Как выглядит книга продаж

Обновлено: 21.11.2024

Книга продаж часто находится в программном обеспечении, известном как «Дебиторская задолженность» или «Счета клиентов».

Книга продаж — это ваша запись о продажах, о том, получили ли вы деньги или нет, и сколько вам еще должны.

В Балансовом отчете общая сумма, которую Клиенты все еще должны вам, обычно называется «Торговые дебиторы» или «Дебиторская задолженность».

Записав эти три типа транзакций в бухгалтерском ПО, вы получите немедленный расчет причитающихся вам денег.

Программное обеспечение для бухгалтерского учета также позволит вам распределить или применить полученные деньги к счету продажи, к которому оно относится. Затем эти транзакции считаются завершенными.

Если вы запускаете отчет об открытых позициях или неоплаченных счетах, вы увидите только неоплаченные счета, а не все предыдущие оплаченные счета, который обычно представляет собой гораздо больший отчет и не часто требуется.

Если торговля идет нормально, многие учетные записи клиентов будут иметь остатки в любой момент времени, возможно, только самые последние неоплаченные счета-фактуры.

Как и во всех учетных записях и книгах, транзакции будут регистрироваться как дебет и кредит.

Чтобы бухгалтерские записи были полными, Книга продаж должна быть "представлена" в Главной книге, даже если они сами являются отдельными книгами.

Это достигается за счет концепции контрольных учетных записей. В Главной книге будет контрольный счет для книги продаж.

Каждый раз, когда транзакция записывается в Книгу продаж (например, счет-фактура), идентичная запись сохраняется в контрольном счете Книги продаж в Главной книге. Именно так Главная книга остается в равновесии.

Пожалуйста, ознакомьтесь с разделом «Управление бухгалтерским учетом», чтобы узнать о проверках, которые вы можете делать в книге продаж.

Спасибо за визит.
Если вам нужна дополнительная помощь,
пожалуйста, позвоните нам:
01772 611432
07986 381123
с 8:00 до 20:00
>

Пожалуйста, посетите наши веб-страницы для получения дополнительных определений и руководств:

Книга продаж – это подробный перечень осуществленных продаж, представленный в последовательности дат. Он также может содержать выданные кредиты, которые уменьшают объем продаж, например, за продукты, возвращенные покупателями. Информация в книге продаж может быть довольно подробной, включая такие элементы, как дата продажи, номер счета-фактуры, имя клиента, проданные товары, сумма продажи, стоимость перевозки, налоги с продаж, налог на добавленную стоимость и многое другое.

Информация в книге продаж периодически обобщается, а затем агрегированные суммы заносятся в счета продаж в главной книге. Эта публикация может быть как редкой, так и в конце каждого месяца (как часть процесса закрытия месяца) или даже каждый день. Подробная информация в книге продаж хранится отдельно от главной книги, чтобы она не была перегружена слишком большим количеством информации.

Изначально книга продаж велась вручную, а записи в главную книгу также выполнялись вручную. С появлением компьютеризированных систем бухгалтерского учета не всегда очевидно, что книга продаж существует, поскольку пользователь просто ищет определенный номер счета-фактуры, диапазон дат или сумму и никогда не понимает, что он или она получает доступ к тому, что раньше называлось книга продаж. Таким образом, этот термин используется реже, чем раньше.

Как использовать книгу продаж

Существует несколько способов использования книги продаж. Во-первых, это окончательный исходный документ для данных о продажах, которые появляются в верхней части отчета о прибылях и убытках. Во-вторых, если кто-то хочет исследовать проблему с продажами, он обычно начинает с высокоуровневого анализа в главной книге, например, с анализа линии тренда, а затем переключается на книгу продаж, чтобы точно определить, что произошло. И, наконец, аудитор, вероятно, захочет убедиться, что общая сумма продаж, указанная в финансовой отчетности компании, верна, и проведет расследование, изучив выборку счетов-фактур, перечисленных в книге продаж, которые включают эту цифру продаж.

Книга продаж – это запись в книге учета, в которой регистрируются любые продажи, даже если платеж получен или еще не получен. Они регистрируют не только продажи, но и возвраты продаж, что является отрицательной записью, поскольку проданный продукт возвращается. Типичный формат книги продаж содержит такую ​​информацию, как дата продажи, номер счета-фактуры, сумма продажи, проданная продукция, имя клиента, налоговая информация, стоимость перевозки и т. д. В главной книге регистрируется совокупная сумма, которая систематически суммируется в книга продаж; это размещено в счете продаж. Он регистрирует продажи и денежные средства по мере их получения и суммы, причитающейся компании.

Пример формата книги продаж

Давайте рассмотрим пример.

Компания Ryan’s Inc занимается производством промышленных кухонь и производит только один продукт.Книга продаж Книга учета в бухгалтерском учете, также называемая Второй книгой записей, представляет собой книгу, в которой обобщаются все записи журнала в виде дебетов и кредитов, которые можно использовать для дальнейшего использования и создания финансовых отчетов. дополнительная информация о компании Ryan’s Inc приведена в таблице ниже. Он показывает продажи, сделанные в период с января по июнь. И платежи полученные и ожидающие. К концу июня все счета, кроме двух (выделенных), были оплачены. Формат книги продаж для этих транзакций показан ниже:

Формат книги продаж показывает дату, когда была совершена продажа, а также фактическую сумму продажи и НДС. по всей цепочке поставок, т. е. от производства до конечной точки продажи. Это косвенный налог, взимаемый с потребления продукта. читайте больше информации о том же. Он также показывает общую сумму, которую должен оплатить клиент. В последней колонке указана дата поступления оплаты от покупателя за реализованную продукцию. Книга продаж в приведенном выше примере показывает фактическую сумму продажи, которая составляет 20 445 долларов США. Он также показывает сумму, уплаченную покупателями за проданные товары, т. е. 16 215 долларов США. Оставшаяся сумма в размере 4230 долл. США еще не выплачена клиентом.

Таким образом, предприятию становится легко отслеживать все свои продажи и дебиторскую задолженность. собранная оплата. Они классифицируются как оборотные активы в балансе как платежи, ожидаемые в течение года. Читать далее в долгу перед бизнесом. Эта книга позволяет бизнесу регистрировать продажу своей продукции вместе с информацией о покупателе и суммой задолженности. Он предназначен для предоставления подробной информации о распродаже, а также любой информации о возврате товаров, скидках и информации об оплате.

Преимущества книги продаж

Некоторые преимущества заключаются в следующем.

  • Они помогают компаниям хранить подробную информацию о совершенных продажах.
  • Это помогает вернуться в случае возникновения каких-либо проблем в будущем, таких как возврат продаж и т. д.
  • Они помогают поддерживать точность главной книги, поскольку вся подробная информация записывается в книгу продаж.
  • Облегчает предприятиям отслеживать все полученные платежи и платежи, которые еще не получены для продажи;
  • Это золотой источник суммы продаж, отраженной в отчете о прибылях и убытках.
  • В случае несоответствия в учетной записи продаж их можно использовать для исследования и понимания того, что привело к несоответствию.
  • Аудиторы могут углубиться в эту книгу и проверить, являются ли продажи, о которых сообщает компания, законными.

Недостатки

Некоторые недостатки заключаются в следующем.

  • Для его обслуживания требуются усилия, знания и навыки.
  • Он записывает транзакцию еще до получения платежа; поэтому незавершенный платеж отслеживается до тех пор, пока клиент не совершит платеж.
  • Учетная запись продаж содержит сводную информацию из книги продаж, поэтому затраченные усилия могут оказаться нецелесообразными, если только что-то не пойдет не так.

Важные моменты

  • Его сумма может быть отражена в счете продаж каждый день или может записываться один раз в месяц (закрытие месяца).
  • Главная книга не содержит подробной информации об учетной записи продаж, поскольку в Главной книге будет много информации об одной учетной записи. Вместо этого они будут располагать всеми мельчайшими подробностями, касающимися информации о продажах.
  • Первоначально они поддерживались вручную, но с развитием технологий это непривычный термин. Хотя пользователь может искать конкретную продажу, используя информацию о продаже, такую ​​как номер или сумма счета-фактуры или дата продажи, он или она получает доступ к книге продаж.
  • Это подходящий поставщик информации, когда требуется подробная информация о конкретной транзакции.
  • АудиторыАудиторыАудитор — это профессионал, назначаемый предприятием для независимого анализа их бухгалтерских записей и финансовой отчетности. Аудитор составляет отчет о точности и достоверности финансовой отчетности на основании местного законодательства страны. Подробнее, как правило, заглядывают в книгу продаж, просматривая случайные счета-фактуры, чтобы изучить данные о продажах, представленные компанией.

Заключение

  • Он содержит всю информацию о любой совершенной продаже, независимо от статуса платежа.
  • Они также записывают информацию о возврате продаж; любая продажа, возвращенная покупателем по какой-либо причине, должна быть зарегистрирована в книге продаж.
  • Учетная запись продаж в главной книге имеет совокупное значение или информацию о фактической книге продаж.
  • Просматривая эту книгу, можно получить подробную информацию о доходах.
  • Он содержит важную информацию, такую ​​как дата продажи, номер счета, имя покупателя, сумма продажи и многое другое.
  • Они записывают продажи, отчеты о продажах, платежи и скидки.

Рекомендуемые статьи

Эта статья представляет собой руководство по книге продаж и ее значению. Здесь мы обсудим пример формата книги продаж, а также преимущества и недостатки. Вы можете узнать больше о финансировании из следующих статей –

Джо Леннон FCCA объясняет процесс регистрации транзакций для стартапов и переход на автоматизированное программное обеспечение для создания счетов.

Если вы только начинаете свой новый бизнес, но у вас нет финансового опыта, возможно, вы не знаете, с чего начать, когда дело доходит до учета ваших продаж и покупок. Кроме того, вы обязательно будете заняты созданием своего бренда, удовлетворением потребностей клиентов и развитием новых отношений для обеспечения роста.

Дело в том, что важно иметь эффективную систему регистрации всех этих действий в вашей организации. Это позволяет вам точно контролировать, насколько хорошо вы делаете. Единственный способ добиться этого – точная и эффективная регистрация деловых операций в бухгалтерском учете.

Какую систему вам нужно внедрить для достижения этой цели, зависит от вашего бизнеса, ваших конкретных потребностей и того, на каком этапе жизненного цикла бизнеса вы находитесь. В конечном счете понимание ваших обстоятельств и требований к отчетности обеспечит ясность в отношении того, как лучше всего документировать эту информацию.

Что такое книга продаж?

Книга продаж — это учетная запись для каждого клиента компании, в которой регистрируются деньги, полученные за товары или услуги, а также сумма, которую они еще не задолжали. Затем это отражается в годовом отчете , балансе либо как дебиторская задолженность, либо как торговая дебиторская задолженность.

Что такое книга покупок?

Книга покупок – это учетная запись поставщиков предприятия, в которой указывается, у кого организация делала покупки, за что была оплачена и сколько еще должна. Это представлено в годовом отчете, балансе как кредиторская задолженность или торговые кредиторы.

Зачем вам нужна бухгалтерия?

На самом деле очень просто: важно иметь систему, которая обрабатывает все продажи и покупки, чтобы финансовая информация была доступна на регулярной основе. Это гарантирует, что вы сможете точно отслеживать как производительность, так и денежный поток. Без бухгалтерского учета создание управленческих счетов было бы рутинной задачей, а составление годовых отчетов было бы практически невозможным!

Разве эти транзакции не просты?

Как начинающий предприниматель, вы, вероятно, подумаете, что то, что вам нужно для записи, кажется довольно простым. Это просто случай, когда нужно следить за всеми своими транзакциями, информировать HMRC о том, что вы торгуете, и не забывать платить налоги и национальную страховку. Разве это не может быть покрыто простой электронной таблицей? Маловероятно!

К сожалению, вам нужно точно знать, что вы делаете. Если вы это сделаете, отлично. Если нет, то вы должны понимать, что знание того, когда записывать определенные вещи, как с ними следует обращаться и почему, далеко не простой процесс. Это также отнимает много времени.

Даже если вы со временем разберетесь в бухгалтерии, вы все равно можете упустить возможности. Например, существуют определенные допустимые деловые расходы, которые вы можете требовать в счет своего налогооблагаемого дохода. Поэтому вам также потребуются глубокие знания налоговой системы, чтобы точно понимать, что и когда подлежит вычету из налогооблагаемого дохода.

Если у вас есть опыт работы в финансовой сфере и вы знаете законодательство, или если у вас есть бухгалтер, который направляет вас, вам подойдет таблица для записи этих транзакций вручную. В качестве альтернативы вы можете использовать какое-либо бухгалтерское программное обеспечение. Опять же, хотя применяются те же правила, вам, вероятно, понадобится консультант, если вы точно не знаете, что делаете.

Электронные таблицы или программное обеспечение? Какой из них подходит именно вам?

Что делать в первые дни? Настроить собственную систему с помощью электронной таблицы и сэкономить деньги? Или инвестировать в программное обеспечение и устоявшуюся систему, которая доказала свою эффективность, хотя и за дополнительную плату?

Рассмотрите приведенный ниже пример и диаграмму (этапная модель, концепция, первоначально разработанная Ширлоусом), чтобы помочь вам принять решение в этой области. В конечном итоге бухгалтер лучше всего поможет вам выбрать вариант, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Например, если вы владелец технологического стартапа, вам может показаться очевидным сразу перейти к бухгалтерскому ПО . В конце концов, вы находитесь в технологическом пространстве! Тем не менее, вы, возможно, привлекли финансирование (у «1-й кирпичной стены») благодаря инвесторам, купившим вашу новую идею для рынка. Теперь вам нужно разработать его в течение следующего года или около того и разумно использовать эти средства, прежде чем запускать свое решение.

Это вопрос приоритетов и того, как лучше распределить бюджет в эти первые дни. Таким образом, первый год существования вашей организации может быть посвящен развитию бренда и тестированию вашего нового программного продукта/веб-сайта путем исследования рынка. В этом случае на некоторое время может хватить системы электронных таблиц.

Причина в том, что ваш бизнес не будет приносить никаких продаж в течение первых двенадцати месяцев или около того. С точки зрения бухгалтерского учета и отчетности происходящие транзакции будут относительно простыми, потому что это будет просто случай регистрации всех покупок. Зачем тогда тратить столь необходимые средства на программное обеспечение для бухгалтерского учета, когда оно вам еще не нужно?

После того, как ваше решение появится на рынке, вы ожидаете, что бизнес начнет продавать («хорошие времена»). Чтобы начать с системы электронных таблиц, может быть достаточно, вы просто добавите дополнительный столбец для отражения транзакций клиентов. Однако если вы вступили в период быстрых продаж («окупаемость» переходит в «быстрый рост»), вы можете вскоре перерасти такие договоренности.

Огромное количество транзакций означает, что бухгалтерский учет может стать сложным, и вы дойдете до этапа, когда вы больше не сможете отслеживать его с помощью электронной таблицы. Есть риск, что вы потеряете контроль над тем, что происходит в бизнесе.

Когда вы вступаете в этот захватывающий этап разработки, вам понадобится какая-то форма автоматизации в виде программного обеспечения и кредитного контроля . Это позволяет поддерживать темпы роста вашего бизнеса и эффективно управлять денежной позицией.

Помните, что это всего лишь пример. В конечном счете, шаблонного ответа на этот вопрос не существует. Все бизнесы разные. Любой переход на программное обеспечение будет зависеть от ваших обстоятельств, сложности вашего сектора и состояния вашего бизнеса с точки зрения торговли.

Цена неправильного ведения бухгалтерского учета

Даже если вы используете бухгалтерскую систему, вам нужно знать, что вы делаете с точки зрения транзакций:

  • Вы не будете знать, что совершаете дорогостоящие ошибки, приводящие к неточным счетам и возможным штрафам в результате неверных налоговых записей.
  • Вы упустите возможность уменьшить сумму налоговых обязательств или воспользоваться налоговыми льготами.
  • Вы поставите под угрозу свою способность привлекать деньги в будущем, поскольку потенциальные источники финансирования не будут уверены в ваших счетах и ​​эффективности вашего бизнеса.

Зачем вам нужен бухгалтер?

Учитывая важность ведения бухгалтерского учета для подготовки годовой отчетности, составления налоговой декларации и уплаты налогов HMRC, было бы очень разумно обратиться за услугами бухгалтера. Это особенно верно, если ваши сильные стороны и сосредоточенность в бизнесе не связаны с финансами.

Если отношения с вашим бухгалтером будут развиваться, как и должно быть с самого начала, вы обнаружите, что их гонорары с лихвой компенсируют время, затраты и хлопоты, связанные с выполнением всего этого самостоятельно. Так что выбирайте консультанта с умом. Считайте их очень ценной инвестицией и неотъемлемой частью вашего бизнеса.

Содержимое этого сообщения было создано 23 сентября 2016 г. и обновлено 21 февраля 2022 г.

Обратите внимание, что информация, представленная в этом блоге, подлежит регулярным правовым и нормативным изменениям. Мы рекомендуем вам не воспринимать какую-либо информацию, содержащуюся на нашем веб-сайте или в руководствах (электронных книгах), в качестве исчерпывающего руководства по закону по соответствующему обсуждаемому вопросу. Мы предлагаем вам обратиться за юридической или профессиональной консультацией, если это необходимо, а не полагаться на содержание, предоставленное автором (авторами) этого блога.

Книга продаж — это подробная и детализированная разбивка всех осуществленных продаж с указанием того, были ли они оплачены. Часто бухгалтерская книга содержит подробную информацию о самой продаже, включая детализированный счет, сумму налога и примененные кредит-ноты.

Товары, зарегистрированные в книге продаж, затем переносятся на соответствующий счет главной книги через регулярные промежутки времени, от одного раза в день до одного раза в месяц, в зависимости от характера бизнеса.Это разделение помогает не загромождать главную книгу слишком большим количеством учетных записей, сохраняя при этом подробные записи, которые могут понадобиться для аудита или отчетности. В бухгалтерских программах книга продаж часто упрощается до нескольких различных отчетов, которые вы можете просматривать в зависимости от того, для чего вам это нужно.

Как только вы выставите достаточное количество счетов, вы скоро поймете, что наличие этой записи может избавить вас от многих хлопот. (© Unsplash)

Какая информация включается в книгу продаж?

Книга продаж часто содержит данные о продажах по датам и по учетным записям клиентов и включает как сумму каждого счета, так и сумму, которую каждый клиент должен и заплатил. Используя этот инструмент, вы сможете просматривать общую дебиторскую задолженность и разбивку дебиторской задолженности по клиентам. Когда вы получаете платеж, он записывается в книгу продаж рядом с информацией о счете, чтобы убедиться, что платеж соответствует сумме задолженности. Кредит-ноты в аккаунте клиента обычно указываются так же, как и счета-фактуры, и указывают на исходный счет-фактуру, к которому они относятся.

Почему книга продаж важна для вашего бизнеса?

Книга продаж может быть полезна по-разному, и знание того, как она может помочь вам в будущем, поможет вам вести более тщательный учет в настоящем. Может показаться, что отслеживать продажи не так важно, если вы только начинаете, но как только вы выставите достаточное количество счетов-фактур, вы вскоре поймете, что наличие этой записи может избавить вас от многих хлопот. Вот несколько различных причин, по которым книга продаж необходима для деловых операций:

1. Отслеживание дебиторской задолженности

Отправив несколько счетов, вы часто замечаете, что клиенты сильно различаются по скорости и точности оплаты. Хотя некоторые клиенты могут использовать электронные платежи и платежи по кредитным картам сразу после получения счета, это часто является скорее исключением, чем правилом, особенно если некоторые из ваших клиентов являются крупными компаниями. Иногда в написанных от руки чеках номера могут быть случайно переставлены, или платежи по нескольким счетам могут быть основаны на неправильной математике, а это означает, что полученный вами платеж не будет соответствовать тому, что указано в счете. Наличие книги продаж для ввода их платежей означает, что вы всегда будете уверены, что их платежи соответствуют суммам, которые вы взимали, а любые несоответствия могут быть исправлены раньше, чем позже.

Кроме того, некоторым клиентам может потребоваться много времени для оплаты, и вам придется отправлять ненавязчивые напоминания, чтобы сообщить им, что вы все еще ждете свои деньги. Книга продаж позволит вам просмотреть свою дебиторскую задолженность, что поможет вам узнать, как только взыскание станет проблемой. Когда вы отправляете напоминания об оплате клиентам, особенно если у вас есть несколько клиентов, которым вы часто выставляете счета, лучше иметь возможность отправлять каждому клиенту список всех счетов, которые они должны. Без книги продаж, из которой можно было бы извлечь этот отчет, составление этого списка заняло бы гораздо больше времени и было бы сложнее.

2. Исследования

Подробная информация в книге продаж может предоставить разбивку общих отчетов. Например, если вы заметили в нисходящем анализе, что продали много определенного типа продукта или услуги, это может помочь изучить более подробные данные о продажах, прежде чем вкладывать большие средства в его продвижение. При дальнейшем изучении вы можете заметить, что только один крупный клиент заинтересован в конкретной нише, которую вы предлагаете, а другие продукты или услуги интересны более широкому кругу клиентов.

Когда вы увязываете финансовые отчеты с маркетинговыми усилиями, это может оказаться чрезвычайно ценной информацией, поскольку вы не хотите тратить время и деньги на рекламу неподходящего продукта. Если вы думаете о запуске маркетинговой кампании, такой как рассылка новостей по электронной почте, вы можете взглянуть на свои записи о продажах, чтобы узнать, какие типы продуктов нравятся тем или иным клиентам. Книга продаж также покажет вам, сколько в общей сложности потратил каждый клиент, чтобы вы могли понять, какие из них могут отреагировать на маркетинговые усилия и, следовательно, как их сфокусировать.

3. Аудит

Проверка всегда доставляет удовольствие, но один из способов сделать ее максимально гладкой – тщательно документировать все транзакции. Наличие книги продаж означает, что у вас будет под рукой вся необходимая информация, если возникнет вопрос о вашем доходе. Это может быть особенно важно, если вы зарегистрированы как плательщики НДС. Аудиторы, вероятно, захотят увидеть выборку счетов и то, какие налоги вы взимали по ним, чтобы убедиться, что вы взимаете правильную сумму.

Заключение

Хотя хранение такой подробной информации при каждой покупке может показаться утомительным, это совсем несложно, если у вас есть для этого подходящие инструменты.Бухгалтерское программное обеспечение, такое как Billomat, может автоматически обновлять ваши номера, когда вы создаете счета и получаете цифровые платежи, экономя ваше время на вводе данных, но также сохраняя необходимые записи.

Читайте также: