Как подписать приложение в Mercury электронной подписью
Обновлено: 21.11.2024
Меры изоляции, введенные в связи с пандемией коронавируса, заставили переосмыслить практику оформления документов. Меры социального дистанцирования означали, что виртуальные казни (где подписанты не находятся в одном месте) стали нормой.
До введения режима самоизоляции виртуальные подписи осуществлялись по так называемым протоколам подписи Mercury. Эти протоколы появились после судебного дела Mercury Tax Group в 2008 году и хорошо зарекомендовали себя. Но они полагаются на отправку документов по электронной почте подписантам с последующей печатью, подписанием мокрыми чернилами и повторным сканированием оборотной стороны страниц с подписями. Не у всех дома есть необходимое оборудование для печати и сканирования. Некоторые учреждения запрещают сотрудникам распечатывать деловые документы из соображений безопасности и конфиденциальности.
Цифровые подписи и платформы цифровых подписей быстро становятся частью решения по организации виртуальных подписей. Но работают ли они? Являются ли они юридически надежными? И как они согласуются с существующей практикой?
Исполнение: пять шагов к безопасности
Ниже мы излагаем пять ключевых шагов, которые необходимо выполнить для юридически надежной виртуальной подписи.
Шаг 1. Проверка подлинности подписи
Английское право допускает широкое понятие «подписи». Основное внимание уделяется функции (независимо от того, была ли соответствующая отметка добавлена ее создателем для подтверждения подлинности документа), а не форме. Закон четко указывает, что электронные подписи допустимы в качестве доказательства в ходе судебного разбирательства.
В приведенной ниже таблице мы классифицируем различные типы подписей в соответствии с нашей текущей оценкой их надежности и силы.
Шаг 2. Намерение пройти аутентификацию
Таким образом, тип цифровой подписи на самом деле не является проблемой. Гораздо важнее установить намерение подписавшего лица подписать соответствующий документ и считать его обязательным.
Важнейшее значение здесь имеют электронные письма и сообщения, которые мы встраиваем в виртуальные протоколы подписи. Их функция состоит в том, чтобы явно фиксировать и подтверждать намерение каждого подписавшего удостоверить подлинность документа, который он подписывает, и быть связанным им.
Шаг 3. Подписал ли правильный человек?
Как мы можем установить, что лицо, уполномоченное подписывать документ (т. е. лицо, имеющее право подписи), действительно его подписало? Это имеет свои проблемы с виртуальной подписью.
И снова наши протоколы виртуальной подписи пытаются связать подписавшего с электронной подписью в соответствующем документе. Инициируя процесс исполнения и используя известный адрес электронной почты, связанный с этим лицом, мы предпринимаем шаги, чтобы гарантировать, что мы имеем дело с правильным человеком и что правильный человек подписывает. Принятие двухфакторной аутентификации (т. е. подписывающее лицо также предоставляет подтверждение текстового сообщения на мобильный телефон, прежде чем он сможет получить доступ к документу на платформе электронной подписи) обеспечивает дополнительную гарантию подлинности.
Шаг 4. Формальности
Формальные требования – это установленные законом или аналогичные требования к конкретному типу исполняемых документов. Некоторые документы (гарантии, контракты на продажу земли и т.д.) должны быть оформлены в письменной форме, чтобы иметь силу. Другие (включая односторонние обещания, юридические закладные и доверенности) должны быть оформлены в виде акта. Третьи (например, формы передачи акций и договоры о потребительском кредите) должны быть оформлены в особой установленной форме.
Электронный документ, просматриваемый на экране, считается соответствующим определению «письменной формы». Также нет причин, по которым документ не может быть оформлен в электронном виде, если он соответствует всем требованиям, предъявляемым к документу.
Протоколы правления и учредительные документы следует проверять, чтобы убедиться, что они не налагают ограничений на цифровое исполнение (хотя это маловероятно).
Другие формальности для специализированных инструментов могут ограничивать доступность электронных подписей. В тех случаях, когда требуется, чтобы документ существовал в уникальной физической форме (например, оборотный инструмент), возникают сомнения относительно возможности использования электронных методов исполнения, которые не создают такой уникальной исполненной формы.
Примечание о свидетельствовании
Человек, совершающий акт, должен сделать это в присутствии свидетеля. Компания может оформить акт путем подписания директором в присутствии свидетеля. Затем свидетель «подтверждает» соответствующую подпись.
Как свидетель подтверждает электронную подпись?
Свидетель должен физически присутствовать при подписании соответствующей подписи. Свидетель должен наблюдать за тем, как подписавший ставит подпись на экране. Не считается безопасным позволять свидетелю засвидетельствовать подпись удаленно с использованием видео или аналогичной технологии.
Свидетель, физически присутствующий и наблюдающий за проставлением электронной подписи, затем должен засвидетельствовать это, подписав и добавив данные об имени и адресе.
Шаг 5. Реестры
Последний шаг к обеспечению безопасности – убедиться, что у вас есть соответствующий тип подписи на документе, если конкретный документ необходимо зарегистрировать в реестре или другом органе.
Некоторые специализированные реестры, включая реестр воздушных судов CAA и Ведомство интеллектуальной собственности, принимают только определенные типы электронных подписей. Земельный кадастр недавно принял особую процедуру электронного оформления документа, которая включает двухфакторную аутентификацию для всех подписавших и любого свидетеля.
Для передачи акций HMRC обычно не принимает электронные версии форм передачи акций для штамповки. Однако во время пандемии коронавируса он изменил свою практику и принимает только электронные версии форм передачи акций.
Для получения постоянной доверенности требуются подписи, выполненные мокрыми чернилами.
Вывод
Приведенная ниже блок-схема суммирует пять шагов к обеспечению безопасности, описанных выше.
После решения по делу Mercury была разработана практика «виртуального подписания и закрытия», чтобы избежать логистических проблем при подписании документа. В этом руководстве представлен неисчерпывающий набор вариантов, доступных для упрощения виртуального подписания или закрытия, когда одна или несколько сторон, подписавших документы, физически не присутствуют на одном и том же собрании.
Нередко, особенно при международных транзакциях, лица, подписывающие документы, находятся в разных местах/странах, что затрудняет, а то и делает невозможным их присутствие на собрании по завершению. Кроме того, не всегда возможно или желательно назначать доверенность. После решения по делу R (по заявлению Mercury Tax Group и другого) против HMRC [2008] EWHC 2721 («Дело Mercury») была разработана практика «виртуального подписания и закрытия», чтобы избежать логистических проблем при получении документ подписан. Судья по делу Mercury постановил, что добавление страницы для подписи к акту или использование страницы для подписи из предыдущего проекта документа в окончательном варианте будет недействительным.
Выполнение документа с использованием правил Mercury
Комитет по юридическому праву компаний юридического общества и комитеты по юридическому и финансовому праву юридических обществ лондонского Сити подготовили руководство по выполнению путем виртуального подписания и закрытия документов, регулируемых английским законодательством. Руководство предоставляет неисчерпывающий набор вариантов, доступных для облегчения виртуального подписания или закрытия, когда один или несколько подписантов физически не присутствуют на одном и том же собрании. Вариант, который будет выбран, будет зависеть от типа документа: акт, гарантия или договор.
Договоры (также применимо к гарантиям и контрактам)
<ПР>Все договоры и гарантии (но не документы)
<ПР>Вариант 2 (не относится к договорам недвижимости):
<ПР>Проверьте, является ли документ актом или нет, и убедитесь, что все необходимые формальности для подписания соблюдены.
Mercury Insurance предоставляет компаниям и частным лицам лучшие в отрасли продукты по страхованию автомобилей, жилья, бизнеса и личного страхования с 1962 года. За свою долгую историю компания расширилась до 11 штатов с 5 000 сотрудников и более 9 000 независимых агентов.
Недавно компания Mercury Insurance претерпела изменения, чтобы предоставить своим клиентам и агентам все больше цифровых возможностей.Эбби Хоссейни, директор по информационным технологиям Mercury, курировала внедрение компанией DocuSign eSignature и ее успешную интеграцию с Guidewire, отраслевой платформой для страховщиков. Результат? Более эффективные, оцифрованные процессы, быстрое закрытие бизнес-возможностей и улучшенное внутреннее соответствие по всем направлениям.
Упрощение и расширение с помощью DocuSign eSignature
Десять лет назад агенты Mercury Insurance были разочарованы утомительным обменом данными, связанными с бумажными документами. Каждый раз, когда агент получал новое бизнес-приложение или вносил изменения в жизненный цикл политики клиента, ему приходилось физически отправлять и отслеживать документы клиентам, которые, в свою очередь, должны были заполнять, подписывать и возвращать их.
Но eSignature упростила этот процесс для обеих сторон. Агенты отправляют документы с помощью eSignature, и в течение нескольких часов клиенты подписывают документы цифровой подписью и возвращают их обратно. А если какие-то документы останутся незавершенными, агенты могут отреагировать на них с помощью настраиваемых автоматических напоминаний о подписи программного обеспечения. Это не только сокращает время обработки документов, но и повышает качество обслуживания клиентов в целом.
eSignature также помогает Mercury управлять своими независимыми агентами. Определенная документация требуется, когда независимые страховые агенты с несколькими операторами хотят предложить своим клиентам продукты Mercury Insurance. С помощью eSignature Mercury может быстро собирать и распространять подписи, чтобы повысить скорость адаптации и управление лицензиями, а также улучшить ведение записей.
Создание офисного пространства с цифровым согласованным рабочим процессом страхования.
После первоначальной интеграции электронной подписи компания Mercury Insurance захотела таким же образом оптимизировать свои четыре различные серверные страховые платформы, чтобы создать более эффективное цифровое рабочее место. Они интегрировали DocuSign с Guidewire и системой управления корпоративным контентом Hyland OnBase. Три интегрированные системы создали систему безбумажной корреспонденции клиентов, которая объединяет формы по почте в определенные форматы и отправляет их соответствующим подписывающим сторонам. После заполнения эти документы хранятся в Hyland, и их могут просматривать как клиенты, так и агенты.
Эта цифровая система хранения позволяет Mercury Insurance легко хранить и отслеживать документы в Интернете и, следовательно, устраняет необходимость в картотеках и физических системах хранения документов.
"Если вы несколько лет назад заходили в один из наших офисов, то видели, что большую часть пола занимают картотечные шкафы, – говорит Хоссейни. – "В результате наших безбумажных инициатив мы вернули себе около 30 % офисных площадей за последние 10 лет только за счет активной оцифровки наших документов".
Повышение соответствия требованиям и учет с помощью DocuSign eSignature.
Электронная подпись также повысила соответствие требованиям Mercury Insurance. Интегрируя программное обеспечение в свои процессы управления закупками и контрактами, компания может отслеживать и проверять документы в цифровом виде, чтобы видеть, когда каждый из них был представлен, подписан и сохранен одновременно, обеспечивая структурированный процесс утверждения. Сертификат завершения eSignature помогает контролировать подтверждение подписи и отслеживать завершение транзакций, что необходимо для обработки утверждений политик, процессов претензий и критических сроков.
Интеграция электронной подписи также обеспечивает возможности архивирования и поиска. Вместо поиска в картотеках подтверждения подписи на конкретном документе DocuSign позволяет агентам получить доступ ко всему через онлайн-архив.
"Мы смогли внедрить предсказуемые корпоративные рабочие процессы и утвержденные бизнес-правила, которые отправляют документы нужному человеку на подпись, вместо того, чтобы позволить комплаенсу и бизнес-правилам жить в голове человека", — говорит Хоссейни.
Благодаря электронной подписи и ее интеграции с другими отраслевыми платформами компания Mercury Insurance смогла повысить эффективность своих основных процессов и практики соблюдения требований, что позволило сэкономить время и деньги, снизить риски и повысить качество обслуживания клиентов. агенты и сотрудники. Сегодня безбумажные технологии лежат в основе цифровой трансформации Mercury, а возможности электронной подписи лежат в основе этого устойчивого преобразования в современную страховую компанию с цифровыми технологиями.
До вспышки Covid-19 документы, представляемые в Земельный кадастр Ее Величества, должны были быть подписаны вручную влажными чернилами.
Вспышка Covid-19 ускорила усилия Земельного кадастра Ее Величества по приему документов для регистрации, подписанных электронной подписью.
Метод «Подпись Mercury»
С 4 мая 2020 г. Земельный кадастр Ее Величества принимает документы, подписанные с использованием «подхода подписания Mercury».
Те документы, которые могут быть подписаны ртутью применительно к транзакциям, с которыми мы имеем дело, следующие (стороны должны быть представлены перевозчиком):
- Договор, влияющий на одно из положений, упомянутых в разделе 27 (2) и (3) Закона о законных правах от 2002 года (те, которые должны быть совершены путем регистрации)
- Выписка или выпуск в форме DS1 или DS3
В отношении повторной закладной и передачи капитала необходимо предпринять следующие шаги:
- Каждая сторона распечатывает страницу для подписи.
- Затем каждая сторона подписывает страницу подписи в присутствии свидетеля.
- Свидетель подписывает страницу подписи.
- Каждая сторона отправляет одно электронное письмо своему перевозчику, прикрепляя окончательную согласованную копию документа и подписанную страницу с подписью.
- После завершения перевозчик подает заявку на регистрацию распоряжения и прикладывает к заявке окончательную согласованную копию документа. Перевозчик должен убедиться, что полученный документ является верной копией оригинала.
- Заявка затем обрабатывается Земельным кадастром Ее Величества.
Метод заверенной электронной подписи
С 27 июля 2020 года Земельный кадастр Ее Величества теперь также принимает регистрацию передачи и некоторых других документов, которые были подписаны электронной подписью, при соблюдении определенных требований. Пожалуйста, ознакомьтесь с нижеследующими шагами HMLR, которые следует предпринять, чтобы дать вам представление о том, как это будет решаться на практике:
- Все стороны должны согласиться на использование электронных подписей и платформы для электронных подписей в отношении документа.
- За некоторыми исключениями, у всех сторон есть перевозчики, действующие от их имени.
- Перевозчик отвечает за настройку и контроль процесса подписания через платформу.
- Перевозчик, который подает заявку, делает это с помощью электронных средств и прикладывает к заявке заполненный акт.
- Перевозчик, подавший заявление, предоставляет сертификат, удостоверяющий, что требования в отношении совершения сделок с использованием электронных подписей соблюдены.
Земельный кадастр Ее Величества прокомментировал использование платформы электронной подписи и, к сожалению, не может дать никаких рекомендаций в этом отношении, но мы получили заверения в том, что они поддерживают связь с рядом поставщиков, чтобы гарантировать, что их услуги соответствует требованиям.
Будущее электронных подписей
Использование методов, упомянутых выше, должно обеспечить более плавное и эффективное выполнение транзакций, особенно в нынешних условиях и в соответствии с правилами социального дистанцирования.
Однако Земельный кадастр Ее Величества сообщил, что эти методы останутся в силе после окончания пандемии, COVID-19 просто ускорил эту новую процедуру.
Связаться
Если вы хотите обсудить содержание этого обновления, свяжитесь с Томасом Лилли или Эшли Барратт.
Консультации по оформлению документов, которые должны быть представлены в Земельный кадастр Ее Величества (практическое руководство 8).
Относится к Англии и Уэльсу
Документы
Практическое руководство 8: оформление документов
Подробнее
Целью этого руководства является консультирование по оформлению документов, которые должны быть представлены в Земельный кадастр Ее Величества. Он предназначен для перевозчиков, и вы должны интерпретировать ссылки на «вы» соответствующим образом.
Как избежать реквизиций земельного кадастра Ее Величества
Посмотрите это видео об оформлении актов и доверенностей.
Мы предоставляем только фактическую информацию и беспристрастные советы о наших процедурах. Узнайте больше о советах, которые мы даем.
Вебинары
Вы можете принять участие в наших бесплатных вебинарах, чтобы получить советы по ряду тем, связанных с регистрацией земли, и о том, как подготовить качественные заявки.
Оповещения по электронной почте
Подпишитесь на оповещения по электронной почте, чтобы получать последние изменения в наших практических руководствах.
Информация об электронных подписях была перенесена в практическое руководство 82: электронные подписи, принятые Земельным кадастром Ее Величества.
Раздел 13.6 был добавлен, чтобы объяснить, как можно изменить документ, подписанный электронной подписью.
В раздел 5.1.1 были внесены поправки, чтобы включить адрес электронной почты для местных органов власти, чтобы сообщить нам подробности своих делегированных исполнительных полномочий. В раздел 13.3 (наши требования по использованию электронных подписей) внесены изменения.В частности, заемщику в случае ипотеки не обязательно иметь действующее от его имени поручителя; датирование акта может быть сделано любым перевозчиком; и сертификат о соответствии требованиям должен быть датирован и подписан отдельным перевозчиком, должны быть добавлены их полное имя и фирма, а также должен быть указан акт или акты, для которых выдается сертификат.
Раздел 10 был немного расширен, чтобы прояснить позицию в отношении контрагентов. В Раздел 12 были внесены поправки, чтобы подтвердить, что документ о замещении обеспечения может быть подписан Mercury. В Раздел 13 были внесены поправки, разъясняющие наши требования в отношении электронных подписей. К справке в Приложении 3 добавлена дополнительная строка, чтобы можно было указать акт, в отношении которого выдается справка.
В раздел 9 внесены поправки, поясняющие, что даритель должен оформлять доверенность как акт.
В разделы 2.4, 7.4, 9.1.1, 9.5.1, 9.5.2, 9.6 и 9.7 были внесены поправки, чтобы подтвердить, что, когда лицо подписывает от имени другого лица или компании, имя другого лица или название компании можно напечатать или написать от руки. Подписывающее лицо должно по-прежнему подписывать свое имя в обычном порядке. В разделы 12.2 и 13.7 добавлены ссылки на предыдущую практику использования Mercury и электронных подписей.
В раздел 13 внесены поправки, разъясняющие несколько моментов. Единственная существенная поправка заключается в ослаблении требования для всех сторон иметь перевозчиков, действующих от их имени в следующих ситуациях: только кредитор в случае выписки или освобождения, личные представители в случае согласия и даритель в случае в случае доверенности необходимо иметь доверенных лиц, действующих от их имени. Обратите внимание, что это послабление применяется даже в том случае, если договор был подписан до этого последнего обновления. Приложение 3 было добавлено, чтобы показать приемлемый сертификат для перевозчиков, в которых использовалась электронная подпись.
Добавлен новый раздел 13, в котором излагается новая практика Земельного кадастра Ее Величества в отношении сделок с электронными подписями, а также уточнен раздел 10, касающийся копий.
В разделы 2.1.1, 9 и 12 внесены поправки, чтобы прояснить элементы новой практики Земельного кадастра Ее Величества в отношении документов, которые имеют «подписи Mercury», особенно в отношении доверенностей и форм DS1/DS3.
В разделы 1.1, 2.1.2, 10 и 12 внесены поправки с учетом новой практики Земельного кадастра Ее Величества по принятию к регистрации распоряжений, вытекающих из актов, имеющих «подписи Mercury», а также для разъяснения его практики в отношении свидетельствование о делах.
В раздел 3.4 были внесены поправки, чтобы уточнить руководство и привести примеры положений об исполнении, когда компания выполняет исполнение без общей печати двумя корпоративными должностными лицами. Раздел 9.5.3 был добавлен, чтобы изложить наши требования в отношении того, когда поверенный делегирует свои полномочия. Раздел 10 был добавлен, чтобы предоставить руководство в тех случаях, когда дела были выполнены частично.
В раздел 3.4 были внесены поправки, включающие указания о том, в каких случаях директор или секретарь также является компанией и печать не используется.
В раздел 9.5.1 внесены поправки, разъясняющие наши требования к исполнению, если дело было оформлено поверенным.
Раздел 1.3 был обновлен, чтобы изложить наши требования в отношении дополнительных аспектов заполнения панелей исполнения в формах. Это не новая практика.
В раздел 2.1.2 были внесены поправки, чтобы лучше объяснить, почему важно, чтобы имена и адреса свидетелей были разборчивыми. Это считается разумной практикой, а не просто требованием Земельного кадастра Ее Величества.
В раздел 5.4, касающийся зарегистрированных обществ, внесены поправки, подтверждающие, что лица, подписывающие документы в рамках исполнения акта, также должны четко указывать, что они являются уполномоченными лицами. Раздел 53 Закона о кооперативных и общественных благотворительных обществах от 2014 года подтверждает, что все члены комитета зарегистрированного общества и секретарь общества имеют право подписи.
Добавлен новый раздел 9.7, предлагающий приемлемую форму исполнения, когда опекун, назначенный в соответствии с Законом об опеке (пропавших без вести) 2017 года, совершает акт. Добавлен новый раздел 9.8, который содержит указания в случаях, когда перевод осуществляется судьей или должностным лицом суда на основании постановления суда.
В раздел 2.2 были внесены поправки, чтобы подчеркнуть требование о том, что полное имя стороны требуется в пункте аттестации.
С 20 сентября 2019 года мы не будем принимать фразу "подписано как документ" в качестве приемлемой формы формулировки в документах установленной формы, заключенных компаниями и товариществами с ограниченной ответственностью. Если отчуждение находится в предписанной форме, которая должна быть оформлена как акт (например, форма TR1 или CH1), мы потребуем, чтобы использовались формы исполнения, указанные в Приложении 9 к Правилам земельной регистрации 2003 года.
После комментария клиента мы добавили в раздел 5.2 подробные сведения о требованиях к исполнению для товариществ с ограниченной ответственностью с корпоративными участниками.
В раздел 5.2 были внесены поправки, разъясняющие наши требования в случае совершения сделки товариществом с ограниченной ответственностью.
Раздел 10 был обновлен, чтобы уточнить, что особый порядок доступен только в отношении выписок по форме DS1.
Раздел 1.1 был обновлен, чтобы отразить нашу текущую практику использования копий документов для регистрации. Раздел 11 обновлен. Правила земельной регистрации (электронной передачи) 2008 г. были отменены и заменены новыми правилами 54A–D, которые были внесены в Правила земельной регистрации 2003 г. Правилами земельной регистрации (поправками) 2018 г. Правила 2018 г. вступили в силу 6 апреля 2018 г. . Раздел 9.5.1 был обновлен, чтобы уточнить, что дарителю доверенности не нужно подписывать акт.
Информация в разделе 6 этого руководства была удалена, так как теперь она изложена в практическом руководстве 78: зарубежные компании и товарищества с ограниченной ответственностью.
В раздел 5.4 внесены изменения, подтверждающие требования к совершению сделки зарегистрированным обществом.
В раздел 1.1 были внесены поправки и добавлен новый раздел 11, поясняющий, когда электронные документы с электронными подписями могут считаться документами.
Добавлен раздел 11.3, в котором показана формулировка формы 7 в Приложении 3 к Правилам земельной регистрации 2003 г., упомянутым в разделе 6 настоящего руководства. Приложение 2 было добавлено, чтобы показать примеры, когда есть только один свидетель для нескольких подписей.
В раздел 3.2 внесены поправки, поясняющие, что в случае совершения сделки директором и секретарем компании с ограниченной ответственностью они должны быть двумя разными людьми.
В раздел 6.2 внесены поправки, поясняющие, что заключение, данное юристом, практикующим в иностранной юрисдикции, не должно быть каким-либо образом условным или ограниченным.
Видео о том, как избежать реквизиций: Добавлено оформление актов и доверенностей
Мы обновили раздел 2, чтобы уточнить процесс аттестации при наличии нескольких подписей.
Мы обновили раздел 6, убрав ссылку на юридическое заключение, поскольку правило 183(2) Правил земельной регистрации 2003 года гласит, что доказательством конституции должно быть либо само конституция, либо свидетельство по форме 7.
Добавлена ссылка на совет, который мы предлагаем.
В раздел 2.1.2 внесены поправки, подтверждающие, что одна сторона договора не может быть засвидетельствована подписью другой стороны договора.
В раздел 5.4 внесены поправки в соответствии с Законом о кооперативных и общественных благотворительных обществах 2014 года.
Читайте также: