Как сделать так, чтобы это выглядело как в Excel

Обновлено: 21.11.2024

Отказ от ответственности: этот пост может содержать партнерские ссылки, то есть я буду получать комиссию, если вы решите совершить покупку по моим ссылкам, без каких-либо дополнительных затрат для вас. Перейдите к моему отчету о доходах для получения дополнительной информации.

Развитие навыков работы с Excel – это эффективный способ начать анализировать данные так, как это делают профессионалы.

Независимо от того, планируете ли вы в будущем карьеру аналитика данных, вам нужен новый навык, который можно использовать в работе, или вы хотите превратить свой семейный бюджет в впечатляющую хорошо смазанную машину, научившись анализировать данные в Excel. с формулами и инструментами Excel определенно повысят эффективность вашей жизни.

Своими советами по работе с Microsoft Excel поделится профессионал в области Excel Адам Лейси, управляющий директор Excel with Business. В этом специальном гостевом посте он делится 11 ключевыми навыками работы с Excel и формулами в Excel, которые вам следует знать, с видео, чтобы вы могли следить за ним!

Убери это, Адам!

Оглавление

Спустя более 30 лет после своего создания Microsoft Excel остается популярным программным обеспечением для большинства людей, которым нужно быстро проанализировать данные.

Конечно, в наши дни для анализа данных доступно более крупное, лучшее и более сложное программное обеспечение, не говоря уже о бесплатных веб-таблицах Google, но ни одно из них не может сравниться с широким охватом Microsoft Excel.

Начните программировать прямо сейчас

Хватит ждать и начните учиться! Получите мои 10 советов, как научиться программировать.

Успех! Теперь проверьте свою электронную почту, чтобы подтвердить подписку.

Числа редко лгут, поэтому так важно принимать решения на основе данных. Компаниям нужны квалифицированные специалисты, способные превратить эти необработанные цифры в полезную информацию.

Конечно, потребовались бы тысячи часов, чтобы просеять все это вручную и установить связи без каких-либо вспомогательных инструментов, поэтому обучение работе с Excel и другими программами для работы с данными является первым шагом для тех, кто хочет войти в этот высококлассный востребованная техническая карьера. Правильные навыки анализа данных могут превратить необработанную информацию в надежную бизнес-стратегию.

Независимо от вашего технического опыта понимание данных имеет решающее значение, и проще всего начать с Microsoft Excel.

За последние восемь лет мы научили более миллиона учащихся ценным навыкам работы с таблицами и кое-чему научились сами. Самый важный урок заключается в том, что вам нужно только базовое обучение Excel и несколько формул Excel, чтобы начать получать от него блестящую отдачу.

Итак, мы собрали всех известных нам экспертов по Excel, изучили имеющиеся у нас данные и составили 100 самых полезных советов по Excel.

Цель этого проекта состояла в том, чтобы проложить путь через густые джунгли формул и функций, которые делают Microsoft Excel программным обеспечением для настольных компьютеров, которое мы одновременно любим и ненавидим.

Мы выбрали 11 лучших навыков работы с Excel, которые помогут вам расширить свои возможности анализа данных и подготовиться к фантастической карьере в сфере технологий. Мы даже включили рейтинг сложности и время, необходимое для освоения каждого из них, чтобы вы могли выбрать подходящие для себя.

А теперь вот эти 11 навыков работы с Excel, а также видео, которые еще больше помогут вам. Наслаждайтесь!

📈 Сложность: 3 / 5

⏰ Мастерство: 4 часа

На освоение сводных таблиц уходит 4 часа. Это один из самых трудоемких навыков работы с Excel, но оно того стоит. Вы можете использовать их для сортировки, подсчета, суммирования или усреднения данных, хранящихся в одной большой электронной таблице, и отображения их в новой таблице, сокращенной по вашему желанию.

🔎 Где найти: Запустите сводную таблицу из раздела «Таблицы» на вкладке «Вставка», когда у вас есть таблица данных.

Универсальность сводных таблиц делает их такими мощными. Вы просто перетаскиваете соответствующие данные столбца, чтобы создать нужный формат таблицы.

Сводная таблица автоматически группирует совпадающие данные, предоставляя вам быстрые сводки из гигантской таблицы. Например, если у вас есть таблица, полная данных о продажах, и каждая строка представляет собой продукт и сумму, за пару кликов вы можете отобразить все данные, суммированные и сгруппированные по продуктам (что заняло бы гораздо больше времени, просто используя формулы или функции). ). (В качестве предупреждения сначала убедитесь, что ваши данные чисты!)

Если вы анализируете данные с помощью Excel, сводные таблицы — это САМОЕ ценное, чему вы можете научиться.

Курс LinkedIn Learning, показанный в видео, – это курс Excel 2016 Essential Training. Я рекомендую пройти обновленную версию Excel 2020 Essential Training.

📈 Сложность: 2 / 5

⏰ Мастерство: 30 минут

В 2013 году у Excel появились собственные идеи, что прекрасно иллюстрирует эта функция.

Допустим, у вас есть два столбца с именами, и вам нужно составить адреса электронной почты из них всех. С помощью Flash Fill вы можете просто сделать это для первой строки, а Excel поймет, что вы имеете в виду, и сделает то же самое для остальных (см. изображение и видео ниже). До 2013 года это было возможно, но зависело от комбинации функций (НАЙТИ, ВЛЕВО, & и т. д.). Этот способ намного быстрее и БУДЕТ впечатлять людей.

🔎 Где его найти: Если включено мгновенное заполнение (расширенные параметры файла), оно должно начать работать сразу после ввода. Или запустите его вручную, нажав Данные > Быстрое заполнение или Ctrl-E.

👩‍💻 Где узнать больше о Flash Fill: Полное руководство — Flash Fill в MS Excel на Udemy

📈 Сложность: 2 / 5

⏰ Мастерство: 1 час

Быстро просматривать данные в таблице. Фильтрация эффективно скрывает данные, которые вас не интересуют.

Обычно есть значение, например. «Синие автомобили», которые вы ищете, и Фильтры отобразят их и спрячут остальные. Но в более современных версиях Excel теперь вы также можете фильтровать по числовым значениям (например, больше, первые 10 % и т. д.) и цвету ячейки.

Фильтрация становится более эффективной, когда вам нужно отфильтровать более одного столбца в комбинации, например. Оба цвета и транспортные средства, чтобы найти свой синий автомобиль. Alt D F F — это сочетание клавиш (проще, чем кажется — попробуйте, нажимая клавиши по порядку, а не все вместе).

Условное форматирование и сортировка служат связанным целям. Сортировка включает в себя переупорядочивание вашей электронной таблицы, что является навязчивым и может быть нежелательным. Условное форматирование приносит визуализацию. Фильтрация быстрая и эффективная. Выбирайте хорошо.

🔎 Где это найти: Примените фильтры, выбрав «Сортировка и фильтр» на вкладке «Данные».

Курс LinkedIn Learning, показанный в видео, называется Excel: фильтрация данных для начинающих. Нажмите здесь, чтобы узнать больше об этом.

📈 Сложность: 3 / 5

⏰ Мастерство: 3 часа

Условное форматирование изменяет цвет ячейки и ее содержимого при определенных условиях. Например, вы можете выделить красным цветом любые отрицательные числа или ячейки, содержащие определенное слово. Условное форматирование упрощает эту задачу и придает красочный смысл данным в шумном мире.

Условное форматирование может быть сложным. Но даже самые простые изменения цвета могут быть очень полезными. Предположим, у вас есть объемы, продаваемые торговым персоналом каждый месяц. Всего за три клика можно выявить 10 % лучших продавцов по эффективности и начать важный деловой разговор.

🔎 Где это найти: На вкладке "Главная" в разделе "Стили".

👩‍💻 Хотите узнать больше об условном форматировании в Excel? Посмотрите этот курс на Skillshare. (Можно даже попробовать бесплатно!)

📈 Сложность: 2 / 5

⏰ Мастерство: 15 минут

Подсчитывает ячейки с определенными свойствами. Например, вы хотите узнать, как часто определенный элемент появляется в списке. COUNTIF просмотрит список и подсчитает его, если он соответствует выбранным вами критериям. Это отличная функция, очень простая в освоении, и вы будете использовать ее снова и снова при анализе данных.

Принцип работы. СЧЁТЕСЛИ имеет следующий синтаксис =СЧЁТЕСЛИ(диапазон [диапазон просматриваемых чисел], критерии [критерии, по которым выполняется поиск]

👩‍💻 Хотите научиться использовать СЧЁТЕСЛИ? Ознакомьтесь с Excel для начинающих: ВПР, ИНДЕКС, ПОИСКПОЗ, СУММЕСЛИМН, СЧЁТЕСЛИМН на Udemy.

📈 Сложность: 3 / 5

⏰ Мастерство: 3 часа

Существует более 20 типов диаграмм. Большинство людей обходятся столбчатыми, столбчатыми, круговыми, линейными и точечными диаграммами.

С гистограммами, столбцами, круговыми и линейными диаграммами для создания диаграммы требуется всего одна серия чисел. При использовании Scatter вам нужно сравнить два набора соответствующих данных (например, рост и вес).

Диаграммы — один из самых эффективных способов отображения результатов анализа данных. Слова и таблицы рассказывают историю, а изображение рассказывает тысячу слов; это то, что диаграммы делают для вашего анализа данных.

🔎 Где это найти: Начните изучать диаграммы в разделе «Диаграммы» на вкладке «Вставка».

👩‍💻 Хотите узнать больше о диаграммах Excel? Ознакомьтесь с этим курсом на сайте Mammoth Interactive.

📈 Сложность: 3 / 5

⏰ Мастерство: 15 минут

Добавляет ячейки с определенными свойствами. Как и СЧЁТЕСЛИ, эти свойства включают в себя: быть определенным числом или словом (наиболее полезно), быть выше/ниже определенных значений, не равняться значению (<>) и т. д.

Как и СЧЁТЕСЛИ, СУММЕСЛИ невероятно полезен, когда вы хотите получить сводную информацию из больших наборов данных. На приведенном ниже примере мы суммируем продажи, соответствующие категории «Кола».

Принцип работы. Синтаксис для СУММЕСЛИ: =СУММЕСЛИ(диапазон, [диапазон ячеек для просмотра], критерии [критерии, определяющие, какие ячейки добавить], сумма диапазон [ячейки для сложения]

👩‍💻 Хотите научиться использовать SUMIF? Ознакомьтесь с Excel для начинающих: ВПР, ИНДЕКС, ПОИСКПОЗ, СУММЕСЛИМН, СЧЁТЕСЛИМН на Udemy.

📈 Сложность: 2 / 5

⏰ Мастерство: 30 минут

Вы можете заключить любую формулу в ЕСЛИОШИБКА, чтобы удалить эти уродливые коды ошибок. Например:

=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(B14,C6:D15,2,ЛОЖЬ)",")

Если приведенная выше функция ВПР возвращала ошибку, теперь она возвращает пустую ячейку. В функциях Excel кавычки вернут информацию внутри них, поэтому, если вы ничего не поместите между ними («»), будет возвращена пустая ячейка — гениально.

👩‍💻 Узнайте о ЕСЛИОШИБКА в этом курсе Udemy: ВПР, XПР, ПОИСКПОЗ И ИНДЕКС в Excel | Более 20 функций

📈 Сложность: 2 / 5

⏰ Мастерство: 45 минут

Слайсеры сводных таблиц делают то же самое, что и фильтры: они позволяют отображать определенные данные и скрывать другие данные по мере необходимости. Но вместо унылых раскрывающихся меню слайсеры предлагают удобные большие удобные кнопки, которые делают работу пользователя удобнее и проще.

Помимо быстрой фильтрации, слайсеры также сообщают вам о текущем состоянии фильтрации, чтобы вы знали, что в данный момент находится в отчете сводной таблицы, а что нет.

🔎 Где его найти. Добавьте срез в сводную таблицу из раздела «Фильтры» на вкладке «Вставка».

Курс LinkedIn Learning, показанный в видео, – это курс Excel 2013 Essential Training. Я бы порекомендовал пройти обновленную версию Excel 2020 Essential Training.

📈 Сложность: 4/5

⏰ Мастерство: 3 часа

Это мощная функция, которая значительно расширяет возможности сводных таблиц (например, COUNTROWS) и увеличивает вычислительную мощность для работы с гораздо большими наборами данных. Power Pivot соединяет ваши сводные таблицы с внешними базами данных и может обновляться по сигналу.

Например, предположим, что у вас есть миллионы строк данных — слишком много для Excel, — вы можете сохранить их в базе данных Access или SQL. Используя Power Pivot, вы можете перенести эти данные в Excel, а затем запустить сводные таблицы и диаграммы прямо из этих данных.

Вы также можете создавать отношения между несколькими таблицами, поэтому, если у вас есть данные в одной базе данных и другие данные в другой, это не проблема. Объедините их в Power Pivot и продемонстрируйте свой анализ с помощью сводных таблиц и диаграмм.

В основном для экспертов по Excel и специалистов по бизнес-аналитике. Если вы хотите серьезно заняться анализом данных, вам нужно потратить некоторое время на освоение Power Pivot.

🔎 Где его найти: доступ к нему на вкладке "Данные" в разделе "Инструменты данных".

📈 Сложность: 2 / 5

⏰ Мастерство: 15 минут

Спарклайн – это крошечная диаграмма в ячейке листа, которая обеспечивает визуальное представление выбранных данных.

Спарклайны полезны для отображения тенденций в ряде значений, таких как сезонные увеличения или уменьшения, экономические циклы, или для выделения максимальных и минимальных значений. Спарклайны могут отображаться в виде строк или столбцов, а также могут представлять любые отрицательные значения. Разместите спарклайн рядом с его данными для максимального эффекта.

🔎 Где его найти: Добавьте свой первый спарклайн в таблицу из раздела «Спарклайны» на вкладке «Вставка».

👩‍💻 Где узнать больше о Sparkline: запустите анализ тенденций Sparkline в Google Таблицах на Coursera

5 продвинутых навыков работы с Excel, которые стоит изучить

Описанные выше 11 основных навыков работы с Excel чрезвычайно полезны, но они лишь поверхностно показывают, на что способна эта мощная программа. Если вам интересно увидеть 89, которые не попали в этот список, посмотрите все 100 здесь!

Хотите перейти к более продвинутым функциям и формулам Excel? Начните с этих 5.

Начните программировать прямо сейчас

Хватит ждать и начните учиться! Получите мои 10 советов, как научиться программировать.

Успех! Теперь проверьте свою электронную почту, чтобы подтвердить подписку.

ИНДЕКС СОВПАДЕНИЯ

Эта формула представляет собой комбинацию двух функций в Excel. Вы можете использовать его для поиска значения в большой таблице данных и возврата соответствующего значения в этой таблице.

Это расширенная альтернатива формулам ВПР или ГПР (которые имеют ряд недостатков и ограничений). Он более гибкий и, следовательно, более мощный, чем ВПР.

👩‍💻 Где этому научиться: видео Index Match на Coursera

Поиск цели

Поиск цели отвечает на вопросы "что, если". Он включает в себя изменение значений в ячейках, чтобы увидеть, как эти изменения повлияют на результаты формул на листе.

Если вы знаете результат, который хотите получить от формулы, но не знаете, какое входное значение нужно формуле для получения этого результата, вам поможет функция поиска цели.

Макросы в Excel VBA

Если у вас есть задачи в Excel, которые вам нужно выполнять неоднократно, вы можете записать макрос, чтобы автоматизировать эти задачи. Это поможет вам сократить надоедливую или отнимающую много времени работу и сосредоточиться на более важных вещах!

Макрос – это действие или набор действий, которые вы можете запускать столько раз, сколько захотите. Когда вы создаете макрос, вы записываете щелчки мыши и нажатия клавиш. Затем макрос можно сохранить и запускать, когда это необходимо.

Курс, упомянутый в видео: Запись макросов Excel и управление ими с помощью Pluralsight

НЕПРЯМОЙ

ДВССЫЛ – это расширенная функция Excel, используемая для преобразования текстовой строки в допустимую ссылку.

Например, вы можете использовать его для преобразования ссылки, собранной в виде текста (например, «Лист1!A1»), в ссылку значения. Таким образом, Excel знает, что нужно найти значение в ячейке в A1, а не рассматривать его как текст.

Получить внешние данные (из Интернета)

Данные, которые вы хотите использовать в Excel, не всегда могут храниться в другой книге Excel. Иногда эти данные могут существовать извне, например. в файле доступа, в базе данных или, возможно, в Интернете.

Эти данные можно легко импортировать в Excel с помощью утилиты «Получить внешние данные». Основное преимущество подключения к внешним данным заключается в том, что вы можете периодически анализировать их в Excel без необходимости многократно копировать их, что может занять много времени и привести к ошибкам.

Где узнать больше об Excel

Онлайн-курсы Excel

Книги Excel на Amazon

Примечание. Все перечисленные ниже книги доступны на Amazon. Являясь партнером Amazon, я зарабатываю на соответствующих покупках.

Джон Михалудис: почти 500 страниц с пошаговыми инструкциями, которые помогут вам вывести свои навыки работы с Excel на новый уровень. Лучше всего подходит для средних или продвинутых пользователей Excel. Грег Харви: охватывает основные функции Excel, вплоть до редактирования макросов с помощью Visual Basic и всего, что между ними. Отлично подходит для начинающих и средних пользователей Excel. Майкл Александер: более 1000 страниц советов, приемов и методов работы с Excel. Отлично подходит для всех уровней, от новичка до среднего и опытного пользователя. Натан Джордж: предлагает пошаговый процесс освоения Excel, начиная с вводных тем и заканчивая более сложными, такими как анализ данных с помощью диаграмм. Ян Ламонт: Написано простым английским языком, с большим количеством пошаговых инструкций/снимков экрана, которые помогут вам изучить основы Excel.

Как только вы освоите возможности электронных таблиц, вы удивитесь, как раньше обходились без них. Если вы хотите работать в сфере работы с данными, знание Excel — идеальный первый шаг!

А если вы все еще заинтересованы после этого? Существует множество курсов, посвященных тонкостям работы с данными, например курсы от DataCamp.

Об авторе

Адам Лейси – управляющий директор Excel with Business – онлайн-учебной компании, которая помогла улучшить навыки работы с Excel и Microsoft Office более 1 миллиона человек.

О Лоуренсе Брэдфорде

Эй! Я создатель Learn to Code With Me, блога для начинающих, которые учатся программировать. Когда-то я плохо разбирался в цифровых технологиях. Но больше нет. Узнайте, как я изменил свою жизнь, научившись цифровым навыкам, здесь.

Ниже представлено подробное письменное руководство по форме ввода данных Excel на случай, если вы предпочитаете читать, а не смотреть видео.

Excel имеет множество полезных функций для ввода данных.

Одной из таких функций является форма ввода данных.

В этом руководстве я покажу вам, что такое формы ввода данных и как их создавать и использовать в Excel.

Это руководство охватывает:

Зачем вам нужно знать о формах ввода данных?

Но если ввод данных является частью вашей повседневной работы, я рекомендую вам проверить эту функцию и посмотреть, как она может помочь вам сэкономить время (и повысить вашу эффективность).

Существуют две распространенные проблемы, с которыми я сталкивался (и видел, как сталкиваются люди) при вводе данных в Excel:

Это занимает много времени. Вам нужно ввести данные в одну ячейку, затем перейти к следующей ячейке и ввести данные для нее. Иногда вам нужно прокрутить вверх и посмотреть, какой это столбец и какие данные нужно ввести. Или прокрутите вправо, а затем вернитесь к началу, если столбцов много.
Это чревато ошибками. Если у вас есть огромный набор данных, который требует 40 записей, есть вероятность, что вы в конечном итоге введете что-то, что не предназначено для этой ячейки.

Форма ввода данных может помочь ускорить процесс и уменьшить количество ошибок.

Прежде чем я покажу вам, как создать форму ввода данных в Excel, позвольте мне быстро показать вам, что она делает.

Ниже приведен набор данных, который обычно поддерживается командой по найму в организации.

Каждый раз, когда пользователю нужно добавить новую запись, ему/ей придется выбирать ячейку в следующей пустой строке, а затем переходить к ячейке за ячейкой, чтобы сделать запись для каждого столбца.

Хотя это отличный способ сделать это, более эффективным будет использование формы ввода данных в Excel.

Ниже представлена форма ввода данных, которую вы можете использовать для внесения записей в этот набор данных.

Выделенные поля — это места для ввода данных. После этого нажмите клавишу Enter, чтобы сделать данные частью таблицы и перейти к следующей записи.

Ниже показано, как это работает:

Как видите, это проще, чем обычный ввод данных, так как все в одном диалоговом окне.

Форма ввода данных в Excel

Использование формы ввода данных в Excel требует небольшой предварительной подготовки.

Вы заметите, что в Excel нет возможности использовать форму ввода данных (ни на одной из вкладок на ленте).

Чтобы использовать его, необходимо сначала добавить его на панель быстрого доступа (или на ленту).

Добавление параметра формы ввода данных на панель быстрого доступа

Ниже приведены шаги по добавлению формы ввода данных на панель быстрого доступа:

Вышеуказанные действия добавят значок формы на панель быстрого доступа (как показано ниже).

Примечание. Чтобы форма ввода данных работала, ваши данные должны быть в таблице Excel. Если это еще не так, вам придется преобразовать ее в таблицу Excel (сочетание клавиш — Control + T).

Части формы ввода данных

Форма ввода данных в Excel имеет много разных кнопок (как вы можете видеть ниже).

Вот краткое описание каждой кнопки:

Теперь давайте рассмотрим все, что вы можете делать с формой ввода данных в Excel.

Обратите внимание, что вам необходимо преобразовать данные в таблицу Excel и выбрать любую ячейку в таблице, чтобы иметь возможность открыть диалоговое окно формы ввода данных.

Если вы не выбрали ячейку в таблице Excel, появится приглашение, как показано ниже:

Создание новой записи

Ниже приведены шаги для создания новой записи с помощью формы ввода данных в Excel:

Навигация по существующим записям

Одним из преимуществ использования формы ввода данных является то, что вы можете легко перемещаться по записям и редактировать их, не выходя из диалогового окна.

Это может быть особенно полезно, если у вас есть набор данных с большим количеством столбцов. Это может сэкономить вам много прокрутки и процесса перехода туда и обратно.

Ниже приведены шаги по навигации и редактированию записей с помощью формы ввода данных:

Выберите любую ячейку в таблице Excel.
Нажмите значок формы на панели быстрого доступа.
Чтобы перейти к следующей записи, нажмите кнопку "Найти далее", а чтобы перейти к предыдущей записи, нажмите кнопку "Найти предыдущую".
Чтобы отредактировать запись, просто внесите изменения и нажмите Enter. Если вы хотите вернуться к исходной записи (если вы не нажали клавишу ввода), нажмите кнопку «Восстановить».

Вы также можете использовать полосу прокрутки для последовательной навигации по записям.

На приведенном выше снимке показана базовая навигация, когда вы просматриваете все записи одну за другой.

Но вы также можете быстро перемещаться по всем записям на основе критериев.

Например, если вы хотите просмотреть все записи со статусом «Выполняется», вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

Критерии — очень полезная функция, когда у вас есть огромный набор данных и вы хотите быстро просмотреть те записи, которые соответствуют заданному набору критериев.

Обратите внимание, что для навигации по данным можно использовать несколько полей критериев.

Вы также можете использовать подстановочные знаки в критериях.

Например, если вы были непоследовательны при вводе данных и использовали варианты слова (например, "В процессе", "В процессе", "В процессе" и "В процессе"), для получения этих записей необходимо использовать подстановочные знаки. .

Ниже приведены шаги для этого:

Это работает как звездочка (*) — это подстановочный знак, который может представлять любое количество символов в Excel. Таким образом, если статус содержит «прогресс», он будет выбран кнопками «Найти предыдущее/Найти следующее», независимо от того, что было до него).

Удаление записи

Вы можете удалять записи из самой формы ввода данных.

Это может быть полезно, если вы хотите найти определенный тип записей и удалить их.

Ниже приведены шаги по удалению записи с помощью формы ввода данных:

Хотя вам может показаться, что все это выглядит как много работы только для ввода и навигации по записям, это экономит много времени, если вы работаете с большим количеством данных и вам приходится вводить данные довольно часто.

Ограничение ввода данных на основе правил

Вы можете использовать проверку данных в ячейках, чтобы убедиться, что введенные данные соответствуют нескольким правилам.

Например, если вы хотите убедиться, что столбец даты принимает только дату во время ввода данных, вы можете создать правило проверки данных, разрешающее только даты.

Если пользователь вводит данные, не являющиеся датой, это не будет разрешено, и пользователю будет показано сообщение об ошибке.

Вот как создать эти правила при вводе данных:

Теперь, если вы используете форму ввода данных для ввода данных в столбец Дата, и если это не дата, это не будет разрешено.

Вы увидите сообщение, как показано ниже:

Аналогичным образом вы можете использовать проверку данных с формами ввода данных, чтобы убедиться, что пользователи не вводят неправильные данные. Некоторые примеры, где вы можете использовать это числа, длина текста, даты и т. д.

лист выглядит как веб-страница, делая Excel полноэкранным.

Лист Excel перед полноэкранным режимом:

Лист Excel после полноэкранного режима:

Следующие рекомендации позволяют сделать Excel полноэкранным:

На изображении ниже показана электронная таблица после скрытия вкладок листа:

Выберите «Вид» в «Меню», снимите флажки «Сетка, заголовки и панель формул».

Выберите «Просмотр» в меню и выберите «Во весь экран».

На изображении ниже представлена электронная таблица Excel, которая выглядит как веб-страница.

Это часть 4 серии Excel для архитекторов. Вы можете найти ссылки на другие части серии здесь.

Архитекторы умеют видеть. Нам нравятся рисунки и изображения. Мы часами выбираем правильный оттенок синего для цветного плана. Мы будем спорить о правильном соотношении веса линии двери и стены. Мы бесконечно корректируем наши 3D-модели, чтобы получить идеальный вид. Учитывая, насколько мы одержимы тонкой настройкой наших рисунков и визуализаций, разве наши электронные таблицы не должны выглядеть одинаково хорошо?

Как и рисунки, электронные таблицы предназначены для чтения и понимания. Они являются средством коммуникации. Хорошо разработанные электронные таблицы не только хорошо выглядят, но и просты для понимания.

Вот изображение стандартной электронной таблицы программы "до".

Перед изображением электронной таблицы программы.

Не на что смотреть, не так ли? Ниже приведены девять шагов, которые вы можете использовать, чтобы улучшить внешний вид и удобочитаемость ваших электронных таблиц. Перейдите в конец сообщения, чтобы увидеть изображение этой таблицы «после».

1. Выберите хороший шрифт

Шрифты без засечек (например, Helvetica и Calibri) всегда хорошо подходят для представления данных. Всегда ограничивайте количество шрифтов, которые вы используете в электронной таблице. Придерживайтесь одного или двух максимум. Отличным ресурсом по типографике является «Практическая типографика» и «Типографика для юристов» Баттерика. Да, на самом деле есть сайт о типографике только для юристов.

Кроме того, используйте четкую иерархию размеров шрифтов. Важный текст, такой как заголовки, должен быть больше, чем подзаголовки. Подзаголовки должны быть больше текста данных.

2. Выровняйте данные

Выровняйте все текстовые данные по левому краю, а числовые данные по правому краю, чтобы сделать электронную таблицу более заметной. Это улучшит читаемость и графическую согласованность вашей электронной таблицы. Не используйте выравнивание по центру, так как это приводит к тому, что текст графически «плавает» в ячейке.Если вам нужно, чтобы ваши данные или заголовки обтекали ячейку, выделите ячейки и включите параметр «Обтекание текстом».

Главная > Выравнивание > Обтекание текстом

3. Оставьте вашим данным немного места

Помните, что вы узнали о пустом пространстве на уроке «Введение в дизайн»? Что ж, добавьте немного свободного места в электронную таблицу, предоставив вашим данным дополнительное место, отрегулировав ширину и высоту столбца. Я знаю, что заманчиво использовать команду Autofit, но она имеет тенденцию слишком сильно уменьшать ширину ячейки. Вместо этого установите ширину столбцов вручную. Используйте целые числа и старайтесь, чтобы ширина столбцов была как можно более постоянной.

Кроме того, увеличьте высоту строк по вертикали, чтобы в данных появилось дополнительное пустое пространство по вертикали. Просто выберите все строки в электронной таблице, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Высота строки» во всплывающем меню.

4. Определите свои заголовки

Заголовки вашей электронной таблицы помогут пользователям понять данные, которые вы представляете. Сделайте их четкими, разборчивыми и очевидными. ПРОПИСЫВАЙТЕ ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ и выделяйте текст заголовка жирным шрифтом. Это также хорошее место для добавления цвета (но не слишком много — см. ниже).

Готовы получить больше от Excel? Ознакомьтесь с курсом ArchSmarter Excel для архитекторов. Узнайте, как воспользоваться преимуществами расширенных функций Excel, из этого увлекательного и динамичного онлайн-курса!

5. Тщательно выбирайте цвета

Проявляйте сдержанность при добавлении цветов. Максимум один-два цвета. Выбирайте цвета, которые хорошо сочетаются друг с другом, но при этом отражают вашу точку зрения — не добавляйте цвет только ради цвета. Если вам нужна помощь в выборе цветов, попробуйте инструмент цветового круга Adobe Kuler или Canva Design Wiki по цветам. Дополнительные цвета всегда являются хорошим выбором, как и оттенки одного цвета.

6. Затемнение чередующихся строк для удобства чтения

Рассмотрите возможность затенения чередующихся строк очень светло-серым или синим оттенком, особенно если вы отображаете много строк данных. Этот графический трюк, который иногда называют чередованием зебры, помогает при чтении длинного ряда данных.

Чередование строк в Excel

7. Используйте сетки экономно

Линии сетки отлично подходят для четкой иллюстрации столбцов и строк электронной таблицы. Линии сетки облегчают просмотр данных вверх, вниз и слева направо. При этом горизонтальные и вертикальные линии сетки не должны иметь одинаковый тип или толщину линий. Если да, то вы слишком много внимания уделяете отдельной ячейке, а не строке или столбцу.

Попробуйте использовать сплошную линию для границ строк и пунктирную линию для границ столбцов. Если вы используете чередование зебры, вы можете просто использовать сплошную линию для столбцов и пропустить границу для строк. Думайте о линиях сетки как о ориентире для глаз читателя. Не усложняйте читателю отслеживание данных.

8. Создайте стили ячеек для единообразия

Определив внешний вид электронной таблицы, вы можете сохранить настройки в виде стиля ячейки. Просто выделите ячейки с форматированием, которое вы хотите сохранить. На ленте "Главная" нажмите стрелку "Дополнительно" в нижней части галереи стилей.

Главная > Стили > Еще

Нажмите кнопку «Новый стиль ячейки» в нижней части диалогового окна «Пользовательский», чтобы открыть диалоговое окно «Стиль». Дайте вашему новому стилю имя и выберите свойства, которые вы хотите включить в настройки стиля.

Excel также включает ряд предварительно отформатированных стилей ячеек, которые вы можете опробовать.

9. Использовать условное форматирование ячеек

Если ваша электронная таблица содержит много данных, вы можете использовать условное форматирование, чтобы выделить значения, соответствующие определенным критериям. Например, вы можете захотеть пометить области в электронной таблице программирования, которые меньше, чем требуется владельцу. Точно так же вы можете использовать условное форматирование, чтобы выделить места, площадь которых больше требуемой.

Условное форматирование можно копировать из ячейки в ячейку с помощью инструмента «Формат по образцу» на ленте «Главная».

Заключение

Приложив немного усилий, вы сможете значительно улучшить внешний вид и удобочитаемость своих электронных таблиц. Вот версия электронной таблицы программирования «после».

Те же данные, что и выше, переформатированные с использованием 9 шагов

Что вы думаете? Как бы вы отформатировали его по-другому? Оставляйте свои идеи в разделе комментариев.

Читайте также: