Как сделать электронную печать для подписи документов

Обновлено: 21.11.2024

Используйте цифровую подпись и печать, чтобы заменить подписи, сделанные мокрыми чернилами, и создавайте юридически обязательные документы, которые нельзя опровергнуть. Цифровая подпись позволяет агентствам и организациям оптимизировать процессы подписи и утверждения, отказаться от бумаги и создать контрольный журнал. Этот контрольный журнал повышает целостность процесса цифровой подписи, предоставляя документальное подтверждение последовательности выполненных действий по подписанию.

Цифровую подпись также можно настроить так, чтобы она включала официальную цифровую печать, заменяющую традиционную штампованную или тисненую печать, для которой требуется подпись мокрыми чернилами. Эта функциональность позволяет использовать цифровую подпись и печать федеральным, государственным и местным агентствам, а также инженерам, архитекторам, геодезистам и другим лицам, которые взаимодействуют с этими агентствами. Любой, кому необходимо ставить цифровую подпись и скреплять печатью планы и другие документы, может воспользоваться цифровой подписью и печатью.

Цифровые подписи также можно использовать для подписи сообщений электронной почты, убеждая получателя в том, что отправителем на самом деле являетесь вы. Цифровая подпись документов и электронной почты — лучший способ гарантировать, что цифровые носители останутся неповрежденными, защищая общую целостность документа или электронной почты.

Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN), принятый 30 июня 2000 г., – это федеральный закон США, который облегчает использование электронных записей и электронных подписей в торговле между штатами и за рубежом, гарантируя действительность и юридическую силу заключенных контрактов. в электронно. Бывший президент Билл Клинтон использовал цифровой сертификат IdenTrust для утверждения ESIGN ACT.

IdenTrust как центр сертификации (ЦС) выпускает цифровые сертификаты для цифровой подписи электронных документов. Электронные нотариусы могут настроить внешний вид Цифровой подписи с помощью собственной Электронной печати и/или факсимиле мокрой подписи, сохраняя при этом целостность данных и неотказуемость подписанного документа.

IdenTrust не помогает с созданием электронной печати, но в Интернете есть несколько компаний, которые предоставляют этот тип услуг; вот несколько образцов:

Вы можете создать свою электронную подпись несколькими способами. Для каждой подписи требуется всего несколько кликов или свайпов, и она будет сохранена в вашей учетной записи HelloSign для будущей подписи. Вот ваши варианты:

Нарисуйте свою подпись пальцем или стилусом. Если у вас есть доступ к сенсорному экрану, вы можете пальцем создать электронную подпись прямо в документе. Это особенно полезно, когда вы подписываете на мобильном устройстве или планшете!
Загрузите изображение своей подписи. Используйте свой телефон или камеру, чтобы сфотографировать вашу бумажную подпись. После того как он будет загружен в вашу учетную запись HelloSign, он будет преобразован в файл .jpg, который аккуратно накладывается на строку подписи в вашем документе.
Используйте курсор, чтобы нарисовать свою подпись. Используя мышь или сенсорную панель, вы можете перетаскивать курсор вдоль строки подписи, чтобы создать уникальную электронную подпись.
Используйте клавиатуру, чтобы ввести свою подпись. Это самый простой способ создать свою электронную подпись. После того, как вы введете свое имя, вы можете выбрать шрифт, который лучше всего соответствует вашей бумажной подписи.

Легко! Зарегистрируйте бесплатную учетную запись HelloSign и получите три бесплатных электронных подписи в месяц. Планы Essentials и выше открывают неограниченное количество документов, шаблонов и многого другого!

Является ли электронная подпись такой же законной, как и бумажная подпись?

Да! Электронные подписи защищены на федеральном уровне Законом ESIGN от 2000 года. Они также защищены на уровне штата Законом UETA. На международном уровне электронные подписи защищены различными законами и законами. У нас есть клиенты, использующие HelloSign в Австралии, ЕС и других странах!

Насколько безопасно использовать электронные подписи для подписания документов?

Ага! Это абсолютно безопасно, если вы работаете с проверенным и безопасным поставщиком электронной подписи. HelloSign предлагает безопасность на уровне банка, чтобы гарантировать, что ваша информация и документы останутся защищенными. Сюда входят:

Размещение на современном объекте SAS70 Type II, SSAE 16, сертифицированном по стандарту ISO 27001.
Подключение, зашифрованное с помощью SSL (Secure Sockets Layer). Такой же уровень безопасности в большинстве ведущих банков!
Документы хранятся и шифруются в состоянии покоя с использованием AES — 256-битного шифрования.

Должен ли я подписывать документы электронной подписью в своей учетной записи HelloSign?

HelloSign интегрируется с несколькими другими компаниями, чтобы максимально упростить вход в любое приложение, которое вы используете. Среди наших партнеров по интеграции:

Вы можете быть перенаправлены на наш сайт для заполнения электронной подписи, но вы можете инициировать запросы на подпись непосредственно во встроенных приложениях.

Дополнительные функции

Электронные подписи

HelloSign предоставляет простое в использовании решение для отправки документов на подпись.
‍ Изучите электронные подписи

Подписание онлайн-контракта

HelloSign позволяет легко запрашивать подписи и подписывать контракты онлайн несколькими щелчками мыши.
Ознакомьтесь с онлайн-контрактами

Подписание документов в Интернете

HelloSign позволяет подписывать документы в Интернете с помощью компьютера, планшета или мобильного телефона.
Электронная подпись документов в Интернете

Подписать PDF-файлы

HelloSign позволяет невероятно легко безопасно и надежно подписывать PDF-файлы в Интернете.
Подробнее о подписании PDF-документов

Легкий, простой в использовании, которому доверяют миллионы

Познакомьтесь с нашими премиум-функциями в рамках 30-дневной бесплатной пробной версии

Что такое элемент Rich Text?

Элемент форматированного текста позволяет создавать и форматировать заголовки, абзацы, цитаты, изображения и видео в одном месте, вместо того чтобы добавлять и форматировать их по отдельности. Просто дважды щелкните и легко создавайте контент.

Редактирование статического и динамического контента

Элемент форматированного текста можно использовать со статическим или динамическим содержимым. Для статического контента просто перетащите его на любую страницу и начните редактирование. Для динамического содержимого добавьте поле форматированного текста в любую коллекцию, а затем подключите элемент форматированного текста к этому полю на панели настроек. Вуаля!

Как настроить форматирование для каждого форматированного текста

Заголовки, абзацы, цитаты, рисунки, изображения и подписи к рисункам могут быть оформлены после добавления класса к элементу форматированного текста с помощью системы вложенных селекторов «Когда внутри».

В Microsoft Word есть удобная встроенная функция, которая позволяет пользователям создавать и добавлять документы с электронными подписями.

Однако, несмотря на свою популярность, Word несколько ограничен в отношении более широкой функциональности, когда речь идет об электронных подписях, что делает Word устаревшим программным обеспечением для многих организаций, которые могли бы извлечь выгоду из перехода на более специализированные платформы электронной подписи, такие как PandaDoc и DocuSign.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись, также известная как электронная подпись, представляет собой просто цифровую форму традиционной физической подписи, упрощающую подписание документов. Как и стандартная собственноручная подпись, электронные подписи в основном служат доказательством того, что подписывающее лицо утвердило рассматриваемый документ.

Кроме того, многие люди считают, что электронные подписи делают документы более профессиональными, что очень важно для создания надлежащего имиджа в деловом мире.

Зачем использовать электронные подписи?

Электронные подписи намного быстрее использовать, чем традиционные подписи, поскольку вам не нужно печатать, физически подписывать, а затем сканировать документ обратно отправителю. Электронные подписи необходимо создать только один раз, после чего их можно будет быстро и легко добавить в любой будущий документ.

Электронные подписи важны для тех, кому необходимо часто отправлять подписанные документы. Команды, такие как отделы продаж, менеджеры по контрактам и практически любой владелец бизнеса или администратор, могут извлечь огромную пользу из их использования.

При правильном использовании цифровая подпись также имеет юридическую силу, как и настоящая подпись. Их также можно зашифровать, поэтому их безопасно использовать даже в важных и конфиденциальных документах.

Зачем добавлять электронную подпись в Microsoft Word?

Microsoft Word – это универсальное программное обеспечение для обработки текстов, используемое предприятиями и отдельными лицами по всему миру для создания документов. Поскольку он так широко используется, многие люди предпочитают добавлять электронные подписи к документам в Word, чтобы увеличить скорость обработки документов.

Основное преимущество добавления электронных подписей в документы Word заключается в том, что большинство из них уже используют это программное обеспечение для создания и редактирования своих документов.

Однако, хотя это может быть наиболее очевидным преимуществом, убедитесь, что ваша организация действительно может поддерживать вариант использования электронных подписей, прежде чем переходить к решению.

Выполните следующие необходимые действия, чтобы добавить электронные подписи в документ Microsoft Word (эти действия относятся к версиям Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365):

<р>1. Поместите курсор в то место, где должна располагаться строка подписи в документе Word.

<р>2. Перейдите на вкладку «Вставка» и в разделе «Текст» нажмите «Список подписей», а затем «Строка подписи Microsoft Office».

<р>3. Заполните поля о деталях подписи во всплывающем окне настройки и выберите параметры для поля подписи.

<р>4. Щелкните правой кнопкой мыши поле для подписи в документе.

Нажмите «Выбрать изображение», чтобы выбрать изображение подписи, которое вы уже сохранили.
В качестве альтернативы, если вы используете сенсорный экран, вы можете вручную нарисовать свою подпись в поле.
Или введите печатную версию своего имени прямо в поле.

Несмотря на то, что с помощью Word можно полностью подписывать документы электронной подписью, настройка подписи может оказаться запутанным процессом. Каждому, кто подписывает документ, необходимо скачать документ, открыть его в Word и выполнить шаг 4, чтобы добавить свою подпись или распечатать и подписать его от руки.

Затем вам нужно будет сохранить документ и отправить его обратно отправителю, что приведет лишь к пустой трате времени и потенциальному человеческому фактору.

Ограничения использования Word для электронных подписей

Word не предназначен для использования в качестве программного обеспечения для электронной подписи, и хотя его можно использовать для добавления цифровой подписи, в его функциональности есть некоторые пробелы, которые ограничивают его потенциальные преимущества.

Самое большое ограничение использования Word заключается в том, что оно не может делать то, что может делать другое программное обеспечение после того, как вы соберете подпись. Документы подписываются, чтобы согласиться с содержанием документа и добавить законности, что часто означает, что их необходимо отправить другим предполагаемым получателям.

Представьте, что ваша компания хочет отправить коммерческое предложение потенциальным или потенциальным клиентам. Сначала вам нужно создать документ, подписать его электронной подписью, а затем отправить, возможно, десяткам получателей.

Потом эти получатели должны прочитать его, решить, заинтересованы ли они в нем, подписать его и отправить обратно. В идеале вы могли бы быстро отправить документ по списку получателей, а затем посмотреть, как каждый получатель взаимодействует с документом, прежде чем подписать его. К сожалению, это невозможно в Word.

Еще один большой недостаток Word заключается в том, что это не самый быстрый способ добавления строк подписи и документов eSign. Это может не быть серьезной проблемой для тех, кто редко отправляет документы, которые необходимо подписать, но для компаний и отделов, которые отправляют большой объем документов о продажах, таких как предложения и расценки, использование Word может занять очень много времени.< /p>

Что могут предложить другие платформы, чего не может Word?

Есть много других примеров программного обеспечения, предназначенного для создания, отправки и подписания деловых документов в цифровом виде, например PandaDoc и DocuSign. Эти сервисы предлагают гораздо более широкий спектр полезных функций, в целом упрощая создание полей подписи и электронных подписей.

Например, PandaDoc предоставляет пользователям обширную базу данных шаблонов, адаптированных к широкому спектру вариантов использования в бизнесе, таких как различные типы котировок и предложений, а также внутренние функции, такие как управление персоналом или юридические документы, для ускорения создание качественных, профессиональных документов.

Добавление электронной подписи на этих специализированных платформах безболезненно благодаря интуитивно понятным интерфейсам и возможности добавления в один клик. После подписания документы можно быстро и легко отправить списку получателей непосредственно через само программное обеспечение, а также можно создать безопасный сертификат подписи.

После отправки документы отслеживаются при использовании таких платформ, как PandaDoc. Показатели просмотра, такие как время, затраченное на каждую страницу, время, необходимое для подписи и т. д., автоматически собираются и представляются отправителю. Эта информация определяет, что работает, а что нет, позволяя компаниям корректировать свои торговые документы и со временем повышать их эффективность.

Эти мощные функции и многое другое означают, что внедрение специализированной платформы электронной подписи и документации по продажам может кардинально изменить способ электронной подписи и значительно оптимизировать весь процесс продаж.

PandaDoc интегрирован с Word, благодаря чему ограничения остались в прошлом

PandaDoc интегрирован с Word, благодаря чему ограничения цифровых подписей остались в прошлом.

Теперь, не выходя из Word, вы можете быстро отправить свой документ списку потенциальных или внутренних сотрудников. Но это не все! Вы также можете увидеть, получил ли ваш получатель ваш документ, с обновлениями статуса, сообщающими, подписали они или нет.

Эта интеграция позволяет подписывать существующие документы Word, запрашивать электронные подписи у нескольких получателей и проверять статус вашего документа, не выходя из Word.

Более того, интеграция проста и загружает документы прямо в вашу учетную запись PandaDoc, что упрощает доступ к ним из любого места. Загрузите интеграцию прямо сейчас из Microsoft Marketplace.

Как добавить электронную подпись в документ Word с помощью PandaDoc

PandaDoc упрощает добавление электронных подписей к любому документу. Просто выполните следующие действия:

<р>2. Перетащите поле подписи в документ и добавьте нужные дополнительные поля или текст.

<р>3. Выберите получателей и нажмите «Отправить».

<р>4. Получатели получат уведомление по электронной почте с прямой ссылкой на онлайн-версию документа. Им нужно щелкнуть поле подписи и выбрать создание, загрузку или ввод электронной подписи.

<р>5. Копия документа отправителя автоматически обновляется по мере добавления подписей. Действия с документами можно удобно отслеживать и отправлять соответствующие последующие действия. PandaDoc даже создает цифровой сертификат с датой подписания и цифровым идентификатором, что обеспечивает легитимность документа.

Лучший способ электронной подписи деловых и торговых документов

Microsoft Word может быть самым популярным программным обеспечением для обработки текстов как для компаний, так и для частных лиц, но это не делает его лучшим выбором для электронных подписей.

В настоящее время существует огромное количество программного обеспечения, предназначенного в большей степени для создания электронных подписей и добавления их к документам. Альтернативы Word, такие как PandaDoc и DocuSign, не только невероятно упрощают электронную подпись, но и включают в себя широкий спектр других инструментов, которые помогут вам с легкостью создавать, отправлять, подписывать и отслеживать большое количество важных деловых документов.

Легко загружать и скачивать документы Word с помощью DocX Converter

Отказ от ответственности

Стороны, отличные от PandaDoc, могут предоставлять продукты, услуги, рекомендации или представления на сайте PandaDoc («Сторонние материалы»). PandaDoc не несет ответственности за изучение или оценку таких Материалов третьих лиц и не предоставляет никаких гарантий в отношении Материалов третьих лиц. Ссылки на такие Материалы третьих лиц предназначены для вашего удобства и не означают одобрения таких Материалов третьих лиц.

Как создать расширенную или квалифицированную электронную печать?

Ответить

Во-первых, для того, чтобы поставить печать на документы как юридическому лицу, действительно нужен сертификат на электронные печати. И с помощью этого сертификата можно создавать электронные печати. В соответствии с Регламентом eIDAS эти сертификаты можно приобрести у определенных поставщиков, называемых поставщиками услуг доверия (TSP).

<р>1. Получите цифровой сертификат от TSP

В случае «расширенной электронной печати» сертификат может быть квалифицированным или неквалифицированным. В случае «квалифицированной электронной печати» сертификат должен быть квалифицирован, а закрытый ключ, относящийся к сертификату, должен храниться на «устройстве создания квалифицированной электронной печати» (QSCD).

Как правило, если требуется определенный уровень электронной печати (например, расширенная печать), вероятно, будет принят более высокий уровень (например, расширенная печать с квалифицированным сертификатом, квалифицированная электронная печать).

Как указано в eIDAS, квалифицированная электронная печать явным образом пользуется презумпцией целостности данных и правильности происхождения этих данных, с которыми связана квалифицированная электронная печать.

Поставщики квалифицированных сертификатов для электронных печатей в соответствии с юридическим обязательством eIDAS в обязательном порядке перечислены в соответствующем национальном доверенном списке. Но поставщики неквалифицированных сертификатов для электронных печатей могут быть, но не обязательно перечислены в этих доверенных списках.

Доверенные списки и, следовательно, перечисленные в них поставщики можно просматривать удобным для пользователя способом с помощью браузера доверенных списков.Фактическое содержание этих доверенных списков управляется и публикуется каждым государством-членом, а «Браузер доверенных списков» «просто» просматривает эти доверенные списки.

<р>2. Выберите своего TSP с помощью браузера доверенных списков

Выберите «Сертификат для электронной печати» и/или «Квалифицированный сертификат для электронной печати» и нажмите «Далее».

Затем выберите любую подходящую страну и нажмите «Поиск».

Наконец, нажмите на любой TSP, который вы сочтете подходящим, и через составное поле «Электронный адрес» в разделе «Подробная информация» вы найдете ссылку на веб-сайт, на котором представлена дополнительная информация об этом поставщике и его продуктах. обеспечивает.

<р>3. Запечатайте документ

После получения сертификата электронной печати вы сможете ставить печать на документы. Поставщики транспортных услуг могут предложить собственный пошаговый процесс цифровой печати.

Европейская комиссия также предлагает демонстрацию DSS, инструмента, позволяющего, помимо прочего, ставить подпись и печать на документах. Эта демонстрация основана на библиотеке Digital Signature Software (DSS) с открытым исходным кодом. DSS поддерживает создание и проверку интероперабельных и безопасных электронных подписей/печатей в соответствии с Регламентом eIDAS. Более подробная информация доступна в документации.

Читайте также: