Как распечатать счет на компьютере

Обновлено: 21.11.2024

В Практике CS счета-фактуры можно распечатать из трех мест.

  1. Кнопка «Сохранить и распечатать» в подробном выставлении счетов: при использовании подробного выставления счетов для создания счета, после того как вы ввели суммы выставления счетов и составили счет в соответствии с вашими требованиями и готовы сохранить счет, нажмите кнопку «Сохранить и распечатать». Счет будет сохранен, и вам будет представлен экран параметров печати (см. ниже), чтобы распечатать этот счет.
  2. Экран «Просмотр счетов». После сохранения счета в разделе «Подробный счет», создания повторяющихся счетов или использования «Быстрого счета», «Стандартного счета» или «Нулевого счета» для создания счетов эти счета будут помещены на вкладку «Просмотр счетов». При необходимости отфильтруйте экран, чтобы просмотреть счета, которые вы хотите распечатать, затем установите флажок напротив каждого счета, который вы хотите распечатать, и нажмите кнопку «Печать выбранных». Вам будет представлен экран параметров печати (см. ниже) для печати выбранных счетов-фактур.
  3. Печать счетов и выписок. Выберите «Файл» > «Печать счетов и выписок» и выберите вкладку «Счета». Там вы найдете те же счета, что и на вкладке «Просмотр счетов». При необходимости отфильтруйте экран, чтобы просмотреть счета, которые вы хотите распечатать, затем установите флажок напротив каждого счета, который вы хотите распечатать, и нажмите кнопку «Печать выбранных». Вам будет представлен экран параметров печати (см. ниже) для печати выбранных счетов-фактур.

Параметры печати

Когда вы нажимаете кнопку «Сохранить и печатать» в разделе «Подробный биллинг», кнопку «Печать выбранного» на экране «Просмотр биллинга» или на экране «Печать счетов-фактур и выписок», открывается следующий экран, на котором вы можете выбрать одно или несколько мест назначения для печати. выбранные счета на.

  • Вывод на принтер: выберите принтер, на котором вы хотите распечатать выбранные счета-фактуры на бумаге. Вы также можете распечатать этикетки и письма, адресованные тому же клиенту или контактному лицу, которому адресован счет.
  • FileCabinet CS (на этом компьютере должен быть установлен FileCabinet CS): выберите CAB-файл, в который вы хотите «распечатать» счет. Вы также можете распечатать счет в папку за текущий год, текущий период или дату счета. Если вы выберете Создать ссылку на документ FileCabinet CS, будет создана ссылка, которая даст вам прямой доступ к изображению счета без открытия FileCabine CS и перехода к счету. Когда вы создаете ссылку, значок ссылки появляется в записи счета на экране «Просмотр счетов» и в разделе «Печать счетов и выписок». Нажмите на значок, чтобы открыть изображение счета, хранящееся в FileCabinet CS.
  • GofileRoom (на этом компьютере должен быть установлен GoFileRoom): выберите формат, в котором вы хотите сохранить изображение счета, из следующих четырех вариантов: Adobe Acrobat (*.pdf), Rich Text Format (*.rtf), текстовый файл. (*.txt) или Microsoft Excel (*.xls). Вы также можете создать ссылку на файл счета, хранящийся в GoFileRoom (см. описание ссылки в FileCabinet CS).
  • Файл: выберите формат, в котором вы хотите сохранить изображение, из следующих шести вариантов: Adobe Acrobat (*.pdf), Rich Text Format (*.rtf), текстовый файл (*.txt), Microsoft Excel (*. .xls), HTML (*.html) или формат файла изображения с тегами (*.tiff). Вы также можете создать ссылку на файл, содержащий изображение Счета (см. описание ссылки в FileCabinet CS).
  • Электронная почта: отправляет сообщение электронной почты назначенным лицам у клиента со счетом в виде вложения в одном из следующих шести форматов: Adobe Acrobat (*.pdf), форматированный текст (*.rt), текстовый файл (* .text), Microsoft Excel (*.ls), HTML (*.ht ml) или формат файла изображения с тегами (*.Tiff). Сообщение электронной почты будет отправлено на основной адрес электронной почты контактного лица клиента, а также на любые дополнительные адреса электронной почты, введенные в поле «Дополнительные адреса электронной почты» на вкладке «Выставление счетов и возвраты» в настройках клиента. Вы также можете сохранить сообщения электронной почты в папке черновиков, чтобы их можно было просмотреть перед отправкой.
  • NetClient CS (должна быть лицензия для NetClient CS): отправляет счет на портал NetClient CS клиента. Клиент получит электронное письмо с уведомлением о том, что счет-фактура загружен на его портал. Если у вас включена онлайн-обработка кредитной карты, клиент может оплатить счет с помощью кредитной карты на портале.

Была ли эта статья полезной?

Отлично! Можете ли вы сказать нам, почему? (необязательно)

  • Ответил на мой вопрос
  • Легко найти статью
  • Легко понять

Приносим свои извинения. Можете ли вы сказать нам, почему? (необязательно)

  • Не ответил на мой вопрос
  • Неправильная или отсутствующая информация
  • Не то, что я ожидал
  • Трудно найти статью
  • Я предпочитаю видео

Спасибо за отзыв!

Непрерывное образование и обучение

Используйте все возможности продуктов Thomson Reuters для налогов и бухгалтерского учета.Наши пакеты непрерывного обучения научат вас, как лучше использовать уже имеющиеся у вас инструменты, зарабатывая при этом кредит CPE. Узнать больше.

Информация о продукте и оповещения

Только для внутреннего использования

Следующее предложение было в самом низу темы и ссылалось на просроченный(?) случай:

"Дополнительную информацию об отправке, оплате и получении платежей из NetClient CS см. в K59024777."

Чтобы распечатать счет, сначала откройте программу, содержащую счет, чтобы полностью увидеть его на экране. Затем выберите «Файл» в верхней строке меню, затем «Печать» в раскрывающемся меню. Затем вы попадете на экран печати, где вы можете выбрать, сколько копий вы хотите. Затем выберите «распечатать».

Процесс печати одинаков независимо от того, используете ли вы компьютер Apple (также известный как Macintosh или «Mac») или ПК.

Вот что мы рассмотрим:

Как отправить счет по электронной почте?

Чтобы отправить счет по электронной почте, сохраните его на рабочем столе ("рабочий стол" — это первый экран, который вы видите при входе в систему, со всеми значками программ, файлами и корзиной).

Вот шаг за шагом, как отправить этот счет по электронной почте:

Как создать счет-фактуру в формате PDF?

PDF расшифровывается как «Portable Document Format». Преобразование вашего счета в PDF делает его очень трудным для получателя, чтобы настроить его. Как правило, если требуются изменения, клиенту потребуется, чтобы вы откорректировали исходный файл, затем повторно сохранили его в формате PDF и снова отправили.

Чтобы создать счет в формате PDF на ПК:

  • Выберите «Файл» в верхней строке меню.
  • Выберите «Сохранить» в раскрывающемся меню.
  • Нажмите «Сохранить как» и выберите «Этот компьютер».
  • Откроется новый экран. В раскрывающемся меню "Тип файла" выберите "PDF".
  • Нажмите "Сохранить".

На компьютере Macintosh процесс немного отличается:

  • Перейдите в «Файл».
  • Выберите «Печать» в раскрывающемся меню, как если бы вы собирались распечатать счет. Появится окно печати.
  • Выберите маленький значок «PDF», и появится другое раскрывающееся меню.
  • Выберите «Сохранить как PDF», и вы вернетесь к экрану печати.
  • Нажмите "Сохранить".

Как создать счет?

Существует несколько способов создания счета для вашей компании. Вы можете просто создать его самостоятельно в Word или Excel. В Интернете также есть несколько бесплатных шаблонов.

Счет должен содержать следующую информацию:

  • Дата
  • Номер счета-фактуры
  • Имя контактного лица поставщика, название компании, адрес, номер телефона, электронная почта
  • Имя контактного лица клиента, название компании, адрес, номер телефона, электронная почта
  • Номер заказа на покупку (см. ниже)
  • Описание продуктов или услуг, за которые взимается плата, включая цены и количество.
  • Дата доставки товаров или предоставления услуг
  • Итого
  • Налоги
  • Итого
  • Условия оплаты (время платежа)
  • Предупреждение о несвоевременной оплате
  • Способы оплаты

Не для каждой продажи или услуги, предоставляемой поставщиком, будет назначен клиентский заказ на покупку, но если он был у вас, рекомендуется указать этот номер здесь. В том числе сообщит бухгалтерии клиента, что предоставленный вами товар или услуга уже были предварительно одобрены их руководством. Подробнее о заказах на покупку читайте в нашей статье «Как работают заказы на покупку».

Существуют определенные проблемы с созданием и отправкой счетов вручную. Часто поставщик использует существующий счет и обновляет информацию, чтобы создать новый. Иногда не обновляется определенная информация, например номер счета или описание предоставляемых услуг. Это простые ошибки, но сбивающие с толку клиента. Платеж может быть отсрочен до тех пор, пока эти детали не будут улажены.

Никогда не используйте один и тот же номер счета дважды. Некоторые клиенты не будут оплачивать счет, если он имеет тот же номер, что и предыдущий номер, даже если описание и дата отличаются. У большинства отделов бухгалтерии просто нет времени на решение таких проблем, поэтому политика компании часто заключается в том, чтобы отменить самый последний счет.

  • Предоставление шаблона счета (поэтому вам не нужно его создавать).
  • Создание уникального номера счета для каждого счета.
  • Расчет налога для вас.
  • Предоставление функций печати или электронной почты непосредственно через программное обеспечение.
  • Отслеживание расходов и доходов.
  • Предоставление базы данных для хранения информации о ваших клиентах (это означает, что вам нужно ввести контактную информацию и адрес только один раз).

Эти типы программ также поставляются с версиями приложений, поэтому вы можете в любое время просмотреть свою учетную информацию на своем мобильном устройстве.

Система EBMS позволяет генерировать печатные документы при обработке счета или применении платежа к счету продажи. Формы можно выбрать из стандартных параметров формы в отчете или настроить с помощью редактора Crystal Reports. Правильные настройки отчетов могут направлять определенные формы на определенные принтеры или генерировать разные формы в зависимости от способа оплаты.

Выполните следующие шаги, чтобы автоматизировать правильный заказ на продажу, счет-фактуру, платежную квитанцию ​​и другие настройки формы.

Выберите «Продажи» > «Параметры» в главном меню EBMS и щелкните вкладку «Отчеты» .

Выберите один из следующих вариантов при определении правильного отчета для печати при обработке формы продажи:

Выберите параметр «Использовать этот отчет», чтобы использовать стандартный отчет о счетах-фактурах для всей компании. Нажмите кнопку «Обзор», чтобы выбрать конкретную форму отчета по счетам. Можно использовать стандартные предварительно распечатанные или обычные бумажные формы счетов-фактур или создать индивидуальную форму счета-фактуры. Выберите форму в папке «Отчеты» > «Продажи» > «Формы».

Выберите параметр «Выбрать отчет при обработке», чтобы пользователь мог выбирать форму счета-фактуры каждый раз при обработке счета-фактуры. Опция списка форм полезна, если вам нужно выбирать между различными формами счетов. Выберите подходящий отчет и нажмите OK. Отчеты в этом окне находятся в меню «Файл» > «Печать» в счете-фактуре. Просмотрите [Основные] отчеты > Кнопки и меню печати, чтобы узнать, как добавить или изменить формы в этот список.

В отчете по конкретному пользователю форма счета-фактуры выбирается на основе профиля пользователя компьютера. Этот параметр полезен, когда конкретная форма должна быть распечатана на основе определенного местоположения или компьютера. Пользователь, вошедший в систему MS Windows, повлияет на этот параметр, поскольку выбор отчета хранится в реестре Windows, как и другие пользовательские параметры. Опция отчета для конкретного пользователя часто используется, когда локальный принтер чеков используется в среде POS.

Нажмите кнопку «Установить значения по умолчанию» или «Проверить отчет», чтобы установить значения по умолчанию для отчета или протестировать форму. Появится следующий диалог:

Выберите принтер и соответствующие параметры. Если параметр «Показать памятку» выключен, то памятка по счету-фактуре не будет печататься в счете-фактуре. Вы можете выбрать печать логотипа вашей компании. Чтобы распечатать адрес компании и номер телефона, выберите Показать информацию о компании. См. раздел «Настройка компании», чтобы настроить логотип и информацию о компании. Параметры отчета могут различаться в зависимости от того, какой отчет печатается.

Чтобы сохранить эти настройки, нажмите "Сохранить по умолчанию" . После сохранения этих конфигураций по умолчанию это диалоговое окно больше не будет отображаться при обработке счета, если во время обработки счета не удерживается клавиша Shift на клавиатуре.

Включите параметр "Использовать вторичный отчет" при обработке платных продаж, когда требуется другой отчет для платных продаж и продаж за наличные. Этот вариант часто используется в торговых точках. Параметр «Использовать вторичный» отключен во многих ситуациях. Повторите шаги, перечисленные выше, для вторичного отчета, если применимо.

Включите параметр Показывать диалоговое окно печати при обработке счета-фактуры, чтобы отображать диалоговое окно печати при каждой печати счета-фактуры. Включение этого параметра позволит пользователю выбирать принтер и другие параметры в диалоговом окне печати каждый раз при обработке счета.

Отчет о квитанции об оплате — это форма, которая распечатывается при получении авансового платежа или оплате дебиторской задолженности. Выберите подходящую форму из списка стандартных форм или при необходимости создайте индивидуальную форму. Ознакомьтесь с разделом «Способы и условия оплаты» для получения подробной информации о процессе внесения предоплаты или в разделе «Продажи» > «Платежи клиентов» > «Обработка платежей» для получения сведений о применении платежей к счету.

Включите параметр Показывать диалоговое окно печати при обработке платежа, чтобы отображать диалоговое окно печати при каждой обработке платежа. Включение этого параметра позволит пользователю выбирать принтер и другие параметры в диалоговом окне печати при каждой обработке платежа.

Включите параметр «Печатать отчет о квитанции об оплате при обработке счета с оплатой кредитной картой», чтобы создать дополнительную квитанцию ​​об оплате для платежей по кредитной карте. Этот вариант удобен, когда основной отчет о счете печатается на бумаге размером 8,5x11, но для подписи клиента требуется отдельная квитанция кредитной карты.Часто эта платежная квитанция печатается на меньшем принтере квитанций.

Нажмите кнопку «Редактировать системные папки», чтобы просмотреть или изменить формы, отображаемые в меню «Файл» > «Печать» счета-фактуры, или в списке форм, который отображается, когда выбран параметр «Выбрать отчет при обработке». Переместите нужные формы из группы «Продажи» > «Формы» в группу «Системные папки» > «Счет-фактура продаж».

Ознакомьтесь с дополнительными настройками документов по продажам в конце документации Заказы на продажу > Документы по заказам на продажу, чтобы получить инструкции по дополнительным параметрам и настройкам меток.

Повторная печать счета

Счет-фактура автоматически распечатывается при обработке счета-фактуры (если не выбран параметр "Обрабатывать/Без печати"), но может потребоваться повторная печать счета-фактуры, если счет-фактура был распечатан неправильно, утерян или требуется дополнительная копия. Счет также можно распечатать до его обработки, хотя это необходимо делать с осторожностью, поскольку заказ на продажу может быть изменен после печати счета. Выполните следующие действия, чтобы повторно распечатать счет продажи:

Откройте счет, который вы хотите распечатать повторно. Дополнительные сведения о просмотре счета см. в разделе «Просмотр счета-фактуры».

Выберите «Файл» > «Печать» в меню счета.

Выберите форму счета, которую вы хотите использовать для печати счета. Чтобы определить форму счета-фактуры, используемую при обработке счета-фактуры, выберите «Продажи» > «Параметры» > «Отчеты». Отчет об обработке счета-фактуры определяет стандартную форму счета-фактуры. Формы заказов на продажу перечислены в том же меню вместе с параметрами счета. Это позволяет распечатать заказ на продажу после его обработки или счет-фактуру до его обработки.

Выберите принтер и параметры счета-фактуры и нажмите «Печать» .

К распечатанному счету можно добавить примечание к заказу на продажу или общее примечание. Дополнительные сведения о параметрах примечаний см. в разделе «Печать примечаний к счету».

При повторной печати счета-фактуры он не обрабатывается повторно, и транзакции не генерируются. Чтобы аннулировать счет-фактуру, внести изменения в счет-фактуру, а затем повторно распечатать счет-фактуру, ознакомьтесь с разделом «Отмена или аннулирование заказа на продажу». Счет-фактуру можно распечатать повторно в любое время, включая счета, которые были обработаны в прошлом месяце или даже в предыдущем году.

Чтобы распечатать счет в FreshBooks, сначала нужно открыть программу, содержащую счет, чтобы полностью увидеть его на экране. Затем выберите «Файл» в верхней строке меню, затем «Печать» в раскрывающемся меню. Затем вы попадете на экран печати, где вы можете выбрать, сколько копий вы хотите. Затем выберите «распечатать».

Процесс печати одинаков, независимо от того, используете ли вы Apple Mac или ПК.

Как отправить счет по электронной почте?

Чтобы отправить свой счет по электронной почте, сохраните его на рабочем столе, это первый экран, который вы видите при входе в свой компьютер, со всеми значками программы, файлами и корзиной.

Вот шаг за шагом, как отправить этот счет по электронной почте:

  • Дважды щелкните программу электронной почты, чтобы открыть ее.
  • Выберите «Новое письмо» или на Mac — «Новое сообщение». Появится пустой шаблон электронной почты.
  • В строке «Кому» введите адрес электронной почты человека, которому вы хотите отправить электронное письмо.
  • В строке темы укажите свое имя или название компании, а также номер счета.
  • В теле письма сообщите клиенту, что вы прикрепляете счет. Также рекомендуется указывать здесь номер счета.
  • Чтобы прикрепить электронное письмо, найдите «Прикрепить файл» в строке меню электронного письма. Это будет файл со значком скрепки. Нажмите на нее.
  • Нажмите «Обзор этого ПК», а затем «Рабочий стол» или на Mac вы сразу увидите папку «Рабочий стол».
  • Дважды щелкните файл.
  • Ваш почтовый ящик снова появится:
  • В верхнем меню слева выберите "Отправить".
  • Вы отправили счет по электронной почте.

Как создать PDF-файл счета-фактуры?

PDF расшифровывается как «Portable Document Format». Преобразование счета-фактуры в формат PDF делает его очень сложным для получателя. Как правило, могут потребоваться изменения, клиент потребует от вас корректировки исходного файла, повторного сохранения в формате PDF и повторной отправки.

Чтобы создать счет в формате PDF на ПК:

  • Выберите «Файл» в верхней строке меню.
  • Выберите «Сохранить» в раскрывающемся меню.
  • Нажмите «Сохранить как» и выберите «Этот компьютер».
  • Откроется новый экран. В раскрывающемся меню "Тип файла" выберите "PDF".
  • Нажмите "Сохранить".

Как создать счет в формате PDF на Mac?

  • Перейдите в «Файл».
  • Выберите «Печать» в раскрывающемся меню, как если бы вы собирались распечатать счет. Появится окно печати.
  • Выберите маленький значок «PDF», и появится другое раскрывающееся меню.
  • Выберите «Сохранить как PDF», и вы вернетесь к экрану печати.
  • Нажмите "Сохранить".

Как создать счет?

Существует несколько способов создания счета для вашей компании. Вы можете просто создать его самостоятельно в Word или Excel. В Интернете также есть множество бесплатных шаблонов.

Счет должен содержать следующую информацию:

  • Дата
  • Номер счета-фактуры
  • Имя контактного лица поставщика, название компании, адрес, номер телефона, электронная почта
  • Имя контактного лица клиента, название компании, адрес, номер телефона, электронная почта
  • Номер заказа на покупку
  • Описание продуктов или услуг, за которые взимается плата, включая цены и количество.
  • Дата доставки товаров или предоставления услуг
  • Итого
  • Налоги
  • Общая сумма вашего счета
  • Условия оплаты относительно сроков оплаты
  • Предупреждение о несвоевременной оплате
  • Способы оплаты

Не все указывают номер заказа клиента на покупку, но если вы это сделали, было бы лучше включить этот номер в свой счет. В том числе это информировало бы бухгалтерию клиента о том, что предоставленный вами продукт или услуга уже были предварительно одобрены их руководством.

FreshBooks позаботится о том, чтобы в вашем счете не было ошибок, связанных с человеческим фактором. Это гарантировало бы отсутствие повторяющихся номеров в двух разных счетах-фактурах. Он полностью автоматизирован и часто обновляется.

Он может предоставить вам номера счетов, или вы можете создать свои собственные. Нельзя вводить два одинаковых числа, что исключает ошибки. Вы также можете сохранять свои счета в разных форматах и ​​отправлять их несколькими способами с помощью FreshBooks.

С FreshBooks он предоставляет ряд очень полезных функций, таких как:

  • Предоставление шаблона счета
  • Создание номера счета для каждого счета.
  • Он рассчитает для вас налог.
  • Это позволит использовать функции печати или электронной почты непосредственно через программное обеспечение.
  • FreshBooks будет отслеживать ваши расходы и поступления.
  • Он имеет безопасную и надежную базу данных для хранения информации о ваших клиентах, что означает, что вам нужно ввести контактную информацию и адрес только один раз.
  • FreshBooks поставляется с версиями приложения, чтобы вы могли отслеживать свою учетную информацию и детали на своем мобильном устройстве в любое время и в любом месте.

После размышлений

Счет — это самый важный документ в любом бизнесе, будь то большой или маленький. Это ваш задокументированный инструмент и доказательство того, что услуги или продукты были предоставлены вашей компанией, поэтому вы получаете оплату.

Функция выставления счетов в FreshBooks безупречна, начиная с создания, отправки и заканчивая печатью.

Если вы следовали нашим инструкциям по созданию профессионального счета, вы уже должны были создать счет :) Теперь вы можете распечатать его, если вы не отправляете счет в электронном виде. Чтобы ваши усилия по созданию идеального счета-фактуры не пошли прахом на этапе печати, следуйте этим советам по безупречной печати.

Независимо от того, отправляете ли вы счет в электронном виде или нет, важно учитывать, что многие из ваших клиентов, скорее всего, распечатают копию счета для физического хранения, а также сохранят другую версию в электронном виде. Таким образом, одинаково важно, чтобы ваш счет выглядел красиво (и понятно) как при печати, так и на экране компьютера.

Убедитесь, что вы используете удобный для печати шаблон

Вы можете использовать Word или Excel для создания шаблона счета, но проблема в том, что вам придется управлять форматированием для печати, что может занять много времени и быть болезненным.

Если вы создаете свои счета с помощью Yes Invoice, он автоматически создает PDF-файл, удобный для печати. При этом мы предлагаем вам распечатать счет-фактуру только в случае крайней необходимости — будьте экологичны.

Распечатайте счет

Когда придет время распечатать счет, нажмите "Файл" > "Печать" и просмотрите предварительный просмотр, чтобы понять, как все выглядит на странице. Не обязательно вести накладную на одну страницу, но если две страницы не обязательно, то не переусердствуйте. Если счет-фактура состоит из более чем одной страницы, вам придется решить, хотите ли вы, чтобы заголовок был на каждой странице, и было бы неплохо иметь номера страниц на каждой странице.

Предварительный просмотр печати

Когда вы смотрите на предварительный просмотр, убедитесь, что страница выглядит организованно и аккуратно, а также что есть хорошие поля (пустое пространство) вокруг текста и подробного списка; вы не хотите, чтобы страница выглядела разбитой.Если у вас дома или в офисе есть принтер, распечатайте одну копию счета в качестве пробы, прежде чем распечатывать ту, которую вы планируете отправить своему клиенту.

Отправить

Как только он будет выглядеть так, как вы хотите, распечатайте версию, которую вы отправите клиенту, дайте ей высохнуть в течение нескольких минут, прежде чем поместить ее в конверт для отправки по почте. Отправьте его, а затем заархивируйте копию для себя и сохраните ее на своем компьютере и/или резервном жестком диске для безопасного хранения.

Хотя в наши дни многие операции выполняются в Интернете, многие компании по-прежнему используют печатные счета и системы выставления счетов. Если вы создаете и печатаете большое количество счетов каждый месяц, вы можете рассмотреть возможность перехода на цифровой формат, чтобы сэкономить время и деньги вашего бизнеса.

Похожие страницы

Да Счет

Yes Invoice – это онлайн-программа для выставления счетов для фрилансеров и предпринимателей.

Читайте также: