Как систематизировать информацию на компьютере

Обновлено: 22.11.2024

Представьте, что утром вы собираетесь на работу. Вам нужно найти, что надеть, поэтому вы открываете ящик комода и обнаруживаете три носка, шапку и свитер. Вы открываете другой ящик, чтобы найти старый праздничный костюм. Поиск наряда занимает так много времени, что вы чувствуете стресс и опаздываете.

Возможно, ваша одежда более организована, но ваши файлы могут быть иными. Так же утомительно и долго искать нужные документы, когда они вам нужны. На самом деле, согласно недавнему опросу, 57 % офисных работников в США говорят, что одной из трех главных проблем у них является быстрый поиск файлов и документов.

Хорошие новости: вы можете сэкономить время и научиться упорядочивать цифровые файлы, следуя нескольким рекомендациям. Главное — выбрать систему, четко донести ее до всех в организации и быть последовательным.

Вот вам руководство по организации цифровых файлов.

Организация цифровых файлов может занять всю вашу жизнь, если вы позволите этому, поэтому начните с четкого определения того, чего вы хотите достичь. Таким образом, вы не допустите, чтобы проект занял больше времени и ресурсов, чем вам хотелось бы.

Начните с вопросов, кто, когда и как:

Кому нужно разбираться в вашей системе организации цифровых файлов? Очевидный ответ — «все», но учтите потребности людей, которые не очень разбираются в технологиях, и тех, кто будет обращаться к вашим файлам лишь изредка.
Когда вы начнете это делать и сколько времени сможете потратить?
Как вы узнаете, что добились успеха?

Вот пример: «Все 22 сотрудника должны понимать нашу новую организацию цифровых файлов, но особенно писатели и графические дизайнеры, поскольку они создают файлы. Офис-менеджер начнет с того, что потратит на это один день в пятницу, а затем по часу или около того каждую неделю. Мы узнаем, сработало ли это, если руководителям проектов станет проще и быстрее находить последние файлы для клиентских проектов».

Поговорите с руководством вашей организации, чтобы понять их приоритеты. Если у вас есть время, получите информацию от всех. Вот несколько вопросов для начала:

Что им нравится и что не нравится в текущей системе организации файлов на компьютере?
Что сбивает с толку или что трудно найти?
Что они предлагают по организации цифровых файлов? Что помогло им в прошлом?

Помимо их отзывов, вот что еще вам нужно:

Инструменты: ваш компьютер и программное обеспечение для обмена файлами в Интернете. Файлы лучше хранить на облачном сервере, а не локально, потому что к ним проще получить доступ для всех.
Расходные материалы: бумага и ручка для заметок или напоминаний (необязательно).
Время: не менее двух часов, если у вас очень мало файлов. Однако вам не обязательно делать все за один присест — разбейте его на части, чтобы было легче управлять.

Определенно есть аргумент в пользу сохранения всего на всякий случай, особенно документов, связанных с налогами. Но если у вас есть дубликаты файлов или документов, на которые вы больше никогда не будете ссылаться, удалите их. Удаляйте файлы до того, как начнете хранить их, чтобы не тратить время на их упорядочение, чтобы удалить их позже. Если вы не уверены, сохранять ли их, поместите их в папку с названием Архив.

Теперь вы готовы приступить к организации, но как? Лучший способ организации файлов на компьютере зависит от вашей организации и ее потребностей. Решите, имеет ли смысл систематизировать файлы по имени, дате, проекту или отделу. После этого рекомендуется начинать структуру папок общего диска с самых широких категорий для основных папок, а затем переходить к более конкретным подпапкам. Вот как это может выглядеть.

Сортировка по имени

Подходит для: организаций, которые в основном идентифицируют проекты по имени клиента или организации, таких как маркетинговые или рекламные агентства.

Плюсы: названия менее двусмысленны, чем другие категории, такие как отрасль или тип продукта. Когда клиент свяжется с вами, легко найти нужную папку.

Минусы: изменение имени клиента или компании может привести к путанице. Бывает сложно сразу вспомнить, когда вы работали над определенным проектом.

Сортировка по дате

Подходит для: организаций с большим количеством файлов, привязанных к определенным периодам времени, например, в сфере финансовых услуг.

Плюсы: легко сосредоточиться на определенном периоде времени, например на квартале или финансовом году.

Минусы: сложнее найти проекты по другим категориям, например по типу проекта.

Организация по проектам

Подходит для: организаций с большим количеством межведомственных взаимодействий, например, менеджер проекта, писатель и графический дизайнер работают вместе над каждым проектом.

Плюсы: легко найти все, что связано с проектом, включая различные типы файлов, потому что все это находится в одном месте.

Минусы: может быть трудно найти связанные проекты, если вы не включите это в структуру именования файлов. Например, рекламное агентство может включить отрасль клиента в имена файлов вместе с названием проекта, чтобы упростить поиск.

Организация по отделам

Подходит для: организаций, в которых отделы достаточно разрознены, например, между финансами, продажами и обслуживанием клиентов мало взаимодействия.

Плюсы: каждая команда знает, где найти свои файлы, поэтому поиск выполняется быстрее.

Минусы: когда отделы сотрудничают, может возникнуть путаница при выборе места для сохранения файлов.

После того как вы решили, как организовать цифровые файлы, решите, как их назвать. Избегайте расплывчатых имен файлов, таких как «draft1.doc» — чем точнее вы укажете, тем проще будет поиск. В идеале имена ваших файлов должны быть достаточно подробными, чтобы вы точно знали, что они представляют собой с первого взгляда.

Начните с самой широкой категории в начале имени файла, например года или отдела, а затем переходите к более конкретной.

Если вы упорядочиваете данные по дате, структура имени вашего файла может быть ГГГГ-ММ-ДД (год месяц день), за которой следуют любые другие данные, которые вы можете искать (например, 2021-06-26_Contoso- Suites_social-media-ads).
Если вы сортируете по названию, проекту или отделу, начните с него, а затем введите все, что вы можете ввести для поиска (например, Contoso-Suites_social-media-ads_2021). ).

В этих примерах имен файлов используются символы подчеркивания (_) и дефисы (-), но это не обязательно. Можно использовать пробелы в именах файлов, но некоторые организации этого не делают, потому что в URL-адресе не может быть пробела — вы получите сообщение об ошибке. Если вы даете имена файлам, которые будут размещены на веб-сайте вашей организации, например логотипу, избегайте пробелов и специальных символов. Что бы вы ни решили, будьте последовательны.

Получите Microsoft Teams бесплатно

Правильно, бесплатно. Как в $0. Работайте вместе с такими функциями, как чат, общий доступ к файлам и видеосвязь.

Самый простой способ — использовать только один файл, сохраненный на общем сервере (а не на чьем-то локальном компьютере), чтобы каждый мог работать вместе в режиме реального времени и не было путаницы в том, какой файл является последним. Используйте программное обеспечение для обработки текстов с отслеживаемыми изменениями, чтобы у вас была запись всех правок.

Еще один вариант — установить четкий порядок окончаний имен файлов и попросить всю организацию придерживаться его. Это полезно, если вы хотите, чтобы каждый этап процесса отмечался отдельным файлом, но это приводит к увеличению количества файлов. Вот пример:

Первый черновик: client_project_draft.doc
Версии от клиента: client_project_clientedits.doc
После включения редакций: client_project_revision1.doc, редакция2 и т. д.
После того, как клиент подпишет правки: client_project_final.doc

Хитрость заключается в том, чтобы не помечать файл как «окончательный», пока он им не станет. Если возможно, дайте клиенту ограничение по времени для исправлений, чтобы избежать бесконечного цикла исправлений.

Существует несколько способов организации изображений, например по году, событию, проекту или отделу. Возможно, будет полезно использовать одну и ту же систему организации цифровых файлов для ваших фотографий, но это не обязательно. Если ваша компания посещает много мероприятий, рассмотрите возможность создания папок для каждого типа мероприятия, например для каждой конференции. Таким образом, если мероприятие ежегодное, легко увидеть, какие изображения вы использовали в предыдущие годы, в одном месте.

Вот пример:

Как и в случае с другими файлами, определитесь с соглашением об именах изображений и придерживайтесь его. Будьте конкретными и описательными, чтобы упростить поиск изображений. Включите год, месяц и день в имя файла (например, 2021-06-26_spring-tradeshow-booth-backdrop.jpg). И стоит повторить: сохраняйте изображения в облако или делайте резервную копию на флешке.

Включите защиту данных в свою стратегию организации цифровых файлов. Настройте параметры общего доступа к файлам и папкам, чтобы люди за пределами вашей организации (например, клиенты и подрядчики) могли получать доступ только к тому, что им нужно.

Некоторое программное обеспечение позволяет детально управлять настройками общего доступа к файлам, поэтому вы можете:

Установите пароли для файлов и папок.
Предоставьте доступ только для чтения.
Запретить скачивание файлов пользователями.

Установите систему, для которой настройки общего доступа будут использоваться для каких файлов. Поделитесь этими рекомендациями со своей командой и разместите их в удобном месте для дальнейшего использования. Не забудьте отозвать доступ к папкам с доступом только для руководства, как только сотрудник уйдет.

Организация тысяч файлов может оказаться сложной задачей, но есть инструменты, которые вам в этом помогут. Чтобы отсортировать файлы, откройте папку, содержащую все файлы, которые вы хотите упорядочить, щелкните правой кнопкой мыши внутри папки, выберите Сортировать по, а затем выберите способ сортировки файлов: по имени, дата, тип, размер или теги.

Тогда проще систематизировать компьютерные файлы за определенный период времени. Переместите их все из одного года в свою папку. При желании создайте вложенные папки для каждого месяца или квартала.

Если вам нужно переименовать много файлов, существуют приложения для массового переименования файлов, некоторые из которых бесплатны. Затем вы можете добавить к именам файлов детали, например год.

Если у вас слишком много папок за несколько лет, вы всегда можете создать папку под названием Архив для папок более чем нескольких лет назад.

Облегчите коллегам возможность правильно называть файлы и сохранять их в нужном месте. Вот как:

Проведите быстрое совещание по новым правилам организации компьютерных файлов, оставив время для вопросов в конце, или отправьте электронное письмо с инструкциями.
Опубликуйте рекомендации в приложении группового чата вашей организации.
Создайте папку шаблона и вложенные папки, на которые люди могут ссылаться в качестве примера.

Убедитесь, что все знают о необходимости регулярного резервного копирования своих файлов. Сохраняйте файлы в облаке, чтобы они были доступны в любом месте. Если людям необходимо сохранять файлы на своих компьютерах, убедитесь, что они сохранили резервную копию.

Вы можете преуспеть в организации цифровых файлов, а другие – нет, поэтому постарайтесь не зацикливаться на этом. Запланируйте периодическое обслуживание файлов, чтобы переместить неуместные файлы, и мягко объясните людям, где находится правильное место. Или назначьте кого-то из вашей команды ответственным за все вопросы по организации файлов. Поощряйте людей сначала спрашивать, а не сохранять что-то не в том месте.

Свяжитесь со своей командой, чтобы узнать, работает ли ваша организационная система, и внесите необходимые изменения. Наконец, поздравьте себя с завершением сложного проекта, который сэкономит вашей организации много времени!

Дальнейшие шаги

Общайтесь и совместно работайте над файлами с помощью бесплатного приложения для группового чата или сразу приступайте к работе с комплексным набором бизнес-приложений, которые помогут вам оставаться организованным.

Об авторе

Команда Microsoft 365 сосредоточена на совместном использовании ресурсов, которые помогут вам начать, управлять и развивать свой бизнес.

Начало работы с Microsoft 365

Это знакомый вам Office, а также инструменты, которые помогут вам лучше работать вместе, чтобы вы могли сделать больше — в любое время и в любом месте.

Если вы читаете это, велика вероятность, что на вашем компьютере бардак. У вас есть файлы по всему рабочему столу, папка «Загрузки» битком набита установщиками приложений двухлетней давности, и кто знает, где находится файл, который вчера понадобился Джейсону из Биллингса. Давайте посмотрим, как это исправить.

Теперь, прежде чем углубляться, нам нужно решить самую большую проблему любой системы организации файлов: вас. Нет смысла создавать сложную файловую систему, в которой каждая папка имеет цветовую кодировку, теги и перекрестные ссылки с любой другой папкой. Это продлится около трех минут.

Ваша первоочередная задача – внедрить систему, которой вы действительно сможете придерживаться. Я хочу, чтобы ты пошел и заглянул в свой шкаф; если все аккуратно организовано, отлично, можно начинать с продвинутых вещей. С другой стороны, если вы даже не можете держать свои рубашки и носки отдельно, то вам нужно начать с очень простой установки, которой вы сможете придерживаться. Помните, что, как и в случае с любой целью, — а у нас есть полное руководство по ее постановке, вам следует ознакомиться — последовательность — это самое важное. Вы можете добавить больше сложности позже.

После этого вы готовы научиться упорядочивать папки? Приступим.

Как организовать компьютерные файлы: определитесь со структурой

Существует три основных способа структурирования файловой системы: на основе проекта или клиента, на основе даты и на основе типа файла. У каждого метода организации папок есть свои плюсы и минусы, и вы можете использовать комбинацию, например, группировать все по проекту, но внутри каждого проекта группировать вещи по типу файла или группировать все по годам, но внутри каждого года группировать по клиенту.

Давайте рассмотрим каждый способ организации компьютерных файлов. Вы должны выбрать метод, который лучше всего подходит для вашего рабочего процесса, и придерживаться его.

1.Проектная или клиентская система организации файлов

Структура, основанная на проекте или клиенте, возможно, проще всего придерживаться. Каждый проект или клиент — то, как вы распределяете вещи, действительно зависит от того, какую работу вы выполняете, — получает свою собственную специальную папку. В каждом проекте или папке клиента вы храните все соответствующие файлы и документы.

Что делает проект или настройку клиента настолько эффективной, так это отсутствие мозгов. Если файл A связан с клиентом X, он помещается в папку X. Если файл B связан с клиентом Y, то, как ни странно, он помещается в папку Y.

Если у вас есть несколько проектов для одних и тех же клиентов, вы можете выделить для каждого проекта собственную папку верхнего уровня или иметь отдельные папки проекта в каждой папке клиента.

Проектная или клиентская файловая система начинает разваливаться, когда вы имеете дело с большим количеством общих файлов, связанных с несколькими проектами или организацией в целом. Вы можете сбрить папку с файлами проекта «Общие», но это может быстро создать больше проблем, чем решить. Точно так же дубликаты файлов почти никогда не являются решением проблемы.

В другом случае вы можете столкнуться с трудностями при настройке проекта или клиента, когда существует множество разных файлов, поэтому в каждой папке полный беспорядок. Решение состоит в том, чтобы использовать одну из двух следующих настроек в папке вашего проекта или клиента.

В целом, я бы рекомендовал использовать проект или клиент, настроенный по умолчанию. Его так просто придерживаться, и он придаст вашему компьютеру немного столь необходимой организации. Даже если каждый проект или папка клиента немного запутаны, все будет намного лучше, чем было.

2. Система организации файлов на основе даты

С структурой, основанной на дате, у вас обычно есть папка для каждого года с подпапкой для каждого месяца. В зависимости от того, со сколькими файлами вы работаете, у вас также могут быть дополнительные подпапки на каждую неделю, хотя это, вероятно, слишком много.

Преимущество структуры, основанной на датах, заключается в том, что с ее помощью очень легко находить файлы за определенный период, например, чтобы просмотреть финансовые показатели за январь за прошлый год.

Структура, основанная на дате, наиболее эффективна, когда вы регулярно выполняете несколько одних и тех же задач или работаете с похожими файлами. Если вы получаете еженедельные финансовые или маркетинговые отчеты, которые представляют собой один и тот же документ, только с разными цифрами, то это идеально. Вы не можете сгруппировать файлы такого типа по проектам, так как в каждой папке будет быстро храниться 200 отчетов — и в любом случае это один и тот же проект — так что вы вернулись к исходной точке.

Проблемы структуры, основанной на дате, связаны с ее сильными сторонами. Если у вас нет большого количества похожих файлов, то это излишество, и вам не нужно будет его придерживаться. Кроме того, это не очень хорошо работает, если вы работаете над одним и тем же файлом в течение длительного периода времени. Вы оставляете маркетинговую презентацию в папке того месяца, в котором она была создана? В каком месяце вы его закончили? В каком месяце вы использовали его в последний раз?

Подумайте, какую работу вы выполняете. Вероятно, будет очень очевидно, подходит ли вам система, основанная на дате, или нет.

3. Система организации файлов на основе типов файлов

Система на основе типа файла группирует все в папки в зависимости от типа файла. Это не обязательно должно быть строго по типу компьютерного файла, вместо этого можно использовать папки с такими именами, как:

маркетинг
презентации
финансы
и тому подобное

В каждой папке вы помещаете все файлы такого типа.

Структуры, основанные на типах файлов, обычно не очень хорошо работают в качестве структуры верхнего уровня, если только вы не работаете только в одной компании (или на себя) и у вас не слишком много файлов для обработки.На самом деле я использую его, так как моя работа в основном состоит из письма, фотографирования и выставления счетов.

Для большинства людей структура, основанная на типах файлов, работает лучше всего, когда она находится внутри структуры, основанной на клиенте, проекте или дате. Если ваши клиентские папки запутались, добавление вложенных папок на основе типов файлов — отличный способ разобраться.

Опять же подумайте о том, какую работу вы выполняете. Если это всего лишь несколько вещей снова и снова, то вам может подойти файловый метод организации папок. В противном случае используйте его для подпапок.

Один — это ничего, а два — это один: резервные копии

Теперь, когда вы решили, как будете упорядочивать файлы и папки, нам нужно поговорить об очень важном: резервном копировании. Жесткие диски могут и выходят из строя. Вы можете зайти однажды утром в свой офис, услышать странный хруст из вашего компьютера и никогда больше не иметь доступа к файлам на нем. Или у вас могут вырвать ноутбук из рук на платформе поезда, пока вы делаете глоток утреннего кофе. Недостаточно просто хорошо упорядочить свои файлы, вам нужно обеспечить их безопасность.

У нас есть полное руководство по созданию надежного плана резервного копирования, а также отдельные статьи о резервном копировании ПК или Mac с помощью Time Machine. Ознакомьтесь с этими статьями, чтобы получить конкретные инструкции. Здесь я просто дам общий обзор.

Чтобы создавать качественные резервные копии, необходимо несколько уровней безопасности. Резервное копирование вашего компьютера на внешний жесткий диск — это хорошо, но что произойдет, если ваш дом сгорит дотла, когда внутри окажется и ваш компьютер, и резервный диск? Все ваши данные исчезли. Здесь на помощь приходят удаленные резервные копии и резервные копии в облаке.

Я предпочитаю хранить все важные файлы в своем Dropbox (хотя вы также можете использовать Google Drive или Microsoft OneDrive), чтобы, как только я их сохранял, они сохранялись в облако. Это не настоящая резервная копия, поскольку нет версий и ограниченных возможностей восстановления, но это отличный первый уровень. Если у вас есть быстрое подключение к Интернету, это разрешено корпоративной политикой и вы не работаете с терабайтами данных, то хранение всех файлов, над которыми вы работаете, в облачной службе — отличный способ обезопасить их. Кроме того, ваши файлы доступны из любого места.

Помимо Dropbox для защиты моих данных, я также пользуюсь специальной облачной службой резервного копирования. Я бы порекомендовал вам проверить Backblaze. Это не только означает, что у меня есть две удаленные копии всех моих файлов, но и возможность восстановить предыдущие версии и восстановить все, если потребуется.

Наконец, когда я делаю что-то, что может привести к потере большого количества данных (например, при обновлении компьютера), я создаю локальную резервную копию, чтобы быстро восстанавливать данные, не дожидаясь их загрузки из Интернета. .

Вам не обязательно копировать мой точный план резервного копирования, но у вас действительно должно быть одно автономное автоматическое резервное копирование всех ваших важных файлов. В противном случае вы рискуете потерять все свои данные.

Подведение итогов

Упорядоченный компьютер намного приятнее в использовании. Если вы знаете, где хранится каждый файл, то это больше не будет кошмаром, когда кто-то придет и попросит такой-то файл двухлетней давности; он находится в папке и подпапке под названием 2016 > Маркетинговые материалы или тому подобное.

И если у вас есть система организации файлов, придерживаться ее не так уж и сложно. Просто потратьте несколько часов днем, чтобы настроить его, и все будет готово.

Ваш персональный компьютер может стать прекрасным инструментом. Он может предоставить вам доступ к Интернету, предоставить вам место для хранения фотографий и документов и позволить вам легко выполнять многие задачи, которые когда-то могли быть трудными. Однако ваш компьютер может стать таким же беспорядком, как и ваш стол, если вы не знаете, как поддерживать его порядок. Хранение файлов на компьютере в порядке позволит вам быстрее получить к ним доступ.

Если у вас есть компьютер какое-то время, скорее всего, у вас накопилось много файлов, фотографий и сообщений электронной почты, которые вам просто больше не нужны. Наличие множества неиспользуемых файлов на вашем компьютере может в конечном итоге привести к замедлению работы вашей операционной системы и сделать поиск того, что вам действительно нужно, рутинной работой. Организация файлов на вашем компьютере, возможно, даже не приходила вам в голову. Многие люди думают о реальных документах — письменных или печатных — когда думают о файлах, но вы узнаете, что файлы на вашем компьютере могут стать такими же беспорядочными, как и любая стопка бумаги.

При настройке файловой системы на своем компьютере вы можете использовать любую систему, которая лучше всего подходит для вас. Будь то дата, описание или комбинация того и другого, должен быть способ, который будет вам понятен и поможет достичь вашей конечной цели — организации вашего рабочего стола и жесткого диска.

Итак, с чего начать? Во-первых, вам нужно подвести итоги того, что у вас есть, и определить их важность. Возможно, вы не хотите или не должны хранить все, что хранится на вашем компьютере. Вы даже можете решить сохранить некоторые из ваших файлов на внешнем источнике, отличном от вашего компьютера. Прочтите следующий раздел, чтобы получить советы о том, как провести точную инвентаризацию файлов на вашем компьютере.

Инвентаризация компьютерных файлов

После того как вы решите упорядочить свои компьютерные файлы и подвести итоги того, что у вас есть, вам нужно решить, что останется, а что уйдет. Пока вы проводите инвентаризацию, вам также следует уделить время резервному копированию всех файлов, которые вы считаете важными, особенно личных файлов.

Возможно, вы захотите попробовать систематический подход к сортировке файлов. Например, вместо того, чтобы сразу погрузиться в процесс, вы можете начать с разделения всех фотографий и изображений и сначала просмотреть их. Вы можете быть удивлены тем, сколько у вас фотографий. Вы всегда можете перенести некоторые или все эти изображения на компакт-диск или внешний жесткий диск, чтобы освободить место на своем компьютере. Или вы можете попробовать сначала просмотреть все свои документы Word и отсеять те, которые вы больше не будете использовать. Как бы вы ни решили продолжить, помните, что усилия, которые вы затрачиваете на организацию своего компьютера сейчас, вероятно, облегчат поиск важных файлов позже, сэкономив ваше время и энергию.

Остерегайтесь двойных картинок и изображений при проведении инвентаризации. Если вы загружаете изображения с цифровой камеры и не удаляете изображения с карты памяти, в следующий раз, когда вы будете загружать фотографии, вы можете непреднамеренно загрузить дубликаты уже сохраненных изображений.

Постарайтесь быть реалистичными в отношении того, что нужно хранить на вашем компьютере, и помните, что чем меньше, тем лучше. Ознакомьтесь со следующим разделом, чтобы получить несколько советов по различным методам организации файлов.

Корзина для мусора или, в данном случае, мусорная корзина на вашем компьютере может стать вашим лучшим другом. Если он вам не нужен, выбросьте его. Освободите себя от беспорядка старых файлов и изображений. Удаление вещей может освободить много памяти на вашем компьютере и избавит вас от необходимости упорядочивать оставшиеся файлы.

Методы классификации компьютерных файлов

На вашем компьютере, скорее всего, используются два разных типа файлов: программные файлы и личные файлы. Программные файлы происходят из программ, которые вы установили на свой компьютер. Microsoft Office и Adobe Illustrator являются примерами программных файлов. Личные файлы — это файлы, созданные вами лично для хранения изображений, документов, электронных таблиц и многого другого. Личные файлы не имеют диска, с которого можно восстановить и переустановить их содержимое.Если вы потеряете личные файлы, для которых не созданы резервные копии, они просто — и к сожалению — исчезнут.

После того как вы определили, какие файлы являются личными, вы можете начать группировать их по подкатегориям, обозначая их, возможно, как изображения, музыку или документы. На этом этапе вам нужно решить, как вы собираетесь упорядочивать файлы, например, по дате или имени проекта.

Если вы выбрали сортировку по дате, старайтесь последовательно использовать один формат. Например, вы можете использовать «март 2010» или «031510». Выберите один стиль и придерживайтесь его, иначе вам снова придется реорганизовывать файлы.

Если вы упорядочиваете свои файлы по имени проекта, постарайтесь сохранить одинаковую схему использования заглавных букв во всех файлах и не используйте специальные символы или пробелы — большинство операционных систем даже этого не позволяют [источник: Организация компьютерных файлов] .

Если вы используете операционную систему Windows, в нее встроены инструменты, которые помогут вам находить и редактировать файлы. Функция «Мой компьютер» и функция «Проводник Windows» позволяют искать файлы и редактировать их имена или расположение. Вы также можете удалять файлы с помощью тех же приложений.

Группировка по приложениям — еще один полезный способ организации компьютерных файлов. Вы можете сортировать файлы с пометкой "документы" или "загрузки" по разным папкам.

После того, как вы выбрали метод организации своего компьютера, который вам подходит, следующим шагом будет присвоение имен файлам, которые вы решили сохранить, и размещение их в соответствующих папках. Нужны советы о том, что или как назвать ваши папки? Ознакомьтесь со следующим разделом, чтобы получить несколько полезных советов по правильной маркировке папок с компьютерными файлами.

Исследование, проведенное компанией Ontrack Data Recovery в 2005 году, показало, что первая реакция многих людей на зависание или сбой компьютера – это излить на нем свое разочарование [источник: Салливан]. Из опрошенных 7% заявили, что в ответ ударили по компьютеру, а 13% заявили, что кричали на него. Подобные реакции могут усугубить ситуацию, поэтому расслабьтесь, позвоните в службу технической поддержки и доверьте устранение неполадок профессионалам.

Создание папок для компьютерных файлов

Когда вы решили, какие файлы вы хотите сохранить на своем компьютере, вы можете поместить их в папки. В большинстве случаев создать папку можно, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Создать», а затем «Папка», после чего вы сможете дать этой папке определенное имя. При именовании папок делайте имена короткими и простыми. Старайтесь избегать использования аббревиатур, потому что всегда есть шанс, что вы забудете, что означает аббревиатура. Тогда вам придется пройтись по папке, чтобы выяснить, что внутри, что в первую очередь лишает возможности называть папку.

Иногда ваш компьютер автоматически сохраняет ваши файлы в определенном месте, чтобы поддерживать порядок. Однако это может иметь неприятные последствия, если вы не обращаете внимания на адрес файла при его создании. Создание собственных папок может помочь вам оставаться организованным привычным для вас способом. Когда вы присваиваете имена файлам и назначаете их разным папкам, может оказаться полезным ограничить типы файлов, помещаемых в каждую папку. Храните все документы Word в одной папке, а электронные таблицы в другой. Позже вы сможете быстро и эффективно найти то, что ищете.

После того как вы установили систему, сделайте все возможное, чтобы поддерживать ее. Если вы создаете новый файл или программу, немедленно поместите его в соответствующую папку. Регулярная сортировка файлов и папок — один из ключей к поддержанию порядка и порядка в вашей системе.

Организация и обслуживание файлов на вашем компьютере — отличный шаг в правильном направлении. Есть и другие способы хранения ваших файлов, если вы чувствуете, что хранение их всех на вашем компьютере занимает слишком много места в памяти. В следующем разделе вы узнаете о других вариантах хранения файлов на компьютере.

Устали искать в постоянно растущем списке папок? Создайте ярлык на рабочем столе для наиболее часто используемых папок. Сэкономьте себе драгоценное время и следите за тем, чтобы ваш рабочий стол выглядел чистым и не загроможденным.

Не существует идеального способа управления компьютерными файлами, но эти советы помогут вам навести порядок в хаосе.

Организация файлов на вашем компьютере может оказаться непростой задачей. Если вы не будете осторожны, ваши файлы и папки могут превратиться в беспорядок, в котором будет сложно перемещаться и находить то, что вам нужно.

Вот почему мы собрали эти методы управления файлами Windows. Не существует идеального способа управления компьютерными файлами, но эти советы помогут вам навести порядок в хаосе.

БЕСПЛАТНАЯ ЗАГРУЗКА. Эту статью можно загрузить в формате PDF у нашего партнера по распространению, TradePub. Вам нужно будет заполнить короткую форму, чтобы получить к ней доступ только в первый раз. Загрузите памятку «Советы по управлению и организации файлов на компьютере».

1.Уберите мусор

Скорее всего, на вашем компьютере хранится много данных, которые вам не нужны. Ваш первый шаг должен состоять в том, чтобы найти и удалить их, так как нет смысла упорядочивать ненужные файлы. Также полезно очистить диск, чтобы освободить место для новых данных.

Наше руководство по очистке Windows 10 должно пригодиться для решения этой задачи. Если вы случайно удалили что-то, вы всегда можете восстановить это из корзины.

2. Группировать файлы в папки

Папки — это основа хорошей организационной структуры. Они позволяют группировать файлы в логические коллекции.

По умолчанию Windows поставляется с такими библиотеками, как «Документы» и «Изображения», которые можно использовать в качестве отправной точки. В проводнике щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Создать» > «Папка», чтобы начать создание.

Может быть полезно спланировать структуру папок до того, как вы приступите к взлому. Например, хотите ли вы разделить папку «Изображения» по событию, людям, месту или чему-то еще? Хотите, чтобы ваши Документы были разделены жизнью и работой?

Вы также можете создавать папки внутри папок. Тем не менее, старайтесь не делать иерархию слишком глубокой, иначе вам придется постоянно щелкать папки, пытаясь что-то найти.

3. Создайте согласованное соглашение об именах

Лучше иметь единообразное соглашение об именах как для папок, так и для файлов. Должно быть ясно, что внутри, без необходимости открывать его, но это также должно быть относительно кратким.

Не забывайте, что File Explorer может показать вам множество отличных метаданных. На ленте выберите Вид > Добавить столбцы. Здесь вы можете добавить такие столбцы, как Дата изменения, Тип и Авторы. Это означает, что вам не обязательно включать эту информацию в имена файлов.

Несколько общих советов:

При использовании порядковых номеров в начале имен ставьте перед ними нули (например, 001, 002), чтобы облегчить сортировку.
Убедитесь, что ваше правописание и грамматика точны, чтобы они правильно отображались при любом поиске.
Не используйте сокращения. В то время они могли иметь смысл, но вы, вероятно, забудете, что они означают.

Если вам нужно переименовать большое количество файлов за один раз, используйте такой инструмент, как утилита массового переименования.

4. Быстрый доступ к папкам и файлам

Замечательно организовывать файлы в структурированные папки, но вам не нужно перемещаться по этой структуре каждый раз, когда вы хотите что-то найти. Windows имеет мощный поиск. Просто откройте меню «Пуск», начните печатать, и он просканирует все на вашем компьютере. Вот несколько советов и советов по поиску в Windows 10.

Вы можете закрепить часто используемые папки в меню "Пуск". Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Закрепить на начальном экране, чтобы сделать это. Кроме того, перетащите папку на панель задач, чтобы закрепить ее там. Затем щелкните правой кнопкой мыши значок проводника, и он появится в разделе «Закреплено».

Наконец, вы можете настроить Проводник, чтобы лучше видеть свои данные. Перейдите на вкладку «Вид» на ленте. Здесь вы можете выбрать различные методы сортировки, включить панель сведений, изменить макет и многое другое.

Поэкспериментируйте с этими вариантами, пока не найдете то, что вам подходит. Вы также можете изменить их для каждой папки. Например, макет «Крупные значки» подходит для папки с фотографиями, а «Список» — для документов.

5. Используйте поставщиков облачных хранилищ

Если вы часто работаете над файлами вместе с другими или перемещаетесь между устройствами, такими как ноутбук и настольный компьютер, может быть очень сложно постоянно отправлять файлы туда и обратно. Вы также, скорее всего, окажетесь с несколькими файлами в разных местах, например, с документами и электронной почтой.

Отличный способ решить эту проблему — использовать бесплатное облачное хранилище. Эти сервисы предоставляют вам несколько гигабайт места для хранения ваших данных и их синхронизации на всех ваших устройствах.

Достойные сервисы, такие как OneDrive или Google Диск, будут напрямую интегрированы в Проводник, чтобы вы могли управлять всеми своими файлами из одного места.

6. Удаляйте дубликаты и используйте ярлыки

Наличие нескольких копий одного и того же файла — опасная игра. Это не только пустая трата места для хранения, но и любые изменения не будут синхронизироваться между ними. Например, это может привести к тому, что у одного и того же документа будут разные версии.

Дубликаты могут возникать случайно, и их может быть сложно найти вручную. Вот почему лучше всего использовать такую программу, как dupeGuru, которая просканирует ваш компьютер на наличие дубликатов файлов — по имени файла и содержимому, включая «нечеткий» поиск похожих файлов — и позволит вам удалить их.

Копии файлов часто возникают при их сохранении в разных местах. Не делай этого. Вместо этого используйте ярлыки. В папке щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Создать» > «Ярлык» и следуйте указаниям мастера.

7. Используйте приложения для создания заметок

Если вы относитесь к тому типу людей, которым часто приходится делать заметки или мысли, не оставляйте ненужные текстовые файлы на своем компьютере. Подумайте о физических стикерах; они разработаны как временные сувениры, а не как решение для постоянного хранения.То же самое касается и вашей цифровой жизни.

Большинство этих приложений позволяют хранить данные локально и в Интернете. Они в первую очередь предназначены для отходов и имеют свои собственные инструменты организации. Гораздо лучше использовать их и хранить все в одном месте.

8. Архивируйте старые файлы, если это необходимо

Некоторым людям нравится создавать архивную папку на своем компьютере и сбрасывать в нее старые файлы, но это все равно, что заметать все под ковер. Надлежащий архив предназначен для хранения файлов, к которым вам больше не нужен регулярный доступ, но которые все же необходимо сохранить. Как правило, он хранится отдельно от вашего основного диска, и вы также можете использовать более медленные и дешевые решения для хранения данных.

Чтобы узнать историю файла, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите "Свойства". Здесь вы можете увидеть, когда файл был создан, изменен и доступ к нему.

Быстро сгруппировать файлы по дате их изменения очень просто. В проводнике щелкните поле поиска в правом верхнем углу, а затем используйте раскрывающийся список «Дата изменения» на ленте. Вы можете связать этот параметр с другими строками поиска. Например, вы можете искать файлы DOC, последний раз измененные в 2021 году.

Как правило, архивировать нужно только в том случае, если у вас мало места на основном диске. В противном случае нет ничего плохого в том, чтобы сохранить старые данные, если они правильно организованы.

9. Придерживайтесь плана своей организации

Не тратьте зря всю свою организационную работу. Придерживайтесь своего плана. Может быть очень заманчиво быстро сохранить файл, назвав его случайным образом и бросив на рабочий стол. Есть много способов хранения файлов лучше, чем на рабочем столе.

Если вы не будете продолжать в том же духе, вы вернетесь к беспорядку файлов, с которого вы начали. Создавая или сохраняя новый файл, найдите время, чтобы дать ему хорошее имя, и поместите его в правильная папка. Ваше будущее скажет вам спасибо.

Автоматическая организация файлов

Эти советы обязательно помогут вам заложить отличную основу для организации ваших файлов. Времена, когда вы не могли найти то, что вам нужно, давно прошли. Вы будете точно знать, как найти нужный файл.

Если вам нужна дополнительная помощь, есть даже такие приложения, как PhotoMove и TagScanner, которые вы можете использовать для автоматической организации файлов Windows.

Эта статья написана в соавторстве с сотрудниками wikiHow. Наша обученная команда редакторов и исследователей проверяет статьи на точность и полноту. Команда управления контентом wikiHow тщательно следит за работой нашей редакции, чтобы гарантировать, что каждая статья подкреплена достоверными исследованиями и соответствует нашим высоким стандартам качества.

Эта статья была просмотрена 198 079 раз.

Если у вас много изображений, документов, музыки и других цифровых файлов, вы знаете, что они могут стать неорганизованными. Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы создать хорошо организованную и мощную компьютерную систему организации. Эти инструкции предназначены для пользователей Windows, но абстрактно они могут применяться и к другим операционным системам.

Создать папки. Если у вас есть изображения, вам нужна папка с изображениями. Классная работа требует папки и подкатегорий. Для «Семейных фотографий» требуются подкатегории: «Семейные поездки» или «Семейные мероприятия». Если вы также используете этот компьютер для работы, создайте рабочую папку. Создавайте папки для всего, что вам нужно.

Организация с помощью значков. Щелкните папку правой кнопкой мыши и перейдите в раздел Свойства. На вкладке Настроить в разделе Изменить значок вы сможете изменить обычный значок папки на персонализированный. Если вы что-то делаете с изображениями, может быть хорошей идеей изменить значок на камеру и т. д. и т. д.

Персонализация компьютера. Больше персонализации помогает вам запоминать вещи и организовывать. Исследуйте вещи и щелкните правой кнопкой мыши везде. Лучше всего начать с панели управления.

Не размещайте значки сбоку. Расположите их слева направо, начиная сверху и спускаясь вниз.Это может показаться необычным, но его гораздо легче увидеть, и он более аккуратный, и убедитесь, что они в подходящем для чтения размере, лучше всего средний размер.

Распределите его по категориям, создайте папки, в которых четко указано, какие файлы содержатся внутри. Кроме того, правильно назовите свои файлы, не используйте такие имена, как «MyDoc1.pdf» или что-то в этом роде, убедитесь, что в нем указано, что содержится в этом файле, например «MyResume.pdf».

Чтобы сделать папку доступной на рабочем столе, щелкните правой кнопкой мыши, выберите "Создать", затем щелкните папку. Чтобы добавить другие папки, откройте папку и в ней должно быть написано новая папка.

Не совсем так. Это может добавить пару секунд к отображению домашнего экрана при загрузке, но в остальном все в порядке. Количество элементов может увеличить количество времени, которое вы тратите на поиск того, что вам нужно, но если вы знакомы с расположением вещей, держите все под рукой на рабочем столе.

Закрепите те, которые вы используете чаще всего, на панели задач, а те, которые вы используете реже всего, расположите в алфавитном порядке. (Вы также можете упорядочить вкладки панели задач в алфавитном порядке).

Держите ваши личные папки в глубину не более чем на три папки, чтобы документы было легко найти и легко запомнить.

Не называйте папки случайными буквами (например, hdrukbxawth), потому что вы думаете, что это временная папка. Всегда называйте их правильно или создайте папку "Разное" на рабочем столе и время от времени чистите ее.

На Mac проще всего удалить несколько файлов и папок, выделив их все. Чтобы выделить несколько элементов, щелкните первый, затем, удерживая клавишу Shift, щелкните последний. Если вам нужно отменить выбор определенных файлов, вы можете, удерживая нажатой команду, щелкнуть по ним, чтобы отменить выбор некоторых файлов, не отменяя их всех.

Самый простой способ удалить несколько файлов и папок – это нажать и удерживать кнопку с надписью "Ctrl" и щелкнуть ненужные файлы. Вы можете убрать палец с клавиши «Ctrl» до того, как закончите выделение, и снова удерживайте ее, когда хотите продолжить выделение. Затем нажмите кнопку удаления и подтвердите удаление.

Читайте также: