Как проверить орфографию в Excel

Нажатие кнопки «Поиск опечаток» открывает панель «Нечеткий поиск дубликатов» в левой части окна Excel. Вам необходимо выбрать диапазон для проверки на наличие опечаток и настроить параметры поиска:

• Максимальное количество разных символов — ограничение количества искомых различий.
• Минимальное количество символов в слове/ячейке — исключить из поиска очень короткие значения.
• Ячейки содержат отдельные слова, разделенные символом. Установите этот флажок, если ваши ячейки могут содержать более одного слова.

Если параметры настроены правильно, нажмите кнопку Искать опечатки.

Надстройка начинает поиск значений, которые отличаются на 1 или более символов, как указано вами. После завершения поиска вам будет представлен список найденных нечетких совпадений, сгруппированных в узлы, как показано на снимке экрана ниже.

Теперь вам нужно установить правильное значение для каждого узла. Для этого разверните группу и нажмите на значок галочки в столбце Действие рядом с нужным значением:

Если узел не содержит нужного слова, щелкните поле Правильное значение рядом с корневым элементом, введите слово и нажмите Enter .

После присвоения правильных значений всем узлам нажмите кнопку «Применить», и все опечатки на вашем листе будут исправлены за один раз:

Вот как вы выполняете проверку орфографии в Excel с помощью Fuzzy Duplicate Finder. Если вам интересно попробовать этот и еще 60 более профессиональных инструментов для Excel, вы можете загрузить пробную версию Ultimate Suite.

Проверка орфографии в Excel часто игнорируется, поскольку пользователи Excel часто работают с числами, а не с текстом. Но это по-прежнему одна из важных проверок, которую необходимо иметь.

По сравнению с MS Word или PowerPoint, где вы можете визуально увидеть красную подчеркивание под словом с ошибкой, в Excel ничего подобного не происходит.

Представьте себе ужасную орфографическую ошибку, бросающуюся в глаза на вашем листе, когда вы отправляете его своему клиенту. Независимо от того, сколько труда вы вкладываете в обработку и анализ данных, вся ваша репутация рухнет.

Ну, больше НЕТ.

В этом руководстве я покажу вам, как использовать проверку орфографии в Excel и как вы можете максимально эффективно использовать доступные вам параметры.

Где найти проверку орфографии в Excel

Вы можете найти параметр проверки орфографии на вкладке обзора на ленте в Excel.

При выборе параметра Правописание на вкладке просмотра открывается диалоговое окно Проверка правописания.

Сочетание клавиш для запуска проверки орфографии в Excel

Вы также можете использовать сочетание клавиш F7 для запуска проверки орфографии в Excel. Чтобы использовать это, активируйте рабочий лист, в котором вы хотите запустить проверку орфографии, выберите ячейку/диапазон ячеек и нажмите F7 на клавиатуре.

Как работает проверка орфографии в Excel

Важно знать, как работает проверка орфографии в Excel.

Если вы выберете ячейку A1, она пройдет по всем ячейкам в первой строке, затем перейдет ко второй строке и проверит все ячейки во второй строке (слева направо), а затем перейдет к третьей строке и скоро. Если он идентифицирует ячейку с орфографической ошибкой, он отображает диалоговое окно Правописание.

Если вы выберете ячейку где-нибудь еще на листе, скажем, B3, то она пройдет через ячейки справа, а затем в строку под ней. Когда это будет сделано с проверкой всех ячеек после B3, появится подсказка, которая спрашивает пользователя, хочет ли он продолжить проверку в начале листа. Примерно так, как показано ниже:

Если пользователь выбирает "Да", он возвращается и проверяет оставшиеся ячейки (в нашем примере это будут ячейки от A1 до B2).

Чтобы лучше понять, взгляните на этот пример ниже (заштрихованы ячейки с орфографической ошибкой):

Как показано, когда мы начинаем проверку орфографии с A1, она завершает проверку орфографии для всех ячеек. Но когда мы начинаем с ячейки B3, она проверяет все ячейки из B3, а затем спрашивает пользователя, хочет ли он продолжить проверку с самого начала.

Знакомство с диалоговым окном проверки орфографии

Всякий раз, когда вы запускаете проверку орфографии в Excel и обнаруживаете ошибку, отображается диалоговое окно "Проверка орфографии" (как показано ниже):

Давайте кратко рассмотрим различные параметры, доступные в диалоговом окне проверки орфографии:

• Игнорировать один раз. Если при проверке орфографии обнаруживается слово, которое определяется как ошибка, но вы хотите оставить его таким, вы можете нажать «Пропустить один раз». Это проигнорирует эту ошибку один раз.
• Игнорировать все. Если Excel определяет слово как ошибочное, но вы хотите сохранить все экземпляры этого слова (как есть), нажмите «Игнорировать все».
• Добавить в словарь. Если Excel помечает слово как ошибочное, но это правильное слово для использования (возможно, это имя или аббревиатура, которые вы используете в своей компании), вы можете добавить его в словарь. Когда такое слово помечено как ошибка, и вы нажимаете «Добавить в словарь», Excel сделает это частью допустимых слов и больше не будет помечать его. Обратите внимание, что это слово теперь является частью словаря Excel и никогда не будет помечено ни в одной из книг.
• Изменить . Когда Excel выделяет ошибку, он также показывает некоторые предложения (например, предлагает "Хорошо" вместо "Хорошо"). Может быть одно или несколько предложений. Выберите предложение, которое вы хотите использовать, и нажмите «Изменить», чтобы применить его.
• Изменить все: если вы нажмете эту кнопку, она изменит все вхождения слова с ошибкой на выбранный вариант.
• Автозамена. Параметр автозамены в Excel изменит слово с ошибкой на выбранный вариант, а также добавит его в список автозамены. Это означает, что в следующий раз, когда вы введете то же слово с ошибкой, Excel автоматически преобразует его в выбранное вами предложение.
• Язык словаря. В этом раскрывающемся списке можно изменить язык словаря.

Вот некоторые настройки по умолчанию для проверки орфографии в Excel:

1. Игнорирует слова в верхнем регистре. Например, если у вас есть слово HELLOOO, оно не будет помечено как ошибка.
2. Он игнорирует слова, содержащие цифры. Например, если у вас есть слово Hello123, оно не будет помечено как ошибка.
3. Он игнорирует интернет-адреса и адреса файлов.
4. Он НЕ игнорирует повторяющиеся слова. Например, если у вас есть текст — Привет, как дела? – тогда дополнительные будут помечены как ошибка.

Вы можете изменить эти настройки по умолчанию, нажав кнопку «Параметры» в диалоговом окне «Проверка орфографии». Откроется диалоговое окно «Параметры», в котором можно внести необходимые изменения.

Надеюсь, это руководство было вам полезно. Дайте мне знать ваши мысли, оставив комментарий ниже.

Узнайте, как проверять орфографию текста в Excel, добавлять слова в пользовательский словарь или список автозамены, а также как изменять параметры проверки орфографии.

Примечание. Чтобы проверить орфографию на всем листе, просто выберите одну ячейку. Если вы выберете несколько ячеек, Excel проверит орфографию только для этих ячеек.

Примечание: используйте раскрывающийся список, чтобы изменить язык словаря.

<р>5. Нажмите «Пропустить один раз», чтобы игнорировать опечатку в ячейке A2. Нажмите «Игнорировать все», чтобы игнорировать все случаи этой орфографической ошибки.

<р>7. Чтобы изменить этот список, нажмите «Параметры» (см. изображение выше), а затем нажмите «Пользовательские словари» (см. изображение ниже).

Примечание. Чтобы напрямую открыть диалоговое окно «Пользовательские словари», нажмите «Файл», «Параметры», «Правописание», а затем нажмите «Пользовательские словари».

<р>9. Чтобы изменить этот список, нажмите «Параметры», а затем — «Параметры автозамены».

<р>10. Чтобы проверить правописание слов в строке формул, выделите слова и нажмите F7.

<р>11. Чтобы проверить орфографию всей книги, удерживайте нажатой клавишу CTRL, чтобы выбрать несколько листов, и нажмите F7.

<р>12. По умолчанию Excel игнорирует слова, написанные ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, игнорирует слова, содержащие цифры, игнорирует интернет-адреса и адреса файлов и помечает повторяющиеся слова.

Примечание. Чтобы изменить эти параметры проверки орфографии, нажмите «Файл», «Параметры», «Правописание».

Microsoft Excel не имеет расширенных возможностей, таких как проверка и исправление грамматики, но, тем не менее, предлагает базовые функции проверки орфографии. Это встроенное средство проверки орфографии в Microsoft Excel может помочь вам перепроверить свои листы Excel, прежде чем отправлять их кому-то другому.

Одна вещь, на которую я хотел бы обратить внимание, это то, что возможности проверки орфографии в Excel очень ограничены. Я имею в виду, в отличие от MS Word, Excel не подчеркивает слова с ошибками, когда вы их пишете. Он сообщит вам о слове с ошибкой только тогда, когда вы нажмете кнопку проверки орфографии.

Оглавление

Как проверить правописание в Microsoft Excel:

Проверить правописание в Excel очень просто. Выполните следующие действия, чтобы выполнить проверку орфографии в Excel.

• Открыв электронную таблицу Excel, просто перейдите на вкладку "Обзор" на ленте.
• На вкладке "Обзор" есть параметр "Правописание", как показано на рисунке.

• Нажатие этого параметра запустит проверку орфографии.

Теперь есть одна важная вещь, которую я хотел бы подчеркнуть. Перед началом проверки орфографии, если ваш курсор находился в ячейке «A1», Excel начнет проверку орфографии с этой ячейки. Если ваш курсор находился на какой-либо ячейке «K10», проверка орфографии начнется с этой конкретной ячейки. Но в этом случае после достижения конца рабочего листа он спросит вас «Хотите ли вы продолжить проверку в начале листа?»

Если вы нажмете кнопку "Да", будут проверены все левые ячейки, в противном случае, если вы выберете "Нет", остальные ячейки останутся без изменений.

Сочетание клавиш для проверки орфографии:

Если вам не нравится использовать функцию проверки орфографии с помощью кнопки на ленте Excel, вы также можете сделать это с помощью сочетания клавиш. Горячая клавиша для этого — «F7».

Если при открытии электронной таблицы нажать клавишу F7, запустится процесс проверки орфографии.

Проверка орфографии сразу на нескольких листах:

При использовании параметра проверки орфографии вы поймете, что он может проверять правописание только на активном листе. Но, следуя приведенному ниже методу, вы сможете проверять правописание сразу на нескольких листах.

• Откройте лист Excel и щелкните правой кнопкой мыши имя листа Excel.

• Откроется меню, выберите параметр «Выбрать все листы». Теперь все доступные листы в вашем файле Excel будут выбраны.
• После этого запустите процесс проверки орфографии, выбрав Обзор>Правописание или нажав клавишу F7.

Выделите слова с ошибками с помощью макроса:

Найти слова с ошибками очень просто, если использовать приведенный ниже макрос. Этот макрос изменяет цвет фона ячеек, в которых присутствуют слова с ошибками. Это упрощает поиск неправильно написанных слов, просто просматривая таблицу.

Чтобы использовать этот макрос, выполните следующие действия:

• Откройте лист Excel, для которого вы хотите выделить ячейки с ошибками.
• Затем нажмите клавиши «Alt+F11», чтобы открыть редактор Excel VBA.
• Перейдите к Вставка>Модуль.
• Вставьте следующий код в редактор.

• После вставки кода нажмите клавишу F5, чтобы запустить макрос.
• Затем проверьте свой лист, все ячейки с ошибками будут выделены голубым цветом.

Итак, речь шла о проверке орфографии в Excel. Если вы столкнетесь с какими-либо трудностями при использовании этой опции, поделитесь ими в разделе комментариев.

Подпишитесь и станьте частью нашей семьи, насчитывающей более 15 000 человек!

Теперь подпишитесь на Excel Trick и получите бесплатную копию нашей электронной книги "200+ ярлыков Excel" (формат для печати), которая резко повысит вашу продуктивность.

Читайте также:

  
• Как настроить bluestacks 4 на ПК
  
• Планшет с подставкой как у lenovo
  
• Что такое openstack kvm
  
• Как включить режим чтения на ноутбуке
  
• Почему файлы растровой графики тяжелые