Как сделать спецификацию в Excel

Обновлено: 02.07.2024

Для пользователей 2013 или 2016 года вы также можете ознакомиться с основными новыми функциями в соответствующих обзорах:

Ищете учебные курсы по Microsoft Excel?

Максимальные ограничения и спецификации для рабочих листов и рабочих книг Excel

Размер листа: максимум 1 048 576 строк и 16 384 столбца

Открытые книги: ограничены доступной памятью и системными ресурсами

Листы в книге: ограничено доступной памятью (по умолчанию 1 лист)

Имена в книге: ограничено доступной памятью

Windows в книге: ограничено доступной памятью

Панели в окне: максимум 4 панели

Именованные представления в книге: ограничено доступной памятью

Диапазон масштабирования: максимум 400 процентов (минимум 10 процентов)

Уровни отмены: максимум 100 уровней отмены

Связанные листы: ограничены доступной памятью

Ширина столбца: максимум 255 символов

Высота строки: максимум 409 пунктов

Разрывы страниц: не более 1026 по горизонтали и вертикали

Количество символов, которые может содержать ячейка: не более 32 767 символов

Символы в верхнем или нижнем колонтитуле: не более 255 символов

Максимальное количество переводов строки на ячейку: максимум 253 строки

Цвета в книге: максимум 16 миллионов цветов (32 бита с полным доступом к 24 битному цветовому спектру)

Уникальные форматы/стили ячеек: не более 64 000

Стили заливки: максимум 256

Толщина и стили линий: не более 256

Уникальные типы шрифтов: не более 1024 глобальных шрифтов, доступных для использования, или 512 для каждой книги

Числовые форматы в книге: максимум от 200 до 250, в зависимости от установленной языковой версии Excel

Гиперссылки на листе: не более 66 530 гиперссылок

Сценарии: ограничены доступной памятью (сводный отчет показывает только первые 251 сценарий)

Изменение ячеек в сценарии: не более 32 изменяющихся ячеек

Регулируемые ячейки в Solver: не более 200 регулируемых ячеек

Пользовательские функции: ограничено доступной памятью

Отчеты: ограничены доступной памятью

Сортировка ссылок: 64 ссылки в одной сортировке; неограниченно при использовании последовательной сортировки

Поля в форме данных: максимум 32 поля

Параметры книги: максимум 255 параметров в книге

Элементы, отображаемые в раскрывающихся списках фильтра: не более 10 000 элементов

Можно выбрать несмежные ячейки: максимум 2 147 483 648 ячеек

Максимальные пределы и спецификации вычислений в Excel

Точность чисел: 15 цифр

Наименьшее допустимое отрицательное число: -2,2251E-308

Наименьшее допустимое положительное число: 2,2251E-308

Максимальное допустимое положительное число: 9,99999999999999E+307

Максимальное допустимое отрицательное число: -9,99999999999999E+307

Наибольшее допустимое положительное число по формуле: 1,7976931348623158e+308

Наибольшее допустимое отрицательное число по формуле: -1,7976931348623158e+308

Длина содержимого формулы: не более 8 192 символов

Внутренняя длина формулы: не более 16 384 байт

Итерации: максимум 32 767 итераций

Массивы рабочих листов: ограничено доступной памятью

Выбранные диапазоны: не более 2048 диапазонов

Аргументы в функции: максимум 255 аргументов

Вложенные уровни функций: максимум 64 вложенных уровня

Определяемые пользователем категории функций: не более 255 категорий

Количество доступных функций рабочего листа: максимум 341 функция

Размер стека операндов: не более 1024

Зависимость между листами: не более 64 000 листов, которые могут ссылаться на другие листы

Зависимость формулы массива между листами: ограничено доступной памятью

Зависимость от области: ограничено доступной памятью

Зависимость от области на листе: ограничена доступной памятью

Зависимость от одной ячейки: максимум 4 миллиарда формул, которые могут зависеть от одной ячейки

Длина содержимого связанной ячейки из закрытых книг: не более 32 767

Самая ранняя дата, допустимая для расчета: 1 января 1900 г. (1 января 1904 г., если используется система дат 1904 г.)

Последняя дата, разрешенная для расчета: 31 декабря 9999 г.

Максимальное время, которое можно ввести: 9999:59:59

Максимальные ограничения и спецификации для диаграмм Excel

Диаграммы, связанные с рабочим листом: ограничены доступной памятью

Рабочие листы, на которые ссылается диаграмма: не более 255 рабочих листов

Серии данных на одной диаграмме: не более 255 серий данных

Точки данных в серии данных для двумерных диаграмм: ограничены доступной памятью

Точки данных в ряду данных для трехмерных диаграмм: ограничены доступной памятью

Точки данных для всех рядов данных на одной диаграмме: ограничены доступной памятью

Максимальные ограничения и спецификации сводных таблиц и диаграмм Excel

Отчеты сводной таблицы на листе: ограничено доступной памятью

Уникальные элементы в поле: максимум 1 048 576 уникальных элементов

Поля строк или столбцов в отчете сводной таблицы: ограничено доступной памятью

Фильтры отчетов в отчете сводной таблицы: не более 256 фильтров (может быть ограничено доступной памятью)

Поля значений в отчете сводной таблицы: не более 256 полей значений

Формулы вычисляемых элементов в отчете сводной таблицы: ограничено доступной памятью

Фильтры отчетов в отчете сводной диаграммы: максимум 256 фильтров (может быть ограничено доступной памятью)

Поля значений в отчете сводной диаграммы: не более 256 полей значений

Формулы вычисляемых элементов в отчете сводной диаграммы: ограничено доступной памятью

Длина имени MDX для элемента сводной таблицы: не более 32 767 символов

Длина строки реляционной сводной таблицы: не более 32 767 символов

Элементы, отображаемые в раскрывающихся списках фильтра: не более 10 000 элементов

Максимальные ограничения и характеристики общей книги Excel

Пользователи, которые могут одновременно открывать общую книгу и делиться ею: не более 256 пользователей

Личные представления в общей книге: ограничено доступной памятью

Дней, в течение которых хранится история изменений: максимум 32 767 дней (по умолчанию – 30 дней)

Книги, которые можно объединить одновременно: ограничены доступной памятью

Ячейки, которые можно выделить в общей книге: не более 32 767 ячеек

Цвета, используемые для обозначения изменений, сделанных разными пользователями, когда включено выделение изменений: максимум 32 цвета (каждый пользователь идентифицируется отдельным цветом; изменения, внесенные текущим пользователем, выделяются темно-синим цветом)

Таблицы Excel в общей книге: 0 (ноль), поскольку таблицы не разрешены в общих книгах

Максимальные ограничения и спецификации модели данных Excel

Память и размер файла для рабочих книг модели данных в 32-разрядной среде: максимум зависит от 2 гигабайт (ГБ) виртуального адресного пространства, общего для Excel, рабочей книги и надстроек, которые выполняются в одном процессе. Доля модели данных в адресном пространстве может составлять от 500 до 700 мегабайт (МБ), но может быть меньше, если загружены другие модели данных и надстройки.

Хранилище памяти и размер файла для книг модели данных в 64-разрядной среде: особых ограничений на размер файла нет. Размер книги ограничен только доступной памятью и системными ресурсами.

Excel 2016 использует функцию поддержки больших адресов, которая позволяет 32-разрядной версии Excel 2016 потреблять в два раза больше памяти, когда пользователи работают в 64-разрядной операционной системе Windows.

Добавление таблиц в модель данных увеличивает размер файла. Если вы не планируете создавать сложные отношения модели данных с использованием множества источников данных и типов данных в своей книге, снимите флажок Добавить эти данные в модель данных при импорте или создании таблиц, сводных таблиц или подключений к данным.

Представьте себе сценарий. Вам нужно построить совершенно новую базу данных для существенного приложения, которое было разработано и протестировано сторонним производителем программного обеспечения. Ваша задача — вовремя создать эту базу данных для развертывания приложения. Таков контракт.

"Ну, это достаточно просто, просто возьмите скрипты сборки базы данных у поставщика и запустите их! В чем проблема?"

В идеальном (или даже наиболее разумном) мире не было бы никаких проблем. Проблема в том, что поставщик не играет в мяч. Представитель поставщика говорит, что его люди не желают «публиковать» какие-либо сценарии, которые они затем будут обязаны тестировать, поддерживать и поддерживать, и, что более важно, им не хватает творческого подхода, чтобы предложить какие-либо разумные, работающие альтернативы.

"Конечно, мой менеджер может дергать за ниточки??" Техническому специалисту поставщика потребуется менее половины дня, чтобы запустить сценарии или восстановить базу данных под наблюдением одного из наших собственных инженеров по базам данных?

"Нет!" Никто не играет в мяч, и теперь все зависит от меня!

Раздражение. Все это звучит как политика большого бизнеса, которой я с радостью избегаю (в основном), работая подрядчиком.

Хорошо. Из чего я работаю? Поставщик любезно предоставил мне спецификацию со всей информацией о полях (имя, размер, тип) по таблице 300+ таблиц и 7000+ полей (да, и еще 5 общих полей на таблицу, т.е. 1500+ дополнительных полей). В электронной таблице Excel.

Дальнейшая проверка спецификации Excel дает нам следующее

Пример того, что у меня есть:

< td headers="th5943D5E00002">БРОНИРОВАНИЕ< td headers="th5943D5E00001">BookStartDTTM

Имя таблицы	Столбец	Идентификатор извлечения	Версия	Версия спецификации	Тип источника	Тип извлечения	Цифры	Десятичные разряды	Обнуляемый	Ключ	Включить
БРОНИРОВАНИЕ	OID	БРОНИРОВАНИЕ	V01	1.4	большое	число	19	0	Н	ПК	Да
БРОНИРОВАНИЕ	ИдентификацияOID	БРОНИРОВАНИЕ	V01	1.4	bigint	число	19	0	Да	Y
БРОНИРОВАНИЕ	Идентифицирующий тип	V01	1.4	varchar	строка	20	0	Д	Д
БРОНИРОВАНИЕ	БРОНИРОВАНИЕ	V01	1.4	дата/время	ггггммдд	17	N< /td>	Да

Все выглядит очень ясно, и я начинаю. Начав с ввода первых 3-4 таблиц вручную, я подумал, что должен быть более простой способ. На вход в эти 4 таблицы (100 полей) у меня ушел целый час. 80 часов на создание таблиц, на самом деле было не очень весело, и в конце концов, большая часть работы уже сделана!!

Мое решение (которое, я уверен, можно расширить) состояло в том, чтобы выполнить следующие шаги. Использование Excel:

упорядочить столбцы, чтобы включить только те, которые представляют интерес.
Отфильтровать следующую таблицу из спецификации (имя таблицы) с помощью автофильтра Excel,
Выберите интересующий меня блок,
Скопируйте этот блок в мою (прикрепленную) электронную таблицу Excel с решением,
Переключен на следующий рабочий лист,
Скопируйте столбец 1 до конца (предложения создания таблицы)
Переключился на менеджера студии.
Открыл новый запрос, вставьте, выполните, сохраните и закройте
Возврат к электронной таблице спецификаций и выбор следующей таблицы!!

С помощью этого простого (хотя и повторяющегося) процесса я успешно сократил первоначальное создание 4 таблиц примерно с одного часа (вручную) примерно до минуты.

Итак, что же делает эта «волшебная» таблица? При ближайшем рассмотрении вы обнаружите:

Рабочий лист: исходная спецификация

Ячейка A1 — содержит предложение сопоставления, используемое в определении полей char и varchar

Оставшаяся строка 1 – содержит поля заголовков для определений полей.

Ряды 2–6 — общие поля для всех таблиц

Ячейка C7 содержит самый верхний правый блок копии из спецификации Excel

Столбец D-I содержит соответствующую информацию для каждого требуемого поля

Столбец K использует функцию объединения для форматирования имени поля

Столбец L. Использует функцию объединения для форматирования типа поля

Столбец M добавляет размер поля и условия сортировки для полей char и vchar

В столбце N добавьте предложение Null и запятую.

Рабочая таблица: заявление о создании таблицы

Строка 1: жестко закодированное предложение "Использовать базу данных"

Строка 2. Создайте предложение таблицы с именем таблицы, внедренным из листа "Исходная спецификация"

Строка 3–81 просто объединяет столбцы K–L рабочего листа «Спецификация источника» для строк 2–80, но только если столбец таблицы не пуст!

Строка 82: содержит предложение первичного ограничения первой части с именем таблицы, встроенным для указания имени первичного ключа

Строка 83: содержит оставшуюся часть приведенного выше предложения. просто имя поля жестко закодировано в 'OID'

В строках 84–86 завершается оператор создания таблицы (с указанием групп файлов, для которых создается таблица, и ограничения PK)

Просто выбрав и скопировав столбец 1 из строк 1–86 и вставив, скажем, в блокнот, выполнится как SQL. Попробуйте!

Эти 300 нечетных таблиц заняли у меня около 10 часов, сэкономив 70 человеко-часов кропотливой работы!! Тем не менее, у меня все еще оставалось два дня повторяющихся перетаскиваний мышью, щелчков и нажатий клавиш.

Но есть ли способ сделать это лучше? Если все необходимые данные существуют и могут быть полуавтоматизированы с помощью формулы Excel, то почему бы не импортировать спецификацию Excel в таблицу SQL Server и не обработать ее там?

Почему бы и нет?Итак, вооружившись полуавтоматическим решением для работы с электронными таблицами, я работал над созданием сценария SQL для дальнейшей автоматизации.

Очевидно, что основной проблемой этого метода будет чтение спецификации строка за строкой, пока не встретится следующая таблица, после чего можно будет создать текущую таблицу. В этом суть решения. Как вы увидите из моего решения, я решил эту проблему, прочитав две записи из курсора, сдвинув первую запись в набор @Prev. полей и основываю свой внутренний цикл WHILE на сравнении таблиц @Prev и @Curr.

Пожалуйста, посмотрите мою полностью аннотированную копию сценария.

Итак, моя миссия выполнена, и я могу перейти к другим проблемам.

Нужно ли мне когда-нибудь снова использовать этот скрипт? Я надеюсь, что нет. По крайней мере, не для другого проекта. Это по-прежнему полезно для этого проекта, поскольку обновляются спецификации в Excel с изменениями полей до того, как будет развернуто само приложение и какие-либо данные. Но я надеюсь, что большинство отношений между клиентами и поставщиками являются достаточно доверительными и дружественными, чтобы клиент мог получить сценарий с минимальными усилиями.

Однако с учетом того, что я знаю о том, как работает бизнес, и особенно крупный бизнес, и, возможно, с долей цинизма, я буду держать этот удобный фрагмент кода при себе . на случай, если мне это понадобится, и чтобы избавить меня от раздражения несговорчивых поставщиков!

Если вы не прочитаете это до того, как запустите Excel или Google Sheets для документирования своего проекта, вы можете потерять время, прибыль и рассудок!

Таблицы (Excel, Google Sheets и т. п.) пользуются плохой репутацией — заявление, которое может показаться неуместным в блоге о том, почему вам не следует использовать электронные таблицы, — но это правда. Мы все обожаем наши электронные таблицы и пользуемся ими каждый день, и на то есть веские причины. Они просты в использовании, доступны для всей организации и очень гибки — что может не понравиться? Мне, например, страшно подумать о потере продуктивности моего рабочего дня без этого простого, но мощного инструмента.

Excel и Google Таблицы хороши, если их использовать для решения правильной задачи. Если вы хотите создать элементарный бюджет для своего бизнеса или составить быстрый список контактов для вашего следующего роуд-шоу продаж, электронные таблицы превосходны! Однако создание спецификации проекта для следующего проекта дизайна интерьера вашей дизайн-студии в электронных таблицах является сложной задачей.

Что такое спецификация продукта? (Пропустите эту часть, если вы знакомы с терминологией)

Вы поработали со своим клиентом и определили тему своего проекта. Ваша доска настроений отсортирована, и пришло время дать подробное определение того, что должно произойти, чтобы обустроить пространство. Этот документ представляет собой спецификацию проекта, также известную как спецификация, и обычно состоит из следующих разделов:

Титульная страница: логотип вашей компании, информация о проекте и клиенте, номера ссылок и важные даты.
Указатель: Содержание
Легенды: сгруппированные итоговые листы, например. Предметы в определенной комнате,
Несколько расписаний. Списки, которые могут относиться к физическим местоположениям, продуктам и/или отделке.
Данные/отрывные листы или разрезанные листы: подробная информация о продукте — название, марка, количество, размеры и отделка.
Списки контактов: ключевые заинтересованные стороны проекта и контактные информационные продукты и поставщики услуг.
Инструкции: как читать спецификацию, что делать дальше или к кому обращаться с вопросами
Стандарты и приложения: дополнительная документация для каждого продукта

Как вы понимаете, для получения профессиональных характеристик нужно собрать множество элементов. Учитывая конкуренцию и практически коммерциализацию дизайна интерьеров, как никогда очевидно, что дизайнерским студиям нужны мощные технологические инструменты, чтобы быстро и безболезненно собирать спецификации.

Можно представить, что это должно быть достаточно просто, особенно учитывая, что технологии с каждым днем становятся все лучше и дешевле. Тем не менее, это трагедия, что так много фирм, даже крупных, продолжают оставаться в темных веках технологий. Печальная истина остается в том, что мир спецификаций ID ужасно устарел.

Мы провели опрос среди различных дизайнерских фирм, чтобы понять, почему они используют электронные таблицы для составления спецификаций. Наши выводы ниже. Хотя электронные таблицы и полезны для начала, они явно не подходят для большинства проектов.

Самый популярный, но самый неправильный выбор для спецификаций дизайна интерьера: Excel, Google Sheets и все другие электронные таблицы

Плюсы:

Знакомство. Если вы пользовались компьютером, скорее всего, вы работали с электронными таблицами. Ни вам, ни члену вашей команды не нужно учиться.
Гибкость: суммирование и суммирование сумм – проверьте; Копирование-вставка из ваших старых спецификаций – отметьте; Быстрое добавление новых записей — проверьте;
Доступность. Большинство электронных таблиц доступны в Интернете и доступны всей вашей команде в режиме реального времени.
Шаблоны. Быстрый поиск в Google должен помочь вам найти много (конечно, слишком много) шаблонов, которые вы сможете использовать для своей следующей спецификации.

Минусы:

TL;DR — Итог

Проверенные и проверенные таблицы Excel и Google Spreadsheets в большинстве случаев подходят для мини-проектов, если вам не нужно вносить много изменений или слишком творчески подходить к изображениям.

Если вам нужно что-то для более крупных задач или при работе в команде, электронные таблицы не подходят для этой работы.

Excel позволяет настроить определенные ячейки так, чтобы они принимали только определенный формат данных, который вы укажете. Вы можете подсказать пользователю, как правильно вводить свои данные. Вы даже можете указать, что данные должны попадать в определенный диапазон данных, если хотите. Если введенные данные не соответствуют вашим спецификациям, Excel отобразит предупреждение об ошибке, которое предложит пользователю повторить попытку с правильным форматом.

Укажите формат данных

Выберите ячейку или ячейки, которые вы хотите проверить во время ввода.
На вкладке "Данные" в группе "Инструменты данных" нажмите "Проверка данных", чтобы открыть диалоговое окно "Проверка данных".
На вкладке "Настройки" укажите критерии, которым должны соответствовать введенные данные:
- Выберите тип данных «Время» в раскрывающемся меню «Разрешить».
- Выберите нужный вариант в раскрывающемся меню Данные:.
- Установите допустимое время начала и окончания.
На вкладке "Входящее сообщение" вы можете отобразить всплывающую подсказку с инструкциями для пользователя, прежде чем он введет текст.
- Установите флажок Показывать входное сообщение при выборе ячейки, чтобы включить подсказки.
На вкладке "Предупреждение об ошибке" укажите, что произойдет, если данные не соответствуют вашим критериям:
- Установите флажок Показывать оповещение об ошибке после ввода неверных данных, чтобы включить оповещения.
- Выберите нужный тип оповещения:
  - Остановить: запрещает Excel принимать неверные данные и позволяет пользователю только повторить или отменить.
  - Предупреждение. Пользователь получает предупреждение о том, что данные недействительны, но может нажать "Да", чтобы все равно ввести данные, "Нет", чтобы изменить запись, или "Отмена", чтобы удалить запись.
  - Информация. Пользователь предупреждается о том, что данные недействительны, но не запрещается их ввод. Пользователь может нажать "ОК", чтобы все равно ввести данные, или "Отмена", чтобы удалить их.

Нажмите "ОК", чтобы применить проверку данных.

Удалить проверку данных

Выберите затронутую ячейку или ячейки и нажмите кнопку "Проверка данных".
В диалоговом окне "Проверка данных" нажмите "Очистить все", а затем "ОК".

Совет. Чтобы найти недействительные данные, которые уже попали в вашу книгу, настройте проверку, как описано выше, и выберите «Обвести недействительные». Данные [H] из раскрывающегося меню «Проверка данных». Excel выделит ячейки, которые не соответствуют указанным критериям. Нажмите «Очистить круги проверки», чтобы удалить их.

Читайте также: