Как закрыть файл архива для хранения документов
Обновлено: 21.11.2024
Когда календарь изменился на "2015", что вы сделали со всеми этими бумагами, документами и старыми файлами с пометкой "2014"?
Умные компании упаковывают их, архивируют и помещают в хранилище те, которые им не нужны.
Что мы подразумеваем под «архивированием»?
Что касается офисных документов, архивирование – это практика:
- Упорядочивание файлов и документов в коробках (или, в случае данных, на резервном носителе)
- Нанесите этикетки и даты на коробки, чтобы вы знали, что в них.
- Ведение журнала содержимого и местоположения каждой коробки (в настоящее время маркировка выполняется с помощью штрих-кодов, а журналы ведутся и доступны в Интернете).
Архивирование прошлогодних документов избавляет вас от беспорядка в офисе за счет объединения и систематизации файлов по всему предприятию. А когда вы храните заархивированные файлы вне офиса, это снижает риск потери конфиденциальной информации.
Если в вашей компании есть план хранения документов, вы всегда будете знать, какие документы нужно держать под рукой, какие документы положить на хранение, а какие уничтожить (и когда).
Прощай, 2014 год? Еще не совсем. . .
Да, каждый новый год дает возможность освободить место в картотеках, шкафах и кладовых на вашем рабочем месте. Надежное, застрахованное внешнее хранилище документов и средство управления ими могут обеспечить подлинное спокойствие — не только для ваших файлов, но и для безопасности любой конфиденциальной и личной информации, которую вы храните.
Так какие файлы остаются, а какие удаляются?
Если подумать, многие документы за 2014 год должны быть у вас под рукой для завершения работы в конце года, обеспечения непрерывности продаж и других бизнес-потребностей. В этом свете работа с документами за 2014 год становится в большей степени вопросом организации и доступности.
Организуйте файлы по своему усмотрению.
Соберите вместе глав отделов или менеджеров, чтобы провести мозговой штурм и прийти к соглашению о том, кому какие документы нужны, где и когда для повседневной работы вашей компании. Затем организуйте файлы в соответствии с функциональными потребностями, например:
- Заработная плата
- Преимущества
- Кадры/файлы сотрудников
- Кредиторская задолженность
- Дебиторская задолженность
- Продажи
После того как вы решили, какие файлы оставить на месте, назначьте оставшиеся в активное хранилище.
Проявляйте активность в отношении хранения записей.
Под активным хранилищем мы подразумеваем файлы, документы, записи и т. д., к которым вы хотели бы получить доступ быстро и легко, но не обязательно срочно. Другими словами, любой файл, который вам понадобится с уведомлением за один или два дня, является кандидатом на активное хранилище. (С помощью современного поставщика хранилища записей, такого как Corodata, получить файлы так же просто, как выйти в Интернет и сделать несколько кликов. Это, конечно, лучше, чем рыться в папках с файлами!)
Подумайте и о 2013 году. А 2012, 2011, 2010…
Как мы уже говорили, каждый новый год дает возможность перенести больше файлов за пределы сайта и полностью удалить некоторые файлы.
Давайте подробно рассмотрим рекомендации по хранению деловой документации. Вы можете быть удивлены тем, какие важные документы вы без необходимости храните на месте (не говоря уже о риске потери файлов или утечки конфиденциальных данных):
- Навсегда храните документы, связанные с финансами и инвестициями, а также налоговые декларации и юридические документы.
- Хранить в течение 7 лет документы, связанные с банковскими операциями, расчетом заработной платы и продажами, а также записи о продажах и подтверждающие документы для налоговых деклараций.
- Хранить в течение 3 лет ежемесячные финансовые отчеты, выписки по кредитным картам, заявления о приеме на работу и страховые полисы с истекшим сроком действия.
Другие документы имеют более конкретные «сроки годности», поэтому обязательно ознакомьтесь с рекомендациями по хранению Corodata, чтобы убедиться, что вы сохранили (и надежно сохранили) документы и записи, без которых ваш бизнес не может существовать.
Сделайте хранение документов стандартной практикой. Вы сделаете свой бизнес более продуктивным.
- Ваш бизнес не тратит место и ресурсы на ненужные файлы.
- Важно важные файлы и документы (например, описанные выше) всегда учитываются и доступны.
- Конфиденциальная и конфиденциальная информация защищена.
Поговорите со специалистом.
Управление неактивными записями с помощью Corodata
Правильная маркировка и отслеживание неактивных файлов, а также их безопасное перемещение за пределы офиса могут сэкономить место, время и деньги вашей компании; снять угрозу потери документов; обеспечение легкого извлечения файлов при необходимости и создание репутации надежной компании.
подписаться
темы
последние сообщения
Подробнее
О нас
Местная служба
Сан-Диего
Сан-Хосе
Сан-Франциско
Лос-Анджелес, Канада, Ирландия
Обзор конфиденциальности
Для учетных записей POP и IMAP элементы Outlook можно хранить в файле данных Outlook (.pst). Если вы хотите открыть или закрыть файл данных Outlook (.pst), вы можете сделать это, выполнив несколько простых действий.
Примечание. Если в вашей организации действуют политики автоматического архивирования сообщений электронной почты, ваши старые сообщения электронной почты, события календаря и задачи могут храниться в архивном файле данных Outlook (.pst). Даже если в вашей учетной записи используется автономный файл данных Outlook (.ost) для всей текущей информации, у вас все еще может быть файл archive.pst, содержащий более раннюю информацию.
Выберите «Файл» > «Открыть и экспортировать» > «Открыть файл данных Outlook».
Примечание. В зависимости от того, как настроен Outlook, скорее всего, папка, в которой хранится PST-файл, откроется автоматически. Если это не так, перейдите к местоположению файла. Если вы не знаете, где находится ваш файл данных Outlook, см. статью Поиск файлов данных Outlook.
Выберите файл данных Outlook (PST), а затем нажмите кнопку Открыть.
Вы можете удалить файл данных Outlook из панели папок, закрыв файл. Однако это не приведет к удалению файла с вашего компьютера.
На панели папок щелкните правой кнопкой мыши имя файла данных Outlook и выберите "Закрыть файл данных Outlook".
Что бы вы хотели сделать?
Если у вас есть файл данных Outlook (.pst), который не отображается в области навигации, вы можете добавить его, чтобы иметь возможность работать с элементами в файле данных.
На вкладке "Файл" нажмите "Настройки учетной записи" > "Настройки учетной записи".
На вкладке "Файлы данных" нажмите "Добавить".
Выберите файл данных Outlook (.pst), который хотите открыть, и нажмите кнопку ОК.
Файл данных Outlook (.pst), созданный с помощью Outlook 2010, сохраняется на вашем компьютере в папке Documents\Outlook Files. Если вы используете Windows XP, эти файлы создаются в папке Мои документы\Файлы Outlook.
Файлы, созданные в предыдущих версиях Outlook, сохраняются в другом месте в скрытой папке.
Windows 7 и Windows Vista
диск:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Windows XP
диск:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Совет. Информацию о скрытых папках в Windows см. в Центре справки и поддержки Windows.
Имя файла, указанное вами для файла данных Outlook (.pst), отображается в области навигации. До Outlook 2010 отображаемым именем по умолчанию для файла данных Outlook (.pst) было Личные папки. Это может сбивать с толку, если вы работаете с несколькими файлами данных Outlook (.pst), которые были созданы в предыдущих версиях Outlook. Мы рекомендуем использовать описательное отображаемое имя для каждого файла данных Outlook (.pst).
На вкладке "Файл" нажмите "Настройки учетной записи" > "Настройки учетной записи".
На вкладке "Файлы данных" щелкните файл файла данных Outlook (.pst) > "Настройки".
В поле Имя введите описательное имя файла данных Outlook (.pst).
Примечание. Изменение отображаемого имени не приводит к переименованию файла. Изменяется только имя, отображаемое в области навигации.
Если вам больше не нужен частый доступ к файлу данных Outlook (.pst), вы можете закрыть этот файл. Закрытый файл больше не отображается в области навигации, но не удаляется с вашего компьютера.
Щелкните правой кнопкой мыши имя файла данных Outlook (.pst), который вы хотите удалить из области навигации, и выберите Закрыть имя.
Внимание! Если команда "Закрыть" недоступна, возможно, вы пытаетесь удалить файл данных Outlook по умолчанию (.pst), который используется для сохранения новых сообщений. Если бы вы удалили этот файл данных, новым сообщениям было бы некуда деваться.
Важно! Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать в любом месте с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Если вы создали PST-файл, который не отображается в области навигации, добавьте PST-файл в Outlook, чтобы иметь возможность работать с содержащимися в нем элементами.
В меню "Файл" выберите "Открыть", а затем нажмите "Файл данных Outlook".
Выберите PST-файл, который хотите открыть, и нажмите кнопку ОК.
Примечание. Имя папки, связанной с файлом данных, отображается в списке папок.Чтобы просмотреть список папок, в меню «Переход» щелкните «Список папок». По умолчанию папка будет называться «Личные папки».
Ниже приведен список мест, где файлы данных Outlook сохраняются на вашем компьютере. Некоторые из папок могут быть скрытыми папками. Чтобы просмотреть их, выполните одно из следующих действий:
Нажмите кнопку "Пуск" и выберите "Панель управления".
Нажмите "Параметры папки".
Перейдите на вкладку "Вид" и выберите параметр "Показать скрытые файлы и папки".
Расположение файлов в Windows Vista
Файлы данных Outlook (.pst) диск:\User\имя пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Диск файла автономных папок (.ost):\User\имя пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Расположение файлов в Windows XP
Файлы данных Outlook (.pst) диск:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Диск файла автономных папок (OST):\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Имейте в виду следующее:
Вы можете сохранить, скопировать или переместить файл данных (кроме файла, который используется в качестве места доставки по умолчанию) в другое место на жестком диске или в общую сетевую папку. Помните, что у вас должны быть права на чтение и запись, чтобы открыть файл личных папок (.pst) из общей сетевой папки.
Если вам нужен доступ к какому-либо файлу данных, хранящемуся в сетевой папке или на другом компьютере, закройте все программы, которые могут использовать этот файл. Файл данных может быть доступен одновременно только одному пользователю или программе.
Файл данных .pst не поддерживает носители только для чтения, такие как компакт-диски и DVD-диски.
Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange, обычно ваши сообщения электронной почты, календарь, контакты и другие элементы доставляются и хранятся в вашем почтовом ящике на сервере. Когда вы установите Outlook на новый компьютер и настроите учетную запись Exchange, все ваши элементы на сервере снова станут вам доступны. Остальная информация в этой статье не относится к вам, если только вы не заархивировали локальные файлы данных или не указали, что ваши сообщения электронной почты Exchange должны доставляться в локальный файл данных.
Если вы используете учетную запись электронной почты POP3, которая является одним из наиболее распространенных типов личных учетных записей электронной почты, ваши сообщения электронной почты загружаются с вашего почтового сервера POP3 у вашего поставщика услуг Интернета (ISP) на ваш компьютер и доставляется и хранится локально в файле личных папок (.pst) с именем Outlook.pst (имя файла данных по умолчанию). Outlook.pst хранится на диске:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.
Примечания. По умолчанию PST-файл находится в скрытой папке. Чтобы использовать проводник Windows для перехода к этой папке, необходимо сначала включить отображение скрытых папок.
В проводнике Windows в меню "Сервис" выберите "Свойства папки".
На вкладке "Вид" в разделе "Дополнительные параметры" в разделе "Файлы и папки" в разделе "Скрытые файлы и папки" нажмите "Показать скрытые файлы и папки".
Если вы хотите видеть все расширения имен файлов, снимите флажок Скрыть расширения для известных типов файлов в разделе "Файлы и папки".
Скрытые папки выделены серым цветом, чтобы указать, что они не являются обычными папками.
Вы можете переместить любой PST-файл Outlook в любое место на своем компьютере. Например, некоторым людям нравится хранить свои файлы данных Outlook на диске D или в папке "Мои документы", чтобы упростить создание резервных копий.
Прежде чем переместить PST-файл, вы можете изменить его отображаемое имя с Личные папки на что-то более значимое для вас. Изменение имени помогает различать разные файлы данных Outlook при работе с несколькими PST-файлами.
На панели навигации щелкните правой кнопкой мыши Личные папки, а затем выберите Свойства для «Личные папки».
Личные папки всегда являются папкой верхнего уровня на панели навигации в Почте.
Нажмите "Дополнительно".
В текстовом поле "Имя" введите понятное вам имя, например "Данные Греты в Outlook".
Дважды нажмите "ОК".
Теперь вы можете начать перемещение файлов данных Outlook в другое место на вашем компьютере.
В Outlook запишите расположение и имя файла.
На панели навигации щелкните правой кнопкой мыши Личные папки или имя, которое отображается для вашего PST-файла, а затем выберите Свойства для имени папки.
Нажмите "Дополнительно".
В текстовом поле Имя файла запишите полный путь и имя PST-файла.
Выйдите из Outlook и переместите файл.
Используйте проводник Windows, чтобы скопировать каждый PST-файл из папки по умолчанию на диске:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook в любую нужную папку на вашем компьютере.
Примечания. По умолчанию это скрытая папка. Чтобы использовать проводник Windows для перехода к этой папке, необходимо сначала включить отображение скрытых папок.
В проводнике Windows в меню "Сервис" выберите "Свойства папки".
На вкладке "Вид" в разделе "Дополнительные параметры" в разделе "Файлы и папки" в разделе "Скрытые файлы и папки" нажмите "Показать скрытые файлы и папки".
Если вы хотите видеть все расширения имен файлов, снимите флажок Скрыть расширения для известных типов файлов в разделе "Файлы и папки".
Скрытые папки выделены серым цветом, чтобы указать, что они не являются обычными папками.
На панели управления нажмите «Учетные записи пользователей», а затем нажмите «Почта».
Примечание. Если вы используете классический вид панели управления, дважды щелкните Почта.
Нажмите "Показать профили" и выберите профиль, содержащий PST-файл.
Нажмите "Свойства", а затем нажмите "Файлы данных".
Выберите файл данных из списка и нажмите "Настройки".
Когда появится сообщение о том, что файл данных не может быть найден в старом местоположении, нажмите OK.
Перейдите к новой папке, выберите файл данных и нажмите "Открыть".
Нажмите "ОК", а затем дважды нажмите "Закрыть".
Нажмите "ОК" и перезапустите Outlook.
Если вы работаете в автономном режиме с Outlook или используете Exchange в режиме кэширования Exchange, вы можете изменить расположение файла локальной автономной папки (.ost) на другую папку или на жестком диске.
Нажмите "Пуск" и выберите "Панель управления".
Дважды щелкните Почта, а затем щелкните Учетные записи электронной почты.
Нажмите "Показать профили" и выберите профиль, содержащий PST-файл.
Нажмите "Свойства", а затем нажмите "Файлы данных".
Выберите учетную запись Exchange и нажмите "Настройки".
На вкладке "Дополнительно" снимите флажок "Использовать режим кэширования Exchange".
Примечание. Когда вы увидите это сообщение: необходимо перезапустить Outlook, чтобы эти изменения вступили в силу, нажмите кнопку ОК.
Нажмите "Настройки", а затем на вкладке "Дополнительно" нажмите "Параметры файла автономной папки".
Нажмите «Отключить использование в автономном режиме», а затем нажмите «Да» в появившемся диалоговом окне.
Нажмите "Настройки файла автономной папки".
Нажмите "Обзор", перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить файл .ost, введите имя в поле "Имя файла" и нажмите "Открыть".
Нажмите "ОК" и установите флажок "Использовать режим кэширования Exchange".
Нажмите "ОК". Когда вы увидите это сообщение: «Чтобы эти изменения вступили в силу, необходимо перезапустить Outlook», нажмите «ОК».
Нажмите "Закрыть".
При следующем запуске Outlook новый OST-файл будет синхронизирован с вашим почтовым ящиком на сервере, на котором работает Exchange.
В меню "Переход" нажмите "Список папок".
Выполните одно из следующих действий:
Если у вас есть учетная запись электронной почты POP3, щелкните правой кнопкой мыши "Личные папки" и выберите "Свойства" для "Личных папок" в контекстном меню.
Примечание. Если вы указали пользовательское отображаемое имя для файла данных, замените это имя на «Личные папки».
На вкладке "Общие" нажмите "Дополнительно".
Нажмите «Изменить пароль».
В диалоговом окне "Изменить пароль" введите новый пароль (до 15 символов) и подтвердите его, введя еще раз.
Используйте надежные пароли, в которых сочетаются прописные и строчные буквы, цифры и символы. Слабые пароли не смешивают эти элементы. Пример надежного пароля: Y6dh!et5 и пример слабого пароля: House27. Пароли должны состоять из 8 и более символов. Парольная фраза, состоящая из 14 или более символов, лучше. Дополнительные сведения см. в разделе Создание более надежных паролей и их защита.
Очень важно помнить свой пароль. Если вы забудете свой пароль, Microsoft не сможет его восстановить. Храните записанные вами пароли в безопасном месте, отдельно от информации, которую они помогают защитить.
Убедитесь, что флажок Сохранить этот пароль в списке паролей снят. Это предотвратит кэширование пароля, поэтому вам нужно будет вводить пароль каждый раз при запуске Outlook. Не забудьте пароль.
Важно! Ни Microsoft, ни ваш интернет-провайдер (ISP), ни ваш почтовый администратор не имеют доступа к вашему паролю и не могут помочь вам восстановить содержимое PST-файла, если вы забудете пароль.
Нажмите "ОК" три раза.
Когда вы щелкнете папку учетной записи электронной почты, вам будет предложено ввести пароль. После того, как вы получите доступ, вам не нужно будет снова вводить пароль для этого сеанса. Если вы выйдете, а затем перезапустите Outlook, вам будет предложено ввести пароль, когда вы щелкнете папку учетной записи электронной почты.
Важно! Функция пароля .pst не предназначена для защиты от хакеров. Это просто способ предотвратить непреднамеренное вторжение других людей, которым вы доверяете и с которыми вы делитесь своим компьютером, например, дома с семьей. Более безопасный способ защитить ваши данные на компьютере, которым вы делитесь с другими людьми, — создать защищенную паролем учетную запись пользователя Windows для каждого человека, использующего компьютер.
Отображаемым именем файла личных папок (.pst) по умолчанию является Personal Folders. Это может сбивать с толку, если вы работаете с несколькими файлами .pst, у которых все одинаковые имена. Лучше всего настроить отображаемое имя.
На панели навигации щелкните правой кнопкой мыши Личные папки, а затем выберите Свойства для «Личные папки».
Нажмите "Дополнительно".
В поле "Имя" введите понятное вам имя, например "Данные Греты Outlook".
Дважды нажмите "ОК".
На панели навигации вы видите верхнюю папку с введенным вами именем. Теперь вы можете быстро отличить свой файл данных от любых других.
Совет. Настройка имен файлов также полезна, если вы храните несколько архивов PST-файлов. Например, если вы создаете ежемесячный PST-файл для хранения всех ваших отправленных элементов за этот месяц, вы можете переименовать отображаемое имя из Личных папок в более понятное, например, Архив отправленных сообщений — декабрь 2007 г.
Даже если у вас есть склонность накапливать электронную почту, возможно, вы захотите избавиться от беспорядка в области навигации. Вам не всегда может понадобиться мгновенный доступ к архивному файлу .pst. Вы можете удалить файл данных Outlook из области навигации, не удаляя файл с вашего компьютера.
Щелкните правой кнопкой мыши файл личных папок, который вы хотите удалить из области навигации, и выберите Закрыть личные папки.
Если параметр «Закрыть личные папки» недоступен, возможно, вы пытаетесь удалить PST-файл, который Outlook использует для сохранения новых сообщений. Если вы удалите этот файл данных, новым сообщениям некуда будет деваться.
Совет. Боитесь удалить файл и потерять данные? Закрытие PST-файла не удаляет сам файл или содержащиеся в нем элементы. Файл просто больше не отображается в области навигации. Вы всегда можете добавить любой PST-файл обратно на экран, выполнив следующие действия:
В меню "Файл" выберите "Открыть", а затем нажмите "Файл данных Outlook".
Архивирование и хранение файлов — недооцененная часть ведения бизнеса. Это руководство поможет вам понять, о чем идет речь и как настроить архив для вашего бизнеса.
Мы можем получать компенсацию от партнеров и рекламодателей, чьи продукты представлены здесь. Компенсация может повлиять на размещение продуктов на нашем сайте, но редакционные мнения, оценки и обзоры не зависят от рекламодателей или партнеров и никогда не зависят от них.
Обновлено 19 января 2021 г.
Мы храним много данных на этой планете. Одна фирма прогнозирует, что к 2025 году "глобальная сфера данных" достигнет 175 зеттабайт.
Не слишком ли много? Подумайте вот о чем: зеттабайт равен 1 000 000 000 000 000 000 000 байт. Все еще не вычисляет? По данным Cisco, если бы каждый гигабайт в зеттабайте был равен метру, то длина реки Амазонки — самой длинной реки в мире — была бы больше 150 000 раз.
Архивирование файлов стало обязательным для современных компаний. Это фундаментальная часть управления документами, позволяющая компании отслеживать и управлять созданием, распространением и доступом к важной документации.
Итак, как вы реализуете архивирование файлов в своей организации? В этом руководстве рассматриваются основные элементы и рассказывается, как обеспечить наличие надлежащих процедур.
Обзор: что такое архивный файл?
Архивный файл – это набор данных, предназначенный для хранения и последующего доступа. Архивные файлы — это компьютерные файлы, которые обычно содержат несколько других компьютерных файлов, включая метаданные. По сути, это множество компьютерных файлов, сжатых в один, что упрощает хранение информации и требует меньше места.
Архивирование файлов – это ключ к эффективному управлению записями в любой организации, поскольку оно предотвращает потерю важных данных, которые, возможно, потребуется вызвать позже.
Как управлять архивными файлами
Процесс архивирования документов прост, но руководитель должен следить за тем, чтобы этот процесс выполнялся правильно, чтобы избежать повреждения или потери важных данных и информации.
1. Получить систему управления документами
Компьютерное архивирование начинается с системы управления документами, поэтому, если у вас ее нет, вы должны ее приобрести. Программное обеспечение электронной файловой системы доступно от многих различных поставщиков. Некоторые из лучших решений, рассмотренных The Blueprint, включают DocSend, M-Files и Box.
При наличии хорошего программного решения вам не придется выполнять большую часть задач по архивированию вручную, и это сэкономит время вашей организации. Эти системы также защищают ваши файлы, чтобы они не попали в чужие руки как внутри компании, так и из-за внешних угроз со стороны хакеров.
2. Создать процесс архивации
Чтобы создать систему архивного хранения, вы должны создать процесс для своей организации. Составьте руководство, в котором будет указано, какие документы должны быть заархивированы, и процесс его достижения в зависимости от типа используемого вами программного обеспечения. У вас могут быть отдельные системы хранения для контрактов, данных о продуктах, информации о клиентах и других типов данных. Прежде чем внедрить этот новый процесс, получите отзывы от своей команды, чтобы убедиться, что вы охватили все свои основы.
3. Стандартизируйте процесс
Вы должны стандартизировать процесс в своей системе управления документами на протяжении всего жизненного цикла контента, чтобы гарантировать, что каждый может получить доступ к заархивированным файлам. Например, если расширение файла архива отличается в зависимости от отдела, вы столкнетесь с ненужными препятствиями. Убедитесь, что между отделами нет существенных различий в процессе архивирования.
4. Убедитесь, что система доступна для всех
Возможность архивирования информации не должна ограничиваться несколькими заинтересованными сторонами. Каждый, кто создает и распространяет информацию, должен иметь возможность архивировать файлы и данные, чтобы ничего не было потеряно.
Конфигурация вашей системы архивирования должна быть удобной и интуитивно понятной для вашей команды. Он должен быть организован таким образом, чтобы любой мог правильно заархивировать файл и легко получить его. Ваше программное обеспечение должно позаботиться об этом, но вам может потребоваться предпринять некоторые специальные шаги в зависимости от потребностей вашей организации.
5. Аудит активности
Любая выбранная вами программная платформа для управления документами должна автоматически отслеживать действия, будь то определение того, какие пользователи загрузили, какие файлы и когда, или какие пользователи получили доступ к архивным файлам и внесли изменения. Отслеживайте это действие, чтобы убедиться, что ваша команда правильно использует систему, а файлы доступны и загружаются соответствующими лицами.
6. Просмотрите и откорректируйте
Регулярно (возможно, раз в квартал) проверяйте процесс архивирования в вашей электронной файловой системе и определяйте, насколько он полезен для вашей организации. Архивирование файлов занимает много времени? Могут ли люди легко получить доступ к этим файлам? Разрешается ли неавторизованным пользователям доступ к файлам, доступ к которым должен быть ограничен определенными лицами?
Определите, нужно ли внести какие-либо изменения в ваш процесс, а затем внесите их. Продолжайте периодически проверять процесс.
Советы по использованию архивных файлов
Создавая архив, вы создаете огромное хранилище информации, которым может быть сложно управлять. Эти советы по управлению деловой документацией помогут вам избежать ошибок.
Назначить владельца
Если никто не несет ответственности, никто не может быть привлечен к ответственности за неправильное архивирование файла или доступ к документу неавторизованным пользователем. Вы должны указать право собственности на определенные файлы и данные и делегировать обязанности этому лицу, указав, что именно он должен делать с файлом.
Если люди понимают ожидания, а вы даете четкие указания, вашей команде будет легче соблюдать новый процесс.
Управление доступом
Как правило, не рекомендуется предоставлять всем сотрудникам вашей организации доступ ко всем архивным файлам. Например, вы можете не захотеть, чтобы сотрудники низшего звена имели доступ к конфиденциальным финансовым данным компании. Установите необходимые ограничения на доступ к архивным данным, чтобы обеспечить их защиту.
Храните данные в безопасном месте и постоянно обновляйте меры безопасности. Ваша программная платформа должна позволять вам устанавливать разрешения для определенных файлов.
Создать временные рамки
Следует ли хранить файл вечно или у него должен быть срок действия? Решите, как долго файлы хранятся в зависимости от того, какая информация в них содержится, и запишите это в свои процессы. Поручите кому-нибудь отслеживать эти даты и при необходимости удалять файл, если ваше программное обеспечение не делает этого автоматически.
Например, вы можете хранить необработанные данные неограниченное время, но анализировать эти данные только несколько лет, прежде чем они устареют и перестанут быть полезными.
Если у вас нет системы архивации, нельзя терять время
Если вы похожи на многие малые предприятия, архивирование файлов, вероятно, будет последним, о чем вы думаете. В конце концов, у вас есть клиенты, которым нужно угодить, и цели по доходам, которые нужно достичь. Кого волнует, если какой-то случайный файл, который вы не просматривали месяцами, пропал или был случайно удален?
Правда в том, что вы никогда не узнаете, насколько важна информация, пока она не исчезнет. Возьмем, к примеру, программиста из Сан-Франциско Стефана Томаса, который попал в новости из-за того, что почти 240 миллионов долларов в биткойнах были заперты в цифровом кошельке. Он получил биткойны много лет назад в качестве вознаграждения за криптовалютный проект, когда они не стоили так много, и он, по-видимому, потерял пароль. Теперь, после восьми неверных догадок, у него осталось две догадки, прежде чем жесткий диск зашифрует себя и навсегда уничтожит его состояние. Ой!
Ваша компания постоянно производит данные, даже если вы этого не осознаете. Когда-нибудь вам может понадобиться вернуться к нему, возможно, для целей налогообложения или, возможно, есть некоторые данные из прошлой маркетинговой кампании по электронной почте, которые могут дать вам конкурентное преимущество.
В любом случае ваши данные намного ценнее, чем вы думаете, поэтому вы должны хранить и защищать их. Каждый день, когда вы откладываете, вы подвергаете свою компанию риску, поэтому внедряйте систему архивирования как можно раньше.
У The Motley Fool есть политика раскрытия информации.Автор и/или Пестрый Дурак могут иметь интерес к упомянутым компаниям.
Ваше свидетельство о рождении. Формы вашей налоговой декларации. Финансовые отчеты вашего бизнеса. Акт на вашу собственность. Даже если вы используете их не очень часто, все это важные документы, которые вы не хотели бы потерять или, что еще хуже, попасть в чужие руки.
Но спросите себя: действительно ли вы уверены, что надежно сохранили эти документы? Хорошо ли они организованы и быстро ли доступны в случае чрезвычайной ситуации?
Если нет, не волнуйтесь — сегодня все изменится!
Мы поговорим о хранении и архивировании документов и покажем вам лучшие способы хранения бумажных и цифровых документов, чтобы вы могли быть спокойны, зная, что они в безопасности.< /p>
Как лучше хранить документы? Прежде чем мы ответим на этот вопрос, давайте поговорим о том, почему это важно в первую очередь
Зачем архивировать?
Когда мы храним документы, которые больше не используем активно, это называется архивированием. Вот лишь пять из многих причин, по которым архивирование так важно как для бизнеса, так и для частных лиц.
1. Соблюдайте нормативные требования
В наши дни о защите данных заботятся большинство компаний. В свете важных недавних обновлений Закона о защите данных (GDPR, кто-нибудь?), компании в настоящее время испытывают все большее давление в отношении надлежащего и безопасного управления данными потребителей, иначе им грозят огромные штрафы. Для этого им необходимы эффективные процессы управления данными и безопасные решения для хранения документов.
Другие нормативные требования требуют, чтобы определенные финансовые документы хранились в течение определенного количества лет. Архивирование документов может помочь предприятиям выполнить эти требования, позволяя им безопасно хранить данные и документы до тех пор, пока они не станут не нужны и их можно будет уничтожить.
2. Сократите расходы и сэкономьте место
Независимо от того, управляете ли вы крупной международной компанией или молодым стартапом, важно экономить расходы там, где это возможно. Архивирование документов может помочь в этом, освобождая место и снижая эксплуатационные расходы. Чем меньше документов у вас есть на месте для управления, тем меньше времени и денег нужно тратить на управление ими.
3. Улучшить рабочий процесс и производительность
Правильное архивирование документов может улучшить рабочий процесс и производительность вашего бизнеса. По оценкам, до 80% производственных данных не обязательно должны быть легкодоступными. Архивируя эти некритические данные, вы можете упростить доступ к остальным своим данным и потенциально повысить производительность.
4. Защита от кражи личных данных
От архивации выигрывают не только предприятия. У всех нас есть важные документы, которые потенциально могут быть использованы для кражи личных данных.
К сожалению, в отчете Национального исследовательского центра потребителей говорится, что четверть американцев в какой-то момент потеряли важный документ. (И в Великобритании мы не сильно отстаем.) Это показывает, насколько важно обеспечить безопасное хранение документов.
Каковы различные варианты хранения документов?
Что касается архивирования документов, следует рассмотреть три основных решения для хранения: традиционное хранилище, цифровое хранилище и хранилище для сканирования по требованию. Ниже вы найдете краткий обзор каждого из них.
Традиционное хранение бумаги
Традиционное хранилище документов по существу представляет собой бумажное хранилище. Это когда вы архивируете свои бумажные документы, подшивая их или платя безопасному хранилищу за пределами офиса, такому как Storage Vault, чтобы хранить их для вас. Это обычная практика для крупных компаний, которым необходимо вести бумажный журнал некритичных документов.
Цифровое хранилище
Несколько десятилетий назад для хранения документов в компаниях использовались ряды картотечных шкафов. Это означало тратить деньги на огромное количество бумаги, карандашей и людей, которые их организовывали. К счастью, благодаря современным технологиям в этом больше нет необходимости. (Ну, по крайней мере, в большинстве случаев.)
Теперь можно оцифровать все документы с помощью сканера и уничтожить ненужные бумажные копии. Это то, что мы называем цифровым хранилищем.
Есть компании, занимающиеся архивированием документов, которые возьмут на себя весь процесс за вас. Они оцифруют ваши документы, вернут их вам на USB-накопителях или компакт-дисках или создадут их резервные копии в облаке.
Преимущество цифрового хранилища заключается в том, что оно экономит массу места.Вам не нужно никакого физического места для хранения вашего документа — все хранится в киберпространстве.
Однако это не для всех. Многим владельцам бизнеса нравится хранить физические копии, и им не нравится идея доверять всю свою систему архивирования документов компьютеру.
Сканирование хранилища по требованию
Хранилище документов, сканируемое по запросу, — это лучшее из обоих миров. Это решение, при котором компания будет хранить ваши бумажные документы за пределами офиса, а также сканировать их и отправлять вам цифровые копии по запросу.
Это делает его хорошим вариантом для предприятий, которые хотят хранить большое количество документов вне офиса, но иногда могут нуждаться в доступе к ним.
Однако решения для сканирования по запросу стоят дороже, чем обычное бумажное хранилище, поскольку вы платите за дополнительную услугу.
Хранение документов в бумажной форме
Вы можете подумать, что хранение ваших документов в бумажном виде излишне в современную цифровую эпоху, но это не обязательно так. Есть еще много причин, чтобы рассмотреть возможность хранения печатных копий ваших документов. Вот некоторые из них:
- Бумажные документы защищены от угроз кибербезопасности, таких как утечка данных.
- Наличие бумажной копии является важной резервной копией на случай катастрофической потери данных.
- Возможно, лучше иметь под рукой бумажные документы для облегчения доступа.
- Некоторые официальные документы сложно оцифровать
Где хранить бумажные документы?
В конечном счете, лучший способ хранения ваших документов зависит от того, сколько вам нужно хранить и сколько вы готовы потратить. Вот два основных варианта.
1. Собственное хранилище
Внутреннее хранилище — хороший вариант для частных лиц и небольших компаний, которым нужно хранить лишь небольшое количество документов. Если вы решите пойти по этому пути, убедитесь, что у вас есть оборудование, необходимое для их безопасного хранения.
Для действительно важных документов вы можете подумать о приобретении огнеупорного сейфа, так как это гарантирует, что ваши бумажные документы смогут пережить любые катастрофы, происходящие с вашим помещением.
Если вы решите использовать обычные шкафы для документов или другие устройства для хранения, убедитесь, что они безопасны, и держите их в порядке с помощью скрепок и разделителей.
2. Складские помещения
Использование складских помещений за пределами площадки – это экономичное решение, поскольку они обеспечивают превосходную безопасность и доступное пространство.
При выборе хранилища учитывайте следующее:
- Насколько близко это учреждение находится к вашему рабочему месту? Не могли бы вы быстро получить доступ к своим документам в крайнем случае?
- Службы управления записями. В зависимости от документов, которые вы планируете хранить, вы можете выбрать средство, предлагающее такие услуги, как индексирование и извлечение файлов.
- Качество стеллажей. Выберите помещение, в котором записи хранятся в коробках и на металлических полках. Хранение на полу подвергает их риску повреждения водой из-за разлитой воды.
- Безопасность и доступ. Само собой разумеется, что вы должны убедиться, что выбранный вами объект безопасен, с внутренними и внешними камерами и должным образом проверенными сотрудниками.
- Климат-контроль. Некоторые предприятия используют климат для контроля, чтобы защитить бумагу от порчи. Подумайте, нужна ли вам эта функция, и выберите соответствующий объект.
Хранение документов в цифровом виде
Если вы не хотите вкладывать средства в решения для хранения документов на месте или за его пределами, вы можете хранить свои документы в цифровом виде. Это может сократить расходы за счет устранения необходимости в пространстве для хранения и улучшить рабочий процесс, ускорив доступ к вашим документам в цифровом виде.
Существует несколько различных решений для хранения цифровых документов, например:
- Используйте библиотеки Windows для хранения документов на жестком диске
- Храните документы в облаке с помощью таких сервисов, как OneDrive или Google Диск.
- Создавайте резервные копии документов на внешнем устройстве хранения, например на съемных жестких дисках.
- Хранение документов с помощью специально разработанной DMS.
Последний из них — использование DMS — вероятно, лучший способ хранить документы в цифровом виде. Но что такое ДМС? Давайте узнаем.
Что такое системы управления документами (DMS)?
Системы управления документами – это программные решения, помогающие хранить документы и управлять ими. Они что-то вроде цифрового бухгалтера. Они позаботятся о методах хранения физических документов, которые вы бы использовали для организации своих бумажных документов, но в электронном виде.
На рынке существует множество различных систем управления документами, но большинство из них имеют одни и те же основные функции. Они обеспечивают хранение, безопасность, индексацию и возможности поиска. В них также хранятся метаданные (информация о документах), что упрощает проведение аудитов и контроль доступа к различным документам.
Эти системы являются важной частью бизнес-операций для компаний, которым приходится управлять большим количеством документов.
Лучшее программное обеспечение для управления документами
Поскольку существует так много программных систем для управления документами, может быть трудно понять, какую из них выбрать.
Наилучший выбор для вас во многом будет зависеть от того, сколько вы готовы потратить на систему DMS, какие функции вам действительно нужны и какие документы вам нужно хранить. Некоторые из лучших поставщиков DMS включают:
- Шаблон
- Документация
- Контроль документов MasterControl
- M-файлы
- XaitPorter
Общие советы по хранению документов
Какой бы способ хранения документов вы ни выбрали, существуют определенные рекомендации, которым вы должны следовать, чтобы ваша система хранения оставалась организованной и эффективной. Ниже приведены несколько советов, которые могут помочь вам в этом.
1. Храните документы с учетом доступности
Если вы храните документы у себя, вы, вероятно, сможете сэкономить немного денег, однако важно иметь надежную систему, обеспечивающую легкий доступ к вашим архивным документам.
Рассмотрите возможность хранения документов одного типа вместе и не забудьте пометить их, чтобы вы могли легко выбрать нужные документы.
2. Следите за тем, когда ваши документы могут быть уничтожены
Архивация документов важна для обеспечения соответствия требованиям и наличия доказательств, таких как квитанции и платежные ведомости, когда это необходимо. Однако, как только документам исполняется несколько лет, их часто больше не нужно хранить.
При архивировании документов помечайте их датой уничтожения, когда они больше не понадобятся. Это упростит отслеживание устаревших документов и обеспечит эффективное использование пространства для хранения.
3. Защитите бумажные документы от износа
Чтобы ваши документы не были повреждены, вам нужно подумать об их износе. Даже если они надежно хранятся, они все равно могут быть повреждены из-за частого обращения, воздействия солнечных лучей и разливов. Поместите их внутрь пластиковых вкладышей, прежде чем складывать их в папку, чтобы уменьшить риск износа.
4. Если вы храните документы вне офиса, обратите внимание на банковские сейфы
Банки часто предоставляют вам скидку на сейфовые ячейки, если вы уже являетесь клиентом. Сейфы могут быть хорошим решением для хранения бумаги вне офиса, если вам нужно хранить очень небольшое количество важных документов.
5. Подумайте о материалах и дизайне ящика для хранения
Некоторые материалы более износостойкие, чем другие. Если вы решили хранить свои файлы на месте в ящиках для хранения, постарайтесь выбрать что-то прочное и износостойкое, например металлическое или пластиковое. Вы можете лучше использовать доступное место для хранения, если выберете штабелируемые коробки.
6. Храните документы в прохладном и сухом месте
Жара и влажность губительны для бумаги. Чтобы сохранить документы в хорошем состоянии, старайтесь хранить их в прохладном и сухом месте. Если вы живете во влажном климате, рассмотрите возможность использования блока переменного тока или осушителя для контроля влажности в помещении для хранения. Если вы храните за пределами площадки, следите за любыми признаками сырости на объекте, который вы рассматриваете.
7. Убедитесь, что они защищены от стихийных бедствий
Если вы храните важные документы дома, убедитесь, что вы подумали о возможных рисках, связанных со стихийными бедствиями. Держите их приподнятыми над землей, чтобы защитить от затопления, и по возможности используйте огнеупорный контейнер.
Удачного архивирования
Мы рассмотрели почти все, что нужно знать о хранении документов. Надеюсь, теперь вы сможете принять более взвешенное решение о том, как лучше хранить документы.
Какое решение подходит вам лучше всего? Дайте нам знать ваши мысли в комментариях!
Закрытие файлов и использование Центра записей для хранения и архивирования
Делопроизводители обязаны через регулярные промежутки времени закрывать файлы. Они хранят закрытые файлы в течение периодов, установленных в графиках утилизации. По истечении этого периода некоторые файлы уничтожаются, но большая часть передается в Центр документации. В этом разделе руководства по процедурам рассматриваются все аспекты закрытия файлов и их последующей обработки.
Процесс
Сотрудники архива должны обеспечить закрытие файлов, как только они станут толщиной в три сантиметра или возрастом пять лет, в зависимости от того, что наступит раньше. Это необходимо, потому что
- С файлами толще трех сантиметров трудно работать, и это может привести к повреждению содержимого.
- Документы старше пяти лет редко требуются для справки и не должны рассматриваться как текущие записи.
К закрытым файлам нельзя добавлять дополнительные документы.
Метод закрытия файла заключается в написании слова «ЗАКРЫТО» жирным шрифтом по диагонали на передней обложке вместе с датой закрытия файла. Лист передачи файла должен быть помечен, чтобы показать, что файл был закрыт. Дата, когда это было сделано, также записывается.
Если необходимо продолжить действие по теме, затронутой в закрытом файле, следует открыть новую часть файла. Наличие новой части должно быть отмечено в транспортном листе для закрытой части в графе «последующий номер дела». Для новой детали должны быть выполнены все обычные контрольные записи. Новая файловая часть также должна содержать примечание, объясняющее, что предыдущая часть была закрыта, и ссылку на нее. Если или когда закрытая часть переносится в Центр записей, это также должно быть отмечено в листе передачи и в новой файловой части.
Хранение закрытых файлов
Несмотря на то, что с закрытым файлом не может быть предпринято никаких новых действий и не добавлены новые документы, закрытые файлы должны быть доступны в архиве (или в ближайшем файловом хранилище) в течение определенного периода времени, чтобы пользователи могли легко обратиться к ним. им. Если оперативные сотрудники запрашивают закрытые дела, движение дела должно быть записано в транзитном листе для закрытого дела. Если в архиве находится текущая часть закрытого дела, текущий файл должен быть передан сотруднику по действиям с закрытой частью после того, как записи о транзите будут завершены.
Обычно закрытые файлы хранятся в архивах в течение трех или пяти лет. Срок хранения указан в графике утилизации (см. ниже). По истечении указанного срока закрытые дела передаются в Центр документации, Архив или уничтожаются. Ответственность за выполнение этих действий несут ответственные за делопроизводство.
График утилизации
Государственные документы должны храниться до тех пор, пока они необходимы, но должны быть уничтожены, как только они перестанут иметь юридическую, административную или информационную ценность. Лишь небольшой процент всех созданных правительственных документов сохраняется на постоянной основе из-за их непреходящей ценности; они переносятся в архивный репозиторий.
Если записи не требуются или вряд ли потребуются для ведения текущей деятельности, но по-прежнему имеют постоянную ценность, их следует передать в Центр документации.
Принятие решений о передаче или уничтожении закрытых дел является обязанностью начальника учетно-архивного учреждения в консультации с соответствующими должностными лицами. Графики утилизации — это средство, с помощью которого эти инструкции передаются Управлением документации и архивов.
Существует два класса графиков хранения/удаления. Это общие расписания, охватывающие записи, относящиеся к общим функциям, таким как финансы, персонал, контракты; и специальные таблицы, относящиеся исключительно к записям отдельных агентств/подразделений. Регистратурам будет выдан Специальный список, относящийся к их собственному агентству, а также копии соответствующих Общих графиков. В Центре документации должны храниться копии всех общих и специальных графиков распоряжения.
В большинстве случаев в расписаниях будет указано, что закрытые файлы должны быть переданы в Центр записей по истечении заданного периода времени. После передачи документации в Центр документации сотрудники центра несут ответственность за выполнение всех последующих процедур, предусмотренных для документации, включая извлечение для использования, проверку (при необходимости), уничтожение или передачу в Архивное хранилище.
Сотрудники Центра документации уведомят передающее агентство о необходимости проверки. Если есть какие-либо вопросы о том, как применяются расписания, сотрудники Центра документации должны сообщить об этом. Начальник отдела документации уведомит Центр документации, если есть конкретные причины, по которым записи должны храниться в течение периодов, отличных от тех, которые указаны в расписании. Центр документации обычно не принимает документы, не включенные в график утилизации. Разрешение на это может дать руководитель учреждения документации и архивов.
Уничтожение документов, хранящихся в архивах
Записи, подлежащие уничтожению через пять лет или раньше, не должны передаваться в Центр документации, за исключением случаев, когда в создающем их агентстве или подразделении нет места для хранения.Любая такая передача должна быть санкционирована главой Управления документации и архивов.
Каждые шесть месяцев отдел архивов должен заполнять два экземпляра формы «Предложение об уничтожении запланированных документов», в которой перечисляются серии документов, подлежащих уничтожению. Центр записей вернет верхнюю копию формы, разрешающей уничтожение, или, если есть какие-либо вопросы, проверит записи. Офис записи должен сохранить возвращенные формы в файле, созданном для этой цели.
Распоряжение о сборе записей, подлежащих уничтожению, должно приниматься центром документации. Уничтожение может осуществляться путем измельчения для переработки или сжигания. Сотрудники архива должны указать в соответствующих транзитных листах, что файлы уничтожаются.
Перенос файлов в Центр записей
Департамент документации запросит у Центра документации соответствующее количество ящиков для файлов, подлежащих передаче, Форму уведомления о передаче Центра документации и форму списка передачи Центра документации, которые должны быть заполнены Отделом документации. Форма уведомления о передаче используется в качестве формы консигнации; в нем кратко описываются все отправляемые записи, указываются общие даты и формат записей.
Процедуры передачи файлов.
- Расположите файлы для передачи в том порядке, в котором они были изначально созданы. Это потребует их сортировки по сериям или группам аналогичных записей, которые были созданы и поддерживаются как единицы. Внутри каждой серии записи должны располагаться в порядке исходных номеров ссылок.
- Отметьте соответствующие листы передачи файлов, чтобы указать, что файлы передаются в центр документации.
- При подготовке документов к упаковке позаботьтесь о том, чтобы удалить из папок любые незакрепленные временные материалы, такие как поздравительные открытки, рекламные объявления и лишние копии документов. Файлы следует очистить от пыли и удалить металлические штифты и зажимы, если это не приведет к отделению бумаги от файла. Если файл поврежден, он должен быть связан архивной нитью.
- Записи должны быть размещены в коробках ровно, одна над другой. Ящики не должны быть перегружены. Если возможно, ящики должны содержать файлы, закрытые примерно в одно и то же время. Если какие-либо пластинки не помещаются в коробки, их следует связать в пачки не глубже 30 сантиметров (10-12 дюймов). На коробках не должно быть никакой информации, так как содержимое должно оставаться конфиденциальным.
- Громоздкие папки с рычажной аркой представляют собой папки с кольцами, которые не помещаются удобно в коробки, их содержимое следует удалить, а содержимое поместить в конверты или собрать в пачки, перевязав шпагатом, и тщательно пометив, что они готовы к передаче.< /li>
- Файлы в каждой коробке (или содержимое пакетов) должны быть перечислены в форме списка передачи центра записей, оставляя пустыми столбцы для даты действия; номер местоположения Центра записей и категорию действия. Каждая графа должна быть указана в отдельной форме (при необходимости с дополнительными листами). Необходимо сделать четыре копии формы (три копии предназначены для использования в Центре документации. Центр не принимает документы с неадекватным описанием. Копии формы должны быть помещены поверх файлов в ящике, к которому они относятся, и ящики отправлены в Центр документации.
- После того, как груз будет получен Центром регистрации, сотрудники проверят списки передачи. Если возникнут какие-либо вопросы, свяжемся с отделом записи. В противном случае Центр документации вернет в Офис документации помеченную копию Списка передачи с датами действий, номерами местонахождений Центра записей и добавленной категорией действий вместе с письменным подтверждением.
- В архиве должен храниться файл передачи Центра записей. Заполненные списки передачи должны быть добавлены в файл в порядке номеров ящиков. Файл передачи обеспечивает простой способ заказа файлов в Центре записей в будущем.
Получение файлов из Центра записей
Файлы, которые были закрыты и переданы в Центр записей, могут быть извлечены только уполномоченным персоналом. Центр документации не будет принимать запросы на файлы ни от кого, кроме главы отдела документации соответствующего агентства или агентства, которое является его правопреемником. Поэтому все запросы на файлы следует направлять через Главу отдела документации.
Когда пользователь запрашивает файл, хранящийся в Центре документации, сотрудник архива должен свериться с файлом передачи Центра документации, чтобы определить точное название, ссылочный номер, номер ящика и номера мест. Затем заполните три копии формы запроса центра документации. Три копии формы должны быть отправлены или доставлены в Центр документации, а файл собран. Одна копия этой формы будет отправлена вместе с запрошенным файлом в архив.Две другие копии будут храниться в Центре документации.
Записи, выпущенные Центром записей, должны быть возвращены в течение одного месяца, если только не было предоставлено продление этого периода. Если файлы хранятся более одного месяца, Центр документации отправит форму для последующих действий с просьбой вернуть файл или чтобы Офис документации связался с Центром документации, чтобы договориться о продлении. Если из архива не будет получено ответа, будет отправлена форма напоминания.
Отделы документации могут навсегда изъять записи из Центра записей, если будет сочтено необходимым, чтобы файл хранился в течение неопределенного периода агентством или последующим агентством, которое первоначально передало его. Должна быть использована форма запроса Центра документации, и на ней также должно быть написано примечание о том, что файл должен быть окончательно изъят из Центра документации. По получении запроса Центр документации отправит меморандум, подтверждающий окончательное изъятие, и попросит Управление документации внести поправки в его копию соответствующего списка передачи.
Просмотр записей в Центре записей
Уполномоченный персонал может ознакомиться с записями в Центре записей, а не запрашивать их во временное пользование.
Записи могут просматривать только лица, специально уполномоченные создающим или передающим агентством. Сотрудники Центра документации попросят показать это разрешение, а также удостоверение личности, прежде чем создавать записи.
Записи, которые все еще подлежат классификации безопасности, могут просматривать только те, у кого есть соответствующий уровень допуска.
Предоставление информации или копий из Центра документации
Общая политика Центра документации заключается в том, что только указанные оригинальные записи будут выдаваться по запросу авторизованных пользователей через главу Офиса документации. Однако бывают обстоятельства, при которых пользователи вместо того, чтобы запрашивать выдачу записей во временное пользование, могут запросить одну из следующих альтернатив.
- Они могут запросить информацию, содержащуюся в записях, вместо исходных документов.
- Они могут запросить копии указанных документов вместо оригиналов.
Информация, кроме оригинальных записей, может быть предоставлена только с специального разрешения руководителя Центра документации.
- По его или ее мнению, информацию можно получить быстро, легко и без двусмысленности.
- Альтернативы были бы гораздо более громоздкими и трудоемкими.
Центр документации может предоставлять копии оригинальных записей вместо оригиналов, если это представляется более экономичным или эффективным. В частности, копии должны производиться в следующих случаях:
- Всякий раз, когда это запрашивается запрашивающим офисом.
- Всякий раз, когда руководитель Центра документации решит, что это необходимо сделать
- В случае, когда ясно, что предоставление копий будет более экономичным, чем предоставление всего исходного файла, и запрашивающее ведомство согласилось на это.
Дата действия и процедуры проверки
Все записи, переданные в Центр записей, должны быть перенесены из него в соответствующую дату, которая называется «датой действия». Персонал Центра документации отвечает за активацию и выполнение этих процедур в надлежащее время.
Записи относятся к следующим категориям:
- Те, что нужно проверить
- Для передачи в архивный репозиторий
- Для уничтожения
Документы, подлежащие проверке, выносятся на рассмотрение по истечении периода, установленного соответствующим графиком утилизации, а затем оцениваются соответствующими должностными лицами исходного агентства после консультации со старшими сотрудниками отдела документации.
Центр документации обязан уведомить передающее агентство о том, что оно должно провести проверку. Центр документации сделает это, отправив форму утилизации центра документации, к которой прилагается дубликат соответствующего списка или списков передачи.
- Записи должны быть уничтожены
- Записи должны храниться в течение еще x лет, поскольку записи по-прежнему необходимы для официальных дел.
- Должна быть рассмотрена возможность передачи записей в архив для постоянного хранения.
Курс действий будет указан Центром документации.
Начальник архива должен заполнить Форму ликвидации и вернуть ее в Центр документации. После того, как Форма ликвидации будет возвращена должным образом заполненной и подписанной, Центр документации уполномочен выполнять указанные действия.
Если форма утилизации возвращается с рекомендацией по дальнейшему хранению, новая дата действия регистрируется в Центре документации. Если руководитель Центра документации считает, что дальнейшее хранение нецелесообразно, с передающим агентством свяжутся.
Если агентство-инициатор не вернет бланк ответа на форму ликвидации в Центр записей в течение трех месяцев с соответствующим разрешением на нем, Центр записей выполнит указанное действие.
Читайте также: