Как вставить лист в файл

Обновлено: 01.07.2024

Связывание и внедрение объектов (OLE) можно использовать для включения контента из других программ, таких как Word или Excel.

OLE поддерживается многими различными программами, и OLE используется, чтобы сделать контент, созданный в одной программе, доступным в другой программе. Например, вы можете вставить документ Office Word в книгу Office Excel. Чтобы узнать, какие типы содержимого можно вставлять, нажмите «Объект» в группе «Текст» на вкладке «Вставка». В поле Тип объекта отображаются только программы, установленные на вашем компьютере и поддерживающие объекты OLE.

Если вы копируете информацию между Excel или любой программой, поддерживающей OLE, например Word, вы можете копировать информацию либо как связанный объект, либо как внедренный объект. Основные различия между связанными объектами и внедренными объектами заключаются в том, где хранятся данные и как объект обновляется после его помещения в конечный файл. Внедренные объекты хранятся в книге, в которую они вставлены, и не обновляются. Связанные объекты остаются отдельными файлами, и их можно обновлять.

Связанные и встроенные объекты в документе

<р>1. Внедренный объект не имеет связи с исходным файлом.

<р>2. Связанный объект связан с исходным файлом.

<р>3. Исходный файл обновляет связанный объект.

Когда использовать связанные объекты

Если вы хотите, чтобы информация в целевом файле обновлялась при изменении данных в исходном файле, используйте связанные объекты.

В случае связанного объекта исходная информация сохраняется в исходном файле. В целевом файле отображается представление связанной информации, но сохраняется только расположение исходных данных (и размер, если объект является диаграммой Excel). Исходный файл должен оставаться доступным на вашем компьютере или в сети, чтобы сохранить ссылку на исходные данные.

Связанная информация может быть обновлена автоматически, если вы измените исходные данные в исходном файле. Например, если вы выберете абзац в документе Word, а затем вставите абзац как связанный объект в книгу Excel, информация может быть обновлена в Excel, если вы измените информацию в документе Word.

Когда использовать встроенные объекты

Если вы не хотите обновлять скопированные данные при их изменении в исходном файле, используйте встроенный объект. Версия исходного кода полностью встроена в рабочую книгу. Если вы копируете информацию как встроенный объект, конечный файл требует больше места на диске, чем если вы связываете информацию.

Когда пользователь открывает файл на другом компьютере, он может просматривать встроенный объект, не имея доступа к исходным данным. Поскольку встроенный объект не имеет ссылок на исходный файл, объект не обновляется при изменении исходных данных. Чтобы изменить встроенный объект, дважды щелкните объект, чтобы открыть и отредактировать его в исходной программе. Исходная программа (или другая программа, способная редактировать объект) должна быть установлена на вашем компьютере.

Изменение способа отображения объекта OLE

Вы можете отобразить связанный объект или встроенный объект в книге точно так же, как он отображается в исходной программе или в виде значка. Если книга будет просматриваться в Интернете и вы не собираетесь ее печатать, вы можете отобразить объект в виде значка. Это сводит к минимуму количество места на дисплее, которое занимает объект. Зрители, которые хотят отобразить информацию, могут дважды щелкнуть значок.

< /p>

Вам когда-нибудь приходилось вставлять файлы в Excel, чтобы поделиться более полной информацией с коллегами? Чтобы вставить PDF в Excel или вставить документы Word в Excel, достаточно просто нажать Вставить, Текст, Объект, выбрать файл и вуаля!

Что происходит потом? Ваш файл будет перемещаться по электронной таблице, а не в одной ячейке. Тем не менее, чтобы иметь возможность сортировать или перемещать его вместе с остальным содержимым, вам действительно нужно поместить его в одну ячейку. Как вы можете это сделать?

В этой краткой статье мы увидим, как Excel может лучше обрабатывать ваши вложения, а затем рассмотрим альтернативу, интегрируемую с Excel: RowShare, онлайн-таблицу, которая предлагает решение для совместной работы.

Вставить файлы в лист Excel

Существует несколько способов вставки файлов на лист Excel. Вы можете создавать из файлов, создавать новые или добавлять ссылки на файлы. Мы рассмотрим, как это сделать, один за другим.

Если вы хотите создать из существующего файла, выполните следующие действия:

Выберите ячейку, в которую вы хотите вставить файл.
Перейдите на вкладку "Вставка".
Нажмите «Объект» в группе «Текст».
Выберите «Создать из файла».
Просмотрите свой файл
Установите флажок «Отображать в виде значка», если хотите вставить значок со ссылкой на файлы.
Нажмите «ОК».

Другая возможность — создать новый файл. Вы можете сделать это, выбрав вместо этого «Создать новый» и выбрав тип объекта, который вы хотите прикрепить. Появится новое окно, и вы сможете создать новый файл, который хотите вставить.

Если вы хотите добавить только ссылку на файл, а не встраивать его, установите флажок «Ссылка на файл». Файл должен храниться в месте, доступном для тех, с кем вы хотите поделиться им. Если ссылка на ваш файл ведет на ваш компьютер, вы будете единственным, кто сможет его открыть. В остальном расположение файла должно остаться прежним, если вы переместите его в другое место, ссылка больше не будет работать.

Как вставить листы из другой книги?

Иногда вам может понадобиться импортировать листы из других книг. Если вы скопируете содержимое листов и вставите их в текущую книгу, некоторые стили форматирования, такие как высота строки и т. д., будут потеряны. В этой статье описаны несколько удобных способов быстрой вставки листов из других книг с потерей данных и стилей форматирования.

Вставить рабочий лист из других рабочих книг с помощью команды «Переместить» или «Копировать»

Команда "Переместить или скопировать" позволяет легко вставлять листы из другой книги.

Шаг 1. Откройте все рабочие книги, с которыми вы будете работать.

Шаг 2. Активируйте книгу, содержащую лист, который вы скопируете.

Шаг 3. Выберите рабочие листы, которые вы хотите скопировать.

Вы можете выбрать несколько рабочих листов, удерживая нажатой клавишу Ctrl или клавишу Shift.

< бр />

Шаг 4. Щелкните правой кнопкой мыши выбранный лист и выберите "Переместить" или "Копировать" в контекстном меню.

< бр />

Шаг 5. В диалоговом окне "Переместить или скопировать" выберите книгу, в которую вы скопируете выбранные листы, в раскрывающемся списке "Переместить выбранные листы в книгу:" и установите флажок "Создать копию".

Шаг 6. Нажмите «ОК». Затем вы увидите, что выбранные рабочие листы скопированы и вставлены в рабочую книгу, указанную на шаге 5.

Примечания:

<р>1. Вы должны открыть все рабочие книги, с которыми будете работать, включая рабочие книги, содержащие необходимые рабочие листы, и рабочую книгу, в которую вы будете вставлять рабочие листы. В противном случае вы не узнаете имена книг на шаге 5.

<р>2. Вы должны установить флажок «Создать копию» в диалоговом окне «Переместить или скопировать», иначе вы переместите выбранный лист из исходной книги.

Вставить рабочий лист из других книг с помощью Combine of Kutools for Excel

Второй прием, утилита Combine для Kutools for Excel, упростит вам работу по вставке листов из многих книг, не открывая их все.

После установки Kutools for Excel сделайте следующее: (Загрузите Kutools for Excel сейчас!)

Шаг 1: нажмите Kutools Plus > Объединить, см. снимок экрана:

Шаг 2. В диалоговом окне «Объединить рабочие листы» вы можете отметить одну из операций объединения в параметрах. Например, здесь мы берем третий вариант, затем нажимаем «Далее». Смотрите скриншот:

Шаг 3. Вы можете добавить книги и листы, нажав кнопку «Добавить». И затем вы можете указать, какие листы вы хотите вставить из добавленных книг в правом поле. Кроме того, вы можете изменить порядок рабочих книг и рабочих листов. (По умолчанию все рабочие листы выбраны в списке рабочих листов.)

(шаги 4) Вставьте рабочий лист из других книг с помощью «Вставить файл в курсор Kutools for Excel»
Если вы просто хотите вставить рабочий лист из другой книги в текущий рабочий лист, вы можете использовать Kutools for ExcelВставить файл в Cursor, если вы установили Kutools for Excel.

После установки Kutools for Excel сделайте следующее: (Загрузите Kutools for Excel сейчас!)
<р>1. Щелкните ячейку, в которую вы хотите поместить содержимое листа.

<р>2. Затем нажмите Kutools Plus> Импорт и экспорт> Вставить файл в курсор. Смотрите скриншот:

<р>3.В диалоговом окне «Вставить файл в курсор» нажмите «Обзор», чтобы выбрать книгу, из которой нужно вставить, затем вы можете установить флажок «Только значения» (без формул) или «Не передавать параметры форматирования», как вам нужно. Смотрите скриншот:

Только значения (без формул): вставка только отображаемых значений.

Не передавать форматирование: сохранить формат ячейки после вставки листа
<р>4. Нажмите «ОК», теперь появится диалоговое окно для выбора листа, который нужно вставить. Затем нажмите "ОК".

Если вы когда-либо хотели включить данные из файла Excel в документ Word, вы, вероятно, просто скопировали данные из Excel и вставили их в Word.

Это работает, но есть ряд ограничений. Одним из наиболее важных является то, что если исходный файл данных когда-либо изменится, ваш документ Word никогда не отразит эти изменения.

< бр />
Если вам важна какая-либо из этих проблем, есть более эффективные способы вставки листа Excel в документ Word. В этой статье вы узнаете все возможные способы сделать это, а также их плюсы и минусы.

Кроме того, обязательно посмотрите наше видео на YouTube, где мы покажем вам те же шаги, что и в статье.

Вставка рабочего листа Excel в документ Word с помощью копирования/вставки

Конечно, самый быстрый и простой способ перенести данные из рабочего листа Excel в документ Word — это просто использовать функцию копирования и вставки в Windows.

Для этого откройте файл Excel с вашими данными, выделите ячейки, содержащие данные, которые вы хотите добавить в документ, и нажмите Ctrl-C на клавиатуре.

Если вы поместите курсор в документ Word и нажмете Ctrl + V на клавиатуре, вы заметите, что выбранные вами ячейки идеально отображаются в документе Word.

Здесь есть несколько предостережений.

Импортированные ячейки Excel становятся таблицей Microsoft Word. Поэтому, если вы хотите отформатировать эту таблицу после импорта данных, вы не сможете использовать формулы Excel или другие функции форматирования Excel.

Вторая проблема заключается в том, что он хорошо работает только для небольших таблиц данных. Если вы захотите скопировать и вставить данные дальше по таблице Excel, вы потеряете заголовки.

Это не очень полезно. В этом случае вы можете попробовать один из приведенных ниже вариантов, чтобы вместо этого вставить лист Excel в документ Word.

Плюсы: быстрота и удобство, подходит для небольших столов.
Минусы: не обновляются исходные данные, теряются заголовки в больших таблицах, не полностью сохраняется исходное форматирование.

Вставить лист Excel как встроенный объект

Если вы хотите позже использовать функции Excel и другие функции форматирования Excel для обновления таблицы, лучше вставить данные Excel как встроенный объект.

Выберите раздел листа Excel, который вы хотите скопировать, и нажмите Ctrl-C.
В Microsoft Word поместите курсор туда, куда вы хотите вставить таблицу данных.
В главном меню нажмите стрелку вниз в разделе "Вставить" и выберите "Специальная вставка".

Появится диалоговое окно «Специальная вставка». Выберите объект рабочего листа Microsoft Excel и нажмите кнопку ОК.

Скопированные ячейки будут вставлены в документ Word. Новый объект вообще не будет вести себя как таблица Microsoft Word, и вы не сможете редактировать данные внутри таблицы из Microsoft Word.

Однако вы можете изменить размер всего объекта, чтобы он помещался внутри полей вашего документа.

Если вы хотите отредактировать данные, просто дважды щелкните объект, и он откроет всю исходную электронную таблицу в Microsoft Excel.

Имейте в виду, что это совершенно новый файл Excel (не оригинальный). Но любые изменения, внесенные и сохраненные в этом файле Excel, будут обновлены в документе Word.

При использовании внедренного объекта для вставки данных Excel Word создает копию исходного файла Excel.
При двойном щелчке объекта Word открывает скопированный файл для редактирования.
Для внесения любых изменений можно использовать все функции и функции форматирования Excel.

Что хорошо в этом подходе, так это то, что исходное форматирование не изменяется при преобразовании в таблицу Microsoft Word. Это также дает вам «прикрепленный» файл данных Excel исходного файла данных на случай, если вы когда-нибудь захотите изменить данные или добавить дополнительные данные к вставленному объекту Excel в Word.

Плюсы: быстрота и удобство, подходит для больших таблиц и сохраняет исходное форматирование.
Минус: не обновляются исходные данные и нельзя редактировать таблицу непосредственно в Word.

Вставить лист Excel как связанный объект

Лучший способ вставить рабочий лист Excel в документ Word — вставить его как связанный встроенный объект.

Процедура для этого идентична описанной выше, за исключением того, что в окне "Специальная вставка" необходимо установить флажок "Вставить ссылку".

< /p>

Вы увидите, что вставленные данные Excel выглядят так же, как и в предыдущем разделе, но есть существенная разница.

Если вы вернетесь к исходному файлу Excel и внесете какие-либо изменения в данные во вставленных ячейках, вы увидите, что эти изменения немедленно обновятся в документе Microsoft Word.

Изменения вступают в силу в Word, даже если вы не сохранили их в файле Excel. По сути, это позволяет вам создавать живое представление из Word для изменений, которые кто-то активно вносит в любой файл Excel.

При желании вы можете использовать эту функцию для создания панели мониторинга в реальном времени в Word для отображения любых важных точек данных, которые кто-то может изменить в файле Excel.

Плюсы: быстрота и удобство, подходит для больших таблиц, сохраняет исходное форматирование и мгновенно обновляется при обновлении исходных данных.
Минус: нельзя редактировать таблицу непосредственно в Word.

Как видите, существует несколько способов вставки рабочего листа Excel в документ Word. Выбор варианта зависит только от того, как вы собираетесь использовать эти данные и хотите ли вы видеть или использовать изменения данных в исходном файле Excel.

Как вы раньше импортировали данные Excel в Word? Были ли у вас какие-либо проблемы, когда вы пытались это сделать? Поделитесь своим опытом в разделе комментариев ниже.

Райан пишет инструкции и другие статьи о технологиях в Интернете с 2007 года. Он имеет степень бакалавра наук в области электротехники, 13 лет работал в области автоматизации, 5 лет — в ИТ, а сейчас работает инженером по приложениям. Прочитать полную биографию Райана

Понравился ли вам этот совет? Если это так, загляните на наш канал YouTube на нашем родственном сайте Online Tech Tips. Мы охватываем Windows, Mac, программное обеспечение и приложения, а также предлагаем множество советов по устранению неполадок и обучающих видеороликов. Нажмите кнопку ниже, чтобы подписаться!

Читайте также: