Как распечатать договор с электронной подписью от eis

Обновлено: 21.11.2024

Почти каждый крупный бизнес в Северной Америке внедрил ту или иную форму процедуры "работа на дому" в ответ на кризис в области здравоохранения, вызванный COVID-19. В нынешних условиях, когда многие представители делового мира адаптируются к удаленной рабочей среде, люди, ведущие переговоры о сделках из своих домашних офисов, сталкиваются с вопросом, как обеспечить юридическую силу договоров, которые они подписывают в электронном виде.

Факторы, определяющие возможность подписания и доставки контракта в электронном виде, включают:

Право, применимое к договору
Договорились ли стороны об электронных подписях, их доставке и хранении.
Предмет договора
Полномочия стороны в соответствии с ее корпоративными документами
Если применимо, правила любого государственного учреждения, в которое может потребоваться подача документа.

Способы проведения транзакций в электронном виде включают:

Подход "подписать и отсканировать"
DocuSign и другие сторонние коммерческие приложения
Сфотографировать подпись и прикрепить фото к документу
Электронное письмо или другое сообщение, указывающее на намерение сторон принять на себя обязательства по электронному договору

Определение возможности подписания и доставки контракта в электронном виде

Считается ли договор в электронной форме подлежащим исполнению, зависит от ряда факторов, в том числе:

1. Закон о договоре

Пороговый вопрос заключается в том, поддерживает ли закон, регулирующий договор, электронные договоры. Закон как США, так и Канады; в обеих странах на федеральном уровне и уровне штатов или провинций/территорий были приняты законы, которые (а) позволяют электронным подписям (или электронным подписям) и электронным записям иметь такую же юридическую силу, что и физические (или чернильные) подписи и физические записи и (б) убедиться, что договор не является недействительным только потому, что он заключен в электронной форме.

Дополнительную информацию о законодательстве США и Канады см. в нашей статье "Закон об электронных подписях в США и Канаде". я

(а) Электронные подписи

С практической точки зрения в США и Канаде обычно принимаются следующие электронные подписи:

Подход "подписать и отсканировать", когда стороны подписывают, сканируют и отправляют по электронной почте страницу подписи, которая будет прикреплена к версии окончательного контракта в электронном виде
DocuSign, Adobe Sign или другие сторонние приложения, которые собирают и хранят подписи, а также добавляют подписи к документам в электронном виде. Эти услуги предназначены для удовлетворения требований законов об электронной коммерции, требуя от подписантов ввода идентифицирующей информации и подтверждения своего согласия на привязку к документу, предоставляя доказательства намерения, если документ впоследствии будет оспорен. ii При использовании этих инструментов важно отключить функцию автоматического заполнения дат и временных меток, чтобы документы не были неправильно датированы или снабжены временными метками
Просто напечатайте намерение заключить договор по электронной почте или на другой платформе электронной связи (например, "Я согласен" или "Я согласен"). Этот подход должен сопровождаться некоторыми другими средствами аутентификации отправителя, такими как одновременный телефонный звонок.

(b) Электронные записи

Помимо электронных подписей, действующие в Северной Америке законы предусматривают, что контракт или запись не могут быть лишены юридической силы или исковой силы только потому, что они представлены в электронной форме. По этой причине обмен электронными копиями документов в электронном виде не повлияет на действительность контракта в соответствии с этими законами. Кроме того, если закон предусматривает, что запись должна быть в письменной форме, электронная копия такой записи соответствует закону.

С практической точки зрения типы электронных записей, обычно соответствующие каждому закону, включают: составленные документы в формате PDF, дубликаты или печатные версии таких документов, записи, хранящиеся на USB-накопителе или диске, а также загруженные и сохраненные электронные письма.

2. Соглашение об использовании электронных подписей, доставке и хранении

Несмотря на действующее законодательство, стороны, как правило, могут свободно обсуждать условия, разрешающие или запрещающие заключение договора в электронной форме. Прежде чем обмениваться подписями по электронной почте, следует ознакомиться с конкретными положениями и условиями договора, чтобы подтвердить, дали ли стороны согласие на использование электронных подписей и записей.

С практической точки зрения стороны могут получить согласие, включив в свои соглашения формулировку о том, что электронная или цифровая подпись или запись имеют такую же силу, как и подпись, сделанная влажными чернилами, или физическая запись. Ниже приводится общий термин коммерческого договора:

Аналоги; электронное исполнение.Настоящее Соглашение может быть подписано в любом количестве экземпляров, и каждый экземпляр должен представлять собой полностью оформленный оригинал, как если бы он был подписан обеими Сторонами. Доставка оформленного экземпляра страницы подписи к настоящему Соглашению по факсимильной связи или в электронном формате (например, ".pdf" или ".tif") считается вручением подписанного вручную экземпляра настоящего Соглашения.

Кроме того, стороны могут включить определенные договорные формулировки, соглашаясь с тем, что электронная версия договора (или другого документа) или электронное цифровое хранилище такого документа является действительным. Следующий пример положения может быть включен в коммерческий договор:

Репродукция документов. Настоящее Соглашение и все сертификаты и документы, относящиеся к нему и к нему, включая, помимо прочего, (i) согласия, отказы и изменения, которые могут быть оформлены впоследствии, (ii) документы, полученные каждой стороной в соответствии с настоящим Соглашением, и (iii) финансовые отчеты и другая информация, ранее или впоследствии предоставленная каждой стороне, может быть воспроизведена каждой стороной с помощью электронного цифрового хранилища, компьютерных лент, фотографических, фотостатических, оптических символов, микрофильмов, микрокарт, миниатюрных фотографических или других подобных процессов, и каждая сторона может уничтожить любой оригинал воспроизведенный таким образом документ. Все стороны соглашаются и оговаривают, что любое такое воспроизведение допустимо в качестве доказательства в качестве самого оригинала в любом судебном, арбитражном или административном разбирательстве (независимо от того, существует ли оригинал и было ли такое воспроизведение сделано каждой стороной в обычном порядке). делового оборота) и что любое увеличение, факсимильное или дальнейшее воспроизведение такого воспроизведения также допустимо в качестве доказательства.

Когда дело доходит до предоставления уведомлений и других сообщений по договору, сторонам следует рассмотреть возможность включения в положение об уведомлении формулировки, разрешающей общение по электронной почте. Ниже приведен пример положения об уведомлении, которое прямо разрешает общение по электронной почте (язык, относящийся к общению по электронной почте, выделен жирным шрифтом):

Уведомление. Если иное прямо не требуется или не разрешено настоящим Соглашением, любое уведомление, требуемое или разрешенное по настоящему Соглашению, должно быть в письменной форме и адресовано следующим образом:

Если [указать имя стороны]: [указать адрес для уведомления, включая адрес электронной почты]

С копией (что не является уведомлением) по адресу: [если применимо, вставьте информацию о копии, включая адрес электронной почты]

Если иное прямо не требуется или не разрешено настоящим Соглашением, все уведомления и другие сообщения по настоящему Соглашению должны быть доставлены (а) лично Стороне, указанной ниже, (б) заказным письмом с уведомлением о вручении, запрошенным в надежно запечатанном конверте, (c) ночной курьерской службой с подтверждением доставки авторитетной международно-признанной службой доставки, (d) подтвержденным факсимильным сообщением или (e) электронным сообщением. Уведомления, отправленные нарочно, заказным письмом или курьерской службой, считаются доставленными в момент их получения. Уведомления, отправленные по факсу, считаются доставленными при отправке (за исключением того, что, если они не были отправлены в обычные рабочие часы получателя, они считаются доставленными при открытии рабочего дня на следующий рабочий день для получателя). Уведомления, доставленные с помощью электронных средств связи, считаются полученными после получения отправителем подтверждения от предполагаемого получателя (например, с помощью функции «запрошенная квитанция о возврате», при наличии, ответного электронного письма или другого письменного подтверждения).

3. Предмет договора

Для некоторых типов соглашений и других документов требуется подпись мокрыми чернилами и запись в печатном виде, поэтому они не могут быть представлены в электронной форме. В большинстве юрисдикций общего права США и Канады к ним относятся: iii

Оборотные инструменты и некоторые виды правовых документов
Сертификатные инвестиционные ценные бумаги (например, сертификаты акций)
Завещания, кодицилы и завещательные трасты
Медицинские доверенности и некоторые виды доверенностей
Документы, касающиеся усыновления, развода и других вопросов семейного права
Некоторые типы документов о передаче недвижимости и другие договоры о недвижимости
Судебные постановления, уведомления и другие судебные документы, такие как состязательные бумаги и ходатайства.
Уведомления об отзыве продукции, касающиеся здоровья или безопасности.

4. Другие соображения

Некоторые другие факторы, которые необходимо учитывать при определении возможности подписания и доставки контракта в электронном виде, включают:

Если договор подписывается от имени организации, ограничивают ли статьи и подзаконные акты, регулирующие внутренние дела этой организации, возможность заключения договора с помощью электронной подписи.Большинство руководящих документов прямо не запрещают использование электронных подписей; однако важно убедиться, что выбранный подход к подписи не противоречит руководящим документам организации
Если документ должен быть подан в государственное учреждение, существуют ли правила, требующие печатных копий, подписей влажными чернилами или нотариального заверения документа iv
Есть ли какие-либо налоговые причины для подписания документа в определенном месте, чтобы избежать негативных налоговых последствий.

Не отчаивайтесь, работая удаленно: как заключить сделку из дома

Для тех, кто пытается заключать коммерческие транзакции из своего домашнего офиса, обеспечение бесперебойной работы транзакций при использовании электронных контрактов включает:

Ваша организация работает на основе контрактов и других типов соглашений. Пришло время изменить то, как вы их подготавливаете, подписываете, действуете и управляете ими.

Набор приложений и интеграций для автоматизации и подключения всего процесса согласования

Электронная подпись

Отправляйте, подписывайте и добивайтесь успеха с помощью электронной подписи

Управление жизненным циклом контракта

Автоматизация рабочих процессов и управления документами

Создание документов и согласование

Упрощение создания, просмотра и утверждения соглашений

Контрактная аналитика

Анализируйте и согласовывайте соглашения с проверенным искусственным интеллектом

Готовы изучить Облако соглашений?

Снижайте расходы, экономьте время и повышайте качество обслуживания клиентов

Избранные истории

1 000 000+ организаций уже становятся более дружелюбными

T-Mobile ускоряет работу с соглашениями в магазинах

Корпоративный

Unilever автоматизирует процесс согласования по всей глобальной цепочке поставок

Корпоративный

Kauai Nut Roasters отправляют и подписывают соглашения практически из любого места и в любое время

Salesforce прокладывает новые пути, собирая невиданные ранее данные о клиентах

Корпоративный

Надежно во всем мире

Принято во всем мире

У DocuSign eSignature подписанты в 180 странах. Вы можете подписывать соглашения на 44 языках и отправлять их на 14 языках.

Высокая производительность и доступность

Инфраструктура DocuSign eSignature стабильно обеспечивает доступность на уровне 99,99 % без простоев на техническое обслуживание.

Сертифицировано и безопасно

Соответствует строгим мировым стандартам безопасности или превосходит их

ИСО 27001

Самый высокий уровень обеспечения глобальной информационной безопасности, доступный сегодня

Общее положение о защите данных Европейского Союза

Обязательные корпоративные правила

Одобрение Европейского органа по защите данных (DPA)

Стандарт безопасности данных PCI

Для обработки данных кредитной карты

SSAE 18 (SOC 1 и 2)

Безопасность, доступность и конфиденциальность операций и центра обработки данных

ЗВЕЗДА CSA

Альянс облачной безопасности (CSA) Security Trust Assurance and Risk (STAR)

Разрешено FedRAMP

За службу федеральному правительству США

HIPAA

Для обработки личной медицинской информации

Удобная проверка личности

Исследование Forrester

Как сбалансировать безопасность и качество обслуживания клиентов

Посмотреть исследование

Цифровые инструменты для сотрудников, ответственных за изменение климата

Экологичность

Повысьте производительность и уменьшите воздействие на окружающую среду.

Руководство по CLM

Ресурс

Что нужно знать для оценки решений.

Импульс — 4–5 апреля 2022 г.

Прямая трансляция

На этом мероприятии, в ходе которого можно принять участие более чем в 50 сессиях, рассказывается об инструментах, необходимых для удовлетворения современных потребностей удаленного бизнеса. Сан-Франциско + Digital.

Читайте также: