Каким соглашениям об именах файлов следует следовать
Обновлено: 30.06.2024
Вы работаете больше, чем когда-либо, и ваш компьютер в беспорядке. Вот четыре совета, как исправить это с помощью правильных соглашений об именах файлов.
В условиях экономики, все больше ориентированной на концерты, многие творческие профессионалы, наконец, начинают действовать в одиночку в погоне за приятной, приятной автономией.
Автономный видеоредактор может делать все по-своему. Они могут свободно распоряжаться своим временем и внедрять собственные процессы. Они также могут впасть в совершенно новый набор вредных привычек, отнимающих время и усложняющих рабочий процесс, — обреченных на провал «коротких путей», созданных в вакууме работы на дому.
Автономные редакторы, вам нужно быть организованным, если вы хотите оставаться продуктивным, особенно когда вы работаете с несколькими внештатными клиентами.
Итак, пусть это будет вашим нежным напоминанием о том, что соглашения об именах файлов по-прежнему имеют значение. Даже когда вы работаете в одиночку, вы неизбежно будете передавать какие-то материалы или результаты, а кто-то на другом конце их получит.
Если вы дадите кому-то файлы с загадочной чепухой, вы только усложните его работу. Не усложняйте им работу. Следуйте этим простым рекомендациям, чтобы лучше, яснее и проще называть файлы и упорядочивать их.
1. Придайте смысл
Именуя файлы, делайте их осмысленными. Именование вашего файла должно быть разумным и интуитивно понятным, и любой, кто его читает, должен иметь возможность понять, что это за элемент, для чего предназначен проект и какой итерацией может быть файл. Имя файла должно легко расшифровываться, даже если оно длинное. Ниже приведены несколько примеров для сравнения.
Хорошая схема именования легко читается и дает краткую информацию:
Здесь все похожие ресурсы сгруппированы в соответствующие папки, а имена файлов легко читаются и расшифровываются.
Эта папка проекта аккуратно организована, похожие ресурсы сгруппированы в четко обозначенных папках, а соглашение об именах проектов Premiere Pro сообщает вам все, что вам нужно знать — имя клиента, кампанию, над которой вы работаете, элемент, который вы доставляете, и итерация вашего файла проекта.
В то же время неправильная схема именования создает много путаницы:
Здесь различные типы файлов сгруппированы вместе, а имена файлов не имеют рифмы или смысла, что создает путаницу.
Это рассуждение также следует применять к тому, как вы организуете свои папки, особенно если вы доставляете набор элементов или целый проект. Поддерживайте порядок в своих проектах и ожидайте, что кому-то еще может понадобиться заняться этим проектом.
2. Будьте последовательны
Хорошее имя файла расскажет о нем все, что ему нужно знать.
При выборе схемы именования придерживайтесь ее. Хорошее эмпирическое правило — начинать с самой широкой информации и заканчивать детальной. Например, если вы хотите, чтобы имя видеофайла содержало эту информацию:
- Имя клиента
- Кампания
- Выполняется
- Итерация
Тогда ваш файл может выглядеть так: Sweet-Leaf-Thai_Grand-Opening-2020_Online-Promo_Ver01.mp4
Это гарантирует, что ваши файлы будут аккуратно организованы, где бы они ни оказались. Если вы измените установленный порядок от проекта к проекту, это может создать большую головную боль для всех, кто прикасается к этим файлам.
В приведенном выше примере имена файлов имеют конгруэнтную структуру, поэтому их легко упорядочить.
Здесь имена файлов имеют смысл, но они непоследовательны и поэтому вызывают большую дезорганизацию.
Эта согласованность также поможет вашему собственному рабочему процессу, поскольку многие инструменты автоматизации распознают осмысленные схемы именования файлов (например, при импорте последовательности изображений или повторном связывании офлайн-медиафайлов). Кроме того, не забывайте об этом при именовании папок в своих проектах.
Еще одна вещь, прежде чем мы перейдем от соглашений об именах файлов —
Никогда не называйте это «ФИНАЛОМ»
Никогда не помечайте результат или проект как «ФИНАЛ», если только вы не планируете поставить что-то с пометкой «_ФИНАЛ-3_Версия2-1». Придерживайтесь пронумерованных итераций. Завершенные элементы, скорее всего, будут иметь свое собственное соглашение об именах, где бы они ни находились, поэтому любая итерация, которую вы доставите, просто заменит тот же самый файл. Не сбивайте с толку человека, управляющего последней итерацией. Избегайте отмечать что-либо как окончательное.
3. Не оставляйте беспорядок в метаданных
Если вы передаете видеоресурсы, не оставляйте беспорядок из загадочно помеченных маркеров. Либо экспортируйте видео с минимальными метаданными, либо оставляйте маркеры и заметки только в том случае, если они полезны для остальной части вашей команды или клиента. О, и пока вы это делаете, не оставляйте конфиденциальные метаданные в результатах, которые могут оказаться в Интернете. Вы можете удалить метаданные из элемента при сохранении или отображении.
Как удалить метаданные в Premiere Pro
В Premiere Pro нажмите кнопку «Метаданные» в нижней части панели «Параметры экспорта». Изображение еды через supatchai.
В Premiere Pro метаданные можно удалить на панели «Настройки экспорта». Просто нажмите кнопку «Метаданные…» в нижней части настроек (см. выше). Откроется панель экспорта метаданных.
Затем откройте раскрывающееся меню «Параметры экспорта» и выберите «Нет».
На панели «Экспорт метаданных» откройте раскрывающееся меню «Параметры экспорта» и выберите «Нет». Затем нажмите OK в нижней части панели и продолжите экспорт видео, как обычно.
Как удалить метаданные в Photoshop
В Photoshop просто перейдите в раскрывающееся меню «Файл» и выберите «Экспорт»> «Экспортировать как…»
В Photoshop откройте меню «Файл» и выберите «Экспортировать как…».
На панели «Экспортировать как…» выберите формат изображения, которое вы хотите экспортировать, затем выберите «Нет» в поле с пометкой «Метаданные».
Сначала выберите формат изображения, которое вы хотите экспортировать, в раскрывающемся меню «Формат». Затем выберите «Нет» в разделе «Метаданные» и нажмите «Экспорт».
Теперь просто нажмите кнопку "Экспорт", сохраните изображение, и у вас будет чистое изображение с очищенными метаданными, готовое к использованию.
Кроме того, при создании ресурсов, которые будут опубликованы или встроены в Интернет, выбирайте дефисы, а не символы подчеркивания, поскольку они лучше всего подходят для поисковой оптимизации. Это особенно верно для изображений и URL-адресов.
4. Присоединяйтесь к программе
При работе в команде или с хорошо организованным клиентом освойте программу. Создавайте и используйте шаблонные файлы проектов, узнайте, какую информацию нужно будет знать вашим коллегам или клиентам при передаче предмета, и периодически встречайтесь с вашей командой, чтобы проверить, хорошо ли работают процессы для всех.
Возможно, вам нравится делать что-то по-своему, но если вы являетесь частью большой команды, согласование своих привычек с остальными коллегами сэкономит всем, кто касается проекта, много времени. и усилие. Кроме того, небольшая командная работа никому не повредит.
С ростом использования таких систем, как SharePoint, которые поощряют совместную работу, важно, чтобы папки, документы и записи назывались согласованным и логичным образом, чтобы их можно было найти, идентифицировать и извлечь как можно быстрее и проще. Приведенное ниже соглашение об именах основано на работе Энн Томпсон из Эдинбургского университета, однако все ошибки сделаны мной.
СДЕЛАТЬ
<р>1. Используйте заглавные буквы для разделения слов, а не пробелы.| Правильно | Неверно | |
| Имя файла | Управление рисками RPODDirectory | Risk_management Управление рисками RPO_Directory Каталог аутсорсинга процессов подбора персонала |
| Пояснение | Подчеркивания и пробелы могут затруднить поиск файла. Их удаление уменьшает длину имени файла, но благодаря использованию заглавных букв для различения слов имя файла по-прежнему легко распознается. Там, где в именах файлов используются аббревиатуры с заглавной буквы, аббревиатура должна быть прописной, а первая буква следующего слова также должна быть заглавной. | |
| Верно | Неверно | |
| Имя файла | 2015GlobalMarketShare | < td valign="top">Отчет_по_кадровому_и_привлечению_глобального_рынка_за_2015|
| Объяснение | Длинные имена файлов означают длинные пути к файлам и длинные URL-адреса, которые увеличивают вероятность ошибки, их труднее запомнить и распознать. Некоторые слова увеличивают длину имени файла, но не влияют на его значение, например, такие слова, как «the», «a» и «and». Если оставшееся имя файла по-прежнему имеет смысл в контексте каталога файла, эти элементы можно удалить. | |
| Правильно | Неверно | |
| Имя файла | Повестка дня на 20150201 год Повестка дня на 201502 год Повестка дня на 2015 год | < td valign="top">Повестка дня на 1 февраля 2015 г. |
| Объяснение | Расстановка дат в обратном порядке означает, что хронологический порядок записей сохраняется, когда имена файлов перечислены в каталоге файлов. Это помогает при попытке получить последнюю датированную запись. | |
| Правильно | Неверно | |
| Имя файла | 2014RPOInsightV3draft 2014RPOInsightFinal OrgHier2014V02.xls OrgHier2014V03.xls OrgHier2014Final.xls | RPO_Insight_2 March_2014 RPO_ Insight _15_March_2014 Org_Hier_2014_v2.xls Org_Hier_2014_v3.xls Org_Hier_2014_v4.xls |
| Пояснение | Некоторые записи имеют несколько версий, которые затем могут быть пересмотрены и обновлены позднее. Важно иметь возможность отличать эти различные черновики от окончательной версии, присваивая каждому из них собственный номер и обозначение. | |
| Правильно | Неверно | |
| Имя файла | Европа/Венгрия/ Companes/Adecco/Accounts | Ноэль/ Разное/ |
| Пояснение | Имена папок должны указывать на содержимое папки и отражать функции, действия и транзакции, которые вы выполняете. Избегайте использования имен групп в качестве основы для имен папок, поскольку ваша организационная структура может измениться; и различные имена, такие как Misc. | |
НЕ
А. Даже если ваша операционная система позволяет вам, не сохраняйте файлы, содержащие эти символы * : \ / | " ? [ ] ; = + & £ $ . Вы можете столкнуться с трудностями при поиске или открытии их, поэтому их лучше избегать.
Б. Не используйте инициалы, сокращения и коды, которые обычно не понимают.
С. Избегайте использования общих слов, таких как «черновик» или «буква», в начале имен файлов, если только это не упростит поиск записи.
Д. Избегайте ненужного повторения и избыточности в именах файлов и путях к файлам.
Чтобы узнать больше об управлении записями, я предлагаю вам заглянуть на страницы Эдинбургского университета.
Наконец, вы можете использовать эти приложения для именования файлов, если вам нужно переименовать много файлов:
Как всегда удачи, и, пожалуйста, используйте раздел ниже, если у вас есть комментарии, критика или предложения.
Адам Поде присоединился к SIA в июне 2009 года, отвечая за исследования в странах Европы, Ближнего Востока и Африки и Азиатско-Тихоокеанского региона. С тех пор он изучал и писал о кадровой индустрии от Австралии до Замбии. Разработаны прогнозы, что рынок . больше
Соглашение об именах файлов в вашей компании может снизить количество случаев потери файлов и повысить эффективность работы персонала. Это руководство поможет вам понять, как создать его для вашего бизнеса.
Мы можем получать компенсацию от партнеров и рекламодателей, чьи продукты представлены здесь.Компенсация может повлиять на размещение продуктов на нашем сайте, но редакционные мнения, оценки и обзоры не зависят от рекламодателей или партнеров и никогда не зависят от них.
Обновлено 21 января 2021 г.
К сожалению, если вы не знаете, как называется файл, вам придется искать иголку в стоге сена. Вероятно, он называется что-то вроде 2jfepzbmq238.doc. Теперь вас спасет только слепая удача и часы копания в файлах.
Вы как организация этого не хотите. Это не только приводит к потере важных файлов, но даже когда вашим сотрудникам удается найти файл, в совокупности они тратят часы рабочего времени на поиски. И это делает всех менее продуктивными в целом.
Бесполезно иметь систему управления документами, если у вас нет системы управления файлами. Вот что вы должны знать о соглашениях об именах файлов и о том, как создавать свои собственные.
Обзор: что такое соглашения об именах файлов?
Соглашение об именовании файлов – это условие, при котором файлы именуются определенным образом при архивировании документов, чтобы они были организованы и их можно было найти в базе данных. Соглашение об именах файлов гарантирует, что документ не только легко найти, но и что человек может определить содержимое этого файла, просто прочитав имя файла.
Это также объясняет взаимосвязь различных файлов друг с другом. Организации должны иметь систему именования файлов, чтобы избежать потери файлов и снижения эффективности работы персонала.
3 преимущества использования соглашений об именах файлов
Почему в вашей компании должно быть соглашение об именах файлов? Независимо от того, насколько мала ваша компания, у вас, вероятно, есть много файлов для жонглирования. Использование передовых методов именования файлов в вашей электронной файловой системе имеет три основных преимущества.
1. Упрощает управление
Когда у вас есть беспорядок файлов в папке без соглашения об именах, невозможно легко определить, к каким файлам вам нужен доступ, в результате чего пользователь открывает множество файлов. Это огромная трата времени, и ее можно исправить с помощью соглашения об именах. Вы можете включить имя автора, название проекта, дату, версию файла или другую информацию в имя файла в зависимости от того, как вы хотите организовать свои файлы.
2. Удобный поиск
Без соглашения об именах функция поиска в вашей базе данных имеет ограниченное применение. Но если вы знаете, как называются файлы, вы можете быстро вызвать файл, выполнив поиск по имени, дате или даже типу файла.
3. Плавный поиск
Без соглашения об именах для поиска нужного файла лучше всего использовать компьютер, на котором файл был изначально создан. Но при наличии соглашения об именах не имеет значения, используете ли вы настольный компьютер, планшет или смартфон — вы можете мгновенно вызвать его, выполнив поиск определенного имени файла.
Как создать соглашение об именах файлов
Так как лучше назвать файлы? Это зависит от того, в какой отрасли вы работаете и как вы хотите организовать свои файлы в своей системе управления записями. Однако в целом при присвоении имен файлам следует предпринимать следующие действия.
1. Начните с даты создания
Начиная с даты создания файла, вы можете легко отсортировать файлы. Например, вы можете использовать «20210115» в начале файла. Указывает год (2021), месяц (01 или январь) и день (15 число).
Затем вы можете просто отсортировать файлы по имени, чтобы упорядочить файлы по дате создания. Лучше всего начинать с года, потому что тогда у вас не будет ситуации, когда несколько файлов, созданных 15 января, но в разные годы, окажутся в верхней части результатов.
2. Добавьте краткое описание проекта
Другим хорошим идентификатором, который можно добавить в имя файла, является описание проекта. Например, вы можете использовать "MarketingPresentation", чтобы четко идентифицировать его как маркетинговые материалы и отличить, скажем, от торговой презентации, созданной в тот же день.
3. Используйте номер версии, если применимо
Если в один и тот же день создано несколько версий маркетинговой презентации, и вы хотите отслеживать их все, добавьте к имени файла что-то вроде "V2" (вторая версия).
4. Использовать автора для дополнительной идентификации
Если вы хотите сделать имя файла еще более конкретным, используйте имя автора в файле. Как правило, вы должны ограничиться фамилией, чтобы имя файла не было слишком длинным, но руководствуйтесь здравым смыслом — выбирайте то, что лучше всего подходит для вашего бизнеса.
5. Соедините все вместе
После того как все эти элементы определены, создайте имя файла и разделите каждый элемент дефисом или символом подчеркивания. Таким образом, окончательное имя файла для приведенного выше примера может быть таким: "20210115_MarketingPresentation_V2_Smith.pdf".
3 рекомендации по присвоению имен файлам
Обязательно ли использовать приведенный выше пример? Конечно, нет!Система именования зависит от вас. В конце концов, вы будете тем, кто его использует. Если вы хотите изменить приведенное выше соглашение об именах, соблюдайте следующие три рекомендации.
1. Согласованность имеет значение
Соглашения об именах должны быть согласованными. Если вы постоянно меняете их, это может быть лучше, чем ничего — по крайней мере, они должны быть доступны для поиска — но вы все равно будете иметь дело с неорганизованным беспорядком. Оставаясь последовательным, ваша команда будет точно знать, что искать, и все файлы будут аккуратно организованы, когда вы их сортируете. Обучите персонал правильно использовать ваше соглашение об именах.
2. Будьте описательными
Какое бы соглашение об именах вы ни использовали, оно должно быть описательным. Даже если вы не заботитесь об организации, вы и ваша команда сэкономите много времени, разбираясь в том, что находится в файле, не открывая его. Не слишком беспокойтесь о произвольной длине имени файла — оно не должно быть смехотворно длинным, но описательное значение важнее, чем соответствие определенной длине символов.
3. Назначить версию
Как правило, вы хотите идентифицировать каждую версию файла и сохранить старые версии. Иногда вам может понадобиться вернуться и просмотреть предыдущие версии документа, и сохранение старых файлов ничего не стоит. Это поможет вам правильно отслеживать ход выполнения проекта и убедиться, что вы используете последнюю доступную версию.
Перестройте свою систему управления документами как можно скорее
Люди не задумываются о контроле документов до тех пор, пока он им не понадобится. Но вместо того, чтобы быть реактивным, проявите инициативу и разумный подход к отказу от бумаги. Выделите на этой неделе время для создания соглашений об именах документов и разработки новой системы управления документами в вашей организации.
Затем изучите программное обеспечение для управления документами. Эти приложения помогут вам не только присвоить имена вашим файлам, но и со всеми элементами тщательного управления вашими файлами.
Они будут отслеживать историю документа, показывая, кто и когда обращался к файлам. Они повысят безопасность ваших файлов, чтобы защитить их от хакеров и других неавторизованных пользователей. Кроме того, они повысят вашу эффективность, освободив время сотрудников для других задач.
У The Motley Fool есть политика раскрытия информации. Автор и/или Пестрый Дурак могут иметь интерес к упомянутым компаниям.
Наши лучшие партнеры по управлению документами
Отправить документ
DocSend имеет удобный интерфейс, который упрощает передачу и управление цифровыми файлами.
Лучшее программное обеспечение для управления документами 2022 года
Перенос управления контентом и документами из физического мира в цифровой является необходимостью. Выберите правильное решение, и ваша организация сможет быстро и легко перейти на цифровые технологии.
Статьи об управлении документами
По мере роста бизнеса у вас могут появиться файлы, которые необходимо заархивировать и сохранить для дальнейшего использования. Вот шесть советов, которые сделают этот процесс беспроблемным.
Если вы планируете создать ООО, вам необходимо найти зарегистрированного агента. Вот три фактора, которые следует учитывать при выборе зарегистрированного агента для вашего LLC.
Процесс запроса предложений (RFP) требует хорошего контроля над документацией и является ключевой частью планирования проекта. Мы разбиваем процесс запроса предложений на четыре этапа.
Приоритетом для нас в The Blueprint является помощь предприятиям в поиске оптимальных решений для повышения их прибыли и повышения уровня интеллектуального развития, счастья и богатства владельцев. Вот почему наши редакционные мнения и обзоры принадлежат только нам и не вдохновляются, не одобряются и не спонсируются рекламодателем. Редакционные материалы The Blueprint отделены от редакционных материалов The Motley Fool и создаются другой командой аналитиков.
- Файлы легко отличить друг от друга
- Названия файлов легче просматривать
- Поиск упрощается для всех пользователей (а не только для создателя файла)
Это сохранит хронологический порядок.
Not This
Повестка дня от 1 февраля 2007 г.
Повестка дня от 24 марта 2006 г.
Протокол от 24 марта 2006 г.
Протокол от 1 февраля 2007 г.
Протокол от 24 марта 2006 г.
Это сохранит порядок номеров в каталоге файлов.
<р>4. Упорядочить элементы в имени файла в соответствии со способом извлечения файла.Если записи извлекаются в соответствии с их датой, этот элемент должен отображаться первым.Если они получены в соответствии с их описанием, этот элемент должен появиться первым.
Совет. Имена файлов записей, относящихся к повторяющимся событиям (например, протоколы собраний, регулярные периодические отчеты, документы по бюджетному планированию), должны включать как дату, так и событие.
При выборе порядка элементов дата сначала подходит для событий, которые привязаны ко времени и повторяются. Событие сначала обычно подходит для нечастых событий.
Эта
/…/Комитет по учебной программе
2007-01-20 Повестка дня
2007-01-20 Протокол
2007-02-01 Повестка дня
2007-02 -01 минут
Not This
/…/Curriculum Committee
Повестка дня 1 февраля 2007 г.
Повестка дня 20 января 2007 г.
Протокол 1 февраля 2007 г.
Протокол 20 января 2007 г.
Этот
/…/События
Церемония награждения 30.06.2006
Прием доноров 05.10.2005
Визит японской делегации 2007-02
Не это
/…/События
2005-10-05 Прием доноров
2006-06-30 Церемония награждения
2007-02 Визит японской делегации
Эта
/…/Publicity/
Рекламный Проект
Реклама Окончательный
Отчет о бюджете 2005-2006 Окончательный
Отчет о бюджете 2006-2007 Проект
Грант , С.
Томас, А.
Не это
/…/Publicity/
Проект рекламы
Проект отчета о бюджете на 2006–2007 гг.
Окончательный вариант рекламы
Окончательный отчет о бюджете на 2005–2006 гг.
Памятка А. Томаса
Мемо С. Гранта
Совет. При использовании личных имен всегда указывайте фамилию в начале имени файла и используйте стандартный формат для имен.
<р>6. Номер версии записи должен быть указан в имени файла с использованием буквы «v», за которой следует номер версии.Читайте также: