Как подписать документ двумя электронными подписями

Обновлено: 21.11.2024

Revu предлагает два разных метода добавления цифровых подписей в PDF, оба из которых можно использовать в ситуациях, когда требуется несколько подписей.

Никогда не ставили цифровую подпись?

Прежде чем читать дальше, вы можете узнать, что такое цифровые подписи, и узнать, как их создавать.

Добавить несколько полей цифровой подписи без сертификации

Добавление поля цифровой подписи без сертификации — самый простой вариант, который позволяет каждому создавать свои собственные поля подписи или применять подпись в существующем поле.

Поля подписи можно добавить в документ, выбрав функцию на панели «Подписи» или перейдя в меню «Инструменты» и выбрав «Подпись» > «Добавить поле подписи» (X).

Этот метод не препятствует дальнейшему редактированию PDF-файла после его подписания, и любые изменения сделают подписи недействительными. (Вы всегда можете повторно проверить подпись, щелкнув ее правой кнопкой мыши и выбрав Проверить подпись).

Подтверждение документа для нескольких подписей с ограничениями

Если вы не хотите разрешать изменения после подписания или хотите защитить подписи, рассмотрите возможность сертификации документа после создания всех полей подписи. Этот процесс включает в себя добавление необходимого количества полей подписи, а затем сертификацию документа до применения каких-либо подписей.

После сертификации документа все соответствующие панели инструментов и меню ограниченных функций будут отключены в Revu, Adobe Acrobat и любом другом приложении PDF.

В основном рабочем процессе для этого метода один человек создает документ и добавляет поля для подписи. Этот человек подпишет документ, а затем передаст его соответствующим подписавшим.

Создание полей подписи

В строке меню выберите "Инструменты" > "Форма" > "Цифровая подпись" .
Нажмите и перетащите первое поле подписи. Повторите процесс для необходимого количества подписей.

Теперь, когда поля созданы, вы можете подписать документ самостоятельно.

Подписание документа

Нажмите на поле "Подпись", которое нужно подписать.
Выберите цифровое удостоверение, которое хотите использовать, и при необходимости введите пароль.
В разделе "Тип подписи" установите флажок "Сертификация документов".
В разделе Разрешенные изменения после сертификации выберите Заполнить формы и цифровые подписи из списка.
Заполните параметры и при необходимости отредактируйте внешний вид подписи.
Нажмите "ОК".

После этого вам нужно будет сохранить документ. Теперь вы можете отправить документ другим подписавшим, которые будут следовать приведенным выше инструкциям по подписанию документа.

Вы можете получить документы, подписанные другими, с помощью инструмента «Заполнить и подписать», который использует облачные сервисы, предоставляемые Adobe Acrobat Sign. Он позволяет подписантам быстро подписывать соглашения из любого места с помощью веб-браузера или мобильного устройства. Подписавшим сторонам не требуется приобретать какие-либо продукты Adobe для подписания соглашений.

Подпишите свои PDF-документы и поделитесь ими с другими прямо сейчас. Нажмите «Начать», чтобы запустить Acrobat: «Начало работы»

Внесите изменения перед тем, как подписать. Подписанное соглашение сертифицировано Adobe Acrobat Sign. Изменения в подписанном соглашении потеряют сертификацию.

Подписавшим будет отправлено электронное письмо с просьбой подписать соглашения. После подписания и вы, и ваши подписавшие получают подписанный PDF-файл по электронной почте. Вы можете отслеживать весь процесс подписания в Acrobat DC или Acrobat Reader DC, выбрав Домашняя страница > Для подписи.

Поддерживаемые типы файлов для подписи

Шаги:

Откройте форму PDF в Acrobat или Acrobat Reader, а затем выберите «Инструменты» > «Запросить электронные подписи».

Отображается окно Запросить подписи. Сделайте следующее:

В поле «Подписывающие» добавьте адреса электронной почты получателей в том порядке, в котором вы хотите, чтобы документ был подписан.
Измените текст по умолчанию в области «Тема и сообщение» соответствующим образом.
Необязательно: если вы хотите добавить больше людей просто для информации, используйте кнопку «Добавить копию», чтобы добавить их адреса электронной почты в список копий.
Если вы хотите добавить больше документов, нажмите «Добавить файлы», а затем просмотрите и выберите документы.

Если вы не хотите использовать дополнительные параметры, пропустите следующий необязательный шаг.

д.(Необязательно) Нажмите «Дополнительные параметры», если хотите указать дополнительные параметры, такие как аутентификация подписывающей стороны, напоминания и т. д.

По умолчанию параметр "Выполнять по порядку" включен. Цифры у адресов электронной почты отражают порядок участия. Если вы не хотите следовать какому-то определенному порядку подписания, установите переключатель в положение «Выполнять в любом порядке».
(Необязательно) Нажмите «Добавить меня», если хотите, чтобы вас включили в число лиц, подписавших документ.
Укажите тип аутентификации, например адрес электронной почты, пароль, учетная запись в социальной сети, аутентификация на основе знаний или телефон.
Защитите файл PDF паролем.
Установите крайний срок завершения.
Установите напоминание для действий получателей.
Укажите язык получателя в отправляемом электронном письме.

Дополнительные или дополнительные параметры

Нажмите "Указать, где подписать" или "Далее".

Теперь документ готов для добавления полей, которые должны заполнить или подписать подписывающие лица.

Если вы добавили несколько документов, они будут преобразованы в PDF-файлы и объединены в один файл. Объединенный файл открывается для добавления соответствующих полей.

Отображается окно «Укажите, где заполнять и подписывать», в котором отображаются параметры в зависимости от того, добавили ли вы одного или нескольких подписывающих лиц.

Упрощенный режим для единственной подписывающей стороны.
Если вы добавили одну подписывающую сторону, расширенный режим редактирования отключен, и вы видите упрощенный вариант, как показано ниже. Чтобы поместить подпись или другое поле, щелкните в нужном месте документа, а затем задайте свойства поля в его контекстном меню.

Упрощенный режим для нескольких подписывающих лиц.
Этот режим обеспечивает упрощенную авторскую работу с возможностью назначения полей нескольким подписывающим сторонам. Когда вы выбираете подписывающую сторону на правой панели и добавляете поля в форму, поля назначаются подписывающей стороне. Это означает, что эти поля будут доступны подписывающему лицу для заполнения информации и подписания формы.

Вы можете переключить ответственного за любое поле с помощью плавающей панели инструментов. Цвета, назначенные подписавшим, позволяют легко различать поля соответствующих подписывающих.

Плавающая панель инструментов

Выберите подписывающего

Выберите тип поля

Расширенный режим для нескольких подписывающих сторон
Если вы добавили несколько подписывающих сторон, вы увидите варианты, показанные ниже. Нажмите кнопку, чтобы поместить обнаруженные поля формы в документ PDF. Либо перетащите поля с вкладок на правой панели в нужное место в документе.

Вы можете переключаться между упрощенным и расширенным режимами для нескольких подписывающих лиц. Чтобы переключить режим, выключите переключатель Расширенное редактирование на правой панели.

После размещения в документе всех необходимых полей нажмите «Отправить». Документ отправляется на подпись получателям, и отображается уведомление о подтверждении.

Вы получаете электронное письмо от Adobe Acrobat Sign, в котором сообщается, что соглашения были отправлены на подпись первому подписывающему лицу. Первый подписывающий также получает электронное письмо со ссылкой для подписания соглашения. Когда подписывающая сторона добавляет свою подпись в поле подписи, а затем нажимает кнопку Нажмите, чтобы подписать, документ отправляется следующей подписывающей стороне со ссылкой для подписи и т. д. Как только соглашение будет подписано всеми подписавшими, каждый получит копию подписанного соглашения.

Все ваши подписанные документы хранятся в одном месте, и вы можете получить к ним доступ откуда угодно. Дополнительные сведения см. в разделе Отслеживание документов, отправленных на подпись.

Подписавшая сторона получает электронное письмо со ссылкой для подписания соглашения. Кроме того, если подписывающая сторона использует настольное приложение Acrobat DC или Acrobat Reader DC, подписывающая сторона увидит уведомление о том, что документ был предоставлен для подписания. Дополнительные сведения см. в разделе Подписание соглашения.

Подписавшим не требуется регистрироваться или приобретать какой-либо продукт Adobe для подписания соглашений. Они могут подписывать соглашения с помощью веб-браузера, мобильного устройства или настольного приложения Acrobat DC/Acrobat Reader DC.

Доступно в Acrobat DC

Вы можете отслеживать, какие соглашения готовы к подписанию, подписаны или ожидают вашей подписи.

Индивидуальные и групповые пользователи

Перейдите на главную > Подписать > Все соглашения. Перечислены все документы, предоставленные для подписи.

В этой статье рассказывается, как разместить несколько подписей в документе PDF. Чтобы разместить несколько подписей в PDF-файле, каждое поле подписи должно быть предварительно размещено до того, как произойдет какое-либо подписание. Хотя сами подписи можно разместить с помощью Adobe Reader или Adobe Acrobat, предварительно разместить эти поля подписи можно только в стандартной и профессиональной версиях Adobe Acrobat. Скриншоты в этой статье взяты из Adobe Acrobat Standard XI.

В рабочем процессе, включающем несколько подписей, будет использоваться как параметр "Сертифицировать (видимый)", так и параметр "Подписать сертификатом", доступный в Adobe Reader и Adobe Acrobat. Для всех исходных подписей будет использоваться параметр сертификации, так как этот параметр позволяет размещать дополнительные подписи после подписания. Только для окончательной подписи на документе будет использоваться параметр «Подписать с сертификатом», что не позволит вносить какие-либо изменения или подписи после его размещения.

На практике, если вам нужно разместить 8 подписей, первые 7 будут размещены с использованием параметра "Сертифицировать (видимый)", а восьмая подпись будет размещена с использованием параметра "Подписать сертификатом".

Полевые инструкции для подписи

Откройте Adobe Acrobat
Нажмите на меню "Инструменты" в правом верхнем углу.

Размещение нескольких подписей

Откройте PDF-файл, содержащий несколько полей для подписи.
Щелкните правой кнопкой мыши первое поле подписи, которое необходимо подписать, и выберите параметр "Сертифицировать с помощью видимой подписи".

Если у вас несколько сертификатов, выберите сертификат подписи в раскрывающемся меню
Подписать как:.
Настройте внешний вид подписи по своему вкусу.
В разделе Разрешенные действия после сертификации убедитесь, что выбраны либо Заполнение формы и цифровые подписи, либо Аннотации, заполнение формы и цифровые подписи, чтобы можно было разместить дополнительные подписи.

Если следующую подпись должен поставить другой человек, отправьте заверенный документ ему для заполнения следующего поля подписи. Если вы размещаете дополнительные подписи с тем же сертификатом, щелкните правой кнопкой мыши следующее поле подписи, снова выберите «Сертифицировать с помощью видимой подписи» и выполните шаги с 3 по 7 выше.

Нажмите поле подписи, чтобы открыть окно «Подписать документ».
- Выберите сертификат в раскрывающемся списке «Подписать как».
- Настройте внешний вид подписи по своему вкусу.
- Установите флажок, чтобы заблокировать документ после подписания.

Статьи по теме

Как заказать новый сертификат клиента

20 июня 2020 г., 3:27

В этой статье приведены пошаговые инструкции по заказу нового сертификата клиента, например сертификата для подписи кода, PersonalSign или сертификата для подписи документов. Если это не то решение, которое вы ищете, найдите его в строке поиска выше.

Повторный выпуск сертификата — цифровые сертификаты клиента

26 сентября 2019 г., 13:52

В этой статье приведены пошаговые инструкции по повторному выпуску цифровых сертификатов клиента, включая сертификаты PersonalSign, CodeSign и PDF Signing.

Загрузить и установить сертификат AATL (на основе HSM)

10 марта 2020 г., 00:49

В следующей статье вы узнаете, как загрузить сертификат AATL на основе HSM.

Adobe Sign упрощает отправку документа другим пользователям для подписания. Вы можете отправить только одному человеку или отправить нескольким людям для подписи.

Отправка документа на подпись — это основной рабочий процесс, используемый в Adobe Sign. Отправка документа на подпись только одному получателю — самый простой способ использования системы.

Перейдите на вкладку Главная и нажмите кнопку Запросить подписи

При желании вы можете начать процесс, сначала выбрав шаблон библиотеки (или рабочий процесс), нажав кнопку "Начать из библиотеки".

Это позволяет выбрать один из трех вариантов:

Недавние – список из 20 использованных в последнее время шаблонов, причем самые последние из них находятся вверху.
Библиотечный документ- список всех доступных шаблонов библиотеки
Рабочий процесс– список всех доступных для пользователя рабочих процессов.

Выбрав файл или рабочий процесс, нажмите кнопку "Пуск", и вы будете перемещены на страницу Отправить с уже прикрепленным шаблоном (что позволяет пропустить шаг 4 ниже).

Если вы находитесь в учетной записи, в которой включены пользователи в нескольких группах (UMG), выберите группу, из которой вы хотите отправить соглашение, прежде чем настраивать соглашение.

При установке значения группы загружаются связанные с группой свойства и шаблоны, которые вы можете выбрать.
При изменении группы вы заметите обновление страницы. При этом обновлении любой введенный контент будет удален.

Если вы не видите раскрывающегося списка Отправить из в верхней части страницы, ваш аккаунт не использует UMG.

Определить получателя соглашения.

Введите/определите следующее (слева направо):

Выберите роль получателя (по умолчанию используется Подписывающая)
Введите адрес электронной почты получателя
Выберите метод двухфакторной аутентификации, если он есть.
При необходимости введите личное сообщение

Добавьте название соглашения и сообщение, которое будет включено в исходное электронное письмо получателю.

Существует множество инструментов, которые можно использовать для добавления электронных подписей (также называемых электронными подписями) в PDF-файлы. Любимые инструменты, такие как Adobe Acrobat Reader, Preview и другие, включают эту функцию с различной степенью дополнительной функциональности.

В приведенных ниже шагах мы покажем вам, как именно добавлять электронные подписи в ваши PDF-документы, независимо от того, отправляете ли вы документы (и хотите создать поля для получателей) или получаете их.

Но сначала важно различать «электронные» и «цифровые» подписи. Это две отдельные технологии, и понимание этих различий поможет вам различать типы подписей, которые вы захотите добавить в свои документы.

В чем разница между электронной и цифровой подписью?

Термин «электронная подпись» используется для обозначения любого знака на документе, который означает утверждение. Основным примером электронной подписи является изображение подписи, загружаемое в файл PDF или Word. Документы, содержащие поля для электронных подписей, часто требуют, чтобы получатель ввел свое имя вручную. Электронные подписи (например, используемые в PandaDoc) имеют юридическую силу и подлежат исполнению.

Цифровые подписи немного отличаются. Цифровые подписи работают благодаря стандартной структуре, называемой инфраструктурой открытых ключей (PKI). Они включают в себя несколько уровней шифрования, проверку личности и создание уникального сертификата, который хранится как у получателя, так и у отправителя. Для использования цифровых подписей требуется программное обеспечение цифровой подписи для управления этими ключами шифрования и сертификатами.

Эта статья посвящена универсальным электронным подписям, а не цифровым подписям. Электронные подписи — это самый быстрый и простой способ подписывать документы.

Как добавить электронные подписи в PDF-файлы

Существует несколько решений, которые получатели могут использовать для прикрепления электронных подписей к документам, с некоторыми отличиями, которые необходимо учитывать пользователям Windows и Mac.

Ниже мы перечислили самые популярные решения для добавления ваших подписей в PDF-файлы:

Добавить подписи на рабочий стол

Наиболее популярными инструментами являются Adobe Reader (для Windows) и Preview (для Mac), которые можно использовать для быстрого добавления подписей в PDF-документы с их функциями «Заполнить и подписать» и «Подписать» соответственно:

Как использовать Adobe Reader для добавления электронных подписей в файлы PDF

Откройте документ PDF в Adobe Reader.
Перейдите на вкладку "Заполнить и подписать" в меню справа.
Выберите «Подписать» на новой панели инструментов в верхней части экрана.
Нажмите «Добавить подпись» в меню.
Вы можете нарисовать, напечатать или загрузить свою подпись и расположить ее там, где вам удобно.
Просто нажмите "Применить", и все готово!

Как использовать предварительный просмотр для добавления электронных подписей в файлы PDF

Откройте документ PDF в режиме предварительного просмотра.
Выберите значок панели инструментов в меню в верхней части экрана.
Нажмите значок подписи на новой панели инструментов, которая появляется внизу.
Нарисуйте свою подпись вручную или зафиксируйте ее на листе бумаги с помощью веб-камеры.
Нажмите "Готово".
Теперь вы можете выбрать свою подпись, щелкнув вкладку подписи (третий шаг) и расположив ее как изображение в любом месте документа.

Добавьте онлайн-подписи на телефоны и планшеты

Для мобильных устройств и планшетов наиболее часто используемым инструментом является приложение Adobe Fill and Sign (для iPhone, Android и планшетов, включая iPad):

Как использовать Adobe Fill and Sign для добавления электронных подписей в PDF-файлы

При необходимости загрузите PDF-файл на свой телефон.
Откройте приложение.
Откройте PDF-файл в приложении.
Нажмите значок пера в правом верхнем углу экрана.
Нажмите "Готово" и поделитесь подписанным документом, нажав кнопку "Поделиться", например, если вы хотите отправить его в формате PDF.

Вам нужно программное обеспечение для электронной подписи?

Несмотря на то, что перечисленные выше инструменты полезны, когда речь идет об основных функциях, они имеют ограничения, когда речь идет о выполнении других задач. Многофункциональное программное обеспечение для электронной подписи повысит производительность во многих отношениях. Вам может потребоваться приложение, если вам необходимо выполнить одно из следующих действий:

Доступ к документам с любого устройства. Этот универсальный подход экономит много времени, когда речь идет как о подписании отправленных вам документов, так и о добавлении полей для подписи для ваших получателей.
Используйте полностью защищенное облачное хранилище и технологию электронной подписи, которая позволяет отслеживать действия получателя и узнавать, когда ваши документы подписаны.
Предоставьте получателям простой способ подписи, если вы отправляете документ. Часто потенциальные клиенты не знают о новой технологии подписи. Сокращение трудоемкого процесса печати, подписания вручную и сканирования документов для клиентов значительно повысит скорость закрытия.
Редактировать, комментировать и совместно работать над документами способами, которые невозможны с другими инструментами.

Вот наш выбор из трех лучших «умных» приложений на рынке:

– PandaDoc – это решение для безбумажного управления документами, которое можно использовать для редактирования, подписания и отправки PDF-файлов как с настольных компьютеров, так и с мобильных устройств. – DocuSign, самое популярное решение для электронной подписи на рынке, завоевало репутацию надежной инфраструктуры безопасности, которую оно обеспечивает для электронных подписей. – Adobe была одним из первых поставщиков программного обеспечения для электронных подписей и предоставляет ряд функций как для электронных, так и для цифровых подписей.

Как добавлять подписи в PDF-файлы с помощью PandaDoc

Если вы являетесь получателем, вы можете подписать документы PDF, выполнив простой процесс:

Загрузите PDF-файл, который вы хотите подписать, в PandaDoc, перейдя на вкладку «Новый документ» и выбрав «Загрузить».
Документ должен быть виден сразу после загрузки. Кроме того, вы можете получить доступ к своему документу на вкладке "Документы" в правой части экрана.
Перетащите поле «Подпись» в соответствующую область.
Назначьте себя получателем или добавьте новый контакт.
Сделайте подпись, нажав на поле. У вас есть несколько вариантов завершения подписи.
Верните документ в виде файла PDF исходному отправителю.

Если вы создаете документ, чтобы добавить поля электронной подписи, которые ваши получатели могут заполнить несколькими щелчками мыши, не выходя из документа, выполните следующие действия:

В редакторе PandaDoc выберите вкладку «Поля» в правой части экрана и перетащите поле подписи в нужную область.
Назначьте получателя в поле подписи.
Выберите стиль, в котором получатель завершит свою подпись.Вы также можете разрешить получателю выбирать из всех трех:
- Нарисовать. Используйте мышь, чтобы нарисовать подпись.
- Тип — выберите один из шести различных шрифтов.
- Загрузить – загрузить изображение своей подписи с компьютера.
Когда получатель подписывает, автоматически создается сертификат подписи, который включается в конец документа.

Выберите инструмент подписи, который вам подходит

Ваши собственные потребности должны быть наиболее важным фактором при выборе инструмента подписи. Если вы хотите только подписывать PDF-файлы, а не отправлять их, редактировать или приобретать несколько подписей для одного документа, то таких инструментов, как Adobe Reader и Preview, будет достаточно. Для любой функциональности, выходящей за рамки этой, вам нужно будет выбрать решение с большим количеством функций.

Умные инструменты, такие как PandaDoc, Adobe Sign и DocuSign, могут значительно сократить время, которое вы тратите на сбор и сбор подписей, добавляя дополнительный уровень безопасности в этот процесс. Такие функции, как отслеживание, редактирование и интеграция с другими инструментами, еще больше повышают эффективность. Если вы еще не попробовали «умное» приложение eSignature, мы настоятельно рекомендуем вам это сделать!

Все еще используете скучные PDF-файлы?

Сократите время создания документов на 65 % и трансформируйте свой бизнес с помощью PandaDoc.

Читайте также: