Как предоставить доступ к хранилищу onedrive

Обновлено: 05.07.2024

На этом этапе вы назначаете адрес электронной почты бывшего сотрудника другому сотруднику или преобразуете почтовый ящик пользователя в общий почтовый ящик.

Преобразование почтового ящика бывшего сотрудника в общий почтовый ящик

При преобразовании почтового ящика пользователя в общий почтовый ящик сохраняются все существующие сообщения электронной почты и календарь. Только теперь он находится в общем почтовом ящике, и доступ к нему смогут получить несколько человек, а не один человек. Вы можете позже преобразовать общий почтовый ящик обратно в пользовательский (частный).

Создание общего почтового ящика — менее затратный способ, поскольку вам не придется платить за лицензию, если размер почтового ящика меньше 50 ГБ. Если он превышает 50 ГБ, вам потребуется назначить для него лицензию.
Если вы преобразуете почтовый ящик в общий почтовый ящик, вся старая электронная почта также будет доступна. Это может занять много места.
Если вы настроили переадресацию электронной почты, нынешнему сотруднику будут отправлены только новые электронные письма, отправленные бывшему сотруднику.

Переслать письмо бывшего сотрудника другому сотруднику

Если вы настраиваете переадресацию электронной почты или общий почтовый ящик, в конце концов, не удаляйте учетную запись бывшего сотрудника. Учетная запись должна быть там, чтобы привязать переадресацию электронной почты или общий почтовый ящик.

В центре администрирования перейдите на страницу Пользователи > Активные пользователи.
Выберите имя сотрудника, которого хотите заблокировать, а затем перейдите на вкладку "Почта".
В разделе "Переадресация электронной почты" выберите "Управление переадресацией электронной почты".
Включите переадресацию всей электронной почты, отправленной на этот почтовый ящик. В поле Адрес для пересылки введите адрес электронной почты текущего сотрудника, который будет получать электронное письмо.
Выберите Сохранить.
Помните, не удаляйте аккаунт бывшего сотрудника.

Отменить встречи Outlook

Обязательно отмените все встречи, которые были в календаре бывшего пользователя. Это позволяет людям удалять встречи, созданные прежним пользователем.

Если у человека были встречи, на которых было забронировано оборудование или комнаты, они не будут доступны для бронирования, пока эти встречи не будут отменены. Прочтите Удалить встречу или встречу, чтобы узнать, как это сделать.

Файлы в вашем OneDrive являются личными, пока вы не поделитесь ими. Имейте в виду, что когда вы делитесь папками с разрешениями на редактирование, люди, с которыми вы делитесь, могут добавлять общие папки в свои собственные OneDrive. Это позволяет им хранить папку вместе со своими собственными папками и элементами, легко перемещать элементы между папками и более легко работать с ней в автономном режиме. Любые обновления, которые они делают, синхронизируются с общей папкой, поэтому все, у кого есть доступ к папке, получают последнюю версию.

Получатель может добавлять в свой OneDrive общие папки, а не отдельные файлы. Если вы хотите, чтобы получатель добавлял файлы в свой OneDrive, сначала поместите файлы в папку, а затем поделитесь этой папкой.

Поделиться с определенными людьми

Выберите этот вариант, если хотите отправить приглашение по электронной почте людям или группам и отслеживать, кого вы пригласили. Это также позволяет вам позже удалить разрешение для определенных лиц или групп, если вам нужно.

Перейдите на веб-сайт OneDrive и войдите в свою учетную запись Microsoft или рабочую или учебную учетную запись.

Выберите файлы или папки, которыми хотите поделиться, выбрав соответствующий значок в виде круга.

Примечание. Одновременный совместный доступ к нескольким элементам недоступен для рабочих или учебных учетных записей OneDrive.

Если вы используете представление списка, выберите кружок слева от элемента. Вы также можете выбрать несколько элементов, чтобы поделиться ими вместе.

Если вы используете представление «Плитки», выберите кружок в правом верхнем углу элемента. Вы также можете выбрать несколько элементов, чтобы поделиться ими вместе.

Выберите «Поделиться» в верхней части страницы.

Если к выбранному файлу или папке уже есть общий доступ, внизу появится список Доступные для. Каждое изображение представляет собой либо фотографию профиля отдельного человека, либо инициалы группы, которой был предоставлен доступ к файлу. Если вы хотите изменить уровень доступа для отдельного лица или группы, выберите фотографию или инициалы группы, чтобы открыть Управление доступом.

Если к выбранному файлу или папке в данный момент нет общего доступа, списка "Совместный доступ" не будет.

В разделе "Отправить ссылку" выберите "Все, у кого есть ссылка, могут редактировать", чтобы открыть настройки ссылки.

Примечание. В зависимости от настроек, установленных вашим администратором, у вас могут быть другие настройки по умолчанию. Например, на этой кнопке также может быть написано: Пользователи могут редактировать.

Если вы используете OneDrive для работы или учебы, вы можете изменить разрешения для ссылки. В противном случае пропустите этот шаг.

Выберите вариант для тех, кому вы хотите предоставить доступ по ссылке:

Примечание. Если параметр общего доступа выделен серым цветом, возможно, администраторы вашей организации наложили на него ограничения. Например, они могут отключить параметр "Все", чтобы запретить пересылку полезных ссылок другим лицам за пределами вашей организации.

Любой человек предоставляет доступ любому, кто получает эту ссылку, независимо от того, получил ли он ее непосредственно от вас или переслал от кого-то другого. Это могут быть люди за пределами вашей организации.

Пользователи со ссылкой предоставляют любому сотруднику вашей организации, у которого есть ссылка, доступ к файлу, независимо от того, получили ли они его непосредственно от вас или переслали от кого-то еще.

Пользователи с существующим доступом могут использоваться людьми, у которых уже есть доступ к документу или папке. Он не меняет никаких разрешений. Используйте это, если вы просто хотите отправить ссылку тому, у кого уже есть доступ.

Конкретные люди предоставляют доступ только указанным вами людям, хотя другие люди уже могут иметь доступ. Если люди перешлют приглашение к совместному использованию, только те, у кого уже есть доступ к элементу, смогут использовать ссылку.

Примечание. Для отслеживания доступа и обеспечения безопасности вы можете предоставлять доступ только тем, кто работает в вашей организации или имеет учетную запись Microsoft.

В разделе "Другие настройки" вы можете установить любой из следующих параметров:

Разрешить редактирование позволяет пользователям, выполнившим вход с помощью учетной записи Microsoft, редактировать файлы или папки, к которым у них есть доступ. Если вы предоставляете общий доступ к папке, люди с разрешениями на редактирование могут копировать, перемещать, редактировать, переименовывать, делиться и удалять все в папке, к которой у них есть доступ. Снятие этого флажка означает, что люди могут просматривать, копировать или загружать ваши элементы без входа в систему. Они также могут пересылать ссылку другим людям. Однако они не могут вносить изменения в версию в вашем OneDrive.

Разрешить редактирование включено по умолчанию.

Вы также можете установить разрешения на редактирование на предыдущем экране. В разделе "Отправить ссылку" рядом с полем "Имя, группа или адрес электронной почты" выберите значок карандаша, чтобы изменить разрешения на редактирование для введенных вами людей или групп.

Блокировка загрузки запрещает пользователям скачивать файл или папки, к которым у них есть доступ. Если снять этот флажок, пользователи смогут загружать файлы на свои устройства.

Примечание. Этот параметр доступен только для рабочих или учебных учетных записей и если вы не разрешаете редактирование.

Установить срок действия позволяет установить дату истечения срока действия ссылки. После указанной вами даты ссылка больше не будет работать, и вам нужно будет создать новую ссылку для пользователей, которым требуется доступ к вашему файлу или папке.

Установить пароль позволяет установить пароль для доступа к файлу. Когда пользователь щелкнет ссылку, ему будет предложено ввести пароль, прежде чем он сможет получить доступ к файлу. Вам нужно будет предоставить этот пароль отдельно всем, с кем вы хотите поделиться файлом.

Открыть в режиме рецензирования пользователи могут только оставлять комментарии и вносить предложения в файл.

Этот параметр разрешения есть только у документов/файлов Word.

Если у кого-то уже есть права на редактирование документа, выбор параметра "Открыть только в режиме просмотра" не помешает ему вносить изменения. Для них документ откроется в режиме редактирования.

После того как вы установили все настройки и разрешения для ссылки, нажмите «Применить».

В поле Имя, группа или адрес электронной почты начните вводить адреса электронной почты или контактные имена людей, с которыми вы хотите поделиться. Когда вы начнете вводить информацию в поле, вы также можете выбрать контакт из появившегося списка.

Совет. Чтобы быстро поделиться с определенными людьми, введите их имя или адрес электронной почты, а затем с помощью значка карандаша справа от поля Имя, группа или адрес электронной почты выберите Может редактировать или Может просматривать. Затем выполните те же действия, описанные ниже, чтобы поделиться информацией с указанными вами людьми.

При желании добавьте сообщение под полем Имя, группа или адрес электронной почты.

Примечание. Если вы хотите составить сообщение в Outlook, нажмите кнопку Outlook, и ссылка будет вставлена в черновик сообщения электронной почты, а все, с кем вы хотите поделиться, будут в списке "Кому".

Выберите Отправить.

Если для вашей учетной записи Microsoft настроена семейная безопасность, а ваш родитель отключил управление контактами, вы можете делиться элементами только с людьми, которые уже есть в вашем списке контактов.

Пожалуйста, уважайте авторские права и будьте осторожны с тем, что вы публикуете в Интернете. Копирование или распространение несанкционированных материалов нарушает Соглашение об использовании служб Майкрософт.

Поделиться с помощью "Копировать ссылку"

Выберите этот вариант, чтобы поделиться элементами с большим количеством людей, которых вы, возможно, даже не знаете лично. Например, вы можете использовать эти ссылки для публикации в Facebook, Twitter или LinkedIn, а также для публикации в электронном письме или сообщении. Любой, кто получит ссылку, сможет просматривать или редактировать элемент в зависимости от установленного вами разрешения.Пользователи со ссылкой не могут загружать новые элементы. Имейте в виду, что ссылку также можно переслать, и вход в систему не требуется.

Совет. Вы можете создавать ссылки для общего доступа с помощью классического приложения OneDrive для Windows 7, Windows 10 и Mac. Просто щелкните правой кнопкой мыши файл или папку в папке OneDrive на компьютере и выберите Поделиться ссылкой OneDrive. Это скопирует ссылку в буфер обмена, и вы сможете вставить ее туда, куда хотите. Однако по умолчанию для этих ссылок установлено разрешение на редактирование. Если вы хотите изменить разрешения, выполните следующие действия.

Перейдите на веб-сайт OneDrive и войдите в свою учетную запись Microsoft или рабочую или учебную учетную запись.

Выберите файлы или папки, которыми хотите поделиться, выбрав соответствующий значок в виде круга.

Выберите «Поделиться» в верхней части страницы.

Если к выбранному файлу или папке в данный момент нет общего доступа, списка "Совместный доступ" не будет.

В разделе "Копировать ссылку" выберите "Все, у кого есть ссылка, могут редактировать", чтобы открыть настройки ссылки.

В разделе "Другие настройки" вы можете установить любой из следующих параметров:

Разрешить редактирование включено по умолчанию.

Вы также можете установить разрешения на редактирование на предыдущем экране, выбрав значок карандаша справа от имен, с которыми вы делитесь файлом.

Установить пароль позволяет установить пароль для доступа к файлу.Когда пользователь щелкнет ссылку, ему будет предложено ввести пароль, прежде чем он сможет получить доступ к файлу. Вам нужно будет предоставить этот пароль отдельно всем, с кем вы хотите поделиться файлом.

Этот параметр разрешения есть только у документов/файлов Word.

После того как вы установили все настройки и разрешения для ссылки, нажмите «Применить».

Под ссылкой "Копировать" выберите "Копировать".

Вставьте ссылку и отправьте ее туда, куда вы хотите отправить, например, по электронной почте, в сообщении или публикации.

Поместив свои файлы в облачное хранилище OneDrive, вы можете делиться ими с другими, контролировать, кто может их просматривать или редактировать, и одновременно работать вместе.

Делитесь файлами или фотографиями по ссылке

В хранилище файлов OneDrive выберите файлы или фотографии, которыми хотите поделиться, а затем нажмите кнопку "Поделиться" .

Выберите Разрешить редактирование, чтобы разрешить редактирование файлов.

Снимите флажок Разрешить редактирование, чтобы разрешить просмотр, но не редактирование файлов.

Выберите Получить ссылку.

Выберите Копировать.

Нажмите "Еще", чтобы просмотреть параметры социальных сетей.

Отправлять файлы или фотографии по электронной почте

Выберите файлы или фотографии, которыми хотите поделиться, а затем выберите "Поделиться" .

Укажите, хотите ли вы разрешить редактирование.

Выберите Электронная почта.

Введите адреса электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться, и добавьте необязательное сообщение.

Выберите «Поделиться».

Все, с кем вы поделитесь, получат электронное письмо.

Поделиться папкой

Выберите папку, которой хотите поделиться, а затем нажмите кнопку "Поделиться" .

Укажите, хотите ли вы разрешить редактирование.

Выберите Получить ссылку или электронное письмо и выполните описанные выше действия.

Изменить разрешения

Выберите Общий.

Выберите папку или файл, а затем щелкните значок информации.

Выполните одно из следующих действий:

Нажмите «Добавить людей», чтобы поделиться с другими людьми.

Выберите Управление доступом, чтобы изменить разрешения.

Выберите раскрывающееся меню «Может редактировать» или «Может просматривать», чтобы изменить разрешения или прекратить общий доступ.

OneDrive для бизнеса — это безопасное облачное решение для удобной удаленной работы, удаленного доступа и частного обмена файлами. Действительно, файлы, хранящиеся в OneDrive, по умолчанию являются личными: пользователи контролируют доступ к файлам, которые они загружают, поэтому они могут быть видны другим сотрудникам только в том случае, если они были предоставлены владельцем OneDrive. Даже пользователи с доступом глобального администратора не могут получить доступ к файлам, если владелец учетной записи OneDrive не предоставил им соответствующие разрешения.

Отсутствие доступа к репозиториям OneDrive сотрудников создает проблемы для администраторов, пытающихся обеспечить безопасность данных. В этом документе объясняется, как получить доступ при необходимости, а также как классификация данных позволит вам повысить безопасность и соответствие нормативным требованиям в ИТ-среде, включая OneDrive.

Получение доступа к OneDrive для бизнеса

Существуют разные причины, по которым администраторам OneDrive для бизнеса, специалистам по безопасности и менеджерам время от времени требуется доступ к OneDrive сотрудников:

Управление настройками доступа к конфиденциальным документам и файлам
Разрешение извлечения файлов, когда сотрудник покидает организацию
Соблюдение правил конфиденциальности данных, таких как GDPR и CCPA.
Выполнение запросов на раскрытие электронных данных, связанных с судебными разбирательствами.
Обеспечение соблюдения сотрудниками политики компании в отношении использования данных

Хорошая новость заключается в том, что ИТ-специалисты могут получить доступ к файлам и папкам OneDrive активных пользователей тремя способами:

Через Центр администрирования Microsoft 365
Через Центр администрирования SharePoint Online
Использование PowerShell

Настройка доступа к файлам одного диска через центр администрирования Microsoft 365

Если вы являетесь лицензированным глобальным администратором Microsoft 365, вы можете стать владельцем OneDrive пользователя, выполнив следующие действия:

Войдите в центр администрирования Microsoft 365 для своего клиента.
Выберите пользователя OneDrive, файлы которого вам нужны.
Прокрутите вниз до настроек OneDrive.
Нажмите «Доступ к файлам» и предоставьте себе права администратора в настройках OneDrive.
Нажмите гиперссылку, чтобы открыть OneDrive в браузере и получить доступ к OneDrive пользователя в качестве дополнительного администратора.

Настройка доступа к файлам через центр администрирования SharePoint Online

Администратор может использовать Центр администрирования SharePoint Online для передачи права собственности на OneDrive или управления доступом пользователей к OneDrive следующим образом:

Откройте страницу «Дополнительные функции» в Центре администрирования SharePoint и войдите в систему с помощью учетной записи с правами администратора.
В разделе "Профили пользователей" выберите "Открыть".
В разделе "Люди" выберите "Управление профилями пользователей".
Введите имя пользователя и нажмите «Найти».
Нажмите правой кнопкой мыши имя пользователя и выберите "Управление владельцами семейства веб-сайтов".

Добавить второго администратора в Администраторы семейства веб-сайтов.

Настройка доступа администратора семейства веб-сайтов к файлам с помощью командлетов PowerShell

Каждый пользователь является администратором семейства веб-сайтов SharePoint для своего собственного местоположения OneDrive для бизнеса. Однако администраторы могут настроить владельцев семейства веб-сайтов с помощью PowerShell, используя следующий сценарий:

Классификация данных обеспечивает защиту репозиториев OneDrive для бизнеса

Конечно, обеспечения доступа к данным OneDrive пользователя, когда это необходимо, недостаточно для обеспечения безопасности и соответствия требованиям. Репозитории OneDrive для бизнеса любого сотрудника могут содержать регулируемые или важные для бизнеса данные, которые должны постоянно контролироваться организацией. Один из лучших способов получить такой контроль — использовать классификацию данных.

Классификация данных – это процесс категоризации и маркировки данных, чтобы к ним можно было легко получить доступ и защитить их. Эффективная классификация данных позволяет вам точно знать, где хранятся конфиденциальные данные, чтобы вы могли применить к ним соответствующие меры безопасности. Например, если вы видите, что информация, регулируемая GDPR, хранится в папке OneDrive определенного пользователя, вы можете поднять красный флаг и убедиться, что данные перемещены в утвержденный репозиторий. Еще лучше было бы решение для классификации данных, которое постоянно отслеживает такие нарушения и автоматизирует процесс исправления.

Собственные процессы классификации данных

Организации имеют несколько встроенных вариантов классификации данных в своих сетях:

Автоматизированные процессы, в том числе поиск по ключевым словам и использование типов конфиденциальной информации.
Ручные параметры, в том числе применение ярлыков на основе настроек администратора.

Оба этих варианта включают в себя несколько шагов, которые сотрудники должны воспроизвести для десятков или сотен типов файлов и источников данных. Короче говоря, это трудоемкие, повторяющиеся и сложные процессы, которые очень подвержены ошибкам. Более того, занятые специалисты по безопасности и без того уже на пределе, поэтому эти важные задачи просто не выполняются.

Дополнительные проблемы со встроенными инструментами включают следующее:

Эта функция доступна не во всех планах подписки.
Поддерживаются только файлы Office.
Настроить ярлыки непросто,
Структурированные данные не поддерживаются.
Поддержка сторонних приложений и систем очень ограничена.

Netwrix предлагает решение для интеллектуальной классификации данных

Netwrix Data Classification предлагает лучший подход. Все начинается со встроенных таксономий для распространенных типов конфиденциальных данных, таких как GDPR и финансовые данные, а также гибкого менеджера таксономий, который позволяет легко изменять эти таксономии или создавать собственные таксономии для удовлетворения конкретных потребностей вашего бизнеса. Эти таксономии используются для автоматической классификации данных во всей ИТ-среде — структурированных и неструктурированных данных, хранящихся локально или в облаке, включая содержимое в пользовательских репозиториях OneDrive для бизнеса. Поиск по составному термину и другие расширенные функции обеспечивают высокую точность и надежность результатов классификации.

Кроме того, классификация данных Netwrix сообщает, где находятся конфиденциальные данные и кто имеет доступ к этим данным, поэтому вы можете гарантировать, что данные хранятся только в безопасных местах и доступны только уполномоченному персоналу. Платформа даже предлагает автоматизированные рабочие процессы исправления, которые автоматически перемещают уязвимые данные в безопасную область карантина и предупреждают о критических изменениях в ваших данных.

Программный евангелист Netwrix Corporation, писатель и ведущий. Райан специализируется на пропаганде кибербезопасности и популяризации важности прозрачности изменений в ИТ и доступа к данным. Как автор, Райан фокусируется на тенденциях в области ИТ-безопасности, опросах и отраслевой аналитике.

Как глобальный администратор или администратор SharePoint в Microsoft 365, вы можете указать объем хранилища OneDrive для определенного пользователя.

Сведения о настройке места для хранения по умолчанию см. в разделе Установка места для хранения по умолчанию для пользователей OneDrive. Сведения о хранилище, доступном для вашей подписки на Microsoft 365, см. в описании службы OneDrive.

Если ваша организация настроена на работу с несколькими регионами, вам потребуется использовать PowerShell, чтобы изменить место пользователя в хранилище OneDrive. Изменение ограничений хранилища недоступно в центре администрирования Microsoft 365.

Если у пользователя закончилось свободное место в хранилище, попросите его заблаговременно выявлять и проверять элементы, занимающие место, следуя инструкциям в разделе Управление OneDrive для работы.

Изменить место для хранения пользователя в центре администрирования Microsoft 365

На левой панели выберите Пользователи > Активные пользователи.

Выберите пользователя.

Выберите вкладку OneDrive.

В разделе "Используемое хранилище" нажмите "Изменить".

Выберите параметр «Максимальное хранилище для этого пользователя» и введите ограничение на объем хранилища, которое вы хотите использовать.

Нажмите "Сохранить".

Если вам нужно облачное хранилище для отдельных пользователей сверх исходных 5 ТБ, дополнительное облачное хранилище будет предоставлено следующим образом:

Когда пользователь заполнит свои 5 ТБ хранилища OneDrive как минимум на 90 %, Microsoft увеличит объем хранилища по умолчанию в OneDrive до 25 ТБ на пользователя (администраторы могут установить более низкий предел для каждого пользователя, если они хотят). к).

Любому пользователю, который достигает не менее 90 % емкости своего хранилища OneDrive объемом 25 ТБ, будет предоставлено дополнительное облачное хранилище в виде сайтов групп SharePoint объемом 25 ТБ для отдельных пользователей. Для получения дополнительной информации и помощи обратитесь в службу поддержки Microsoft.

Администраторы могут проверить соответствие требованиям OneDrive, превышающему 5 ТБ, с помощью функции "Проверить соответствие сайта OneDrive увеличению объема хранилища".

Изменить объем памяти пользователя с помощью PowerShell

Если вы установили предыдущую версию командной консоли SharePoint Online, перейдите в раздел Добавление и удаление программ и удалите "SharePoint Online Management Shell".

Сохраните следующий скрипт как файл PowerShell. Например, вы можете сохранить его в файл с именем UpdateOneDriveStorage.ps1.

Откройте командную консоль SharePoint Online. Запустите скрипт в том месте, где вы его сохранили.

Если вы получаете сообщение об ошибке о невозможности запуска скриптов, вам может потребоваться изменить политики выполнения. Дополнительные сведения о политиках выполнения PowerShell см. в разделе О политиках выполнения.

Войдите как глобальный администратор или администратор SharePoint в Microsoft 365.

Введите квоту хранилища OneDrive в МБ.

Введите предупреждающий уровень квоты хранилища OneDrive в МБ.

Чтобы изменить объем хранилища для нескольких пользователей, используйте PowerShell для отображения списка учетных записей OneDrive с помощью PowerShell и используйте Set-SPOSite для внесения изменений.

Диагностика проблем с изменением хранилища OneDrive

Если вы пытаетесь изменить хранилище OneDrive для пользователя и не можете этого сделать, или объем хранилища возвращается к исходному значению, администратор Microsoft 365 может запустить тесты, чтобы определить, что может препятствовать изменению хранилища.

Если вы являетесь администратором и у вас возникли проблемы с изменением хранилища OneDrive для пользователя или объем хранилища возвращается к исходному значению, выберите «Выполнить тесты» ниже, что заполнит диагностику квоты хранилища OneDrive в администраторе Microsoft 365. центр. Эти тесты помогут определить, что может препятствовать изменению хранилища, и порекомендуют действия по устранению проблемы.

Эта функция недоступна для Microsoft 365 для государственных организаций и Microsoft 365 под управлением 21Vianet.

Читайте также: