Как вы думаете, какие основные рекомендации по организации работы за компьютером 2 3 рекомендации
Обновлено: 02.07.2024
По мере того, как мир становится все более цифровым, люди все чаще работают из дома. При работе из дома важно, чтобы у вас были методы, позволяющие оставаться организованным и продуктивным, несмотря на проблемы, которые могут возникнуть в этой рабочей обстановке. Поиск организационной системы может помочь вам оставаться сосредоточенным и более мотивированным, работая из дома. В этой статье мы обсудим, как важно быть организованным в качестве удаленного сотрудника, и поделимся тем, как оставаться организованным, когда вы работаете дома.
Почему важно оставаться организованным, работая дома?
Сохранение организованности при работе из дома – важная составляющая продуктивности и мотивации удаленного сотрудника. Подобно работе в офисе, когда вы работаете из дома, вам необходимо найти баланс между домом и работой. Дополнительная проблема заключается в том, что, будучи удаленным сотрудником, вы больше погружены в свою домашнюю жизнь. Соблюдая порядок и установив некоторые правила, вы сможете сосредоточиться на своей работе в рабочее время и расслабиться в свободное время.
Как оставаться организованным, работая дома
Следуйте этим советам, чтобы оставаться организованным и повысить свою продуктивность при удаленной работе:
Создайте график работы.
Планируйте свои задачи.
Установите правила для своей семьи.
Отключить уведомления.
Создайте удобное для работы пространство.
Уборка в нерабочее время.
Поддерживайте порядок на столе.
Отделите рабочие пространства от семейных пространств.
Найдите планировщик, который вам подходит.
Используйте наушники с шумоподавлением.
Слушайте успокаивающую музыку.
Расставьте приоритеты в своей работе.
Наведите порядок на панели инструментов вашего компьютера.
Начните прямо сейчас.
Найдите способы оставаться на связи с коллегами.
Откладывайте перерывы для себя.
Начните готовить еду.
Подготовьтесь к новому дню.
Сосредоточьтесь на одной задаче за раз.
1. Создайте график работы
Распорядите свой день, решая, когда вы будете начинать и заканчивать работу каждый день. Наличие рабочего графика может помочь вам лучше спланировать свой день. Это также поможет вам разделить вашу работу и личную жизнь. Когда вы на работе, вы должны стараться в основном сосредоточиться на рабочих задачах и общении. Точно так же в нерабочее время вам следует отключить рабочие уведомления, чтобы сосредоточиться на домашних делах.
2. Планируйте свои задачи
Прежде чем приступить к работе, спланируйте порядок задач на день. Это может помочь вам оставаться более организованным, поскольку вы лучше понимаете, что вам нужно сделать в течение дня. Оставьте в своем расписании место для непредвиденных дел, таких как телефонные звонки, рабочие электронные письма или более срочные задачи.
3. Установите правила для своей семьи
Как удаленный сотрудник, вы должны донести важность рабочей среды без отвлекающих факторов до тех, с кем вы живете. Этот совет особенно важен, если у вас есть дети. Сообщите всем, в какое время вы работаете и когда уместно привлечь ваше внимание. Дайте понять, что вам нужно тихое рабочее место без помех.
4. Ограничьте отвлекающие факторы
Несмотря на то, что удаленная работа дает людям больше гибкости в течение рабочего дня, есть одна проблема, которую необходимо преодолеть удаленным сотрудникам, — это отвлекающие факторы, связанные с работой из дома. Возможно, вам захочется навести порядок в доме или выполнить несколько поручений. Семья и друзья также могут отвлекать, поэтому дайте им знать, что вы доступны только в нерабочее время. Постарайтесь помнить, что вы тратите время своей компании и должны полностью сосредоточиться на работе.
5. Отключить уведомления
Ограничьте другие отвлекающие факторы, такие как уведомления по телефону или в социальных сетях. Подумайте о том, чтобы отключить звук телефона в рабочее время или установить блокировщик социальных сетей в браузере компьютера. Если вы хотите проверить свои личные сообщения в рабочее время, отложите это на обеденный перерыв. Ограничение этих отвлекающих факторов поможет вам оставаться сосредоточенным и представлять свою работу.
6. Создайте рабочее пространство
Обустройте рабочий стол, а не работайте с кровати. Выберите эргономичный стол и стул, чтобы вам было комфортно работать весь день. Во время работы ваши ноги должны стоять на полу, а вы должны сидеть прямо. Сохранение хорошей осанки поможет снизить нагрузку на тело.
7. Уборка в нерабочее время
Создание границ между рабочими задачами и домашними обязанностями — важная составляющая продуктивного удаленного сотрудника. Быстрая уборка пылесосом или мытье посуды может показаться безвредным, но по мере того, как вы добавляете больше работы по дому, это время может увеличиваться. Попробуйте отложить эти домашние дела на свободное от работы время.
8. Поддерживайте порядок на столе
Уборка рабочего стола от беспорядка и пыли поможет вам расслабиться во время работы. Найдите систему, которая поможет вам организовать ваши документы.Например, картотека с системой маркировки может помочь вам оставаться организованным. Если большая часть ваших файлов хранится на вашем компьютере, найдите цифровую файловую систему, чтобы упорядочить их.
9. Отделите рабочие места от семейных пространств
Отделите рабочее место от семейного, чтобы повысить продуктивность. Люди, работающие в офисах, каждый день физически уходят с работы, поэтому им легче забыть о работе на вечер. Так как работа из дома не допускает такой физической дистанции, вам следует постараться выделить часть своего дома для работы. Затем, когда вы не работаете, вы можете покинуть эту область и чувствовать себя менее привязанным к работе и больше сосредоточенным на своей семье или личной жизни.
10. Найдите планировщик, который вам подходит
Планировщики — отличный способ следить за сроками и ежедневными задачами. Некоторые люди предпочитают бумажный планировщик, чтобы получать удовольствие от вычеркивания выполненных задач. Цифровые планировщики или приложения также полезны, потому что вы можете настроить уведомления для себя. Каждый тип планировщика может быть полезен в зависимости от вашего стиля работы.
11. Используйте наушники с шумоподавлением
Если вы живете в месте, где вас отвлекают звуки, наденьте наушники с шумоподавлением, чтобы не отвлекаться от работы. Нося их, следите за тем, чтобы громкость была низкой, чтобы защитить слух.
12. Слушайте успокаивающую музыку
Успокаивающая музыка поможет вам сосредоточиться и не будет отвлекаться. Найдите плейлист с инструментальными песнями или музыкой, которую вы не знаете. Это может ограничить ваше желание подпевать и отвлечься. Расслабляющая фоновая музыка поможет вам отключить любые другие звуки вокруг вас.
13. Расставьте приоритеты в своей работе
Планируя задачи на день, подумайте, какие из них наиболее важны. Если у вас есть проект, который займет у вас много времени, подумайте, как вы можете разбить его на разные сегменты, чтобы в промежутках выполнять другую работу. Расставляя приоритеты для своих задач, подумайте о своих целях на день и неделю. Это может помочь вам определить порядок выполнения вашей работы.
14. Организуйте панель инструментов вашего компьютера
На панели инструментов браузера вашего компьютера вы можете добавлять в закладки часто используемые веб-страницы. Вместо поиска веб-сайта вы можете просто щелкнуть его на панели инструментов, что сэкономит ваше время. Изучите другие ярлыки в своих браузерах, такие как его история и недавно закрытые функции. Эти функции полезны, когда вы случайно закрыли веб-страницу.
15. Начните прямо сейчас
Поставьте перед собой задачу начать работу вскоре после пробуждения, чтобы вы могли наслаждаться остатком дня после работы. Узнайте, когда вы наиболее продуктивны, и обязательно работайте именно в это время. Например, утром вы можете быть более продуктивны, а после обеда снижаться.
16. Найдите способы оставаться на связи с коллегами
Оставаясь на связи с коллегами, вы можете чувствовать себя более заинтересованным в своем рабочем месте. Знакомство с ними может помочь вам создать сеть поддержки, если у вас возникнут какие-либо вопросы или опасения по поводу вашей работы. Выделите время, чтобы написать своим коллегам или узнать, не захочет ли кто-нибудь встретиться для видеоконференции, чтобы лучше узнать друг друга.
17. Оставляйте перерывы для себя
Делайте себе перерывы в течение дня, чтобы перезарядиться между задачами. Многие работодатели предоставляют своим штатным сотрудникам обеденный перерыв, а затем один или два дополнительных 15-минутных перерыва в течение дня. Используйте эти перерывы, чтобы отключиться и съесть здоровый обед или прогуляться, чтобы немного подвигаться.
18. Начать готовить еду
Приготовление еды – это когда вы готовите сразу несколько блюд, обычно на всю неделю. Это отличный способ подготовиться к рабочему дню и ограничить приготовление пищи в рабочее время. Найдите интересные новые рецепты, чтобы сделать ваши блюда более интересными. Запеканки, перец чили и суп — это блюда, которые можно легко разделить на неделю.
19. Подготовьтесь к новому дню
Несмотря на то, что вставать с постели и работать в пижаме — одно из роскошных условий работы из дома, подумайте, как часто вы это делаете. Подготовиться утром, приняв душ, одевшись и позавтракав, — это способ мысленно подготовиться к рабочему дню и проснуться. Подумайте о времени, которое вы сэкономите, если не будете ездить на работу, и используйте часть этого времени, чтобы правильно начать свой день.
20. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз
Вместо того, чтобы пытаться работать в режиме многозадачности, сосредоточьтесь на одной задаче за раз, чтобы оставаться организованным. Таким образом, вы можете посвятить все свое внимание задаче и работать лучше. Работая над одной задачей за раз, вы также можете расслабиться.
Если вам интересно, как организовать работу, специалисты по управлению в Sling помогут вам. Наведение порядка и поддержание порядка может показаться работой на полный рабочий день, но с помощью этих полезных советов вы быстро улучшите свою рабочую жизнь.
Как быть организованным на работе
1) Используйте приложение
Приложения чрезвычайно полезны для организации работы. Только не начинайте использовать слишком много. Выберите одно облачное приложение для календаря или управления проектами и используйте его, чтобы не отставать от графика и выполнять задачи.
Для менеджеров, которым необходимо создавать графики работы сотрудников, приложение Sling позволяет организовать всех и каждую работу и смену. Вы даже можете использовать Sling в качестве часов, а также для отслеживания и контроля затрат на оплату труда.
2) Избегайте многозадачности
Это может показаться нелогичным, но на самом деле вы делаете меньше, когда работаете в режиме многозадачности. Во-первых, ваше внимание разделено, поэтому вы не отдаетесь работе на 100 %. Во-вторых, выполнение обеих задач вместе занимает больше времени, чем выполнение одной задачи и последующая работа над другой.
3) Будьте всегда в курсе событий
Столько работы, которую вы выполняете над последней задачей или проектом, очень легко пренебрегать почтовым ящиком. Не поддавайтесь желанию отложить это на потом. Создавайте папки для рабочих, личных и других типов сообщений.
Затем потратьте несколько минут в начале, середине и конце дня, чтобы удалить ненужные файлы и сохранить остальные. Ваша цель должна быть равна нулю.
4) Составьте план на неделю
В конце рабочей недели выделите 15 минут (или больше, если необходимо), чтобы спланировать свой следующий понедельник-пятницу. Вам не нужно быть конкретным (для этого и нужен пятый шаг); просто старайтесь записывать хотя бы по одной задаче на утро и день каждый день.
5) Составьте план на день
В начале каждого рабочего дня планируйте конкретные действия, которые вы надеетесь выполнить. Вы знаете, что будете работать над бюджетом в понедельник утром (вы запланировали это на четвертом шаге), поэтому поставьте несколько целей для небольших частей проекта, которые вы хотите завершить.
Проделайте то же самое во второй половине дня. Тогда приступайте к работе.
6) Делайте перерывы
Чтобы оставаться организованным, требуется энергия. Чтобы поддерживать высокий уровень энергии, планируйте короткие перерывы в течение дня. Это позволит вам оставаться заправленным и увлажненным (накормленным и напоенным, если хотите), а также поможет вам зарядиться энергией во время выполнения сложных задач.
Даже пять минут вдали от рабочего стола помогут вам сосредоточиться.
7) Отключить звук на телефоне
Ничто так не отвлекает, как каждые тридцать секунд ваш телефон взрывается новостями от каждого человека из вашего списка контактов. Возьмите под контроль эту неприятность в течение рабочего дня, отключив звук звонка и уведомления.
Вы даже можете положить свой телефон в ящик стола, если вас постоянно интересует, что происходит в мире Твиттера.
8) Очистите свои запасы
Канцелярские товары – необходимая часть вашего рабочего дня. Но слишком много канцелярских принадлежностей на самом деле снижают производительность. Они загромождают ваш стол и заставляют вас чувствовать, что вам негде развернуться и поработать.
Один из первых шагов к тому, чтобы оставаться организованным на работе, — разобрать все свои офисные принадлежности и избавиться (выбросить или пожертвовать) от тех вещей, которыми вы не пользуетесь на регулярной основе.
9) Расставьте все по своим местам
После того как вы рассортировали канцелярские принадлежности и сократили количество необходимых предметов, самое время найти место для всего.
После того как вы это сделаете, постарайтесь периодически возвращать использованные вами предметы домой в течение дня и перед отъездом вечером. Таким образом, ваш рабочий стол и офисная обстановка будут организованы, когда вы вернетесь утром.
10) Работайте без бумаги
Бумага занимает много места. Ящики, папки, картотечные шкафы и шкафы заполнены им. И требуются серьезные усилия, чтобы вся эта бумага была организована и доступна.
Вы можете высвободить огромное количество времени — и при этом поддерживать порядок на рабочем месте – по возможности отказываясь от бумаги.
11) Отменить подписку
Один верный способ внести немного организованности в свою рабочую жизнь – это отказаться от подписки на все электронные письма, которые проходят через фильтр спама.
Потратьте несколько секунд, чтобы отказаться от подписки, пока приходят электронные письма. Затем удалите сообщения навсегда и похлопайте себя по спине за то, что вы сделали еще один маленький шаг к полной организации.
12) Объедините источники информации
Если вам нужно использовать несколько приложений для работы, попробуйте объединить их, чтобы получать уведомления в одном месте, а не в трех или четырех. Когда вы можете видеть всплывающие окна на мониторе вашего компьютера (например), вы можете быстро решить, что важно, а что можно оставить на потом.
13) Говорите больше
Хотите верьте, хотите нет, но больше разговоров поможет вам оставаться организованным. Вместо того, чтобы писать по электронной почте, используйте телефон, приложение для чата или просто пройдитесь по коридору. Это сократит количество получаемых вами писем и избавит вас от траты времени на ответы в бесконечных цепочках писем.
14) Выделите время для организации
Также рекомендуется запланировать организационные перерывы в свой день. Приостановите свою работу на пять минут, установите пятиминутный таймер, затем сложите ненужные бумаги, уберите все необходимое и вообще наведите порядок в своем районе.
По истечении пяти минут возвращайтесь к работе. Вы почувствуете себя лучше и будете мотивированы продолжать оставаться организованным.
15) Содержите свой рабочий стол в чистоте
Ваш рабочий стол – это ваше основное рабочее место, и на нем не должно быть беспорядка. Если вы уже выполнили девятый шаг (место для всего), поддерживать чистоту на столе не составит труда.
Верните стикеры и скрепки в ящик стола, а ненужные бумаги сложите в картотечный шкаф. По крайней мере, перед уходом из офиса приведите в порядок свой стол, чтобы вам не пришлось делать это утром, когда вы будете готовы к работе.
16) Разделите свой рабочий стол на определенные зоны
Разделив свой стол на определенные зоны, вы сможете лучше понять, как организовать работу.
Помимо стула, чаще всего в течение дня вы используете рабочую поверхность. Поэтому очень важно, чтобы вы содержали это пространство как можно более упорядоченным.
Мы уже упоминали о нескольких способах поддержания чистоты и порядка на рабочем столе — избавиться от расходных материалов, расставить все по своим местам, отказаться от бумаги, — но этот совет обеспечивает структуру, благодаря которой другие предложения работают.
Для начала разделите стол на переднюю и заднюю части (т. е. ближайшую к себе и самую дальнюю от вас). Если у вас проблемы с визуализацией, купите небольшой рулон синего малярного скотча и приклейте полоску прямо посередине стола слева направо.
Затем разделите стол по длине на три равные части спереди назад. Если вы считаете, что вам нужно больше места в центре, вы можете сделать его шире, а боковые секции уже.
Когда все сказано и сделано, вы получите сетку два на три, которая выглядит примерно так:
Наконец, назначьте каждой зоне цель. Мы используем следующие шесть, но вы можете придумать свои собственные цели в зависимости от того, как вы работаете.
- Монитор/Компьютер
- Телефон
- Файлы и бумага
- Пустое место
- Принадлежности
- Рабочее пространство
Вот как мы делим элементы на каждый раздел.
Монитор/Компьютер
Место для вашего самого важного инструмента — монитора и/или ноутбука — должно быть спереди и в центре вашего стола.
Неважно, используете ли вы ноутбук сам по себе, ноутбук и периферийный монитор или просто монитор (с настольным блоком, спрятанным где-то еще), для этого предмета нужна отдельная выделенная зона.
Среднюю треть рабочего стола всегда следует отводить для компьютера. Таким образом, вы можете подтягивать свой ноутбук или клавиатуру к себе или от себя по мере необходимости.
Если вы оставите для этого достаточно места, вы всегда сможете использовать пространство прямо перед собой в качестве рабочего места для написания, подписания и просмотра документов.
Телефон
Если на вашем столе есть стационарный телефон, поместите его доминирующей стороной к задней части стола. Таким образом, вам не нужно тянуться через тело, чтобы поднять его.
Если на вашем столе нет стационарного телефона, используйте это место для установки зарядной станции для мобильного телефона или планшета.
Если у вас нет ни того, ни другого, переместите один из других разделов сюда, чтобы у вас было больше свободного места перед столом.
Файлы и бумага
В дальнем углу напротив телефона поместите вертикальную папку с четырьмя или пятью слотами. Присвойте этим слотам следующие приоритеты:
- Срочно и важно
- Срочно, но не важно
- Важно, но не срочно
- Неважно и не срочно
Теперь рассортируйте все бумаги, которые вы убрали со своего стола, и поместите их в папки, соответствующие одной из четырех категорий. Храните эти папки с файлами в вертикальном держателе.
Пустое место
Сохраняйте свободное место перед телефоном (или там, где он должен быть). Это дает вам рабочее пространство с быстрым доступом на вашей доминирующей стороне для написания и организации.
Принадлежности
Ограничьте свои запасы несколькими предметами первой необходимости и всегда храните их в одном и том же месте.
Имейте в виду, что вам не нужна целая чашка ручек и карандашей, достаточно одной высококачественной. Когда вы закончите писать, всегда кладите ручку или карандаш обратно на отведенное место.
Нам нравится хранить эти письменные принадлежности на краю арифмометра или на обратной стороне клавиатуры.
Рабочее пространство
Возможно, вы не много пишете за рабочим столом, но когда вы это делаете, очень важно иметь достаточно места. Рабочее место всегда должно быть прямо перед вами или ближе к одной стороне.
Мы уже говорили о том, чтобы средняя треть вашего стола оставалась открытой для компьютера и клавиатуры, но если вам нужно одновременно печатать и писать, выделите часть пространства справа и слева от клавиатуры для бумага для заметок и блокноты.
Чтобы дать вам представление о том, как это может выглядеть, вот схема, на которой каждому пространству назначено определенное назначение:
В течение дня старайтесь держать все в своей зоне, насколько это возможно.
Если предметы начинают расползаться и бродить, уделите несколько секунд во время перерывов и перед уходом вечером, чтобы убрать все обратно в свою зону.
17) Настройка рабочего интернет-браузера
Один из лучших способов оставаться организованным и выполнять задачи на работе – это избегать отвлекающих факторов, связанных с Интернетом. Мы все становились жертвами всплывающего окна или интригующего заголовка ссылки только для того, чтобы через 30 минут открыть страницу и обнаружить, что мы потратили впустую большую часть продуктивного рабочего времени.
Чтобы не попасть в кроличью нору на работе, настройте только рабочий интернет-браузер.
Независимо от того, используете ли вы Chrome, Edge, Firefox или какой-либо другой продукт, использование одного браузера исключительно для бизнеса поможет избавиться от отвлекающих факторов, которые можно отвлечь одним щелчком или касанием.
Мы предлагаем настроить параметры, фильтры, подключенные приложения и одобренные веб-сайты, чтобы избежать всевозможных помех.
И будьте строги к себе. Хотя поначалу может быть немного травматично обходиться без Facebook, Twitter или любимой ленты новостей, преимущества производительности и организации, которые вы получите, окупятся жертвами
Кроме того, закончив работу, вы всегда можете закрыть рабочий браузер, загрузить браузер для игр и посмотреть, что произошло, пока вас не было.
18) Держите наиболее часто используемые расходные материалы поблизости
Если вы каждый день используете разные цветные ручки или карандаши или вам нужно сшивать бумаги каждые несколько минут, держите эти часто используемые принадлежности под рукой.
Ваш стол может выглядеть опрятно, если вы храните их в ящике стола, но вы будете тратить драгоценные секунды на поиск этих предметов каждый раз, когда вам нужно их использовать. Эти потерянные секунды действительно могут сложиться.
Погрузитесь в рутину
Сначала вам может быть трудно оставаться организованным на работе, но не сдавайтесь. Продолжайте практиковать рекомендации из этого списка, и в конце концов вы войдете в рутину и начнете видеть результаты.
И если какой-то совет из этого списка вам не подходит, избавьтесь от него и попробуйте что-нибудь другое. Когда вы можете рационализировать свои организационные привычки, вы знаете, что делаете успехи.
Оставаясь организованным и продуктивным на работе, вы не теряете концентрацию и выполняете задачи вовремя.
Когда вы организованы и продуктивны, вы можете расставлять приоритеты в работе и добиваться успехов, что способствует вашему карьерному росту и успеху. Существует несколько вариантов организации ваших обязанностей и задач в зависимости от вашего стиля работы.
Рассмотрите следующие способы оставаться организованным на работе:
1. Ставьте цели
Достижимые цели помогут вам оставаться сосредоточенными и продуктивными. Когда вы устанавливаете конкретные цели с шагами и временной шкалой, вы можете организовать свою работу в более управляемые задачи. Ставьте как долгосрочные, так и краткосрочные цели и добавляйте контрольные точки в свой календарь, чтобы всегда оставаться на связи.
2. Отслеживайте прогресс
Чтобы убедиться, что вы достигаете своих целей в отведенное время, попробуйте отслеживать свой прогресс. Отслеживание прогресса также может помочь вам определить, когда вы наиболее продуктивны.Например, вы можете заметить, что успеваете больше в начале недели или по утрам. С помощью этой информации вы можете решить, когда работать над наиболее важными задачами.
Некоторые подходы к отслеживанию вашего прогресса включают регистрацию времени, которое вы отработали, подсчет часов, потраченных на проект, и блокирование периодов дня, когда вы выполняете задачи.
3. Использовать повестку дня
Повестка дня — отличный инструмент для оценки вашей организации работы и продуктивности. При использовании планировщика записывайте конкретные события и их детали на протяжении дней, недель и месяцев. Эта стратегия информирует вас о том, какие встречи и сроки выполнения у вас есть в вашем расписании. В результате вы с большей вероятностью достигнете своих целей и запомните определенные события.
Существует множество типов повесток дня. В некоторых программах есть место на каждый день, а в других — на неделю или месяц. Подумайте, какой планировщик лучше всего подойдет вам и вашей работе. Если вы часто работаете за компьютером, рассмотрите возможность использования цифрового плана для добавления мероприятий к определенным датам.
4. Создавайте списки дел
Списки дел — это простые, но очень эффективные списки, помогающие поддерживать продуктивность в течение дня. Используйте списки дел, чтобы записывать важные задачи, которые вы хотите выполнить. Постарайтесь организовать свою работу в зависимости от срочности. Например, вы можете добавить то, что вам нужно сделать к концу дня, вверху списка, а то, что может подождать до следующего дня, внизу.
Рассмотрите возможность написания списков дел на стикерах или в блокноте. При использовании этого подхода подумайте, как организовать свой список дел. Например, используйте цветные ручки, чтобы различать элементы, например, синяя ручка для обозначения собрания команды и красная ручка для обозначения срочных обязанностей.
5. Практикуйте ответственность
Когда вы берете на себя ответственность, вы анализируете свой список дел, оцениваете свой прогресс в достижении целей и определяете способы улучшить свою работу. Регулярно проверяйте себя, чтобы определить свой прогресс и найти области, которые вы можете одобрить. Вы также можете разработать систему подотчетности со своими коллегами, проводя регулярные встречи друг с другом.
6. Ограничьте отвлекающие факторы
На организованном рабочем месте намного легче сосредоточиться на работе в течение длительного времени. Когда вы ограничиваете отвлекающие факторы, вы сохраняете концентрацию на текущей задаче. Ограничьте отвлекающие факторы, сохраняя свое пространство организованным и простым. Держите обычные отвлекающие факторы, такие как телефон, на рабочем столе или в другой комнате.
7. Включите таймер
Отслеживайте, сколько времени вы тратите на разные задачи, чтобы определить области, в которых вы можете использовать свое время с большей пользой. Когда вы начинаете и заканчиваете задачу, запускайте и заканчивайте свой таймер. Рассмотрите возможность использования приложений для хронометража, чтобы узнать, сколько времени вы тратите на определенные задачи. В конце недели подумайте о том, как вы используете время, и будьте более продуктивны. Например, вы можете попробовать ограничить количество времени, которое вы тратите на проверку электронной почты, если замечаете, что у вас не так много времени для выполнения других приоритетных задач.
8. Поддерживайте чистоту
В организованном офисе вы быстро находите расходные материалы и материалы, что делает ваш рабочий процесс более последовательным. Поддержание чистоты включает в себя размещение предметов на своих местах, дезинфекцию стола чистящими салфетками и открытие окон для свежего воздуха. Чистая среда — это комфортная среда, которая облегчает продуктивную работу.
Наведение порядка на рабочем месте — важная составляющая поддержания чистоты и порядка. Раз в неделю или месяц проводите инвентаризацию своего рабочего места и убирайте все предметы, которыми вы не пользуетесь ежедневно. Выбросьте все устаревшие списки дел и отложите выполненную работу в архив.
9. Используйте ярлыки
Ярлыки — это практичный подход к организации ваших файлов. Четко пометьте каждый файл и расположите их так, как вам удобно. Например, вы можете управлять своими файлами в алфавитном порядке или по годам.
Используйте этот подход и для цифровых файлов. Файлы и папки с четкими метками на вашем компьютере гораздо проще найти без необходимости их долгого поиска.
10. Отсортируйте свою электронную почту
Многие специалисты используют электронную почту для общения друг с другом, и в результате ваш почтовый ящик может быть переполнен электронными письмами. Сортировка писем позволяет избежать беспорядка в папке "Входящие" и помогает быстрее находить важные электронные письма.
Создавайте цифровые папки в своей электронной почте, чтобы сортировать все свои сообщения. Папки классифицируют ваши электронные письма в соответствующем месте. Ярлыки писем напоминают вам об ответе отправителям и хранят важные электронные письма в одном месте.
11. Делайте перерывы
Перерывы – это важный способ сосредоточиться и оставаться продуктивным. Перерывы поддерживают вашу мотивацию, потому что вы избегаете переутомления в течение короткого периода времени. В результате вы часто можете работать дольше. Во время перерыва прогуляйтесь или перекусите. Обязательно отдохните от рабочего места, чтобы полностью сфокусироваться.
Если на вашем рабочем месте царит хаос, ваша производительность может снизиться, и производительность вашей работы, скорее всего, пострадает. Эти восемь советов помогут вам сохранить все вместе и получить максимальную отдачу от каждого часа дня.
Вы тратите больше времени на поиск документов, расходных материалов, электронных писем или зарядного устройства для мобильного телефона, чем на работу? Если это так, вы теряете ценную производительность. Однако хорошая новость: возвращение на правильный путь требует лишь небольшого планирования, приверженности и последовательности.
Эти восемь советов по организации офиса, взятые из материалов Национальной ассоциации профессиональных организаторов (NAPO) и Simplify Me Now, помогут вам превратить свое рабочее место из напряженного в спокойное и повысить производительность, упростив поиск файлов, документов и расходных материалов. , и следите за текущими проектами и сроками.
Учитесь у своих коллег: ознакомьтесь с нашим отчетом о состоянии ИТ-директоров, в котором рассказывается о проблемах и проблемах ИТ-директоров на сегодняшний день. | Узнайте о 7 навыках успешных цифровых лидеров и секретах передовых ИТ-директоров.
1. Очистите свое рабочее пространство
Давайте посмотрим правде в глаза. Если вы читаете это, вы, вероятно, изо всех сил пытаетесь контролировать хаос, царящий на вашем рабочем месте. С чего начать?
Согласно NAPO, первым делом нужно избавиться от ненужных вещей, занимающих ценное офисное пространство. Просмотрите эти стопки бумаг и избавьтесь от дубликатов. Вычистите ящики стола и картотечные шкафы и выбросьте (или переработайте) все, чем вы не пользовались в течение шести месяцев.
Когда у вас останутся только необходимые вещи и вы избавитесь от лишнего беспорядка, вам будет легче организовать то, что осталось.
2. Переставьте свой офис
Затем оцените расстановку мебели в недавно очищенном пространстве в зависимости от того, как вы работаете. Если вам приходится вставать каждый раз, когда вам нужно что-то выбросить или заменить файл, ваш рабочий стол и ваш пол могут легко стать вашей мусорной корзиной / хранилищем файлов, говорит NAPO. Расставьте мебель, файлы и корзины для мусора так, чтобы к ним был легкий и быстрый доступ.
3. Организуйте свой рабочий стол
Храните на рабочем столе только те расходные материалы и гаджеты, которые вам нужны ежедневно, и держите их под рукой. В современном цифровом мире вам, вероятно, не нужно держать переполненную чашку ручек и карандашей или бутылки с белой бумагой, согласно NAPO, но ваш компьютер, телефон, несколько ручек, блокнот и степлер должны быть под рукой. достичь.
Предметы, которые вы используете чаще всего, должны быть в пределах досягаемости ваших друзей. Предметы, которыми вы пользуетесь реже (ежемесячно или периодически), должны быть рядом, но для доступа к ним вам придется вставать — ваши знакомые. Предметы, которые вы редко или никогда не используете, но которые должны храниться, должны быть вне вашего офиса — чужие», — говорит она.
Simplify Me Now предлагает создать систему бумажного документооборота для любых входящих документов. Папка «Входящие» предназначена для элементов, которые еще не были проверены, ящик «В процессе» — для элементов, над которыми вы работаете, а ваша система хранения документов (см. следующий совет) или корзины позаботятся об элементах по мере их завершения.
Будьте осторожны, не смотрите на документы, а затем кладите их обратно на стол. Примите решение действовать, а затем доведите его до конца. Конечно, когда это невозможно сразу, говорит Кремер, «продумайте следующий шаг и поместите туда документ. Важно не то, куда вы его положили, а то, где вы будете его искать», — говорит она.
4. Разработайте файловую систему
Нет правильных или неправильных подходов к разработке файловой системы, если она соответствует вашим методам работы и ее легко поддерживать, – говорит Кремер. В зависимости от ваших личных предпочтений вы можете подавать файлы в алфавитном порядке, по проектам, по клиентам или любым другим удобным для вас способом.
НАПО предлагает использовать для подачи электронных документов тот же метод, что и для бумажных. Регулярно сортируйте, храните и очищайте электронные и печатные документы, чтобы не накапливать беспорядок.
Основной список (указатель) имен файлов может помочь избежать дублирования при добавлении новых файлов и поддерживать порядок для новых файлов, клиентов и проектов. «Кроме того, это отличный инструмент, который другие могут использовать в ваше отсутствие», — говорит Кремер. Больше никаких телефонных звонков типа "где этот файл?", чтобы прервать ваш отпуск.
Держите самые последние документы в начале файла для быстрого доступа и обязательно ознакомьтесь с политикой хранения документации вашей компании, чтобы убедиться, что вы не выбрасываете важные записи. Архивируйте старые записи в банковские ящики или инвестируйте в цифровой сканер для хранения документов в электронном виде.
5. Тайм-менеджмент
Независимо от того, пользуетесь ли вы блокнотом и ручкой, программным обеспечением для ПК или приложением на смартфоне, постоянное ведение списка дел может гарантировать, что вы соблюдаете график, а встречи и сроки не нарушаются. трещины, сообщает НАПО.
Выделите не менее часа каждый рабочий день, чтобы сосредоточиться на проектах и действиях, и NAPO предлагает выделять вдвое больше времени на каждую задачу, чем вы изначально предполагали, чтобы учесть перерывы и последующие действия.Кремер предлагает отслеживать свое время в течение недели, чтобы лучше понять, сколько времени занимают определенные задачи, прежде чем вы начнете планировать таким образом.
"А если вы используете смартфон или электронный инструмент, убедитесь, что он синхронизируется", – говорит Кремер. «Нет ничего более бесполезного, чем Droid или iPhone, которые не «разговаривают» с вашим компьютерным календарем. Эта технология настолько проста, но многие ее игнорируют», — говорит она.
Разбивая большие проекты на более мелкие этапы и планируя время в течение дня для выполнения каждого из них, можно быстро справиться с крупными заданиями. Но нужно планировать, – говорит она.
«Удивительно, но чаще всего в тайм-менеджменте пренебрегают календарем. Я выступал перед сотнями аудиторий и работал с бесчисленным количеством клиентов в их офисных помещениях, и планирование не является основной частью их дня. Большинство людей, которые планируют, планируют только встречи и встречи. Они не планируют время для работы, которая должна быть сделана между ними. Они составляют список дел на бумаге или в голове и никогда не планируют это сделать. Таким образом, список дел становится списком того, чего следует избегать», — говорит Кремер.
6. Общайтесь по расписанию
Выделяйте время в своем списке дел каждый день, чтобы отвечать на электронные письма и отвечать на телефонные звонки. НАПО предлагает делать это один раз утром и один раз после обеда для большей эффективности.
"Установите таймер на 10 или 15 минут и делайте небольшие спринты, чтобы добиться цели. Мы все знаем, что самое эффективное время — это 15 минут до того, как вам нужно будет выйти за дверь на встречу или встречу», — говорит Кремер. "Это называется дедлайном. Связка дедлайнов по 10–15 минут подряд может дать потрясающие результаты".
Составьте повестку дня для каждого телефонного звонка, чтобы не забыть важные моменты, и, если вам нужно оставить сообщение, сформулируйте точный ответ, который вам нужен, чтобы другие могли предоставить вам именно ту информацию или действия, которые вам нужны для завершения вашего задача.
7. Систематизируйте в цифровом виде
Электронная организация так же важна, как и физическая, говорит НАПО. Создавайте разные папки и подпапки в почтовом ящике для каждого клиента и проекта, чтобы, когда приходят новые электронные письма, вы могли быстро действовать и сохранять сообщения. Таким образом, когда приходит новое электронное письмо, вы можете отреагировать на него, а затем отправить его в соответствующую электронную папку.
«Если в папке «Входящие» накопилось большое количество писем, создайте папки для каждого года и перетащите все письма за каждый год в соответствующую папку. В будущем не оставляйте вещи в папке «Входящие», если они не требуют действий», — говорит Кремер. «Либо удалите его, либо перешлите, либо заархивируйте. В почтовом ящике должны храниться только те электронные письма, которые требуют действий. Это не хранилище».
Цифровое хранилище документов должно быть настроено так, чтобы отражать вашу физическую файловую систему, с папками и подпапками для хранения записей и документов. Для архивных материалов провайдер облачного хранилища может стать отличным способом хранения завершенных проектов или файлов, которые вам не нужны каждый день.
Наконец, говорит Кремер, сведите к минимуму отвлекающие факторы. «Отключите все уведомления по электронной почте: звук, значок конверта в области уведомлений, изменение курсора мыши и особенно оповещение на рабочем столе «Новая электронная почта», которое то появляется, то исчезает», — говорит она. «Поскольку вы установили определенное время для проверки и ответа на электронную почту, они вам не понадобятся. Вы не поверите, сколько времени вы сэкономите!» — говорит она.
8. Сделайте свой рабочий день ритуальным
Организация — это не разовое решение. вы должны успевать за потоком документов, файлов, проектов и сообщений. Когда вы закончите работу в течение дня, выделите около 15 минут, чтобы обновить свой список дел, зарегистрировать завершенные проекты и заменить незавершенные задачи на свои места. Это поможет вам начать работу чистым, свежим и организованным утром.
Читайте также: