Как создать электронную подпись для веб-сайта школы

Обновлено: 30.06.2024

Коммьюнити-колледж Рэндольфа (RCC) признает электронную подпись преподавателей, сотрудников и студентов в качестве действительной подписи в соответствии с условиями 1 и 2, приведенными ниже.

Электронная подпись определяется как любой электронный процесс, означающий согласие с условиями и/или обеспечивающий целостность документа, представленного в электронном формате.

Студенты используют электронные подписи для регистрации, проверки получения финансовой помощи, оплаты студенческих счетов, получения неофициальных стенограмм, обновления контактной информации, входа в компьютеры кампуса, заполнения форм, отправки классных работ, тестов и т. д.

Преподаватели и сотрудники используют электронные подписи для выставления оценок, просмотра личных данных о заработной плате, входа в компьютеры кампуса, доступа к защищенным данным через административную вычислительную систему и специальные веб-приложения, предоставляемые колледжем, и т. д.

Электронная подпись считается действительной, если выполняется одно из следующих условий:

Условие 1. Идентификатор входа в систему и личный идентификационный номер (ПИН-код) учащегося/сотрудника

Учебное заведение предоставляет учащемуся или сотруднику уникальный PIN-код.
Студент или сотрудник устанавливает свой PIN-код.
Студент или сотрудник входит на защищенный сайт, используя идентификатор входа и PIN-код.

Учебное заведение предоставляет учащемуся или сотруднику уникальное имя пользователя.
Студент или сотрудник устанавливает свой собственный пароль
Студент или сотрудник входит в сеть кампуса и на защищенный сайт, используя как имя пользователя, так и пароль

После входа в систему учащийся или сотрудник несет ответственность за любую информацию, которую он предоставляет, обновляет или удаляет. RCC предпримет шаги для обеспечения защиты и конфиденциальности как PIN-кода, так и пароля. Кроме того, пользователи несут ответственность за выход из всех систем и соблюдение необходимых мер предосторожности при использовании общедоступных компьютеров.

Эта политика является дополнением ко всем применимым федеральным законам и законам штатов, политикам, руководствам и стандартам.

Узнайте, как инструменты электронной подписи и создания документов от PandaDoc могут помочь вашему учебному заведению сократить документооборот и оптимизировать рабочие процессы. Попробуйте электронную подпись для студентов и преподавателей. Узнайте, как решения для электронных подписей могут ускорить зачисление учащихся.

Производительность для профессионалов

Вот подробнее о том, как образовательные учреждения, использующие PandaDoc, изменили свой рабочий процесс. (Обновлено: октябрь 2020 г.)

Доступные инструменты + безбумажные процессы

Ускоренный процесс подачи заявки

От выпуска новых студенческих заявлений до обработки и обновления существующих студенческих записей, PandaDoc позволяет учащимся и родителям легко ставить электронную подпись и отправлять информацию вашей команде.

Простое цифровое архивирование

Образовательный сектор славится трудоемкой бумажной работой. С помощью PandaDoc вы можете легко архивировать информацию об учащихся в формате с возможностью поиска для быстрого и удобного отслеживания.

Улучшенные шаблоны и формы

Оцифровка заявок на студенческие ссуды и финансовую помощь, регистрационных пакетов и других форм упрощает для администраторов обработку огромных объемов информации.

Документы и формы, соответствующие вашему варианту использования

Электронные формы могут помочь администраторам устранить транскрипцию и случайные опечатки. Вот несколько форм, которые помогут вам начать работу.

Предложения по грантам

Заявки на получение гранта и предложения могут потребовать массу документов. PandaDoc упрощает начало работы и предлагает новые технологии, такие как журналы аудита и отслеживание документов, которые помогут вам понять, как обрабатываются ваши документы.

Онбординговые формы

Начиная с K-12 и заканчивая высшим образованием набор студентов равен часам работы с документами. Преобразование регистрационных форм в шаблоны упрощает управление документами для ваших сотрудников.

Контракты на обслуживание

Если ваше учреждение работает с подрядчиками, решения для электронной подписи упрощают продление контрактов, подписание табелей учета рабочего времени и совместную работу с подписывающими лицами.

Узкие места в процессах теперь в прошлом, и все сотрудники эффективно работают с PandaDoc. Отделы кадров и другие окружные отделы выигрывают от экономии времени за счет замены ручного ввода данных, архивирования и рассылки с помощью PandaDoc.

Памела Маклеод, директор по технологиям. Школьный округ Конкорд в Нью-Гэмпшире — это район государственных школ, в котором есть 7 школ и региональный технический центр.

Управление документами в режиме реального времени

Системы и роли постоянно меняются.PandaDoc помогает вашей команде отслеживать ваши документы на протяжении всего их жизненного цикла, соблюдая при этом государственные нормы в отношении безопасности и конфиденциальности данных.

Сохраняйте эффективность

Независимо от того, имеете ли вы дело с сокращением бюджета, удержанием персонала или огромным потоком документов, PandaDoc поможет вам работать эффективно, сохраняя при этом низкие расходы. Наши инструменты для создания документов уникальны и могут заменить решения для электронной подписи, такие как DocuSign, помогая вам снизить расходы при изменении рабочего процесса.

Устранение препятствий

У родителей, учащихся и поставщиков возникают проблемы с обработкой ваших документов? С PandaDoc все документы доступны с любого компьютера, планшета или смартфона (iOS или Android). Во многих случаях вы можете даже отказаться от факсимильной связи и обычной почты, предоставив безопасные ссылки на важные документы с помощью наших инструментов обмена.

Сохраняйте соответствие

Из-за рекомендаций, установленных Министерством образования, а также нормативных актов на уровне штата или на местном уровне может быть сложно адаптировать новые технологии, сохраняя при этом соответствие данным. PandaDoc предлагает безопасную среду с технологическими решениями, которые преподаватели знают и которым доверяют. Совершенствуйте свои операции, продолжая работать честно.

Мы используем PandaDoc для всего, что вы только можете себе представить. Если у вас есть какая-либо форма, которую нужно отправить, перенаправить куда угодно, заполнить и отправить обратно — с PandaDoc всегда все будет хорошо.

Дженни Диксон, директор по персоналу Муниципальный колледж Мохаве — сельский колледж из США.

Позвольте одному из наших экспертов показать вам, как наша платформа может помочь вашей школе оставаться продуктивной, соответствовать требованиям и идти по плану в течение учебного года.

Точно так же, как для управления школой требуется большая координация, усилия и команда талантливых учителей и администраторов, для бесперебойной работы требуется много документов.

До недавнего времени школы в основном использовали традиционные печатные документы для сбора и распространения важных разрешений, уведомлений и форм. Однако с развитием технологий, активизацией усилий по выбору экологически безопасных решений и появлением все большего количества вариантов дистанционного обучения электронные подписи становятся все более популярными решениями для использования школами и учебными заведениями.

Ниже мы более подробно рассмотрим, как электронные подписи играют важную роль в успехе образовательных учреждений и как их можно эффективно внедрить.

Почему школы должны использовать электронные подписи

Школы прошли долгий путь использования технологий для выполнения повседневных процессов и улучшения поддержки сотрудников, учащихся и родителей. В последние годы электронные подписи все чаще используются образовательными учреждениями всех размеров для улучшения различных аспектов за счет таких преимуществ, как:

Административная оптимизация:

Преподаватели и администраторы могут легче сотрудничать и заполнять важные документы одним нажатием кнопки, что значительно сокращает время, затрачиваемое на вспомогательные задачи.

Удаленная поддержка:

Поскольку все больше и больше школ поддерживают дистанционное преподавание и обучение, особенно после пандемии COVID-19 в 2020 году, предоставление такого инструмента, как возможность электронной подписи цифровых документов, значительно улучшает и упрощает процесс дистанционного обучения.

Улучшение коммуникации:

Важные формы, разрешения и уведомления могут быть отправлены и получены между преподавателями, учащимися и родителями за считанные минуты.

Экономия средств:

Внедрив электронные подписи, школы могут сократить расходы на бумагу, чернила, принтер и почтовые принадлежности. Это не говоря уже о том, что объединенное время и усилия в течение рабочего дня, потраченные на сбор документов, теперь можно потратить на выполнение других задач, что максимизирует ежедневные эксплуатационные расходы школы.

Отличный заголовок!

Повышенная безопасность. Крайне важно обеспечить конфиденциальность и безопасность конфиденциальных данных учащихся и учителей. Используя электронные подписи, учебные заведения могут повысить уровень безопасности благодаря таким функциям, как контрольные журналы, двухфакторная аутентификация (2FA), сертификаты подписи, цифровые ключи шифрования и т. д.

Точность:

Сделав определенные поля формы обязательными для заполнения и внедрив возможность быстрого исправления и повторной отправки документов, когда это необходимо, учебные заведения могут сэкономить большую часть времени, затрачиваемого на исправление ошибок.

Скорость:

Формы, разрешения и другие документы могут быть заполнены получателями за считанные минуты, что увеличивает скорость выполнения важных процессов. С помощью опций массовой отправки, таких как предлагаемые Foxit eSign, тысячи запросов на заполнение документов могут быть отправлены одновременно для заполнения получателями одновременно, что еще больше сокращает усилия по сбору форм.

Соответствие:

Поскольку в школах обрабатывается большое количество конфиденциальных данных учащихся, соблюдение требований имеет большое значение. Такие акты, как FERPA, введены, чтобы помочь студентам сохранить контроль над своими личными файлами; электронные подписи могут помочь упростить соблюдение многих из этих требований благодаря лучшему контролю над процессом подписания и отправки.

ФЕРПА

FERPA означает Закон о правах на семейное образование и неприкосновенность частной жизни, федеральный закон США, защищающий личные данные учащихся и их конфиденциальность. Это применимо к каждой школе, которая получает федеральное финансирование через несколько программ, спонсируемых Министерством образования.

Подавляющее большинство колледжей и университетов в США подпадают под действие закона FERPA, поскольку Федеральная программа студенческих ссуд и большинство программ финансовой помощи связаны с Министерством образования. Закон также распространяется на некоторые начальные и средние школы.

Студенты имеют права на свои записи, если им исполнилось 18 лет или они учатся в колледже или университете. Эти права предоставляются родителям или законным опекунам учащихся младше 18 лет. Когда учащемуся исполняется 18 лет или он заканчивает среднюю школу (в зависимости от того, что наступит раньше), права возвращаются учащемуся.

В последние месяцы многим школьным округам в США необходимо было быстро разработать стратегии возвращения в школу, которые позволили бы дистанционное обучение и обеспечили безопасность учащихся и преподавателей. Согласно анализу Education Week, 74 % из 100 крупнейших школьных округов и 49 % всех округов открыли дистанционное обучение, что затрагивает более 9 миллионов учащихся. Гибридное обучение в настоящее время используется в 27 % школьных округов, а 24 % предлагают полное очное обучение.

Дистанционное обучение и инновации в образовании, скорее всего, сохранятся и в будущем, и школьные округа K-12 теперь имеют возможность упростить административные процессы, чтобы улучшить взаимодействие между учащимися и учителями, а также снизить нормативное бремя (например, IEP). /504 соответствие) и риск. Сезон «Снова в школу» официально позади, и сейчас самое подходящее время для разработки долгосрочных стратегий инноваций в дистанционном обучении в школах.

Вот как начать:

Преобразование бумажных процессов. Первый шаг — найти правильное решение для электронной подписи, которое сможет преобразовать все бумажные процессы. К ним относятся регистрационные формы, бланки разрешений, а также общие студенческие формы и формы специального образования.
Сделайте все документы доступными через мобильные устройства. Убедитесь, что поставщик электронных подписей может помочь расставить приоритеты в усилиях по модернизации для достижения оптимальной эффективности и опыта студентов/преподавателей. Цель состоит в том, чтобы каждую форму можно было заполнять в цифровом виде, подписывать и выполнять поиск практически с любого мобильного устройства.
Оптимизируйте весь процесс согласования. Для таких документов, как IEP, контракты учителей, студенческие пакеты и формы закупок, подумайте о том, чтобы найти правильное решение, которое может полностью упростить весь процесс согласования — от создания документа до его подписания, анализа и управления. В конечном счете, правильный поставщик может помочь всему вашему школьному округу внедрить полное облако соглашений.

Внедрив цифровые процессы согласования, школьные округа K-12 позволяют учителям уделять больше времени обучению и меньше заниматься бумажной работой. Администраторы также более эффективны в своей работе, могут лучше удовлетворять потребности учащихся и лучше реагировать на запросы родителей.

Руководители K-12 из школьного округа Эвергрин, объединенного школьного округа Парамаунт и объединенного школьного округа Сими-Вэлли в Калифорнии недавно присоединились к нам на вебинаре, чтобы обсудить, как они быстро внедрили использование DocuSign в ответ на пандемию. Достигнутые положительные результаты включают оптимизацию всех документов для IEP, планов 504, кадровых ресурсов и других форм бизнес-процессов и многое другое.

"Одно из замечательных преимуществ DocuSign заключается в том, что вместо того, чтобы сотрудникам приходилось распечатывать, подписывать и отправлять формы IEP в районный офис, теперь мы можем загружать эти формы и загружать их в DocuSign", – сказал Шон Голдман, помощник суперинтенданта. службы поддержки учащихся в Объединенном школьном округе Сими-Вэлли. «Теперь в районный отдел ничего посылать не нужно. Все доступно через DocuSign, что экономит нам огромное количество времени».

Вы можете узнать больше о том, как клиенты K-12 DocuSign в Калифорнии смогли преобразовать свои процессы согласования, отказавшись от бумаги, автоматизировав рабочие процессы и подключив системы в своей организации, на нашем веб-семинаре по запросу.

В этой статье описывается создание и использование цифровой подписи Adobe в документах PDF

Прежде чем начать

Вы собираетесь использовать один компьютер для цифровой подписи документов или хотите иметь возможность подписывать документы с нескольких компьютеров? Если вы можете подписывать с нескольких компьютеров, вам сначала нужно создать место для хранения файла цифровой подписи на диске I. Для этого перейдите в пространство на диске I и создайте папку с именем Цифровая подпись.

Создание цифровой подписи

Вы не можете создать цифровую подпись, пока у вас нет фактического документа для подписи. Если у вас еще нет документа, загрузите его здесь.

Нажмите внутри этой области подписи, и откроется показанный ниже экран.
Нажмите переключатель рядом с пунктом Новое цифровое удостоверение, которое я хочу создать сейчас.
Затем нажмите "Далее" .

< /p>

Первый переключатель используется по умолчанию. Если он не отмечен, проверьте его.
Нажмите кнопку "Далее".

Заполните элементы формы ниже. Заполните его полностью, оставив уже заполненные компоненты в покое.
Затем нажмите кнопку "Далее".

Если вы всегда будете входить в систему на одном и том же компьютере, вы можете оставить расположение по умолчанию в области имени файла ниже. Однако, если вы можете подписывать с других компьютеров, на которые вы будете входить, вам следует изменить местоположение вашей подписи на папку, которую вы создали на диске I. Вы должны войти в систему на диске I, чтобы подписать документ цифровой подписью.

Если вы собираетесь оставить цифровую подпись на своем компьютере, введите пароль и нажмите "Готово".

Если вы собираетесь оставить свою цифровую подпись на диске I, нажмите кнопку «Обзор». Теперь вы будете искать I диск. Вы увидите свой список файлов и папок. Найдите созданную ранее папку «Цифровая подпись».

В этой папке ничего не должно быть. Нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить PFX-файл подписи в этой папке.

На следующем экране создайте пароль, который вы сможете запомнить. Затем нажмите кнопку Готово.

Подписание документа с помощью цифровой подписи

Откройте документ с полем "Цифровая подпись". Если у вас его нет, вы можете попрактиковаться с этим документом. Вы должны загрузить и открыть его в Adobe Acrobat, чтобы поставить цифровую подпись.

< /p>

После того, как вы нажмете на поле, вы увидите следующее окно. Если вы создали несколько подписей, щелкните шеврон вниз, чтобы выбрать нужную подпись в документе. Введите свой пароль и нажмите кнопку «Подписать».

Читайте также: