Какие кадровые документы можно подписать простой электронной подписью

Обновлено: 02.07.2024

Несколько лет спустя один из сотрудников подает на вас в суд. Вы просите суд заставить работника обратиться в арбитраж, ссылаясь на соглашение. Сотрудница утверждает, что никогда его не подписывала.

Кто победит? Вы или сотрудник?

Вероятно, сотрудник. Электронные подписи — это не так просто.

Рукописная подпись

За последние несколько столетий был разработан подробный свод законов, касающихся действия собственноручной подписи. Подпись свидетельствует о намерении быть связанным контрактом. Это может гарантировать, что все понимают условия соглашения. Это может свидетельствовать об утверждении документа. Мы полагаемся на собственноручные подписи, поскольку подпись обычно позволяет доказать, кто заключил соглашение (удостоверение подлинности), а также то, что стороны намеревались и договорились сделать (неотказуемость).

Подлинность собственноручной подписи можно установить несколькими способами. Сам почерк, уникальный для каждого человека, может быть проанализирован и проверен. Информацию может предоставить фирменный бланк, а также почтовая марка или функции отслеживания посылки. Кроме того, часто легко определить, была ли изменена часть письменного соглашения, например, если какой-то термин вычеркнут. И часто это лучшее доказательство в суде, если возникают разногласия относительно условий или существования соглашения.

Но как это перевести в 0 и 1?

Электронная подпись

Работодатель, использующий электронные подписи, должен убедиться, что электронная подпись имеет такой же эффект и обеспечивает такую же правовую защиту, как и рукописная. На самом простом уровне электронная подпись должна быть уникальной и поддающейся проверке, чтобы она могла обеспечивать преимущества аутентификации и неотказуемости рукописной подписи.

Но что такое электронная подпись? Он обычно определяется как электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к записи или связанный с ней, который кто-то выполняет или принимает с намерением подписать запись. В соответствии с этим определением подпись даже не обязательно должна быть именем человека, если она однозначно идентифицируема.

Проблема с вводом имени в документе Word заключается в том, что это может сделать любой.

Закон

Единый закон об электронных сделках

Единообразный закон об электронных транзакциях был выпущен в 1999 году Комиссией по единообразному законодательству (ранее Национальная конференция уполномоченных по единообразным законам штатов), некоммерческой беспристрастной организацией, которая разрабатывает типовые законы, которые штаты должны принять при достижении единообразия. желательна последовательность (например, коммерческие финансовые операции). UETA была попыткой Комиссии внести единообразие в область электронных записей, включая электронные подписи.

От штатов не требуется принимать UETA, и, хотя почти все штаты приняли его версию, некоторые внесли существенные изменения в исходный «образцовый» язык. Таким образом, работодателям необходимо оценивать применимое законодательство в каждом штате, в котором они работают.

UETA обычно предусматривает, что записи, подписи или контракту не будет отказано в юридической силе или исковой силе только потому, что они представлены в электронной форме. Что касается проверки подлинности электронных подписей, UETA предусматривает, что подпись может быть приписана физическому лицу, если можно каким-либо образом показать, что это действие этого лица, в том числе посредством эффективности меры безопасности. UETA определяет «меру безопасности» как любую процедуру, используемую для проверки электронной подписи, записи или исполнения, включая процедуры, требующие использования алгоритмов или кодов, идентифицирующих слов или чисел, шифрования или обратного вызова или других подтвержденных процедур.

Поскольку не все штаты приняли UETA, федеральное правительство попыталось продвигать электронные транзакции, приняв в 2000 году Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле ("E-SIGN"). Закон предусматривает, что подпись или договор, Межгосударственная или внешняя торговля не может быть лишена юридической силы только потому, что она является электронной. Однако Закон также содержит многочисленные оговорки, в том числе о том, что потребитель должен дать согласие на использование электронного формата. Кроме того, использование E-SIGN явным образом вытесняется любым штатом, принявшим UETA без существенных изменений.

Мало того, что закон варьируется от штата к штату в зависимости от принятой версии UETA, суды также приходят к разным выводам в зависимости от конкретных обстоятельств рассматриваемых ими дел.

Например, Апелляционный суд первого округа США, который рассматривает апелляции федеральных судов в большинстве штатов Новой Англии и Пуэрто-Рико, рассматривал дело Кэмпбелл против General Dynamics Govt. Системс Корп. (2005 г.), что простое электронное письмо с явным описанием нового обязательного положения об арбитраже может стать действительным арбитражным соглашением, особенно если компания раньше объявляла политики по электронной почте в масштабах всей компании или если она требовала от сотрудника щелкните поле или отправьте ответ. Тем не менее доказательства в этом деле показали, что компания не обычно занималась кадровыми вопросами по электронной почте и не требовала ответа от сотрудника. При таких обстоятельствах суд пришел к выводу, что письма по электронной почте недостаточно для заключения контракта с сотрудником.

В деле Buckhalter против JC Penney Corp. (2012 г.) федеральный судья штата Миссисипи постановил, что электронная подпись на арбитражном соглашении имеет обязательную силу, несмотря на заявление истца о том, что эта подпись не принадлежала ему. из-за электронной целостности процесса «адаптации» компании для новых сотрудников. Система сначала присваивала каждому новому сотруднику уникальный идентификационный номер, а затем требовала от сотрудника создать пароль, который не знал никто, даже системный администратор. Затем от сотрудника потребовали снова войти на онлайн-портал компании, используя вновь созданный пароль, чтобы завершить процесс адаптации, который включал в себя электронное подписание арбитражного соглашения. Сотрудник также должен был заполнить одну форму с руководителем, что было еще одним доказательством того, что сотрудник подписал арбитражное соглашение и, следовательно, был связан им.

Аналогичным образом, в деле, касающемся выплат по страхованию жизни, Апелляционный суд штата Мичиган установил наличие достаточных доказательств того, что умерший изменил своих бенефициаров в электронном виде примерно за шесть месяцев до совершения самоубийства, когда он ввел в электронную систему страховой компании свой полис. номер, его номер социального страхования, девичью фамилию его матери и его адрес электронной почты, а затем выбрал пароль и проверил его перед изменением обозначений. Зулкевски против American General Life Ins. Компания (2012). Более того, система страховой компании затем отправила ему подтверждение по электронной почте с методом оспаривания изменений бенефициара, на что он не ответил.

Вместо того, чтобы утверждать, что электронной подписи самой по себе недостаточно, сообразительный участник судебного процесса, скорее всего, докажет, что подпись является ошибкой, или что подпись была передана по ошибке, или даже что подпись является электронной подделкой. Согласно решению Апелляционного суда пятого округа США по делу In re Piranha (2003 г.), когда действительность заявления об отставке, подписанного электронной подписью, обсуждалась в деле о банкротстве, истец может оспорить электронную подпись, обсуждение контекста и окружающих обстоятельств во время казни. В деле Piranha человек утверждал, что электронный документ Комиссии по ценным бумагам и биржам, указывающий, что он ушел в отставку, был отправлен по ошибке. На основании рассмотрения обстоятельств и поведения лица в рассматриваемый период суд пришел к выводу, что его действия не соответствовали действиям лица, уволившегося с должности. (Пятый округ рассматривает апелляции федеральных судов Луизианы, Миссисипи и Техаса.)

Работодатели также должны помнить о том, что развивающееся прецедентное право предполагает, что обмен электронной почтой может связывать отправителя так же, как и официальный договор, при условии соблюдения традиционных элементов договора. Например, в деле International Casings Group, Inc. против Premium Standard Farms, Inc. (2005 г.) (не дело о трудовых отношениях) федеральный суд штата Миссури установил, что электронная подпись в электронном письме является обязывающий контракт, частично основанный на том факте, что цепочка электронных писем может быть аутентифицирована, то есть существует доказательство того, кто ее отправил. Суд отметил, что электронное письмо может быть подделано, но также может быть подделан и рукописный договор. Поскольку существовали средства для проверки того, какой компьютер отправил электронное письмо, тот факт, что переговоры были электронными, не делал их недействительными в качестве доказательства условий соглашения сторон. (Миссури принял UETA.)

Уроки для работодателей

Точного цифрового аналога оригинальной рукописной подписи не существует — по крайней мере, пока. Но соблюдение этих рекомендаций поможет компании внедрить эффективные и действенные методы электронной подписи:

- Изложите свою политику электронной подписи в письменной форме. Легче утверждать, что сотрудник знал о важности проверки своей электронной почты, если это включено в руководство.

– Ознакомьтесь с законами об электронной подписи штатов, в которых вы ведете бизнес. Как уже отмечалось, в большинстве штатов принята версия UETA, но детали могут различаться в зависимости от штата.

— Выйти за рамки закона о «черной букве». Простого следования букве Закона об электронных подписях или UETA вашего штата может быть недостаточно в глазах суда. Проконсультируйтесь со сторонними профессионалами, чтобы убедиться, что ваши процессы эффективно обеспечивают подлинность и неотказуемость.

– Не оставляйте места для маневра. Какой бы метод вы ни использовали, убедитесь, что он обеспечивает уверенность в том, что подпись действительно принадлежит человеку; что основной документ не был изменен до того, как он был подписан электронной подписью (другими словами, что обе стороны сознательно согласились с одними и теми же условиями); и что подписанты закрыты от последующего отрицания того, что они подписали документ, или утверждения, что они подписали или передали его по ошибке.

- Сделайте это коллективным усилием. Внедрение электронных подписей и электронных деловых операций должно сочетать в себе профессиональные знания юридического, технического и коммерческого отделов вашей компании. Проблемы с программным обеспечением, безопасностью и программированием, очевидно, должны решать те, кто говорит на двоичном коде и C++, в то время как юристы могут убедиться, что система соответствует применимым законам и предоставляет информацию, необходимую вашей компании для защиты в судебном процессе.

Чтобы получить юридическую оценку ваших процессов электронной подписи или получить консультацию по отдельной проблеме с электронной подписью, обратитесь к Сьюзен Бассфорд Уилсон по адресу

Есть что-то особенное в том, что новый сотрудник подписывает трудовое соглашение в офисе менеджера. Однако теперь, когда все больше и больше людей работают удаленно, подписывать трудовые договоры лично просто невозможно. Вот где электронные подписи — или электронные подписи — могут вам помочь.

Давайте узнаем, как электронные подписи могут ускорить и упростить процесс найма и адаптации сотрудников.

Что такое электронные подписи?

Электронная подпись — это именно то, что написано на этикетке — цифровой процесс, аналогичный собственноручной подписи. Электронные подписи признаны и имеют обязательную юридическую силу в большинстве промышленно развитых стран. Обычно они обрабатываются специальным программным обеспечением для цифровой подписи.

Как электронные подписи могут помочь в адаптации сотрудников?

Основные преимущества электронных подписей – скорость и удобство. Вы можете в мгновение ока поделиться соглашением с новым сотрудником по электронной почте или через решения для обмена файлами, и его можно так же быстро подписать на компьютере или даже на мобильном устройстве. Они также экономят деньги — не нужно тратить бумагу и чернила, чтобы распечатать договор.

Еще одной привлекательной функцией электронных подписей является отслеживание документов. Вы можете получать мгновенные уведомления об открытии и подписании соглашения. Цифровой процесс также упрощает архивирование контрактов, поскольку вам не нужно будет сканировать документы для цифрового хранения.

Наконец, электронные подписи могут сделать подписание соглашений с сотрудниками более безопасным. Вы можете использовать расширенные протоколы безопасности и требовать аутентификацию личности, чтобы убедиться, что документы подписаны надлежащим образом.

Как начать работу с электронными подписями?

Начать использовать электронные подписи легко с помощью универсального программного обеспечения для цифровой подписи, такого как Adobe Acrobat Pro DC с электронной подписью. Вы можете удобно запрашивать подписи, отслеживать процесс и управлять им, устанавливать требования безопасности и т. д.

Узнайте обо всех других возможностях Acrobat Pro DC с электронной подписью, чтобы упростить процесс найма.

Пришло время перевести ваш HR на цифровые технологии! Большинство компаний больше не могут позволить себе хранить физические файлы сотрудников.

Это не только дорогой и не самый безопасный вариант хранения, но и то, что все больше компаний хотят перейти на безбумажные документы, и сейчас самое подходящее время для оцифровки ваших документов.

Каждый хороший отдел кадров знает, сколько документов требуется при приеме на работу и увольнении сотрудников. Чем больше команда, тем больше документации нужно подписать, запечатать и организовать для всех нужд вашего бизнеса! Если вы раньше не рассматривали цифровую документацию, то вы действительно усложняете работу отдела кадров.

Почему бы не сделать это проще для них и вашего бизнеса и создать безопасную и удобную для поиска цифровую файловую систему?

Оглавление

Сократите расходы, сэкономьте время и повысьте эффективность с помощью Signeasy, решения для электронной подписи.

«Signeasy работает быстро, эффективно и избавляет нас от многих хлопот». – Кэти Винчелл, директор по персоналу, Независимый школьный округ Далхарт, США

Полное руководство по законам об электронной подписи во всем мире

Подождите. Причина, по которой HR обычно печатает документы, заключается в том, что по крайней мере одна из сторон должна их подписать, не так ли?

Что ж, с Signeasy можно легко обойтись без принтера, сканера, копировального аппарата и по-прежнему подписывать документы в электронном виде.

Только представьте, насколько сократится ваша административная работа, если вы избежите этих технических чудовищ, когда ваш HR станет цифровым!

Нет ограничений на типы документов, которые вы можете подписывать и безопасно хранить.

Вот несколько примеров HR-документов, которые клиенты Signeasy часто используют.Мы уже помогли подписать более 10 миллионов документов!

Процесс адаптации

Письма с предложениями
Трудовой договор
Описание работы
Ограничительные условия
Соглашения об удержании бонуса
Руководство по трудоустройству
Условия предоставления услуг
Соглашения о неразглашении
Пенсионные соглашения компании
Медицинское страхование
Опросник по вопросам равенства и разнообразия
Личные данные сотрудника, т. е. контактные данные, ближайшие родственники.

Во время работы

Даже если вы не находитесь в активной фазе найма, всегда есть несколько политик, которые вы захотите подписать, и когда они будут обновлены:

Общие правила и процедуры управления персоналом
Защита данных и политика конфиденциальности
Правила в отношении коммуникаций и ИТ
Соглашения с временными работниками
Формы отпуска/отпуска на работу
Контракты с нулевым рабочим временем
Политика рассмотрения жалоб
Политика в отношении интеллектуальной собственности
Политика в отношении здоровья и безопасности
Соглашения о рекламе
Обновления ролей и ответственности
Формы оценки
Формы соглашения о целях
Сертификат обучения
Бонусные соглашения
Управление соглашениями гида
Табель рабочего времени
Формы отчетов об инцидентах

Процесс выхода

Уведомление о бессрочном или временном увольнении
Расторжение контракта/уведомление о расставании
Выход из аттестации на собеседовании

С Signeasy помочь вашему HR-отделу перейти на цифровые технологии и организовать более эффективную автоматизацию рабочих процессов HR.

Мы растем вместе с вашим бизнесом!

Во-первых, подумайте, сколько пользователей вам потребуется для доступа к документам. У вас могут быть разные уровни доступа, если только нескольким лицам нужен доступ к более важным данным сотрудников, но большому количеству людей нужен доступ к большинству хранимых файлов.

На любом этапе вы можете увеличить количество пользователей, и чем больше у вас пользователей, тем рентабельнее становится Signeasy.

Несмотря на это, Signeasy по-прежнему считается лучшим решением для электронной подписи на рынке — просто посмотрите сторонние обзоры на G2, если вы нам не верите.

Apple также назвала нас лучшим бизнес-приложением, и мы были очень рады получить эту награду.

Используйте готовые шаблоны

Вы можете загрузить множество форматов файлов в качестве шаблонов на панель инструментов Signeasy, будь то PDF, документ Google, документ Microsoft Office или даже изображение.

Затем наше техническое волшебство преобразует их в защищенные PDF-файлы, которые затем можно изменить и аннотировать по мере необходимости.

Затем просто отправьте их по электронной почте своему потенциальному сотруднику или всему офису с панели управления.

Если вы не в сети или хотите зарегистрировать несколько горячих талантов на остановке, прежде чем их перехватит конкурент, вы также можете подписать офлайн или лично.

Signeasy предлагает самое простое решение для электронной подписи документов, которое работает на вашем компьютере, смартфоне (естественно, на iOS и Android) и планшете.

Одновременное подписание

Вам нужно несколько подписей на одном документе? Без проблем! Вы можете использовать систему для получения нескольких подписей для подписи — даже одновременно.

Вот как хорош Signeasy.

Несмотря на то, что мы любим функции и постоянно внедряем инновации, в отличие от многих наших конкурентов, мы стремимся сделать их максимально простыми для вас.

Имеет обязательную юридическую силу

Если ваш отдел кадров переходит на цифровые технологии, вам не нужно беспокоиться о том, что документы, подписанные электронным способом, не будут иметь обязательной юридической силы.

В судах по всему миру уже есть прецеденты, подтверждающие, что подписи имеют обязательную силу.

Каждую подпись можно отследить и проверить, от IP-адреса до метки времени подписи, что является более точным и надежным способом, чем рукописные подписи.

100% соответствие

Signeasy очень серьезно относится к персональным данным и соблюдает требования Закона об ESign и Общего регламента по защите данных.

Все данные зашифрованы, поэтому документацию могут просматривать только нужные вам люди, даже если данные находятся в движении.

Просто проясним: никто из команды Signeasy не имеет доступа к каким-либо данным вашего персонала, если они не были переданы нам явным образом, поэтому, когда ваш отдел кадров переходит на цифровые технологии, все важные данные защищены на 100 %.

Безопасно для хранения

Это то, что мы считаем крутым: вы можете подключить Signeasy к своим существующим бизнес-решениям, будь то ваша CRM, электронная почта или система хранения.

Мы интегрированы с ведущими сторонними приложениями, включая Google Диск, Gmail, Dropbox, Box и Zoho.

Если вам нужно конкретное решение для подключения к вашей технологии, вы можете помочь своему кадровому отделу перейти на цифровые технологии с помощью нашего решения API.

В отличие от многих конкурентов, мы верим в открытый исходный код и никогда не будем связывать вас с другими продуктами или продавать их другим пользователям.

Если вы хотите, чтобы это было просто, ваша персонализированная информационная панель также служит удобной системой хранения с возможностью поиска, если хотите.

Многоязычная команда

У вас есть команда по всему миру? Без проблем! Signeasy доступен на целых 22 языках, что намного больше, чем у большинства решений для электронной подписи для малого и среднего бизнеса.

JohnnyJet говорит, что мы идеально подходим и для деловых поездок!

«Это простое в использовании приложение позволяет вам ставить цифровую подпись в документах в любой точке мира прямо с вашего мобильного устройства в кратчайшие сроки», — говорит Джет. «Вы сэкономите время, деньги и бумагу».

Согласно маркетинговому исследованию DocuWare, в ходе которого было опрошено более 1200 сотрудников в США и 1 400 сотрудников в Соединенном Королевстве (Великобритания), более 70 % компаний в США и 83 % компаний в Великобритании заявляют, что используют электронные подписи. для некоторых, многих или большинства бизнес-процессов. Как глобальная компания, мы видим спрос на электронные подписи и хотели узнать больше о том, что мешает более широкому внедрению; потому что даже среди этих последователей внедрение электронных подписей часто далеко не всесторонне, и некоторые люди не знакомы с технологией, которая делает это возможным.

Все наши респонденты уполномочены подписывать документы от имени своих компаний, поэтому именно им известны болевые точки, связанные с отсутствием решения для электронной подписи. Для простоты остальная часть этого блога будет посвящена тому, что сказали наши респонденты из США, потому что отношение к внедрению электронной подписи и препятствия, замедляющие движение, одинаковы на обоих рынках. Тем не менее, вы можете найти более подробную информацию о нашем опросе в Великобритании, просмотрев эту инфографику для иллюстрированного обзора результатов опроса как в Великобритании, так и в США. Мы будем рады поделиться с вами нашими выводами!

Что такое электронные подписи?

Существует множество вариантов, подпадающих под действие электронной подписи, в том числе:

Подписание документа путем ввода вашего имени и некоторых других идентифицирующих данных, таких как ваш идентификационный номер.
Подписание цифрового документа настоящей подписью с помощью стилуса или пальцем на сенсорном экране.
Подписание с использованием учетных данных, для чего могут потребоваться биометрические данные, ввод пароля или шифрование, а также согласование с проверенным поставщиком услуг доверия (TSP).

Последний вариант является наиболее безопасным и рекомендуется для предприятий, особенно при работе с договорами или другими вопросами, требующими соблюдения требований.

Как работают электронные подписи?

Это зависит от используемого варианта. Если вы просто подписываете цифровой документ с помощью стилуса, как это делается сегодня на кассе в большинстве магазинов, изображение подписи фиксируется и добавляется к документу. подписи являются подлинными и безопасными. Эти подписи обеспечивают журналы аудита, шифрование и другие внутренние инструменты для обеспечения подлинности.

Вот краткий обзор работы этих процессов:

Документ отправляется заинтересованному лицу и требует подписи
Пользователь подтверждает свою личность. Это можно сделать с помощью TSP, такого как Validated ID или DocuSign, или с помощью биометрических данных, которые используют сканирование пальцев или лица, или технологию, которая измеряет, как человек подписывает свое имя, включая форму и длину штрихов пера и используемое давление.
Данные об электронной подписи добавляются к цифровому документу.
Документ и поддающаяся проверке отслеживаемая подпись проходят через автоматизированный рабочий процесс до следующего шага, необходимого компании для обработки.

Зачем использовать электронную подпись?

Более 50 % компаний, принявших участие в нашем опросе, которые использовали электронную подпись, заявили, что это положительно повлияло на время, необходимое для выполнения процессов, а 39 % заявили, что это экономит время сотрудников.

Другие преимущества, о которых сообщают компании, включают:

Лучшее соблюдение требований безопасности и соответствия.
Возможность убрать бумагу и все связанные с ней расходы из бизнес-процессов.
Снижение зависимости от печати, сканирования и почтовых расходов.
Улучшенная поддержка удаленных рабочих процессов.
Улучшенный учет
Опции мгновенного поиска документов для обслуживания клиентов, продаж, отдела кадров и других отделов.
Уменьшено количество ошибок, связанных с вводом, хранением и поиском данных.

Отслеживание статуса документов или взаимодействие с людьми без четкого понимания того, где в том или ином рабочем процессе находятся документы.
Увеличение времени, затрачиваемого на сбор нужных подписей для полного выполнения контракта.
Затраты времени и денег на хранение бумажных документов и управление ими
Ошибки в хранении и вводе данных, которые приводят к необходимости переработки контрактов или других документов или даже к более серьезным последствиям для бизнеса, например к потере продаж.

Как предприятия используют электронную подпись %20how%20to%20use%20them/Top%20Priority%202.jpg?width=120&name=Top%20Priority%202.jpg" alt="Top Priority 2" width="240" />

Электронные подписи используются в различных бизнес-процессах. В большинстве случаев бумажные подписи можно заменить более эффективными и менее дорогими электронными подписями.

Вот несколько примеров:

Контракт должен быть подписан несколькими людьми. Бумажный документ необходимо будет передать всем в надлежащем порядке, что увеличит время, необходимое для выполнения контракта. При использовании электронной подписи несколько человек могут работать с документом и подписывать его одновременно, что устраняет узкие места.
Для ускорения обслуживания требуется авторизация. Вместо ожидания почты, факса или сканирования вы можете быстро подписать документ в электронном виде.
Вы работаете с зарубежными партнерами. Бумажные документы путешествуют за тысячи миль; даже если вы платите высокие сборы за ускорение рассылки, это приводит к замедлению процесса. Электронные документы можно отправлять и подписывать практически мгновенно даже из любой точки мира.

Почему некоторые компании не используют электронную подпись

Почему, учитывая все эти преимущества, только около трети компаний в США полностью внедряют электронные подписи в своих организациях? Полное внедрение означает использование его для большинства процессов. Некоторые распространенные факторы, которые мешают компаниям внедрить технологию цифровой подписи или полностью внедрить ее, включают:

Политика компании, запрещающая это, или общее предпочтение подписи ручкой и бумагой
Вопросы в отношении соблюдения правовых норм и разрешения электронной подписи.
Ощущение, что кривая обучения будет крутой, что приведет к сбоям в бизнесе.
Беспокоитесь, что использование электронной подписи может привести к новым уязвимостям кибербезопасности или мошенничеству.
Необходимо интегрировать технологию с текущими системами или привлечь клиентов, поставщиков или деловых партнеров.

Узнайте, как электронная подпись может помочь вашему бизнесу

Хотя опасения, высказанные некоторыми компаниями в нашем опросе, безусловно, обоснованы, многие причины, по которым компании не внедряют электронные подписи, основаны на страхе, непонимании технологии или придании слишком большого значения воображаемым препятствиям.

Загрузите наше бесплатное руководство, чтобы узнать больше о том, как работают электронные подписи, как предприятия используют их в настоящее время и как лучше всего использовать их в своей организации, чтобы сэкономить время и деньги, а также получить множество других преимуществ.

Часто задаваемые вопросы об электронной подписи

Как создать электронную подпись?

Для этой цели вы можете приобрести программное обеспечение для управления документами (DMS), такое как DocuWare, со встроенными возможностями электронной подписи. Вы также можете инвестировать в автономные приложения. Однако в системе DMS процесс подписания можно использовать в сочетании с электронными формами и интегрировать в рабочий процесс, который проходит этап контракта или документа, предназначенного для сотрудников, от создания до подписания и исполнения. Затем документы надежно архивируются для быстрого поиска.

Для большинства цифровых подписей требуется некоторая настройка.Этот процесс может включать работу с TSP, который генерирует зашифрованные ключи и обеспечивает двухфакторную аутентификацию с дополнительным сертификатом проверки и биометрическими данными или без них.

Сколько существует типов цифровых подписей?

Электронные подписи делятся на три категории:

Простая. Простая подпись не шифруется и является наименее безопасным типом подписи. Типичными примерами являются подпись, которую вы делаете на мобильном устройстве курьера, когда получаете посылку, или что-то столь же простое, как установка флажка в Интернете, подтверждающая, что вы прочитали политику безопасности компании.

С простой подписью у вас нет доказательств того, кто подписал документ. Он неформальный и используется для подписания документов, когда существует небольшой риск оспаривания их юридической силы.

Дополнительно: этот тип подписи шифруется с помощью ключа, созданного TSP, который доступен только подписывающей стороне. Данные закодированы, поэтому они не могут быть прочитаны или использованы кем-либо, если они не предоставят ключ. Для расширенной подписи достаточно двухфакторной аутентификации личности подписывающего лица (например, кода, отправленного по электронной почте или в текстовом сообщении). Биометрические подписи также относятся к этой категории. Если возникает спор, в котором вам необходимо подтвердить личность подписавшего, вам потребуется расширенная электронная подпись.

Квалифицированная подпись: квалифицированная подпись является наиболее безопасным вариантом и в большинстве случаев имеет юридическую силу. Этот тип электронной подписи гарантирует, что документ не был изменен, потому что TSP выдал цифровой сертификат и удостоверил личность подписавшего. Поскольку эти типы цифровых подписей проверены и безопасны, они часто имеют такой же вес, как и подписи пером и чернилами.

Безопасно ли использовать цифровые подписи?

Фактический процесс подписи происходит в аппаратных модулях безопасности (HSM), которые работают в защищенной инфраструктуре облачных серверов. Аппаратные модули безопасности — это специальные криптопроцессоры, обеспечивающие защиту подписей и программных ключей.

Сделайте следующий шаг

Доверие является основой для любого обмена товарами, услугами или конфиденциальной информацией. Подпись является символом этого доверия при выполнении контрактов или других соглашений. Электронные подписи идут еще дальше, чем традиционные подписи на бумаге, проверяя подлинность подписи, экономя время вашей компании и сокращая расходы за счет ускорения бизнес-процессов. Благодаря цифровым подписям ваша компания также может лучше соответствовать государственным, федеральным, отраслевым и международным требованиям соответствия как с точки зрения информационной безопасности, так и с точки зрения защиты данных.

Читайте также: