Как распечатать макет страницы в Excel
Обновлено: 03.07.2024
Если вы часто печатаете определенный фрагмент на листе, вы можете определить область печати, которая включает только этот фрагмент. Область печати — это один или несколько диапазонов ячеек, которые вы назначаете для печати, если не хотите печатать весь рабочий лист. При печати рабочего листа после определения области печати печатается только область печати. Вы можете добавить ячейки, чтобы расширить область печати по мере необходимости, и вы можете очистить область печати, чтобы напечатать весь лист.
На рабочем листе может быть несколько областей печати. Каждая область печати будет распечатана как отдельная страница.
Примечание. Снимки экрана в этой статье были сделаны в Excel 2013. Если у вас другая версия, представление может немного отличаться, но, если не указано иное, функциональность такая же.
Что вы хотите сделать?
Установите одну или несколько областей печати
На рабочем листе выберите ячейки, которые вы хотите определить как область печати.
Совет. Чтобы задать несколько областей печати, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и щелкните области, которые хотите напечатать. Каждая область печати печатается на отдельной странице.
На вкладке "Разметка страницы" в группе "Параметры страницы" нажмите "Область печати", а затем нажмите "Установить область печати".
Примечание. Заданная область печати сохраняется при сохранении книги.
Чтобы увидеть все области печати и убедиться, что они именно те, которые вам нужны, нажмите «Просмотр» > «Предварительный просмотр разрыва страницы» в группе «Представления рабочей книги». При сохранении книги область печати также сохраняется.
Добавить ячейки в существующую область печати
Вы можете увеличить область печати, добавив соседние ячейки. Если вы добавляете ячейки, которые не являются смежными с областью печати, Excel создает новую область печати для этих ячеек.
На рабочем листе выберите ячейки, которые вы хотите добавить в существующую область печати.
Примечание. Если ячейки, которые вы хотите добавить, не находятся рядом с существующей областью печати, создается дополнительная область печати. Каждая область печати на рабочем листе печатается как отдельная страница. В существующую область печати можно добавлять только смежные ячейки.
На вкладке "Разметка страницы" в группе "Параметры страницы" нажмите "Область печати", а затем нажмите "Добавить в область печати".
При сохранении книги область печати также сохраняется.
Очистить область печати
Примечание. Если ваш лист содержит несколько областей печати, при очистке области печати удаляются все области печати на вашем листе.
Нажмите в любом месте рабочего листа, для которого вы хотите очистить область печати.
На вкладке "Разметка страницы" в группе "Параметры страницы" нажмите "Очистить область печати".
Нужна дополнительная помощь?
Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.
Используйте диалоговое окно "Параметры страницы" для настройки макета и параметров печати страницы.
Перейдите на вкладку "Макет страницы", затем в группе "Параметры страницы" нажмите кнопку запуска диалогового окна.
Ориентация Выберите альбомную или портретную ориентацию.
Масштабирование Увеличивает или уменьшает рабочий лист или выделение при печати, чтобы оно уместилось на указанном количестве страниц.
Приспособить к Когда вы выбираете Приспособить к, вы можете ввести процентное значение в поле % нормального размера.
По размеру Когда вы выбираете По размеру, вы можете ввести число на странице (страницах) по ширине и по высоте. Чтобы заполнить всю ширину бумаги и использовать столько страниц, сколько необходимо, введите 1 в поле страниц по ширине и оставьте поле по высоте пустым.
Размер бумаги. В этом поле выберите Letter, Legal или другие параметры размера, чтобы указать размер, который вы хотите использовать для печатного документа или конверта.
Качество печати. В этом поле выберите разрешение, чтобы указать качество печати для активного рабочего листа. Разрешение — это количество точек на линейный дюйм (dpi), которое появляется на распечатанной странице. Более высокое разрешение обеспечивает лучшее качество печати на принтерах, поддерживающих печать с высоким разрешением.
Номер первой страницы. В этом поле введите «Авто», чтобы начать нумерацию страниц с «1» (если это первая страница задания на печать) или со следующего порядкового номера (если это не первая страница задания на печать). ). Введите число, чтобы указать номер начальной страницы, отличный от "1".
Введите настройки полей и просмотрите результаты в окне предварительного просмотра.
Верх, Низ, Слева, Справа Настройте измерения в полях Сверху, Снизу, Слева и Справа, чтобы указать расстояние между вашими данными и краем печатной страницы.
Верхний или нижний колонтитул Введите число в поле "Верхний" или "Нижний колонтитул", чтобы отрегулировать расстояние между верхним и нижним колонтитулами страницы или между нижним колонтитулом и нижним краем страницы. Расстояние должно быть меньше заданного поля, чтобы верхний или нижний колонтитул не перекрывал данные.
Отцентрировать на странице Центрировать данные на странице в пределах полей, установив флажок Вертикально, Горизонтально или и то, и другое.
Заголовок Щелкните встроенный заголовок в поле Заголовок или щелкните Пользовательский заголовок, чтобы создать собственный заголовок для листа, который вы хотите напечатать. Встроенный заголовок копируется в диалоговое окно "Заголовок", где можно отформатировать или отредактировать выбранный заголовок.
Нижний колонтитул Щелкните встроенный нижний колонтитул в поле Нижний колонтитул или щелкните Пользовательский нижний колонтитул, чтобы создать собственный нижний колонтитул для листа, который вы хотите напечатать. Встроенный нижний колонтитул копируется в диалоговое окно "Нижний колонтитул", где можно отформатировать или отредактировать выбранный нижний колонтитул.
Разные нечетные и четные страницы Установите флажок Разные нечетные и четные страницы, чтобы указать, что верхние и нижние колонтитулы на нечетных страницах должны отличаться от колонтитулов на четных страницах.
Другая первая страница Установите флажок Другая первая страница, чтобы удалить верхние и нижние колонтитулы или создать собственные верхние и нижние колонтитулы для первой печатной страницы. Чтобы создать настраиваемый верхний или нижний колонтитул для первой страницы, установите этот флажок, щелкните «Пользовательский верхний колонтитул» или «Пользовательский нижний колонтитул», а затем на вкладке «Верхний колонтитул первой страницы» или «Нижний колонтитул первой страницы» можно добавить сведения о верхнем или нижнем колонтитуле, которые вы хотите отобразить. на первой странице.
Масштабировать с документом Установите флажок Масштаб с документом, чтобы указать, должны ли верхние и нижние колонтитулы использовать тот же размер шрифта и масштабирование, что и рабочий лист. Этот флажок установлен по умолчанию. Снимите этот флажок, чтобы размер шрифта и масштабирование верхних или нижних колонтитулов не зависело от масштабирования рабочего листа для создания согласованного отображения на нескольких страницах.
Выровнять по полям страницы. Установите флажок «Выровнять по полям страницы», чтобы убедиться, что поля верхнего или нижнего колонтитула выровнены по левому и правому полям листа. Этот флажок установлен по умолчанию. Чтобы задать для левого и правого полей верхних и нижних колонтитулов определенное значение, не зависящее от левого и правого полей листа, снимите этот флажок.
Область печати Щелкните поле Область печати, чтобы выбрать диапазон листов для печати, а затем перетащите области листа, которые вы хотите напечатать. Кнопка «Свернуть диалоговое окно» в правом конце этого окна временно перемещает диалоговое окно, чтобы вы вводили диапазон, выбирая ячейки на листе. После того, как вы закончите, вы можете нажать кнопку еще раз, чтобы отобразить все диалоговое окно.
Печатать заголовки. Выберите параметр в разделе «Печать заголовков», чтобы печатать те же столбцы или строки, что и заголовки, на каждой странице печатного листа. Выберите «Строки» для повторения сверху, если вы хотите, чтобы определенные строки были вашим горизонтальным заголовком для каждой страницы. Выберите Столбцы, чтобы они повторялись слева, если вы хотите, чтобы на каждой странице были вертикальные заголовки. Затем на листе выберите ячейку или ячейки в нужных столбцах или строках заголовков. Кнопка «Свернуть диалоговое окно» в правом конце этого окна временно перемещает диалоговое окно, чтобы вы вводили диапазон, выбирая ячейки на листе. После того, как вы закончите, вы можете нажать кнопку еще раз, чтобы отобразить все диалоговое окно.
Печать Указывает, что будет распечатано с листа, будет ли распечатка цветной или черно-белой, а также каково качество печати.
Линии сетки Установите флажок Линии сетки, чтобы включить в распечатку линии сетки рабочего листа. Линии сетки по умолчанию не печатаются, независимо от того, отображаются они на листе или нет.
Черно-белое. Установите флажок Черно-белое, если вы используете цветной принтер, но хотите использовать только черно-белое изображение при печати. Эта опция отключена по умолчанию. Вам не нужно выбирать его, если вы используете принтер, который печатает только в черно-белом режиме.
Черновое качество Установите флажок Черновое качество, чтобы печатать быстрее за счет более низкого качества печати, если используемый принтер имеет режим чернового качества. Этот параметр не работает, если принтер не поддерживает режим чернового качества.
Заголовки строк и столбцов Установите флажок Заголовки строк и столбцов, чтобы включить эти заголовки в распечатку.
Комментарии и примечания. В этом поле выберите место, где вы хотите, чтобы примечания, которые вы добавили к ячейкам рабочего листа, отображались на распечатке. Выберите В конце листа, чтобы объединить все аннотации и напечатать их вместе на странице, которая будет добавлена в конце распечатки. Выберите Как показано на листе, чтобы распечатать аннотации в их исходном месте на листе. Аннотации не включаются в распечатку автоматически, поскольку по умолчанию выбрано значение "Нет".
Порядок страниц Нажмите Вниз, затем наверх или Наверх, затем вниз, чтобы управлять порядком, в котором данные нумеруются и печатаются, если они не помещаются на одной странице. Образец изображения показывает направление печати вашего документа, когда вы выбираете один из этих параметров.
Ссылки по теме
Нужна дополнительная помощь?
Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.
Часто вы можете столкнуться с ситуацией, когда вам нужно распечатать имеющуюся у вас таблицу Excel, содержащую некоторые важные данные, которые необходимо было передать в виде печатной копии. В таких случаях вам сильно понадобится настройка страницы. Вам станет легко печатать страницы, если вы хорошо знаете, как вы можете сделать то же самое в Microsoft Excel. При настройке страницы задействовано несколько операций, таких как:
Функции Excel, формулы, диаграммы, форматирование, создание информационной панели Excel и др.
- Установка полей сверху, снизу, слева и справа.
- Добавление верхнего или нижнего колонтитула к листу Excel, который вы собираетесь распечатать.
- Просмотры страниц: книжная, альбомная или индивидуальная.
- Настройка области печати и т. д.
В этой статье мы последовательно рассмотрим все параметры и параметры настройки страницы. В Excel действительно очень легко настроить страницу перед печатью и предварительно просмотреть ее, чтобы внести некоторые изменения в соответствии с вашими потребностями/требованиями.
Как настроить страницу в Excel?
Параметры страницы в Excel очень просты и легки. Давайте подробно разберемся, как настроить страницу в excel.
Предположим, у нас есть данные, как показано ниже:
Мы увидим, как можно выполнить базовую настройку страницы с помощью вкладки «Вид» Excel, расположенной под верхней лентой.
Перейдите на вкладку «Вид» под лентой Excel, расположенной в верхней части листа. Вы увидите несколько операций в двух вариантах: «Просмотры рабочей книги» и «Показать». В представлениях рабочей книги у вас есть различные типы представлений: обычный вид, предварительный просмотр с разрывом страницы, макет страницы, настраиваемые представления.
Нажмите «Предварительный просмотр разрыва страницы». Ваша страница разобьется в соответствии с областью печати, как показано ниже.
Все в одном пакете Excel VBA (более 120 курсов) Более 120 онлайн-курсов | 500+ часов | Поддающиеся проверке сертификаты | Пожизненный доступ
4,9 (2356 оценок)
Нажмите на параметр «Макет страницы», и он покажет вам лист Excel в макете страницы. У него уже есть опция «Заголовок» по умолчанию (я добавлю «Личные данные о продажах» в качестве заголовка). В разделе «Показать» вы можете установить или снять отметку с различных параметров, таких как «Линейка», «Сетка» и т. д.
Мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда столбцы с вашей печатной страницы занимают всю страницу, но все еще есть один столбец, который не помещается на странице и переходит на следующую печатную страницу для этого документа. Чтобы решить эту проблему, мы можем использовать кнопку/параметры полей на вкладке «Макет страницы» в Excel.
Перейдите на вкладку "Макет страницы" в Excel. Вы увидите ряд доступных операций, каждая из которых состоит из нескольких вариантов.
В разделе «Макет страницы» нажмите кнопку «Поля». Вы увидите различные варианты полей. В идеале их 4: последние пользовательские настройки, нормальные, широкие и узкие поля. Вы можете выбрать любого в соответствии с вашими требованиями.
Нажмите «Узкие» поля, это сузит поля и освободит место для столбцов.
Иногда настройка только поля не включает все столбцы данных на одной странице, в этом случае вам может потребоваться изменить ориентацию страницы.
Перейдите на вкладку "Макет страницы" и нажмите кнопку "Ориентация", расположенную рядом с кнопкой "Поля".
Как только вы нажмете кнопку Ориентация, вы увидите два варианта: Книжная и Альбомная.
По умолчанию используется портретная ориентация. Измените его на Альбомную, чтобы все столбцы отображались на одной печатной странице.
Примечание. Несмотря на то, что мы вносим эти поправки/настройки макета, данные, используемые в этом примере, могут не нуждаться во всех этих настройках макета страницы. Просто мы хотели рассказать вам обо всех настройках макета страницы в одной статье.
Вы также можете изменить размер страницы, чтобы получить правильную страницу для печати. Перейдите на вкладку «Разметка страницы» и нажмите кнопку «Размер» под ней. Этот параметр позволяет установить размер бумаги для документа при его печати.
Там появится ряд различных вариантов бумаги. Как и Letter, Legal, A4, A3 и т. д. по умолчанию, для него будет установлен размер страницы «Letter» (поскольку мы изменили ориентацию на альбомную).
Нажмите «A4», чтобы установить размер страницы как A4 (это наиболее широко используемый размер бумаги при печати любого документа).
Если ваши данные длинные, то есть содержат большое количество строк (скажем, 10 000), они все равно не поместятся на одной странице. Он будет на нескольких страницах. Однако главная проблема в том, что заголовки столбцов видны только на первой странице. Как насчет следующих страниц, где данные заполняются. Становится беспокойно решать, какой столбец для чего. Поэтому наличие заголовков столбцов на каждой странице является обязательным при настройке страницы.
Нажмите на вкладку «Разметка страницы» и перейдите к кнопке «Печать заголовков». Нажмите на эту кнопку.
Как только вы нажмете кнопку «Печать заголовков», появится новое окно «Параметры страницы», в котором активна опция «Лист» (так же, как вы нажали «Печать заголовков»).
Под ним нажмите «Строки для повторения вверху». Эта опция позволяет вам добавлять строки с заголовком на каждой странице. После того, как вы нажмете на нее, вам нужно будет выбрать диапазоны строк, которые вы хотите печатать вверху каждой страницы печати. В нашем случае это $A$1:$D$1. Здесь, в этой опции «Лист», мы также можем установить область печати, столбцы, которые мы хотим повторять вверху, и т. Д. Нажмите «ОК», когда внесете изменения.
Вот как мы настраиваем страницу перед печатью в Excel. Давайте завершим кое-что, что нужно запомнить.
Что следует помнить о настройке страницы в Excel
- Вы также можете добавить настраиваемые поля в разделе «Макет страницы» в Excel.
- Печатные заголовки и заголовок отчета отличаются друг от друга. Заголовок печати печатает заголовок каждого столбца на нескольких страницах, тогда как заголовок отчета является заголовком отчета/основным заголовком отчета.
- Если вы хотите удалить заголовки для печати, перейдите в раздел "Параметры страницы" в разделе "Печать заголовков", выберите вкладку "Лист" и удалите строки, указанные в разделе "Печать заголовков".
Рекомендуемые статьи
Это руководство по настройке страницы в Excel. Здесь мы обсуждаем, как настроить страницу в Excel вместе с практическими примерами и загружаемым шаблоном Excel. Вы также можете ознакомиться с другими нашими рекомендуемыми статьями –
Разметка страницы используется для описания группы команд, которые управляют тем, как электронная таблица будет выглядеть при печати. В этом руководстве будут рассмотрены лучшие варианты, чтобы сохранить контроль над вашим документом Excel.
Это поможет вам сделать страницы Excel более читабельными, привлекательными и удобными для представления.
Эти типы задач печати и работы с бумагой рассматриваются на наших курсах Excel в Лондоне и Гилфорде.
Оглавление
Поля – встроенные
Вы можете выбрать один из трех встроенных параметров полей: обычный, узкий и широкий. Чтобы перейти к обычному:
1) Выберите макет страницы
2) Откройте раскрывающееся меню "Поля"
3) Выберите параметр "Обычные поля"
Настройка пользовательских полей
Если вы посмотрите на изображение выше, вы увидите, что прямо в нижней части раскрывающегося списка есть вариант «Пользовательские поля» (4)
4) При нажатии кнопки "Пользовательские поля" открывается диалоговое окно "Параметры страницы" с выделенной вкладкой "Поля".
Здесь вы можете настроить поля в соответствии с вашими требованиями. Здесь вы также можете отцентрировать свое изображение на странице по горизонтали, вертикали или по обоим направлениям.
Еще один отличный способ управлять макетом страницы в Microsoft Excel — использовать раскрывающиеся меню. Ознакомьтесь с нашим подробным руководством по раскрывающимся меню здесь.
Изменение полей путем перетаскивания
Для этого вам нужно перейти в режим просмотра «Макет страницы». Есть вкладка под названием «Разметка страницы», которую мы использовали до сих пор, но она нам не нужна. Пожалуйста, смотрите рисунок ниже, чтобы узнать, как добраться до нужного места: View/Page layout.
- Сначала откройте вкладку "Вид".
- Затем нажмите кнопку "Макет страницы".
С помощью мыши вы можете захватывать поля и перемещать их. Когда вы ухватитесь за него, вы увидите тонкую пунктирную линию, где бы вы ни отпустили ее, именно там будет новое поле. Если вы допустили ошибку, просто нажмите CTRL-Z, чтобы отменить ее.
Центрирование страницы, ориентация бумаги и настройка размера бумаги
По умолчанию Excel печатает в верхнем левом углу страницы. Если вы хотите, чтобы он печатался в другом месте, вам нужно сказать ему об этом.
Чтобы отцентрировать его на странице, нам нужно снова создать диалоговое окно "Параметры страницы", как и раньше.
Откроется окно, которое вы видите на картинке ниже. В левом нижнем углу вы увидите параметры для центрирования по горизонтали и / или по вертикали.
Когда вы центрируете оба, это будет выглядеть примерно так, как показано ниже.
Вы также увидите на верхнем рисунке в этом разделе, что у вас есть возможность решить, в каком направлении вы хотите свою статью.
Нажав кнопку "Размер", можно выбрать из множества стандартных размеров бумаги, а также задать свой собственный размер.
Настройка области печати
Областью печати Excel по умолчанию являются ВСЕ данные. Если вы не настроили свои страницы, это может привести к очень запутанной стопке бумаги, особенно если у вас много столбцов.
Еще один способ — установить область печати. Для этого выделите данные, которые хотите распечатать, нажмите на макет страницы, область печати, установите область печати.
Тогда вокруг области будет более тонкая линия. Как только это установлено, данные могут быть отфильтрованы, отсортированы. Идеально, если вы хотите распечатать определенный столбец ваших данных, но хотите сохранить все остальные данные.
Чтобы очистить область печати, см. 1-е изображение в этом разделе, и вы увидите, где это сделать. Это прямо рядом с командой для установки области печати. Вот предварительный просмотр печати с показанным выбором.
Чтобы узнать больше о способах четкого отображения информации в Excel, прочитайте наше руководство по созданию блок-схем в Excel здесь!
Вставка/удаление разрывов страниц
Excel создаст собственные разрывы страниц в зависимости от выбранного вами размера бумаги. Однако вы можете вставить свой собственный.
Для этого я выбрал строку данных, начинающуюся с Сочи.
- Выберите макет вкладки
- Нажмите раскрывающееся меню "Перерывы".
- Нажмите "Вставить разрыв страницы".
Вы можете видеть, что под опцией вставки есть опция удаления разрыва страницы и сброса всех разрывов страниц.
Если вы хотите просмотреть обзор разрывов, перейдите к предварительному просмотру просмотра/разрыва страницы. Отсюда вы можете перетаскивать толстые синие линии с помощью мыши, чтобы сбросить разрывы страниц.
Вот предварительный просмотр печати на каждой странице с разрывом страницы.
Настройка фона
Фон — это область за любыми данными или диаграммами, которые вы добавляете на лист. По умолчанию он белый. Если вы хотите внести изменения, вы можете вставить в фон графику/фотографии/логотип компании. Они вставляются с размером по умолчанию и не могут быть изменены после вставки. Если вы хотите, чтобы они были более прозрачными, вам необходимо подготовить их перед вставкой.
Чтобы вставить или удалить фон:
- Перейти к макету страницы
- Нажмите на фон в группе настроек страницы.
Настройка строк как повторяющихся заголовков для печати
При печати длинных электронных таблиц Excel по умолчанию печатает заголовки столбцов только на 1-й странице.
Если у вас длинная электронная таблица, попытка запомнить названия всех заголовков столбцов может привести к путанице.
Чтобы распечатать их на каждом листе, выполните следующие действия:
- Снова перейдите к макету страницы
- Нажмите "Печать заголовков".
Excel автоматически поместит строку 1 в этот раздел. Однако вы можете настроить его по своему усмотрению — здесь я выбрал верхнюю строку моих данных.
Печать линий сетки и заголовков
Сетчатые линии значительно упрощают чтение и осмысление больших объемов данных. Они отображаются на экране по умолчанию, но не всегда распечатываются автоматически.
Ниже вы можете видеть, что если вы перейдете к разделу «Макет страницы» / «Параметры листа», вы можете выбрать, следует ли просматривать и печатать линии сетки. Рядом с ним вы также увидите те же варианты с заголовками. Заголовки – это буквы в верхней части столбцов и цифры в левой части строк.
На изображении выше видно, что вы также можете масштабировать электронную таблицу в процентах, чтобы она соответствовала размеру вашей бумаги. Вы можете видеть изменения на экране, поскольку пунктирные линии будут перемещаться каждый раз, когда вы меняете масштаб.
Другие статьи Excel
О Бене Ричардсоне
Бен — директор Acuity Training. Он пишет о SQL, Power BI и Excel на ряде отраслевых сайтов, включая SQLCentral, SQLshack и codingsight.
Читайте также: