Как вести кассовую книгу в электронном виде

Обновлено: 21.11.2024

Используйте эти инструкции по форматированию кассовой книги, чтобы создать собственную таблицу кассовой книги, используя обычную бумагу или школьную тетрадь.

Это идеальный вариант, если вы не хотите использовать компьютер для ведения кассовой книги и готовы делать это старым добрым способом вручную.

Это отлично подходит для некоммерческих клубов и групп, а также для небольших мероприятий, таких как ремесленные ярмарки или киоски с лимонадом.

Простая бухгалтерия

Ведение кассовой книги – единственный способ ведения простой бухгалтерии.

Поэтому цель этого урока — показать вам, как создать и отформатировать простую кассовую книгу или, другими словами, простую бухгалтерскую таблицу.

Если вам нужна такая книга в Excel, ознакомьтесь с нашим бесплатным шаблоном кассовой книги Excel.

Если нет, продолжайте читать дальше.

Что такое кассовая книга?

Все деньги, перечисляемые на банковский счет или в кассу, должны быть реплицированы в системе бухгалтерского учета. Это можно сделать в кассовой книге, поскольку в ней фиксируется, что происходит с полученными или потраченными деньгами.

В этом случае термин "наличные" является убыточным термином, охватывающим не только бумажные деньги и монеты, но также чеки/чеки, прямые кредиты, платежи электронным переводом и т. д.

Все компьютеризированные бухгалтерские программы используют кассовую книгу, но вы можете не увидеть слова "Кассовая книга", вы можете увидеть только что-то вроде "Банковские проводки", "Потратить и получить деньги" или "Транзакции".

Размер бумаги

Я использовал бумагу для принтера формата A4.

Я установил границу шириной 1 см по всему периметру.

Ширина столбца
Ширина столбца «Подробности» составляет 9 см.
Ширина остальных столбцов — 2,5 см. Формат кассовой книги выглядит более сбалансированным, если они одинакового размера.< /p>

Возможно, вы захотите увеличить левое поле (границу) и уменьшить столбец описания, если знаете, что собираетесь продырявить бумагу слева и подпилить ее. Вы не хотите, чтобы отверстия вырезали какую-либо информацию в столбце даты.

Высота строки
Ряды имеют высоту 1 см, но вы можете сделать их немного уже, если хотите. Верхний ряд, используемый для заголовков, имеет ширину 1,6 см.

И это все!

школьная тетрадь или разлинованная бумага

Вы можете просто купить школьную тетрадь, в которой уже напечатаны строки, поэтому все, что вам нужно сделать, это нарисовать столбцы.

Точные размеры не обязательны для ведения кассовой книги. Вам просто нужно место, чтобы написать описание и денежную стоимость.

Распечатанные кассовые книги

Если все это кажется слишком тяжелой работой, просто купите кассовую книжку, уже отформатированную и распечатанную, в магазине канцтоваров или на Amazon.

Пример операций с кассовой книгой

Вот тот же образец, что и выше, но теперь в него добавлена ​​некоторая случайная информация моим быстрым (но неряшливым!) почерком. Это должно показать вам, как легко вести электронную таблицу для отслеживания денег.

Цифры в скобках означают, что на банковском счете использован овердрафт. Этого не произойдет, если вы просто имеете дело с наличными на ярмарках, если только часть наличных не пропала.

Нажмите, чтобы увеличить.

Как исправить ошибки

Приведенный выше пример показывает несколько преднамеренных рукописных ошибок и то, что вы можете сделать, чтобы исправить их: вы можете аккуратно зачеркнуть их и написать поверх них или *использовать белую бумажную ленту и написать поверх них.

Сколько транзакций на страницу

Вы можете использовать одну страницу в месяц или, если записей в каждом месяце очень мало, вы можете использовать одну страницу два или три месяца.

Вам просто нужно показать конечное сальдо за предыдущий месяц и начальное сальдо за новый месяц — этот пример показывает, как это выглядит.

*В те времена, когда все вели бухгалтерию вручную, стирать ошибки и записывать их было большим запретом.

Это было сделано для того, чтобы книги не были "подделаны" бухгалтерами-мошенниками.

Для тех из вас, кто не знает, что означает словосочетание "приготовленное", это означает, что кассовая книга была скорректирована с целью мошенничества, личной выгоды или простого воровства.

Из-за устранения ошибок и записи поверх них никому (например, аудиторам) будет сложно быть на 100 % уверенным в том, что вы обработали учетные записи в надлежащем порядке. Вот почему важно иметь квитанции, счета-фактуры и другие первичные документы, подтверждающие правильность транзакций.

Подробная кассовая книга

Чтобы получить более подробную кассовую книгу, отформатируйте ее с дополнительными столбцами – ознакомьтесь с информацией об этом в бухгалтерском учете с одной записью.

Если у вас есть какие-либо вопросы по этому формату кассовой книги, вы можете написать их в комментариях на Facebook ниже или использовать контактную форму.

Отслеживание денежных потоков необходимо для успеха малого бизнеса, и ведение кассовой книги может помочь.

Отслеживание денежных потоков вашего малого бизнеса очень важно, и ведение кассовой книги может помочь. Думайте об этом как о расширении вашего базового регистра чековой книжки. Детализируя операции с наличными, вы будете иметь записи обо всех поступлениях и выплатах. В конце каждого месяца зарегистрированные транзакции можно использовать для сверки банковских выписок и внесения кассовых операций в главную книгу.

Отслеживание денежных средств на уровне транзакции

Кассовые книги, также известные как кассовые книги, полезны, когда простой регистр чековой книжки слишком мал для обработки транзакций компании. Кассовая книга также может помочь при двойном учете, когда записываются обе стороны записи, а не только кассовая часть операции. Если компания не полностью интегрировала свою финансовую отчетность в бухгалтерское программное обеспечение, но все же должна отслеживать относительно большой объем денежных потоков, кассовая книга может помочь в сверке банковских счетов в конце месяца.

Настройка кассовой книги

Каждая страница кассовой книги обычно охватывает один месяц активности, но это зависит от количества обработанных транзакций. В первой строке указывается начальный остаток денежных средств, а по мере записи транзакций денежные поступления и выплаты перечисляются вместе с балансирующей записью.

Денежные поступления

Денежные поступления записываются как дебет, поскольку они увеличивают счет денежных средств, который относится к активам баланса. Примерами денежных поступлений являются платежи клиентов или проценты, выплачиваемые по банковским счетам. По мере регистрации каждой квитанции и увеличения денежных средств кредитовая запись на ту же сумму будет отражать входящий доход или капитал компании.

Выплата наличных

Выплаты уменьшают денежный счет и поэтому учитываются как кредиты. Примерами выплат являются оплата счетов, выплата долга по кредитам компании или покупка оборудования. Например, если для бизнеса приобретается новый компьютер, выплата наличных будет отражаться как отток или кредит в наличность. Счет оргтехники будет увеличен или дебетован на ту же сумму.

Переносимость отчетов о транзакциях с наличными

Хотя компании обычно ведут один централизованный кассовый отчет, онлайн-бухгалтерия с интегрированными приложениями для смарт-устройств также может помочь отслеживать действия, влияющие на кассовый счет. Например, квитанции о командировках можно сканировать и хранить в приложении, пока сотрудник находится в дороге. Позже эту информацию можно будет перенести в кассовую книгу и, в конечном итоге, в главную книгу.

Выберите формат, который вам подходит

Лучший способ создать надежную кассовую книгу – создать отчет, который поможет вам легко отслеживать движение денежных средств в вашем бизнесе и обратно. Настройка визуального отслеживания отдельных транзакций может включать пробы и ошибки, прежде чем вы найдете лучший метод для своего бизнеса. Вы можете счесть полезным отделить денежные поступления от выплат для целей суммирования продаж в конце каждого месяца. Группировка транзакций по счету или клиенту является альтернативным методом записи денежных потоков. Эти записанные записи также служат контрольным журналом при подготовке финансовой отчетности.

Для малого бизнеса отчетность по денежным средствам важна для понимания общей финансовой жизнеспособности. В дополнение к кассовой книге, настраиваемые отчеты, онлайн-бухгалтерия и приложения для смарт-устройств также могут быть объединены, чтобы помочь отслеживать денежные потоки и сверять ежемесячные отчеты о деятельности с кредитных карт компании, отчеты о расходах сотрудников и банковские счета.

CashBook – это цифровое приложение для ведения записей, с помощью которого вы можете добавлять записи, разделять записи и мгновенно находить общий баланс.

1 февраля 2021 г., 21:00

1 февраля 2021 г., 20:10

Почему приложение CashBook?

Расчеты в реальном времени

Просто добавьте транзакции и расслабьтесь

CashBook обеспечивает мгновенный баланс.Теперь вам не нужно ни разу брать в руки калькулятор.

Групповые кассовые книги

Добавить нескольких участников в кассовую книгу

Место, где каждый участник может сделать вход одновременно и быстрее принять решение

Несколько книг

Создайте отдельную книгу для каждого аккаунта

Различные книги вносят порядок и ясность в работу — вы можете создавать их для каждой бухгалтерской книги, аккаунта или команды.

Отчеты в формате PDF и Excel

Создавайте отчеты и делитесь ими

Быстро делитесь отчетами с другими в формате PDF или Excel

Автоматическое
резервное копирование данных

24x7
Поддержка клиентов

Что люди говорят о нас?

Исключительно полезное приложение для управления расходами. Он очень прост и удобен в использовании. Я обязан дать пять звезд по следующим причинам.1. Нет рекламы, 2. Связь по номеру мобильного телефона, 3. Работа в автономном режиме, 4. Резервное копирование контента при подключении к Интернету, 5. Защищено пин-кодом/паролем, 6. Заявление в формате pdf/excel

Все дело в минимализме. Ввод средств одной кнопкой, вывод средств одним нажатием, отчеты в формате Pdf, отчеты Excel, отсутствие рекламы, выбор периода и даже темная тема. Какой удивительный графический интерфейс пользователя. Люди, попробуйте, вы точно не пожалеете.

Я удивлен, увидев такое замечательное приложение без рекламы. Я не только сама им пользуюсь, но и всегда рекомендую его другим. Более того, ваши данные всегда в безопасности на его сервере, и вы можете сформировать кассовый отчет в формате pdf.

Я бы с удовольствием поставил 5 звезд за такое замечательное приложение. Я люблю приложение. Это очень удобно и просто в использовании. Это лучше всего подходит для ведения записей о ваших ежедневных транзакциях. Это ЛУЧШЕЕ бухгалтерское приложение, которое я когда-либо использовал.

Ваше приложение просто потрясающее. Я архитектор, и вы знаете, что оно очень помогает мне проверять и подсчитывать сумму, которую я потратил на определенные товары на моем сайте, и все это с помощью параметра поиска.. это самая любимая функция вашего приложения для меня.

Браво!! Что-то такое простое, но такое важное для точных финансовых отчетов. Лучше, чем ЛЮБОЕ бухгалтерское программное обеспечение, которое я когда-либо использовал в прошлом, И ЭТО ДАЖЕ ИМЕЕТ ВАРИАНТ PDF. CASHBOOK обязателен, если вы оказываете услуги физическим лицам в течение дня, например такси, ландшафтный дизайн, выгул собак и т. д.

Ведение точных финансовых записей – это требование закона, которое позволяет составлять отчеты на конец года и налоговые декларации. Хорошо организованные, актуальные и точные финансовые отчеты необходимы для анализа продаж и денежных потоков, кредитного управления и контроля запасов.

Большинству компаний несложно самостоятельно вести бухгалтерский учет. Компьютерная система является самой быстрой и простой для всех предприятий, кроме самых простых.

1. Выбор системы

Осознайте ограничения бумажных систем

  • Если финансы вашего бизнеса не очень просты, компьютерная система будет лучше. Ведение и оценка финансовых отчетов вручную отнимет у вашего бизнеса больше времени и денег.
  • Поэтапно внедряемые требования HMRC Making Tax Digital теперь требуют от многих компаний представлять свои налоговые декларации по НДС и самостоятельной оценке в Интернете с помощью совместимого программного обеспечения.В конечном итоге это будет применяться ко всем предприятиям, зарегистрированным в качестве плательщика НДС или имеющим годовой оборот более 10 000 фунтов стерлингов.
  • Подумайте о росте вашего бизнеса. Позднее переход на компьютерную систему будет разрушительным.
  • Компьютерные системы обеспечивают повышенную скорость и гибкость. Они могут избавить вас от скуки при выполнении повторяющихся задач, но вам необходимо убедиться, что ваши финансовые данные надежно защищены.

Узнайте о пакетах программного обеспечения для бухгалтерского учета

  • Спросите других компаний или своего бухгалтера, какие пакеты они рекомендуют.
  • Вы можете загрузить программное обеспечение в свою сеть или использовать онлайн-пакет (на основе облака).
  • К широко известным вариантам относятся Intuit QuickBooks, Sage Business Cloud, Clear Books и Xero.

Спросите совета у своего бухгалтера

  • Правильная система облегчит им подготовку ваших учетных записей, что снизит ваши расходы.
  • Они также смогут рассказать вам, как следует группировать различные расходы, чтобы информация была для вас полезной.
  • Подумайте, нужна ли вам (или понадобится) обработка записей и деклараций по НДС. При необходимости посоветуйтесь со своим бухгалтером по поводу учета НДС, так как ошибки могут дорого обойтись.

2. Настройка вашей системы

Вы должны регистрировать все деньги, поступающие и выходящие из вашего бизнеса, как для отслеживания денежных потоков, так и для налоговой отчетности. Налогово-таможенная служба Ее Величества (HMRC) ввела режим штрафных санкций, который возлагает на предприятия обязанность проявлять разумную осмотрительность, что еще раз подчеркивает необходимость надлежащего ведения учета.

Создайте файлы для хранения записей о продажах

  • Неденежные компании выставляют счета за каждую продажу и хранят их в двух файлах: "Продажи оплачены" и "Продажи неоплачены".
  • Компании, работающие с наличными, используют кассовые кассы и системы торговых точек для учета своих продаж. Записи о них также должны храниться.

Создайте файлы для хранения записей о покупках

  • Сохраните два файла для счетов за покупку: "Оплаченные покупки" и "Неоплаченные покупки".
  • Сохраняйте квитанции о покупках для бизнеса, совершенных с использованием наличных, в отдельном файле с пометкой Мелкая касса.

Откройте отдельный банковский счет для бизнеса

  • Отдельный корпоративный банковский счет упрощает отслеживание доходов и расходов вашего бизнеса. Не выписывайте персональные чеки с этой учетной записи.
  • По возможности старайтесь совершать все бизнес-покупки с этого аккаунта, а не из собственного кармана. Для небольших сумм (например, командировочных расходов) это не всегда возможно.
  • Запрашивайте ежемесячные банковские выписки и систематически храните их.

Настройте кассовую книгу вручную или на компьютере для обобщения финансовой информации

  • В Кассовой книге регистрируются все деньги, входящие и исходящие с вашего банковского счета (включая чеки и электронные платежи).
  • Программное обеспечение для бухгалтерского учета автоматически включает те же функции, что и кассовая книга. Если вы выберете ручную систему, вы можете купить аналитическую книгу и использовать ее в качестве кассовой книги.
  • Вам нужно выбрать, какие заголовки использовать для записи различных видов расходов. Обратитесь за советом к своему бухгалтеру.

При необходимости заведите отдельную книгу для продаж за наличные

  • Эта запись будет аналогична вашей кассовой книге, но она будет использоваться для записи фактических наличных денег, поступающих в вашу кассу и выходящих из нее.

3. Запись продаж

Вам нужна простая рутинная процедура для отслеживания ваших продаж, упрощающая сопоставление счетов-фактур, операций по счетам и банковских выписок.

Читайте также: