Как самостоятельно создать электронный архив документов на компьютере

Процесс архивирования вашей работы также может предоставить продуктивную ретроспективу и даже помочь вам вырваться из творческого тупика. Повторное ознакомление с вашей прошлой работой, о некоторых из которых вы, возможно, забыли, может быть мощным процессом.Если вы уделите время обзору и сбору информации о том, что вы сделали в прошлом, это напомнит вам о вашем творческом и профессиональном развитии и даже может дать вам подсказки о том, какую работу следует выполнять дальше. Кроме того, если вы ищете новые способы рассказать о ценности своей работы или думаете о написании нового заявления об артисте, процесс архивирования будет чрезвычайно полезным способом подвести итоги ваших достижений.

Наконец, архивация гарантирует, что вы не потеряете доступ к работе. С практической точки зрения, веб-сайты, платформы социальных сетей и средства массовой информации имеют тенденцию развиваться, переходить из рук в руки или даже закрываться. И, если вы выполняете физическую работу или публикуете статьи в печати, может быть так же легко потерять доступ (или, что более вероятно, потерять след) к такой работе. Потратив время на то, чтобы вся ваша работа и пресс-клипы были надежно задокументированы и предоставлены в ваше распоряжение, вы сможете стать лучшим защитником своих интересов в долгосрочной перспективе.

Приступая к работе: составьте список всех работ, которые вы хотите заархивировать

Первым шагом в архивировании вашей работы будет создание «главной» электронной таблицы или использование трекера продуктивности (например, Asana или Trello), чтобы начать список всей работы, которую вы хотите заархивировать.

Для начала отметьте для каждой работы следующее, что можно перевести в столбцы электронной таблицы:

• Название произведения (или условное название для него)
• Приблизительная дата создания или публикации/выпуска.
• Клиент, магазин, галерея или аналогичный партнер.
• URL (не применимо для физической работы)
• Потребуется ли для архивирования работы физическая и/или цифровая документация.

Вы также можете отметить следующее:

• Проект, частью которого была работа
• Среда или тип работы
• Любые другие разные или неясные детали, в том числе наличие технологических материалов или известной прессы.

Это поможет вам определить объем вашего проекта архивирования и разбить работу на управляемые части. Если у вас есть работа, которую вы хотите или вам нужно немедленно продемонстрировать, поместите ее в начало списка. Если вы хотите начать с самого начала и двигаться в хронологическом порядке, сделайте это.

Используйте список работ, чтобы понять, как вы хотите организовать свой архив

Создавайте организационные папки, чтобы упростить поиск файлов в будущем. Вот некоторые организационные структуры, которые могут помочь вам разбить вашу работу на папки, в зависимости от ваших предпочтений/способа работы:

• Год
• Клиент
• Проект
• Жанр/тип произведения

Выберите структуру именования файлов — в идеале такую, которая будет легко доступна для поиска и понятна вам. Примером может быть: PROJECT NAME_CLIENT_YEAR.pdf.

Подготовьте все необходимые инструменты

В дополнение к основной электронной таблице и/или инструменту отслеживания производительности подготовьте следующие инструменты для процесса архивирования:

• Отказоустойчивая система хранения файлов. Рассмотрите возможность выбора облачного хранилища, например Dropbox или Google Drive, чтобы ни одна ваша работа не была потеряна из-за неисправности компьютера или жесткого диска. Дополнительные сведения о передовых методах резервного копирования файлов см. в этой статье.
• Инструмент для захвата экрана вашей цифровой работы: такие инструменты, как подключаемый модуль Google Chrome для полноэкранного захвата экрана, FastStone Capture, SnagIt или Nimbus Screenshot, будут ключевыми для захвата файлов PNG и/или PDF вашей онлайн-работы.
• Инструмент для видеосъемки любых интерактивных цифровых работ. Существует несколько способов записи работы на экране компьютера в формате .mov или GIF. Это может быть полезно, если вы хотите заархивировать в цифровой форме файл движущегося изображения, чтобы показать такие вещи, как экран прокрутки или навигацию и стиль веб-сайта. iOS 10 и более поздние версии позволяют довольно легко включить запись экрана на более новых версиях iPhone, iPad или iPod touch. Существует также множество программ, которые делают это как на Mac, так и на ПК.

Архивировать цифровую работу

Начните процесс сбора и регистрации

Начните с первого элемента в основной таблице. Используя выбранный вами инструмент для захвата экрана или записи экрана, перейдите по URL-адресу, который вы хотите «захватить». Загрузите файлы PDF и PNG (если в вашем инструменте есть возможность сохранения обоих), переименуйте их в соответствии с выбранной вами схемой именования файлов и поместите файлы в соответствующие папки. Это также время, чтобы зафиксировать положительные отзывы прессы о работе, которую вы архивируете, обрабатывающей документации или о чем-либо еще, что стоит сохранить. Если это полезно, вы можете создать папку в основной папке работы с пометками «Пресса», «Технологическая документация» и т. д.

Если ваши файлы уже существуют в цифровом виде, например цифровая фотография, анимация или видео, вы сможете сразу собрать свои файлы и переименовать их в различные папки, если они уже загружены в твой компьютер.Однако, если эти ресурсы размещены на веб-сайтах или были получены и встроены способами, которые вы хотели бы задокументировать, рассмотрите возможность их захвата экрана.

Как только вы установите свою систему, вы войдете в поток. Продолжайте просматривать основную таблицу, оставляя заметки, если есть физический элемент какой-либо работы, который необходимо задокументировать.

Архивируйте физическую работу

Сначала соберите все

После завершения процесса архивирования вашей цифровой работы у вас должен быть четкий список любой физической работы, которую необходимо задокументировать. Начните этот процесс, собрав все свои физические изображения, пресс-клипы, печатные публикации и т. д. в одном месте. Это поможет вам затем разделить то, что вам нужно сфотографировать или отсканировать.

Определить стиль презентации

Придумайте предпочтительное направление того, как вы хотите, чтобы физическая работа была представлена ​​в цифровом виде. Достаточно ли фотографий с iPhone или вам нужны профессиональные изображения? Вы хотите, чтобы отдельные предметы выглядели одинаково, будь то обложки книг, предметы искусства или мебель? Будете ли вы каждый раз использовать белый фон, будете ли вы просто использовать естественный свет и/или вам нужно будет выполнять какое-либо редактирование изображения? Может быть полезно собрать эталонные изображения, чтобы помочь вам определить, как вы хотите, чтобы ваши окончательные файлы выглядели.

Выберите экономичный метод съемки

Если у вас есть возможность самостоятельно сканировать и фотографировать работу, вы в отличном положении. Если нет, попросите помощи у друга-фотографа (и предоставьте ему подробную информационную информацию, такую ​​как номера страниц, эталонные изображения и ракурсы) и/или посмотрите, есть ли в вашем местном магазине доставки самодельное сканирование. Или, если вы чувствуете, что вам нужно нанять кого-то, кто сделает эту работу за вас, вы можете предложить работу, чтобы снизить или исключить расходы.

Получать и упорядочивать файлы

После записи физической работы переименуйте файлы, используя выбранную вами схему именования файлов, и рассортируйте их по созданным вами папкам.

Настройте себя на долгосрочный успех

Сделайте архивирование частью процесса создания

Если последним этапом вашего типичного рабочего процесса является нажатие кнопки «Отправить» в сообщении электронной почты, выставление счета или публикация работы в социальных сетях, подумайте о том, чтобы сделать процесс архивации действительно последним этапом. Если это кажется невозможным, то, как минимум, запишите куда-нибудь свой процесс архивирования, чтобы, если вы долгое время пренебрегаете архивированием, вам было легче продолжить с того места, где вы остановились.

Если у вас есть свободное время дома и вам нужен продуктивный проект, рассмотрите возможность создания цифрового архива ваших личных документов.

Отправить историю любому другу

Как подписчик, у вас есть 10 подарочных статей каждый месяц. Любой может прочитать то, чем вы делитесь.

Отдать эту статью

Сканирование копий документов, забитых вашими домашними файлами, дает вам цифровой архив, который можно использовать для справки и резервного копирования. Кредит. Дж. Д. Бирсдорфер

Хотя на этой неделе Всемирный день резервного копирования обычно отмечают производители жестких дисков и сервисы хранения данных, он призван напомнить людям о необходимости резервного копирования своих компьютеров. Но даже если вы уже создаете резервные копии своих цифровых файлов, есть ли у вас план резервного копирования ваших уникальных документов и фотографий, которые у вас есть только на бумаге, таких как свидетельства о рождении, свидетельства о браке и документы об увольнении из армии?

Сканирование копий ваших личных документов создает цифровой архив, который также можно использовать в качестве резервной копии, особенно если ваши файлы защищены паролем и хранятся в безопасном месте. И даже если у вас нет сканера документов, вы можете создать свой личный архив с помощью смартфона, нескольких приложений и немного времени. Вот руководство по началу работы.

Шаг 1. Наведите порядок

Соберите все документы, которые вы хотите оцифровать. В дополнение к жизненно важным записям подумайте о других документах, которые вы сохранили за эти годы и которыми, возможно, захотите поделиться, например, старые письма, сертификаты, дипломы, газетные вырезки, семейные фотографии и другие сентиментальные сувениры, спрятанные в альбомах или коробках. (Имейте в виду, что хотя электронные копии некоторых документов могут не подходить для официального использования, вы можете использовать их сами для быстрого ознакомления.)

Оцифровка документов по своей сути не является увлекательной задачей, но она может выполняться быстрее, если у вас есть стопка документов, готовых к сканированию. Кредит. Дж. Д. Бирсдорфер

Сканирование большой стопки документов повторяется, но оно выполняется быстрее, если стопка организована и вы работаете в чистом, хорошо освещенном месте. Включите свой любимый плейлист или подкаст во время сканирования, но не держите поблизости открытые напитки, которые могут пролиться на ваши бумаги.

Шаг 2. Используйте сканер (если он у вас есть)

Есть ли у вас принтер, который продается как «многофункциональное» устройство, но вы никогда не использовали его только для печати? Откопайте руководство, потому что ваше устройство, вероятно, также может сканировать и фотокопировать. Возможно, вам потребуется установить утилиту или найти функцию сканирования в системных настройках вашего компьютера.

Если у вас многофункциональный принтер со сканером, откройте панель управления принтера или служебное приложение, чтобы перейти к программному обеспечению для сканирования, где вы можете выбрать разрешение сканирования и место хранения. Кредит. Нью-Йорк Таймс

После настройки откройте крышку сканера в верхней части принтера и поместите исходный документ или фотографию на стекло лицевой стороной вниз. Закройте крышку и выберите параметр «Сканировать» на экране принтера или компьютера, чтобы создать цифровой файл.

Шаг 3. Сканирование с помощью мобильного приложения

Если у вас нет сканера, его может заполнить ваш смартфон. Просто зайдите в магазин приложений и загрузите мобильное приложение для сканирования. Эти приложения используют камеру вашего телефона для захвата изображения страницы. Это изображение сохраняется в виде файла PDF или JPG на вашем телефоне или в онлайн-хранилище. Обязательно сначала ознакомьтесь с политикой конфиденциальности приложения, чтобы знать, где ваши данные хранятся и управляются компанией.

Помимо сканирования документов стандартного размера, приложение Adobe Scan работает с негабаритными объектами, такими как сертификаты и дипломы. Кредит. Нью-Йорк Таймс

Wirecutter, сайт обзора продуктов, принадлежащий The New York Times, рекомендует несколько приложений для сканирования для устройств Android и iOS, включая Adobe Scan, для которого требуется бесплатная учетная запись Adobe Document Cloud. Dropbox и Evernote также предлагают функции сканирования в своих приложениях. Для документов, удостоверяющих личность, приложение, которое хранит ваши файлы на телефоне (например, Piksoft TurboScan Pro для Android и iOS за 5 долларов США), может обеспечить больше спокойствия.

Шаг 4. Отсканируйте старые фотографии с помощью телефона

Некоторые приложения для сканирования документов также могут делать фотографии, что удобно, если вы пытаетесь копировать старые отпечатки, прочно застрявшие в древних альбомах. Или вы можете просто сфотографировать фотографию с помощью камеры телефона и использовать инструменты для редактирования фотографий, чтобы улучшить изображение.

Такие приложения, как PhotoScan от Google Фото, захватывают и улучшают изображение с помощью искусственного интеллекта, но вы можете внести дополнительные улучшения в программу редактирования фотографий. Кредит. Дж. Д. Бирсдорфер

Для выцветших старых отпечатков может помочь приложение, использующее искусственный интеллект для захвата, очистки и исправления цвета. PhotoScan от Google Photos, бесплатный для Android и iOS, является одним из вариантов. Аналогично названный Photo Scan от Photomyne для Android и iOS также использует алгоритмы для улучшения фотографий и имеет ограниченную бесплатную версию; полная версия стоит 10 долларов США в месяц за более высокое качество изображения и другие функции.

Шаг 5. Защитите и надежно сохраните свои файлы

Похитители личных данных всегда охотятся за личной информацией, поэтому защита ваших файлов паролем повышает уровень безопасности. Большинство компьютерных операционных систем включают инструменты для блокировки папок, а также коммерческие программы шифрования. Программы для редактирования PDF, такие как Adobe Acrobat DC, также включают функцию пароля.

Если у вас нет сторонней программы шифрования для защиты ваших личных файлов от посторонних глаз, есть и другие способы. Например, пользователи Mac могут сохранить папку в виде зашифрованного образа диска с помощью программы Disk Utility. Кредит. Нью-Йорк Таймс

Если вы хотите хранить документы в Интернете с помощью Dropbox или аналогичной службы, зашифруйте их перед загрузкой. Вы также можете хранить свои файлы на зашифрованном флэш-накопителе в безопасном месте. В Wirecutter есть руководство по блокировке вашего оборудования, в том числе по шифрованию жесткого диска компьютера.

Надеюсь, вам никогда не придется вызывать свой цифровой архив в каких-либо серьезных ситуациях. Но планируя заранее, когда у вас есть роскошь времени, вы можете быть уверены, что копии ваших документов всегда будут под рукой, когда они вам понадобятся.

Архивирование документов помогает безопасно хранить важную информацию, избавляясь от хлама в офисе. Вот как внедрить систему архивации.

Архивирование документов – это практика хранения статических документов в безопасном физическом или цифровом пространстве. Это важный аспект любой системы управления документами (DMS). Предприятия в различных отраслях и областях практикуют архивирование документов, особенно те, которые должны хранить записи и файлы, которые больше не используются активно.

Что такое архивирование документов?

Архивирование документов — это практика перемещения документов, которые больше не используются регулярно, но которые все же необходимо хранить, в хранилище.

Документы могут храниться по ряду причин, в том числе:

• Юридические требования
• Деловые записи
• Налоговые отчеты
• Освобождение места

Документы могут быть физическими или цифровыми, хотя многие компании переходят с бумажных документов на цифровые, управляют документами и архивируют их, чтобы уменьшить физическое пространство для хранения и упростить повседневные операции. Архивирование данных — важная часть любого бизнеса, позволяющая сохранять важные документы и классифицировать их таким образом, чтобы их было легко найти, если они понадобятся в будущем.

Важно учитывать разницу между данными резервного копирования и архивными данными. Резервное копирование данных — это временное средство восстановления активно используемых документов. И наоборот, архивные данные включают в себя документы, которые вы или ваши сотрудники не используете активно (и не будете использовать в обозримом будущем), но вам все же необходимо держать их под рукой.

Способы архивации документов

Существует несколько способов архивирования документов, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. Мы можем сравнить три наиболее распространенных метода, чтобы установить, что можно выиграть или потерять, выбрав любой из них. (Не обязательно выбирать только один метод; распространены несколько архивов и диверсификация.)

Хранение бумаги

Самый старый метод — это, конечно же, традиционное хранение бумаги — картотечные шкафы, заполненные документами или копиями. Это один из самых безопасных методов архивирования в цифровом мире: бумажное хранилище невозможно взломать, а отредактировать физически заархивированную информацию, не оставив следов, невероятно сложно.

Основным недостатком хранения на бумаге является то, что оно громоздкое и медленное в использовании. Компьютер может извлекать цифровые документы, искать их содержимое, а также сортировать и каталогизировать информацию за считанные секунды. Поиск той же информации в бумажных документах может занять часы, а в некоторых случаях даже дни. Бумага повышает безопасность, но снижает эффективность.

Цифровые архивы

Сегодня цифровое хранилище, вероятно, является наиболее распространенным методом архивирования. У вас есть цифровые копии всех ваших документов, и эти цифровые файлы могут храниться на жестких дисках, локальных серверах, облачных ресурсах или в любой другой компьютерной системе. Цифровые архивы чрезвычайно доступны и эффективны. Вот почему они были изобретены.

Недостаток цифровых архивов заключается в том, что их можно взломать или взломать. Кроме того, если они недостаточно продублированы на нескольких устройствах, они могут быть потеряны в результате одного инцидента.

Сканировать по требованию

Еще один распространенный метод хранения — сканирование по требованию. Он служит гибридом между цифровым и бумажным архивированием. Сканирование по запросу — это служба, которая сохраняет вашу информацию в виде бумажных документов, а также сканирует их и отправляет в виде цифровых документов. Вы получаете надежность и безопасность бумажных документов с удобством оцифровки. Конечно, наличие как бумажных, так и цифровых записей означает, что нужно иметь дело с недостатками обоих. Сканирование по запросу выполняется далеко не так быстро, как цифровые архивы, и создает риски цифровой безопасности для ваших бумажных архивов.

Что такое управление документами?

Архивирование документов — это часть управления документами, которая представляет собой организованный подход к хранению и хранению документов. DMS — это программное обеспечение, которое собирает, хранит, хранит и распространяет документы среди сотрудников вашей организации.

Примечание редактора. Ищете программное обеспечение для управления документами для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Как архивирование документов приносит пользу вашему бизнесу

Электронное архивирование важно по многим причинам. Прежде всего, он позволяет упорядочивать важные файлы и обеспечивает простой способ найти эти файлы снова, если они когда-либо понадобятся.

Ваш бизнес будет создавать множество данных и отдельных документов, независимо от того, в какой отрасли вы работаете, и вы, как владелец малого бизнеса, обязаны убедиться, что данные хранятся таким образом, чтобы их можно было эффективно использовать. .

Архивирование документов может принести вашему бизнесу несколько преимуществ:

Это освобождает офисные и складские помещения. Если в вашем бизнесе используется управление физическими документами, велика вероятность, что большая часть вашего офисного пространства занята рядами ящиков для хранения или картотечных шкафов, заполненных документами и бумагами, на просеивание которых уходят часы. Однако использование системы архивирования может освободить это пространство. Или, если вы уже используете цифровую систему, архивация может освободить место для хранения активных документов.

Как реализовать архивирование документов в малом бизнесе

Архивирование документов и управление записями очень важны, и поэтому это непростая задача. Вы должны уделять время и ресурсы и делать все правильно, чтобы получить максимальную выгоду.

Есть шаги, которые вы можете выполнить, чтобы сделать процесс максимально безболезненным с минимальным временем простоя.

1. Оцените свою текущую систему.

Во-первых, посмотрите на свою текущую систему управления документами.Существует ли официальная система или документы обрабатываются ситуативно? Посмотрите, как создается, принимается, обрабатывается, хранится и удаляется каждый документ. Обратите внимание, что работает хорошо, а что нет.

Затем вам нужно будет провести инвентаризацию существующих документов, чтобы определить, сколько места вам нужно (физически и в цифровом виде). Вам также необходимо классифицировать свой инвентарь по функциям, таким как финансы, персонал, бюджет и т. д.

2. Определите свои цели.

Ваш следующий шаг — решить, что вы хотите, чтобы ваша система делала для вас. Вы стремитесь снизить затраты? Повысить продуктивность? Внедрить более простую в использовании систему? Автоматизировать меры по обеспечению соответствия?

Перечислите свои цели в порядке приоритета. Вы также должны определить, кто в вашей команде будет отвечать за надзор и управление этой новой системой, и включить их в свое планирование.

3. Определите график хранения.

График хранения определяет, как долго вы должны хранить документ. Для некоторых документов предусмотрены графики хранения, регулируемые извне, для других применяются передовые методы, поэтому важно сделать это ключевой частью вашей системы архивирования. Например, вы должны вести постоянный учет финансовых отчетов или сделок с недвижимостью, а все документы, связанные с налогами и налоговой службой, должны храниться не менее семи лет.

Если вас беспокоит ответственность за уничтожение определенных документов, вы можете нанять поставщика Национальной ассоциации по уничтожению информации для безопасной транспортировки и уничтожения конфиденциальных документов.

4. Оцифруйте все бумажные документы.

Это может занять много времени и утомительно, но преобразование бумажных документов в цифровые файлы окупится в долгосрочной перспективе. Это может помочь вам сократить расходы и сэкономить место на физическом хранилище, а также упростить доступ к важным документам. Вы можете продолжать хранить печатные копии некоторых документов, но также оцифровывать их, чтобы быть в безопасности.

Чтобы оцифровать бумажные документы, вы можете использовать сканер, входящий в комплект поставки вашего принтера, или использовать для сканирования мобильное приложение. Самый простой способ обеспечить универсальный доступ к вашим заархивированным документам – отсканировать их в формате PDF.

5. Выберите поставщика хранилища.

Несмотря на то, что вы можете сами хранить файлы на компьютерах своей компании, если у вас очень малый бизнес, часто в ваших интересах найти поставщика, который будет хранить их для вас. Использование службы управления документами, которая предлагает архивирование документов, предоставляет множество функций, включая дополнительную безопасность, и может помочь с настройкой и устранением неполадок, когда вам это нужно.

6. Оцените процессы и хранилище.

Архивирование документов – это активный непрерывный процесс, который требует постоянного внимания, чтобы гарантировать, что процесс работает должным образом. Сделайте частью политики своей компании ежегодную проверку всех процедур управления документами и архивированием и вносите все необходимые коррективы.

Убедитесь, что ваши сотрудники понимают весь процесс от начала до конца, включив его в свой процесс адаптации, и предлагайте ежегодные курсы повышения квалификации для сотрудников, которые этого хотят.

Вам также следует периодически просматривать архивные материалы, чтобы убедиться, что информация защищена и доступна, а также проверять, кто имеет – и не имеет – доступ к этим документам.

Рекомендации по архивированию документов

Архивирование документов и управление ими — постоянно развивающийся процесс, который требует постоянного контроля и корректировки. Сделайте свой архив документов максимально эффективным с помощью этих bпрактик.

1. Ознакомьтесь с требованиями к хранению записей.

Понимать правила, регулирующие сроки хранения каждого типа документов. Общее эмпирическое правило, за исключением документов, определенных финансовых отчетов и налоговых документов, составляет 10 лет, но во многих отраслях и организациях действуют особые правила и положения.

2. Определите, что представляет собой деловая запись.

Каждый бизнес уникален; документ, который необходим для архивирования одного бизнеса, может быть не так важен для вашей компании. Заранее определите, что такое бизнес-запись (и как вы хотите, чтобы она хранилась), и убедитесь, что это различие понятно вашим сотрудникам.

3. Иметь четкую систему хранения.

После того, как вы определили, какие записи будут храниться, тщательно продумайте систему, как они будут храниться. Вы можете классифицировать документы по типу, функции, команде или клиенту и соответствующим образом назвать файлы. Какое бы решение вы ни приняли, добавьте его в список политик своей компании и убедитесь, что оно применяется во всей компании.

4. Определите политику хранения документов.

Ваши сотрудники будут иметь доступ к сотням, если не тысячам, документов за время работы в вашей компании. Вы можете контролировать, кто просматривает или редактирует какие документы и как долго каждый сотрудник должен иметь доступ к этим файлам.

Политики должны определяться с учетом особенностей использования и потребностей вашей компании, но вот некоторые общие политики, связанные с управлением документами и их архивированием:

• Сохранение электронной почты
• Принесите свое устройство
• Управление мобильными устройствами

5. Подумайте о своих потребностях в безопасности.

Первым шагом в безопасном архивировании файлов является изучение соответствия требованиям. В каждой отрасли есть стандарты, которые часто устанавливаются государственными постановлениями. Вы должны знать эти правила и соблюдать их, чтобы избежать серьезных проблем.

Когда вы узнаете требования, вы захотите проверить безопасность своих файлов, чтобы найти недостатки и источники несоответствия. Вы можете поручить аудит безопасности архивов профессиональным группам, что часто является хорошим способом выявить белые пятна, которые легко пропустить при внутреннем аудите.

Как решить, какие файлы архивировать

Несмотря на то, что вы должны по своему усмотрению определять, какие файлы необходимо архивировать, вы можете руководствоваться следующими двумя практическими правилами:

Архивируйте все, что требуется от вас по закону или в соответствии с отраслевыми нормами, и храните эти файлы в записи до тех пор, пока этого требуют правила.

Ваше свидетельство о рождении. Формы вашей налоговой декларации. Финансовые отчеты вашего бизнеса. Акт на вашу собственность. Даже если вы используете их не очень часто, все это важные документы, которые вы не хотели бы потерять или, что еще хуже, попасть в чужие руки.

Но спросите себя: действительно ли вы уверены, что надежно сохранили эти документы? Хорошо ли они организованы и быстро ли доступны в случае чрезвычайной ситуации?

Если нет, не волнуйтесь — сегодня все изменится!

Мы поговорим о хранении и архивировании документов и покажем вам лучшие способы хранения бумажных и цифровых документов, чтобы вы могли быть спокойны, зная, что они в безопасности.< /p>

Как лучше хранить документы? Прежде чем мы ответим на этот вопрос, давайте поговорим о том, почему это важно в первую очередь

Зачем архивировать?

Когда мы храним документы, которые больше не используем активно, это называется архивированием. Вот лишь пять из многих причин, по которым архивирование так важно как для бизнеса, так и для частных лиц.

1. Соблюдайте нормативные требования

В наши дни о защите данных заботятся большинство компаний. В свете важных недавних обновлений Закона о защите данных (GDPR, кто-нибудь?), компании в настоящее время испытывают все большее давление в отношении надлежащего и безопасного управления данными потребителей, иначе им грозят огромные штрафы. Для этого им необходимы эффективные процессы управления данными и безопасные решения для хранения документов.

Другие нормативные требования требуют, чтобы определенные финансовые документы хранились в течение определенного количества лет. Архивирование документов может помочь предприятиям выполнить эти требования, позволяя им безопасно хранить данные и документы до тех пор, пока они не станут не нужны и их можно будет уничтожить.

2. Сократите расходы и сэкономьте место

Независимо от того, управляете ли вы крупной международной компанией или молодым стартапом, важно экономить расходы там, где это возможно. Архивирование документов может помочь в этом, освобождая место и снижая эксплуатационные расходы. Чем меньше документов у вас есть на месте для управления, тем меньше времени и денег нужно тратить на управление ими.

3. Улучшить рабочий процесс и производительность

Правильное архивирование документов может улучшить рабочий процесс и производительность вашего бизнеса. По оценкам, до 80% производственных данных не обязательно должны быть легкодоступными. Архивируя эти некритические данные, вы можете упростить доступ к остальным своим данным и потенциально повысить производительность.

4. Защита от кражи личных данных

От архивации выигрывают не только предприятия. У всех нас есть важные документы, которые потенциально могут быть использованы для кражи личных данных.

К сожалению, в отчете Национального исследовательского центра потребителей говорится, что четверть американцев в какой-то момент потеряли важный документ. (И в Великобритании мы не сильно отстаем.) Это показывает, насколько важно обеспечить безопасное хранение документов.

Каковы различные варианты хранения документов?

Что касается архивирования документов, следует рассмотреть три основных решения для хранения: традиционное хранилище, цифровое хранилище и хранилище для сканирования по требованию. Ниже вы найдете краткий обзор каждого из них.

Традиционное хранение бумаги

Традиционное хранилище документов по существу представляет собой бумажное хранилище. Это когда вы архивируете свои бумажные документы, подшивая их или платя безопасному хранилищу за пределами офиса, такому как Storage Vault, чтобы хранить их для вас. Это обычная практика для крупных компаний, которым необходимо вести бумажный журнал некритичных документов.

Цифровое хранилище

Несколько десятилетий назад для хранения документов в компаниях использовались ряды картотечных шкафов. Это означало тратить деньги на огромное количество бумаги, карандашей и людей, которые их организовывали. К счастью, благодаря современным технологиям в этом больше нет необходимости. (Ну, по крайней мере, в большинстве случаев.)

Теперь можно оцифровать все документы с помощью сканера и уничтожить ненужные бумажные копии. Это то, что мы называем цифровым хранилищем.

Есть компании, занимающиеся архивированием документов, которые возьмут на себя весь процесс за вас. Они оцифруют ваши документы, вернут их вам на USB-накопителях или компакт-дисках или создадут их резервные копии в облаке.

Преимущество цифрового хранилища заключается в том, что оно экономит массу места. Вам не нужно никакого физического места для хранения вашего документа — все хранится в киберпространстве.

Однако это не для всех. Многим владельцам бизнеса нравится хранить физические копии, и им не нравится идея доверять всю свою систему архивирования документов компьютеру.

Сканирование хранилища по требованию

Хранилище документов, сканируемое по запросу, — это лучшее из обоих миров. Это решение, при котором компания будет хранить ваши бумажные документы за пределами офиса, а также сканировать их и отправлять вам цифровые копии по запросу.

Это делает его хорошим вариантом для предприятий, которые хотят хранить большое количество документов вне офиса, но иногда могут нуждаться в доступе к ним.

Однако решения для сканирования по запросу стоят дороже, чем обычное бумажное хранилище, поскольку вы платите за дополнительную услугу.

Хранение документов в бумажной форме

Вы можете подумать, что хранение ваших документов в бумажном виде излишне в современную цифровую эпоху, но это не обязательно так. Есть еще много причин, чтобы рассмотреть возможность хранения печатных копий ваших документов. Вот некоторые из них:

• Бумажные документы защищены от угроз кибербезопасности, таких как утечка данных.
• Наличие бумажной копии является важной резервной копией на случай катастрофической потери данных.
• Возможно, лучше иметь под рукой бумажные документы для облегчения доступа.
• Некоторые официальные документы сложно оцифровать

Где хранить бумажные документы?

В конечном счете, лучший способ хранения ваших документов зависит от того, сколько вам нужно хранить и сколько вы готовы потратить. Вот два основных варианта.

1. Собственное хранилище

Внутреннее хранилище — хороший вариант для частных лиц и небольших компаний, которым нужно хранить лишь небольшое количество документов. Если вы решите пойти по этому пути, убедитесь, что у вас есть оборудование, необходимое для их безопасного хранения.

Для действительно важных документов вы можете подумать о приобретении огнеупорного сейфа, так как это гарантирует, что ваши бумажные документы смогут пережить любые катастрофы, происходящие с вашим помещением.

Если вы решите использовать обычные шкафы для документов или другие устройства для хранения, убедитесь, что они безопасны, и держите их в порядке с помощью скрепок и разделителей.

2. Складские помещения

Использование складских помещений за пределами площадки – это экономичное решение, поскольку они обеспечивают превосходную безопасность и доступное пространство.

При выборе хранилища учитывайте следующее:

• Насколько близко это учреждение находится к вашему рабочему месту? Не могли бы вы быстро получить доступ к своим документам в крайнем случае?
• Службы управления записями. В зависимости от документов, которые вы планируете хранить, вы можете выбрать средство, предлагающее такие услуги, как индексирование и извлечение файлов.
• Качество стеллажей. Выберите помещение, в котором записи хранятся в коробках и на металлических полках. Хранение на полу подвергает их риску повреждения водой из-за разлитой воды.
• Безопасность и доступ. Само собой разумеется, что вы должны убедиться, что выбранный вами объект безопасен, с внутренними и внешними камерами и должным образом проверенными сотрудниками.
• Климат-контроль. Некоторые предприятия используют климат для контроля, чтобы защитить бумагу от порчи. Подумайте, нужна ли вам эта функция, и выберите соответствующий объект.

Хранение документов в цифровом виде

Если вы не хотите вкладывать средства в решения для хранения документов на месте или за его пределами, вы можете хранить свои документы в цифровом виде. Это может сократить расходы за счет устранения необходимости в пространстве для хранения и улучшить рабочий процесс, ускорив доступ к вашим документам в цифровом виде.

Существует несколько различных решений для хранения цифровых документов, например:

• Используйте библиотеки Windows для хранения документов на жестком диске
• Храните документы в облаке с помощью таких сервисов, как OneDrive или Google Диск.
• Создавайте резервные копии документов на внешнем устройстве хранения, например на съемных жестких дисках.
• Хранение документов с помощью специально разработанной DMS.

Последний из них — использование DMS — вероятно, лучший способ хранить документы в цифровом виде. Но что такое ДМС? Давайте узнаем.

Что такое системы управления документами (DMS)?

Системы управления документами – это программные решения, помогающие хранить документы и управлять ими. Они что-то вроде цифрового бухгалтера. Они позаботятся о методах хранения физических документов, которые вы бы использовали для организации своих бумажных документов, но в электронном виде.

На рынке существует множество различных систем управления документами, но большинство из них имеют одни и те же основные функции. Они обеспечивают хранение, безопасность, индексацию и возможности поиска. В них также хранятся метаданные (информация о документах), что упрощает проведение аудитов и контроль доступа к различным документам.

Эти системы являются важной частью бизнес-операций для компаний, которым приходится управлять большим количеством документов.

Лучшее программное обеспечение для управления документами

Поскольку существует так много программных систем для управления документами, может быть трудно понять, какую из них выбрать.

Наилучший выбор для вас во многом будет зависеть от того, сколько вы готовы потратить на систему DMS, какие функции вам действительно нужны и какие документы вам нужно хранить. Некоторые из лучших поставщиков DMS включают:

1. Шаблон
2. Документация
3. Контроль документов MasterControl
4. M-файлы
5. XaitPorter

Общие советы по хранению документов

Какой бы способ хранения документов вы ни выбрали, существуют определенные рекомендации, которым вы должны следовать, чтобы ваша система хранения оставалась организованной и эффективной. Ниже приведены несколько советов, которые могут помочь вам в этом.

1. Храните документы с учетом доступности

Если вы храните документы у себя, вы, вероятно, сможете сэкономить немного денег, однако важно иметь надежную систему, обеспечивающую легкий доступ к вашим архивным документам.

Рассмотрите возможность хранения документов одного типа вместе и не забудьте пометить их, чтобы вы могли легко выбрать нужные документы.

2. Следите за тем, когда ваши документы могут быть уничтожены

Архивация документов важна для обеспечения соответствия требованиям и наличия доказательств, таких как квитанции и платежные ведомости, когда это необходимо. Однако, как только документам исполняется несколько лет, их часто больше не нужно хранить.

При архивировании документов помечайте их датой уничтожения, когда они больше не понадобятся. Это упростит отслеживание устаревших документов и обеспечит эффективное использование пространства для хранения.

3. Защитите бумажные документы от износа

Чтобы ваши документы не были повреждены, вам нужно подумать об их износе. Даже если они надежно хранятся, они все равно могут быть повреждены из-за частого обращения, воздействия солнечных лучей и разливов. Поместите их внутрь пластиковых вкладышей, прежде чем складывать их в папку, чтобы уменьшить риск износа.

4. Если вы храните документы вне офиса, обратите внимание на банковские сейфы

Банки часто предоставляют вам скидку на сейфовые ячейки, если вы уже являетесь клиентом. Сейфы могут быть хорошим решением для хранения бумаги вне офиса, если вам нужно хранить очень небольшое количество важных документов.

5. Подумайте о материалах и дизайне ящика для хранения

Некоторые материалы более износостойкие, чем другие. Если вы решили хранить свои файлы на месте в ящиках для хранения, постарайтесь выбрать что-то прочное и износостойкое, например металлическое или пластиковое. Вы можете лучше использовать доступное место для хранения, если выберете штабелируемые коробки.

6. Храните документы в прохладном и сухом месте

Жара и влажность губительны для бумаги. Чтобы сохранить документы в хорошем состоянии, старайтесь хранить их в прохладном и сухом месте. Если вы живете во влажном климате, рассмотрите возможность использования блока переменного тока или осушителя для контроля влажности в помещении для хранения.Если вы храните за пределами площадки, следите за любыми признаками сырости на объекте, который вы рассматриваете.

7. Убедитесь, что они защищены от стихийных бедствий

Если вы храните важные документы дома, убедитесь, что вы подумали о возможных рисках, связанных со стихийными бедствиями. Держите их приподнятыми над землей, чтобы защитить от затопления, и по возможности используйте огнеупорный контейнер.

Удачного архивирования

Мы рассмотрели почти все, что нужно знать о хранении документов. Надеюсь, теперь вы сможете принять более взвешенное решение о том, как лучше хранить документы.

Какое решение подходит вам лучше всего? Дайте нам знать ваши мысли в комментариях!

Читайте также:

  
• Как подключить сим-карту к ноутбуку, чтобы совершать звонки
  
• Как запретить боту отправлять текстовые сообщения в чат Discord
  
• Как получить налоговый вычет без электронной подписи
  
• Как закомментировать строку в bat-файле
  
• Документ размером 30 МБ можно перенести с одного компьютера на другой двумя способами