Как сдавать отчеты в электронном виде без ЭЦП в 2021 году

Обновлено: 05.07.2024

Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 PowerPoint для Microsoft 365 Excel 2021 Word 2021 PowerPoint 2021 Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Excel 2013 Word 2013 PowerPoint 2013 Excel 2010 Word 2010 PowerPoint 2010 Excel 2007 PowerPoint 2007 Word 2007 2007 Excel Starter 2010 Word Starter 2010 Еще. Меньше

В этой статье рассказывается о цифровых подписях (также называемых цифровым удостоверением), для чего они могут использоваться и как вы можете использовать цифровые подписи в следующих программах Microsoft Office: Word, Excel и PowerPoint.

В этой статье

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись – это электронная зашифрованная печать, подтверждающая подлинность цифровой информации, такой как сообщения электронной почты, макросы или электронные документы. Подпись подтверждает, что информация исходит от подписавшего и не была изменена.

Сертификат подписи и центр сертификации

Сертификат подписи Чтобы создать цифровую подпись, у вас должен быть сертификат подписи, удостоверяющий личность. Когда вы отправляете макрос или документ с цифровой подписью, вы также отправляете свой сертификат и открытый ключ. Сертификаты выдаются центром сертификации и, как и водительские права, могут быть отозваны. Сертификат обычно действителен в течение года, после чего подписывающая сторона должна обновить или получить новый сертификат подписи, чтобы установить личность.

Примечание. В этой статье вы можете узнать больше об открытых и закрытых ключах.

Центр сертификации (ЦС) Центр сертификации — это организация, аналогичная нотариусу. Он выдает цифровые сертификаты, подписывает сертификаты для проверки их действительности и отслеживает, какие сертификаты были отозваны или срок действия которых истек.

Совет. Дополнительные сведения о получении цифрового сертификата см. в разделе Получение цифрового сертификата и создание цифровой подписи.

Что гарантирует цифровая подпись?

Подлинность Подписавшаяся сторона подтверждается как подписывающая сторона.

Целостность Контент не был изменен или подделан с момента его цифровой подписи.

Неотказуемость Доказывает всем сторонам происхождение подписанного контента. Под отказом понимается действие подписывающей стороны, отрицающее какую-либо связь с подписанным содержимым.

Нотариальное заверение Подписи в файлах Word, Excel или PowerPoint с отметкой времени, проставленной безопасным сервером отметок времени, при определенных обстоятельствах имеют силу нотариального заверения.

Чтобы обеспечить эти гарантии, создатель контента должен подписать контент цифровой подписью, которая удовлетворяет следующим критериям:

Цифровая подпись действительна.

Сертификат, связанный с цифровой подписью, является текущим (срок действия не истек).

Подписавшемуся лицу или организации, известной как издатель, доверяют.

Важно! Подписанные документы с действительной отметкой времени считаются имеющими действительные подписи, независимо от возраста или статуса отзыва сертификата подписи.

Сертификат, связанный с цифровой подписью, выдается подписывающему издателю авторитетным центром сертификации (ЦС).

Строки подписи в Word и Excel

Строка подписи напоминает типичный заполнитель подписи, который может появиться в печатном документе. Однако это работает по-другому. Когда строка подписи вставляется в файл Office, автор может указать информацию о предполагаемой подписывающей стороне и инструкции для подписывающей стороны. Когда электронная копия файла отправляется предполагаемому подписывающему лицу, это лицо видит строку подписи и уведомление о том, что его подпись запрашивается. Подписант может:

Введите подпись или

Выберите изображение рукописной подписи или

Напишите подпись, используя функцию рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном

Когда подписывающая сторона добавляет в документ видимое представление подписи, одновременно добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписывающей стороны.

Важно! Документ с цифровой подписью становится доступным только для чтения, чтобы предотвратить изменения.

Создайте строку подписи в Word или Excel

В документе или листе поместите указатель в то место, где вы хотите создать строку подписи.

На вкладке "Вставка" в группе "Текст" щелкните список Строка подписи и выберите Строка подписи Microsoft Office.

В диалоговом окне "Настройка подписи" введите информацию, которая появится под строкой подписи:

Предлагаемая подписывающая сторона Полное имя подписывающей стороны.

Предлагаемая должность подписывающей стороны Должность подписывающей стороны, если есть.

Предлагаемый адрес электронной почты подписывающей стороны Адрес электронной почты подписывающей стороны, если необходимо.

Инструкции для подписывающей стороны. Добавьте инструкции для подписывающей стороны, например "Перед подписанием документа проверьте правильность его содержания".

Установите один или оба следующих флажка:

Разрешить подписывающей стороне добавлять комментарии в диалоговом окне "Подписание" Разрешить подписывающей стороне указывать цель подписания.

Показать дату подписания в строке подписи Дата подписания документа будет отображаться рядом с подписью.

Совет. Чтобы добавить дополнительные строки подписи, повторите эти шаги.

Примечание. Если документ остается неподписанным, отображается панель сообщений подписи. Нажмите Просмотреть подписи, чтобы завершить процесс подписи.

Подпишите строку подписи в Word или Excel

Когда вы подписываете строку подписи, вы добавляете видимое представление своей подписи и цифровой подписи.

В файле щелкните правой кнопкой мыши строку подписи.

Примечание. Если файл открывается в режиме защищенного просмотра, нажмите «Все равно изменить», если файл получен из надежного источника.

В меню выберите «Подписать».

Чтобы добавить печатную версию своей подписи, введите свое имя в поле рядом с X.

Чтобы выбрать изображение вашей письменной подписи, нажмите «Выбрать изображение». В диалоговом окне "Выбор изображения подписи" найдите расположение файла изображения подписи, выберите нужный файл и нажмите "Выбрать".

Для клиентов, использующих версии на китайском (традиционном или упрощенном), корейском или японском языках, отображается параметр Строка подписи с печатью.

Кроме того, вы можете подписать строку подписи, дважды щелкнув строку подписи. Введите свое имя рядом с X. Или в области подписи в разделе запрошенные подписи щелкните стрелку рядом с подписью. В меню выберите Подписать.

Чтобы добавить рукописную подпись (только для пользователей планшетных ПК), подпишите свое имя в поле рядом с X, используя функцию рукописного ввода.

Нажмите «Подписать».

Кнопка "Подписи" появляется внизу документа или листа.

На следующем изображении показана кнопка "Подписи".

Удалить цифровые подписи из Word или Excel

Откройте документ или лист, содержащий видимую подпись, которую вы хотите удалить.

Щелкните правой кнопкой мыши строку подписи.

Нажмите «Удалить подпись».

Примечание. Кроме того, вы можете удалить подпись, щелкнув стрелку рядом с подписью на панели подписи. Нажмите Удалить подпись.

Невидимые цифровые подписи в Word, Excel или PowerPoint

Невидимая цифровая подпись, например видимая строка цифровой подписи, гарантирует подлинность, целостность и происхождение документа. Вы можете добавлять невидимые цифровые подписи в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.

Подписанные документы будут иметь кнопку "Подписи" в нижней части документа. Кроме того, для подписанных документов информация о подписи отображается в разделе «Информация», который вы видите после перехода на вкладку «Файл».

Добавление невидимых цифровых подписей в Word, Excel или PowerPoint

Чтобы защитить подлинность содержимого документа, вы можете добавить невидимую цифровую подпись. Подписанные документы имеют кнопку «Подписи» в нижней части документа.

Перейдите на вкладку "Файл".

Нажмите "Информация".

Нажмите «Защитить документ», «Защитить книгу» или «Защитить презентацию».

Нажмите «Добавить цифровую подпись».

Прочитайте сообщение Word, Excel или PowerPoint и нажмите кнопку "ОК".

В диалоговом окне "Подписание" в поле "Цель подписания документа" введите цель.

Нажмите «Подписать».

После цифровой подписи файла появляется кнопка "Подписи", и файл становится доступным только для чтения, чтобы предотвратить изменения.

Удаление невидимых цифровых подписей из Word, Excel или PowerPoint

Откройте документ, лист или презентацию, содержащую невидимую подпись, которую вы хотите удалить.

Перейдите на вкладку "Файл".

Нажмите "Информация".

Нажмите "Просмотреть подписи".

Возвратится представление документа, рабочего листа или презентации, и появится панель "Подписи".

Цифровые подписи – это разновидность электронной подписи, в которой используется цифровое удостоверение на основе сертификата, полученное либо от поставщика облачных услуг доверия, либо из локальной системы подписывающей стороны.

Цифровая подпись, как и обычная собственноручная подпись, идентифицирует лицо, подписывающее документ. В отличие от собственноручной подписи, подпись на основе сертификата трудно подделать, поскольку она содержит зашифрованную информацию, уникальную для подписавшего. Его можно легко проверить, и он сообщает получателям, был ли документ изменен после того, как подписывающая сторона первоначально подписала документ.

Adobe Sign поддерживает цифровые подписи, просто поместив поле «Цифровая подпись» в форму (с помощью текстовых тегов, перетаскивания в среде Adobe Sign Authoring или создания в Adobe Acrobat с помощью Acroforms).

Временные метки

Отметки времени являются важным компонентом стандартов соответствия подписи США и ЕС при применении цифровых подписей.

Временная метка действует как механизм блокировки как для личности подписывающей стороны, так и для самого документа. Идентификацию можно установить несколькими способами (сертификат, вход в систему, идентификационная карта...), но отметка времени должна быть предоставлена доверенным и уполномоченным органом по отметке времени (TSA).

Отметка времени гарантирует долгосрочную действительность (LTV) подписанного соглашения путем блокировки подписи и документа. По сути, обеспечивая замок для замка. Это имеет решающее значение для соответствия цифровой подписи, поскольку срок действия личных сертификатов подписи может истечь, а отметка времени LTV может обновляться с течением времени без изменения действительности подписи. Временная метка LTV гарантирует, что сертификат был действителен при применении, и продлевает срок действия подписанного соглашения за пределы времени действия фактического сертификата подписывающей стороны.

Отметка времени отображается в виде цифровой подписи с использованием нотации ISO 8601

Квалифицированная метка времени для соответствия требованиям e-IDAS в Европейском Союзе

Все учетные записи экземпляра Adobe Sign EU1 в Европе имеют соответствующие e-IDAS квалифицированные метки времени, которые применяются по умолчанию. (Знайте, на каком экземпляре вы находитесь)

Для отправителей

С точки зрения отправителей все, что требуется, — это разместить поле цифровой подписи в отправляемом документе.

Для авторов документов/шаблонов

Каждому получателю может быть назначено не более одного поля цифровой подписи в соглашении. Любые дополнительные поля подписи, которые необходимы, могут относиться к стандартному типу поля электронной подписи.

Обратите внимание: то, что одна подписывающая сторона использует цифровую подпись, не означает, что другие подписывающие стороны обязаны это делать. Вполне допустимо, чтобы только ваши внутренние подписавшие лица применяли цифровые подписи, а внешние подписывающие лица использовали тип поля электронной подписи (или наоборот).

Использование авторинга перетаскиванием

Создатели шаблонов найдут поле "Цифровая подпись" в разделе Поля подписи среды разработки.

Ниже вы можете увидеть поле электронной подписи слева и поле цифровой подписи справа.

Налоговое управление США исторически требовало собственноручных подписей ("мокрых подписей") для налоговых деклараций, заявлений о выборах и других документов Налогового управления США, если только не были опубликованы альтернативные методы. С развитием технологий и необходимостью модернизировать взаимодействие с Налоговым управлением налоговые специалисты давно призывают к руководящим принципам и процедурам Налогового управления, позволяющим использовать электронные подписи для всех документов Налогового управления.

Большинство всех налоговых деклараций подаются в электронном виде , но правила для многих из этих деклараций требуют обязательной подписи. Бремя налогоплательщика по распечатке, подписанию и возврату формы составителю налоговой декларации является значительным по сравнению с минимальными усилиями, необходимыми для электронной подписи формы. Требование собственноручных подписей неприемлемо в эпоху, когда технологии продолжают быстро изменять процесс подготовки налоговых деклараций, а физическое подписание деклараций ограничивает возможность подачи налоговых деклараций точно и вовремя.

COVID-19 поставил перед налоговыми специалистами, Налоговым управлением США и налогоплательщиками множество проблем. Одна из них заключается в том, как правильно подписать налоговую декларацию, когда многие офисы налоговых специалистов закрыты. Из-за COVID-19 Налоговое управление выпустило временные исключения из правил, запрещающих электронные подписи, но налоговые специалисты должны знать, что это временные исключения, и если не будут предприняты дальнейшие действия, срок действия исключений истечет.

В оставшейся части этого столбца обсуждается история требований и рекомендаций IRS к электронной подписи, а также формы и документы, которые в настоящее время разрешено подписывать электронной подписью, в том числе те, которые разрешены с помощью временных исключений.

История принятия Налоговым управлением США электронных подписей

Разд. 6061 изначально предусматривал, что любая налоговая декларация, отчет или другой документ «должны быть подписаны в соответствии с формами или правилами, установленными секретарем». сек. 6061 был изменен в 1998 году в рамках Закона о реструктуризации и реформе налоговой службы 1998 года (RRA), P.L.105–206, поручить секретарю казначейства «разработать процедуры принятия подписей в цифровой или другой электронной форме» (RRA, §2003(b)(1)). сек. 6061 далее поясняется, что министр финансов может отменить требование о подписи или может предоставить альтернативный способ подписания налоговых деклараций или других документов.

В 2004 году Налоговое управление США разрешило составителям налоговых деклараций использовать компьютерные программы, резиновые штампы или механические устройства, такие как ручка для подписи, для подписания исходных деклараций, измененных деклараций или запросов на продление срока действия. Это не касалось подписанных выборов, заявлений об изменении методов учета, доверенностей или форм согласия. Однако сами налогоплательщики по-прежнему не имели права использовать электронные подписи для подписания таких типов деклараций и запросов (Уведомление 2004 - 54).

В Уведомлении 2007–79 Налоговое управление США опубликовало аналогичные правила, позволяющие отправителям электронных деклараций (ERO) использовать компьютерные программы, резиновые штампы или механические устройства, такие как ручка для подписи, для подписания следующих отдельных форм:

Форма 8453, США Передача индивидуального подоходного налога для налоговой службы в электронной форме Return;
Форма 8878, электронный файл IRS Разрешение на подпись для формы 4868 или формы 2350; и
Форма 8879, электронный файл IRS Разрешение на подпись.

ЭРО инициируют подачу налоговой декларации в Налоговое управление США в электронном виде и, как правило, являются составителями подоходного налога налогоплательщика, которым Служба разрешила подавать налоговую декларацию в электронном виде. Однако налогоплательщики по-прежнему не имеют права подписывать документы IRS в электронном виде.

В 2008 году Налоговое управление США впервые разрешило налогоплательщикам подписывать документы Налогового управления США с помощью электронных подписей. 7216 форм согласия. Эти формы используются для получения согласия на раскрытие информации о налогоплательщике кому-либо, кроме самого налогоплательщика. В Откр. Proc. С 2008 по 2012 г. Служба разрешила составителям налоговых деклараций получать электронные подписи лиц, подающих форму 1040 (физических лиц) на этих формах согласия, используя любой из трех вариантов:

Назначить личный идентификационный номер (ПИН-код) длиной не менее пяти символов, который не предоставляется программным обеспечением автоматически;
Попросите налогоплательщика ввести свое имя и нажать клавишу «Ввод», чтобы дать согласие — в этом случае программное обеспечение не должно автоматически предоставлять имя налогоплательщика; или
Любой другой способ, которым налогоплательщик вводит пять или более символов, которые являются уникальными для этого налогоплательщика и используются составителем налоговой декларации для проверки личности налогоплательщика.

В марте 2014 года IRS впервые разрешила налогоплательщикам использовать электронные подписи в налоговых декларациях. Налоговое управление предоставило рекомендации для отдельных налогоплательщиков по электронной подписи налоговой декларации, если декларация должна быть подана в Налоговом управлении в электронном виде в Публикации Налогового управления США 1345, Руководство для Уполномоченного Налогового управления США Электронный файл Поставщики Декларации о подоходном налоге с физических лиц (доступны на сайте irs.gov/pub/irs — pdf/p1345.pdf). Ранее форма 8879 должна была быть подписана налогоплательщиком от руки перед подачей декларации в электронном виде.

Чтобы снизить вероятность кражи личных данных и мошенничества, Публикация 1345 требует, чтобы при удаленной транзакции поставщик программного обеспечения и ERO проверяли личность налогоплательщика с помощью проверки подлинности на основе знаний третьей стороны (KBA). Процесс KBA идентифицирует каждого налогоплательщика, который подписывает документ электронной подписью, задавая личные вопросы с несколькими вариантами ответов о налогоплательщике. Информация, используемая для формулирования вопросов, поступает из различных источников, таких как общедоступные записи, списки телефонов, названия домов и автомобилей, а также агентства кредитной информации. Многие поставщики электронных подписей, предлагающие услуги налоговым специалистам, обеспечивают процесс KBA, одобренный IRS.

Проверка личности должна выполняться каждый раз, когда налогоплательщик дистанционно подписывает форму 8878 или форму 8879. Это подтверждается текущими часто задаваемыми вопросами для формы 8878 и формы 8879, часто задаваемыми вопросами для авторизации электронной подписи IRS. При подаче индивидуальной налоговой декларации в электронном виде налоговые специалисты должны отправить отдельному налогоплательщику копию налоговой декларации для ознакомления до подписания налогоплательщиком формы 8879. Кроме того, если суммы в форме 8879 изменяются более чем на суммы, указанные в IRS Публикация 1345, необходимо подписать новую форму 8879. Обратите внимание, что электронная подпись в удаленной транзакции не включает собственноручные подписи в формах 8878 или 8879, отправленные в ERO нарочно, почтой США, частной службой доставки, факсом, электронной почтой или через веб-сайт в Интернете.

Не считая временных процедур, принятых в связи с COVID-19, текущие отдельные формы, которые могут быть подписаны электронной подписью, включают только формы 8453, 8878 и 8879.

Первый закон о налогоплательщиках от 2019 г.

Согласно Первому закону о налогоплательщиках от 2019 г., P.L.116–25, Налоговое управление США должно установить стандарты для принятия электронной подписи налогоплательщика при запросах на разрешение Налоговому управлению США на раскрытие декларации налогоплательщика или другой информации практикующему специалисту или по доверенностям, выданным налогоплательщиком практикующему специалисту. В ответ Налоговое управление США опубликовало руководство в разделе 10.10.1 Налогового управления (IRM), вступившее в силу 3 декабря 2019 года, в котором изложены базовые требования к программам электронной подписи. IRM говорит, что инструкции для форм IRS должны конкретно указывать, разрешены ли электронные подписи. Однако многие формы не были обновлены, чтобы отразить принятие электронных подписей, и, таким образом, отдельные налогоплательщики и специалисты по налогообложению часто должны сами оценивать руководящие принципы, что неэффективно. Как обсуждалось позже, в ноябре 2020 года IRS объявила о принятии электронных подписей в форме 2848, доверенности и декларации представителя, а также в форме 8821, разрешение на предоставление налоговой информации, начиная с в январе 2021 г.

Временное принятие электронных подписей: корреспонденция IRS

Налоговое управление США столкнулось с проблемами, связанными с COVID-19, и с тем, как безопасно возобновить работу. В знак признания трудностей, с которыми сталкиваются многие налоговые специалисты и налогоплательщики во время пандемии, во многих случаях временно разрешена электронная подпись, которая исторически требовала физической подписи.

Продление срока исковой давности по оценке или сбору;
Отказ от установленных законом уведомлений о недостатках и согласия на оценку;
Соглашения по конкретным налоговым вопросам или налоговым обязательствам, например, соглашения о заключении сделок; и
Любые другие заявления или формы, требующие подписи налогоплательщика или представителя, традиционно собираемые сотрудниками Налогового управления США вне стандартных процедур подачи документов, например доверенность для конкретного случая.

Меморандум от марта 2020 г. также предоставил налогоплательщикам новый способ передачи данных, запрашиваемых Налоговым управлением США. Если налогоплательщик не мог использовать eFax или установленную систему безопасного обмена сообщениями, налогоплательщик мог выбрать передачу документов в IRS по электронной почте в виде вложения. Для передачи документов по электронной почте необходимо было выполнить определенные шаги, как подробно описано в служебной записке.

Временное принятие электронных подписей: большинство налоговых деклараций компаний подаются в электронном виде

Налоговое управление США заявило, что эти изменения были внесены, чтобы снять опасения по поводу сбора собственноручных подписей во время пандемии COVID-19 и способствовать своевременной подаче документов. Дополнительные формы, которые можно было подписать в электронной форме, были добавлены 10 сентября 2020 года. Таким образом, до 30 июня 2021 года можно подписывать следующие формы:

В первоначальном заявлении IRS говорится, что Служба оценит практическое влияние этого временного изменения в правилах подписи, поскольку она формулирует стандарты, разрешающие использование электронных подписей в будущем. Многие налоговые специалисты и налогоплательщики требуют, чтобы эти изменения стали постоянными.

Принятие электронных подписей: сторонние формы авторизации

Государственные электронные подписи

Дополнительным уровнем сложности для специалистов по налогообложению и налогоплательщиков, ориентирующихся в правилах электронной подписи, является понимание того, в каких штатах разрешены электронные или цифровые подписи, в каких формах штатов они разрешены и как должны выполняться электронные или цифровые подписи. Многие штаты, включая Калифорнию, не разрешают использование электронных подписей для налоговых деклараций предприятий. Другие штаты, в том числе Нью-Йорк, недавно приняли законы, разрешающие электронные подписи для документов, поданных в электронном виде, в результате пандемии и имеют свои собственные требования к проверке личности (см. . и Fin., Технический меморандум TSB - M - 20 (1)C, (2)I (10/6/20)).

Наличие нескольких наборов требований для одного и того же налогоплательщика в конечном итоге подрывает простоту, обещанную Налоговым управлением США, которое все больше принимает электронные подписи . Есть надежда, что со временем штаты также повсеместно разрешат использование электронных подписей.

Основные выводы

Несмотря на принятое более 20 лет назад решение Конгресса поручить Налоговому управлению США разработать процедуры принятия электронных подписей и несмотря на призывы налоговых специалистов распространить прием электронных подписей на более широкий круг форм, прогресс был медленным. Обеспокоенность по поводу проверки налогоплательщика и защиты личности не позволяла широко использовать электронные декларации и другие документы до недавних разрешений, связанных с пандемией.

С легкостью преобразуйте отсканированную бумажную форму или простую форму, созданную в Microsoft Word, Excel или другом приложении, в интеллектуальную форму PDF.

Преобразуйте форму Microsoft Word в форму PDF прямо сейчас. Нажмите «Начать», чтобы запустить Acrobat:

Вы можете начать с пустого PDF-файла, добавить в него необходимый текст и метки, а затем добавить поля формы, чтобы завершить форму. Дополнительные сведения см. в разделе Как создать форму с нуля.

При преобразовании существующего документа в форму PDF Acrobat автоматически добавляет в форму поля интерактивной формы. Затем вы можете отредактировать форму, добавив специализированные поля формы, такие как раскрывающийся список, поле со списком или кнопки.

Типы полей формы, которые можно добавить в PDF

А. Поле подписи на основе сертификата B. Раскрывающийся список C. Текстовые поля D. Панель автоматических сообщений E. Флажки F. Переключатели G. Окно списка H. Кнопки

Выберите Инструменты > Подготовить форму.

Выберите один из следующих вариантов:

Преобразует существующий электронный документ (например, Word, Excel или PDF) в интерактивную форму PDF.

Сканирует бумажную форму и преобразует ее в интерактивную форму PDF.

Начните создавать форму с нуля с пустой страницы. Дополнительные сведения см. в разделе Как создать форму с нуля.

Если вы хотите, чтобы другие подписали эту форму, установите флажок «Этот документ требует подписи».

Автоопределение поля формы включено по умолчанию. Чтобы изменить этот параметр, нажмите ссылку «Изменить» и выберите нужные параметры. Дополнительные сведения см. в разделе Настройки Форм.

Нажмите "Пуск".

Acrobat создает форму и открывает ее в режиме редактирования формы. На правой панели отображаются параметры редактирования формы. Панель инструментов содержит инструменты поля формы для добавления дополнительных полей.

Просмотрите поля формы, созданные Acrobat. Добавьте поля с помощью инструментов поля формы на панели инструментов. Удалите, измените размер или расположите поля по мере необходимости. Вы можете добавить любой из следующих типов полей формы:

Добавить текст в документ PDF.

Кодировать ввод из выбранных полей и отображать его в виде визуального шаблона, который можно интерпретировать с помощью программного или аппаратного декодирования (приобретается отдельно).

Инициировать изменение на компьютере пользователя, например открыть файл, воспроизвести звук или отправить данные на веб-сервер. Эти кнопки можно настроить с помощью изображений, текста и визуальных изменений, вызываемых действиями мыши.

Показывайте варианты выбора "да" или "нет" для отдельных элементов. Если форма содержит несколько флажков, пользователь обычно может выбрать любое количество из них или несколько из них.

Позволяет пользователю ввести дату в документе PDF.

Поле цифровой подписи

Позволяет пользователю подписывать PDF-документ электронной цифровой подписью.

Позвольте пользователю либо выбрать элемент из всплывающего меню, либо ввести значение. Вы можете задать свойство поля формы, позволяющее пользователю вводить настраиваемое значение.

Добавляет поле изображения. Позволяет пользователю просматривать и выбирать изображение для добавления в документ PDF.

Отображение списка параметров, которые может выбрать пользователь. Вы можете установить свойство поля формы, которое позволяет пользователю щелкать, удерживая клавишу Shift, для выбора нескольких элементов в списке.

Представить группу вариантов, из которых пользователь может выбрать только один элемент. Все переключатели с одинаковыми именами работают вместе как группа.

Позвольте пользователю вводить текст, например имя, адрес или номер телефона.

Чтобы изменить существующий текст или изображения, нажмите «Изменить» на панели инструментов. Все текстовые и графические поля доступны для редактирования.

Если вы не видите параметр «Редактировать» на панели инструментов, обновите Acrobat. Для автоматического обновления из Acrobat выберите «Справка» > «Проверить наличие обновлений», а затем следуйте инструкциям в окне «Обновление», чтобы завершить процесс обновления.

Чтобы протестировать форму, нажмите кнопку "Предварительный просмотр" на панели инструментов. Предварительный просмотр формы позволяет вам просматривать форму так же, как получатели формы, и дает вам возможность проверить форму. При предварительном просмотре формы можно нажать кнопку «Изменить», чтобы вернуться в режим редактирования.

После заполнения формы сохраните ее, а затем нажмите кнопку "Закрыть" в правом конце панели инструментов, чтобы закрыть редактирование формы.

Информацию о распространении формы и сборе ответов см. в разделе Распространение PDF-форм или веб-форм.

Вы можете преобразовать существующую форму в форму Adobe Sign или легко перетащить поля Adobe Sign в PDF-файл. Вы можете отправить форму для заполнения и подписания с помощью Adobe Sign. Не все поля преобразуются в поля Adobe Sign, например поля списка, раскрывающегося списка или кнопки. Вы можете добавить дополнительные поля Adobe Sign с панели инструментов.

Откройте PDF-файл, который вы хотите преобразовать в форму Adobe Sign.

Выберите Инструменты > Подготовить форму.

Нажмите "Пуск".

На правой панели нажмите «Дополнительно», а затем выберите «Преобразовать в форму Adobe Sign».

При появлении предупреждения о том, что Acrobat удаляет поля формы, которые Adobe Sign не поддерживает, нажмите «Далее», а затем в последующем предупреждении нажмите «ОК».

Чтобы добавить поле в форму, выберите его значок на панели инструментов. Поместите указатель в то место, куда вы хотите поместить поле, и щелкните, чтобы вставить его.

При создании или редактировании форм Adobe Sign на панели инструментов отображаются специальные поля форм Adobe Sign.

Назовите поле и укажите, кто будет его заполнять или подписывать. Чтобы задать его свойства, такие как цвет границы, заливка, шрифт и размер шрифта, дважды щелкните поле.

При первом размещении поля Adobe Sign вы можете назвать его и указать, кто будет подписывать или заполнять поле.

Чтобы просмотреть изменения, нажмите «Предварительный просмотр» в правом верхнем углу. Нажмите Редактировать в правом верхнем углу, чтобы вернуться в режим редактирования.

Информацию о распространении формы и сборе ответов см. в разделе Распространение форм Adobe Sign.

Обычно пользователи Acrobat Reader DC и более ранних версий не могут сохранять заполненные копии заполненных форм. Однако вы можете расширить права PDF, чтобы позволить этим пользователям сохранять данные формы. Если у вас есть Acrobat DC Pro, вы можете добавить дополнительные возможности для пользователей Acrobat Reader DC, например добавить текст в неинтерактивные формы.

В отличие от более ранних версий Reader, Reader XI и более поздние версии Reader включают в себя как инструмент «Добавить текст», так и возможность сохранять данные формы. Пользователи Acrobat могут вводить незаполняемые формы, добавлять комментарии и подписывать PDF-файлы цифровой подписью без расширения специальных прав.

Откройте один файл PDF или просмотрите компонент PDF в портфолио PDF.

Если вы редактируете форму, щелкните значок крестика рядом с кнопкой "Предварительный просмотр" в правом верхнем углу.

Выберите «Файл» > «Сохранить как другой» > «Reader Extended PDF» и выберите один из следующих вариантов:

Включить комментарии и измерения

(Acrobat Pro) Позволяет пользователям добавлять комментарии или получать доступ к инструментам «Данные объекта», «Измерение» и «Геопространственные данные».

Включить дополнительные инструменты (включая заполнение и сохранение форм)

Позволяет пользователям сохранять данные, которые они ввели в интерактивные или заполняемые формы.

Примечания по локальному сохранению заполненных форм

Как Acrobat Standard, так и Acrobat Pro позволяют пользователям Adobe Reader 8 или более поздней версии заполнять и сохранять PDF-формы локально. Обратите внимание на следующие два момента, касающиеся использования возможностей Reader Extensions для локального сохранения форм PDF (называемых расширенными документами):

Количество развернутых расширенных документов

Клиент Acrobat Standard или Acrobat Pro может отправить расширенный документ неограниченному числу получателей для заполнения. Например, клиент Acrobat может опубликовать пустой шаблон формы на веб-странице, которая позволяет пользователям заполнять и сохранять PDF-формы локально. Доступ к шаблону может получить неограниченное количество людей. Также клиент Acrobat может собирать неограниченное количество ответов из заполненной формы.

Количество получателей расширенного документа

Клиенты Acrobat Standard или Acrobat Pro могут отправлять расширенный документ неограниченному числу получателей. Клиент Acrobat может отправлять неограниченное количество копий расширенного документа неограниченному количеству получателей и получать неограниченное количество ответов из заполненной формы.

Язык JavaScript позволяет создавать интерактивные веб-страницы. Adobe улучшила JavaScript, чтобы вы могли легко интегрировать интерактивность в формы PDF. Чаще всего JavaScript в формах Acrobat используется для форматирования, вычисления, проверки данных и назначения действия. В Windows вы также можете настроить формы Adobe PDF для прямого подключения к базам данных с помощью Open Database Connection (ODBC).

Если вы создаете динамические формы, помните, что Acrobat Reader не поддерживает некоторые пользовательские сценарии JavaScript. Форма может работать некорректно при просмотре в Acrobat Reader, если в файл PDF не добавлены дополнительные права использования.

Читайте также: