Как получить электронную подпись от государственных служб
Обновлено: 30.06.2024
<р>
1. Цель. Этот Приказ разрешает использование цифровых подписей в качестве предпочтительного средства предоставления подписей для всех документов GSA. Использование GSA цифровых подписей повысит эффективность, улучшит экономию, уменьшит или устранит требования к бумажным документам и бумажным документам, а также облегчит подписи между сторонами, которые находятся в разных местах. Цифровые подписи более безопасны и надежны, чем традиционные подписи пером и чернилами.
а. Этот Приказ распространяется на персонал GSA, ответственный за подписание документов в поддержку операций GSA.
б. Настоящий Приказ применяется к Управлению Генерального инспектора (OIG) в той мере, в какой OIG определяет, что этот Приказ соответствует независимым полномочиям OIG в соответствии с Законом об IG и не противоречит другим политикам OIG или миссии OIG.
<р>в. Настоящий Приказ применяется к Гражданской апелляционной палате по контрактам (CBCA) в той мере, в какой CBCA определяет, что Приказ соответствует независимому органу CBCA в соответствии с Законом о спорах по контрактам, а также применимыми нормативными актами и судебными решениями. <р>4. Фон. Цифровые подписи используются для аутентификации и проверки целостности подписанных электронных записей. Цифровая подпись гарантирует подлинность электронного документа или сообщения в цифровом сообщении и использует методы математического шифрования для подтверждения оригинальной и неизмененной документации. Сотрудники GSA обладают сертификатами открытого ключа, необходимыми для цифровой подписи документов. Цифровая подпись, сделанная с помощью этих сертификатов, является свидетельством того, что конкретное лицо подписало электронную запись и что она не была изменена. Получатель подписанного документа может полагаться на цифровую подпись как на свидетельство для третьей стороны о том, что подпись была сгенерирована заявленной подписывающей стороной. <р>5. Политика. Использование цифровых подписей рекомендуется в документах GSA как часть его обычной деятельности, включая обязательство по контрактным фондам. Метод аутентификации, используемый для цифровых подписей, должен соответствовать оценке риска электронной аутентификации, указанной в Руководстве по электронной аутентификации OMB M-04-04 для федеральных агентств, и соответствующим технологическим мерам безопасности, применимым к этому уровню риска согласно NIST 800-63. Руководство по цифровой идентификации .а. Что касается цифровых подписей, персонал GSA имеет право использовать решение GSA для цифровой подписи (DSS). Инструкции по использованию DSS GSA можно найти на странице GSA InSite, посвященной цифровым подписям.
б. В соответствии с частью 504 Руководства по закупкам GSA (GSAM) контракты, модификации контрактов, общие соглашения о покупке, а также заказы и/или заказы на доставку могут выполняться вручную или в электронном виде с помощью цифровой подписи, и использование цифровых подписей приветствуется.
/S/ _____ ____________________________
ДЭВИД ШАЙВ
Главный информационный директор
Office GSA IT
Электронные подписи используются для цифровой проверки или подтверждения таких вещей, как документы PDF, онлайн-формы или специализированное программное обеспечение для электронной подписи. Поскольку все больше государственных услуг переходят в онлайн, мы обязаны обеспечить, чтобы каждый мог независимо получать доступ к решениям для электронной подписи и использовать их, в том числе:
- Документы формы PDF — электронные документы, содержащие подписи или поля формы подписи;
- Веб-сайты и веб-приложения — поля онлайн-форм, переключатели и флажки;
- ПО для электронной подписи – программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов.
Документы формы PDF
Один из наиболее распространенных способов создания электронных подписей — использование документов в формате PDF, как правило, с использованием заполняемой формы или сканированием письменной подписи человека.
Заполняемые формы
Документы формы PDF предоставляют информацию в чистом и разборчивом виде и позволяют пользователям ставить свою подпись, печатая, рисуя или вставляя файл изображения со своим именем. Как и веб-сайты, PDF-формы должны быть спроектированы таким образом, чтобы пользователи могли пользоваться клавиатурой (без мыши), обеспечивать навигацию в соответствии с логичным порядком табуляции и предоставлять инструкции и подсказки, необходимые для заполнения формы.
Чтобы добавить поле подписи в PDF-файл, используйте «профессиональную» версию Acrobat, InDesign или другое средство разработки документов (рис. 1), добавьте всплывающие подсказки, соответствующие метке или инструкции, и убедитесь, что порядок табуляции соответствует визуальному /логический порядок полей формы. Создание заполняемого PDF-файла — это еще не все, но это краткое описание части, связанной с электронной подписью.
Рис. 1. Пример поля электронной подписи в документе PDF.
Написанные от руки подписи
Когда кто-то распечатывает документ или форму, подписывает его, а затем сканирует подписанный документ в электронный файл, такой как PDF, подпись в отсканированном документе (иногда называемая «мокрой подписью») представляет собой просто изображение. Он должен быть помечен как «рисунок» и снабжен эквивалентным альтернативным текстом (рис. 2).
Рисунок 2. Пример поля рукописной подписи в документе PDF, как показано в представлении заказа Adobe Acrobat DC.
Рекомендуется, особенно если подпись накладывается на текст документа, просто пометить весь блок подписи как рисунок и добавить весь текст в качестве альтернативного текста.
Подробнее об особенностях собственноручных подписей читайте на странице 25 Руководства по тестированию и исправлению PDF-файлов.
Веб-сайты и веб-приложения
Вы, вероятно, знакомы с необходимостью соглашаться с лицензионным соглашением с конечным пользователем (EULA), чтобы использовать программный инструмент. Установив флажок, соглашаясь с условиями лицензионного соглашения, вы подписали в электронной форме юридическое, действительное и имеющее юридическую силу соглашение. В приведенном ниже примере (рис. 3) показаны два элемента, с которыми пользователь может согласиться, выбрав «Зарегистрироваться»:
- «Условия обслуживания, политика конфиденциальности и политика использования файлов cookie» веб-сайта.
- Для "получения периодических обновлений продуктов, приглашений пользователей к исследованиям, объявлений компаний и дайджестов" — если они поставят маленький флажок.
Рисунок 3. Пример экрана входа на веб-сайт с флажком для согласия и уведомлением о том, что вы соглашаетесь с политикой веб-сайта при регистрации
Независимо от дизайна пользовательского интерфейса для получения подписи или согласия веб-сайты обычно используют элементы HTML-форм.
Подробнее об особенностях проектирования, разработки и тестирования форм веб-сайтов.
Программное обеспечение для электронной подписи
Программное обеспечение для электронной подписи позволяет подписывать документ юридической подписью. Пользователи могут создавать подписи с помощью клавиатуры или мыши на настольном компьютере, телефоне или планшете. Платформы электронной подписи ускоряют рабочие процессы, автоматизируют отслеживание для повышения эффективности и обеспечивают более широкий доступ для людей с ограниченными возможностями по сравнению с бумажными формами.
Чтобы каждый мог использовать эти инструменты для электронной подписи, программное обеспечение для электронной подписи, приобретенное вашим агентством, должно соответствовать пересмотренным стандартам 508 для программного обеспечения и веб-сайтов.
КАПЧА
Возможно, вы посещали веб-сайты, на которых вас просят ввести текст изображения искаженного слова, идентифицировать изображения или решить математическую задачу, прежде чем вы сможете отправить форму; это называется CAPTCHA. CAPTCHA – это аббревиатура от "Полностью автоматизированный публичный тест Тьюринга, позволяющий различать компьютеры и людей". Это способ определить, является ли пользователь человеком или нет.
Если вы используете CAPTCHA, убедитесь, что у нее есть текстовая альтернатива, описывающая ее назначение. Также предоставьте альтернативную форму CAPTCHA, используя другую модальность, чтобы гарантировать, что решение для электронной подписи может учитывать различные ограничения и работать со вспомогательными технологиями.
Подробнее об особенностях контента, дизайна и разработки CAPTCHA.
Мы постоянно работаем над улучшением информации и ресурсов на этом веб-сайте. Чтобы предложить новый ресурс для этой или другой страницы, свяжитесь с нами.
Каждый год около 40 млрд долларов США тратится на бумажно-емкие ручные процессы в государственных учреждениях. Время и деньги, которые можно было бы потратить на создание ценности, тратятся на бумажную работу. Это расстраивает как граждан, так и государственных служащих и создает ненужный риск.
DocuSign может помочь вашему агентству выполнить свою миссию в таких областях, как:
- Формы, содержащие персональные данные.
- Формы запросов на телеработу
- Увольнение и адаптация сотрудников
- Управление кредитами и грантами
- Законодательство и соответствие
- Контракты на закупку
- Телемедицина/формы согласия пациента
Правительства
Неотложная помощь гражданам требует от вас быстрых действий, но работа с документами и процессы могут замедлить вашу работу. Превратите ручные процессы в автоматизированные цифровые с помощью DocuSign.
Ускорить введение вакцин
- • Формы согласия заполняются за считанные секунды.
- • Удаленное подключение поставщиков услуг.
- • Оптимизация запросов на регистрацию прививок.
Ускорение предоставления услуг
- • Оптимизация подачи заявок на льготы.
- • Ускорение рассмотрения судебных дел.
- • Централизованное хранилище документов для поиска и аудита.
Цифровая трансформация ручных процессов
- • Оптимизация процесса найма и адаптации.
- • Высвободить сотрудников для оказания более ценных услуг.
- • Автоматизация ручной работы с документами.
- • Создайте единый цифровой сквозной процесс найма и адаптации.
Доверьтесь DocuSign
Разрешено FedRAMP
Модернизируйте и ускорьте процессы согласования и заключения контрактов с помощью DocuSign eSignature и DocuSign CLM. Электронная подпись и CLM авторизованы на уровне умеренного воздействия FedRAMP.
Безопасный
Решите самые сложные задачи по соглашению и рабочему процессу с помощью DocuSign eSignature. DocuSign eSignature и CLM теперь доступны в среде IL-4 для клиентов Министерства обороны США.
Доступно
DocuSign eSignature предлагает доступный способ подписания, соответствующий Разделу 508 Закона о реабилитации и WCAG 2.1 AA. Функция отправки поддерживает рекомендации WCAG 2.0 AA и находится в процессе обновления до WCAG 2.1.
«Вы просто нажимаете кнопку, и DocuSign делает весь пакет информации доступным для программы чтения с экрана, чтобы она могла прочитать ее вслух».
Марджи Репп, специалист по программам
Реабилитационные услуги для слепых в штате Миссури
«Мне нравится эта система. Персонал программы любит эту систему. Они отмечают общее снижение нагрузки на повседневную работу и очень этому рады".
Мик Митчелл, директор по бизнес-операциям, подразделение систем здравоохранения
Управление здравоохранения штата Орегон
"На протяжении 150 лет эта огромная организация делала все на бумаге и с мокрыми подписями. а затем появился DocuSign».
Дэйв Хоули, менеджер EHS и администратор агентства DocuSign
Департамент исправительных учреждений и реабилитации штата Калифорния
«Возможность интеграции DocuSign с корпоративными приложениями изменит правила игры для всех. Думаю, мы продолжим находить новые способы использования этого инструмента для улучшения наших процессов».
Кен Хиллебранд, заместитель директора
Правительство метро Луисвилля
Если вы работаете в государственном секторе, и ваш отдел или агентство оценивают электронную подпись (eSignature) или решение для цифровой подписи, необходимо учитывать множество факторов: технические спецификации, стандарты соответствия, внутренние процессы и поведение персонала.< /p>
Хорошей новостью является то, что использование электронных подписей в государственных учреждениях продолжает расти. По мере совершенствования стандартов и безопасности агентства могут пользоваться преимуществами цифровых технологий без проблем, которые ранее препятствовали их внедрению.
Например, Департамент информации и инноваций штата Вермонт (DII) сообщает, что переход на электронные подписи в некоторых случаях сократил процесс утверждения контракта до двух рабочих дней.
В этой статье мы рассмотрим некоторые основы электронных и цифровых подписей, их законность, стандарты соответствия, которыми они руководствуются, и преимущества, которые они могут дать государственному учреждению. Мы также поговорили с рядом государственных служащих в различных департаментах, чтобы поделиться своими ключевыми выводами о внедрении системы электронной подписи.
В чем разница между электронными подписями и цифровыми подписями?
Хотя кажется, что электронные подписи и цифровые подписи являются синонимами, между ними есть несколько ключевых отличий.
Электронная подпись определена
Федеральный закон США о ESIGN, принятый в 2000 году, определяет электронную подпись как "электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к договору или другой записи или логически связанный с ним и выполненный или принятый лицом с намерением подписать протокол».
Короче говоря, электронная подпись — это юридическое понятие, если вы можете подтвердить личность подписавшего и его «намерение» подписать документ.
Примеры форм, для которых идеально подходят электронные подписи, включают разрешения на проведение особых мероприятий, бизнес-лицензии и внутренние формы, такие как заказы на покупку.
Цифровая подпись определена
Цифровая подпись более сложна. В частности, его меры безопасности являются более далеко идущими. Цифровая подпись содержит алгоритм, который шифрует подпись и создает уникальный цифровой сертификат для проверки подлинности подписанной записи.
StateScoop в обзоре законопроекта 2296 Ассамблеи штата Калифорния (подробнее об этом далее в этой статье) предлагает краткое определение того, чем они отличаются:
"Несмотря на то, что эти два термина могут показаться взаимозаменяемыми, на самом деле они представляют собой два очень разных метода проверки электронной личности: электронная подпись состоит из символа, означающего, что лицо соглашается подписать документ, а цифровая подпись объединяет этот символ вместе с безопасным сертификатом, подтверждающим личность подписавшего».
Многие муниципалитеты используют комбинацию этих типов подписи. Джо Баттинелли, супервайзер по инновационным услугам для бизнеса и местоположения в округе Кабаррус, Северная Каролина, говорит, что они используют почти все доступные варианты подписи. «Для некоторых форм достаточно электронной подписи — человек может ввести свое имя, и оно преобразуется в красивую рукописную подпись, и вы просто нажимаете «Отправить». Другие формы требуют дополнительного уровня безопасности и шифрования, поэтому мы использовали цифровую подпись Adobe Sign, которая использует цифровой идентификатор на основе сертификата, чтобы они могли отправлять. А в случае с федеральными формами у нас есть блокнот для подписи, который можно принести подписавшемуся».
Являются ли электронные подписи законными и безопасными?
Когда дело доходит до выбора типа подписи, подходящего для вашего агентства, знайте, что оба варианта имеют обязательную юридическую силу. Электронные подписи легче внедрить, но цифровые подписи обеспечивают дополнительный уровень безопасности. И то, и другое подлежит принудительному исполнению, но цифровая подпись сопряжена с меньшим риском правоприменения.
Агентства, с которыми мы поговорили, рассказали, какие из них использовать в зависимости от формы. Ширлин Ларсен, бухгалтер округа Бокс-Элдер, сказала, что ее агентство не использует электронные подписи для контрактов, которые представляют собой обязательства между двумя сторонами. «Вместо этого мы в основном используем его для подачи заявлений, таких как запрос на освобождение от налогов, запросы сотрудников на поездки, заявления о приеме на работу, формы обоснования покупки поставщиков, заявки на гранты, формы апелляций по налогу на имущество и т. д. есть какие-либо проблемы с соблюдением требований со стороны обеих сторон, которые несут юридические обязательства».
Мрудул Саданандан, менеджер по информационным технологиям города Сакраменто, вспоминает, что, когда его отдел впервые отважился на возможности электронной подписи, возникло много путаницы в отношении того, что представляет собой юридически обязывающая подпись.«По мере развития технологий и того, что люди в нашей организации видят преимущества электронных подписей, все больше людей соглашаются с тем, что нам не нужны цифровые подписи с высочайшим уровнем безопасности для каждой формы».
Батинелли говорит, что в его агентстве примерно 70 / 30 — онлайновые и реальные подписи, и среди цифровых вариантов, которые они используют, они больше всего полагаются на электронные подписи.
Соблюдение законодательства об электронных подписях
Существуют стандарты соответствия электронной подписи, которые государственное учреждение должно учитывать при проверке программного обеспечения. Некоторые муниципалитеты могут уже иметь список утвержденных поставщиков на выбор. Например, город Шарлотт утвердил двух поставщиков электронных подписей.
В агентствах, где эта работа еще не проводилась, важно знать, какие стандарты соответствия действуют. К ним относятся:
-
– Принятый в 2000 году, это федеральный закон, в котором излагаются основные принципы торговли между штатами. Закон ESIGN был первым, в котором прямо указывалось, что контракт или подпись «не могут быть лишены юридической силы, действительности или исковой силы только потому, что они представлены в электронной форме». – Большинство штатов приняли этот единый закон, который согласовывает законы штатов в отношении действительности электронных подписей. – Этот закон, одобренный в 2016 году, устанавливает четкие стандарты в отношении того, как государственные и местные органы могут использовать как электронные, так и цифровые подписи. Агентствам CA стало намного проще запускать и запускать онлайн-системы подписи.
Как и в случае с любым новым поставщиком программного обеспечения, которого вы рассматриваете, всегда рекомендуется сначала попросить его предоставить надлежащую документацию и убедиться, что он отметил нужные вам флажки. Ниота Браун, менеджер по соблюдению требований в городе Шарлотт, говорит, что попросила городского поставщика программного обеспечения электронной подписи (GovOS) предоставить полную документацию по безопасности электронной подписи в окончательных условиях контракта.
Меры безопасности для обеспечения соответствия
Например, GovOS очень серьезно относится к мерам безопасности, предоставляя пользователям:
- Журнал аудита, отслеживающий каждое действие подписывающей стороны.
- 256-битное шифрование AES и TLS (безопасность транспортного уровня) 1.2
- Управление правами доступа для назначенных подписывающих лиц
- Уникальные подписи, созданные каждым пользователем
- Геолокация для каждого документа eSignable
- Аутентификация пользователя с многоуровневыми вариантами аутентификации
- Временные метки журналов действий в процессе обработки документов.
- Журнал аудита с полной историей документов
Конечно, в зависимости от сложности ваших форм и рабочих процессов вы можете столкнуться с дополнительными случаями. Браун сказал: «Одна из проблем, с которой мы столкнулись, заключалась в том, что мы подписывали несколько страниц одновременно, чтобы сохранить целостность процесса подписания. Мы смогли решить эту проблему, загрузив страницы с подписями в качестве обложки маршрутизации и потребовав всех подписей, прежде чем сможем направить документ следующему человеку».
Кроме того, электронные подписи помогают повысить безопасность. Ручной процесс означает больше возможностей для человеческой ошибки:
- Потерянные документы
- Ошибки обработки
- Небезопасное хранилище
Подобные ошибки могут нанести ущерб отделу. На самом деле на человеческие ошибки при обработке данных приходится примерно 52% нарушений безопасности и данных, а 53% руководителей высшего звена и 28% владельцев малого бизнеса называют человеческий фактор или случайную потерю посторонней стороной в качестве основных причин утечки данных. .
Экономия времени и повышение эффективности
Электронные подписи значительно оптимизируют рабочие процессы и процессы. Исключая ручную работу с физическими формами, которая требует, чтобы документы были:
- Печать
- Заполнено
- Передано на обработку
- Физически перемещен внутри для подписей.
- Подано вручную
- Документы должны быть скопированы под копирку
Файлы могут лежать на чьем-то столе в течение нескольких минут, часов или дней, пока к ним не будут приставлены, что увеличивает время и затраты на процесс обработки. Если ваш отдел внедрил или думает о внедрении методов управления LEAN, устранение потерь из-за чрезмерной обработки может сократить расходы и сократить время выполнения работ.
Оцифровывая процессы с такими формами, как закупочная документация, кадровая документация, формы действий персонала, разрешения на проведение специальных мероприятий, вы можете стать намного эффективнее. По оценке Эллен Зоппо-Сассу, мэра Бристоля, штат Коннектикут, город сэкономил «более 1000 часов в месяц на время обработки — помимо дополнительной экономии, связанной с сокращением объема печати и хранения печатных материалов» за счет оцифровки бумажных форм с помощью GovOS Studio.
Эта экономия времени умножается на каждую форму, которую можно заполнить с помощью электронной подписи. Для команды Брауна в Шарлотте самым большим преимуществом электронных подписей было устранение маршрутизации и отслеживания вручную.
«Теперь мы можем маршрутизировать и отслеживать процесс выполнения контракта в режиме онлайн, что повышает целостность процесса и сводит к минимуму возможность потери записей. Поскольку мы можем отслеживать ход документа онлайн, это освобождает время моей команды для решения других задач. Раньше это время уходило на переходы из отдела в отдел, чтобы доставлять документы, узнавать о статусе документов и согласовывать графики обновлений».
Мрудул в Сакраменто получил похожие результаты. «Перенос юридически обязывающих подписей контрактов в электронную версию сократил для нас время и стоимость исполнения контракта».
При правильном внедрении система электронных подписей потенциально может окупить себя за счет улучшения процессов и уменьшения количества ошибок.
Как привлечь внимание всей организации
Когда дело доходит до внедрения изменений, вам нужно учитывать не только технологии и процессы. Человеческий фактор является критически важным компонентом для обеспечения высоких показателей внедрения.
Джейми Кленетски Фэй, менеджер по цифровым медиа в округе Моррис, штат Нью-Джерси, рекомендует рассматривать электронные подписи с точки зрения конечного пользователя. «Когда мы начали говорить о внедрении функции электронной подписи, я спросил: «А что, если вам нужно будет отправить эту форму, у вас есть дома принтер, который вы можете использовать для печати этой формы, чтобы вы могли ее подписать?» У вас есть марки, чтобы вы могли отправить заполненную форму по почте?» Это помогло нашей команде сопереживать гражданам, которые полагались на эти формы».
Имейте в виду, что меняются не только технологии, но и системы и процессы, на которые люди привыкли полагаться. Возможно, самым важным компонентом для завоевания доверия вашей команды при переходе на электронные подписи будет обучение и расширение возможностей, чтобы они быстрее освоились с новой технологией.
Мухаммед Умайр, специалист по системным приложениям города Бристоля, говорит, что независимо от того, насколько широко распространены электронные подписи, всегда нужно учиться. «Изменить менталитет людей — хватит бумаги! — это непросто, но можно. Вы должны научить всех, что теперь им просто нужно нажать кнопку и поставить подпись, а затем она перейдет к следующему человеку, чтобы получить необходимые подписи».
Как внедрить электронные подписи в существующие формы и рабочие процессы
Подход Legalesign, ориентированный на безопасность и соответствие требованиям, делает его надежной платформой для государственных служб. Legalesign является коммерческим поставщиком Crown и может быть приобретена через портал государственных закупок, цифровую торговую площадку (дополнительная информация ниже).
Помимо преимуществ перехода на безбумажные документы, государственные учреждения могут добиться значительной экономии средств и повышения производительности с помощью электронной подписи. Либо на постоянной основе, например, с использованием платформы для регистрации пользователей, соглашений о неразглашении, договоров с подрядчиками, среди многих других, либо на краткосрочной основе для конкретных проектов. Например, массовая рассылка Legalesign — это высокоэффективное и экономичное решение для массового повторного выпуска контрактов, возможно, в связи с изменением нормативных требований или требований.
Ключевым преимуществом является то, что универсальную платформу Legalesign можно наполовину настроить для конкретных случаев использования. Например, интеграция с Gov Verify для подтверждения личности или другие службы хранения документов. Свяжитесь с нами для получения дополнительной информации.
На Digital Marketplace представлено программное обеспечение, доступное для закупок в государственном секторе. Он обеспечивает прочную юридическую основу и предварительную комплексную проверку со стороны продавцов. Щелкните здесь, чтобы ознакомиться с Legalesign на цифровой торговой площадке.
Нажмите здесь, чтобы загрузить резюме
Сертификат ISO 27001
Коммерческий поставщик Crown
Расширенная электронная подпись
"После разочаровывающих испытаний с рядом поставщиков электронных подписей, в том числе с некоторыми из самых известных имен в этой области, мы наконец нашли продукт, который предлагает все функции, которые мы хотели, и гибкость, в которой мы нуждались, по реалистичной цене. Legalesign сразу стало легко использовать, а команда разработчиков предоставила исключительный уровень поддержки, чтобы помочь нам добиться быстрой интеграции с нашим собственным программным обеспечением.В результате мы смогли очень быстро внедрить наше полное решение для создания сложных многосторонних контрактов и управления ими, а также поддерживать выполнение нескольких важных для бизнеса проектов. Отзывы конечных пользователей были очень положительными, так как это не только экономит много времени, но и обеспечивает абсолютную ясность и уверенность на протяжении всего процесса. Легкость, с которой мы теперь можем вносить обновления в ключевые юридические документы, означает, что это больше не является узким местом в нашем процессе разработки, что позволяет нам сосредоточиться на нашей реальной работе! Карл Д., NHS CCG
Читайте также: