Как сохранить электронную почту на компьютере

Обновлено: 21.11.2024

Личная копия вашей рабочей электронной почты определенно может пригодиться как до, так и после ухода с работы. Вы можете обратиться к ним позже, например, чтобы задокументировать полученные вами отзывы или проекты, над которыми вы работали, например, для образцов для вашего следующего концерта.

Существует несколько способов создания резервных копий рабочих писем. Мы рассмотрим несколько вариантов для Outlook и Gmail, но прежде чем мы начнем, знайте следующее: ваша рабочая электронная почта принадлежит вашей компании. Чтобы избежать каких-либо юридических последствий, проконсультируйтесь со своим ИТ-отделом или руководителем, прежде чем архивировать свою электронную почту, иначе вы окажетесь в конце неприятного судебного процесса .

Как создать резервную копию электронной почты Outlook

Экспортировать все в файл Outlook .PST

Чтобы создать резервную копию всей вашей электронной почты, включая подпапки, используйте функцию экспорта Outlook. В самых последних версиях Outlook этот параметр находится в разделе «Файл» > «Открыть и экспортировать» > «Импорт/экспорт» > «Экспорт в файл».

Ваша резервная копия будет содержать вашу почту, календарь, контакты и. Затем вы можете взять этот PST-файл и открыть его на другом компьютере — либо в другой версии Outlook, либо в другой почтовой программе, либо в некоторых сторонних приложениях.

Перетащите электронные письма из Outlook в папку на рабочем столе

Если вы не хотите сохранять весь архив, вы можете выбрать отдельные сообщения и перетащить их в папку в Проводнике Windows (или Finder, если вы используете Mac). Это сохраняет электронные письма в виде отдельных файлов .MSG с темой в качестве имени файла, вместе с любыми вложениями.

Умный и интерактивный тизер с самовращающимся шариком

Лучший партнер вашей кошки по играм.
Умный самовращающийся мяч будет поддерживать активность ваших котят. Наблюдайте, как ваша кошка прыгает и охотится за движущимся мячом — активируется простым прикосновением когтя. Заставьте свою кошку ходить по дому и помогите ей быть здоровой.

Вы сможете повторно открыть эти сообщения в Outlook для Windows, но не в другом почтовом клиенте, поскольку формат .MSG является собственностью Outlook. (Если вы хотите использовать другую программу для их чтения, вам нужно изучить конвертер MSG или программное обеспечение для просмотра.) На вашем Mac перетаскивание сообщений в Finder сохранит их в виде файлов .EML, которые вы затем можете открыть в других почтовые клиенты.

Используйте команду "Сохранить как" в Outlook

Чтобы сохранить отдельные сообщения электронной почты в Outlook, команда «Файл» > «Сохранить как» позволит сохранять сообщения в более универсальных форматах, таких как текст, RTF и HTML. К сожалению, вам также придется сохранять любые вложения по отдельности, и это идеально подходит только для сохранения нескольких сообщений за раз.

Создавайте резервные копии писем Gmail

Использовать Google Архиватор

Это самый простой вариант для Gmail. Вы можете загрузить и экспортировать все свои данные Google, включая электронные письма, для дальнейшего использования или использования с другой службой. Перейдите в Google Takeout и выберите службы Google, которые вы хотите включить в свой архив. Вы также выберете способ доставки (например, добавление архива в Dropbox или отправка загружаемого файла по электронной почте) и частоту экспорта (один раз или каждые несколько месяцев в течение года).

В Outlook есть несколько вариантов сохранения сообщения электронной почты. Полученное сообщение, например, можно сохранить в виде файла на вашем компьютере или в другой папке в Outlook. Сообщение, которое вы создаете, можно сохранить как черновик и закончить позже.

Совет. Хотите сохранить сообщение электронной почты в виде файла PDF? В Windows 10 используйте команду «Печать», чтобы напечатать сообщение в формате PDF. Дополнительные инструкции для других версий Windows см. в разделе Сохранение сообщения в виде файла PDF.

Сохранение сообщения в виде файла на компьютере или в облаке

Дважды щелкните сообщение, которое хотите сохранить, и в меню "Файл" выберите "Сохранить как".

В диалоговом окне "Сохранить как" на панели "Папка" выберите папку, а затем место в этой выбранной папке, где вы хотите сохранить файл.

В поле Имя файла введите имя файла.

В списке Тип файла примите тип по умолчанию или выберите другой тип файла в списке.

Что бы вы хотели сделать?

Outlook не включает PDF в качестве одного из типов файлов «Сохранить как» по умолчанию. Утилита Microsoft Print To PDF, включенная в Windows 10, позволяет печатать любое сообщение электронной почты непосредственно в PDF-файл.Если у вас не Windows 10, вы можете сохранить сообщение электронной почты в виде файла HTML, открыть этот файл в Word, а затем использовать функцию "Сохранить как" в Word, чтобы сохранить сообщение электронной почты в виде файла PDF.

Сохранить как (или распечатать) файл PDF в Windows 10

Откройте сообщение, которое хотите сохранить, и на вкладке "Файл" нажмите "Печать".

В раскрывающемся списке "Принтер" выберите Microsoft Print to PDF.

Выберите «Печать».

В поле «Сохранить вывод на печать как» выберите папку для PDF-файла и введите имя файла. Затем выберите Сохранить.

Сохранить как PDF в других версиях Windows

Откройте сообщение, которое хотите сохранить, и на вкладке "Файл" нажмите "Сохранить как".

В поле Имя файла введите имя файла.

В списке Тип файла выберите HTML, а затем выберите Сохранить.

Откройте Word и выберите «Файл» > «Открыть».

Выберите HTML-файл, сохраненный на шаге 4.

Выберите «Файл» > «Сохранить как», а затем выберите PDF (*.pdf) в раскрывающемся списке типов файлов, прежде чем выбрать «Сохранить».

Если вы хотите сохранить сообщение в другой папке Outlook, проще всего это сделать, переместив или скопировав сообщение в папку назначения. См. раздел Перемещение или копирование элемента в другую папку.

Outlook не может сохранить сообщение непосредственно в виде файла документа Word. Однако вы можете сохранить сообщение в виде файла HTML, а затем открыть этот файл в Word. При сохранении сообщения электронной почты в виде HTML-файла сохраняются все форматирование, изображения и ссылки, а также информация заголовка, в том числе информация «От», «Кому», «Копия» и «Тема».

Откройте сообщение, которое хотите сохранить, и на вкладке "Файл" нажмите "Сохранить как".

В поле Имя файла введите имя файла.

В списке Тип файла выберите HTML, а затем выберите Сохранить.

Откройте Word и выберите «Файл» > «Открыть».

Выберите HTML-файл, сохраненный на шаге 4.

Выберите «Файл» > «Сохранить как», а затем выберите «Документ Word (*.docx)» в раскрывающемся списке типов файлов, прежде чем выбрать «Сохранить».

Используйте шаблоны электронной почты для отправки сообщений, содержащих информацию, которая не меняется от сообщения к сообщению. Вы можете создать и сохранить сообщение как шаблон, а затем использовать этот шаблон. Добавьте любую новую информацию перед отправкой шаблона в виде сообщения.

Совет. Дополнительные сведения об использовании шаблонов см. в разделе Отправка сообщения электронной почты на основе шаблона.

На вкладке "Главная" нажмите "Новый адрес электронной почты".

В теле сообщения введите желаемое содержание.

В окне сообщения перейдите на вкладку "Файл" и нажмите "Сохранить как".

В поле "Сохранить как" в списке "Тип файла" выберите "Шаблон Outlook".

В поле "Имя файла" введите имя шаблона и нажмите "Сохранить".

На вкладке "Главная" в группе "Новая" нажмите "Новая электронная почта" или нажмите Ctrl + Shift + M.

В теле сообщения введите желаемое содержание.

В окне сообщения на вкладке "Файл" нажмите "Сохранить как".

В диалоговом окне "Сохранить как" в списке "Тип файла" выберите "Шаблон Outlook".

В поле "Имя файла" введите имя шаблона и нажмите "Сохранить".

По умолчанию шаблоны сохраняются в следующих папках:

Windows 7 и Vista
C:\Users\Имя пользователя\Appdata\Roaming\Microsoft\Templates

Windows XP
C:\Documents and Settings\Имя пользователя\Application Data\Roaming\Microsoft\Templates

Outlook поддерживает Unicode, стандарт кодировки символов, который позволяет представлять большинство письменных языков мира с помощью одного набора символов. Если вы работаете в многонациональной организации или обмениваетесь сообщениями и элементами с людьми, использующими Outlook на компьютерах с другими языками, вы можете воспользоваться поддержкой Unicode в Outlook.

Чтобы по умолчанию сохранять сообщения в кодировке Unicode

На вкладке "Файл". выберите «Параметры» > «Почта».

В разделе "Сохранить сообщения" установите флажок "Использовать формат Unicode".

Любое сообщение, которое вы создаете, но не отправляете, автоматически сохраняется в папке «Черновики». Вы можете вернуться в Outlook позже и найти неотправленное сообщение.

Чтобы вручную сохранить черновик сообщения

Выполните одно из следующих действий:

На панели быстрого доступа нажмите "Сохранить".

На вкладке "Файл" нажмите "Сохранить".

Чтобы вернуться к сохраненному черновику сообщения

В Почте на панели «Папка» нажмите «Черновики», а затем дважды щелкните сообщение.

По умолчанию незаконченные сообщения сохраняются в папке "Черновики" каждые три минуты. Вы можете изменить этот временной интервал или местоположение.

На вкладке "Файл" нажмите "Параметры" > "Почта".

В разделе "Сохранить сообщения" выполните одно или несколько из следующих действий:

Чтобы изменить место сохранения черновиков, в списке "Сохранить в эту папку" выберите "Черновики", "Входящие", "Отправленные" или "Исходящие".

Чтобы изменить частоту сохранения черновиков, в поле Автоматически сохранять элементы, которые не были отправлены после указанного количества минут, введите число от 1 до 99.

Важно! Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать в любом месте с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Что бы вы хотели сделать?

Чтобы по умолчанию сохранять сообщения в кодировке Unicode

В меню "Инструменты". нажмите Параметры.

На вкладке "Другое" нажмите "Дополнительные параметры".

Установите флажок Использовать формат сообщения Unicode при сохранении сообщений.

Outlook не может сохранить сообщение непосредственно в виде файла документа Word. Однако вы можете скопировать содержимое сообщения в документ Word.

Вы можете копировать только тело сообщения. Но вы также можете включить информацию заголовка сообщения, которая включает поля От, Кому, Копия и Тема.

Скопируйте текст сообщения

Откройте сообщение или щелкните текст сообщения в области чтения.

Нажмите Ctrl+A, чтобы выделить весь текст сообщения.

Нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать содержимое в буфер обмена Windows.

Откройте документ Word.

Нажмите Ctrl+V, чтобы вставить содержимое из буфера обмена Windows в документ.

Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем нажмите Сохранить.

Сохраните заголовок и текст

В этой процедуре вы поместите информацию о заголовке сообщения в тело сообщения, чтобы вы могли скопировать их на последующих этапах. На самом деле вы не будете пересылать сообщение.

Выполните одно из следующих действий:

Если вы не открыли сообщение в отдельном окне, на вкладке "Главная" в группе "Ответить" нажмите "Переслать".

Если вы уже открыли сообщение в отдельном окне, на вкладке "Сообщение" в группе "Ответить" нажмите "Переслать".

Нажмите Ctrl+A, чтобы выделить весь текст сообщения.

Нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать содержимое в буфер обмена Windows.

Откройте документ Word.

Нажмите Ctrl+V, чтобы вставить содержимое из буфера обмена Windows в документ.

Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем нажмите Сохранить.

Вы можете закрыть окно Outlook, содержащее скопированное содержимое сообщения.

Вы не можете напрямую сохранить сообщение электронной почты в виде файла PDF с помощью Outlook 2007. Однако вы можете использовать информацию в разделе Сохранить полученное сообщение как документ Microsoft Office Word, чтобы сохранить свое сообщение в Microsoft Office Word 2007. отформатируйте, а затем сохраните новый документ как файл PDF.

Система Microsoft Office 2007 предлагает бесплатную надстройку для сохранения или экспорта файлов этого типа, но вы должны сначала установить надстройку, прежде чем сможете ее использовать. Дополнительные сведения о включении поддержки форматов файлов PDF и XPS в Office Word 2007 см. в разделе Включение поддержки других форматов файлов, таких как PDF и XPS.

В меню "Файл" выберите "Создать", а затем нажмите "Почтовое сообщение".

Примечание. Для создания нового сообщения электронной почты также можно использовать сочетание клавиш Ctrl+Shift+M.

В теле сообщения введите желаемое содержание.

В окне сообщения нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите Сохранить как.

В диалоговом окне "Сохранить как" в списке "Тип файла" выберите Шаблон Outlook (*.oft).

В поле "Имя файла" введите имя шаблона и нажмите "Сохранить".

По умолчанию шаблоны сохраняются в следующих папках:

Windows Vista
c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates

Microsoft Windows XP
c:\documents and settings\username\application data\roaming\microsoft\templates

По умолчанию Microsoft Office Outlook автоматически пытается сохранить любое сообщение электронной почты, которое вы создаете, но не отправляете. Вы можете вернуться в Outlook позже и найти неотправленное сообщение.

Чтобы вручную сохранить черновик сообщения

Выполните одно из следующих действий:

На панели быстрого доступа нажмите "Сохранить".

Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем нажмите Сохранить.

Чтобы вернуться к сохраненному черновику и продолжить создание сообщения

В Почте на панели навигации нажмите Черновики, а затем дважды щелкните сообщение.

В меню "Инструменты" нажмите "Параметры".

Нажмите «Параметры электронной почты», а затем нажмите «Дополнительные параметры электронной почты».

Выполните одно или несколько из следующих действий:

Чтобы изменить место сохранения черновиков, в разделе "Сохранить сообщения" в списке "Сохранить неотправленные в" выберите "Черновики", "Входящие", "Отправленные" или "Исходящие".

Чтобы изменить частоту сохранения черновиков, в разделе Сохранение сообщений в поле Автосохранение неотправленных каждые n минут введите число от 1 до 99.

Роб Вудгейт

Роб Вудгейт
Писатель

Роб Вудгейт — писатель и ИТ-консультант с почти 20-летним опытом работы в частном и государственном секторах. Он также работал инструктором, специалистом по технической поддержке, менеджером по доставке, системным администратором и выполнял другие функции, связанные с обеспечением совместной работы людей и технологий. Подробнее.

Обычно электронные письма остаются в вашей почтовой программе, но иногда вам может понадобиться сохранить копию в качестве автономной резервной копии. Вот как сохранить электронное письмо на жестком диске, чтобы оно всегда было доступно и доступно.

Сохранение письма из Gmail

Чтобы сохранить электронное письмо из Gmail, откройте его и нажмите на три точки в правом верхнем углу рядом с кнопкой "Ответить".

В появившемся меню нажмите «Загрузить сообщение».

Ваше электронное письмо будет сохранено в папке загрузки по умолчанию в формате .eml. Это может быть открыто любым почтовым клиентом или любым браузером. Невозможно сохранить несколько электронных писем одновременно, поэтому, если вы хотите загрузить много сообщений, вам придется использовать сервис Google Архиватора для сохранения данных.

Сохранение электронной почты из Microsoft Outlook

Чтобы сохранить электронное письмо из клиента Outlook, откройте его и нажмите "Файл".

Теперь нажмите кнопку "Сохранить как".

Выберите место, где вы хотите сохранить электронное письмо, а затем нажмите кнопку "Сохранить".

Ваше электронное письмо будет сохранено в формате .msg, который является форматом Microsoft, который вам нужно будет открыть в Outlook.

Вы также можете перетащить электронное письмо из Outlook в папку в Windows. Это особенно полезно, если вы хотите сохранить несколько электронных писем. Для этого выберите электронные письма, которые вы хотите сохранить, и перетащите их в папку в проводнике Windows.

Нельзя загружать электронные письма из веб-приложения Outlook, поэтому вам необходимо установить клиент. Однако, если вас интересует содержание электронного письма, а не само электронное письмо, вы можете распечатать электронное письмо в формате PDF из веб-приложения Outlook и вместо этого сохранить его на жестком диске.

Этот метод будет работать как на Windows (начиная с Windows 8), так и на Mac, поскольку в каждом из них есть встроенная функция «Печать в PDF».

Для этого откройте письмо в веб-приложении Outlook, нажмите на три точки в правом верхнем углу, а затем нажмите кнопку "Печать".

В открывшемся окне нажмите «Печать».

В диалоговом окне «Печать» выберите «Печать в PDF».

Для этого мы использовали устройство Windows, но для Mac процесс такой же. Ваше электронное письмо будет распечатано в формате PDF и сохранено в выбранном вами месте.

Сохранение электронной почты из Apple Mail

Чтобы сохранить электронное письмо из Apple Mail, откройте его и нажмите «Файл» > «Сохранить как».

В открывшейся панели измените имя письма (если требуется), выберите место для его сохранения и нажмите кнопку «Сохранить».

Электронное письмо будет сохранено в формате .rtf (расширенный текстовый формат), а не в определенном формате электронной почты. Вы можете изменить это при сохранении, выбрав «Необработанный источник сообщения» или «Обычный текст».

Как и Outlook, Apple Mail позволяет перетаскивать электронные письма, поэтому, если у вас есть несколько электронных писем, вы можете выбрать их все и перетащить в нужное место.

› Как удалить и восстановить удаленные электронные письма в Gmail
› Как переслать письмо как вложение в Gmail
› Сколько оперативной памяти требуется вашему ПК?
› 7 основных функций Microsoft Excel для составления бюджета
› 5 вещей, которые вы, вероятно, не знали о GIF-файлах
› QWERTY-клавиатура — самая большая неразгаданная тайна технологий
› Что означает ИК и как вы его используете?
› Matter — это долгожданный стандарт умного дома

Несмотря на то, что Gmail, служба электронной почты Google, чрезвычайно надежна, вы все равно можете загружать важную деловую корреспонденцию на диск своего компьютера. Резервное копирование Gmail — это программа, созданная специально для этой цели, но она содержит ошибки и несовместима с Windows 7, поскольку не обновлялась с 2009 года. На момент написания этой статьи лучший способ сохранять сообщения электронной почты Google — использовать программу электронной почты на рабочем столе. , так как Gmail использует стандартную почтовую систему POP3. Thunderbird, который предоставляется бесплатно, и Microsoft Outlook, который входит в комплект поставки Microsoft Office, легко настраиваются для работы с Gmail.

Запустите Gmail и войдите под своим обычным именем пользователя и паролем. Подождите секунду или две, пока ваш почтовый ящик откроется.

Нажмите значок шестеренки на белом фоне, расположенный в правом углу страницы почтового ящика, чтобы открыть окно основных настроек. В появившемся раскрывающемся меню выберите «Настройки».

Перейдите на вкладку "Пересылка и POP/IMAP" на странице настроек. Это пятая вкладка слева.

Прокрутите вниз до раздела Pop Download на странице, который является вторым разделом сверху. Установите либо верхний переключатель с пометкой «Включить POP для всей почты (даже почты, которая уже была загружена)», либо кнопку справа под ней с пометкой «Включить POP для почты, поступающей с этого момента», в зависимости от того, хотите ли вы загружать и сохранять старые сообщения на ваш компьютер.

Выберите наиболее удобный для вас вариант в раскрывающемся меню под переключателями с пометкой: "При доступе к сообщениям по протоколу POP". Сохранение параметра по умолчанию «Сохранить копию Gmail в папке «Входящие»» обычно является наиболее удобным выбором. Кроме того, вы можете выбрать "Отметить копию Gmail как прочитанную", "Архивировать копию Gmail" или "Удалить копию Gmail" в зависимости от того, как вы хотите обрабатывать копию, оставшуюся в вашем ящике Gmail.

Нажмите кнопку "Сохранить изменения" внизу страницы.

Запустите почтовый клиент и откройте приглашение, которое вы используете для добавления новой учетной записи. Нажмите «Локальные папки» в левом столбце домашней страницы Thunderbird, а затем нажмите «Добавить новую учетную запись».

Вы также можете нажать «Файл», затем «Информация», а затем нажать на приглашение «Добавить учетную запись», отмеченное знаком «плюс» и расположенное в верхней части информационной страницы Outlook.

При использовании Thunderbird введите запрошенную информацию для своей учетной записи Gmail в соответствующие текстовые поля в появившемся окне. Нажмите на приглашение "Продолжить" и разрешите автоматической настройке учетной записи подтвердить настройки учетной записи.

При использовании Outlook установите переключатель "Настроить сервер или дополнительные типы серверов вручную" в нижней части окна учетной записи Microsoft Outlook и следуйте инструкциям на шагах 9 и 10.

Нажмите «Далее» в нижней части окна с информацией об учетной записи в Outlook. Подождите секунду, пока не появится диалоговое окно «Выбрать службу». Нажмите «Далее» еще раз, убедившись, что в диалоговом окне «Выбор службы» установлен флажок «Электронная почта Интернета по умолчанию», и подождите секунду, пока не появится диалоговое окно «Настройки электронной почты Интернета». Введите всю информацию для вашей учетной записи Gmail в соответствующие поля. Введите «pop.gmail.com» в качестве сервера входящей почты и «smtp.gmail.com» в качестве сервера исходящей почты. Введите весь свой адрес электронной почты, включая "@gmail.com", в поле "Имя пользователя".

Нажмите кнопку «Дополнительные настройки» в нижней правой части диалогового окна и подождите секунду, пока не появится окно «Настройки электронной почты Интернета». Перейдите на вкладку «Сервер исходящей почты» и установите флажок «Мой сервер исходящей почты (SMTP) требует аутентификации». Установите флажок по умолчанию «Использовать те же настройки, что и для моего сервера входящей почты» и нажмите «ОК». Нажмите «Далее» и подождите несколько секунд, пока система отправит и получит тестовые сообщения электронной почты. Нажмите «Закрыть» в окне тестового сообщения, а затем «Готово» в главном диалоговом окне, чтобы вернуться в главное окно Outlook.

Загрузите почту для своей новой учетной записи, выбрав «Отправить/получить»." Все загружаемые вами сообщения электронной почты теперь хранятся в почтовой папке на жестком диске.

Читайте также: