того, поскольку они не являются цифровыми, конкретные заметки о конкретном понятии может быть очень сложно найти, поскольку заметки не имеют названий, тегов и не могут быть найдены.
Написание может занять много времени. Написание занимает больше времени, чем набор текста. (Это описано выше.)
Несмотря на то, что у всех трех модальностей и методов есть свои преимущества и недостатки, вам решать, что вы цените и расставляете по приоритетам, чтобы определить, что лучше для вас. Вы согласны потратить немного больше денег на планшет или ноутбук, чтобы делать заметки? Нравится ли вам ощущение натуральной бумаги? Вы цените предложения быстрого набора текста?
Я делаю заметки на своем iPad с помощью Apple Pencil и защитной пленки, похожей на бумагу. Я использую приложение GoodNotes. Мне нравятся возможности настройки, организации и резервного копирования, предоставляемые цифровым форматом. Но я также ценю преимущества написания предложений и повышение удержания в результате этого.
Подпишитесь на нашу рассылку и получайте советы GUTS на свой почтовый ящик! Присоединяйтесь!
*Это сообщение с мнением. Хотя темы, описанные здесь, в основном основаны на исследованиях, имейте в виду, что вся информация, описанная выше, не является фактической.
Получите персональные советы о том, как улучшить свои заметки, пообщавшись с одним из наших координаторов по обучению! Запишитесь на индивидуальную встречу на сайте guts.wisc.edu/study/ss.
Похожие записи
Стили создания заметок | Совет GUTS
На этих занятиях учащиеся используют различные стили ведения заметок. Некоторым, как и мне, трудно найти правильный стиль, который работает лучше всего. В этом совете объясняются пять типов заметок — план, Корнелл, ментальная карта, слайды курса и заметки-наброски, которые вы можете рассмотреть (и попробовать) в своих исследованиях. Я лично попробовал некоторые из этих стилей и поделюсь своим опытом в дополнение к полезной информации и описаниям всех стилей, которые, надеюсь, вы найдете такими же полезными, как и для меня.
Распространение компьютеров в компаниях и других организациях уменьшило потребность в использовании бумаги, поскольку бизнес можно легко вести в электронном виде. В некоторых случаях организации также могут счесть полезным компьютеризировать свои методы хранения документов, например, за счет использования изображений, когда старые документы в основном фотографируются и хранятся в компьютерной системе. Компьютеризация дает организации несколько ключевых преимуществ.
Больше места
Компьютеризация бумажной системы может освободить дополнительное пространство, поскольку больше нет необходимости хранить большой объем бумажных документов или файлов. В бизнес-среде дополнительное пространство можно использовать по-разному, например, для дополнительного оборудования, большей рабочей зоны для сотрудников или зоны ожидания для клиентов. Создание дополнительного пространства может даже компенсировать необходимость брать на себя расходы на расширение или перемещение объекта.
Разборчивость и точность
Со временем бумажные документы могут смазываться, выцветать или повреждаться, что затрудняет расшифровку информации. В рукописных документах плохой почерк также может сделать информацию неразборчивой, и когда человек, добавивший неразборчивую запись в файл, покидает организацию, никто не сможет «перевести» информацию. Неправильно поданные документы может быть трудно найти, когда они нужны больше всего. Компьютеризированная система может устранить эти проблемы, что приведет к более точному и организованному методу управления документами в долгосрочной перспективе.
Скорость и эффективность
Компьютеризированная система обеспечивает большую скорость, чем бумажная система. Вместо того, чтобы сортировать груды документов в поисках информации, пользователь часто может найти то, что ему нужно, всего несколькими нажатиями клавиш или щелчками мыши. Пользователи также могут создавать настраиваемые вложенные папки в документах, что обеспечивает более эффективное управление документами. Повышение скорости и эффективности приводит к повышению производительности и сокращению потерь времени, что может помочь повысить итоговую прибыль организации.
Защита окружающей среды
Для организаций, заботящихся об охране окружающей среды, компьютеризация бумажных файлов – еще один способ стать "зеленее", поскольку потребность в меньшем количестве бумаги может помочь сохранить деревья. Когда переход на компьютеры с бумажной системы завершен и старые бумажные документы больше не нужны, документы могут быть переработаны. Приверженность экологически безопасным методам, таким как отказ от бумаги, также может иметь преимущества для бизнеса, поскольку помогает создать благоприятный имидж в глазах потенциальных клиентов.
Несмотря на то, что они продвигают технологии вперед, многие компании технологического сектора по-прежнему погружены в бумажную работу. Документы распечатываются, чтобы их можно было подписать или раздать на собраниях или при работе в группе. Неизбежно, что большинство из этих страниц попадают в корзину или должны быть кропотливо подшиты в комнату, заполненную шкафами для документов.
Переход на цифровую документацию позволяет мгновенно искать все записи, созданные компанией, экономит время и деньги, улучшает сотрудничество между сотрудниками и партнерами и обеспечивает безопасность конфиденциальной информации.
Мгновенный поиск
В отличие от бумажных документов или отсканированных копий, в цифровой документации можно осуществлять мгновенный поиск. Важные документы можно найти по имени, дате или другим ключевым словам. Поиски, которые могли занять часы или дни с физическими файлами, могут быть завершены за несколько минут. Извлеките все записи, связанные с важным проектом, всем, над чем работал конкретный сотрудник, или проектами, завершенными на определенную дату. Благодаря цифровой документации вся созданная вами информация будет у вас под рукой.
Совместная работа в реальном времени
Документы, созданные с помощью этой технологии, доступны в любом месте, что обеспечивает совместную работу над проектом в режиме реального времени. Форматирование является фиксированным и может включать текст, изображения, графику и гиперссылки. Члены группы или соавторы могут получить доступ к электронному файлу, и любые изменения или пометки сразу же доступны для всей команды. Эта технология PDF также гарантирует, что все работают с последней версией документа; контроль версий осуществляется автоматически и предотвращает трату времени на устаревшие документы. Форматирование сохраняется при доступе к документу на настольном компьютере, планшете или телефоне, что позволяет сотрудникам работать удаленно, используя любое удобное устройство.
Экономит время и деньги
Использование технологии PDF позволяет пользователям получать доступ к форме или документу на любом устройстве. Используйте те же форматы файлов внутри компании, что и для клиентов и в Интернете. В настоящее время более половины просмотров в Интернете совершается на мобильных устройствах (51%) по сравнению с настольными компьютерами (42%), поэтому убедитесь, что ваши онлайн-документы доступны для ваших клиентов, независимо от используемого устройства. Цифровая документация обеспечивает согласованность форматирования и файлов во всей компании, что экономит время и деньги.
Повышенная безопасность
Цифровая документация также имеет значительные преимущества с точки зрения безопасности. Отдельные документы могут быть защищены паролем, гарантируя, что только те, у кого есть авторизация и необходимость просмотра защищенной информации, имеют доступ. Хранение важных файлов в сети позволяет регулярно создавать их резервные копии и делает их невосприимчивыми к физическому повреждению. Место и время экономятся по сравнению с бумажными документами.
Подводя итог,
- Мгновенный поиск в ваших записях.Технологические компании генерируют огромное количество уникальных и важных документов; документы, которые бесполезны, если их нельзя легко найти и получить к ним доступ. Воспользуйтесь преимуществами уже проделанной вами работы с записями с возможностью поиска, быстро и легко находя определенный файл или документ.
- Улучшение совместной работы. Использование формата файла, который включает в себя различные элементы дизайна и текста, может быть просмотрен на любом устройстве, а также может быть мгновенно отредактирован и передан членам команды, позволяет значительно повысить производительность.
- Взаимодействие с потребителями. Технология PDF позволяет потребителям легко получать доступ к онлайн-документам на любом удобном для них устройстве.
- Улучшенная безопасность. Защита паролем конфиденциальной информации и документов, редактирование конфиденциальной информации в электронном виде и обеспечение безопасности вашей документации благодаря автоматическому резервному копированию и резервному копированию в Интернете.
Нажмите здесь, чтобы узнать, как Quick PDF Library может помочь вам быстро и легко внедрить цифровую документацию в вашей компании.
Несмотря на шумиху вокруг "безбумажных офисов" и их цифровых систем хранения документов, бумага никуда не денется. Как бы далеко нас ни завели технологии, преимущества бумаги в офисе настолько ценны, что ее нельзя заменить ничем цифровым.
Что это за ценные преимущества? Ниже вы прочтете о некоторых преимуществах бумаги перед цифровыми системами.
Универсальная коммуникация
Проблема с электронной связью и цифровыми записями заключается в том, что они представлены в ошеломляющем множестве форматов, программ и систем передачи. Бумага есть бумага, куда бы она ни пошла. Системы электронного документооборота обладают невероятными преимуществами, но бумага существует намного дольше. Кроме того, нет необходимости загружать другую программу или обладать какой-либо технической подкованностью, чтобы открыть бумажный документ.
Печатные документы по-прежнему являются золотым стандартом общения, поскольку это важное и всемирно признанное средство массовой информации. Огромное количество офисов по всему миру сообщают, что они стандартизируют свои внутренние и внешние коммуникации с помощью бумаги.Уже один этот факт придает бумаге неотъемлемую ценность ее роли в цифровом ландшафте.
Специальные возможности
Бывают случаи, когда технические проблемы неизбежны. Также бывают времена и места, где не будет доступа к интернету, компьютеру или даже шнуру питания. К чему почти всегда будет доступ, так это к бумаге. Наличие печатного документа, который не требует извлечения его с помощью цифровых средств, – это мощный символ доступности.
Читаемость и понимание
Исследователи обнаружили, что информация, доставляемая в цифровом виде, обрабатывается быстрее, чем информация, доставляемая на бумаге. Однако обработка не приводит к пониманию. Когда у вас в руках бумажный документ, вы с большей вероятностью усвоите больше информации в нужном контексте, а не быстро пробежитесь по тексту на экране.
Пространственная обработка, которая происходит при чтении информации с печатных документов, позволяет людям запоминать новую информацию. Когда человек читает лист бумаги, мозг использует его как точку отсчета (подумайте об этом, как если бы вы рассматривали раскрашенную коробку, вращая руками, изучая цвет одной панели, прежде чем повернуть ее, чтобы увидеть, какого цвета на ней изображена коробка). следующая панель) Знание того, где была найдена информация во время чтения, позволяет мозгу «определить местонахождение» памяти и получить доступ к данным внутри
Повышение креативности![бумага в творческом сотрудничестве]()
Вы можете взаимодействовать с листом бумаги. Тактильный опыт записи идей и мыслей ручкой — вот где происходит творчество. А креативность невероятно ценна в совместной работе в офисе. Человек мало что может сделать, чтобы работать с электронными документами. Но когда у членов команды есть бумага для ручек, их инновациям нет предела.
Больше вариантов экологичной бумаги
Нет никаких сомнений в том, что важно сокращать бумажные отходы. Сокращение использования бумаги является частью устойчивого развития и ответственности за окружающую среду вокруг нас. И до недавнего времени было всего несколько вариантов покупки макулатуры. Сегодня это не так.
Все больше и больше производителей бумаги предпочитают использовать переработанные материалы и экологически безопасные производственные процессы. Эти устойчивые изменения уменьшили воздействие производства бумаги на окружающую среду. Теперь, когда существует гораздо больше вариантов переработанной бумаги, доступных для покупки, можно купить бумагу и по-прежнему оставаться экологичным офисом с экологически безопасными методами.
Юридические аспекты
Несмотря на распространение электронной подачи документов и цифровых форматов, во многих юрисдикциях действуют юридические требования, согласно которым определенные физические документы должны храниться в реестре. Юридические документы, такие как титулы, акты и контракты, должны быть распечатаны, а затем подписаны физически, а не обрабатываться в электронном виде. Это особенно актуально для финансовых учреждений, где кредиторы должны хранить оригиналы кредитных документов в бумажной форме, даже если они сканируют их для использования в Интернете.
Польза для здоровья
Одним из основных преимуществ бумаги является не только ее удобочитаемость, но и польза для здоровья от ее удобочитаемости. Нет напряжения глаз, вызванного бликами экрана при чтении бумаги; есть мониторы и электронные устройства, передающие цифровую информацию.
Помимо усталости глаз, постоянное использование электронных устройств приводит к учащению проблем с запястным каналом и суставами, вызванных повторяющимися движениями клавиатуры и мыши. Этих проблем со здоровьем нет в бумажных системах.
Это лишь некоторые из преимуществ использования бумаги в офисе. Бумага завоевала свою ценность во многих отношениях, и это лишь малая часть ее роли в современном мире. Проблемы безбумажного офиса только демонстрируют сильные стороны бумаги. И благодаря этому в каждом офисе всегда будет картотечный шкаф и лоток для бумаги; даже перед лицом вечных споров о бумажных и электронных документах.
Заходите к нам в офис! У нас есть все, что нужно вашему бизнесу для успеха
Компания Office Center, Inc. вот уже 45 лет с гордостью предлагает жителям Восточного Нью-Мексико и Западного Техаса товары для офиса, мебель, оборудование и услуги. Мы понимаем, что нужно для бесперебойной работы офиса, и готовы помочь вам. В настоящее время мы используем 465 поставщиков с собственной базой данных продуктов, содержащей более 110 000 наименований, и нам доступно гораздо больше. Вы можете связаться с нами по электронной почте или позвонить нам в любое время, мы будем рады помочь вам!
Документы, будь то электронные или бумажные, являются важным компонентом практически любого предприятия. Управление бизнес-информацией, иногда из нескольких источников, может быть сложной задачей, особенно в связи с ростом угроз кибербезопасности.
Итак, как компании могут справляться с проблемами управления документами и оставаться продуктивными?
В зависимости от характера вашей компании решение для управления корпоративным контентом (ECM) с надежной системой управления документами (DMS), которая собирает, хранит и извлекает как бумажные, так и электронные документы, может предложить вашей организации множество ключевых преимуществ.< /p>
Преимущества внедрения системы электронного документооборота
Преобразование больших объемов бумажных документов в цифровые может показаться сложной задачей. Однако компании, решившие инвестировать в систему электронного документооборота, создают основу для оптимизации рабочих процессов и масштабирования критически важных бизнес-процессов. Помимо повышения производительности бизнеса, вот основные преимущества внедрения системы электронного документооборота для вашего бизнеса.
1. Уменьшенное пространство для хранения
Стоимость коммерческой недвижимости растет, как и расходы на хранение бумажных документов. Программная DMS, которая может сократить потребность в шкафах для документов, коробках и ящиках для хранения, является ценным активом для любого предприятия, освобождая драгоценное офисное пространство. Документы, которые необходимо хранить в виде печатных копий, часто можно хранить в менее дорогих местах, например на складе или в хранилище за пределами офиса.
2. Повышенная безопасность
Безопасность документов имеет решающее значение для организаций любого размера, чтобы обеспечить защиту конфиденциальных данных. DMS обеспечивает лучший контроль над конфиденциальными документами, а доступ к документам можно контролировать на уровне папок для разных групп или отдельных лиц. Кроме того, DMS оставляет контрольный след о том, кто просматривал документ, когда к нему обращались и как он мог быть изменен. Управляемые документы легко отслеживаются и могут быть помечены для автоматических оповещений.
3. Улучшенное соответствие нормативным требованиям
Требования соответствия для определенных документов могут быть довольно сложными. Несоответствие может привести к штрафам, отзыву лицензий и, в некоторых случаях, к уголовной ответственности. Федеральные и государственные нормативные акты, такие как Sarbanes Oxley и HIPAA, требуют соблюдения строгих правил безопасности и конфиденциальности. Системы управления документами снижают риск несоблюдения требований. Например, графики хранения записей можно автоматизировать, а новые документы легче классифицировать и хранить.
4. Упрощенный поиск документов
Поиск и извлечение документов может занять очень много времени, а мы все знаем, что время – деньги. Типичный офисный работник тратит от 30% до 40% своего дня на поиск распечатанных документов, в то время как организации в среднем тратят 20 долларов США на работу, чтобы подать документ, 120 долларов США на работу, чтобы найти неправильно заполненный документ, и 220 долларов США на работу, чтобы воспроизвести утерянный документ. . Эти ненужные расходы на управление документами ограничивают бюджет организации, снижают производительность и ограничивают потенциал роста.
Система управления документами может быть мощным инструментом, позволяющим сэкономить время. В зависимости от реализованного решения DMS может извлекать файлы по слову или фразе в документе. Более простая интеграция с бизнес-приложениями облегчает доступ к критически важной информации. DMS также дает возможность удаленного доступа к документам. При наличии подключения к Интернету документы доступны в любом месте в любое время.
5. Лучшее сотрудничество
Возможность быстрого доступа к содержимому и совместной работы значительно упрощается благодаря усовершенствованной системе управления документами. Доступ к документам, полученным из разных источников, можно получить из нескольких мест. Электронные изображения позволяют обмениваться документами по сети по электронной почте или через Интернет. DMS обеспечивает большую прозрачность бизнес-процессов и позволяет лучше отслеживать рабочие процессы. Авторизованный доступ внешних пользователей может быть разрешен и контролироваться.
6. Лучшее резервное копирование и аварийное восстановление
Любое решение для управления документами должно включать резервное копирование данных и план аварийного восстановления. Благодаря цифровому архивированию в качестве резервной копии бумажные документы защищены от пожара, наводнения и других стихийных бедствий. С DMS документы легко прослеживаются и могут отслеживаться с использованием ряда критериев. Возможности отслеживания документов снижают вероятность их потери или неправильного хранения после просмотра.
7. Повышение производительности
Время бесценно, а сэкономленное время — это несомненное преимущество DMS, которое часто приводит непосредственно к повышению производительности. Более быстрый и эффективный поиск документов может повысить моральный дух сотрудников и повысить удовлетворенность клиентов. Кроме того, решения для управления документами масштабируются для удовлетворения меняющихся потребностей любого предприятия. Комплексная система электронного документооборота предлагает предприятиям несколько неосязаемых преимуществ, в том числе:
- Гибкость
- Конкурентоспособность
- Улучшение отношений с клиентами
- Спокойствие
Повысьте производительность с помощью индивидуального решения для управления документами, разработанного специально для вашего бизнеса
Переход на систему электронного документооборота помогает предприятиям автоматизировать рабочие процессы и свести к минимуму ошибки в содержании, высвобождая драгоценное время, чтобы сосредоточиться на более важных для бизнеса областях.
Специализированная DMS, адаптированная к вашему бизнесу, поможет вам упростить управление контентом и оптимизировать бизнес-процессы. Если ваш бизнес хочет повысить производительность, чтобы оставаться конкурентоспособным, сотрудничайте с надежным поставщиком управляемых услуг, чтобы внедрить экономичное решение ECM с комплексной DMS. Индивидуальная DMS, разработанная специально для вашего бизнеса, поможет вам оптимизировать бизнес-процессы, чтобы ваш бизнес оставался конкурентоспособным и прибыльным.
Примечание редактора. Первоначально эта публикация была опубликована 19 марта 2015 г. и обновлена для обеспечения точности и современных рекомендаций.
Читайте также: