Как сделать органайзер для документов своими руками из файлов формата А4
Обновлено: 02.07.2024
Потому что одинокая папка с налоговыми декларациями и лоток с почтой у двери не помогут.
Сортировка электронной почты занимает достаточно много времени — и это только один тип документов, с которыми мы сталкиваемся в настоящее время. Добавьте налоговые формы, медицинскую информацию и даже много (много) рисунков вашего ребенка в смесь, и ваш офисный стол — и везде — может быть быстро похоронен. К счастью, есть простой способ избавиться от беспорядка: создать четкую систему организации документов.
Чтобы помочь вам начать работу, мы нашли лучшие идеи организации бумажных документов, которые будут держать все в порядке (и ваш разум в здравом уме), когда дело дойдет до окончательной оплаты счетов за кабельное телевидение. Эти идеи — от настольных лотков для писем и выдвижных ящиков до папок с цветовой маркировкой и персонализированных коробок памяти — гарантируют, что каждый лист бумаги будет иметь счастливое место для посадки. А чтобы узнать больше о способах никогда больше ничего не терять, ознакомьтесь с этими простыми идеями организации рабочего стола.
Самая продаваемая стойка для папок с файлами на Amazon предлагает пять наклонных лотков для ваших самых больших проектов, а также нижнюю полку для других предметов первой необходимости на рабочем столе.
Если вы хотите что-то более низкопрофильное (с шикарной деревянной рамой для загрузки), эти ящики рабочего стола имеют два места для наклеек — идеально подходит для создания системы ящиков входящих и исходящих.
Тканевые коробки помогают скрыть визуальный беспорядок, который неизбежно присутствует в домашних офисах. Коробки для белья в Container Store бывают разных размеров, поэтому у вас есть выбор в зависимости от того, хотите ли вы хранить карточки с рецептами, фотографии, печатные документы или другие бумажные сувениры.
Нужна коробка, в которую можно поместить файлы? Этот контейнер со стальной ручкой поставляется в нескольких размерах как для бумаги Letter, так и для Legal. Стороны также расстегиваются и складываются, когда вам это не нужно, а очень глубокая крышка также оставляет место для язычков.
Если вы знаете, что вам не нужно будет ссылаться на материалы в reg, обратитесь к элегантным файлам журналов для более стильной книжной полки. Они с прорезями для кожаных этикеток поставляются в наборах по шесть штук.
Эта проверенная временем система не только красива, но и значительно ускоряет поиск документов. Все, что вам нужно сделать, это найти зеленые папки, если вы хотите найти налоговую информацию, или синие папки для медицинских документов.
Более 1400 клиентов Amazon оценили эту вертикальную папку с файлами в 4,5 звезды. «Я купил это, чтобы использовать его как часть кухонного «командного центра» нашей семьи», — написал один из рецензентов. «Я хотел что-то функциональное, низкопрофильное и не бельмо на глазу. Этот органайзер ИДЕАЛЬНЫЙ. В нем достаточно карманов для каждого из четырех членов нашей семьи, плюс еще несколько, которые я выделил для счетов и другой корреспонденции».
Если вам нужно что-то более прочное, чем пластик, эта почтовая папка сочетает в себе состаренное дерево и оцинкованные металлические карманы, достаточно большие, чтобы вместить все, что попадется на пути.
Храните информацию о регистрации, страховке и обслуживании автомобиля в одном месте.В пяти внутренних карманах можно хранить важные автомобильные документы, а прилагаемые ручка и блокнот помогут вам записать, когда вы в последний раз брали машину в магазин.
А если вы настоящий дорожный воин, органайзер с клипсой убережет рабочие документы от смятия в нише для ног. (Дополнительный подстаканник тоже никогда не помешает.)
Храните отчеты о беременности, записи педиатра, данные о прививках и удостоверения личности вашего малыша (вы не хотите потерять карточку социального страхования!) вместе и в надежном пластиковом портфеле. Папки снабжены наклейками, или вы можете приклеить свои собственные.
Не позволяйте сентиментальным вещам смешиваться на вашем столе. Выделите корзину для каждого из своих детей и разделите ее по школьному возрасту — дошкольному, среднему и даже старшему.
Детская вечеринка вашей коллеги? Списки праздничных подарков вашей семьи? Тот факт, что вам не нужно постоянно ссылаться на эти документы, не означает, что они не важны. Создавайте файлы для предстоящих событий, чтобы быть в курсе того, что сейчас происходит в вашей жизни.
Не сбрасывайте бумаги в свою картотеку, чтобы забыть просмотреть их в течение следующего месяца. Умные категории, такие как "прочитано", "файл" и "на этой неделе", предоставляют четкие действия для ваших счетов и корреспонденции.
Этот пост посвящен подготовке документов InDesign к печати. Это длинный и подробный пост, предназначенный для проработки (но не обязательно за один раз). Если вы хотите работать, как вы читаете, зарегистрируйтесь ниже, чтобы получить доступ к бесплатному загружаемому PDF-файлу на 60 страниц:
< /p>
Вы будете работать с серией документов, каждый из которых поможет продемонстрировать некоторые особенности, о которых следует помнить при отправке документа на печать. Вот краткое изложение того, что вы узнаете:
Обзор процесса предварительной проверки
Как проверить отсутствие изображений
Как проверить изображения, которые были изменены
Что такое цвет CMYK
Как проверить, являются ли изображения CMYK
Что такое разрешение изображения
Как проверить разрешение изображений
Что такое кровотечение
Как проверить, используются ли обрезы, и как их настроить
Как проверить отсутствующие шрифты
Как создать готовый к печати PDF-файл
Обзор процесса предварительной проверки
В первом документе, который вы подготовите к печати, практически нет проблем, но вы будете работать с ним, чтобы привыкнуть к некоторым различным концепциям, терминологии и областям InDesign, с которыми вам необходимо ознакомиться. .
< /p>
В меню Файл выберите Открыть, чтобы открыть документ 1-Introduction. Эта реклама намеренно проста и не вызовет проблем при отправке в печать*, поэтому вы будете использовать ее в основном для сравнения с документами, которые вызовут проблемы. Все, что вам нужно сделать, это внимательно изучить изображения, используемые в нем, а затем создать PDF-файл, готовый к отправке на принтер.
* Работая с этими документами, вы научитесь проверять эти возможные проблемные области перед отправкой документа на принтер: выпуск под обрез, образцы, шрифты, изображения и прозрачность. Этот первый документ не требует обрез, он использует только черный образец по умолчанию, он использует шрифты, которые устанавливаются с InDesign, и в нем нет прозрачности.
Откройте Панель ссылок, нажав на нее в правом верхнем углу экрана.
< /p>
Панель ссылок содержит список всех изображений, которые были импортированы в документ (с помощью команды Файл>Поместить). Когда вы помещаете изображение в InDesign, оно не импортируется строго в документ; вместо этого вводится версия более низкого качества, которая связана с исходным файлом на вашем компьютере. Важно, чтобы эти ссылки сохранялись, чтобы при создании PDF-файла или пакета для отправки на принтер (подробнее об этом позже) InDesign мог получить изображение полного качества из исходного файла.
Если InDesign не может найти исходный файл из-за того, что он был перемещен или переименован, вы увидите красный вопросительный знак рядом с изображением в столбце состояния на панели ссылок (под треугольным значком с восклицательным знаком). В случае этих изображений столбец должен быть пустым, поскольку они правильно связаны.
< /p>
Еще одна предварительная вещь, которую нужно проверить со ссылками, – убедиться, что они не были изменены с момента размещения в InDesign. Позже вы узнаете, как изменять изображения таким образом, чтобы InDesign мог их отслеживать, но сейчас все, что вам нужно знать, это то, что если изображение было изменено без ведома InDesign, появится желтый восклицательный знак. значок в столбце состояния рядом с ним. Как и прежде, это не должно иметь место для этих изображений.
О CMYK
Большинство всех коммерческих печатных работ печатается с использованием Четырехцветного процесса (альтернативно называемого четырехцветным, CMYK, полноцветным, триадным цветом). Это работает путем печати четырех основных цветов: голубого, пурпурного, желтого и черного (отсюда CMYK) в тесном расположении крошечных точек в комбинациях, которые могут имитировать миллионы различных цветов. Если вы посмотрите на корешок газеты, вы, вероятно, увидите буквы CMYK или, возможно, маленькие квадраты или кружочки, напечатанные этими цветами. Как правило, все, что вы производите с цветной фотографией, будет производиться в четырехцветном процессе.
Если вы создаете документ, который будет напечатан с использованием основного цвета, любое изображение, которое вы помещаете в InDesign, в идеале должно быть определено с помощью CMYK*. Это означает, что каждый из тысяч или миллионов пикселей**, составляющих изображение, содержит четыре элемента информации: сколько голубого, пурпурного, желтого и черного. Поскольку цифровые камеры и большинство сканеров работают в RGB (как и мониторы, они работают со светом, а не с чернилами), большинство изображений, с которыми вы столкнетесь, скорее всего, будут состоять из пикселей RGB.
* Я говорю в идеале, потому что даже если изображения не в CMYK, InDesign может преобразовать их при создании PDF-файла, как вы узнаете позже.
** Вы, вероятно, знакомы с термином «пиксели». Если нет, то это крошечные цветные квадратики, из которых состоит цифровое изображение. По сути, это все, чем является цифровая фотография: тысячи крошечных квадратов, каждый из которых может иметь свой уникальный цвет или оттенок.
Чтобы просмотреть дополнительную информацию об изображении 1.jpg, щелкните его имя на панели ссылок.
< /p>
Информация об изображении отображается в разделе Информация о ссылке в нижней части панели.
< /p>
Как видно из приведенного выше снимка экрана, Цветовое пространство этого изображения — CMYK. Нажмите на все остальные изображения jpg по очереди, чтобы проверить что они все тоже. Последнее изображение в списке (с суффиксом .ai) является файлом Illustrator. Оставьте это сейчас, но позже вы изучите конкретную проблему, которая может возникнуть с этим типом изображения.
О разрешении
Помимо проверки изображений, чтобы убедиться, что они не отсутствуют, не изменены и имеют цветовое пространство CMYK, вам также необходимо проверить их разрешение. Разрешение в основном определяет, подходит ли изображение качество печати. Он измеряется в ppi, количестве пикселей на дюйм. Чтобы изображение было подходящего качества для работы на экране, оно должно иметь около 72ppi. Но для печатных работ рекомендуется разрешение около 300 пикселей на дюйм. Принтеры часто говорят о dpi, а не о ppi, но это относится к одному и тому же. Они также будут относиться к изображениям «высокого разрешения» и «низкого разрешения», что означает высокое и низкое разрешение, опять же, высокое разрешение обычно означает около 300 пикселей на дюйм.
< /p>
Информация о ссылке для изображения 1.jpg показана выше. Его разрешение отображается как Фактическое число пикселей на дюйм и Эффективное число пикселей на дюйм. Фактическое число пикселей на дюйм — это разрешение изображения в исходном размере (300), а эффективное число пикселей на дюйм — это разрешение что он используется на странице (312)*.
* Причина, по которой они различаются, заключается в том, что изображение было сделано немного меньше в InDesign, и поскольку оно измеряется количеством пикселей на дюйм изображения, если изображение уменьшается, следовательно, разрешение будет расти. Именно это подразумевается под эффективным значением ppi.
Нажимайте на каждую ссылку по очереди, и вы должны увидеть, что для каждой из них Эффективное значение ppi составляет около 300, к чему вы должны стремиться в идеале. Если это не так, вы рискуете, что они будут выглядеть некачественно.
Создание готового к печати файла PDF
Как упоминалось ранее, несмотря на то, что перед отправкой документа на печать вы обычно выполняете ряд других проверок, в данном случае вы выполнили все необходимые проверки, поэтому теперь вы экспортируете рекламу в формате pdf.
Чтобы создать PDF-файл, выберите Экспорт в меню Файл. В появившемся диалоговом окне выберите Adobe PDF (Печать)< /em>, дайте ему подходящее имя и сохраните в подходящем месте. После этого появится диалоговое окно с выбором параметров экспорта в PDF. Целые книги написаны о лучших настройках для использования здесь — я просто предложу два варианта.
Во-первых, попросите принтер предоставить вам набор настроек с рекомендованными им параметрами. Они могут либо обсудить с вами настройки, чтобы вы их ввели, либо отправить вам файл вариантов работы. Для целей этого упражнения вы перейдете к следующему шагу, но в приведенной ниже сноске приведены инструкции, которым необходимо следовать, если принтер отправил вам настройки.
Если бы они предоставили вам файл, вы бы выбрали Файл>Наборы настроек Adobe PDF>Определить, затем нажмите кнопку Загрузить и найдите нужный файл. d отправлено, затем нажмите кнопку Готово. Когда вы в следующий раз воспользуетесь командой «Файл»> «Экспорт», отправленные параметры будут в списке Стили Adobe PDF в верхней части диалогового окна.
В вашем случае (и, как правило, при отсутствии рекомендаций или предустановок, предоставленных вашим принтером), выберите предустановку [PDF/X-1a:2001] из вариантов в верхней части окна. Диалоговое окно Экспорт Adobe PDF. Настройки этого пресета были созданы для использования в рекламе и, как правило, подходят для работы с профессионалами в области печати, поэтому вы вряд ли получите неприятные сюрпризы. Нажмите кнопку Экспорт, чтобы завершить создание PDF-файла. Если вы хотите просмотреть его, найдите его в том месте, где вы его сохранили, и дважды щелкните его, чтобы открыть.
Grit Daily News – это ведущий новостной портал о стартапах. Это главный источник новостей о стартапах миллениалов и поколения Z — от моды, технологий, инфлюенсеров, предпринимательства и финансирования.
Бумажные органайзеры — это идеальный способ разделить ваши документы, сохраняя их аккуратность и организованность, а также предоставляя для них идеальное место для хранения. Обычно органайзеры изготавливаются из пластика, металла и даже дерева, поэтому какую бы отделку вы ни предпочли, вы обязательно ее найдете.
Есть ли у вас органайзер для плотной бумаги? Нет? Это ваш знак, чтобы купить его прямо сейчас!
Бумажные органайзеры — это идеальный способ разделить ваши документы, сохраняя их аккуратность и организованность, а также предоставляя для них идеальное место для хранения. Обычно органайзеры изготавливаются из пластика, металла и даже дерева, поэтому какую бы отделку вы ни предпочли, вы обязательно ее найдете.
Если вы спешите, вот 3 наших быстрых выбора лучших бумажных органайзеров 2022 года:
- Amazon Basics расширяет органайзер для бумаги
- SimpleHouseware Настольный органайзер для бумаги на 6 лотков
- Сетчатый органайзер для бумаги SimpleHouseware с выдвижным ящиком
Соображения при покупке бумажного органайзера
Как правильно систематизировать документы?
Бумажные изделия, которые большинство людей используют каждый день, хранятся вне поля зрения, например подписки на журналы на столах, канцелярские принадлежности на столах и т. д. раскладывайте их в бумажных органайзерах, красивых коробках или корзинах или размещайте на книжных шкафах и полках.
Как лучше всего хранить бумаги или документы в органайзере для бумаги?
Простой и проверенной системой хранения документов является алфавитный порядок документов, поскольку каждый документ обычно имеет соответствующее имя папки с файлами. Организации или даже отдельные лица часто используют подвесные папки с вкладками или прочные распечатанные разделители ящиков для файлов, чтобы классифицировать папки по алфавиту.
Посмотрите на наш список ниже, чтобы узнать, какие лучшие органайзеры для плотной бумаги мы выбрали. Наши критерии выбора лучших органайзеров включают в себя отличные цены, а также простоту сборки и сборки. Мы также выбрали лучшие бумажные органайзеры, которые были рекомендованы «Выбором редакции» через Amazon или отмечены как «Выбор Amazon».
1. Amazon Basics расширяет возможности Paper Organizer
Вот пример простого органайзера для бумаг, если у вас в настоящее время не так много документов. Эти папки для документов вмещают 900 листов и имеют 13 карманов, надежно разделяющих пространство, где каждый карман может расширяться до 7/8 дюймов при необходимости. Полноразмерный гибкий клапан складной папки и застежка на шнурке обеспечивают дополнительную защиту от повреждений и надежно убирают предметы во время транспортировки и хранения. На карманы с вкладками можно добавлять собственные этикетки, благодаря чему различные секции мгновенно распознаются для быстрого доступа. Кроме того, папка с файлами размером с букву водонепроницаема и устойчива к разрывам.
С появлением цифровых медиа газета перестала выполнять свою основную функцию по распространению знаний. В прошлом бумага была единственным средством общения людей. Но с появлением цифровых средств связи люди полностью отказались от бумаги, и сегодня мы едва пишем письма. Возможно, в ближайшем будущем мы даже не найдем книг в мягкой обложке, поскольку электронные книги уже начали их вытеснять.
Тем не менее, бумага, пожалуй, самый надежный способ передачи информации. Два фактора, которые делают статью более надежной, — это минимальный риск потери данных (при хорошей организации) и более быстрое обращение к ней. А когда дело доходит до переноса информации, вам не нужно беспокоиться о разрядке аккумулятора, как в случае с телефоном или планшетом.
Лучшие органайзеры для важных документов в 2022 году, специально для формата бумаги 11X17
Коммерчески бумага бывает разных размеров: от Letter до больших 13 x 19 и выше. Однако чаще всего в инженерных проектах, архитектуре и строительных графиках используется размер бумаги 11 x 17 дюймов. Размер 11 × 17 чаще всего называют таблоидом, Ledger или B-размером. Из-за удобства использования он имеет большое преимущество перед другими форматами. Печать на бумаге 11×17 — это не то, что может сделать каждый принтер на рынке. Существует несколько широкоформатных принтеров 11 x 17, специально предназначенных для работы с бульварной бумагой.
Однако при использовании бумаги размером 11 x 17 возникают определенные проблемы. Поскольку формат 11×17 немного больше по размеру по сравнению с наиболее часто используемыми форматами, такими как A4 и Letter, его организация и переноска могут оказаться сложной задачей. Здесь вам на помощь приходит хороший бумажный органайзер 11×17. Тем не менее, в Интернете можно найти множество таких аксессуаров. В этом посте мы порекомендовали несколько лучших бумажных органайзеров 11 x 17.
Должны быть офисные принадлежности для эффективной организации файлов документов 11 × 17
У нас есть 6 идей, как упорядочить ваши бумажные документы 11X17 или печатные документы 11X17. Давайте проверим их без промедления
Висячие папки с файлами — идеальный вариант для хранения файлов размером 11 × 17. Это особый тип папок с крючками на обоих концах. Подвесные папки для файлов предлагаются в различных цветовых вариантах и дизайнах. Это самый безопасный и простой способ эффективной организации файлов.
Будь то записи о клиентах и сотрудниках или информация о курсовых работах в вашем офисе, у вас всегда должно быть несколько файлов. Если вы не организуете их достаточно хорошо, есть риск потерять ценную информацию. Кроме того, сортировка ваших файлов может быть очень сложной, если они плохо организованы.
Отпечатки формата 11 x 17 трудно хранить, так как они немного больше по размеру и не помещаются в большинстве папок. Кроме того, поскольку бумага очень склонна к потере отпечатанного содержимого при воздействии влаги, очень важно защитить отпечатки 11×17 от прямого воздействия влаги. Вот где пригодятся защитные листы 11 x 17.
Защитные листы размером 11×17 сделаны из прозрачного пластика. Ваши отпечатки или фотографии размером 11 × 17 можно вставить внутрь, чтобы сохранить их в безопасности. Большинство листовых протекторов на рынке имеют отверстия, пробитые на одном из краев. Это позволяет им удобно разместиться в любой папке. Поскольку они сделаны из пластика, они могут помочь защитить ваши документы от случайных брызг воды или моросящего дождя.
Если у вас есть файлы меньшего размера, которые нужно упорядочить, папки с файлами размером 11 × 17 – это то, что вам нужно. Они бывают разных форм и цветов с твердой обложкой. У них есть отверстие для безопасной вставки ваших файлов. Большинство папок с файлами, представленных на рынке, могут помочь защитить ваши файлы от влаги или случайного попадания брызг воды. Кроме того, они доступны по более низкой цене, что делает их эффективным решением для хранения бумаги.
Если у вас в офисе скопилось много файлов, тележки на колесиках станут вашим незаменимым органайзером. Поскольку они оснащены колесами, они могут легко перемещаться. Это будет полезно, особенно если ваша работа требует от вас слишком частого перемещения файлов туда-сюда. Вы также можете повесить внутри них 11 × 17 папок с файлами.
Таблицы на колесиках 11 x 17 очень выгодны, особенно если у вас осталось меньше места дома или в офисе. Сортировка ваших файлов может быть очень простой с помощью этих передвижных тележек для файлов. Их можно купить в Интернете менее чем за 50 долларов США.
Если у вас дома разбросаны очень важные файлы, такие как документы и прочее, идеальным выбором будет приобретение ящика для хранения файлов. Ящики для хранения файлов бывают разных размеров, форм и цветов. Большинство из них изготовлены из очень качественного материала, который может защитить ваши документы от повреждений водой и даже кислотами. Они идеально подходят для хранения старых фотографий, которые вы не хотите потерять.
Лотки для файлов 11 x 17 — еще один эффективный способ упорядочить распечатки 11 x 17. Это, пожалуй, самые дешевые решения для органайзера файлов 11 × 17. Вы можете найти приличный лоток для файлов 11 × 17 менее чем за 20 долларов в Интернете. Они бывают разных размеров, форм и цветов. Выберите тот, который лучше всего подходит для вашей среды.
Читайте также: