Как составить договор в Excel

Обновлено: 21.11.2024

Клиент использовал ручной процесс для создания контрактов для своих клиентов, которые хранят караваны на своем сайте. Часто они были написаны от руки, и не было никакого способа отследить, когда контракты должны были быть продлены, когда были произведены платежи или отследить доступные складские помещения.

Хотя шаблон был разработан в Microsoft Word, его нужно было заполнить вручную, и после согласования не было гарантии, что их клиенты не изменят детали в редактируемом документе.

Решение

Мы провели время с клиентом, чтобы понять весь процесс, начиная с запроса и заканчивая созданием и согласованием контракта, этапами оплаты и отмены. Это позволило нам вместе разработать решение, включающее все элементы эффективного управления контрактами.

Мы разработали книгу Excel, в которую вошли:

Записи клиентов и сведения о караванах
Автоматическая генерация номера контракта, позволяющая клиенту иметь несколько контрактов
Подробная информация о контрактах для каждого клиента с датами начала, сроками контрактов, способами оплаты и другой информацией.
Записи транзакций, чтобы отметить, когда были заключены контракты, произведены платежи, закрыты контракты и т. д. Вся эта информация взаимосвязана, поэтому, например, незавершенный платеж или продление контракта автоматически выделяются на главной странице клиента, что упрощает просмотр с первого взгляда, обеспечивая эффективное управление контрактами. Больше никаких забытых продлений или пропущенных платежей!

После того, как все это было готово, мы создали программу, которая позволяла им выбирать клиента и контракт, а также автоматически генерировать документ Word или PDF для отправки по электронной почте.

Вся информация в электронной таблице менеджера по контрактам автоматически заполняется в полях шаблона Word. Это экономит огромное количество времени, но также обеспечивает согласованность данных, поэтому не требуется проверки и ошибок, которые могут привести к недопониманию.

Преимущества

Это решение не только сэкономило много бумаги (контракты больше не распечатываются, поскольку электронная копия сохраняется автоматически), но клиент обнаружил, что весь процесс стал намного более упорядоченным и точным.

Для большинства компаний Excel, как правило, играет определенную роль в управлении жизненным циклом контракта. Это одна из самых доступных и широко используемых программ в мире, и, очевидно, она хорошо подходит для записи данных, содержащихся в контрактах.

В этой статье мы дадим вам несколько практических советов по работе с электронными таблицами отслеживания контрактов, а также расскажем об основных предостережениях и подводных камнях при создании базы данных контрактов в Excel.

В качестве отправной точки мы также разработали несколько бесплатных шаблонов управления контрактами в Excel, которые помогут вам легко управлять своими контрактами:

По мере того, как бизнес растет и заключает больше договоров, возрастает и потребность в центральном хранилище, где можно отслеживать данные. Без специального места для записи контрактов нередко можно обнаружить, что они хранятся фрагментарно в учетных записях электронной почты или, например, в бумажных копиях в картотеках.

"71% компаний не могут найти как минимум 10% своих контрактов". - Журнал управления контрактами

Для любого законного представителя, операционного директора или менеджера поставщиков, который осознает связанный с этим риск, вполне естественно обратиться к вашему надежному продукту Microsoft и начать создавать свою базу данных.

Итак, как вы можете сделать это эффективно и каковы риски и ограничения при использовании Excel для управления вашими контрактами и поставщиками?

Основные советы по управлению контрактами в таблицах Excel

Узнай свои даты

Эффективное управление контрактами сводится к знанию ваших дат, поэтому они должны быть в центре вашей электронной таблицы. Давайте рассмотрим пример шаблона управления контрактами.

Первое, что нужно сделать, это настроить ячейку, в которой всегда будет стоять «сегодняшняя» дата, т. е. всякий раз, когда вы открываете электронную таблицу, эта ячейка будет заполнена текущей датой.

Для этого введите в выбранную ячейку следующую формулу: =today()

Теперь, когда у вас есть это, вы можете использовать его, чтобы отслеживать, сколько времени осталось до достижения определенных этапов для каждого контракта.

Для каждого контракта у вас могут быть разные ключевые даты, но давайте предположим, что вы фиксируете в своей таблице по крайней мере "дату продления" и "дату расторжения". В столбце рядом с ними вы можете вычесть ячейку «Сегодняшняя дата» из этих дат контракта.

Это даст вам количество дней, оставшихся до этой даты.

Следующим шагом является добавление условного форматирования (формат/условное форматирование), чтобы вы могли сразу определить, близки ли контракты к продлению.

Возможно, вы захотите установить свои собственные правила, но для начала можно использовать следующее:

Создайте правило для столбца, которое говорит, что если число больше 30, но меньше 90, чтобы выделить ячейку оранжевым цветом. Добавьте еще одно правило, в котором говорится, что если оно равно 30 или меньше, то выделите его красным цветом.

Таким образом, ваше внимание будет обращено непосредственно на самые срочные контракты.

Важнейший совет при вводе дат: если вам нужно вставить сегодняшнюю дату, вы можете просто нажать Ctrl+; чтобы заполнить его ячейкой.

Безопасность и целостность данных

Если вы отвечаете за управление контрактами для вашего бизнеса, вы, вероятно, захотите максимально заблокировать лист данных, чтобы гарантировать, что изменения не будут внесены без вашего разрешения.

Самый простой способ добиться этого в Excel – установить пароль для книги. Это можно найти в разделе «Инструменты/Защита». Это сразу же ограничит возможности людей изменять данные в вашем документе.

Далее вы также можете ограничить данные, которые можно вводить в определенные поля, если вы собираетесь разрешить другим людям доступ к документу. Например, использование свободного текстового поля для типа контракта может привести к тому, что люди введут несколько разных версий одного и того же — например, «NDA» и «Соглашение о неразглашении». В дальнейшем это затруднит фильтрацию и мониторинг ваших данных.

Решение состоит в использовании проверки данных и определенного списка. Перешел к проверке данных / данных, а затем выберите «Разрешить» из списка. Затем вы можете ввести свои конкретные слова и фразы или выбрать список, который вы уже создали на листе, и тогда единственные данные, которые можно поместить в ячейки, будут из списка. Это обеспечит согласованность ваших данных и возможность точной фильтрации.

Вы также можете оставить параметр "Отслеживание изменений" включенным, чтобы каждый раз, когда кто-то обновляет поля, изменения выделялись для принятия.

Предполагая, что ваши настоящие контрактные документы также размещены на общем диске или аналогичном устройстве, вы также можете вставить ссылки на них в свой документ Excel. Это обеспечит прямой доступ к соответствующим документам.

Однако ваша система хранения контрактов также должна быть надежной и тщательно контролироваться, чтобы гарантировать, что текущие версии всегда будут связаны, а предыдущие версии будут сохранены для сравнения.

Ключевые подводные камни при использовании Excel для управления контрактами

Вышеизложенное подчеркивает, что Excel можно использовать в качестве основного ресурса для управления контрактами, но есть некоторые очевидные недостатки, которые могут сделать его непригодным.

Самая важная проблема заключается в том, что создание и обслуживание таблицы, а также ответственность за ее целостность, как правило, зависит от одного конкретного человека. Они могут делегировать коллегам ввод некоторых данных, но это необходимо тщательно контролировать, чтобы убедиться в их точности.

"Просто используйте Contracts-V4.1-FinalComments-Dave-Dec2017.xlsx"

Контроль версий — еще одна серьезная проблема Excel. Сколько раз вам приходилось спрашивать коллег, работающих над одним и тем же документом, какую версию вам следует использовать? Похоже, у всех разное представление о том, как должна выглядеть логическая последовательность, и чем больше людей нуждаются в доступе к документу, тем хуже он становится.

Управление контрактами по своей природе представляет собой совместный процесс, в котором необходимо подтверждать утверждения и комментарии.

Последнее решение Microsoft Office 365 решило некоторые из этих проблем совместной работы и теперь упрощает одновременный и удаленный доступ к документам. Однако вы по-прежнему рискуете, что кто-то перезапишет предыдущую работу или нарушит определенное форматирование.

Конфиденциальность и информационная безопасность

Конфиденциальность — еще одна проблема, когда речь идет об использовании Excel для управления контрактами. Многие соглашения будут содержать конфиденциальные данные, такие как расходы или заработная плата, и будут доступны для просмотра только определенным людям.

Ссылки на документы, размещенные в другом месте, или включение информации непосредственно в электронную таблицу могут сделать эту информацию излишне широкой. Без разных уровней доступа и возможности разграничить доступ по ролям вы рискуете нарушить требования информационной безопасности.

Если у вас есть команда по информационной безопасности, стоит уточнить у них, соответствует ли Excel и ваш текущий процесс необходимым стандартам.

В конечном счете, управление контрактами – сложный процесс, требующий четкого учета всех соглашений, а затем постоянного мониторинга и обновления. Это поможет поддерживать соответствие и управление. Дополнительную информацию об этом см. в нашей поясняющей статье об управлении контрактами.

По мере того, как количество контрактов, заключенных в вашем бизнесе, растет, растет и потребность в администрировании контрактов и потребности в сотрудничестве. Excel может предоставить адекватный вариант до определенного момента, но в конечном итоге потребуется специализированное решение для обеспечения постоянного соответствия и, в конечном итоге, успеха в бизнесе. Поскольку ваш бизнес продолжает расти, возможно, стоит задуматься о преимуществах программного обеспечения для управления контрактами.

Если вы еще не готовы покупать полное программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов, взгляните на ContractNow, наше упрощенное решение и идеальный вариант для новых покупателей CLM.

Однако, если Excel по-прежнему является вашей системой управления контрактами, мы создали 13 отдельных шаблонов, которые помогут вам управлять всеми аспектами жизненного цикла контракта. Вы можете скачать эти шаблоны бесплатно в одном документе по этой ссылке.

‍Получайте ежемесячные информационные бюллетени, приглашения на мероприятия Evisort, обновления платформы и многое другое.

Зрелый бизнес инвестирует в управление контрактами. Малые предприятия, предприниматели, гаражные стартапы и индивидуальные предприниматели — это те виды бизнеса, которые могут позволить себе управлять своими контрактами вручную, то есть, когда они только начинают.

В начале любого бизнеса больше заботятся о заключении первых нескольких контрактов, чем об управлении ими. Однако по мере того, как компания стареет и накапливает контракты, любая компания должна выбрать ту или иную форму системы управления контрактами.

Для тех предприятий, масштабы которых не требуют полноценной системы управления контрактами, возможно ручное управление контрактами с использованием обычных офисных инструментов. Используя уже имеющиеся в их распоряжении инструменты, такие как Microsoft Excel или Google docs, малые предприятия могут отслеживать ключевые положения контрактов, условия и даты с помощью шаблонов Excel для управления поставщиками, создания баз данных контрактов в Excel и бесплатных таблиц Excel для управления контрактами.

Шаблоны контрактов Excel для управления жизненным циклом контрактов и не только

Мы предполагаем, что у вас уже есть контракт (или несколько), которые находятся на разных стадиях выполнения. Первым шагом в создании электронной таблицы является просмотр ваших контрактов по отдельности и пометка ключевых условий, пунктов, дат и других соответствующих данных. Все, что нужно вводить вручную, например названия сторон, условия продажи (например, цена) и даты, должно быть помечено тегами вместе с любыми пунктами, которые являются предметом более интенсивных переговоров.

В электронной таблице отслеживания контрактов вам нужно будет указать даты прекращения, срока или действия. Это будут даты, когда ваш контракт требует, чтобы что-то произошло, например, оплата, доставка товара или выполнение какого-либо другого условия. Это даты, по которым вы хотите отсортировать электронную таблицу с выделением на основе правил, чтобы вы могли легко увидеть, какие действия приближаются к крайнему сроку. Помните, что мы пытаемся решать все контракты одним методом.

Далее, вот некоторые ключевые поля для столбцов, которые вы, возможно, захотите создать, в зависимости от того, какая информация имеет отношение к вашему бизнесу. Некоторые из них являются обязательными, но другие зависят от типа контракта.

Идентификационный номер контракта: уникальный идентификатор для отслеживания контрактов.
Название контракта: придумайте согласованную схему именования, чтобы контракты было легко найти позже (обязательно)
Контрагент/внешнее контактное лицо: другая названная сторона в договоре, помимо вашей компании, вместе с их контактной информацией, если это необходимо (обязательно)
Отдел/внутреннее контактное лицо: какой бы отдел ни получил задание по выполнению контракта
Дата начала/окончания действия: обратите внимание, что это может не быть датой действия (обязательно)
Тип соглашения: поставщик, соглашение о неразглашении, аренда, заказ на покупку и т. д. (обязательно)
Суммы наличными: в зависимости от того, какая сторона платит, если таковая имеется.
Статус: может быть "активен", "закрыт" или другой (обязательный)
Дата проверки или продления контракта: если в контракте указана дата, вы должны установить хотя бы одну дату для внутренней проверки (обязательно)
Дни для уведомления: требование уведомить другую сторону до продления или прекращения действия.
Примечания: для записи любой другой важной информации.

Могут быть и другие поля, которые целесообразно отслеживать, но приведенные выше поля являются стартовым набором для любого бизнеса. Отдельные компании могут захотеть дополнительно настроить свои поля.

В хорошем шаблоне управления контрактами должны использоваться правила условного форматирования для полей, важных для вашего бизнеса, таких как даты истечения срока действия, чтобы их можно было легко пометить, когда срок их действия приближается.

Шаблон Excel для управления поставщиками

Процесс управления поставщиками состоит из множества движущихся частей, требующих тщательной калибровки для управления отношениями с поставщиками. Использование электронной таблицы Excel или шаблона списка поставщиков для хранения контактной информации, условий оплаты, соглашений о продуктах и услугах и т. д. требует тщательного контроля.

Защита централизованного управления контрактами

Ваша библиотека договоров, база данных или электронная таблица — это, так сказать, «жемчужины в короне» вашей компании, поэтому безопасность электронной таблицы имеет первостепенное значение. Потеря информации о клиентах из-за вирусов, хакерских атак или стандартных нарушений конфиденциальности может привести к ответственности бизнеса, например, к необратимому ухудшению отношений с клиентами, потере дохода и, в самых вопиющих случаях, к юридической ответственности.

Вы можете установить пароль в Excel для отдельных документов, открыв вкладку «Файл», выбрав «Информация» в левом столбце и выбрав «Зашифровать с помощью пароля» в раскрывающемся меню, которое появляется после выбора кнопку «Защитить книгу». Хранение электронной таблицы и электронных копий контрактов должно быть защищено так же, как и любые данные вашей компании, и быть готовыми к немедленному вызову в режиме реального времени.

Достаточно будет центрального хранилища документов с использованием Google Docs, DocuSign, DropBox или других стандартных офисных общих хранилищ, а пароль будет передаваться только тем товарищам по команде, которым непосредственно необходимо знать о договорных отношениях.

Отслеживание контрактов и другие недостатки шаблонов и электронных таблиц Excel для управления контрактами

По мере роста вашего бизнеса проблемы с отслеживанием контрактов в электронных таблицах быстро становятся очевидными. Вкратце, вот некоторые подводные камни, на которые следует обратить внимание:

Контроль версий. Если многим коллегам требуется доступ для редактирования одного документа, может быть сложно отслеживать изменения и право собственности.
Ошибки. В больших таблицах со временем могут накапливаться такие ошибки, как опечатки, особенно если они основаны на ручном чтении и вводе данных.
Отсутствие безопасности. Электронная таблица — довольно хрупкий инструмент, с помощью которого можно доверять конфиденциальности вашей компании.
Сложная редакция: чтобы ввести новое поле для отслеживания, вы можете создать новый столбец, но тогда вам придется заполнить все предыдущие контракты для этого столбца.
Нет интеграции с другими инструментами для работы с контрактами: электронную таблицу достаточно легко импортировать в базу данных, но это может оказаться бесполезным.

Более того, как только компания увеличивает объем своих контрактов, пролистывание электронной таблицы в поисках одной точки данных превращается в поиск пресловутой иголки в стоге сена. Также вероятно, что вашей компании потребуется начать работу с несколькими типами контрактов, такими как контракты с поставщиками, документы о соответствии, заказы на работу и многое другое.

Управление всеми этими различными видами контрактов в одной таблице становится невыполнимым и неэффективным, а разделение их на несколько страниц — лишь временное решение. По мере роста компании затраты времени и усилий (и, следовательно, денег) на использование электронной таблицы в качестве основного инструмента управления контрактами увеличиваются в геометрической прогрессии.

Шаги по внедрению программного обеспечения для управления контрактами

Если ваш бизнес вырос до такой степени, что надзор за выполнением контрактов стал работой на полный рабочий день для всех, сначала поздравьте себя с процветающим предприятием. Однако теперь пришло время подумать об активизации вашей контрактной игры. Вы можете настроить некоторые процессы для следующего этапа роста вашего бизнеса:

Анализ процесса создания контрактов: как они согласовываются, какие шаблоны используются для их составления и каков процесс передачи после их завершения?
Аудит процесса обработки контрактов: прозрачны ли данные контракта для каждого члена команды, которому необходимо их видеть?Как условия договора доводятся до сведения ответственного персонала?
Организация системы управления контрактами: кто контролирует выполнение контрактов? Кто просматривает контракты, чтобы обновлять или продлевать их? Кто-нибудь следит за выполнением условий контрагента?
Назначение специалиста по контрактам: если применимо, вам может понадобиться юридическая помощь, чтобы обеспечить соблюдение не только требований других сторон, но и законов и нормативных актов в вашей отрасли.

Эффективный процесс управления контрактами в вашей компании должен преследовать такие цели, как:

Снижение затрат: чем больше вы автоматизируете, тем больше времени экономите.
Снижение рисков: снижение рисков также снижает затраты
Планирование проекта: знание обязательств компании и их графиков поможет вам разработать план управления проектом.
Упрощение составления нового контракта: хорошая видимость существующих контрактов служит руководством для создания нового.
Оценка исполнения контракта по отношению к KPI: ключевые показатели эффективности, какие бы из них вы ни измеряли, всегда будут отражать эффективность контракта вашей компании.

Серьезным предприятиям нужна автоматизированная система управления контрактами, чтобы ускорить управление контрактами. Программное обеспечение Evisort CLM предоставляет юридическим отделам уведомления об истечении срока действия и других потенциально дорогостоящих событиях, которые могут остаться незамеченными в традиционных системах.

Кроме того, возможность мгновенного поиска и редактирования контрактов освобождает юридические группы для более важных действий, таких как переговоры по контрактам, упрощает процесс контракта и обеспечивает отслеживаемый контрольный журнал. Evisort – это идеальное решение для управления контрактами с использованием ИИ.

Если вы чувствуете, что ваш бизнес готов к окончательной эволюции управления контрактами, присоединившись к революции искусственного интеллекта в решениях по управлению контрактами, мы в Evisort готовы помочь и в этом! Хранение контрактов в облачной системе снижает затраты на физическое хранение ряда контрактов.

Подпишитесь, чтобы получать обновления

Знаете ли вы? Contract Hound – это одна из лучших инвестиций, которую вы можете сделать, чтобы никогда больше не терять контракт.

Excel как инструмент управления контрактами, похоже, никуда не денется. Невероятно, но 60 % федеральных подрядчиков говорят, что они используют Excel для отслеживания своих соглашений (согласно Baker Tilly). Это означает, что если вы отслеживаете контракты в Excel, вы не одиноки.

Однако мы не рекомендуем это всем. В статье ниже мы объясним, почему, но если вы не уверены, мы также дадим вам несколько советов и поможем, как заставить это работать.

Мы разработали эту статью, чтобы охватить все, что вам нужно знать (хотя мы не всегда рекомендуем это!) – вот что мы рассмотрим:

Почему управление контрактами в Excel может быть решением для управления жизненным циклом контрактов?

Мы рекомендуем использовать надежный инструмент управления контрактами, когда это возможно, но мы допускаем, что в некоторых случаях Excel может просто выполнить эту работу.

Мы видели, что шаблон заключения контрактов в Excel работает для:

Небольшие предприятия, в которых работает менее десяти человек и в которых не так много дублирующихся функций.
Неспециализированные сотрудники, работающие в качестве менеджеров по контрактам, которые просто хотят быстро найти решение и могут справиться с дополнительными накладными расходами.
Компании с небольшим количеством контрактов, которым просто нужен способ отслеживать менее десяти документов.

Как начать управлять контрактами с помощью Excel

Когда вы настраиваете свою систему электронных таблиц для управления своими контрактами, вам нужно следовать процессу, который выглядит примерно так.

1) Определите ключевые поля

Пройдитесь по своим существующим контрактам и отметьте ключевые поля, которые вы хотите отслеживать (например, имя вашего клиента, дату подписания контракта, дату истечения срока действия контракта, тип контракта и т. д.).< /p>

Названия сторон, условия продажи и любые другие пункты, которые являются предметом более интенсивных переговоров, должны быть помечены тегами вместе с элементами, введенными вручную.

СОВЕТ ДЛЯ ЭКОНОМИКИ ВРЕМЕНИ. Добавьте каждое ключевое поле в список в Excel. Затем, когда вы дойдете до шага 5 ниже, скопируйте свой вертикальный список, щелкните правой кнопкой мыши в поле A1 и нажмите «Вставить транспонировать». Вуаля! Теперь ваш список будет состоять из заголовков столбцов — никакого переписывания!

2) Определите, что вы можете автоматически вычислить в электронной таблице

Где вы можете создать формулу для каждого идентифицированного вами тега, которая будет автоматически вычислять отношения между различными полями. Например, вы можете использовать формулу для расчета даты истечения срока действия как количества дней после даты подписания (например,если контракт подписан 1 января 2015 г., дата истечения срока действия будет на 365 дней позже, 1 января 2016 г.).

3) Определите, что вам нужно добавить вручную

Если вы не можете создать формулу, которая автоматически вычисляет ключевые поля, определите, что вам нужно добавить в электронную таблицу вручную.

Например, если вы отслеживаете стоимость контракта, вам нужно вручную добавить стоимость каждого контракта, который вы вводите в свою электронную таблицу.

4) Определите, что вам нужно обновить вручную

Если вы вручную добавляете информацию в электронную таблицу, определите, что вам нужно обновить вручную.

Например, если вы вручную отслеживаете стоимость контракта, вам нужно знать, регулярно ли она меняется, и что вам придется вернуться и поддерживать свою таблицу в актуальном состоянии.

5) Настройте электронную таблицу

Создайте электронную таблицу, включающую ключевые поля для каждого столбца.

Затем добавьте формулы для автоматически вычисляемых полей. (Например, если вы отслеживаете стоимость контракта, создайте столбец «Общая стоимость контракта», содержащий формулу для расчета стоимости контракта как количество месяцев, умноженное на сумму контракта.)

Для каждого поля, в которое вы добавляете информацию вручную, мы рекомендуем создать цвет столбца, обозначающий «Ручной ввод». Вы должны сделать то же самое для автоматически вычисляемых столбцов.

Ключевые поля для электронной таблицы отслеживания контрактов

Клиент
Тип контракта
Срок действия договора
Стоимость контракта
Дата подписания
Срок действия
Менеджер проекта
Название проекта
Менеджер по контрактам
Дата первого и последнего платежа
Общее количество результатов/обязательств
Количество завершенных результатов
Количество ожидающих результатов
Дата последнего платежа
Количество оставшихся месяцев
Общая стоимость на сегодняшний день
Общая сумма, выплаченная на сегодняшний день
Общая сумма, оставшаяся
Количество оставшихся дней
Статус
Название или контактное лицо внутренней команды
Название или контактное лицо внешней команды
Внешний консультант
Расходы по контракту
Расходы по проекту

6) Создайте стандартную рабочую процедуру для обновления электронной таблицы контракта

После того как вы создали электронную таблицу, создайте стандартную рабочую процедуру, чтобы убедиться, что она актуальна. Эта СОП должна включать информацию о том, как часто вы будете просматривать контракты и когда будете вносить обновления в электронную таблицу.

Например, вы можете решить, что будете просматривать все свои контракты первого числа каждого месяца и в этот же день будете вносить изменения в свою таблицу.

СОП также должна содержать информацию о том, как вы будете обеспечивать актуальность своей таблицы. Например, вы можете потребовать, чтобы каждый раз при подписании контракта менеджер по контрактам немедленно добавлял контракт в вашу электронную таблицу.

Вы также захотите указать, как вы будете обрабатывать любые изменения в ваших контрактах, например, если изменится стоимость контракта, если вы добавите новый результат или если контракт будет расторгнут.

Ваша СОП должна быть всеобъемлющей — это немного мрачно, но вы должны работать, используя правило «Что, если меня собьет автобус?», и гарантировать, что любой в вашей организации может взять вашу таблицу контрактов и использовать ее!

Недостаток шаблонов и электронных таблиц Excel для управления контрактами

Не будем себя обманывать: электронные таблицы не идеальны. Чаще всего вам будет лучше использовать высококачественный трекер контрактов, даже если он такой же простой, как Contract Hound, который действительно создан для отслеживания контрактов. Вы также можете рассмотреть более полнофункциональное решение (см. наш список здесь).

Дело в том, что электронные таблицы содержат ошибки. И их много — до 90% электронных таблиц содержат ошибки, согласно одному исследованию. Будь то расходы финансовых учреждений на миллиарды долларов (как в этом случае) или задержка важных отчетов о состоянии здоровья (как испытала Национальная служба здравоохранения), электронные таблицы настолько эффективны, что в тот или иной момент они почти обречены на ошибку.

Это означает, что если контракты имеют решающее значение для вашей организации, вы можете отказаться от Excel.

Помимо подверженности ошибкам, есть и другие причины быть осторожными при отслеживании контрактов в Excel:

1) Это сложно
Хотите сделать ссылку на другой документ? Отслеживать сроки действия? Обрабатывать новые версии? Все эти задачи не поддаются простой электронной таблице, поэтому, прежде чем вы это узнаете, ваша простая таблица отслеживания контрактов в Excel превратилась в ад макросов.

2) Это не централизовано
Люди не могут получить доступ к работе друг друга, а если и могут, то часто перезаписывают ее! Кроме того, он делегирует ответственность за электронную таблицу одному члену основной команды, что сопряжено со значительным риском, если этот человек не может выполнять свои обязанности.

3) Он не интегрирован
Хотите отправить договор на подпись через Docusign? Подготовьтесь к совершенно новому рабочему процессу, используя различные инструменты, которые вы будете пытаться синхронизировать с этой надежной электронной таблицей.

4) Это угроза безопасности.
Файлы XLS такие… портативные. Они прекрасно поместятся на флэш-накопителе (его легко оставить в поезде) или в виде вложения электронной почты, пересланного увольняющимся сотрудником. Стоит ли рисковать?

Как настроить шаблон управления контрактами в Excel

Ознакомьтесь с разделом выше, чтобы узнать о часто используемых полях, которые вы можете добавить.

В этой статье речь идет об Excel, но вы с таким же успехом можете использовать более современное облачное решение, такое как Google Sheets или Airtable. Преимущество обоих этих инструментов заключается в том, что они синхронизируются, когда несколько пользователей обращаются к таблицам.

При создании шаблона управления контрактами создайте несколько листов как часть решения:

Список договоров на одном листе
Список контактов организации (название компании, имя представителя, основные контактные данные и т. д.) в другом
Перечислите любые внутренние списки выбора (например, название команды или менеджера по контракту) в другом

В итоге должно получиться что-то вроде этого:

Вы можете сделать гиперссылку с контрактов на таблицу контактов организации, чтобы всегда знать, к какой компании обратиться для данного контакта.

Расширенные методы управления контрактом с помощью электронной таблицы

Если ваши навыки работы с Excel выше среднего, вы можете попробовать сделать следующее:

1) Автоматический расчет сроков действия по датам начала с добавлением даты

Добавьте еще один столбец, в котором к дате начала добавляется срок действия контракта в днях. Вуаля, срок годности истек!

2) Условное форматирование для срочности контракта

Используя скрытые поля и вариант описанного выше приема, вы можете подсчитать, сколько дней осталось по контракту. =TODAY() даст вам сегодняшнюю дату, которую затем можно вычесть из даты истечения срока, чтобы определить, сколько дней осталось по контракту.

Затем используйте условное форматирование, чтобы придать этой ячейке (или всей строке) определенный цвет, если срок действия контракта подходит к концу. Например, вы можете создать правило, которое выделяет строку красным цветом, если в столбце оставшихся дней меньше 30, а затем другое правило, которое выделяет ее оранжевым цветом, если оно находится между 30 и 60.

Таким образом, вы сможете легко увидеть свои самые срочные контракты.

3) Чтение входных данных с других листов

Вы можете создать еще один лист со сведениями о сотрудниках, командах или списках поставщиков, а затем использовать правила проверки для создания раскрывающихся списков в основной электронной таблице контрактов. Мы сделали это во втором загружаемом примере ниже.

4) Рассчитайте общие суммы по поставщикам или командам с помощью сводных таблиц

Довольно часто суммы контрактов необходимо суммировать. Вы можете создать сводную таблицу в Excel, если хотите, например, просуммировать общую стоимость контракта для одного поставщика.

5) Повышение безопасности управления контрактами в Excel

Контракты являются конфиденциальными, и хотя Excel не является самым безопасным способом хранения сведений о контрактах, есть способы улучшить его. Например, вы можете заблокировать листы, чтобы никто не мог их прочитать без пароля.

Для этого установите пароль на сам файл, щелкнув меню «Файл» и выбрав «Пароли».

Для более гибкого способа защиты ваших контрактов в Excel вы можете заблокировать определенные листы или ячейки. Вы можете получить доступ к этой опции в «Инструментах», а затем в «Защите»:

Здесь вы можете запретить пользователям добавлять новые строки или столбцы, удалять содержимое или фильтровать нежелательными для вас способами.

Вы также можете сделать редактируемыми только определенные ячейки. Это было бы отличным решением, если вы хотите, чтобы команды не добавляли новых поставщиков, но при этом хотели, чтобы они, например, добавляли контракты для существующих поставщиков. Вы просто заблокируете весь лист, а затем выберите определенные ячейки как разблокированные, но убедитесь, что эти ячейки считываются из списка проверки данных.

Бесплатные шаблоны управления контрактами в Excel

Мы создали несколько шаблонов, которые вы можете использовать.

Все эти шаблоны электронных таблиц позволяют отслеживать контракты, даты истечения срока действия, сроки выполнения, период времени (срок контракта), статус и некоторую информацию о контактах и обязательствах. Мы постепенно усложняли их — последний вариант также включает несколько полей для утверждения.

Простой шаблон управления контрактами (скачать через Excel/Google Таблицы):

Простой шаблон управления контрактами с отслеживаемыми контактами организации (скачать через Excel/Google Таблицы)

Простой шаблон управления контрактами со списком утверждающих (скачать через Excel/Google Таблицы):

У нас также есть ссылки на другие варианты в Интернете:

Коммерческие шаблоны Excel для рассмотрения

Если вы не очень хорошо разбираетесь в Excel, можно купить готовые электронные таблицы со встроенными функциями отслеживания контрактов. Рассмотрите следующие варианты:

Шаблон управления контрактами Adnia ($59)

Все ваши данные по управлению контрактами содержатся на одном листе.
Хорошие графики и диаграммы для обзора данных.
Информационные панели, основанные на времени

Шаблон управления контрактами Luz (4,90 долл. США/м)

Этот вариант оплачивается как ежемесячная подписка, что, по нашему мнению, не подходит для многих компаний (поскольку это все еще шаблон Excel). Тем не менее, это аккуратный лист со встроенными базовыми функциями панели управления.

Расширенный менеджер контрактов Excel (44 доллара США)

Если вы цените свое время, это может быть хорошим вариантом. В нем нет ничего особенного, но он очень доступен и включает в себя несколько отличных макросов, которые вы, вероятно, не захотите собирать самостоятельно.

Загрузите его с PME4U.

Почему вам следует использовать решение для управления контрактами, такое как Contract Hound

Конечно, если у вас есть бюджет на управление контрактами, мы настоятельно рекомендуем вам попробовать Contract Hound.

Это действительно просто — проще, чем электронная таблица. Он может легко поддерживать несколько пользователей (в отличие от Excel) и предлагает значительно лучшие функции контроля версий, напоминаний и утверждения контрактов, чем электронные таблицы.

Мы надеемся, что это руководство по управлению контрактами с помощью электронных таблиц было полезным, но, честно говоря, сделайте одолжение своей организации и попробуйте Contract Hound бесплатно уже сегодня. Вы не пожалеете!

Читайте также: