Какие электронные подписи раздать руководителю и главному бухгалтеру, а какие ответственным сотрудникам

Обновлено: 02.07.2024

Цели внутреннего контроля за выплатами денежных средств заключаются в обеспечении того, чтобы денежные выплаты выплачивались только с надлежащего разрешения руководства в действительных деловых целях, и чтобы все выплаты надлежащим образом регистрировались. Грантополучатели сочтут этот ресурс полезным для поддержания внутреннего контроля за выплатой наличных.

Несмотря на то, что невозможно гарантировать, что эти цели будут достигнуты в любое время для всех транзакций, следующие методы дают разумную уверенность в том, что они, как правило, будут достигнуты.

Разделение обязанностей

Разделение обязанностей означает, что ни одна финансовая операция не обрабатывается одним человеком от начала до конца. Для выплат наличными это может означать, что разные люди разрешают платежи, подписывают чеки, регистрируют платежи в бухгалтерских книгах и согласовывают банковские выписки. Если ваша организация представляет собой небольшую некоммерческую организацию, управляемую волонтерами и, возможно, одним штатным сотрудником, этот принцип может быть сложно реализовать на практике. Вы можете рассмотреть возможность того, чтобы один человек, например штатный сотрудник, подписывал чеки, а другой человек, например казначей совета директоров, должен ежемесячно проверять выплаты, банковские выписки и аннулированные чеки.

Авторизация и обработка выплат

Вам нужно разработать политику, определяющую, кто в вашей организации может авторизовать платежи. Некоторые организации возлагают эту функцию исключительно на исполнительного директора, чтобы гарантировать, что один человек обращает внимание на денежные средства, выходящие из организации. В других случаях руководитель отдела может санкционировать закупки для этого отдела, если они не выходят за рамки бюджета отдела. В большинстве организаций после утверждения бюджета советом директоров нет необходимости санкционировать отдельные покупки в рамках этого бюджета. Однако незапланированные покупки потребуют дополнительного утверждения. Кроме того, в очень небольших организациях казначею или президенту совета может быть предложено разрешить все покупки. Даже в более крупных организациях действуют политики, требующие, чтобы совет директоров санкционировал значительные расходы, такие как покупка компьютеров или другого имущества. Важно согласовать и официально определить, что представляет собой значительные расходы и как эти покупки будут осуществляться.

Все платежи должны сопровождаться соответствующей документацией в виде квитанций или счетов-фактур. Снятие наличных никогда не должно производиться через карты банкомата (ATM).

Управление ограниченными средствами

Ограниченные взносы – это форма дохода, уникальная для некоммерческого сектора. Деньги, которые были ограничены донором для конкретного использования (например, покупка нового здания, запуск новой программы, создание пожертвования и т. д.), должны использоваться только для той цели, для которой они были предоставлены. Тем не менее, большинство некоммерческих организаций испытывают искушение брать кредиты под ограниченные суммы, когда сталкиваются с нехваткой наличности. В тех случаях, когда спонсор явно запрещает такое заимствование, такие действия явно нарушают доверие и инструкции спонсора и могут привести к отзыву гранта. В других случаях доноры разрешают временное заимствование при условии, что деньги будут заменены в течение определенного периода времени, обычно в течение года предоставления гранта.

В конечном счете, роль совета заключается в обеспечении выполнения организацией своих обязательств перед донорами. Таким образом, в случаях, когда разрешено заимствование средств с ограничениями, совет директоров должен установить политику, описывающую обстоятельства, при которых такое заимствование разрешено. Эти политики могут включать в себя то, как часто могут происходить займы, кто может санкционировать межфондовый заем и сколько можно заимствовать (например, процент от общей суммы гранта). Кроме того, необходимо разработать план погашения и регулярно информировать совет директоров о состоянии любых межфондовых займов.

Проверить подпись

Есть некоторые споры относительно количества подписей на чеке. Во многих случаях полезно требовать две подписи на чеках, особенно при покупках на определенную сумму. Эта сумма зависит от бюджета организации; ваш бухгалтер может помочь вам определить, насколько это важно. Несмотря на то, что чеки требуют двух подписей, три или четыре человека могут иметь полномочия на подписание чеков, чтобы обеспечить наличие двух подписывающих лиц для осуществления выплат. Количество уполномоченных лиц, подписывающих документы, должно быть сведено к минимуму, при этом повседневная деятельность не должна быть затруднена без необходимости.

Цель этого внутреннего контроля – обеспечить принятие обдуманных решений о том, кому платить, сколько платить и когда платить по счетам. Если у вас обычно есть один или несколько чеков, предварительно подписанных одним из двух необходимых подписантов, это противоречит этой цели.Если более чем один подписывающий не доступен регулярно, и это мешает вам выполнять свои обязательства, вы можете рассмотреть возможность открытия расчетного счета подотчетных сумм. Это означает, что совет устанавливает политику в отношении суммы денег, которая может быть доступна на текущем счете в любой момент времени, скажем, 500 долларов. Все остальные деньги хранятся на отдельном счете, к которому у подписавшего чек нет доступа. Подписавшему чек разрешается оплачивать счета до тех пор, пока эта сумма не будет существенно исчерпана. В это время казначей или другие члены совета могут проверить выплаты и убедиться, что они не выходят за рамки правил, установленных советом. После того, как эти выплаты будут рассмотрены и приняты, уполномоченный представитель совета директоров переведет достаточно денег, чтобы вернуть на счет подотчетных сумм максимальный баланс в 500 долларов США.

Постарайтесь сбалансировать свой внутренний бухгалтерский контроль таким образом, чтобы обеспечить общественное доверие и сохранить целостность ваших финансовых систем и активов, не препятствуя при этом необоснованно вашей способности продолжать свою работу.

Контрольный список внутреннего контроля бухгалтерского учета

Следующие вопросы отражают распространенный внутренний контроль бухгалтерского учета, связанный с оплатой счетов. Вы можете использовать этот список, чтобы проверить свои собственные средства внутреннего контроля бухгалтерского учета и определить, какие области требуют дальнейших действий.

Младший бухгалтер или бухгалтер начального уровня управляет ежедневными финансовыми и бухгалтерскими задачами для предприятий. В их основные обязанности входит подготовка и ведение финансовой отчетности, составление отчетов и подготовка балансов.

Обязанности и ответственность младшего бухгалтера

Младшие бухгалтеры поддерживают руководителей высшего уровня и старших бухгалтеров, одновременно предоставляя важные услуги в офисе. Они являются неотъемлемой частью иерархии офиса и решают многие проблемы, прежде чем они станут более серьезными проблемами. Младшие бухгалтеры имеют следующие обязанности:

Ведение дебиторской задолженности, оформление счетов и сопутствующей документации.
Поддержание кредиторской задолженности, обеспечение своевременной оплаты счетов, подтверждение действительности долга и сбор соответствующих подписей.
Обновление финансовых записей с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета
Сбор расходов на заработную плату и ввод в соответствующую строку ввода.
Подготовка квартального бюджета под контролем высшего руководства.
Анализ финансовой отчетности и подготовка балансов

Примеры должностных инструкций младшего бухгалтера

Пример 1

Пример 2

Крупнейший застройщик Лонг-Айленда в настоящее время ищет администратора/младшего бухгалтера AP для немедленного найма. Кандидат должен иметь 3-5-летний опыт работы в сильном управлении A / P в строительной отрасли. В обязанности входит проверка и согласование счетов и выписок, подготовка пакетов счетов для обеспечения своевременной обработки платежей, а также изучение и выполнение анализа отклонений от бюджетов по мере необходимости. Переписка с кредиторами и продавцами. себестоимость проданных товаров, проводка бухгалтерских проводок и сверка банковских счетов. Изучите системы и процедуры для анализа хода строительства домов. Возможность роста. Это локальная позиция (не удаленная). Квалификация: 3-5 лет опыта работы в строительной отрасли требуется продвинутый MS Excel Опыт сверки + степень бакалавра бухгалтерского учета + Тип работы: Полный рабочий день Преимущества: * 401 (k) * Медицинское страхование * Оплачиваемое время off Физическое положение: * График работы в офисе: * С понедельника по пятницу Образование: * Бакалавр (предпочтительно) Опыт работы: * A/P в строительной отрасли: 3 года (обязательно) Место работы: Одно место

Пример 3

*Младший бухгалтер **Лонгвью, Северная Каролина * *Сводка должностей * Бухгалтер начального уровня, который занимается ежедневными финансовыми и бухгалтерскими задачами. В их основные обязанности входит ввод данных, составление отчетов и любые другие обязанности по мере необходимости. * Основные обязанности и ответственность * * Обновление счетов к получению и выставление счетов * Действовать в качестве резервного счета к оплате * Работа под руководством старшего бухгалтера * Помощь в проведении аудитов * Создание отчетов с информацией о финансовом состоянии * Подготовка отчетов и прогнозов на основе этого анализа *Квалификация и опыт * * Способность сидеть перед компьютером и смотреть на экран компьютера в течение длительного периода времени * Продвинутые знания Microsoft Office Suite (особенно Excel). * Способность работать сверхурочно в соответствии с назначенным графиком работы. * Предпочтительно знание программного обеспечения Xero Accounting. * Пристальное внимание к деталям * Отличное решение проблем * Способность сохранять конфиденциальность является обязательным * Должен разбираться в технологиях. Программное обеспечение Xero, офисный пакет Microsoft и стандартная электронная почта являются ключевыми элементами такого рода работы.* Способность четко и эффективно общаться посредством телефонных разговоров, письменного общения по электронной почте и официальных писем, а также личных встреч. * Отличное управление временем и организаторские способности * Способность работать в режиме многозадачности и соблюдать установленные сроки * Готовность работать много часов, когда это необходимо * Ориентация на качество и внимание к деталям * Командный игрок с позитивным стилем общения * Способность стоять и/или сидеть в течение длительного времени времени выполнения трудовых функций * Должен быть в состоянии поднять до 20 фунтов. без посторонней помощи Тип работы: Полный рабочий день Преимущества: * 401 (k) * Стоматологическое страхование * Страхование по инвалидности * Медицинское страхование * Страхование жизни * Оплачиваемый отпуск * Страхование зрения Физические условия: * График работы: * Дневная смена * С понедельника по пятницу * Наличие выходных Способность * Hickory, NC 28601: Надежно добираться до работы или планировать переезд до начала работы (обязательно) Образование: * Associate (обязательно) Место работы: Одно место

Пример 4

*Младший бухгалтер* Энглвуд, Колорадо 360 Rail Services — это железнодорожная консалтинговая и строительная фирма, которая занимается проектированием, техническим обслуживанием, строительством и эксплуатацией различных клиентов в США. Мы обслуживаем различные отрасли, включая, помимо прочего, энергетику, сельское хозяйство, агрегаты и транзит. Мы ищем людей, которые независимы, самостоятельны и обладают инициативой для работы в быстро меняющейся среде для творческой и дальновидной фирмы. В настоящее время мы ищем младшего бухгалтера в нашем офисе в Энглвуде, штат Колорадо, для поддержки бухгалтерского отдела в повседневных транзакционных операциях. Основные должностные обязанности будут включать полный цикл работы с кредиторской задолженностью, поддержку дебиторской задолженности и основные обязанности по корпоративному учету для структуры с несколькими организациями. Идеальный кандидат будет мотивированным самостоятельным стартером с практическими знаниями основных принципов бухгалтерского учета. Идеальный кандидат также должен уметь эффективно общаться с коллегами и клиентами. Обязанности * Полный цикл расчетов с поставщиками, включая ввод счетов-фактур, планирование платежей и корреспонденцию с поставщиками * Ежедневная обработка / проводка транзакций по банковским и кредитным картам для исправления GL и рабочих кодов * Годовая обработка 1099 * Сверка балансовых отчетов * Основные средства, амортизация и обслуживание графика предоплаты * Корректировка записей в журнале * Обработка дебиторской задолженности, включая выставление счетов-фактур T&M Force * Расчет налога с продаж и использование и соблюдение требований * Базовая бухгалтерская поддержка проекта, включая обработку заказов на поставку и квитанций, базовую калькуляцию работ и базовую финансовую отчетность. * Помощь с ежегодным финансовым обзором и другими требованиями соответствия * При необходимости помощь контролеру с задачами по внедрению программного обеспечения Требования: * Степень бакалавра в области бухгалтерского учета ИЛИ 5-летний опыт бухгалтерского учета / проектного учета * Опыт работы с QuickBooks * Отличные навыки работы с Microsoft Office Suite - Excel, Word и Перспективы * Сильные письменные и устные коммуникативные навыки * Сильные навыки межличностного общения, позволяющие эффективно взаимодействовать с персоналом всех уровней * Сильная рабочая этика и внимание к деталям * Сильные аналитические способности, навыки решения проблем и организационные навыки * Способность обеспечить исключительное обслуживание внутренних и внешних клиентов благодаря чувству безотлагательности и стремлению к качественному и своевременному выполнению обязанностей * Демонстрация соответствующих этических знаний посредством исключительной честности и профессионального представления и поведения * Способность эффективно работать как в командной среде, так и независимо * Отношение к постоянному совершенствованию * Проявляет инициативу и работает через проблемы, требующие решения. Диапазон заработной платы: 45–50 000 долл. США Местонахождение: Энглвуд, Колорадо Тип работы: полный рабочий день Тип работы: полный рабочий день

Разместите вакансию за считанные минуты
и начните получать качественные резюме уже сегодня.

Старший бухгалтер – это специалист среднего звена, который руководит бухгалтерией компании. Они берут на себя ответственность за каждый аспект, связанный с составлением отчета организации, от эффективности затрат и прибыли до расходов.

Доступно в

Этот шаблон описания вакансии старшего бухгалтера оптимизирован для размещения на онлайн-досках вакансий или на страницах вакансий. Если вы нанимаете бухгалтера по финансам, фондам, налогам или платежным ведомостям, его легко настроить с помощью бухгалтерских обязанностей.

В обязанности старшего бухгалтера входит:

Проверка, распределение, учет и сверка кредиторской и дебиторской задолженности
Составление безошибочных бухгалтерских отчетов и представление их результатов
Анализ финансовой информации и обобщение финансового состояния

Обзор работы

Мы ищем опытного старшего бухгалтера, который будет контролировать общие бухгалтерские операции, контролируя и проверяя наши финансовые операции.

В обязанности старшего бухгалтера входит сверка остатков на счетах и банковских выписок, ведение главной бухгалтерской книги и подготовка процедур закрытия месяца. Успешный старший бухгалтер сочетает в себе отличные аналитические навыки с глубоким знанием принципов бухгалтерского учета для анализа финансовых отчетов и прогнозов. Идеальный кандидат также имеет опыт сотрудничества и/или управления группой бухгалтеров и младших бухгалтеров.

В обязанности старшего бухгалтера также входит обеспечение точности и эффективности всех наших бухгалтерских задач.

Обязанности

Проверка, распределение, учет и сверка кредиторской и дебиторской задолженности
Составлять безошибочные бухгалтерские отчеты и представлять их результаты
Анализ финансовой информации и обобщение финансового состояния.
Выявляйте ошибки и предлагайте способы повышения эффективности и сокращения расходов.
Предоставление технической поддержки и консультаций по управленческому учету
Рассмотрите и порекомендуйте изменения в системах и процедурах учета
Управление бухгалтерскими помощниками и бухгалтерами
Участвовать в разработке финансовых стандартов и прогнозировании.
Внести вклад в процесс постановки целей отдела.
Подготовка финансовой отчетности и составление бюджета в соответствии с графиком
Помощь в налоговых проверках и налоговых декларациях.
Прямой внутренний и внешний аудит для обеспечения соблюдения требований.
Планирование, назначение и проверка работы сотрудников
Поддержка процесса закрытия месяца и года
Разрабатывайте и документируйте бизнес-процессы и учетную политику для поддержания и усиления внутреннего контроля.
Обеспечение соблюдения принципов GAAP
Свяжитесь с нашим финансовым менеджером и менеджером по бухгалтерскому учету, чтобы улучшить финансовые процедуры.

Требования и навыки

Подтвержденный опыт работы финансовым контролером, главным бухгалтером, главным или старшим бухгалтером
Хорошее знание основных процедур бухгалтерского учета
Глубокое понимание общепринятых принципов бухгалтерского учета (GAAP)
Понимание бизнес-тенденций
Знание финансовой отчетности
Опыт работы с функциями главной бухгалтерской книги и процессом закрытия месяца/года
Практический опыт работы с пакетами программного обеспечения для бухгалтерского учета, такими как FreshBooks и QuickBooks.
Продвинутые навыки работы с MS Excel, включая Vlookup и сводные таблицы.
Точность и внимание к деталям
Способность к числам и количественные навыки
Степень бакалавра в области бухгалтерского учета, финансов или смежных областях.
Предпочтителен соответствующий сертификат (например, CMA или CPA).

Часто задаваемые вопросы

Чем занимается старший бухгалтер?

Старший бухгалтер анализирует различные транзакции и готовит ежемесячные, квартальные или годовые финансовые отчеты. Они также составляют отчеты в течение года, что помогает им постоянно отслеживать все аспекты, за которые они несут ответственность.

Каковы обязанности и ответственность старшего бухгалтера?

В обязанности старшего бухгалтера может входить сверка вспомогательной книги с остатками на счетах главной книги, подготовка финансовой отчетности и оценка внутреннего контроля, включая оценку рисков. Они вносят ежемесячные изменения в балансовый отчет о прибылях и убытках в рамках анализа финансового положения/бюджетных отклонений, помогают в разработке бюджетов для рассмотрения руководством, поддерживают основные средства и графики, а также контролируют работу бухгалтерии.

Что отличает хорошего старшего бухгалтера?

Хороший старший бухгалтер должен обладать хорошими аналитическими навыками и продвинутыми навыками работы с Excel, а также знанием процедур бухгалтерского учета, включая, среди прочего, подготовку отчетов на конец месяца или финансовых прогнозов для клиентов. Требуется степень бакалавра, но степень магистра или большой опыт работы в области бухгалтерского учета предпочтительнее для старшей должности.

С кем работает старший бухгалтер?

Старший бухгалтер подчиняется контролеру и обычно руководит группой младших бухгалтеров в отделе.

Описание должности главного бухгалтера

Разместите это объявление о вакансии старшего бухгалтера на более чем 18 бесплатных досках объявлений, отправив одну заявку

Начните бесплатную пробную версию Workable и разместите свое объявление на самых популярных
досках объявлений уже сегодня.

Управление внутренним контролем за выплатой наличных является важным элементом защиты активов любого бизнеса. Даже в современном растущем электронном и безбумажном мире основным способом оплаты для многих наших клиентов является выдача бумажных чеков. Поскольку это такой важный класс транзакций, организации должны тщательно рассмотреть следующее, прежде чем поручить эту важную задачу любому сотруднику:

<р>1. Распределение обязанностей.

В идеале следующие общие процедуры должны выполняться сотрудниками, которые не подписывают чеки:

Добавление нового поставщика в систему учета или список поставщиков.
Подготовка счетов/счетов к оплате
Ведение книги учета кредиторской задолженности
Подготовка банковской выверки
Обработка дебиторской задолженности/кассовых поступлений

Если руководитель бухгалтерского отдела вашей организации — предположительно, финансовый директор или контролер — не выполняет ни одну из вышеперечисленных процедур, то логично, чтобы финансовый директор и/или контролер имели полномочия на подписание чеков.

Разделение вышеуказанных обязанностей поможет поддерживать надежную систему внутреннего контроля. Но кто должен подписывать чеки, если в бухгалтерии недостаточно сотрудников, чтобы разделить деятельность, указанную выше?

<р>2. Практичность.

Для многих малых предприятий наем сотрудников для улучшения системы внутреннего контроля нецелесообразен или невыполним. В таких ситуациях мы часто рекомендуем предоставить право подписи чека владельцу или генеральному директору. Это практичное решение для многих частных компаний, поскольку владельцы должны иметь высшие полномочия по выплате средств в своих организациях.

Однако во многих организациях есть сторонние собственники или владельцы, которые не принимают активного участия в повседневных операциях их бизнеса. Если это так, что должна сделать организация?

<р>3. Нужны ли двойные подписи?

Если идеальная сегрегация или необходимость подписи всех чеков владельцем или генеральным директором нецелесообразна, требование двойной подписи часто является экономичным решением для многих организаций.

Организации также могут установить требование двойной подписи только для проверок, превышающих определенный порог. Например, вы можете решить, что любой чек на сумму более 5000 долларов США
должен быть подписан двумя уполномоченными лицами. Эта практика часто более эффективна и действенна для реализации, чем требование обязательной второй подписи для всех проверок.

Компании, выбравшие требование двойной подписи, должны знать, что большинство банков не будут применять эту практику и что ответственность за контроль за соблюдением этой политики лежит исключительно на организации.

Очень важно рассмотреть, как вышеуказанные факторы относятся к вашей организации, прежде чем определять, какие сотрудники получат право на подписание чеков. Надлежащая оценка
позволит вам внедрить систему, которая лучше всего подходит для вашего бизнеса.

Тимоти Дж. Миллером можно связаться по электронной почте или по телефону 215 441 4600.

Читайте также: