Какой порядок получения электронной подписи для учреждения уголовно-исполнительной системы

Обновлено: 21.11.2024

Чтобы подпись была действительной, используются следующие критерии:

Предоставляемые/заказываемые услуги должны быть аутентифицированы автором
Подписи должны быть рукописными или электронными.
Подписи разборчивы.
Резиновые штампы для подписей разрешены в соответствии с Законом о реабилитации 1973 года в случае автора с ограниченными физическими возможностями, который может предоставить подрядчику CMS доказательство своей неспособности подписать свою подпись из-за своей инвалидности. Ставя штамп, поставщик подтверждает, что он/она ознакомился с документом.
Записи в медицинской карте, заполненные писцом, должны быть заверены подписью и датой лечащего врача/неврача (NPP).

Подпись с датой

Чтобы соответствовать условиям участия и получить аккредитацию, все подписи должны быть датированы и датированы; однако компания Medical Review (MR) должна иметь возможность определить дату, когда услуга была оказана или заказана. Если запись непосредственно над или под записью датирована, MR может разумно предположить дату рассматриваемой записи. Конкретные требования к подписи, содержащиеся в руководствах по NCD, LCD или другим CMS, заменяют инструкции в CR9225.

Отсутствует подпись

Поставщики не должны добавлять в медицинскую карту подписи с опозданием, за исключением подписей, возникших в результате небольшой задержки, возникающей в процессе расшифровки. Поставщики должны использовать процесс подтверждения подписи. Medicare не принимает ретроспективные заказы.

Если приказ о клиническом диагностическом тесте не требует подписи, правила гласят, что лечащий врач должен предоставить медицинскую документацию (например, отчет о проделанной работе), подтверждающую, что он/она намеревался провести клинический диагностический тест. Это также должно быть подтверждено автором с помощью собственноручной или электронной подписи.

Неразборчивая подпись

Поставщики могут предоставить журнал подписей или аттестацию для подтверждения личности подписавшего. Подрядчики будут искать какие-либо указания в другой документации, подтверждающие личность подписавшего.

Журнал подписей

Журнал подписей представляет собой напечатанный список имен поставщиков, за которым следует собственноручная подпись. Журнал регистрации подписей можно использовать для обеспечения разборчивости подписи по мере необходимости во всей медицинской документации. MR рекомендует поставщикам указывать свои профессиональные полномочия/должности в журнале подписей.

Если в вашем учреждении в настоящее время нет журнала подписей, MR примет все отправленные журналы подписей независимо от даты их создания. Хотя создание журнала может занять много времени, конечным результатом будет то, что заявки с неразборчивыми подписями будут обрабатываться быстрее, чем заявки без журнала подписей.

Подтверждение подписи

Допускается заверение вашей подписи. CMS предоставила руководство по подтверждению подписи в CR9225 и в IOM, публикация 100-08, Руководство по добросовестности программы Medicare, глава 3, раздел 3.3.2.4. Компания Noridian приняла это руководство и преобразовала его в интерактивную форму Заявления о подтверждении подписи. Свидетельство должно быть подписано и датировано автором медицинской записи и содержать достаточную информацию для идентификации получателя.

Журнал подписей и аттестация — скорость выполнения

Запрос на дополнительную документацию (ADR) запрашивает журнал подписей/подтверждение утверждений, выбранных для медицинской проверки. MR рекомендует всем поставщикам внимательно просматривать всю документацию, представляемую для ADR, чтобы убедиться, что все заказы и услуги подписаны надлежащим образом. Первоначальные отправки ADR, которые включают журнал подписей или подтверждение требований с неразборчивыми подписями, ускорят обработку требований. Когда необходим запрос на подтверждение, срок, в течение которого Noridian может выполнить проверку, изменяется на 45 дней, а не на 30 дней.

Подпись для поправок, исправлений и отложенных записей

Ожидается, что все услуги, предоставляемые бенефициарам, должны быть задокументированы в медицинских записях на момент их оказания. Иногда некоторые записи не документируются должным образом, и их необходимо изменить, исправить или ввести после оказания услуги. Представленные медицинские записи, содержащие поправки, исправления или дополнения, должны быть четко и навсегда идентифицированы как таковые, четко указывать дату и автора записи, а также четко идентифицировать все исходное содержимое без удаления. При исправлении бумажной медицинской карты поправки или отсроченные записи могут быть парафированы и датированы, если медицинская карта содержит доказательства, связывающие инициалы поставщика услуг с его/ее именем.При исправлении электронных медицинских записей записи должны предоставлять надежные средства для идентификации исходного содержания, измененного содержания, а также даты и автора каждой модификации записи.

Услуги переписчика

Чтобы уменьшить объем документации, многие врачи обращаются к услугам Medical Scribe.

Согласно запросу на изменение CMS (CR) 10076, писцы не являются поставщиками товаров или услуг. Когда поставщик использует писца для документирования записей медицинской документации (например, заметок о проделанной работе), CMS не требует от писца ставить подпись/датировать документацию. Подпись лечащего врача/не практикующего врача (NPP) на записке указывает на то, что врач/NPP подтверждает, что записка надлежащим образом документирует оказанную помощь. Рецензенты должны только искать подпись (и дату) лечащего врача/неврачебного практикующего врача на примечании. Рецензенты не должны отклонять заявки на товары или услуги, потому что писец не подписал/не датировал примечание.

Вопросы относительно требований к подписи

Вопросы можно направлять в контактный центр поставщика услуг. Если в настоящее время в вашем учреждении проводится медицинская проверка, обратитесь к эксперту по медицинской проверке, которому назначено ваше дело.

Приведенные ниже рекомендации помогут определить, соблюдены ли требования к подписи.

Приемлемые электронные подписи (примеры, но не только)

Примечание. "Подписано, но не прочитано" недопустимо

Ресурсы

Последнее обновление: пт, 23 июля 2021 г., 18:26:31 +0000

Контакт

Поддержка

Инструменты

Внешние ресурсы

Сертификат ISO 9001

Будьте в курсе

Обновления по электронной почте

Получайте «Последние обновления» Medicare каждую неделю.

Лицензионное соглашение с пользователем и согласие на мониторинг

Соглашения с конечным пользователем для поставщиков

Некоторая информация о поставщиках услуг, содержащаяся на веб-сайте Noridian Medicare, защищена авторским правом Американской медицинской ассоциации, Американской стоматологической ассоциации и/или Американской ассоциации больниц. Сюда входят такие элементы, как коды CPT, коды CDT, ICD-10 и другие коды UB-04.

Прежде чем вы сможете войти на сайт Noridian Medicare, прочитайте и примите соглашение о соблюдении правил авторского права в отношении информации, которую вы найдете на этом сайте. Если вы решите не принимать соглашение, вы вернетесь на домашнюю страницу Noridian Medicare.

ДАННЫЕ НАСТОЯЩИМ ЛИЦЕНЗИИ ЯВНО ОБУСЛОВЛЕНЫ ВАШИМ ПРИНЯТИЕМ ВСЕХ УСЛОВИЙ, СОДЕРЖАЩИХСЯ В НАСТОЯЩИХ СОГЛАШЕНИЯХ. НАЖИМАЯ ВЫШЕ ПО ССЫЛКЕ "Я ПРИНИМАЮ", ВЫ НАСТОЯЩИМ ПОДТВЕРЖДАЕТЕ, ЧТО ПРОЧИТАЛИ, ПОНЯЛИ И СОГЛАСНЫ СО ВСЕМИ УСЛОВИЯМИ, ИЗЛОЖЕННЫМИ В НАСТОЯЩИХ СОГЛАШЕНИЯХ.

ЕСЛИ ВЫ НЕ СОГЛАСНЫ СО ВСЕМИ ПОЛОЖЕНИЯМИ И УСЛОВИЯМИ, ИЗЛОЖЕННЫМИ ЗДЕСЬ, НАЖМИТЕ ВЫШЕ ПО ССЫЛКЕ «Я не принимаю» И ВЫЙТИ С ЭТОГО ЭКРАНА КОМПЬЮТЕРА.

ЕСЛИ ВЫ ДЕЙСТВУЕТЕ ОТ ИМЕНИ ОРГАНИЗАЦИИ, ВЫ ЗАЯВЛЯЕТЕ, ЧТО ВЫ УПОЛНОМОЧЕНЫ ДЕЙСТВОВАТЬ ОТ ИМЕНИ ТАКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ И ЧТО ВАШЕ ПРИНЯТИЕ УСЛОВИЙ НАСТОЯЩИХ СОГЛАШЕНИЙ СОЗДАЕТ ЮРИДИЧЕСКИ ИСПОЛЬЗУЕМОЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВО ОРГАНИЗАЦИИ. В ДАННОМ Употреблении термины «ВЫ» И «ВАШ» ОТНОСЯТСЯ К ВАМ И ЛЮБОЙ ОРГАНИЗАЦИИ, ОТ ИМЕНИ КОТОРОЙ ВЫ ДЕЙСТВУЕТЕ.

ЛИЦЕНЗИЯ НА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ «ТЕКУЩЕЙ ПРОЦЕДУРНОЙ ТЕРМИНОЛОГИИ ВРАЧЕЙ» (CPT)
ЧЕТВЕРТОЕ ИЗДАНИЕ

Соглашение с конечным пользователем/укажи и нажми:

Вы, ваши сотрудники и агенты имеете право использовать CPT только в том виде, в каком он содержится в следующих разрешенных материалах: определениях местного покрытия (LCD), учебных материалах, публикациях и руководствах Medicare, внутри вашей организации в Соединенных Штатах исключительно для использовать самостоятельно, сотрудниками и агентами. Использование ограничено использованием в программах Medicare, Medicaid или других программах, находящихся в ведении Центров услуг Medicare и Medicaid (CMS). Вы соглашаетесь принять все необходимые меры для обеспечения соблюдения вашими сотрудниками и агентами условий настоящего соглашения. Вы признаете, что AMA владеет всеми авторскими правами, товарными знаками и другими правами в CPT.

Этот продукт включает CPT, который представляет собой коммерческие технические данные и/или компьютерные базы данных, и/или коммерческое компьютерное программное обеспечение, и/или документацию по коммерческому компьютерному программному обеспечению, которые были разработаны исключительно на частные средства Американской медицинской ассоциацией, 515 North State. Street, Chicago, Illinois, 60610. Права правительства США на использование, изменение, воспроизведение, выпуск, выполнение, демонстрацию или раскрытие этих технических данных и/или компьютерных баз данных и/или компьютерного программного обеспечения и/или документации по компьютерному программному обеспечению регулируются ограничения прав DFARS 252.227-7015(b)(2) (июнь 1995 г.) и/или с учетом ограничений DFARS 227.7202-1(a) (июнь 1995 г.) и DFARS 227.7202-3(a) июнь 1995 г.), в зависимости от того, что применимо к закупкам Министерства обороны США и ограничениям ограниченных прав FAR 52.227-14 (июнь 1987 г.) и/или в соответствии с положениями об ограничении прав FAR 52.227-14 (июнь 1987 г.) и FAR 52.227-19 (июнь 1987 г.), если применимо, и любые применимые дополнения FAR агентства для федеральных закупок, не связанных с министерством.

Отказ AMA от гарантий и ответственности
CPT предоставляется «как есть» без каких-либо гарантий, явных или подразумеваемых, включая, помимо прочего, подразумеваемые гарантии товарного состояния и пригодности для конкретной цели. AMA гарантирует, что из-за характера CPT он не манипулирует и не обрабатывает даты, поэтому с CPT не возникает проблем 2000 года. AMA не несет ответственности за любые ошибки в CPT, которые могут возникнуть в результате использования CPT в сочетании с любым программным и/или аппаратным обеспечением, не соответствующим требованиям 2000 года. В CPT не включены таблицы сборов, базовые единицы, относительные значения или связанные с ними списки. AMA прямо или косвенно не занимается медицинской практикой и не оказывает медицинские услуги. Ответственность за содержание этого файла/продукта лежит на Noridian Healthcare Solutions или CMS, и AMA не подразумевает и не подразумевает одобрения. AMA отказывается от ответственности за любые последствия или обязательства, связанные с любым использованием, неиспользованием или интерпретацией информации, содержащейся или не содержащейся в этом файле/продукте.

Отказ от ответственности CMS
Объем этой лицензии определяется AMA, владельцем авторских прав. Любые вопросы, касающиеся лицензии или использования CPT, должны быть адресованы AMA. Конечные пользователи не действуют в интересах или от имени CMS. CMS НЕ НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ЗА ЛЮБУЮ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ CPT КОНЕЧНЫМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕМ. CMS НЕ НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ЗА ЛЮБЫЕ ПРЕТЕНЗИИ, СВЯЗАННЫЕ С ЛЮБЫМИ ОШИБКАМИ, УПУЩЕНИЯМИ ИЛИ ДРУГИМИ НЕТОЧНОСТЯМИ В ИНФОРМАЦИИ ИЛИ МАТЕРИАЛАХ, СОДЕРЖАЩИХСЯ НА ЭТОЙ СТРАНИЦЕ. Ни при каких обстоятельствах CMS не несет ответственности за прямой, косвенный, фактический, случайный или последующий ущерб, возникающий в результате использования такой информации или материалов.

Эта лицензия будет прекращена после уведомления вас, если вы нарушите условия этой лицензии. AMA является сторонним бенефициаром этой лицензии.

ЛИЦЕНЗИЯ НА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ «ТЕКУЩЕЙ СТОМАТОЛОГИЧЕСКОЙ ТЕРМИНОЛОГИИ» («CDT»)

Конечный пользователь/Соглашение «укажи и нажми»

<р>1. В соответствии с положениями и условиями, содержащимися в настоящем Соглашении, вы, ваши сотрудники и агенты имеете право использовать CDT только в том виде, в каком он содержится в следующих авторизованных материалах, и исключительно для внутреннего использования вами, сотрудниками и агентами вашей организации в Соединенных Штатах и его территории. Использование CDT ограничено использованием в программах, управляемых Центрами услуг Medicare и Medicaid (CMS). Вы соглашаетесь принять все необходимые меры для обеспечения соблюдения вашими сотрудниками и агентами условий настоящего соглашения. Вы признаете, что ADA владеет всеми авторскими правами, товарными знаками и другими правами в CDT. Вы не должны удалять, изменять или скрывать какие-либо уведомления об авторских правах ADA или другие уведомления о правах собственности, включенные в материалы.

<р>3. Применимые положения о федеральных закупках (FARS)\Дополнение Министерства обороны к федеральным правилам закупок (DFARS) Ограничения Применяются к использованию в государственных учреждениях. Нажмите здесь, чтобы ознакомиться со всеми положениями о правах правительства США.

<р>4. ОТКАЗ ADA ОТ ГАРАНТИЙ И ОТВЕТСТВЕННОСТИ. CDT предоставляется «как есть» без каких-либо явных или подразумеваемых гарантий, включая, помимо прочего, подразумеваемые гарантии товарного состояния и пригодности для конкретной цели. В CDT не включены таблицы сборов, базовые единицы, относительные значения или связанные с ними списки. ADA прямо или косвенно не занимается медицинской практикой и не оказывает стоматологические услуги. Исключительную ответственность за программное обеспечение, включая любой CDT и другое содержимое, содержащееся в нем, несет (вставьте название соответствующего лица) или CMS; и никакого одобрения со стороны ADA не предполагается и не подразумевается. ADA прямо отказывается от ответственности за любые последствия или ответственность, связанные с любым использованием, неиспользованием или интерпретацией информации, содержащейся или не содержащейся в этом файле/продукте. Настоящее Соглашение прекратит свое действие после уведомления вас, если вы нарушите условия настоящего Соглашения. ADA является сторонним бенефициаром по настоящему Соглашению.

<р>5. ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ CMS. Объем этой лицензии определяется ADA, владельцем авторских прав. Любые вопросы, касающиеся лицензии или использования CDT, следует адресовать в ADA. Конечные пользователи не действуют в интересах или от имени CMS. CMS НЕ НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ЗА ЛЮБУЮ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ, СВЯЗАННУЮ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ CDT КОНЕЧНЫМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕМ.CMS НЕ НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ЗА ЛЮБЫЕ ПРЕТЕНЗИИ, СВЯЗАННЫЕ С ЛЮБЫМИ ОШИБКАМИ, УПУЩЕНИЯМИ ИЛИ ДРУГИМИ НЕТОЧНОСТЯМИ В ИНФОРМАЦИИ ИЛИ МАТЕРИАЛАХ, РАСПРОСТРАНЕННЫХ НАСТОЯЩЕЙ ЛИЦЕНЗИЕЙ. Ни при каких обстоятельствах CMS не несет ответственности за прямой, косвенный, фактический, случайный или последующий ущерб, возникающий в результате использования такой информации или материалов.

ЛИЦЕНЗИЯ НА НАЦИОНАЛЬНЫЙ ЕДИНЫЙ СЧЕТНЫЙ КОМИТЕТ ("NUBC")

Уведомление об авторских правах Американской ассоциации больниц в режиме Point and Click

Авторское право © 2021, Американская ассоциация больниц, Чикаго, Иллинойс. Воспроизведено с разрешения. Никакая часть материалов, защищенных авторским правом AHA, содержащихся в этой публикации, не может быть скопирована без письменного согласия AHA. Материалы, защищенные авторским правом AHA, включая коды и описания UB-04, не могут быть удалены, скопированы или использованы в любом программном обеспечении, продукте, услуге, решении или производной работе без письменного согласия AHA. Если организация хочет использовать какие-либо материалы AHA, свяжитесь с AHA по телефону 312-893-6816

Изготовление копий или использование содержимого Руководства UB-04 или Файла данных UB-04, включая коды и/или описания, для внутренних целей, перепродажи и/или использования в любом продукте или публикации; создание любой измененной или производной работы Руководства UB-04 и/или кодов и описаний; и/или любое коммерческое использование руководства/файла данных UB-04 или любой его части, включая коды и/или описания, разрешено только при наличии прямой лицензии Американской ассоциации больниц.

Согласие на мониторинг

Предупреждение: вы получаете доступ к информационной системе, которая может быть информационной системой правительства США. Если это информационная система правительства США, CMS сохраняет за собой право собственности и ответственность за свои компьютерные системы. Пользователи должны соблюдать политики, стандарты и процедуры информационной безопасности CMS. Для правительства США и других информационных систем информация, доступ к которой осуществляется через компьютерную систему, является конфиденциальной и доступна только авторизованным пользователям. Продолжая работу после этого уведомления, пользователи соглашаются на мониторинг, запись и проверку персоналом компании. Несанкционированное или незаконное использование компьютерной системы запрещено и подлежит уголовной и гражданской ответственности. Использование информационной системы означает согласие пользователя на любой и любой мониторинг и запись своей деятельности.

Примечание. Информация, полученная с помощью этого веб-сайта Noridian, является максимально актуальной. Бывают случаи, когда основные ресурсы различных участников контента не синхронизируются или не обновляются в один и тот же интервал времени.

Этот предупреждающий баннер содержит уведомления о конфиденциальности и безопасности в соответствии с применимыми федеральными законами, директивами и другими федеральными инструкциями по доступу к этой правительственной системе, которая включает в себя все устройства/носители данных, подключенные к этой системе. Эта система предоставляется только для использования с разрешения правительства. Несанкционированное или ненадлежащее использование этой системы запрещено и может привести к дисциплинарным взысканиям и/или гражданским и уголовным санкциям. В любое время и для любых законных государственных целей правительство может отслеживать, записывать и проверять использование вашей системы и/или перехватывать, искать и конфисковывать любые сообщения или данные, передаваемые или хранящиеся в этой системе. Поэтому у вас нет разумных ожиданий конфиденциальности. Любые сообщения или данные, передаваемые или хранящиеся в этой системе, могут быть раскрыты или использованы для любых законных государственных целей.

В свете сохраняющихся и неотложных проблем общественного здравоохранения в связи с пандемией COVID-19 (коронавируса) Верховный судебный суд в соответствии со своими надзорными и нормотворческими полномочиями издает следующий ПРИКАЗ:

В той мере, в какой это еще не разрешено, в том числе Правилами электронной подачи документов, Правилом Верховного судебного суда 1:25, Приказом об электронных подписях судей и секретарей от 25 марта 2020 г. и Приказом об электронной почте. в случаях по правилу 5 (b) Массачусетса R. Civ. P., изданным 30 марта 2020 г., Верховный судебный суд настоящим ПРИКАЗЫВАЕТ, что с 11 июня 2020 г. и до дальнейшего распоряжения суда:

Это постановление отменяет и заменяет постановление, разрешающее использование электронных подписей поверенными и лицами, представляющими себя самостоятельно, изданное судом 6 апреля 2020 г.
Во всех судах и типах дел, когда от адвоката или лица, представляющего себя, требуется подписать документ, который должен быть вручен другой стороне или подан в суд, включая аффидевит, который должен быть подписан адвокатом или лицом, представляющим себя самостоятельно. сторона, на которую распространяется ответственность за дачу ложных показаний, поверенный или лицо, представляющее себя, может поставить электронную подпись, если суд специально не распорядился об ином.
Электронная подпись может быть представлена в виде (а) скана собственноручной подписи адвоката или лица, представляющего себя самостоятельно; (b) электронная подпись, выполненная с помощью стилуса, электронной ручки, компьютерной мыши, сенсорного экрана или иным подобным способом; (c) вставленное в электронном виде изображение, предназначенное для замены подписи; или (г) блок "/s/имя подписавшего".
Эта электронная подпись имеет такую же силу и действие, как если бы поверенный или лицо, представляющее себя, поставило свою или его оригинальную подпись на бумажную копию документа, подписанного таким образом. Электронная подпись может быть использована, даже если документ не вручается и не подается в электронном виде, например, если документ напечатан на бумаге и вручается другим сторонам или подается в суд по почте или с вручением лично.
Если на документе требуется подпись стороны, поверенный, представляющий эту сторону, может поставить электронную подпись этой стороны на документ при условии, что сторона рассмотрела и утвердила документ и явным образом уполномочила поверенного подписать его от имени стороны. . Если документ является аффидевитом, который должен быть подписан под угрозой наказания за лжесвидетельство, сторона должна также прямо уполномочить адвоката подписать его, прикрепив электронную подпись этой стороны к документу под угрозой наказания за лжесвидетельство. Адвокат должен распечатать «подписано с одобрением», подписать имя адвоката и распечатать имя адвоката и номер Совета адвокатов после электронной подписи стороны.
В некоторых случаях лицо, представляющее себя самостоятельно, может получить удаленную помощь в подготовке документа от сотрудника Центра обслуживания судов (CSC) или от адвоката, работающего в рамках программы «Адвокат на день», или юридической помощи. организации, которая иначе не представляет эту сторону (юрист LFD). В этих обстоятельствах сотрудник CSC или юрист LFD может поставить электронную подпись стороны, представляющей себя, на документе и вручить его другим сторонам и/или подать его в суд от имени стороны, представляющей себя, при условии, что Сторона, представляющая себя, рассмотрела и утвердила документ и прямо уполномочила сотрудника CSC или юриста LFD предпринять эти действия. Если документ является аффидевитом, который должен быть подписан под угрозой наказания за дачу ложных показаний, сторона, представляющая себя, должна также прямо уполномочить сотрудника CSC или юриста LFD подписать его, проставив электронную подпись этой стороны на документе под угрозой наказания за лжесвидетельство. Сотрудник CSC должен напечатать «подписано с одобрением и подготовлено при содействии [местонахождение] CSC», указав местонахождение CSC после электронной подписи стороны, представляющей себя. CSC должны вести журналы, идентифицирующие каждую самопредставленную сторону, для которой сотрудник CSC поставил электронную подпись этой стороны на документе, сотрудника CSC, который сделал это, и документы, подписанные таким образом. Юрист LFD должен распечатать «подписано с одобрением, LFD», подписать имя юриста LFD, а также указать имя юриста LFD и номер Совета адвокатов после электронной подписи стороны, представляющей себя самостоятельно. Сотруднику CSC или юристу LFD не требуется явка, чтобы предпринять эти шаги от имени стороны, представляющей себя.
Если сторона, представляющая себя, участвует в посреднических услугах, предлагаемых Отделом специалистов по жилищным вопросам (HSD) Жилищного суда, специалист по жилищным вопросам может поставить электронную подпись стороны, представляющей себя, на достигнутом соглашении или другом документе, связанном с посредничеством, при условии, что сторона, представляющая себя, рассмотрела и утвердила документ или соглашение и прямо уполномочила специалиста по жилищным вопросам предпринять такие действия. После того, как электронная подпись стороны, представляющей себя, была поставлена, специалист по жилищным вопросам должен распечатать «подписано с одобрением, HSD», а также подписать и напечатать имя специалиста по жилищным вопросам.
Если документы, которые должны быть вручены или поданы адвокатом или лицом, представляющим себя самостоятельно, включают письменные показания под присягой от третьего лица, которые должны быть подписаны под угрозой наказания за лжесвидетельство, но лицо, осуществляющее вручение, не смогло обеспечить подлинность рукописного оригинала аффидевита подписью или ее отсканированной или сфотографированной копией из-за ограничений, связанных с пандемией коронавируса, аффидевит все еще может быть вручен и впоследствии подан в суд, если аффидевит подписал аффидевит в электронном виде. После этого поверенный или лицо, представляющее себя, должны предпринять шаги для получения аффидевита с оригинальной собственноручной подписью аффидента, как только это станет практически возможным.
Если сторона добросовестно полагает, что электронная подпись не была санкционирована поверенным, лицом, представляющим себя самостоятельно, или другим лицом, чьей подписью она претендует, может быть немедленно оспорена посредством ходатайства.Если ходатайство обосновано, суд может, помимо прочего, исключить оспариваемый документ и/или распорядиться о его вручении или подаче повторно с подлинной собственноручной подписью.

Настоящий приказ вступает в силу 11 июня 2020 г. и остается в силе до дальнейшего распоряжения суда.

Все исправительные учреждения должны выпускать четкие и краткие письменные инструкции для персонала, правонарушителей и общества. Учитывая вопросы административной ответственности, стандартов аккредитации, прецедентного права и необходимости поддерживать профессиональное поведение, письменные правила и процедуры являются необходимостью.

Хорошо написанные правила и процедуры являются основой современных исправительных учреждений. Он информирует и регулирует поведение персонала, устанавливает четкие ожидания и подтверждает, что администрация выполнила свою роль. Это также основа для наблюдения за персоналом, обучения и поддержки защиты, когда что-то пойдет не так.

Исправительная политика должна основываться на обоснованном обосновании, а не просто на прихоти или предпочтениях. Политика должна относиться к «законному исправительному результату», преобладающим стандартам или цели, на достижение которой направлена политика. «Законные исправительные результаты» – это такие вещи, как охрана, охрана, санитария, благополучие заключенных, права заключенных, надлежащая правовая процедура и т. д., о которых суды говорили в 1980-х годах.

Стандарты, будь то из стандартов аккредитации Американской исправительной ассоциации (ACA), стандартов аккредитации Национальной комиссии по исправительному здравоохранению (NCCHC) или из другого источника, становятся отличным средством документального обоснования политики, хотя они также хорошей практикой является копнуть немного глубже, чтобы также указать результат исправления, поддерживаемый стандартом и политикой.

Конкретное прецедентное право, применимое в вашем регионе, также может быть хорошим способом обоснования политики. Поскольку политика может носить предписывающий характер, основанием для обоснования может быть операционная проблема, которую необходимо решить, или внедрение нового оборудования или технологии.

Концепции формата политики

Используется несколько форматов политик. Какой бы формат вы ни использовали, он должен отвечать на несколько стратегических вопросов:

Политика отвечает "что", как бы говоря: "Это то, за что мы выступаем, это то, что мы делаем". Это письменная директива по конкретному вопросу или теме. Заявления о политике должны быть написаны простым языком, чтобы не возникало путаницы в смысле.
Цель отвечает на вопрос "почему". Это обоснование и основа для принятия политики, подтверждающая, что она основана не только на предпочтениях или административных прихотях.
Процедура отвечает на вопрос, «как» агентство должно реализовать политику, используя пошаговые и точные формулировки.
Справочные материалы содержат справочную информацию и источники, лежащие в основе политики, и служат вспомогательной документацией.

Просмотр и утверждение

Политика не является официальной до тех пор, пока она не будет официально выпущена с подписью и датой. Общие исправительные правила могут быть утверждены генеральным директором или администратором агентства. Некоторые специальные политики или разделы политик, выходящие за рамки общих исправительных вопросов, должны быть подписаны вместе с генеральным директором или администратором, поскольку они проверены и одобрены для использования организацией, имеющей опыт в этой области. Например, раздел о медицинских услугах должен быть рассмотрен и утвержден медицинским директором или поставщиком медицинских услуг агентства; политика в области психического здоровья должна быть рассмотрена и одобрена поставщиком услуг в области психического здоровья; а политика и планы пожарной безопасности должны быть рассмотрены и одобрены компетентным пожарным органом.

Освобождаются ли судьи на выборах и работники избирательных участков от заполнения форм I-9 в соответствии с меморандумом Министерства юстиции США от 18 февраля 1988 года, подписанным Джоном Р. Шредером?

Да, иммиграционная и таможенная служба (ICE) продолжает придерживаться этой политики. Для получения дополнительной информации свяжитесь напрямую с ICE.

Раздел 1. Информация о сотрудниках и проверка

Может ли мой сотрудник оставить какую-либо часть раздела 1 формы I-9 незаполненной? Когда сотрудник должен использовать «Н/Д» в Разделе 1?

Сотрудники должны заполнить все применимые поля в разделе 1 формы I-9, за исключением полей, в которых запрашивается номер телефона, адрес электронной почты и номер социального страхования сотрудников. Однако работник должен ввести свой номер социального страхования, если работодатель участвует в E-Verify. Следуйте инструкциям формы I-9 при определении того, может ли поле быть пустым или требуется N/A. В инструкциях указано, когда сотрудник может использовать N/A или должен использовать N/A. Обязательные поля должны быть заполнены либо запрошенной информацией, либо N/A.

Раздел 2. Проверка и проверка работодателем

Может ли нотариус или любой уполномоченный представитель приложить свидетельство к форме I-9 вместо предоставления подписи в блоке подписи Раздела 2?

Нет. Раздел 2 представляет собой обзор документов, которые сотрудник представляет и должен подписать. Если Раздел 2 не подписан лицом, просматривавшим документы, форма I-9 не заполнена.

Раздел 3. Обновление и повторная проверка (повторный прием на работу)

Во время повторной проверки может ли сотрудник повторно использовать тот же документ о разрешении на работу, который он первоначально представил как документ списка A или C, если он все еще действителен?

Да. Работник должен представить приемлемое свидетельство разрешения на работу (из Списка А или Списка С), чтобы показать, что он по-прежнему имеет право работать. Когда работодатель определяет, что срок действия документа не истек, он выглядит подлинным и относится к сотруднику, он должен указать название документа, номер документа и дату истечения срока действия, если таковая имеется, в Разделе 3, а затем поставить подпись и дату в Разделе 3.

Может ли сотрудник H-1B предъявить для повторной проверки только водительские права и карту формы I-94 (без паспорта)?

Может ли учащийся с визой F-1, занимающийся OPT, STEM или работающий вне кампуса, кроме учебной практической подготовки, представить форму I-94 и форму I-20 в качестве документа списка C во время повторной проверки?

Нет, формы I-94 и форма I-20 не дают разрешения на трудоустройство для повторной проверки в случае студентов F-1, ищущих работу в рамках факультативного практического обучения (OPT), расширения STEM OPT или трудоустройства за пределами кампуса на основании тяжелые экономические трудности. Если в этих случаях выдается разрешение на работу, USCIS выдает документ о разрешении на работу (EAD) в качестве доказательства наличия разрешения на работу.

Документ OPT EAD учащегося с истекшим сроком действия вместе с подтвержденной формой I-20 считаются приемлемыми документами из списка А для учащегося, участвующего в программе OPT, чей статус F-1 и разрешение на работу были автоматически продлены в результате своевременно поданное ходатайство об изменении статуса H-1B (шапка-разрыв).

Просроченный OPT EAD с подтвержденной формой I-20 также является приемлемым документом списка A в случае студента OPT F-1 с ожидающей рассмотрения заявкой на расширение STEM. Студенту разрешается работать до тех пор, пока Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) не примет решение по его или ее заявлению, но не более 180 дней с даты первоначального истечения срока действия OPT EAD.

Дополнительные рекомендации по повторной проверке, расширениям программы F-1 STEM OPT и заполнению пробелов для учащихся см. в Руководстве по заполнению формы I-9 (PDF).

Когда иностранный сотрудник предоставляет документ из списка А, который включает в себя заграничный паспорт, формы I-94 и I-20, должны ли мы повторно подтвердить, используя более одного документа в соответствии с Разделом 3 или только один документ в время?

Заграничный паспорт сотрудника устанавливает личность и, следовательно, не вызывает повторную проверку по истечении срока его действия. В случае студента формы I-94 и I-20 устанавливают разрешение на работу. Повторная проверка инициируется документом с более ранней датой окончания. Оба документа следует рассматривать как группу; повторная проверка не должна выполняться каждый раз, когда срок действия одного из документов в группе истекает. Для выполнения требований повторной проверки работник может предъявить любой документ по своему выбору из Списка А или Списка С. Если документ, который работник выбирает для представления, состоит из комбинации документов (например, заграничный паспорт с формой I-94 с указанием неиммиграционной классификации работника, то есть разрешения на работу в связи со статусом конкретного работодателя), то все документы должны быть зарегистрированы в Разделе 3.

Вопросы о документах

Приемлема ли квитанция о подтверждении утерянного документа о разрешении на работу (EAD) (форма I-766)?

В квитанции о подтверждении, распечатанной с веб-сайта USCIS, указано, что она не является уведомлением о квитанции и не может использоваться в качестве доказательства того, что заявка находится на рассмотрении. Это неприемлемая квитанция за утерянный EAD. Форма I-797C, Уведомление о действии, которую Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) отправляет сотруднику по почте, является приемлемой квитанцией, подтверждающей подачу заявки на замену EAD.

Может ли учащийся с визой F-1, имеющий право на трудоустройство или стажировку в кампусе, представить документ из списка B, например водительское удостоверение или школьный билет, вместе с формой I-94 и формой I-20 в качестве документа из списка C документ при заполнении формы I-9?

В настоящее время моя компания хранит копии документов, представленных моими сотрудниками для формы I-9. Можем ли мы перестать это делать?

Правила формы I-9 позволяют работодателям выбирать, сохранять ли копии документов, которые сотрудники подают для заполнения формы I-9. Таким образом, вы можете начать или прекратить практику хранения копий документов в любое время, если вы делаете это для всех сотрудников, независимо от национального происхождения или гражданства, или вы можете нарушать антидискриминационные законы.

Не уничтожайте ранее сохраненные копии документов.Правила DHS гласят, что после того, как вы сделаете копии документов, вы должны сохранить их вместе с формами I-9 или вместе с личным делом сотрудника.

Кроме того, если вы участвуете в программе E-Verify, вы должны сохранить копию любого документа, представленного любым сотрудником, который инициирует сопоставление фотографий. Если сотрудник предъявляет карту паспорта США, карту постоянного жителя (форма I-551) или документ о разрешении на работу (форма I-766), вы должны скопировать лицевую и обратную стороны этих карт. Если сотрудник предъявляет паспорт США, необходимо скопировать лицевую и оборотную страницы со штрих-кодом.

Когда начинается 90-дневный срок действия для сотрудника, предъявившего квитанцию по заявлению о замене любого утерянного, украденного или поврежденного документа из списка A, списка B или списка C?

Срок действия начинается с первого полного рабочего дня работника, а в случае повторной проверки он начинается с даты, когда требуется повторная проверка (иными словами, когда истекает срок действия документа, требующего повторной проверки, или даты истечения срока действия разрешения на трудоустройство).

Например, если сотрудник начинает работу в понедельник, работодатель должен считать вторник днем 1 и считать 90 дней, чтобы определить срок действия квитанции.

Если тот же сотрудник приступает к работе в понедельник, но не предоставляет квитанцию для заполнения Раздела 2 до четверга, работодатель все равно должен считать вторник днем 1 и считать 90 дней, чтобы определить срок действия квитанции.

Мой новый сотрудник представил два документа для заполнения формы I-9, каждый из которых содержал разные фамилии. Один документ соответствует имени, указанному в Разделе 1. Могу ли я принять документ с другим именем?

Вы можете принять документ с именем, отличным от имени, указанного в Разделе 1, при условии, что вы разрешите вопрос о том, имеет ли документ разумное отношение к сотруднику. Вы также можете приложить к форме I-9 краткую записку с указанием причины несоответствия имени, а также любую подтверждающую документацию, предоставленную сотрудником. Сотрудник может предоставить документы, подтверждающие смену имени, но не обязан этого делать. Однако, если вы обнаружите, что документ с другим названием не является обоснованно подлинным и не имеет отношения к ней, вы можете попросить ее предоставить другие документы из Списка допустимых документов в Форме I-9.

Вы должны изучить документ(ы), и если они обоснованно кажутся подлинными и касаются лица, которое их представляет, вы должны их принять. В противном случае это может быть несправедливой практикой трудоустройства, связанной с иммиграцией. Если документ(ы) на их лицевой стороне не выглядит подлинным или не имеет отношения к представившему их лицу, вы не должны их принимать. Вы можете спросить, есть ли у сотрудника другие документы, соответствующие форме I-9.

Список документов – Разрешение на работу и удостоверение личности

Является ли просроченная карта постоянного жителя с действительной наклейкой на обратной стороне, продлевающей срок действия, действительным документом списка А? Нужно ли подтверждать эту карту повторно?

Карта постоянного жителя с наклейкой, выданной Службой гражданства и иммиграции США (USCIS), продлевающей срок ее действия, является документом из списка А и подходит для формы I-9. Работодатели не обязаны повторно подтверждать право на трудоустройство законного постоянного жителя и не должны повторно проверять разрешение на работу этого сотрудника.

Требуется ли информация из Формы I-20 учащегося F-1 для Формы I-9, когда он/она работает на территории кампуса?

Чтобы заполнить форму I-9 для трудоустройства на территории кампуса, сотруднику-студенту с визой F-1 требуется только предъявить заграничный паспорт с неистекшим сроком действия и форму I-94, указывающую на неиммиграционный статус F-1. Работодатели не обязаны записывать информацию из формы I-20 студента в Раздел 2. Работа на территории кампуса разрешена до завершения курса обучения студента. В отметке о допуске неиммигрантов F-1 в форме I-94/I-94A обычно указывается «D/S», что означает продолжительность статуса. В форме I-20 учащегося F-1 указана последняя дата, к которой должно быть завершено обучение. Эта дата может использоваться как дата, до которой работодатели должны повторно проверить разрешение на трудоустройство учащегося, и должна быть указана сотрудником в Разделе 1.

Документы списка Б – удостоверение личности

Выданное государством временное водительское удостоверение является приемлемым документом формы I-9 списка B, если оно содержит фотографию или идентифицирующую информацию, такую как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес. Любые условия временных водительских прав, например, что просроченные права должны сопровождать временные водительские права, чтобы они были действительными, должны соблюдаться.

Беженец может представить любые применимые документы из Списков приемлемых документов. DHS предоставляет беженцам электронные или бумажные формы I-94, запись о прибытии-убытии, в качестве подтверждения их статуса и разрешения на работу.Электронная форма I-94 беженца содержит код приема «RE», а бумажная форма I-94 имеет штамп о приеме беженца. Беженец может использовать свою неистекшую форму I-94 в качестве квитанции для документа, удостоверяющего как разрешение на работу, так и личность в течение 90 дней. После выдачи формы I-94 USCIS обработает документ о разрешении на работу (форма I-766) для беженца. Если работник представил форму I-94 с неистекшим штампом о приеме беженца в качестве квитанции, до истечения 90 дней он должен представить либо документ о разрешении на работу, либо комбинацию документа из списка B и карты социального обеспечения без ограничений.

Список документов C — разрешение на работу

Нет. Форма I-94 «Запись о прибытии/отбытии» с отметкой «условно-досрочное освобождение» не является свидетельством разрешения на работу и, следовательно, не является приемлемым документом из списка C. Прежде чем условно-досрочно освобожденные смогут работать, они должны подать заявление на получение разрешения на работу. Если мы одобрим их заявку, мы выдадим документ о разрешении на работу, который является приемлемым документом списка А.

Примечание. Иностранный предприниматель, освобожденный условно-досрочно в соответствии с Международной программой правил предпринимателей, получает разрешение на трудоустройство после условно-досрочного освобождения. Заграничный паспорт условно-досрочно освобожденного предпринимателя и форма I-94, запись о прибытии/убытии, с тем же именем, что и в паспорте, и неистекшая отметка об условно-досрочном освобождении предпринимателя (PE-1) принимаются в качестве документа списка А.

Да. Для того, чтобы карта была действительной, подпись на карте не требуется. Вы можете принять неподписанную карточку социального обеспечения, если она обоснованно выглядит подлинной и имеет отношение к лицу, предъявившему ее.

Если работодатель не может сделать копию документа списка А (при условии совпадения фотографий) и выявляет эту ошибку во время самопроверки, что должен сделать работодатель, если документ больше не доступен для копирования?

Работодатель должен приложить к форме I-9 работника примечание, объясняющее несоответствие. Убедитесь, что примечание подписано и датировано.

Работодатель не может исправлять ошибки или упущения в Разделе 1. Если работодатель обнаруживает ошибку или упущение в Разделе 1 Формы I-9 сотрудника, работодатель должен попросить сотрудника исправить ошибку. Лучший способ исправить ошибку — попросить сотрудника:

Зачеркните неверную информацию;

Введите правильную или отсутствующую информацию; и

Начните и датируйте исправление или пропущенную информацию.

Сотрудники, нуждающиеся в помощи для исправления или ввода пропущенной информации в Разделе 1, могут воспользоваться помощью составителя и/или переводчика для исправления или пропущенной информации. Составитель или переводчик должен:

Внесите исправление или запишите пропущенную информацию или помогите сотруднику внести исправление или запишите пропущенную информацию. Сотрудник, составитель или переводчик должен зачеркнуть неверную информацию и ввести правильную информацию или отметить пропущенную информацию;

Попросите сотрудника поставить дату исправлений или пропущенных сведений, если это возможно; и

Начните и датируйте исправленную или опущенную информацию рядом с инициалами сотрудника.

Если составитель и/или переводчик, который помог с исправлением или отметил пропущенную информацию, заполнил блок сертификации составителя и/или переводчика, когда сотрудник первоначально заполнил форму I-9, он или она не должны заполнять блок сертификации снова. Если составитель и/или переводчик ранее не заполнил блок сертификации составителя и/или переводчика, ему следует:

Заполните блок сертификации; или

Если блок сертификации был ранее заполнен другим составителем и/или переводчиком:

o Проведите линию через предыдущую информацию о подготовке и/или переводчике; и
o Введите информацию о новом составителе и/или переводчике (и укажите «для исправлений»).

Если работник больше не работает на работодателя, работодатель должен приложить к существующей форме подписанное и датированное заявление с указанием ошибки или упущения и объяснением, почему исправления не могут быть внесены (например, потому что работник больше не работает на работодатель).

Работодатель может исправлять только ошибки, допущенные в Разделе 2 или Разделе 3 Формы I-9. Лучший способ исправить форму:

Зачеркните неверную информацию;

Введите правильную или отсутствующую информацию; и

Начните и датируйте исправление или пропущенную информацию.

Работодатель не должен скрывать какие-либо изменения, внесенные в форму I-9, например, стирая текст или используя корректирующую жидкость, а также работодатель не должен датировать форму I-9 задним числом. Работодатель, допустивший несколько ошибок в Разделе 2 или 3 формы, может переделать раздел(ы), содержащие ошибки, в новой Форме I-9 и приложить его к ранее заполненной форме.Работодатель должен приложить объяснение изменений, внесенных в существующую форму I-9, или причину заполнения новой формы I-9, а также подписать объяснение и поставить дату.

Если форма I-9 никогда не заполнялась или отсутствует, текущая версия формы I-9 должна быть заполнена как можно скорее. Работодатели не должны датировать форму задним числом, но должны четко указать фактическую дату начала работы в части сертификации Раздела 2. Работодатели должны приложить подписанное и датированное объяснение предпринятых корректирующих действий.

Хранение формы I-9

Обязан ли я сохранять оригиналы форм I-9 с подписями или допустимы ксерокопии или копии, отправленные по факсу?

Работодатели, которые заполняют и сохраняют форму I-9 только в бумажном формате, должны сохранить форму I-9 с оригинальными собственноручными подписями. Работодатели должны хранить формы I-9 в течение трех лет после даты приема на работу или в течение одного года после даты прекращения трудовых отношений, в зависимости от того, что наступит позже. Фотокопии или отправленные по факсу копии заполненной формы I-9 не подходят для выполнения этого требования о хранении.

Работодатели могут отсканировать и загрузить оригинальные подписанные формы, чтобы сохранить их в электронном виде. Как только эти формы I-9 будут надежно сохранены в электронном формате, исходные бумажные формы I-9 могут быть уничтожены.

Я обнаружил, что у меня нет заполненной формы I-9 для бывшего сотрудника, который был принят на работу после 6 ноября 1986 года. Могу ли я потребовать, чтобы бывший сотрудник заполнил форму I-9, прежде чем я выдам ему или ей окончательный вариант зарплата или W-2?

Нет. Вы не можете удерживать оплату за выполненную работу или форму W-2 у любого сотрудника по любой причине, связанной с формой I-9.

Электронная форма I-9

Различные версии формы I-9

Если Раздел 1 Формы I-9 заполнен до истечения срока действия формы, но Раздел 2 не заполнен до истечения срока действия формы, может ли работодатель продолжать использовать исходную Форму I-9 или должен работодатель заполнить раздел 2 новой версии формы I-9?

Работодатели должны использовать только последнюю версию формы I-9. Независимо от того, заполняет ли работник Раздел 1 Формы I-9 в более старой версии Формы I-9, работодатель должен заполнить Раздел 2 в той же версии формы, даже если это происходит в или после требуемого дня начала использования формы. новая форма I-9.

Читайте также: