Как отправить файл себе по электронной почте

Обновлено: 03.07.2024

Когда моя невестка спросила меня, как она может защитить свою магистерскую диссертацию без специального оборудования или программного обеспечения, я на секунду задумался.

«Отправь это себе по электронной почте», — наконец сказал я ей.

Отправлять себе по электронной почте важные документы, которые часто меняются, — это быстрая и грязная, но очень эффективная форма резервного копирования, особенно если вы используете веб-решение для работы с электронной почтой, такое как Gmail или Yahoo! Почта. Регулярно отправляя себе по электронной почте копию документа Word, над которым она работала в течение нескольких месяцев, моя сестра хранила его где-то вне офиса (на случай сбоя диска, кражи, пожара или наводнения), а также создавала каталог версий документов с течением времени, все в ее почтовом ящике.
Даже с моей навороченной автоматизированной системой резервного копирования время от времени я отправляю себе по электронной почте документы, которые быстро меняю в течение дня. Знаешь, на всякий случай.

Geek to Live: автоматическое резервное копирование жесткого диска

Джина Трапани

Для тех из нас, кто не хочет прикреплять документ к новому электронному письму и отправлять его вручную, у меня есть сценарий для Windows, который сделает это за вас. Запланируйте выполнение этого скрипта ежедневно или ежечасно или так часто, как это необходимо для быстрого и простого резервного копирования с поддержкой версий за пределами сайта.

Умный и интерактивный тизер с самовращающимся шариком

Лучший партнер вашей кошки по играм.
Умный самовращающийся мяч будет поддерживать активность ваших котят. Наблюдайте, как ваша кошка прыгает и охотится за движущимся мячом — активируется простым прикосновением когтя. Заставьте свою кошку ходить по дому и помогите ей быть здоровой.

Примечание. Этот сценарий требует некоторой работы с командной строкой, файлов .txt и пакетного сценария. Звучит страшно, но на самом деле это не так.

Вот как настроить автопочту.

Загрузите главную роль в этом шоу, рассылаемом по электронной почте, небольшую бесплатную утилиту под названием Blat . Блат отправляет по электронной почте текст и вложения из командной строки. Разархивируйте Blat в каталог C:\Blat250\.

С помощью Блокнота или другого текстового редактора составьте список всех файлов, которые вы хотите отправить по электронной почте, через запятую. Сохраните этот файл как C:\Blat250\full\files-to-backup.txt. Пример файла files-to-backup.txt может выглядеть следующим образом:

Но без разрыва строки. Укажите столько файлов, сколько хотите, только убедитесь, что между ними есть запятые.

Установите SMTP-сервер и задайте адрес электронной почты From:. В командной строке Windows (Пуск, Выполнить, cmd) перейдите в каталог Blat, например:

Без разрыва строки. Это говорит Блату, как отправить сообщение и от кого.

Теперь создайте сценарий автоматического резервного копирования по электронной почте. Скопируйте и вставьте в новый текстовый документ следующее:

В последней команде не должно быть разрывов строк.

Наконец, сохраните этот новый файл как C:\Blat250\full\email-file-backups.bat. (Убедитесь, что это файл .bat, а не файл .txt.)

И все! Вы готовы протестировать свой новый сценарий. В Проводнике перейдите в каталог C:\Blat250\full\. Дважды щелкните новый скрипт, email-file-backups.bat. Появится командное окно, в котором Блат сделает свое дело. В течение нескольких секунд все файлы, указанные в файле files-to-backup.txt, должны волшебным образом появиться в вашем почтовом ящике.

Зачем делать это, а не просто сохранять на флэшку или записывать на компакт-диск?

Суть здесь в том, что файлы становятся доступными из любого места, где вы можете получить почту. В случае веб-почты, такой как Gmail, это везде, где вы можете получить доступ к веб-браузеру. Если ваш ноутбук украден, флэш-накопитель потерян, компакт-диск испортился — ваши файлы все еще хранятся в облаке. Это особенно хорошо работает с рабочими файлами, которые вы редактировали дома.

Фильтрация

Вы заметите, что в строке темы вашего электронного письма указано «[резервная копия] Важные файлы» (это задается параметром -s в вашем файле .bat). Используйте фильтры сообщений и укажите [резервная копия] в строке темы, чтобы автоматически перебрасывайте эти сообщения из папки "Входящие" в папку "резервные копии", чтобы они не мешали вам.

Расписание

Преимущество этого сценария в том, что вы можете использовать планировщик заданий Windows, чтобы настроить его запуск в определенное время дня. Раз в день мог работать. Я работаю над огромным клиентским проектом каждый день в течение нескольких месяцев, и у меня есть лишняя учетная запись Gmail с большим количеством места, поэтому, пока эти документы претерпевают массовые изменения, я запускаю скрипт каждые 20 минут. См. дополнительные сведения об использовании планировщика заданий Windows .

Хак-атака: использование запланированных задач Windows

Предупреждения

Я не проверял это с очень большими файлами, но имейте в виду, что некоторые SMTP-серверы могут ограничивать размер и количество вложений, которые вы можете отправлять за один раз. Кроме того, если вы являетесь пользователем Gmail, имейте в виду, что вложенные файлы .exe не проходят через спам-фильтры Gmail. По сути, этот метод предназначен не только для резервного копирования нескольких небольших файлов, таких как документы Office.

Устранение неполадок

Если ваш скрипт не работает, из командной строки перейдите в c:\Blat250\full\. Затем запустите оттуда команду (просто введите email-file-backups.bat) и посмотрите результат. Если есть проблема с подключением к вашему SMTP-серверу, она будет указана там. Существует множество переключателей и опций для Blat — например, если вам нужно указать почтовый порт не по умолчанию или имя пользователя и пароль для входа на ваш SMTP-сервер. Запустите Blat -h, чтобы увидеть полное изложение. Кроме того, Blat Yahoo! Группа активна, а архивы содержат много полезной информации по устранению неполадок.

Пользователи Mac OS X

Вам, любителям Mac, для этого даже не нужен Блат. У вас есть программа под названием mail, полностью встроенная в OS X и доступная для использования в Терминале, так что это еще проще для вас, счастливчики, блестящие вещи.

Если вам нужен более, гм, комплексный план резервного копирования, ознакомьтесь с моей предыдущей функцией Автоматическое резервное копирование жесткого диска.

А пока наслаждайтесь резервными копиями электронной почты!

Джина Трапани , редактор журнала Lifehacker, считает, что дублирование — это очень хорошо. Ее полунедельная статья Geek to Live появляется каждую среду и пятницу на Lifehacker. Подпишитесь на канал Geek to Live , чтобы получать новые выпуски в своей программе чтения новостей.

Вам никогда больше не придется беспокоиться о появлении подобного сообщения об ошибке. Потому что сегодня вы отправитесь в школу электронной почты, чтобы изучить азбуку застегивания, вождения и сброса. Готовый? Начнем.

Размер имеет значение

Каковы ограничения по размеру для отправки файла? Все зависит от используемой вами почтовой платформы.

Ограничения размера сообщения для:

Gmail: 25 МБ

Ymail: 25 МБ

Outlook: ~20 МБ (для интернет-почты по умолчанию, но ваша компания может ограничить размеры на уровне Exchange)

Поэтому, как правило, если ваш файл превышает 20 МБ, вам нужно что-то с этим сделать.

Помимо раздражающего сообщения об ошибке и потерянного времени на ее устранение, есть и другие веские причины уменьшить размер сообщений электронной почты и вложений. Эти причины включают в себя поддержание чистоты почтовых ящиков, если на вашем сервере Exchange есть проблемы с хранилищем, целостность общего доступа к файлам и документам и безопасность, и это лишь некоторые из них.

1. Заархивируйте

Если вам нужно отправить действительно большой файл или множество маленьких файлов, один из изящных приемов — просто сжать файл. Это означает, что вы отправляете настоящий PDF- или PSD-файл или что-то еще, но сжимаете данные, чтобы размер файла был меньше.

На Mac или ПК (указания примерно такие же) просто щелкните файл правой кнопкой мыши (управление) и выберите «Сжать». На рабочем столе будет создан новый файл с тем же именем и расширением .zip.

Если вам нужно сжать несколько файлов, создайте папку с файлами, которые вы хотите заархивировать, а затем щелкните, удерживая нажатой клавишу Control, и нажмите "Сжать".

2. Управляйте

Gmail предлагает собственный элегантный обходной путь для отправки больших файлов: Google Диск.

Если вы используете Gmail, у вас есть возможность из окна сообщения прикрепить файл с Диска. Вместо того, чтобы включать файл в ваше электронное письмо, он ссылается на файл или папку на вашем Google Диске.

Обязательно настройте параметры общего доступа, чтобы разрешить вашему контакту доступ к папке или файлу.

3. Бросьте это

Dropbox — это все, что вам нужно для обмена файлами. Мы храним всю нашу ЖИЗНЬ в Dropbox. Вы можете поделиться огромными файлами, папкой с миллионом фотографий, файлами фильмов и всем, что вы можете загрузить.

Еще одна интересная информация о Dropbox — отличная функция безопасности, позволяющая отправлять раскрывающиеся ссылки. Это отличный способ отправить файл, который вы не можете безопасно или практически отправить по электронной почте, и вы не хотите, чтобы кто-то имел доступ к файлу дольше установленного периода времени.

Итак, теперь вы можете заархивировать его, переместить или удалить (как это горячо) в любое время, когда вам нужно отправить большой файл через Интернет.

Какой метод вы предпочитаете? Добавьте свои комментарии ниже!

Стефани Фишер

Стеф возглавляет нашу команду по доставке клиентов и одержим обеспечением качества работы, созданием эффективной машины и освоением инструментов и дисциплин для достижения успеха для наших героев. Дома она любит слушать подкасты о реальных преступлениях, играть со своими дочерьми и двумя мопсами и петь в местной рок-группе со своим мужем.

поиск меню

Урок 4. Этикет электронной почты и безопасность

Введение

Как и при любом общении в Интернете, при использовании электронной почты важно соблюдать правила этикета и соблюдать меры безопасности. Этикет — это набор правил и указаний, которые люди используют для более эффективного общения. Вы также должны знать, как защитить себя от определенных рисков, таких как вредоносное ПО и фишинг.

В этом уроке мы обсудим создание более эффективных электронных писем с соблюдением правил этикета электронной почты как для личного использования, так и на работе. Мы также поговорим о различных стратегиях безопасного использования электронной почты.

Советы по успешной рассылке

Вот несколько основных правил, которым вы можете следовать, чтобы создавать более качественные электронные письма, независимо от того, кому вы их отправляете. В некоторых случаях можно нарушать эти правила. Используйте эти правила в качестве отправной точки, а затем адаптируйте каждое отправляемое письмо в зависимости от ситуации.

Нажимайте на стрелки в слайд-шоу ниже, чтобы узнать больше об основах этикета электронной почты.

Этикет вложения электронных писем

Вложения — это простой способ обмена файлами, фотографиями и другим материалом, но многие люди не знают о некоторых наиболее распространенных ошибках с прикрепленными файлами. Обязательно соблюдайте эти основные правила при добавлении вложений в сообщения электронной почты.

Упоминание включенных вложений

Никогда не прикрепляйте файл, не упомянув его в теле письма. Такая простая вещь, как я приложил несколько фотографий к этому письму, поможет вашим получателям узнать, чего ожидать. С другой стороны, убедитесь, что упомянутые вами вложения действительно включены в сообщение — легко сосредоточиться на своем сообщении и забыть включить сам файл. Мы рекомендуем прикреплять любые файлы до того, как вы начнете писать.

Учитывайте размер и формат файла

Не отправляйте слишком большие вложения или несжатые фотографии, загрузка которых может занять много времени у ваших получателей. Вы всегда можете заархивировать или сжать файлы, чтобы упростить их отправку. Кроме того, убедитесь, что ваши вложения не нужно просматривать в определенном приложении — используйте универсальные типы файлов, такие как .PDF, .RTF и .JPG.

Включить только связанные файлы

Если вам нужно отправить много разных файлов одному и тому же человеку, рассмотрите возможность отправки вложений по нескольким электронным письмам. Если вы включите в одно электронное письмо несколько несвязанных файлов, вашим получателям может быть сложно найти именно тот файл, который им нужен.

Хотя вложения по-прежнему являются простым способом быстрого обмена файлами по электронной почте, многие люди начали использовать облачные службы хранения, такие как Google Диск и Microsoft OneDrive, для обмена большими файлами. Вместо того, чтобы делиться самим файлом, вы можете поделиться ссылкой, что позволит другим получить удаленный доступ к файлу. Ознакомьтесь с нашими уроками по совместному использованию файлов на Google Диске и совместному использованию файлов в OneDrive, чтобы узнать больше.

Использование электронной почты в бизнесе

Независимо от того, пользуетесь ли вы электронной почтой на работе или откликаетесь на вакансию, действуют обычные правила этикета электронной почты. Однако следует учитывать несколько дополнительных соображений, поскольку деловая электронная почта может повлиять на вашу профессиональную репутацию.

Нажимайте стрелки в слайд-шоу ниже, чтобы узнать больше об использовании электронной почты на рабочем месте.

Безопасность электронной почты

Электронная почта не является полностью безопасной, поэтому вам следует избегать отправки конфиденциальной информации, такой как номера кредитных карт, пароли и ваш номер социального страхования. Кроме того, вы можете получать электронные письма от мошенников и киберпреступников. Первым шагом в решении проблем безопасности электронной почты является их понимание, чтобы вы знали, на что обращать внимание.

Спам – это еще один термин, обозначающий нежелательную почту или нежелательную рекламу по электронной почте. Такие сообщения лучше игнорировать или удалять. К счастью, большинство почтовых служб предлагают некоторую защиту, включая фильтрацию спама.

Фишинг

Некоторые электронные письма притворяются, что отправлены банком или надежным источником, чтобы украсть вашу личную информацию. Кому-то легко создать электронное письмо, которое выглядит так, как будто оно от конкретной компании. Будьте особенно осторожны с любыми электронными письмами, требующими срочного ответа.

Вложения

Некоторые вложения электронной почты могут содержать вирусы и другие вредоносные программы. Как правило, безопаснее не открывать никаких вложений, которых вы не ожидали. Если друг отправляет вам вложение, вы можете спросить, хотел ли он или она отправить его перед загрузкой.

Узнайте больше о важных вопросах безопасности в Интернете из нашего руководства по безопасности в Интернете.

Настройка собственной учетной записи электронной почты

В нашем руководстве по Gmail содержатся пошаговые инструкции по отправке, получению и управлению электронной почтой.

Крис Хоффман

< бр />

Крис Хоффман
Главный редактор

Крис Хоффман – главный редактор How-To Geek. Он писал о технологиях более десяти лет и два года был обозревателем PCWorld. Крис писал для The New York Times и Reader's Digest, давал интервью в качестве эксперта по технологиям на телевизионных станциях, таких как NBC 6 в Майами, и освещал свою работу в новостных агентствах, таких как Би-би-си. С 2011 года Крис написал более 2000 статей, которые были прочитаны почти миллиард раз — и это только здесь, в How-To Geek. Подробнее.

Многие почтовые серверы отказываются принимать вложения электронной почты, превышающие определенный размер. Хотя размеры вложений не идут в ногу со временем, существуют и другие простые способы отправки больших файлов по электронной почте.

Каков максимальный размер вложения электронной почты?

Теоретически количество данных, которые можно прикрепить к электронному письму, не ограничено. Стандарты электронной почты не устанавливают каких-либо ограничений по размеру. На практике большинство почтовых серверов и некоторые почтовые клиенты имеют собственные ограничения на размер.

В целом, когда вы прикрепляете файлы к электронному письму, вы можете быть уверены, что вложения размером до 10 МБ допустимы. Некоторые почтовые серверы могут иметь меньшие ограничения, но обычно 10 МБ являются стандартными.

Gmail позволяет прикреплять до 25 МБ к одному электронному письму, но это гарантированно будет работать, только если вы отправляете электронные письма другим пользователям Gmail. Как только письмо покинет серверы Gmail, оно может быть отклонено другим почтовым сервером. Многие серверы настроены на прием вложений не более 10 МБ.

Это даже не так просто, как посмотреть максимальный размер вложения службы, которую вы используете, и службы, которую вы отправляете по электронной почте, — электронные письма часто проходят через несколько агентов пересылки почты, когда они отправляются, поэтому ваше вложение может быть отклонено сервер по пути, если вы прикрепите слишком много данных.

Также следует помнить, что вложения электронной почты обычно кодируются в формате MIME, что увеличивает их размер примерно на 33 %. Таким образом, 10 МБ файлов на вашем диске при прикреплении к электронному письму превратятся в 13 МБ данных.

Использовать облачное хранилище

Безусловно, самым простым вариантом является хранение файлов, которыми вы хотите поделиться, в облачном хранилище, таком как Dropbox, Google Drive или OneDrive. Затем вы можете поделиться файлом с кем-то и сообщить им по электронной почте, что вы это сделали. Затем они могут щелкнуть ссылку и загрузить файл прямо на свой компьютер.

Если вы используете что-то вроде Dropbox, вы можете поделиться файлом с веб-сайта облачного хранилища. Например, щелкните правой кнопкой мыши файл на веб-сайте Dropbox и выберите «Поделиться ссылкой», если вы используете Dropbox. Если на вашем компьютере установлено приложение Dropbox, вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши любой файл в папке Dropbox, и вы также увидите там команду «Поделиться».

Создание и отправка архивов, состоящих из нескольких частей

Если вы ищете более традиционный метод "сделай сам", вы можете разбить файл на более мелкие части.Например, если у вас есть файл размером 50 МБ, который вы хотите отправить по электронной почте, или даже коллекция больших файлов, вы можете использовать программу сжатия файлов, например 7-Zip, для создания архива, а затем разделить архив на пять частей по 10 МБ.

После разделения архива вы можете прикрепить все отдельные части к отдельным электронным письмам. Получатель должен будет загрузить каждое вложение, а затем использовать программу извлечения файлов, чтобы извлечь больший полный файл из отдельных архивов.

Хотя этот традиционный метод может быть немного громоздким, он по-прежнему работает так же хорошо, как и всегда. Некоторых получателей могут смутить отдельные вложения — или, по крайней мере, им не понравится прыгать через обручи, чтобы собрать их заново. Если вы не уверены, знает ли ваш получатель, как это сделать, возможно, лучше выбрать более простой способ.

Используйте службу отправки больших файлов

Чтобы решить проблему с большими вложениями, за последние годы в Интернете появилось несколько служб отправки файлов. Эти службы позволяют вам загрузить файл, а затем дать вам ссылку на вашу загрузку. Затем вы можете вставить эту ссылку в сообщение электронной почты, и получатель сможет щелкнуть ссылку и скачать файл.

Конечно, эти сервисы должны как-то приносить деньги. Они могут делать это, показывая рекламу, ограничивая максимальный размер файла, доступный для бесплатных пользователей, или требуя плату за подписку. Мы уже рассмотрели многие из этих онлайн-сервисов для отправки и обмена большими файлами. И обратите внимание, что когда вы используете онлайн-сервис, вы доверяете ему свои файлы. Это может быть нормально, если ваши файлы не особенно конфиденциальны, но вы, вероятно, захотите воздержаться от загрузки конфиденциальных данных в бесплатный сервис, о котором вы раньше не слышали. Конечно, вы можете зашифровать файлы перед их загрузкой, но это также создаст дополнительные проблемы для получателя.

Эти службы отправки файлов работают нормально, если вы согласны с любой рекламой или существующими ограничениями и понимаете риски, особенно в отношении конфиденциальных файлов. Однако обычно вместо этого мы рекомендуем использовать облачное хранилище.

› Как отправить видео по электронной почте
› Как предоставить общий доступ к файлам и папкам из папки облачного хранилища
› Как управлять вложениями в Outlook 2013
› Электронная почта: в чем разница между POP3, IMAP и Exchange?
› Как обмениваться большими файлами через Интернет
› Как прикрепить папку к электронному письму
› 6 способов реально использовать 1 ТБ в облачном хранилище
› 5 вещей, которые вы, вероятно, не знали о GIF-файлах

Читайте также: