Как зашифровать файл паролем при отправке по электронной почте
Обновлено: 04.07.2024
Если вам нужно защитить конфиденциальность сообщения электронной почты, зашифруйте его. Шифрование сообщения электронной почты в Outlook означает, что оно преобразуется из удобочитаемого обычного текста в зашифрованный зашифрованный текст. Только получатель, у которого есть закрытый ключ, совпадающий с открытым ключом, используемым для шифрования сообщения, может расшифровать сообщение для чтения. Однако любой получатель без соответствующего закрытого ключа увидит неразборчивый текст. Outlook поддерживает два варианта шифрования:
Шифрование S/MIME. Чтобы использовать шифрование S/MIME, отправитель и получатель должны иметь почтовое приложение, поддерживающее стандарт S/MIME. Outlook поддерживает стандарт S/MIME
Шифрование сообщений Microsoft 365 (управление правами на доступ к информации). Чтобы использовать шифрование сообщений Microsoft 365, отправитель должен иметь шифрование сообщений Microsoft 365, которое включено в лицензию Office 365 Enterprise E3.
Новая кнопка шифрования и обновления шифрования электронной почты
С новым обновлением Office шифрование электронной почты в Outlook стало лучше.
Кнопка "Разрешения" заменена кнопкой "Зашифровать" .
Новая кнопка «Зашифровать» содержит оба варианта шифрования (S/MIME и IRM). Параметр S/MIME отображается только в том случае, если в Outlook настроен сертификат S/MIME.
Шифрование с помощью S/MIME
Прежде чем приступить к этой процедуре, вы должны сначала добавить сертификат в связку ключей на своем компьютере. После того как вы настроите сертификат подписи на своем компьютере, вам нужно будет настроить его в Outlook.
В меню "Файл" выберите "Параметры" > "Центр управления безопасностью" > "Настройки центра управления безопасностью".
На левой панели выберите Безопасность электронной почты.
В разделе "Зашифрованная электронная почта" выберите "Настройки".
В разделе "Сертификаты и алгоритмы" нажмите "Выбрать" и выберите сертификат S/MIME.
Если вы являетесь участником программы предварительной оценки Office с подпиской на Microsoft 365, вот что нового для вас:
В сообщении электронной почты выберите «Параметры», выберите «Шифровать» и в раскрывающемся списке выберите параметр «Шифровать с помощью S/MIME».
Вы увидите Шифровать с помощью S/MIME, если на вашем компьютере установлен сертификат S/MIME.
Для Outlook 2019 и Outlook 2016
В сообщении электронной почты выберите "Параметры", выберите "Разрешения".
Завершите создание письма и нажмите «Отправить».
Шифровать с помощью шифрования сообщений Microsoft 365
Если вы являетесь подписчиком Microsoft 365, вот что нового для вас:
В сообщении электронной почты выберите «Параметры», выберите «Шифровать» и выберите шифрование с ограничениями, которые вы хотите применить, например «Только шифрование» или «Не пересылать».
Примечание. Шифрование сообщений Microsoft 365 является частью лицензии Office 365 Enterprise E3. Кроме того, функция «Только шифрование» (параметр под кнопкой «Зашифровать») доступна только для подписчиков (приложения Microsoft 365 для корпоративных пользователей), которые также используют Exchange Online.
Для Outlook 2019 и 2016
В сообщении электронной почты выберите «Параметры» > «Разрешения» и выберите вариант шифрования с ограничениями, которые вы хотите применить, например «Не пересылать».
Зашифровать одно сообщение
В сообщении, которое вы создаете, нажмите «Файл» > «Свойства».
Нажмите "Настройки безопасности" и установите флажок "Шифровать содержимое сообщения и вложения".
Составьте сообщение и нажмите "Отправить".
Шифровать все исходящие сообщения
Если вы выбрали шифрование всех исходящих сообщений по умолчанию, вы можете писать и отправлять сообщения так же, как и любые другие сообщения, но все потенциальные получатели должны иметь ваш цифровой идентификатор для расшифровки или просмотра ваших сообщений.
На вкладке "Файл". выберите «Параметры» > «Центр управления безопасностью» > «Настройки центра управления безопасностью».
На вкладке "Безопасность электронной почты" в разделе "Зашифрованная электронная почта" установите флажок "Шифровать содержимое и вложения для исходящих сообщений".
Чтобы изменить дополнительные настройки, например выбрать конкретный сертификат, нажмите "Настройки".
Важно! Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать в любом месте с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Зашифровать одно сообщение
В создаваемом сообщении на вкладке "Параметры" в группе "Дополнительные параметры" нажмите кнопку запуска диалогового окна в правом нижнем углу.
Нажмите "Настройки безопасности" и установите флажок "Шифровать содержимое сообщения и вложения".
Составьте сообщение и нажмите "Отправить".
Шифровать все исходящие сообщения
Если вы выбрали шифрование всех исходящих сообщений по умолчанию, вы можете писать и отправлять сообщения так же, как и любые другие сообщения. Однако все потенциальные получатели должны иметь ваш цифровой идентификатор для расшифровки или просмотра этих сообщений.
На вкладке "Файл" нажмите "Параметры" > "Центр управления безопасностью" > "Настройки центра управления безопасностью".
На вкладке "Безопасность электронной почты" в разделе "Зашифрованная электронная почта" установите флажок "Шифровать содержимое и вложения для исходящих сообщений".
Чтобы изменить дополнительные настройки, например выбрать конкретный сертификат, нажмите "Настройки".
Некоторые документы достаточно конфиденциальны, чтобы обеспечить шифрование для защиты содержимого. Как вы отправляете им электронное письмо?
Мне нужно отправить кому-то документ, но он должен быть защищен. Я не вижу в своем электронном письме возможность добавить пароль, но он определенно должен быть где-то там. Что я упускаю?
То, что вы ищете, разумно.
К сожалению, его не существует. Никакая часть стандарта электронной почты не связана с шифрованием вложений, поэтому вы не найдете в своей почтовой программе возможности сделать это.
Это не значит, что вы не можете этого сделать.
< /p>
Защита вложений паролем
Поскольку не существует общепринятого и простого стандарта защиты вложений, добавьте пароль и зашифруйте документ, прежде чем прикреплять его. Инструменты, использующие формат «zip» (например, 7-Zip), безопасны и вездесущи, что позволяет получателю легко извлечь содержимое (при условии, что у него есть пароль). Есть более сложные решения, которые чаще встречаются в корпоративных ситуациях. Другой подход — использовать учетную запись ProtonMail, которая хорошо справляется с шифрованием.
Перевернуть скрипт шифрования
То, что вы ищете, выглядит примерно так:
- Прикрепите документ к электронному письму.
- Укажите своей почтовой программе зашифровать его.
- Отправить.
Шаг 2 не существует. Поэтому мы делаем вещи в другом порядке:
- Зашифруйте документ.
- Прикрепите зашифрованный документ к электронному письму.
- Отправить.
Конечный результат тот же: к вашему документу не сможет получить доступ никто, у кого нет средств для его расшифровки (например, пароля).
Это добавляет одну небольшую сложность.
Соглашение о шифровании
Это означает, что вы и ваш получатель должны:
- Согласитесь, какой тип шифрования будет использоваться.
- Каким-то образом безопасно поделиться ключом расшифровки, чтобы они могли расшифровать вложение.
Если этот ключ является паролем, вам нужно сообщить его человеку, которому вы хотите предоставить возможность просмотра документа. Вы захотите поделиться им отдельно (в конце концов, включение его в электронное письмо не имеет смысла) и через другой канал, например, программу обмена сообщениями, телефонный звонок или текстовое сообщение. Это предотвращает доступ скомпрометированной учетной записи электронной почты к зашифрованному документу и его ключу.
Связанные
Единственный недостаток отправки ZIP-файлов в виде вложений: почему спамеры любят ZIP-файлы и как защитить себя
Какое шифрование использовать
Один из самых простых способов защитить документ паролем — использовать эту функцию в инструменте для создания документов, если он есть. Например, Microsoft Word позволяет назначить пароль документу, который шифрует его содержимое. Никто не сможет открыть документ, если не сможет ввести пароль.
Несмотря на то, что встроенное шифрование Microsoft Office когда-то было некачественным, текущие версии достаточно безопасны.
Если вы не уверены в качестве шифрования, обеспечиваемого используемым вами инструментом, или особенно если вы хотите отправить более одного документа одновременно, рассмотрите возможность их архивирования. Такие инструменты, как 7-Zip, позволяют объединить несколько файлов (или только один) в файл .zip 2 и применить пароль. Это шифрует полученный файл. Объединение их всех в один ZIP-файл упрощает отправку (это одно вложение) и расшифровку (при извлечении ZIP-файла расшифровываются все файлы одновременно).
Более сложные решения
Шифрование всего сообщения электронной почты — еще один подход. К сожалению, это очень быстро становится очень сложным.
Начнем с двух конкурирующих стандартов: mime и PGP. В зависимости от вашей программы электронной почты может быть доступен один или оба варианта. Настройка может быть сложной, и, конечно же, ваш получатель должен быть настроен для обработки того же стандарта. Это может хорошо работать в корпоративных или других институциональных сценариях, где электронная почта настраивается центральным органом.
На практике для большинства людей это больше работы, чем пользы.
Еще один подход
Если вы используете ProtonMail, вы можете довольно легко отправлять зашифрованные электронные письма. Есть два сценария.
- Электронная почта, адресованная другим пользователям ProtonMail, может быть полностью зашифрована. Это почти прозрачно, поскольку отправитель и получатель являются частью одной и той же системы электронной почты.
- Электронная почта получателям, которые не используют ProtonMail, доставляется не в виде электронной почты, а в виде ссылки на защищенную веб-страницу на серверах ProtonMail.Получатель сообщает пароль, и электронное письмо, включая вложения, расшифровывается и становится доступным.
Если вы согласны с последним сценарием, требующим от получателей посещения веб-страницы для чтения вашей зашифрованной электронной почты, это может быть самым простым решением из всех возможных.
Похожие вопросы
Как защитить паролем электронную почту в формате PDF?
Лучший подход к защите PDF-файла паролем — добавить защиту перед отправкой по электронной почте. В Acrobat используйте параметр «Файл» -> «Защитить с помощью пароля», чтобы добавить пароль к файлу, чтобы получатель мог просматривать (и, при необходимости, редактировать) файл. Отправьте этот файл в виде вложения по электронной почте.
Можно ли защитить паролем электронную почту?
Защитить электронное письмо паролем так, чтобы оно было легко доступно получателю, может быть сложно. Если все ваше сообщение необходимо зашифровать, может быть более практичным написать его в виде документа, зашифровать этот документ с помощью пароля и отправить зашифрованное вложение по электронной почте. С другой стороны, такие службы, как ProtonMail, имеют хорошие подходы к шифрованию, если вы хотите отправлять электронную почту из учетных записей ProtonMail.
Как зашифровать файл паролем?
Самый простой способ зашифровать файл с помощью пароля — использовать такую утилиту, как 7-Zip, чтобы добавить документ в zip-файл и указать пароль при создании zip-файла. Вы сообщаете этот пароль получателю. Zip-файлы изначально обрабатываются проводником Windows, что упрощает расшифровку.
Сделать это
Подпишитесь на Confident Computing! Меньше разочарований и больше уверенности, решения, ответы и советы в вашей почте каждую неделю.
Увидимся там!
Аудио подкаста
Похожее видео
Сноски и ссылки
1 : Да, я знаю, что формат электронной почты включает MIME-шифрование, о котором я упоминал выше. Однако для обычного пользователя это сложно и непрактично.
2 : Если вы используете формат «zip» (вместо стандартного формата 7-Zip «7z»), вашему получателю даже не потребуется специальная программа для их открытия. Формат Zip поддерживается непосредственно Проводником Windows.
Кто Лео?
Меня зовут Лео Нотенбум, и я играю с компьютерами с тех пор, как в 1976 году прошел обязательный курс программирования. Более 18 лет я проработал инженером-программистом в Microsoft и "ушел на пенсию" в 2001 году. Я основал Ask Leo! в 2003 году как место, которое поможет вам найти ответы и стать более уверенным в себе, используя все эти удивительные технологии, находящиеся у нас под рукой. Подробнее о Льве.
7 комментариев на тему «Как защитить паролем вложения электронной почты?»
Да, я думаю, вы, ребята, очень хорошо подытожили. в основном используйте 7-zip и шифруйте данные в формате .7z (который использует шифрование AES) с приличным паролем / кодовой фразой, вероятно, это один из самых простых методов, которые не приходят мне в голову, это не слишком много усилий, и это что-то среднее человек может сделать.
пс. в то время как .zip будет проще для человека, получающего файл, я бы, вероятно, выбрал .7z вместо этого, поскольку я слышал, что файлы .zip, защищенные паролем, немного так себе с точки зрения безопасности, тогда как я думаю, что .7z более безопасен. но подробностей не знаю. но с учетом сказанного, если то, что отправляется человеку, не НАСТОЛЬКО чувствительно (например, человеку просто нужна минимальная защита, поскольку он предпочел бы, чтобы кто-то не видел данные, но если бы эти данные были видны кому-то еще, это не так уж важно) хотя) тогда, вероятно, можно выбрать минимально безопасный пароль.
Раньше ZIP-файлы были менее безопасными для ZIP-архивирования, но с использованием современных инструментов, таких как даже 7-Zip, формат zip теперь является тем, что я рекомендую, поскольку его расшифровка также обрабатывается изначально в большинстве ОС. Получателям будет проще, особенно если они не так технически подкованы.
Для Thunderbird существует расширение, которое использует шифрование PGP для защиты электронной почты. Я нашел его относительно простым в установке и настройке. Что я считаю почти невозможным, так это объяснить своим друзьям, как его использовать. :-)
Есть одно решение, которое используют все, кого я знаю, даже те, кто даже не подозревает, что использует шифрование. Это решение состоит в том, чтобы использовать службу обмена сообщениями, такую как Signal или WhatsApp. Они отправляют сообщения и вложения в сквозном зашифрованном виде и позволяют осуществлять зашифрованные голосовые и видеовызовы.
У WhatsApp есть приложение, которое вы можете использовать на своем компьютере, или вы можете получить доступ к своим сообщениям WhatsApp непосредственно из браузера Opera.
Все, кого я знаю, используют хотя бы одну из этих служб обмена сообщениями, хотя у них есть один недостаток. Эти сервисы не работают без смартфона.
Привет, не могли бы вы написать статью о PGP, как указано в комментариях? У меня он есть в Thunderbird, но я уверен, что он есть и в других почтовых клиентах, и было бы полезно знать.Также, как было отмечено, как объяснить это получателю!! Спасибо!
Другая часть шифрования документов, отправляемых людям, в долгосрочной перспективе; следует ли хранить эти документы, защищенные паролем, на вашем собственном сервере/компьютере. Вам придется придумать способ отслеживать все используемые пароли во всех файлах! (Вы бы не использовали тот же пароль, верно?). Однако хранение как зашифрованных, так и незашифрованных файлов может удвоить использование хранилища. Дилемма! Или вы шифруете, отправляете и удаляете зашифрованную версию. (?).
Спасибо за отличную статью!
PGP использует систему открытого/закрытого ключей, в которой вы обмениваетесь открытыми ключами. Только отправитель и получатель зашифрованного файла могут расшифровать его. Это закрытый ключ получателя, который расшифровывает файлы, поэтому нет необходимости запоминать что-либо, кроме пароля, который защищает ваш закрытый ключ. Что касается того, следует ли хранить файл в зашифрованном виде после его отправки или получения идентификатора, зависит от того, насколько конфиденциальна информация для вас.
Проблема с PGP в том, что для большинства людей он слишком сложен. Вы можете научиться это делать, но попробуйте научить этому каждого, кому вы отправляете электронное письмо, и у вас не останется волос :-). Гораздо проще использовать WhatsApp или Signal, которые используют сквозное шифрование без каких-либо дополнительных действий. Для обоих требуются смартфоны, но есть приложение для использования WhatsApp на вашем компьютере, и браузер Opera имеет встроенную функцию. Есть и другие приложения для обмена сообщениями, такие как Tox, которые используют шифрование и не требуют телефона.
Функция, о которой думает Лео, которая действительно шифрует электронную почту и вложения, называется S/MIME ("s" означает "безопасный", вы не догадались). Он почти наверняка использует AES.
<р>2. Я не доверяю AES. Нет, нет, потому что это результат конкурса, спонсируемого государством. Только потому, что он вездесущ. По той же причине, по которой Windows получает львиную долю вирусов, AES получит львиную долю криптоанализа. И тот, кто свергнет AES, обнаружит, что мир лежит у его ног.Здравствуйте!
Я думаю, вы упускаете один простой и популярный вариант. Это использование менеджера паролей для обмена файлами или личными текстовыми сообщениями.
По сути, в вашем менеджере паролей вы создаете заметку или файл, отмечаете, требуется пароль или нет, а затем получаете ссылку на этот файл. Затем вы можете отправить эту ссылку другому человеку.
Есть некоторые преимущества: срок действия ссылки, которую вы отправляете, может истечь через X дней. Вы можете удалить файл, как только другой человек получит его. Файл не останется в вашей электронной почте вечно. Кроме того, вы можете контролировать, сколько раз заметка или файл открывались другим человеком, предотвращая передачу вашего личного файла третьим лицам.
Что касается недостатков, он требует, чтобы вы доверяли своему менеджеру паролей… но вы уже доверяете, иначе вы бы не использовали его.
Bitwarden send делает это, и я уверен, что другие делают это, я просто не знаю другого менеджера паролей, потому что тот, который я использую, идеально подходит для моего случая использования.
Оставить ответ:
Прежде чем оставлять комментарии, пожалуйста:
Комментарии, нарушающие эти правила, будут удалены. Комментарии, которые не добавляют ценности, будут удалены, в том числе комментарии не по теме или без содержания, а также комментарии, которые хотя бы немного похожи на спам. Все комментарии, содержащие ссылки и определенные ключевые слова, перед публикацией проходят модерацию.
Я хочу, чтобы комментарии были полезны для всех, в том числе для тех, кто приходит позже и не торопится их читать.
Мы регулярно передаем все виды информации, в том числе информацию о себе или о наших клиентах; часто мы делимся этой информацией по электронной почте. Но насколько безопасна наша электронная почта?
Согласно документу Symantec «Почему следует шифровать электронную почту и что произойдет, если вы этого не сделаете», «примерно 95 % содержимого, проходящего через корпоративные почтовые системы, состоит из вложенных файлов, что делает электронную почту основным способом обмена файлов в большинстве организаций». Это может означать, что медицинская, страховая, финансовая или другая личная идентификационная информация (PII) передается с угрожающей скоростью в виде обычного текста.
Большинство крупных корпораций используют программное обеспечение для шифрования для защиты файлов в своей организации. В некоторых отраслях есть требования соответствия, которые устанавливают уровень шифрования, который они должны использовать. Они защищают передачу информации внутри своей организации, а также внешним получателям. Но как насчет малого бизнеса и частных лиц?Вам по-прежнему нужен безопасный способ безопасной передачи вашей личной и финансовой информации.
Все мы знаем, что электронные письма легко перехватываются и отправляются в виде открытого текста, а это значит, что их может легко прочитать любой, кто их перехватывает. Часто мы переоцениваем безопасность нашей электронной почты. В конце концов, мы должны использовать пароль для доступа к электронной почте, а это значит, что она в безопасности, верно?
Но это больше, чем просто отправка информации по электронной почте. Мы храним личную и финансовую информацию в облачном программном обеспечении, таком как Google Docs, Dropbox, Trello и многих других. Недавно Naked Security by Sophos опубликовала статью под названием «Trello Exposed! Поиск выдает огромное количество личных данных». Выявленная уязвимость заключалась не в программном обеспечении Trello, а в том, что люди хранили финансовую и личную информацию, не принимая надлежащих мер предосторожности для защиты данных. В этом случае люди сделали доску Trello общедоступной, что позволило найти информацию в Интернете.
Итак, что я могу сделать как физическое лицо? Допустим, мне нужно отправить форму авторизации платежа. Как я могу защитить информацию о своей кредитной карте, но при этом отправить эту форму? Вот несколько решений, которые не требуют дополнительного программного обеспечения.
При отправке файла PDF с помощью Acrobat Reader или других версий:
- Откройте файл в Acrobat Reader или другой версии
- Выберите «Инструменты» > «Защитить».
- Выберите зашифровать файл паролем.
- Установите пароль по желанию. Нажмите "ОК", а затем "Сохранить".
- Отправьте зашифрованный файл по электронной почте.
- Позвоните или напишите человеку, получившему зашифрованный файл, и сообщите ему пароль. Он будет чувствителен к регистру.
Как насчет ваших файлов Excel или Word? Эти типы файлов, как и любой из офисных пакетов, могут быть легко защищены паролем. Это отличный способ защитить вашу информацию. Просто убедитесь, что вы помните пароль!
- Откройте файл в Excel.
- Выберите «Файл» > «Информация».
- Выберите «Защитить книгу».
- Выберите «Зашифровать с помощью пароля». Пароль чувствителен к регистру и будет запрашиваться каждый раз при открытии файла.
- Установите пароль по желанию. Нажмите «ОК», а затем нажмите «Сохранить».
Если у вас есть подписка на Office 365 и вы хотите использовать шифрование, вам необходимо приобрести дополнение к стандартной подписке. Это дополнение стоит 2 доллара США в месяц для каждого пользователя Office 365.
Если вам нужно более безопасное решение для передачи, Microsoft Outlook позволяет отправлять зашифрованные электронные письма. Для этой опции требуется цифровое удостоверение личности. Вы можете писать и отправлять эти сообщения так же, как и любые другие сообщения, но они требуют, чтобы у вас был цифровой идентификатор, а получатели должны иметь ваш цифровой идентификатор для просмотра сообщения.
Итак, во-первых, вам нужно цифровое удостоверение личности. Но что такое цифровое удостоверение личности?
Цифровые удостоверения личности, также известные как цифровые сертификаты, представляют собой процесс проверки, гарантирующий вашу личность и помогающий защитить сообщения путем присвоения вашим сообщениям уникального кода, называемого цифровой подписью. Это гарантирует, что вы отправляете сообщение, а не отправитель, и что содержимое не было изменено при передаче.
Чтобы получить собственный цифровой идентификатор и настроить его для использования с Outlook:
- Получите цифровое удостоверение в центре сертификации. Вам потребуется получить цифровое удостоверение личности, выданное независимым центром сертификации. Существует два основных органа для этого GlobalSign или IdenTrust.
- Укажите цифровое удостоверение для использования в Outlook.
- "Файл" > "Параметры" > "Центр управления безопасностью".
- В разделе "Центр управления безопасностью Microsoft Outlook" нажмите "Настройки центра управления безопасностью".
- Выберите «Безопасность электронной почты» > «Зашифрованная электронная почта» > «Настройки».
- В разделе "Параметры безопасности" нажмите
- В поле "Имя параметров безопасности" введите имя.
- В списке Формат шифрования выберите S/MIME. В зависимости от типа вашего сертификата вместо этого вы можете выбрать Exchange Security.
- Рядом с полем "Сертификат подписи" нажмите "Выбрать", а затем выберите сертификат, который подходит для цифровой подписи.
- Установите флажок "Отправлять эти сертификаты с подписанными сообщениями", если вы не отправляете и не получаете подписанные сообщения только внутри своей организации.
- Откройте сообщение с цифровой подписью, как указано в сообщении значком подписи.
- Щелкните правой кнопкой мыши имя в поле "От" и выберите "Добавить в контакты Outlook".
- Если у вас уже есть запись для этого человека, в диалоговом окне "Обнаружен повторяющийся контакт" выберите "Обновить информацию о выбранном контакте".
- На панели навигации нажмите "Люди".
- На вкладке "Главная" нажмите "Список".
- Дважды нажмите на имя человека, а затем на вкладке "Контакт" нажмите "Сертификаты".
- В сообщении, которое вы создаете, нажмите «Файл»> «Свойства».
- Нажмите "Настройки безопасности" и установите флажок "Шифровать содержимое сообщения и вложения".
- Составьте сообщение и нажмите «Отправить».
- В файле выберите «Параметры» > «Центр управления безопасностью» > «Настройки центра управления безопасностью».
- На вкладке "Безопасность электронной почты" в разделе "Зашифрованная электронная почта" установите флажок "Шифровать содержимое и вложения для исходящих сообщений".
- Чтобы изменить дополнительные настройки, например выбрать конкретный сертификат, нажмите "Настройки".
Чтобы зашифровать одно сообщение:
Чтобы зашифровать все исходящие сообщения по умолчанию:
В настройках вы также можете запретить переадресацию электронной почты. Если вы еще не проверили различные параметры, вы должны увидеть, что вы можете заблокировать.
Компания Techno Advantage надеется, что эти советы и инструкции помогут вам решить проблемы с безопасностью, но если вашему малому или среднему бизнесу требуется более сложное решение, свяжитесь с нами сегодня, чтобы назначить консультацию с одним из наших доверенных технических специалистов. Позвольте нам провести оценку кибербезопасности вашей текущей системы и вместе с вами найти правильное решение для защиты вас и ваших клиентов.
Электронные письма упростили наше профессиональное общение. Это, пожалуй, наиболее широко используемый канал для внутренней и внешней коммуникации во всех больших и малых организациях. Мы часто имеем дело с конфиденциальной или конфиденциальной информацией в корпоративном мире. Например, финансовому консультанту может потребоваться отправить последние аудиторские отчеты секретарю компании. Точно так же вам, возможно, придется поделиться конфиденциальным отчетом с кем-то по электронной почте. Как вы гарантируете отправку таких конфиденциальных электронных писем нужным получателям? Решение состоит в том, чтобы либо зашифровать, либо защитить паролем вашу электронную почту. Сегодня в этом посте я расскажу, как легко отправлять зашифрованные электронные письма с защитой паролем!
Разница между шифрованием и защитой паролем
В этом посте я буду использовать термины "Шифрование" и "Защита паролем", поэтому давайте сначала разберемся в разнице между этими двумя терминами.
Шифрование электронной почты – это преобразование содержимого сообщения электронной почты из обычного, читаемого текста в зашифрованный текст (алгоритмические коды), который не может быть расшифрован кем-либо, кроме предполагаемых получателей. Это предотвращает просмотр содержимого вашего сообщения электронной почты любым неавторизованным получателем. Принимая во внимание, что мы обычно защищаем паролем вложения электронной почты, чтобы только авторизованные получатели могли просматривать такие конфиденциальные вложения.
Когда следует отправлять зашифрованные электронные письма?
Лучше всего шифровать свои электронные письма, когда вы обращаетесь к чему-либо конфиденциальному / конфиденциальному в своем сообщении электронной почты. Например, посмотрите это короткое видео от Microsoft и узнайте, в каком контексте полезно шифрование электронной почты!
![шифрование электронной почты в Outlook]()
![]()
По моему опыту, вот почему Proton Mail является превосходной альтернативой Gmail и Outlook с точки зрения общей безопасности и конфиденциальности электронной почты:
Разница между Gmail, Outlook и Proton MailФункция Outlook/Gmail Proton Mail Шифрование электронной почты Необходимо настроить Готово Отслеживание Microsoft и Google отслеживают все действия пользователей, включая IP-адрес Без отслеживания и регистрации Объявления на основе Да Нет Сквозное шифрование Нет Да Безопасность в случае утечки данных Ваши электронные письма, скорее всего, будут раскрыты в случае, если Gmail / Outlook пострадает атака с нарушением данных Нет возможности раскрытия электронных писем кому-либо даже в случае утечка данных, поскольку Proton Mail хранит только зашифрованные сообщения Законы о конфиденциальности США Швейцария и Европа Дополнительные советы по электронной почте:
-
? ? Как их использовать? ? Профессиональное закрытие электронной почты, которое работает!
- Советы по выбору хороших имен адресов электронной почты — идеи, которые все еще работают в 2020 году!
- Откройте PDF-файл в Acrobat.
- Перейдите в меню "Файл" и нажмите "Защитить паролем".
- Вы можете установить пароль только для редактирования PDF или для его просмотра.
- Введите пароль, а затем повторите его.
- Нажмите "Применить".
- Откройте PDF-файл в режиме предварительного просмотра.
- Перейдите в меню "Файл" и нажмите "Экспорт".
- Введите имя файла и выберите «Зашифровать».
- Введите пароль, повторите его и нажмите "Сохранить".
- Перейдите на вкладку "Контент".
- Выберите «Добавить контент» в правом верхнем углу.
- Выберите файл из любой из перечисленных выше служб или со своего компьютера.
- Ваш документ начнет загружаться и сообщит вам, как только он будет завершен. На этом этапе вы можете изменить название загрузки.
Как вы отправляете конфиденциальные электронные письма?
Отправить кому-либо электронное письмо несложно, но защитить ваши конфиденциальные данные от нежелательных или посторонних глаз в наши дни — самая сложная задача. Как вы защищаете свои данные, когда отправляете кому-то электронное письмо? Пожалуйста, поделитесь своими мыслями в комментариях ниже.
Раскрытие информации : этот пост может содержать партнерские ссылки, что означает, что я могу получить комиссию, если вы решите перейти по ссылке и совершить покупку без каких-либо дополнительных затрат для вас. Подробнее об этом раскрытии информации
Покажите свои ❤️, поделившись этой статьей!
Об Абхишеке Радже
Абхишек Радж – основатель компании Budding Geek. Он заядлый блоггер с десятилетним опытом работы в сфере интернет-технологий и онлайн-маркетинга. Абхишек гордится тем, что представлен на некоторых ведущих отраслевых веб-сайтах, таких как Marketing Land, Social Media Today, LifeHacker и ProBlogger
Отправка вложения электронной почты в формате PDF стала второстепенным стандартом, но задумывались ли вы когда-нибудь, действительно ли файл PDF защищен? Вот как отправить безопасный и защищенный паролем PDF-файл:
С момента своего создания в 1990-х годах PDF стал чрезвычайно популярным форматом электронных файлов для всех, от профессионалов до студентов, пенсионеров и детей. Отправка вложения электронной почты в формате PDF стала второстепенным стандартом, но задумывались ли вы когда-нибудь о том, как безопасно отправить PDF-файл?
Если да, то вам повезло! В этом руководстве я расскажу, как защитить паролем файл PDF и отслеживать его после отправки.
Вариант 1. Защита файла PDF паролем
Большинство специалистов, отправляющих конфиденциальные документы, например генеральные и финансовые директора, полагают, что добавление пароля в PDF-файл обеспечивает его достаточную безопасность, а в некоторых случаях защита паролем делает свое дело.
Как добавить пароль с помощью Adobe Acrobat DC
Как добавить пароль с помощью Preview на Mac
Добавление пароля к PDF-файлу позволяет ограничить доступ к этому PDF-файлу только тем, кто знает пароль. Чего добавление пароля к PDF-файлу не выполняет, так это отслеживания просмотра. Как отправитель этого файла вы понятия не имеете, какие получатели открывают этот PDF-файл и взаимодействуют с ним.
Пока мы этим занимаемся, вы также не можете быть уверены, кто пересылает PDF-файл и пароль другим лицам. Достаточно сказать, что если вы хотите безопасно отправить PDF-файл по электронной почте, добавление пароля, вероятно, не лучший способ. Вы фактически потеряли контроль над документом, которым явно хотели управлять (отсюда и пароль!). В этом случае невозможно сказать, куда можно переслать этот PDF-файл и пароль.
Уязвимость, связанная с этим подходом, может показаться необходимым злом для обмена важными документами с высокими ставками, но, к счастью, это не так.
Вариант 2. Поделитесь PDF-файлом через DocSend
DocSend позволяет бизнес-руководителям безопасно отправлять документы и отслеживать всестороннее взаимодействие зрителей. Отправка PDF-файлов, защищенных паролем, через Gmail или Outlook — это то, что мы все знаем, но вы можете отправлять по-настоящему защищенные PDF-файлы с помощью подключаемого модуля DocSend для Gmail или Outlook и отслеживать, что с ними происходит. как.
Если вы хотите продолжить, вы можете начать работу с DocSend бесплатно.
Шаг 1. Загрузите PDF-файл в DocSend
Загружать файлы в DocSend очень просто: в настоящее время DocSend интегрируется с Google Диском, Dropbox, Box, Microsoft OneDrive и другими сервисами, поэтому вы можете перетаскивать файлы откуда угодно. Загрузив PDF-файл, вы можете прикрепить его к любому количеству электронных писем (с помощью плагинов Gmail и Outlook). При желании вы даже можете загрузить PDF-файл напрямую через выбранный вами плагин DocSend.
Шаг 2. Создайте защищенную паролем ссылку, чтобы поделиться своим PDF-файлом
При создании ссылки для общего доступа к только что загруженному PDF-файлу вы сможете указать, хотите ли вы, чтобы для просмотра и загрузки требовалось электронное письмо. Если вы нажмете «Показать дополнительные параметры», вы также сможете добавить срок действия ссылки и пароль для защиты PDF-файла.
Затем вы можете скопировать и отправить ссылку по электронной почте!
(Примечание. Если вы собираетесь отслеживать взаимодействие и пересылку этой ссылки, вам нужно создать одну ссылку для каждой учетной записи, потенциального клиента или лица, с которым вы делитесь своим PDF-файлом. Подробнее об этом позже!)< /p>
Для еще большей безопасности отправки опытные пользователи могут потребовать подтверждения зрителя. В этом случае зрителю будет предложено ввести свой адрес электронной почты, и ему нужно будет щелкнуть ссылку, отправленную на этот адрес электронной почты, чтобы получить доступ к PDF-файлу.
Вы также можете загрузить PDF-файл и прикрепить его к электронному письму с помощью подключаемых модулей DocSend для Gmail и Outlook
Если вы предпочитаете загружать PDF-файлы и делиться ими в виде вложения электронной почты, не выходя из Gmail или Outlook, вы можете сделать это с помощью подключаемых модулей DocSend для Gmail и Outlook. Вот ссылка для прикрепления загруженного PDF-файла с помощью подключаемого модуля Gmail, а вот ссылка для прикрепления загруженного PDF-файла с помощью подключаемого модуля Outlook.
Шаг 3. При необходимости отключите и снова включите доступ по ссылке
Всего несколькими щелчками мыши вы можете ограничить доступ к своему PDF-файлу, отключив и/или повторно включив созданные вами ссылки DocSend. Подробное описание этого процесса см. в статье нашего Справочного центра об обновлении настроек ссылок.
Как подписать PDF-файл в Gmail? Просто добавьте электронную подпись с помощью DocSend
После того как вы загрузили свой текстовый PDF-документ, файл из Google Docs, Dropbox, PDF-документы, сохраненные в Acrobat, или другую интеграцию рабочего процесса в DocSend, вы можете добавить электронную подпись прямо в DocSend перед отправкой, чтобы упростить процесс. .
В DocSend вы можете подписывать документы или добавлять электронные подписи к отдельным файлам (не к файлам, загруженным в Excel или URL), а также к файлам в рабочей области DocSend Space. С документами Signable пользователи могут безопасно преобразовывать и обмениваться документами из DocSend, что дает пользователям возможность отслеживать посещения и собирать подписи на большинстве устройств. Функция электронной подписи позволяет одной стороне подписывать документы и имеет юридическую силу для обеих сторон. После отправки ваших запросов на подпись получатели могут добавить свою цифровую подпись, щелкнув ссылку в своей учетной записи Gmail, подписи электронной почты, G Suite, всплывающем окне, боковой панели или других местах, где вы можете поделиться ссылкой на свой документ. Подписывающие могут добавлять свою цифровую подпись непосредственно в поле подписи, которое вы добавляете в документы PDF, отправляемые в виде ссылки DocSend. Эти подписанные документы отслеживаются в вашей учетной записи DocSend с историей и контрольными журналами, поэтому вы можете обеспечить их безопасность и контроль. Это также работает в мобильной веб-версии DocSend для Chrome и Safari для iOS и Android. В этой статье справочного центра подробно рассказывается, как легко создавать документы, которые можно подписать, и делиться ими с помощью функции электронной подписи.
Как отслеживать ваш документ
Итак, вы загрузили свой PDF-файл в DocSend, создали ссылку со всеми необходимыми наворотами безопасности и отправили его — что дальше? Если вы достаточно заботитесь о содержимом своего PDF-файла, чтобы защитить его, вы, вероятно, также заботитесь о том, как он будет получен и прочитан.
Если это так, у меня есть хорошие новости: создавая и отправляя отдельные ссылки DocSend для каждого получателя или группы получателей, вы уже на пути к отслеживанию защищенного PDF-документа. Давайте кратко рассмотрим все способы отслеживания вовлеченности.
Во-первых, вы будете получать мгновенные уведомления о прочтении при просмотре вашего документа. Сводка этих уведомлений также будет доступна на вкладке «Производительность», когда вы нажмете на определенный файл или документ в DocSend.
Кроме того, вы сможете увидеть, на что зрители потратили свое время, постранично или по слайдам. В зависимости от содержания и назначения PDF-файла это может быть невероятно поучительным. Как и в случае с уведомлениями о прочтении, сводка взаимодействия также доступна, когда вы нажимаете на определенный файл или документ в DocSend.
Существует ряд дополнительных метрик и мер вовлечения, которые можно отслеживать в DocSend. Я призываю вас начать бесплатную пробную версию DocSend, разослать этот PDF-файл и изучить полезные индикаторы производительности сколько душе угодно!
Есть вопрос о DocSend или о том, как лучше всего настроить учетную запись? Не стесняйтесь посетить Справочный центр DocSend или связаться с нашей службой поддержки.
Читайте также: