Какие файлы можно прикрепить к электронному письму

Обновлено: 03.07.2024

Умение написать электронное письмо с вложением может повысить вашу продуктивность за счет улучшения вашего общения с другими людьми. Независимо от темы электронного письма, правильное добавление вложения может напрямую повлиять на то, как оно будет получено. Электронные письма с вложенными файлами — ценный инструмент общения, но они требуют знаний и правил этикета. В этой статье мы обсудим, что такое вложение электронной почты, объясним, как упомянуть и включить его в электронное письмо, а также предоставим советы и примеры, которые можно использовать в качестве руководства.

Что такое вложение электронной почты?

Вложение электронной почты — это файл, который один человек отправляет другому вместе с сопроводительным письмом. Его цель обычно состоит в том, чтобы повысить ценность или выгоду, которую электронная почта предлагает читателю, предоставляя дополнительный контент, который вы не можете выразить в теле электронной почты. Вложение может иметь различные форматы и размеры, наиболее типичными вложениями являются большие текстовые файлы, различные типы документов, электронные таблицы, отсканированные файлы, формы, изображения и видео.

Следует ли указывать вложение в теле письма?

Как и в большинстве других форм общения, при общении по электронной почте необходимо соблюдать некоторые правила и рекомендации. Что касается вложений электронной почты, рекомендуется упомянуть прикрепленный файл где-нибудь в теле письма перед его отправкой как в официальных, так и в неформальных ситуациях.

Хотя обычно легко распознать электронное письмо с вложениями (поскольку оно сопровождается дополнительным значком рядом со строкой темы, указывающим на наличие вложения), некоторые получатели не открывают электронные письма с вложениями, если они точно не знают, что они есть и откуда они. Обычно причина этого заключается в том, чтобы не подвергать себя воздействию потенциально вредоносного вложения, такого как компьютерный вирус, который может повлиять на их устройство или другие файлы.

Как написать электронное письмо с вложением

Обратите внимание на следующие пять шагов при создании и отправке электронного письма с вложением:

1. Определите, какие файлы вы хотите отправить

Прежде чем писать электронное письмо, вы должны точно знать, какой файл вы собираетесь отправить и где он находится на жестком диске или в памяти вашего устройства. Важно знать, какой файл или файлы вы собираетесь отправить, потому что вам нужно упомянуть их в тексте электронного письма, а знание их местоположения может помочь вам быстро найти и прикрепить их перед отправкой электронного письма.

2. Напишите тему письма

Следующий шаг — составление строки темы электронного письма. Поскольку многие потенциальные получатели склонны игнорировать электронные письма с вложениями, если они не знают, что это за вложенные файлы, тема электронного письма должна отражать тот факт, что оно содержит один или несколько вложенных файлов, и предоставлять информацию о том, что это такое.

3. Составьте тело письма

Если вложения являются единственной причиной, по которой вам нужно отправить сообщение, в теле письма может быть просто краткое описание вложенных файлов. Если вложенные файлы являются лишь частью того, что должно быть передано по электронной почте, их необходимо упомянуть где-то в теле письма, в идеале с коротким предложением, в котором указывается, что они из себя представляют. Не рекомендуется отправлять электронное письмо с вложениями и без текста, так как получатель или его поставщик электронной почты могут спутать их со спамом.

4. Прикрепите файлы

После составления электронного письма последним шагом перед его отправкой является вложение необходимого файла или файлов. Однако этот шаг может быть выполнен в любое время в процессе составления и отправки. Многие отправители предпочитают прикреплять файлы перед написанием электронного письма, потому что это исключает риск вообще забыть их прикрепить.

5. Просмотрите и отправьте электронное письмо

После того, как тема и тело письма написаны, а файлы прикреплены, вы можете быстро проверить и отправить письмо получателю.

Советы по написанию электронных писем с вложениями

Рассмотрите эти советы, которые помогут вам писать и отправлять электронные письма с вложенными файлами:

Убедитесь, что вложение имеет подходящий формат файла

Вы должны убедиться, что получатель может получить доступ к файлам, которые вы собираетесь отправить. Если вы отправляете текстовые файлы, электронные таблицы, отсканированные документы, изображения или любые другие типы файлов, важно использовать общий формат файла, чтобы увеличить вероятность того, что получатель сможет открыть вложение.

Попробуйте ограничить размер вложенного файла

Большинство почтовых серверов имеют ограничения на размер вложений, поэтому рекомендуется максимально ограничить размер вложенных файлов. Это можно сделать несколькими способами, в зависимости от характера файлов. Большинство файлов будут значительно меньше, если вы используете программное обеспечение для сжатия, чтобы преобразовать их в zip-файлы. Вы также можете изменить размер изображений с излишне высоким разрешением, чтобы значительно уменьшить размер их файла, и вы можете сжать несколько текстовых файлов в один файл PDF.

Рассмотрите возможность отправки ссылки

Когда вы отправляете профессиональные электронные письма, рассмотрите возможность включения ссылки, содержащей информацию, которую вы собираетесь прикрепить, вместо прикрепления реальных файлов. В зависимости от ситуации это может быть ссылка на ваше резюме, ссылка на изображения или текстовые файлы, которые вы собираетесь отправить, или просто ссылка на место, куда вы ранее загрузили файлы. Это может облегчить и сделать более безопасным доступ получателя к информации.

Не отправляйте много несвязанных файлов в одном электронном письме

Рассмотрите возможность отправки нескольких электронных писем одному и тому же получателю, если вы хотите отправить им много разных файлов, не связанных друг с другом. Таким образом, вы можете избежать путаницы, используя строку темы и тело каждого электронного письма для описания соответствующего вложенного файла, и получателю будет легче найти то, что ему нужно позже.

Примеры писем с вложениями

Вот два примера того, как написать электронное письмо с вложением:

Пример 1

Subject line: Обновление информации об отгрузке товаров медицинского назначения с прикрепленным PDF-файлом

Уважаемый доктор Мэтьюз,
В ответ на ваш запрос относительно следующей партии предметов медицинского назначения, прибывающих в больницу общего профиля Святого Франциска в январе 2021 года, прилагаем название и количество каждого предмета снабжения в формате PDF.< /p>

Спасибо за ваш запрос. Напишите нам, если у вас возникнут дополнительные вопросы относительно доставки или любого другого вопроса, с которым мы можем вам помочь.

С уважением,
Майкл Гилмор
Johnson Medical

Пример 2

Subject line: Фотографии из нашей поездки в Канкун

Дорогая Мэри,
Я прикрепил к этому письму 10 лучших фотографий из нашей поездки в Канкун. Я пришлю вам еще, как только получу их от Джона.

К сообщению электронной почты можно прикрепить файл любого типа. Но имейте в виду, что для его просмотра у получателей, как правило, должна быть установлена та же программа, которую вы использовали для создания вложения. Например, для просмотра вложения, созданного в Microsoft Project, на вашем компьютере должен быть установлен Microsoft Project.

По этой причине лучше всего прикрепить файл в формате, который может прочитать любой, кто получит ваше сообщение. Например, файлы в переносимом формате документа (.pdf) могут быть прочитаны практически любым человеком. Рассмотрите возможность использования PDF-файлов для вложений электронной почты, особенно когда вы отправляете сообщение в список рассылки электронной почты или большую группу. Ниже приведены инструкции по преобразованию файлов в файлы PDF.

Кроме того, помните о следующих рекомендациях по отправке вложений электронной почты:

Рассмотрите возможность включения ссылки в сообщение электронной почты, а не вложения.
Если информация, которую вы хотите прикрепить, доступна на веб-странице, укажите ссылку на эту веб-страницу в теле письма, а не прикрепляйте файл. Любой пользователь сможет просмотреть ссылку в веб-браузере.
Избегайте отправки больших вложений электронной почты
Пользователи любой службы электронной почты обычно имеют ограничение на размер папки "Входящие" электронной почты (известное в Pitt как квота электронной почты). Отправка больших вложений электронной почты может привести к тому, что некоторые из ваших получателей превысят свои квоты. Если файл больше нескольких мегабайт, вы можете сжать его в файл меньшего размера с помощью такой программы, как SecureZIP, прежде чем прикреплять его. SecureZIP можно загрузить бесплатно в службе загрузки программного обеспечения на сайте My Pitt. Обратите внимание, что некоторые типы файлов, например графические файлы, уже сжаты. Такая программа, как SecureZIP, может быть не так полезна им, как другие типы, такие как электронные таблицы или документы, созданные с помощью программ обработки текста.

Преобразовать файл в PDF

Преобразование файла в формат PDF — один из самых простых способов обеспечить доступ других пользователей к вашим вложениям. Любой, у кого установлена бесплатная программа Adobe Reader, может просматривать файл PDF. Существует два основных способа создания файла PDF.

Создание PDF-файлов с помощью Adobe Acrobat

Adobe Acrobat Professional — это доступная программа, позволяющая преобразовывать файлы в формат PDF. Также доступны некоторые бесплатные программы для создания PDF-файлов. Однако ИТ-подразделение Pitt не тестировало эти инструменты и не может обеспечить их поддержку. В приведенных ниже инструкциях объясняется, как создать PDF-файл с помощью Adobe Acrobat.

После того как вы установили Adobe Acrobat Professional, откройте файл, который вы хотите преобразовать, с помощью программы, которая использовалась для его создания, и выберите параметр «Печать».
В окне "Печать" выберите Adobe PDF в качестве принтера и нажмите "Печать".

Выберите место для сохранения PDF-файла и нажмите «Сохранить».

Прикрепите файл PDF к сообщению электронной почты.

Сохранение файлов в формате PDF с помощью Office 365

Microsoft Office включает встроенную функцию, позволяющую сохранять файлы Office в формате PDF.

Нажмите кнопку "Файл" в левом верхнем углу программы.
Выберите «Сохранить как PDF».
Выберите место для сохранения файла PDF и нажмите «Сохранить».
Прикрепите файл PDF к сообщению электронной почты.

Не удается открыть PDF-файл?

Если файл PDF не открывается автоматически при двойном щелчке по нему, возможно, вам потребуется установить ассоциацию файлов. Настройка ассоциации файлов сообщает вашему компьютеру, какую программу использовать при открытии файла определенного типа. Чтобы установить ассоциацию файлов для PDF-файлов, щелкните правой кнопкой мыши файл PDF на рабочем столе, выберите «Открыть с помощью», а затем выберите «Выбрать программу». Выберите Adobe Reader из списка программ, установите флажок «Всегда использовать выбранную программу для открытия файлов такого типа» и нажмите «ОК».

Несмотря на постоянное появление различных приложений для обмена файлами различных типов, которые продолжают появляться с развитием технологий, электронная почта по-прежнему остается одним из наиболее подходящих средств или каналов для этой задачи.

Различные платформы позволяют загружать и скачивать различные файлы , если их общий вес не превышает максимального веса, установленного почтовой службой , который может варьироваться в зависимости от служба, которую вы используете.

Прикрепленные файлы

Возможность обмена различными типами файлов предоставляется с помощью инструмента вложения файлов, предлагаемого выбранной вами почтовой платформой.

Как прикрепить файлы?

Обычно этот параметр обозначается значком скрепки . При нажатии на который откроется файловый менеджер вашего компьютера, и вы начнете выбирать файлы, которые хотите отправить.

Давайте поговорим о весе

Как отмечалось выше, максимальный вес файлов, которые можно прикрепить к электронному письму, зависит от используемой вами платформы.

Например, в Outlook ограничение составляет 20 МБ, а в Gmail — 25 МБ. Другие платформы поддерживают меньший вес.

Что делать, если превышен лимит?

Тот факт, что файл или файлы превышают вес, предусмотренный выбранной вами платформой, не означает, что вы не можете его отправить. Наоборот. В таких случаях большинство сервисов могут изменить способ предоставления общего доступа.

То есть то, что обычно может быть отправлено как электронное письмо с рядом вложений, станет электронным письмом с рядом файлов, которые совместно используются через службу хранения: Gmail, One Drive, Dropbox и т. п. .

Какие файлы я могу прикрепить?

Электронная почта — это канал, который используется в основном для обмена документами или изображениями, но правда в том, что он идет гораздо дальше. Если вы хотите узнать больше о типах файлов, которые вы можете прикреплять, продолжайте читать!

Поддерживаемые документы

Как насчет того, чтобы начать этот список с самых распространенных файлов? Документы. Хотите верьте, хотите нет, но есть интересный список документов, которые можно отправить по электронной почте… сколько из них вы знаете?

.DOC или .DOCX: документы, подготовленные или структурированные с помощью программы обработки текстов, например: Microsoft Word. Чтобы создавать файлы, которые намного легче и более совместимы при совместном использовании, при сохранении документа рекомендуется использовать формат .docx.
.XSL или .XSLX : документы, относящиеся к электронным таблицам, таблицам, графикам и макросам, созданные в таких программах, как Microsoft Excel.
.PPT или PPTX : относится к презентационным документам, которые могут содержать как текст, так и графику, изображения или видео.
.PDF: оцифрованные документы. Обычно они конвертируют файлы .doc или .xsl.
.RTF: расширение относительно текстовых документов.
.TXT: текстовые документы без форматирования.
.ODT: формат, используемый для хранения офисных файлов.

Какие изображения можно прикрепить?

К электронным письмам также можно прикреплять фотографии, шаблоны объявлений или любой другой тип графического контента. Среди них у вас есть возможность делиться изображениями формата:

JPG: стандартный формат для фотографий.
PNG: специально для использования в браузерах.
GIF: анимированные изображения.
SVG: векторные изображения с изменяемым размером, которые могут быть статичными или анимированными.

Аудиовизуальный контент

Наконец, музыку и видео также можно прикрепить к электронному письму с возможностью включения отформатированных файлов:

Видео. Вы можете прикреплять файлы в форматах .mp4, .wmv, .3gp, .flv, .mov, .m4v, .mpg и .avi.
Аудио . Форматы .mp3, .wav, .mp4, .aac, .aif, .ogg и .webm, скорее всего, будут передаваться по электронной почте.

Не стесняйтесь поделиться!

Наконец, другие файлы, которые вы также можете прикрепить к электронному письму, являются сжатыми файлами, которые используют .zip или .rar расширения . Начните использовать канал электронной почты, чтобы делиться файлами всех этих типов с семьей и друзьями.

Прикрепить файл

На компьютере откройте Gmail.
Нажмите "Написать".
Внизу нажмите Прикрепить .
Выберите файлы, которые хотите загрузить.
Нажмите "Открыть".

Удалить вложение

Добавив вложение, вы можете удалить его. Справа от имени вложения нажмите "Закрыть" .

Отправлять вложения в конфиденциальном режиме

Совет. Если вы используете Gmail с рабочей или учебной учетной записью, обратитесь к своему администратору, чтобы убедиться, что вы можете использовать конфиденциальный режим.

На компьютере откройте Gmail.
Нажмите "Написать".
Нажмите "Прикрепить" .
Выберите файлы, которые хотите загрузить.
В правом нижнем углу окна нажмите Включить конфиденциальный режим .
Совет. Если вы уже включили конфиденциальный режим для сообщения электронной почты, перейдите в конец письма и нажмите "Изменить".
Установите срок действия и пароль. Эти настройки влияют как на текст сообщения, так и на любые вложения.
- Если вы выберете вариант "Без кода доступа для SMS", получатели, использующие приложение Gmail, смогут открыть его напрямую. Получателям, не использующим Gmail, будет отправлен код доступа по электронной почте.
- Если вы выберете "SMS-пароль", получатели получат пароль в текстовом сообщении. Убедитесь, что вы вводите номер телефона получателя, а не свой собственный.
Нажмите "Сохранить".

Устранение неполадок

Ограничение размера вложения

Вы можете отправлять вложения размером до 25 МБ. Если у вас есть несколько вложений, их общий размер не может превышать 25 МБ.

Если размер вашего файла превышает 25 МБ, Gmail автоматически добавит ссылку на Google Диск в сообщение электронной почты, а не прикрепит его к сообщению. Подробнее о настройках общего доступа к вложениям на Google Диске.

Вложения не загружаются (для ПК)

Убедитесь, что вы используете поддерживаемый браузер.
Попробуйте добавить вложение в другом браузере.
Если вы настроили прокси-сервер веб-браузера, попробуйте отключить его.

Вложения могут быть недоступны

Возможно, ваш сетевой администратор или интернет-провайдер заблокировал домен mail-attachment.googleusercontent.com, который Google использует для размещения вложений.

Для получения дополнительной помощи обратитесь к своему интернет-провайдеру.

Заблокировано по соображениям безопасности

В целях защиты от вирусов Gmail не позволяет прикреплять исполняемые файлы, например файлы с расширением .exe.

Электронная почта широко используется для распространения компьютерных файлов (т. е. текстовых файлов, документов, электронных таблиц, PDF-файлов). Это достигается путем «прикрепления» файла к сообщению электронной почты и последующей отправки файла с сообщением получателю. Практически любой тип файла данных можно прикрепить к сообщению электронной почты для транспортировки.

К сожалению, эта функция создает возможность для распространения вредоносных программ. Старые программы электронной почты часто автоматически открывали файлы, вложенные в сообщения, для удобства пользователя. Это вызвало заражение без какого-либо вмешательства пользователя. Новые программы электронной почты обычно не открывают вложения автоматически, поэтому используются другие методы, чтобы побудить (убедить) получателя открыть вложения вручную. Это называется «социальная инженерия» — атака, предназначенная для того, чтобы заставить вас совершить действие (в данном случае нажать на вложение). Злоумышленники постоянно придумывают новые тактики социальной инженерии, чтобы заставить пользователей устанавливать (открывать вложения) вредоносные программы.

индивидуализированный текст личного сообщения ("Уважаемый Джон, " или "пожалуйста, ознакомьтесь с прикрепленным счетом за...")
подделать (подделать) имя отправителя, чтобы оно выглядело как имя кого-то, кого вы знаете ("some-name@uiowa.edu")
сделать сообщение угрожающим ("ваша учетная запись будет закрыта, если вы не...")
придать сообщению официальный вид от ("support@microsoft.com")
заставить вложение выглядеть безвредным ("my_vacation_pictures.php")

Как узнать, является ли вложение «исполняемым»?

Имена файлов очень важны, потому что именно так компьютер узнает, что делать с файлом. Например, документы имеют трехбуквенное расширение «.pdf», которое компьютер может открыть с помощью Adobe Reader. Другие расширения, такие как «.exe или .dmg», сообщают компьютеру, что файл представляет собой программу, которая запускается автоматически при нажатии на нее. На каждом компьютере существует множество типов файлов и ассоциаций программ.Если ваш компьютер не знает, что делать с файлом (у него нет ассоциации), компьютер предложит вам выбрать правильную программу для его открытия.

Защита компьютера от вредоносной почты

Чтобы защитить компьютеры Университета, внедряются следующие средства защиты: Все входящие сообщения проверяются на наличие известного вредоносного ПО (вирусы, черви, трояны и т. д.). При обнаружении вредоносного кода все сообщение отбрасывается на шлюзе электронной почты кампуса. Кроме того, если вложенный файл зашифрован или защищен паролем и поэтому не может быть проверен на наличие вредоносного кода, он будет удален. Любое сообщение, которое не является известной проблемой, но имеет «опасное» (исполняемое) вложение, будет удалено вложением до того, как сообщение будет доставлено. В сообщение будет вставлен текст о том, что вложение было удалено. Вы также должны знать, что вредоносное ПО может быть вставлено в файлы документов, такие как файлы .docx или .pdf, которые могут автоматически выполняться (устанавливать вредоносное ПО) на вашем компьютере. Будьте особенно осторожны, чтобы не открывать неожиданные вложения. Проверьте легитимность файла у человека, который отправил вам файл.

Зашифрованные/защищенные паролем вложения

Если вложенный файл зашифрован или защищен паролем и поэтому не может быть проверен на наличие вредоносного кода, будет доставлено все сообщение, содержащее вложение. Получателю не будет выдано предупреждение о том, что файл не был отсканирован. (Примерами являются зашифрованные ZIP-файлы и защищенные паролем офисные рабочие файлы.)

Читайте также: