Как прикрепить файл к электронному письму

Обновлено: 21.11.2024

Умение написать электронное письмо с вложением может повысить вашу продуктивность за счет улучшения вашего общения с другими людьми. Независимо от темы электронного письма, правильное добавление вложения может напрямую повлиять на то, как оно будет получено. Электронные письма с вложенными файлами — ценный инструмент общения, но они требуют знаний и правил этикета. В этой статье мы обсудим, что такое вложение электронной почты, объясним, как упомянуть и включить его в электронное письмо, а также предоставим советы и примеры, которые можно использовать в качестве руководства.

Что такое вложение электронной почты?

Вложение электронной почты — это файл, который один человек отправляет другому вместе с сопроводительным письмом. Его цель обычно состоит в том, чтобы повысить ценность или выгоду, которую электронное письмо предлагает читателю, предоставляя дополнительный контент, который вы не можете выразить в теле электронного письма. Вложение может иметь различные форматы и размеры, наиболее типичными вложениями являются большие текстовые файлы, различные типы документов, электронные таблицы, отсканированные файлы, формы, изображения и видео.

Следует ли указывать вложение в теле письма?

Как и в большинстве других форм общения, при общении по электронной почте необходимо соблюдать некоторые правила и рекомендации. Что касается вложений электронной почты, рекомендуется упомянуть прикрепленный файл где-нибудь в теле письма перед его отправкой как в официальных, так и в неформальных ситуациях.

Хотя обычно легко распознать электронное письмо с вложениями (поскольку оно сопровождается дополнительным значком рядом со строкой темы, указывающим на наличие вложения), некоторые получатели не открывают электронные письма с вложениями, если они точно не знают, что они есть и откуда они. Обычно причина этого заключается в том, чтобы не подвергать себя воздействию потенциально вредоносного вложения, такого как компьютерный вирус, который может повлиять на их устройство или другие файлы.

Как написать электронное письмо с вложением

Обратите внимание на следующие пять шагов при создании и отправке электронного письма с вложением:

1. Определите, какие файлы вы хотите отправить

Прежде чем писать электронное письмо, вы должны точно знать, какой файл вы собираетесь отправить и где он находится на жестком диске или в памяти вашего устройства. Важно знать, какой файл или файлы вы собираетесь отправить, потому что вам нужно упомянуть их в тексте электронного письма, а знание их местоположения может помочь вам быстро найти и прикрепить их перед отправкой электронного письма.

2. Напишите тему письма

Следующий шаг — составление строки темы электронного письма. Поскольку многие потенциальные получатели склонны игнорировать электронные письма с вложениями, если они не знают, что это за вложенные файлы, тема электронного письма должна отражать тот факт, что оно содержит один или несколько вложенных файлов, и предоставлять информацию о том, что это такое.

3. Составьте тело письма

Если вложения являются единственной причиной, по которой вам нужно отправить сообщение, в теле письма может быть просто краткое описание вложенных файлов. Если вложенные файлы являются лишь частью того, что должно быть передано в электронном письме, их необходимо упомянуть где-то в теле письма, в идеале с коротким предложением, в котором указывается, что они из себя представляют. Не рекомендуется отправлять электронное письмо с вложениями и без текста, так как получатель или его поставщик электронной почты могут спутать их со спамом.

4. Прикрепите файлы

После составления электронного письма последним шагом перед его отправкой является вложение необходимого файла или файлов. Однако этот шаг может быть выполнен в любое время в процессе составления и отправки. Многие отправители предпочитают прикреплять файлы перед написанием электронного письма, потому что это исключает риск вообще забыть прикрепить их.

5. Просмотрите и отправьте электронное письмо

После того, как тема и тело письма написаны, а файлы прикреплены, вы можете быстро проверить и отправить письмо получателю.

Советы по написанию электронных писем с вложениями

Рассмотрите эти советы, которые помогут вам писать и отправлять электронные письма с вложенными файлами:

Убедитесь, что вложение имеет подходящий формат файла

Вы должны убедиться, что получатель может получить доступ к файлам, которые вы собираетесь отправить. Если вы отправляете текстовые файлы, электронные таблицы, отсканированные документы, изображения или любые другие типы файлов, важно использовать общий формат файла, чтобы увеличить вероятность того, что получатель сможет открыть вложение.

Попробуйте ограничить размер вложенного файла

Большинство почтовых серверов имеют ограничения на размер вложений, поэтому рекомендуется максимально ограничить размер вложенных файлов. Это можно сделать несколькими способами, в зависимости от характера файлов. Большинство файлов будут значительно меньше, если вы используете программное обеспечение для сжатия, чтобы преобразовать их в zip-файлы. Вы также можете изменить размер изображений с излишне высоким разрешением, чтобы значительно уменьшить размер их файла, и вы можете сжать несколько текстовых файлов в один файл PDF.

Рассмотрите возможность отправки ссылки

Когда вы отправляете профессиональные электронные письма, рассмотрите возможность включения ссылки, содержащей информацию, которую вы собираетесь прикрепить, вместо прикрепления реальных файлов. В зависимости от ситуации это может быть ссылка на ваше резюме, ссылка на изображения или текстовые файлы, которые вы собираетесь отправить, или просто ссылка на место, куда вы ранее загрузили файлы. Это может облегчить и сделать более безопасным доступ получателя к информации.

Не отправляйте много несвязанных файлов в одном электронном письме

Рассмотрите возможность отправки нескольких электронных писем одному и тому же получателю, если вы хотите отправить им много разных файлов, не связанных друг с другом. Таким образом, вы можете избежать путаницы, используя строку темы и тело каждого электронного письма для описания соответствующего вложенного файла, и получателю будет легче найти то, что ему нужно позже.

Примеры писем с вложениями

Вот два примера того, как написать электронное письмо с вложением:

Пример 1

Subject line: Обновление информации об отгрузке товаров медицинского назначения с прикрепленным PDF-файлом

Уважаемый доктор Мэтьюз,
В ответ на ваш запрос относительно следующей партии предметов медицинского назначения, прибывающих в больницу общего профиля Святого Франциска в январе 2021 года, прилагаем название и количество каждого предмета снабжения в формате PDF.< /p>

Спасибо за ваш запрос. Напишите нам, если у вас возникнут дополнительные вопросы относительно доставки или любого другого вопроса, с которым мы можем вам помочь.

С уважением,
Майкл Гилмор
Johnson Medical

Пример 2

Subject line: Фотографии из нашей поездки в Канкун

Дорогая Мэри,
Я прикрепил к этому письму 10 лучших фотографий из нашей поездки в Канкун. Я пришлю вам еще, как только получу их от Джона.

Одним из основных способов использования электронной почты является обмен фотографиями и другими файлами с друзьями, семьей или коллегами. Но люди, которые плохо знакомы с электронной почтой, могут еще не знать, как прикреплять и отправлять файлы по электронной почте. Вот несколько инструкций для начинающих, которыми вы можете поделиться.

Этот выпуск наших руководств по технической поддержке, которые легко отправить по электронной почте, посвящен вложениям электронной почты. Мы расскажем, как прикрепить файл как в настольном, так и в веб-приложении электронной почты.

Во всех этих вариантах — Gmail, Yahoo! Mail, Hotmail, Outlook и Mail — обратите внимание на значок скрепки — универсальное изображение для вложений в почтовых программах.

Процесс практически одинаков для всех почтовых программ:

  • Откройте окно нового сообщения электронной почты, обычно щелкнув значок "Новое сообщение" или "Создать сообщение" или нажав сочетание клавиш CTRL + N.
  • Нажмите на элемент меню со значком скрепки, на котором написано "Прикрепить файл" или что-то подобное (например, "Прикрепить файлы").
  • Просмотрите папки на вашем компьютере и щелкните, чтобы выбрать файлы/папки, которые вы хотите прикрепить. В большинстве случаев вы можете выбрать несколько файлов, удерживая нажатой клавишу CTRL и нажимая каждый файл.
  • Нажмите кнопку "Открыть" или "Выбрать файл" или другую аналогичную кнопку, чтобы прикрепить файл к электронному письму.
  • Затем продолжайте составлять сообщение электронной почты (укажите адрес электронной почты человека, которому вы хотите отправить вложение, в поле "Кому:", добавьте тему и текст сообщения и нажмите "Отправить").

Умный и интерактивный тизер с самовращающимся шариком

Лучший партнер вашей кошки по играм.
Умный самовращающийся мяч будет поддерживать активность ваших котят. Наблюдайте, как ваша кошка прыгает и охотится за движущимся мячом — активируется простым прикосновением когтя. Заставьте свою кошку ходить по дому и помогите ей быть здоровой.

Вот еще некоторые особенности наиболее популярных почтовых приложений.

Электронная почта в Интернете

Gmail

В приведенном выше видеоролике показано, как составить новое электронное письмо в Gmail (нажмите кнопку "Создать электронное письмо") и прикрепить файл, нажав на ссылку "Прикрепить файл" в Gmail. Найдите и щелкните папку или файлы, которые вы хотите прикрепить, затем нажмите «Открыть», и вы должны увидеть вложение, добавленное к вашему сообщению. В самых последних версиях браузеров, таких как Chrome и Firefox, вы также можете просто перетащить файлы в окно создания сообщения Gmail и загрузить вложение.

Яху! Почта

Яху! имеет аналогичный метод прикрепления электронной почты. Нажмите кнопку «Новый» в Yahoo! Mail, чтобы составить новое сообщение. Затем нажмите кнопку «Прикрепить файлы», которая находится прямо под строкой темы. Вместо того, чтобы немедленно привести вас к вашим документам, Yahoo! представит вам несколько кнопок «Выбрать файл». Для каждого файла, который вы хотите прикрепить к своему электронному письму, нажмите одну из этих кнопок и найдите файл, который вы хотите отправить.

Горячая почта

Нажмите на ссылку "Создать", чтобы создать новое электронное письмо. Под строкой «Тема» у вас будет возможность вставлять вложения (опять же значок скрепки)> Существуют также удобные ярлыки для вставки документов Office, фотографий из Интернета или вашего собственного альбома и других материалов, которые вы можете найти в bing. Самый простой способ — щелкнуть ссылку «Вложения».В открывшемся окне проводника Windows выберите файл(ы), которые вы хотите прикрепить, и нажмите "Открыть".

Электронная почта на рабочем столе

Перспективы

В качестве примера мы используем Outlook 2010, но общий процесс должен работать и для более ранних версий Outlook, таких как Outlook 2007.

  • Нажмите кнопку "Новое электронное письмо" в меню ленты Outlook (или используйте сочетание клавиш CTRL + N), чтобы открыть окно нового сообщения. Затем нажмите на пункт меню "Прикрепить файл" (рядом с ним есть значок скрепки).
  • В новом окне обозревателя файлов перейдите к папке с файлом или файлами, которые вы хотите прикрепить, и щелкните файл, чтобы выбрать его.
  • Нажмите кнопку "Вставить", после чего вы должны увидеть файл в новой строке "Прикреплено:" в своем письме. (Если вы передумали и хотите удалить вложение, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите "Удалить".)

Во встроенном почтовом приложении Apple создайте новое сообщение электронной почты, щелкнув значок «Новое сообщение». В окне нового сообщения щелкните значок скрепки, чтобы добавить вложение. В раскрывающемся окне просмотра папок перейдите к файлам, которые вы хотите прикрепить, и выберите их, а затем нажмите кнопку «Выбрать файл». После этого вы должны увидеть, что ваши файлы добавлены в тело сообщения электронной почты.

Использование меню «Отправить в»

Помимо использования встроенных параметров вложения в программе электронной почты на рабочем столе, вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши файл в файловом менеджере вашего компьютера (например, в проводнике Windows или в Mac Finder) и выбрать параметр «Отправить файл». файл получателю электронной почты. Это быстрый способ открыть новое окно сообщения электронной почты для используемой по умолчанию программы электронной почты на рабочем столе и вставить файл в качестве вложения.

Для интеграции Gmail или Yahoo Mail в среду вашего рабочего стола, чтобы меню «Отправить» прикрепляло файлы к этим программам веб-почты, вы можете использовать ранее упомянутое программное обеспечение Affixa .

Affixa интегрирует Gmail и другие приложения с вашим рабочим столом для простого прикрепления файлов

Только для Windows: если вы предпочитаете электронную почту через Интернет, такую ​​как Gmail или Yahoo Mail, Affixa легко соединит их.

Прикрепление фото, видео или документа к электронной записи

Электронные письма могут быть прикреплены к документам, видео и фото, чтобы получатели могли легко загрузить и сохранить их.

Коснитесь того места в письме, где нужно вставить вложение, затем коснитесь кнопки в панели форматирования над клавиатурой.

Выполните одно из описанных ниже действий:

Прикрепление сохраненного фото или видео. Коснитесь кнопки над клавиатурой, затем выберите фото или видео.

Сканирование документа и его прикрепление к электронной записи

Коснитесь места в электронике, куда письма Вы хотите вставить отсканированный документ, затем коснитесь кнопки над клавиатурой.

Косните кнопки над клавиатурой.

Расположил iPhone так, чтобы на экране появилась страница документа. iPhone автоматически делает снимок.

Чтобы сфотографировать вручную, коснитесь кнопки или нажмите кнопку регулировки громкости. Чтобы включить или выключить вспышку, коснитесь кнопки .

Чтобы просмотреть изменения в сохраненный отсканированный документ, коснитесь, а затем выполните любое из описанных ниже действий.

Обрежьте изображение. Коснитесь кнопки .

Примените фильтр. Коснитесь кнопки .

Поверните изображение. Коснитесь кнопки .

Удаление отсканированного изображения. Коснитесь .

Создание и его рисунок при креплении к электронному письму

Можно добавить рисунок в электронное письмо, чтобы проиллюстрировать идеи, которые сложно выражают фразы. Рисунок будет добавлен в электронное письмо как вложение, которое позволит увидеть и загрузить получатели.

Коснитесь места в электронном письме, куда Вы хотите вставить рисунок, затем коснитесь кнопки над клавиатурой.

Косните кнопки в панели форматирования.

Выберите инструмент рисования и цвет, затем сделайте запись или рисунок наблюдения.

Чтобы продолжить работу над появлением, отправьте его по электронной почте, затем отправьте письмо с кнопкой.

Добавляйте в сообщения электронной почты вложения, например файлы или фотографии. Чтобы отправлять файлы большего размера, например видео, используйте Google Диск.

Прикрепить файл

  1. На компьютере откройте Gmail.
  2. Нажмите "Написать".
  3. Внизу нажмите Прикрепить .
  4. Выберите файлы, которые хотите загрузить.
  5. Нажмите "Открыть".

Удалить вложение

Добавив вложение, вы можете удалить его. Справа от имени вложения нажмите "Закрыть" .

Отправлять вложения в конфиденциальном режиме

Совет. Если вы используете Gmail с рабочей или учебной учетной записью, обратитесь к администратору, чтобы убедиться, что вы можете использовать конфиденциальный режим.

  1. На компьютере откройте Gmail.
  2. Нажмите "Написать".
  3. Нажмите "Прикрепить" .
  4. Выберите файлы, которые хотите загрузить.
  5. В правом нижнем углу окна нажмите Включить конфиденциальный режим .
    Совет. Если вы уже включили конфиденциальный режим для сообщения электронной почты, перейдите в конец письма и нажмите "Изменить".
  6. Установите срок действия и пароль. Эти настройки влияют как на текст сообщения, так и на любые вложения.
    • Если вы выберете вариант "Без кода доступа для SMS", получатели, использующие приложение Gmail, смогут открыть его напрямую. Получателям, не использующим Gmail, будет отправлен код доступа по электронной почте.
    • Если вы выберете "SMS-пароль", получатели получат пароль в текстовом сообщении. Убедитесь, что вы вводите номер телефона получателя, а не свой собственный.
  7. Нажмите "Сохранить".

Устранение неполадок

Ограничение размера вложения

Вы можете отправлять вложения размером до 25 МБ. Если у вас есть несколько вложений, их общий размер не может превышать 25 МБ.

Если размер вашего файла превышает 25 МБ, Gmail автоматически добавит в электронное письмо ссылку на Google Диск, а не прикрепит ее к сообщению. Подробнее о настройках общего доступа к вложениям на Google Диске.

Вложения не загружаются (для ПК)

  1. Убедитесь, что вы используете поддерживаемый браузер.
  2. Попробуйте добавить вложение в другом браузере.
  3. Если вы настроили прокси-сервер веб-браузера, попробуйте отключить его.

Вложения могут быть недоступны

Возможно, ваш сетевой администратор или интернет-провайдер заблокировал домен mail-attachment.googleusercontent.com, который Google использует для размещения вложений.

Для получения дополнительной помощи обратитесь к своему интернет-провайдеру.

Заблокировано по соображениям безопасности

В целях защиты от вирусов Gmail не позволяет прикреплять исполняемые файлы, например файлы с расширением .exe.

Читайте также: