Какой тип файла выбрать при сканировании документов
Обновлено: 02.07.2024
Вы когда-нибудь отправляли фотографии по электронной почте, но получатель не получал их, потому что размер изображения превышал ограничение в мегабайтах? Или вы когда-нибудь отправляли коллеге по работе фотографию или вложение с графикой, которые забивали его учетную запись электронной почты? Вы можете избежать таких проблем, если научитесь использовать правильный формат файла и освоите несколько советов и приемов сканирования.
Если вы похожи на большинство людей, вы лишь смутно знакомы с некоторыми типами файлов и не имеете четкого представления о том, когда уместно использовать каждый из них. Сейчас самое подходящее время, чтобы узнать о типах файлов и ознакомиться с некоторыми основными советами по сканированию документов. Выбор файлов особенно важен на современном рабочем месте, поскольку компании стремятся повысить свою экологическую и финансовую ответственность, ограничивая использование бумаги и все больше полагаясь на электронную документацию и общение.
Продолжайте читать, чтобы узнать о некоторых полезных советах и рекомендациях по сканированию, которые облегчат выбор типа файла.
Советы и рекомендации по сканированию: PDF
PDF (формат переносимых документов) остается рабочей лошадкой на рабочем месте. Это по-прежнему лучший выбор файла для текстовых документов. Часть его очарования заключается в том, что это простой способ обмена документами между программами и платформами без проблем с совместимостью.
Скорее всего, вы уже знаете, что разумно ограничить размер фотоизображения. Тем не менее, признание того, что PDF-файлы также должны быть сжаты, важно и относится к советам и рекомендациям по сканированию, которые вы не хотите упускать из виду. В противном случае, если вы отправляете по электронной почте длинный PDF-файл, содержащий цветные изображения, он может быть отклонен получателем и может быть возвращен вам обратно.
При сжатии PDF-файла качество может немного ухудшиться, но на топовых копировальных аппаратах, таких как модели Canon, вы, вероятно, не заметите разницы. Кроме того, передовые копировальные аппараты Canon могут работать с цифровыми подписями, содержащимися в файлах PDF и XPS. Многие компании регулярно используют электронные подписи.
Советы и рекомендации по сканированию: OCR
Преимущества оптического распознавания символов — первое место в списке советов и рекомендаций по сканированию. Такие программы, как Adobe Acrobat, позволяют использовать программное обеспечение OCR (оптическое распознавание символов) для сканирования символов в документе PDF, чтобы впоследствии можно было отредактировать текст и выполнить поиск слов и фраз. Он преобразует отсканированные изображения в текст. Стандартное сканирование позволяет защитить только изображение документа.
Содержимое с возможностью поиска позволяет импортировать отсканированные документы в систему управления документами. Этот все более популярный инструмент сродни хранению вашей картотеки на сервере или в облаке. Технология оптического распознавания символов обеспечивает электронную библиотеку, избавляющую от необходимости бумажных файлов.
Распознавание текста — это практичный способ редактирования и дополнения документов и даже изменения назначения текста позднее. Он предоставляет возможность разрешить другим пользователям искать и использовать содержимое документа. OCR нравится людям, которые работают с документами, требующими регулярной проверки и обновления, например с бюджетами.
Советы и рекомендации по сканированию: OOXML и XPS
OOXML (расширенный язык разметки Office Open), сокращенно XML-файл, представляет собой формат файла, разработанный Microsoft для создания документов, электронных таблиц и диаграмм, который иногда используется для презентаций. XPS — это сокращение от XML Paper Specification. Как и PDF, это еще один формат для обмена документами.
Советы и рекомендации по сканированию: JPEG
Для большинства из нас сканирование изображений, обычно фотографий, является частью повседневной жизни, будь то на работе или дома. Когда дело доходит до фотографий, JPEG, также известный как JPG (Joint Photographic Experts Group), является наиболее широко используемым форматом. Причина его популярности — относительно небольшой размер файла.
JPEG использует сжатие с потерями и позволяет вам установить уровень качества. Что такое сжатие с потерями? Сжатие с потерями происходит, когда компрессор просматривает изображение и определяет общий цвет для передачи изображения. Это устранит мелкие цветовые детали, что позволит уменьшить размер файла. Хотя изображение не совсем идентично оригиналу, нашим глазам нелегко обнаружить «потерю» мелких цветовых черт.
JPEG — не лучший выбор для изображений с текстом, поскольку при сжатии текст и цвета могут размываться. Файлы JPEG лучше всего подходят для фотографий и изображений с набором цветов, а не с большим пятном одного цвета.
Советы и рекомендации по сканированию: TIFFS
TIFF — это аббревиатура от Tagged Image File Format. Вы должны знать, что файлы TIFF являются предпочтительным выбором, если используемое изображение будет частью высококачественного печатного материала. Файлы TIFF не сжимаются, что обеспечивает высокое качество без потери деталей, характерной для JPEG. Обдумывая советы и рекомендации по сканированию: дважды подумайте, прежде чем отправлять TIFF по электронной почте, потому что файлы TIFF, как правило, имеют большой размер.
Советы и рекомендации по сканированию: как насчет файлов GIF и PNG?
Большинство из нас любит использовать крошечные смайлики, и знаете что? Эти маленькие изображения являются GIF-файлами. GIF означает формат графического обмена. GIF-файлы, используемые в анимации, как правило, имеют больший размер, чем JPEG-файлы. PNG (Portable Network Graphics) — хороший компромисс между JPEG и TIFF. PNG сохраняет высокое качество, но обычно это файл меньшего размера, чем TIFF, но больше, чем JPEG.
Советы и рекомендации по сканированию: последнее слово
Вот 3 основных совета по сканированию для достижения наилучших результатов:
- В случае сомнений используйте файл PDF, который является универсальным форматом для сканирования документов. Используйте высокое разрешение для сохранения качества изображения.
- Учитывайте размер файла, если хотите, чтобы ваш документ или фотография попали в нужное место.
- Некоторые параметры файла позволяют работать с содержимым и вносить изменения; другие файлы являются просто изображениями.
Суть в том, что вам нужно использовать вариант сканирования файла, который лучше всего подходит для предполагаемого использования вашего документа и его назначения. Какой бы формат файла вы ни использовали, выберите настройки сканера, подходящие для вашего изображения или документа.
Посмотрите эту краткую инфографику о сканировании файлов. вы можете распечатать и разместить рядом со своим копировальным аппаратом или сделать доступным в сети в качестве отличного учебного пособия для вашего офиса.
Дополнительная помощь копировщику
Если вы отвечаете за аренду офисной техники для своей компании, но это не является вашей основной работой, велика вероятность, что у вас возникнут вопросы об этом запутанном процессе. Вот полезный ресурс для уточнения фактов: Руководство для новичков по аренде офисного копировального аппарата
PDF и TIFF являются двумя основными вариантами выбора при определении типа документа для отсканированных изображений. По умолчанию люди обычно тяготеют к PDF просто потому, что он более известен из двух. Однако, как и во всех форматах файлов, оба варианта имеют свои плюсы и минусы. Понимание различий между ними поможет вам решить, что лучше подходит для сканирования ваших документов.
Принятие и переносимость
И PDF, и TIFF можно просматривать в большинстве, если не во всех операционных системах. Их можно открывать в различных приложениях и интегрировать в другие приложения, такие как Word и PowerPoint.
Индексирование и возможность поиска
PDF поддерживает основные теги и сложные метаданные на основе XML. Это позволяет пользователям добавлять метаданные. Если вы не сохраняете файлы только в формате изображения, ваши PDF-документы полностью доступны для поиска — большое преимущество при архивировании документов, которые неизбежно будут искать другие.
TIFF, напротив, был разработан как "оболочка для изображений", что означает, что он может содержать только простые теги. Чтобы включить текстовый поиск, вам потребуется программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR), чтобы создать отдельный текстовый файл, который можно индексировать и искать. Это добавляет уровень сложности.
Безопасность
Вы можете защитить PDF-файлы паролем, предоставив права на просмотр, редактирование и печать только авторизованным пользователям. А благодаря новой технологии Foxit ConnectedPDF, которая позволяет применять привилегии безопасности к документу даже после его распространения, вы можете предотвратить посторонние взгляды на любом этапе жизненного цикла вашего документа. Отправил не тому человеку? Нужно изменить чьи-то права доступа? ConnectedPDF позволяет вам контролировать, кто и что может делать с вашими документами, даже после того, как вы уже отправили их по электронной почте или опубликовали в Интернете.
Для сравнения, TIFF не имеет всесторонних встроенных функций безопасности. Вы можете только разрешить или запретить доступ. А после того как вы отправили файл TIFF кому-либо или опубликовали его в Интернете, вы больше не можете изменить его статус безопасности.
Архивация
Ожидается, что форматы PDF и TIFF будут существовать еще долгое время благодаря их широкому распространению. Тем не менее, PDF/A — формат, разработанный специально для долгосрочного архивирования и удобства чтения и просмотра в будущем — был принят многими онлайн-библиотеками и службами публикации. Это делает PDF рекомендуемым выбором для ведения цифровых записей и архивов.
Цветное, черно-белое и черно-белое сканирование
PDF и TIFF имеют свои собственные технологии сжатия для сканирования цветных документов, документов в оттенках серого и черно-белых. Например, формат TIFF-G4 используется для черно-белого сканирования, а формат TIFF-LZW предназначен для обработки двухцветных и цветных изображений.
Многостраничное сканирование
Вы можете сканировать многостраничные документы как одну страницу с помощью TIFF. Это делает процесс сканирования гораздо более целесообразным, чем сканирование документов в виде многостраничных TIFF или PDF.
Foxit упрощает сканирование документов
Большинство людей считают, что для сканирования проще использовать PDF. Независимо от того, какой формат файла вы предпочитаете, программное обеспечение, такое как Foxit PDF Toolkit, упрощает преобразование документов TIFF в PDF и наоборот, если у вас большой объем файлов. И, конечно же, если у вас есть PhantomPDF и Foxit MobilePDF, у вас есть все возможности для создания, преобразования и публикации PDF-файлов прямо на компьютере или мобильном устройстве.
Любой, кто часто работает с документами, наверняка задавался вопросом, какой тип файла использовать для сканирования. В настоящее время доступно множество различных типов, которые подходят для различных применений. Есть множество причин, почему вы должны подумать об этом. Выбор типа файла влияет на следующие аспекты:
- Распознавание текста (OCR)
- Требования к памяти
- Качество изображения
- Возможности редактирования
Распознавание текста — один из самых важных моментов при работе с системой управления документами. Здесь оптимальный выбор типа файла минимизирует ошибки. Требования к хранению также необходимо учитывать, если вы работаете с большим количеством больших документов, которые должны быть заархивированы в долгосрочной перспективе. Хорошее сжатие значительно экономит размер файла, а жесткий диск или сервер меньше нагружаются.
Качество чтения говорит само за себя, но в некоторых случаях может быть более или менее важным. В некоторых компаниях многие документы автоматически архивируются и корректируются только при необходимости. Здесь можно взвесить, позволяет ли чуть более низкое качество чтения улучшить сжатие. Наконец, для некоторых типов возможности редактирования ограничены. Однако это также часто зависит от программного обеспечения, с помощью которого нужно редактировать файл.
Лучший тип файла для сканирования документов
TIFF и PDF — самые популярные типы файлов для сканирования документов. TIFF (Tagged Image File Format) был создан корпорацией Aldus для предоставления изображений с высоким разрешением в пригодном для печати качестве без потерь. Принято считать, что эти файлы в несколько раз превышают размер изображения JPEG, сжатого с потерями. Однако в наши дни также можно сжать файл TIFF.
Мы рекомендуем файлы F для сканирования по нескольким причинам. Во-первых, скорость распознавания во многих случаях выше, чем у PDF. Кроме того, при правильном сжатии (CCITT4) также возможен меньший размер файла и требуется меньше памяти.
Что касается возможностей редактирования, формат PDF часто предпочтительнее, поскольку здесь больше программ. Однако многие современные системы управления документами (например, Bitfarm-Archiv) также поддерживают редактирование файлов TIFF, так что страницы можно впоследствии поворачивать, вырезать или снабжать графическими элементами (штампами, заметками и т. д.).
Файлы TIFF в bitfarm-архиве
bifarm-Archiv конвертирует все файлы в формат TIFF во время архивирования. Это гарантирует возможность предварительного просмотра документа. Однако исходный файл в любом случае хранится отдельно на сервере. Таким образом, этот файл TIFF также защищен от аудита, и его копию можно впоследствии отредактировать в редакторе документов. Вместе с мощными модулями OCR, такими как Tesserarct и Omnipage, здесь также может быть гарантирована оптимальная скорость распознавания.
Мы настоятельно рекомендуем для хорошего оптического распознавания текста и в то же время небольшого размера файла установить черно-белый профиль в качестве профиля по умолчанию со сжатием CCITT 4 и 300 DPI. При необходимости вы также можете точно настроить контрастность и яркость, если результат сканирования в этом отношении недостаточно хорош. результат сканирования в этом отношении недостаточно хорош.
Конечно, возможны и более высокие разрешения, но они преобразовываются при архивировании для экономии места на диске. Однако этот процесс преобразования замедляет пропускную способность сервера.
Хотите получить дополнительную информацию по теме управления документами? Мы рады пригласить вас на нашу серию YouTube (пожалуйста, включите английские субтитры) и с нетерпением ждем вашего электронного письма. В связи с этим мы также предлагаем вам ознакомиться с нашей бесплатной DMS с открытым исходным кодом, bitfarm-Archiv.
Вы когда-нибудь задумывались, в каком формате лучше всего сканировать текстовые документы?
С таким количеством форматов файлов для сканирования текстовых документов поиск нужного формата может привести к путанице.
Хорошая новость заключается в том, что вы всегда будете использовать только один (или максимум два) формата для всех отсканированных документов.
Но сначала вы должны понять, что хорошо в каждом распространенном формате, а в чем они не очень хороши.
3 распространенных формата для сканирования текстовых документов
Сегодня существует множество форматов для сканирования текстовых документов. Но в большинстве случаев вы увидите файлы, хранящиеся как:
- Объединенная группа экспертов по фотографии (.jpg/.jpg)
- Переносимая сетевая графика (.jpg)
- Переносимый формат документа (.pdf).
(Изображение предоставлено: Technically Easy) Как файл JPEG выглядит на Mac.
Чаще всего в Интернете можно найти цифровые изображения, сохраненные в виде файлов .jpg.
Формат .jpg отлично подходит для цифровых фотографий и цветных изображений. Но поскольку этот формат основан на «сжатии с потерями», может возникнуть несколько проблем:
- При сохранении файла в формате .jpg данные удаляются.
- Строки в файлах .jpg часто плохо отображаются
- Повторная загрузка и сохранение файла .jpg приведет к постепенной потере качества изображения.
Если вы собираетесь сканировать текстовый документ и вносить в него несколько изменений, не следует сохранять его в формате .jpg и вместо этого используйте формат без потерь, например .jpg.
Как правило, формат .jpg не идеален для цифровых изображений с:
- Большие сплошные цвета
- Острые края между объектами
Файлы .jpg лучше сохраняют качество изображения, чем файлы .jpg.
В отличие от .jpg, который снижает качество исходного изображения, .jpg сохраняет тот же уровень детализации отсканированных документов.
Это связано с тем, что в то время как формат .jpg основан на "сжатии с потерями", формат .jpg не имеет потерь.
Используя .jpg вместо .jpg, вы не потеряете данные изображения.
Другое преимущество использования .jpg заключается в том, что этот формат также поддерживает сжатие цифровых изображений с прозрачными областями.
Если в текстовом документе есть прозрачные разделы, они будут отображаться сплошным белым цветом в формате .jpg.
Но хотя .jpg лучше сохраняет качество изображения, чем .jpg, у него есть и несколько проблем:
- Этот формат не идеален для печати, так как не поддерживает цветовые пространства, отличные от RGB, такие как CMYK. Это означает, что ваш текстовый документ может быть обесцвечен.
- Сканирование текстового документа в виде файла .jpg также приводит к увеличению размера файла. Если вы планируете отправить отсканированное изображение по электронной почте, размер файла может превышать ограничения.
(Изображение предоставлено PNG Hut) Как файл PDF может выглядеть на компьютере
Еще один распространенный формат файла, с которым вы, возможно, сталкивались, — .pdf.
Это, без сомнения, лучший выбор для сканирования текстовых документов.
И здесь действительно нет конкуренции, потому что:
- PDF включает автоматическое сжатие изображений, поэтому размер файла становится управляемым.
- Данные, сохраненные в формате PDF, всегда будут отображаться одинаково, независимо от того, где вы их просматриваете.
- PDF универсален и может быть открыт ЛЮБОЙ программой для чтения PDF.
Поскольку формат PDF легко переносим, вам не нужно беспокоиться о таких проблемах, как отсутствующие шрифты или изображения.
Обратите внимание: PDF-документы нельзя редактировать. Если вы хотите внести в них изменения, вам потребуется повторно отсканировать исходный текстовый документ с внесенными в него правками.
Принимая во внимание все обстоятельства, это незначительное неудобство по сравнению со всеми преимуществами.
Как насчет формата файла изображения с тегами (.tif/.tiff)?
Иногда текстовые документы можно сканировать и сохранять в виде файлов .tiff.
Файлы .tiff сохраняют все детали точно так же, как файлы PDF, но между ними есть ключевое различие.
Эти типы файлов известны как файлы формата Tagged Image File Format.
Они отлично подходят для файлов, которые вы не хотите сжимать, так как .tiff сохраняет каждый бит данных в документе точно так же, как .pdf.
Кроме того, поскольку файлы .tiff содержат больше деталей, они обеспечивают большую гибкость при выборе цвета и содержания.
Отличие .tiff от .pdf заключается в размере файла.
Хотя документы PDF меньше, поскольку они автоматически сжимаются, файлы .tiff, как правило, намного больше.
Для простых текстовых документов, которые необходимо отсканировать и отправить, рекомендуется использовать формат .pdf.
Сканер PDF позволяет сканировать текстовые документы только в наилучшем формате
Разные форматы имеют свои преимущества и недостатки. Но в большинстве случаев вам нужно, чтобы ваши отсканированные файлы были только в формате PDF.
И если PDF-файлы — это все, что вам нужно для сканирования документов, PDF Scanner поможет вам начать работу.
Сохраняйте отсканированные текстовые документы в формате PDF высокого качества с помощью сканера PDF.
С PDF Scanner ваш iPhone получает сверхвозможности сканирования.
Просто откройте приложение, наведите и снимите. Пусть PDF Scanner сделает все остальное.
А благодаря уникальным методам распознавания изображений вы всегда будете получать только высококачественные сканы.
В каком формате лучше всего сканировать текстовые документы? PDF выигрывает безоговорочно. Получите PDF Scanner сегодня и получите высококачественные сканы PDF уже сегодня.
Читайте также: