Как прикрепить файл к отчету

Обновлено: 21.11.2024

Одним из многих улучшений, которые предлагает место назначения для печати электронной почты Docentric, является возможность указать дополнительные вложения, которые должны быть прикреплены к сообщению электронной почты вместе с самим отчетом.

Расширенные вложения Docentric со следующими настройками: Язык, Категория, Теги, Активный период и Глобальное вложение. Обратите внимание, что вы можете использовать эти настройки и в своих собственных сценариях.

В настоящее время Docentric использует эти настройки (язык, категорию, теги и т. д.) для настройки дополнительных вложений электронной почты с помощью правил дополнительных вложений в форме настроек места назначения печати. Вы также можете настроить эти параметры вложения при сохранении отчетов в виде вложений через место назначения для печати Docentric File.

Кроме того, в одном из следующих выпусков те же настройки вложений и аналогичные правила для вложений будут использоваться для настройки дополнительных вложений для назначений печати, отличных от электронной почты, а также для встраивания или объединения вложений с результирующим отчетом.

Доцентрические настройки в форме вложений

Быстрая вкладка настроек Docentric добавлена ​​в стандартную форму вложений D365FO для управления документами:

Он содержит следующие поля:

  • Язык: позволяет уточнить список документов, прикрепляемых к отчету, путем сопоставления языка среды выполнения отчета с языком, указанным в документе.
  • Идентификатор категории: позволяет легко классифицировать документы и указать правило для прикрепления всех документов, отмеченных данной категорией. См. Категории вложений.
  • Теги: предоставлены только для удобства пользователя, чтобы упростить описание цели документа и ее последующую идентификацию, например при выборе глобальных вложений.
  • Активный период (Активен с, Активен по): позволяет указать период активности вложения.
  • Глобальное вложение: видимое и применимое только в форме вложений для юридических лиц; см. левое изображение выше. Если источником вложения является Глобальное вложение, то только вложения текущего юридического лица с включенной этой опцией являются кандидатами на вложения отчета. Для других типов источников вложений этот флаг не применяется.

Форма настроек Docentric

Обратите внимание на новый пункт меню «Глобальные вложения» (левое изображение вверху)/Доцентрические настройки (правое изображение вверху) в форме «Вложения». Откроется форма, в которой перечислены все вложения в табличном виде, более удобном для редактирования. Ниже приведена форма, которую можно открыть из вложений формы «Клиенты».

В форме глобальных вложений/параметров Docentric только два последних столбца (исходное имя файла и тип файла) доступны только для чтения. Все остальное можно редактировать, что обеспечивает удобный способ сохранения важных метаданных вложений, используемых для выбора вложений во время выполнения.

Обратите внимание: если та же форма открыта из вложений юридического лица, будут отображаться только глобальные вложения.

Категории прикрепленных файлов

Категории вложений, представленные в форме вложений, поддерживаются через отдельную форму категорий вложений, которую можно открыть в рабочей области Docentric AX.

Глобальные вложения

В рабочей области Docentric AX щелкните пункт меню Глобальные вложения. Он открывает форму глобальных вложений:

Форма глобальных вложений предоставляет удобный обзор глобальных вложений по юридическим лицам. По каждому из юридических лиц мы можем увидеть в сетке следующую информацию:

  • Количество вложений: представляет общее количество вложений, как глобальных, так и неглобальных, прикрепленных к юридическому лицу. Равно числу, указанному скрепкой в ​​правом верхнем углу формы.
  • Количество глобальных вложений: показывает количество глобальных вложений (документов с включенным глобальным флагом) на юридическое лицо.
  • Нет. на язык: предоставляет список всех языков, используемых в документах, с количеством документов на каждый язык.
  • Нет. на категорию: дает список всех категорий, используемых в документах, с количеством документов в каждой категории.

Обратите внимание на пункт меню "Глобальные вложения". Он открывает форму, в которой вы можете просматривать и редактировать всю информацию, относящуюся к вложениям отчета (например, описание, категорию или язык). Вы также можете открыть ту же форму непосредственно из вложений в форме юридических лиц.

Дополнительные источники вложений

Вложения к отчету во время выполнения загружаются из документов, хранящихся в управлении документами D365FO.Существует несколько различных типов записей, из которых мы можем загружать вложения:

  • Глобальные вложения: документы, прикрепленные к юридическим лицам с установленным глобальным флагом, являются кандидатами на вложение отчета. Примерами могут служить юридические документы вашей компании, такие как T&C. Подробнее о настройке глобальных вложений >>
  • Исходная таблица: документы, прикрепленные к исходной таблице отчета. Исходная таблица отчета зависит от отчета и не всегда применима. Например, несколько отчетов о продажах (подтверждение заказа на продажу, счет-фактура на продажу, отборочная накладная на продажу) имеют заказ на продажу в качестве источника. Что касается закупок, заказ на покупку часто является связанной исходной таблицей. Отчет о количестве рабочих является одним из примеров, когда исходная таблица неприменима.
  • Исходные строки таблицы: документы, прикрепленные к исходным строкам отчета (например, строки заказа на продажу, строки заказа на покупку и т. д.)
  • Таблица счетов: документы, прикрепленные к соответствующей таблице клиентов (для отчетов для клиентов) или таблице поставщиков (для отчетов для поставщиков). Применимо не ко всем отчетам.
  • Журнал: документы, прикрепленные к соответствующему журналу, если применимо. Например, при печати отчета по счету клиента это будет журнал счета; для отчета о заказе на покупку это будет журнал подтверждения покупки и т. д.
  • Строки журнала: документы, прикрепленные к строкам журнала (т. е. опубликованные транзакции).
  • Элементы: документы, прикрепленные к элементам в строках журнала, где это применимо.
  • Контекстная запись: представляет базовый объект (запись), из которого вызывается отчет. Обычно он будет равен Журналу или Исходной таблице. Документы, прикрепленные к этой записи, являются кандидатами на присоединение к отчету.
  • Пользовательская запись: требуется специальная реализация в методе resolveReportAttachmentRecord() соответствующего класса DSP. Например, в этом методе вы можете вернуть запись клиента, указанную как учетная запись заказа, в соответствующем заказе на продажу.
  • Пользовательские записи: требуется специальная реализация в методе resolveReportAttachmentRecord() соответствующего класса DSP. В отличие от настраиваемых записей, с помощью настраиваемых записей можно указать более одной записи таблицы в качестве источника для дополнительных вложений. Например, с помощью этого метода вы можете вернуть товары, относящиеся к строкам заказа на покупку.

Обратите внимание, что глобальные вложения известны уже в тот момент, когда вы указываете правила их извлечения (см. Дополнительные правила вложения), в то время как все другие типы источников вложений требуют разрешения их базовой записи во время выполнения и извлечения документов, прикрепленных к этой записи. . По этой причине мы называем их динамическими вложениями.

Дополнительные правила вложения

Какие вложения следует отправлять по электронной почте в качестве дополнительных вложений при отправке отчета по электронной почте, указывается непосредственно в форме настроек места назначения для печати. Что нам нужно сделать, так это настроить Дополнительные правила вложений. Каждое правило определяет источник вложения, дополнительные фильтры, применяемые к набору извлеченных вложений, и еще несколько параметров.

Чтобы настроить дополнительные правила вложений, в месте назначения печати электронной почты Docentric откройте быструю вкладку Дополнительные правила вложений. В заголовке вы увидите количество уже указанных правил:

Нажмите кнопку «Изменить», чтобы открыть диалоговое окно для указания дополнительных правил вложения:

Параметры правила

  • Загрузить из: указывает источник вложения, как описано в разделе Дополнительные источники вложений.
  • Идентификатор категории: из всех документов, найденных в указанном источнике, брать только документы с заданным идентификатором категории. Если идентификатор категории не указан, не применяйте фильтрацию по категории.
  • Описание вложения: если оно предоставлено, берите только документы с совпадающим описанием (поле «Описание» в форме «Вложения»).
    • Если источником являются глобальные вложения, то выполняется поиск списка всех доступных глобальных вложений для текущего юридического лица и юридического лица DAT. Поиск фильтруется, чтобы отображались только документы для текущего юридического лица, но фильтр можно удалить, чтобы отображались также документы DAT.
    • Для любого другого источника это свободно редактируемое текстовое поле, в котором можно указать полное описание вложения (например, "Спецификация элемента") или только частичное описание с помощью подстановочных знаков * и ? (например: «Элемент*», «*spec*», «?tem*» — все это приведет к извлечению вложения с описанием «Спецификация предмета»). Вы также можете использовать заполнители отчета; список подходящих заполнителей для текущего отчета доступен в пункте меню «Вставить заполнитель».Например, «@InvoiceAccount@*» в отчете о счетах-фактурах для клиента US-001 вернет документы, описание которых начинается с US-001.
    • Любой язык: выберите этот вариант, если не хотите применять фильтрацию по языку.
    • Только соответствующий язык: выберите только те документы, в которых указан тот же язык, что и язык среды выполнения отчета.
    • Подходящий язык, если он не найден, значит без языка: попробуйте найти документы с тем же языком, что и язык среды выполнения отчета. Только если такой документ не найден, ищите документы без языка.
    • Как совпадающий язык, так и без языка: не требует пояснений, используйте документы с тем же языком, что и язык среды выполнения отчета, и документы без указанного языка.

    Обратите внимание, что одно правило может привести к нулю, одному или нескольким полученным документам. Если один и тот же документ будет получен на основе двух или более разных правил, он будет прикреплен к сообщению электронной почты только один раз.

    Порядок правил

    Вы можете указать порядок, в котором правила будут обрабатываться во время выполнения, с помощью кнопок "Вверх" и "Вниз":

    Первое правило будет обработано первым, и все документы, полученные на основе этого правила, будут прикреплены к сообщению электронной почты. Затем аналогичным образом обрабатывается второе правило и так далее.

    Если какое-либо из указанных правил приведет к тому, что документы не будут получены, и будет установлено значение Если не найдено = Отменить печать, возникнет ошибка, и электронное письмо не будет отправлено.

    Заполнители

    Вы можете использовать заполнители для динамических (неглобальных) вложений в полях Описание вложения, Отображаемое имя и Теги. Вы можете ввести заполнитель в том месте, где он вам нужен, или вы можете использовать кнопку «Вставить заполнитель». Выбранный заполнитель будет добавлен в конец текущего активного поля. Обратите внимание на первые два заполнителя на правом изображении ниже. Они появляются, если раскрывающаяся форма заполнителя вызывается из поля Отображаемое имя.

    @ORIGINAL_DESCRIPTION@ означает описание вложения в форме вложений, а @ORIGINAL_FILENAME@ означает имя файла.

    Примеры рассылки

    Пример 1. Загрузка УИ из глобальных вложений

    Пример 2. Загрузка из глобальных вложений, фильтрация по категории

    Пример 3. Загрузка всех вложений из таблицы "Продажи"

    Вложения в соответствующую таблицу Sales:

    Пример 4. Настройка языка

    Вот один из возможных способов использования параметра «Язык»: вы можете иметь документ «Общие положения и условия» на французском, испанском и английском языках в виде трех разных приложений к вашему юридическому лицу. Вы можете указать французский и испанский языки для первых двух документов соответственно, а английский документ оставить без языка.

    Правило:
    Когда вы настраиваете правило для загрузки из глобальных вложений, вы указываете условие Язык как Соответствующий язык, если не найдено, то без языка.

    Результат:
    Если языком выполнения отчета является французский или испанский, будет прикреплен французский или испанский документ соответственно. Для всех остальных языков (включая английский) будет прикреплен документ на английском языке.

    Вы можете ввести категорию «Условия и положения», назначить все соответствующие документы этой категории и не беспокоиться об описании вложений. Вместо этого укажите идентификатор категории в правиле, и вы получите тот же результат.

    Дополнительную информацию о типах планов и включенных возможностях см. на странице планов Smartsheet.

    Возможности

    Кто может использовать эту возможность

    Владельцы, администраторы и редакторы исходных таблиц и отчетов могут добавлять, изменять или удалять вложения. Любой, у кого есть доступ к исходным таблицам и отчету, может просматривать и загружать вложения. Вы можете отправить вложение в электронном письме любому, у кого есть действующий адрес электронной почты.
    Системные администраторы предприятия могут отключить любые параметры прикрепления файлов. (См. раздел Управление глобальными настройками учетной записи.)

    Узнайте, включена ли эта возможность в Smartsheet Regions или Smartsheet Gov.

    Некоторые файлы (например, изображения), загруженные с компьютера или мобильного устройства, можно просматривать непосредственно в Smartsheet. Другие, вам может потребоваться загрузить на свое устройство для просмотра. Вам также потребуется загрузить файл на свое устройство, если вы хотите его отредактировать.

    Отчеты не хранят информацию, а представляют собой представление информации, хранящейся на одном или нескольких исходных листах. В связи с этим файлы не прикрепляются непосредственно к отчету, они прикрепляются к определенным строкам или комментариям, которые он отображает.

    • Прикрепляйте файлы на уровне листа (в отличие от отдельной строки или комментария). Если вы хотите сделать это, вам нужно открыть исходный лист.
    • Просмотр вложений на панели вложений: вам не запрещается работать с вложениями в отчете; однако, если вы хотите управлять вложениями на панели вложений, вам нужно переключиться на лист.

    Доступ и предварительный просмотр вложений строк из отчета

    1. Нажмите значок «Вложения» слева от номера строки. Появится панель вложений.
    2. Нажмите на название прикрепленного изображения, чтобы просмотреть его.

    Некоторые файлы (например, документы Word или Google Slides) нельзя просмотреть в Smartsheet. Если файл получен из поддерживаемой службы онлайн-хранилища, щелчок по имени откроет файл в другом окне браузера. В противном случае вам может потребоваться загрузить вложение.

    Загрузить однострочное вложение

    1. Нажмите значок «Вложения» справа от номера строки. Появится окно вложений.
    2. Наведите курсор на вложение, которое хотите загрузить, и нажмите кнопку "Загрузить файл".

    Самая последняя версия файлов будет загружена в исходном формате. (Если вам нужно загрузить более старую версию файла, см. раздел Управление версиями файлов, прикрепленных к элементам в Smartsheet.)

    Пакетная загрузка вложений строк

    1. Нажмите значок «Вложения» справа от номера строки. Появится панель вложений.
    2. Установите флажок рядом с каждым прикрепленным файлом, который вы хотите загрузить.
    3. В верхней части панели вложений нажмите "Действия", а затем нажмите "Загрузить файлы".

    Файлы загружаются на ваше устройство в сжатом архиве .zip.

    Предварительный просмотр или загрузка вложенных комментариев

    1. Нажмите значок «Комментарии» справа от номера строки. Панель бесед откроется справа.
    2. Прокрутите до комментария, содержащего нужные вложения, и наведите курсор на вложение.
    3. Нажмите на название изображения, чтобы просмотреть его, или «Загрузить файл», чтобы сохранить вложение на своем устройстве.

    Информацию о том, как удалить файл, связанный с комментарием, см. в разделе Удаление файла, прикрепленного к комментарию.

    Существует три способа прикрепить документы к отчету о расходах в системе Concur Travel & Expense System: область доступных квитанций, сканирование или отправка по факсу.

    Примечание. Утверждающие могут прикреплять дополнительные документы к отчету, который был отправлен им на проверку. Однако документы нельзя удалить после отправки отчета о расходах.

    Прочитайте процедуры

    Что такое область доступных квитанций?

    Область «Доступные квитанции» — это функция Concur, которая предоставляет репозиторий документов, в который вы можете отправлять по электронной почте или загружать изображения. Затем вы можете использовать область «Доступные квитанции», чтобы прикрепить изображения к отдельным расходам. Это может упростить процесс утверждения для ваших утверждающих лиц, поскольку расходы и документы отображаются рядом друг с другом.

    Примечание для делегатов. Вы можете просматривать чужую область доступных квитанций, если вам было предоставлено разрешение на просмотр квитанций, если вы идентифицированы как его или ее представитель.

    Добавление изображений в область доступных квитанций

    Есть четыре способа добавить изображения в область "Доступные квитанции":

    Загрузка изображений непосредственно в доступную область квитанций

    Начните со сканирования необходимой документации и сохранения изображений в соответствующем месте, где вы сможете их найти.

    Когда вы будете готовы загрузить изображения, вы можете загрузить их несколькими способами.

    Один из способов — нажать «Расходы» в верхнем меню и найти область «Доступные квитанции» внизу страницы. Щелкните поле +Загрузить новую квитанцию, затем щелкните ссылку Обзор…. Найдите и выберите изображение, которое вы хотите загрузить, и нажмите «Открыть». Вы можете загрузить до 10 файлов — каждый файл размером не более 5 МБ — за раз. Когда появятся все подходящие имена файлов для загрузки, нажмите «Загрузить». Статус каждого файла изменится на Загружено после того, как он будет загружен в вашу область «Доступные квитанции».

    Еще один способ загрузки изображений — просто перетащить файлы в область «Доступные квитанции». (Перетаскивание означает наведение указателя мыши на файл, удерживание левой кнопки мыши при перемещении мыши в область «Доступные квитанции» и перетаскивание файла, отпуская левую кнопку мыши.)

    Прикрепление изображений к отдельным расходам с использованием доступной области чеков

    Первым шагом было создание отчета о расходах путем заполнения заголовка отчета. Затем расходы были добавлены в ваш отчет о расходах и (при необходимости) распределены. Теперь пришло время прикрепить изображения в области «Доступные квитанции» к вашим расходам.

    Значок Отсутствует квитанция отображается для расходов, требующих документирования.

    Выберите расход, чтобы подробная информация появилась на правой панели. Щелкните ссылку «Доступные квитанции». Прикрепите изображение, нажав зеленый значок Прикрепить в левом верхнем углу миниатюры изображения.

    Вы можете просмотреть изображение до прикрепления документа, открыв документ с помощью синего значка Просмотреть изображение.

    Ваша область доступных поступлений останется открытой, пока вы выберете другой расход. Повторяйте этот процесс столько раз, сколько необходимо, пока вся необходимая документация не будет прикреплена к вашим расходам в вашем отчете о расходах.

    Чтобы закрыть область "Доступные квитанции", нажмите X в правом верхнем углу панели "Доступные квитанции".

    Независимо от способа прикрепления, вы всегда хотите просмотреть прикрепленные изображения.

    Один из способов сделать это — выбрать расход и нажать на вкладку Изображение квитанции над сведениями о расходе (в верхней части правой панели).

    Отсоединение изображений от отдельных расходов

    Выберите расход и нажмите вкладку Изображение квитанции над сведениями о расходе (в верхней части правой панели, как показано выше). Нажмите «Отключить от записи».

    Ваше отсоединенное изображение возвращается в область «Доступные поступления», где оно будет оставаться до тех пор, пока не будет прикреплено к отдельному расходу или не будет удалено из области «Доступные поступления» (см. ниже).

    Удаление изображений из области доступных квитанций

    Примечание. Если изображение прикреплено к отдельному расходу, его необходимо сначала отсоединить, прежде чем вы сможете удалить его из области «Доступные квитанции» (см. выше).

    При необходимости нажмите ссылку «Доступные квитанции». Найдите подходящее изображение для удаления. Затем удалите его, нажав ссылку Удалить в правом верхнем углу миниатюры изображения.

    Появится подтверждающее сообщение; нажмите «Да», чтобы удалить изображение из области «Доступные квитанции», в противном случае нажмите «Нет».

    Теперь, когда вы прикрепили изображения к своему отчету о расходах, используя область «Доступные квитанции», вы готовы перейти к шагу 5 — Настройка процесса утверждения.

    Читайте также: