Как организовать телефонию в офисе через компьютер

Обновлено: 01.07.2024

Вот лучшие телефонные системы и услуги для малого бизнеса в 2022 году, включая решения для удаленных сотрудников и микропредприятий.

Лучшие телефонные системы для бизнеса

Системы служебных телефонов больше не служат инструментом для совершения и приема вызовов. Лучшие системы унифицированных коммуникаций позволяют сотрудникам общаться по телефону, видео и текстовым сообщениям, что дает предприятиям гибкость для связи с покупателями и клиентами любым удобным для них способом. Чтобы помочь вам выбрать наиболее подходящее решение, мы проанализировали более 75 поставщиков с учетом таких факторов, как цена, простота использования, а также функции и инструменты. Ниже приведены наши лучшие варианты, а также полный список поставщиков телефонных систем и унифицированных коммуникаций на случай, если наш выбор не соответствует вашим потребностям. Чтобы узнать больше, прочтите наше руководство по выбору телефонной системы для бизнеса.

Краткий обзор телефонной системы:

Подберите подходящую телефонную систему для вашего бизнеса

Отзывы

Nextiva: лучшая телефонная система для бизнеса с интеграцией CRM

Nextiva: лучшая телефонная система для бизнеса с интеграцией CRM + Nextiva предлагает встроенное решение CRM, которое работает с ее телефонной системой.

Nextiva – это система объединенных коммуникаций, размещенная в облаке. Это идеальное решение для компаний, которые хотят объединить свою телефонную систему и службы CRM на одной платформе. У Nextiva есть собственное встроенное решение CRM, которое может помочь как вашим отделам продаж, так и группам поддержки клиентов. Большинство телефонных систем предлагают интеграцию с ведущим программным обеспечением CRM (например, Salesforce); Nextiva, которая также предлагает эти интеграции, отличается наличием проприетарного программного обеспечения. Благодаря этим вариантам предприятия, нуждающиеся в программном обеспечении CRM, могут выбирать между Nextiva или другой программой.

Встроенная CRM предлагает ценные инструменты, которые помогут как продавцам, так и представителям службы поддержки клиентов, включая управление контактами, историю аккаунта, управление каналами продаж, статус обращения, автоматизацию рабочего процесса и маршрутизацию обращений по электронной почте.

В дополнение к функциям CRM Nextiva предлагает отличные телефонные услуги. Он имеет несколько ценных функций, которые будут полезны для предприятий любого размера. Он предлагает HD-голос, автосекретарей, голосовую почту на электронную почту, расшифровку голосовой почты, запись звонков и группы звонков.

В нем также есть ряд инструментов для совместной работы, в том числе аудиоконференции, групповые сообщения и онлайн-службы факсимильной связи. Nextiva имеет встроенную видеоконференцсвязь, способную поддерживать до 250 участников. Кроме того, Cospace от Nextiva предлагает место, где коллеги могут работать друг с другом. Он включает в себя управление задачами и групповые календари.

Надежность системы Nextiva является частью того, что делает ее надежной системой унифицированных коммуникаций. В сети есть центры обработки данных, расположенные по всей территории США; каждый дата-центр контролируется 24/7. Наличие нескольких центров обработки данных помогает обеспечить непрерывное обслуживание. В целом Nextiva сообщает о времени безотказной работы 99,999%. Это означает, что служба обычно отключается всего на несколько минут каждый год.

Система бизнес-телефонии Nextiva также чрезвычайно безопасна. Пользователи могут использовать шифрование вызовов для защиты конфиденциальности вызовов. Кроме того, Nextiva проводит регулярные проверки, чтобы убедиться, что ее система не уязвима для хакеров. Компания отслеживает историю вызовов каждого пользователя на наличие нерегулярных вызовов, чтобы защититься от мошеннических списаний.

Nextiva доступна в четырех тарифных планах, которые различаются по цене и включенным функциям. В рамках каждого плана цена может колебаться в зависимости от количества пользователей; заключаете ли вы контракты на 12, 24 или 36 месяцев; и если вы готовы внести предоплату за эти длительные контракты. Цена за пользователя снижается по мере увеличения количества пользователей, более долгосрочного контракта, который вы готовы подписать, и если вы хотите внести предоплату.

Вот разбивка диапазона затрат для каждого плана:

Обязательный: 17,95–30,95 долларов США за пользователя в месяц.
Профессиональный: 21,95–35,95 долларов США за пользователя в месяц.
Корпоративный: 31,95–45,95 долларов США за пользователя в месяц.
Максимум: 52,95–75,95 долларов США за пользователя в месяц.

Nextiva продает настольные телефоны и телефоны для конференц-связи по цене от 75 до 1100 долларов каждый.

RingCentral: лучшая телефонная система для бизнеса

Облачная система унифицированных коммуникаций VoIP от RingCentral MVP обслуживает все виды бизнеса. Эта система проста в установке и использовании и имеет широкий набор функций для звонков, совместной работы и мобильных устройств. Он доступен в нескольких тарифных планах, которые подходят для малых, средних и крупных организаций.

Системе, размещенной в облаке, требуется доступ к высокоскоростному DSL, кабельному или оптоволоконному соединению.RingCentral предоставляет специалиста по внедрению, который проведет вас через каждый этап процесса установки, гарантируя, что ваш сервис будет работать безупречно с самого начала.

После запуска и запуска RingCentral предпринимает ряд шагов, чтобы обеспечить его бесперебойную работу. Компания недавно приобрела команду специалистов и инженеров у Kindite, которая разрабатывает криптографические технологии для снижения рисков безопасности в облачных приложениях. RingCentral обеспечивает бесперебойную работу на уровне 99,999 %.

Что действительно отличает RingCentral от конкурентов, так это широкий выбор функций. Среди доступных функций управления вызовами — виртуальные операторы, музыка на удержании, переадресация вызовов, запись вызовов, фильтрация вызовов, журналы вызовов, оповещения о сообщениях и правила ответа.

Помимо функций звонков, инструменты для совместной работы RingCentral превращают его в настоящую систему унифицированных коммуникаций. Он предлагает конференц-мост, который может поддерживать вызовы с участием до 1000 абонентов, и службы видеоконференций, которые позволяют каждому пользователю проводить видеовстречи с участием до 200 участников в зависимости от вашего тарифного плана, в комплекте с совместным использованием экрана. Существует также общий доступ к документам, отправка факсов через Интернет и обмен сообщениями в команде, включая инструменты для назначения задач и общий доступ к календарю.

RingCentral работает над расширением своих возможностей искусственного интеллекта (ИИ) с приобретением DeepAffects, компании, занимающейся диалоговым интеллектом. Технология анализирует деловые разговоры, чтобы выявить важные идеи. Он может идентифицировать отдельных говорящих и преобразовывать звук в текст. Добавление этих инструментов искусственного интеллекта в RingCentral принесет пользователям большую пользу.

Начиная с первого квартала 2022 года пользователи RingCentral MVP могут воспользоваться преимуществами этих инструментов искусственного интеллекта. В частности, они будут иметь доступ к транскрипциям в реальном времени и автоматически сгенерированным сводкам встреч. Транскрипция в реальном времени автоматически расшифровывает звонки, которыми можно поделиться с присутствующими и теми, кто не смог этого сделать. Кроме того, те, кто не смог присутствовать, могут поделиться кратким описанием собрания, включающим краткий обзор звонка и основные видеоматериалы. Эти инструменты позволят участникам сосредоточиться на обсуждении, а не делать заметки, чтобы ничего не пропустить.

В начале 2022 года также будет доступна электронная доска, которая позволит участникам встречи визуально иллюстрировать идеи с помощью рисунков, виртуальных стикеров и аннотаций к содержанию.

RingCentral предлагает как настольные, так и мобильные приложения для сотрудников, которые регулярно находятся в пути. С помощью приложений сотрудники могут совершать и принимать звонки со своих рабочих линий.

RingCentral доступен в четырех тарифных планах, которые различаются в зависимости от цены, включенных функций и максимально допустимого количества пользователей. Все планы включают неограниченные звонки в США и Канаде, местные или бесплатные номера, неограниченные SMS, голосовую почту в электронную почту, голосовую почту в текст, HD-голос и отчеты о вызовах.

В качестве дополнительной услуги RingCentral предлагает вебинары RingCentral. Это позволяет пользователям проводить крупные виртуальные мероприятия. Организаторы, участники и посетители могут получить доступ к услуге через платформу RingCentral или непосредственно из веб-браузера.

Базовый план поддерживает до 10 пользователей, а остальные три плана можно использовать с неограниченным количеством пользователей. Цены колеблются в зависимости от количества пользователей и от того, хотите ли вы платить ежегодно или ежемесячно. Стоимость варьируется от 19,99 до 69,99 долларов США за пользователя в месяц.

Ooma: лучшая телефонная система для удаленных рабочих мест

Ooma Office – это облачная телефонная система для бизнеса, которая предлагает все инструменты для общения, необходимые удаленным командам для продуктивной работы. Он предлагает надежные мобильные и настольные приложения, которые позволяют пользователям получать доступ к своим рабочим телефонам из любого места. С помощью приложений вы можете совершать и принимать звонки, использовать интерактивный вызов, настраивать конфигурации и отправлять сообщения.

Платформа также включает службы видеоконференций. Услуги видеоконференцсвязи включены в план Ooma Office Pro; нет дополнительных затрат на видеоконференцсвязь. Сервис поддерживает до 25 участников одновременно и поддерживает совместное использование экрана. Вы можете присоединиться к видеоконференциям Ooma через любой веб-браузер или настольное приложение Ooma. Свобода и функциональность для использования этих инструментов за пределами вашего офиса — вот что делает Ooma идеальной телефонной системой для компаний с удаленными командами.

Ooma предоставляет малым предприятиям функции, которые они сочтут наиболее ценными, включая голосовую почту, переадресацию вызовов, журнал вызовов, парковку вызовов, музыку на удержании, вызовы с добавочных номеров и вызовы по имени. Кроме того, виртуальный администратор отвечает на входящие звонки, направляя звонящих к человеку или отделу, с которым они пытаются связаться. Виртуальные добавочные номера для удаленных сотрудников, конференц-связь и группы вызова — это еще несколько важных функций.

Для тех, кто использует Ooma в офисе, система совместима как с IP, так и с аналоговыми телефонами.Для использования IP-телефонов все, что вам нужно сделать, это подключить их к порту Ethernet. Для аналоговых телефонов необходимо дополнительное оборудование. Однако аналоговые телефоны можно легко подключить всего за несколько минут. Все, что вам нужно сделать, это подключить базовый блок системы, который представляет собой маршрутизатор, отдающий приоритет голосовому трафику по сравнению с другим онлайн-трафиком, а затем подключить базовый блок к высокоскоростному интернет-маршрутизатору.

Ooma Office обеспечивает хорошее обслуживание клиентов, а на его веб-сайте есть ценные ресурсы, которые помогут компаниям устранять любые проблемы, с которыми они сталкиваются. При таком уровне поддержки и ресурсов поддержание работоспособности телефонной системы для бизнеса без штатного ИТ-специалиста не является проблемой.

Служба Ooma доступна в двух тарифных планах: Ooma Office и Ooma Office Pro. Ooma Office стоит 19,95 долларов США на пользователя в месяц, а план Office Pro стоит 24,95 долларов США на пользователя в месяц. Оба плана включают неограниченные звонки в США и Канаде, доступ к мобильному приложению, виртуального секретаря, парковку вызовов, группы звонков, музыку на удержании, дополнительный набор, голосовую почту, конференц-связь, онлайн-факс и обмен SMS-сообщениями.

План Office Pro включает несколько дополнительных функций, включая доступ к настольному приложению и службам видеоконференций. Он также поддерживает запись звонков и расшифровку голосовой почты.

Еще одна дополнительная функция, предлагаемая в плане Office Pro, — это доступ к аналитике звонков, которая предоставляет пользователям ценные данные об объеме звонков по дням недели и времени суток. С помощью этой информации, которая может быть представлена в виде легко усваиваемых диаграмм и графиков, компании могут быть уверены, что у них достаточно персонала, чтобы справиться с объемом звонков, когда он достигает своего пика.

Недавно компания Ooma обновила свою платформу для видеоконференций, добавив две новые полезные функции. Новый журнал собраний позволяет пользователям отслеживать, кто посещает каждую видеовстречу, и видеть, как долго они присутствовали. Кроме того, инструмент удаленного управления позволяет пользователям управлять клавиатурой и мышью другого участника. Это может быть полезно при попытке решить проблему с ИТ или при совместной работе над проектом.

Настольное приложение Ooma Office теперь предлагает новый инструмент Caller Info Match, который позволяет пользователям легко и быстро узнавать подробности о клиенте или контакте, который им звонит, и, наоборот, о контакте, которому звонят пользователи Ooma. Caller Info Match соединяет платформу Ooma с CRM, онлайн-поисковиком или социальной сетью, чтобы быстро получать подробные профили вызывающих абонентов как для входящих, так и для исходящих вызовов. Эта функция доступна только пользователям Ooma Office Pro.

Если вашему бизнесу требуются стационарные телефоны для таких вещей, как телефоны в лифтах или панели пожарной сигнализации, Ooma предлагает Ooma AirDial. Он сочетает телефонную связь с подключением для передачи данных T-Mobile в одном устройстве, которое легко установить и которым легко управлять. Поскольку подключение к Интернету не требуется, это хороший вариант для предприятий, которым необходимо соблюдать правила для систем безопасности жизнедеятельности.

Нажмите уведомление на панели задач, чтобы прослушать новые сообщения в папке "Входящие".

ЭзГолос

Щелкните правой кнопкой мыши «EzVoice» на панели задач и выберите «Настройка». Нажмите «Модем и вызов», а затем нажмите на название вашего модема в диалоговом окне выбора модема. Нажмите «Далее» и «ОК».

Нажмите «Почтовый ящик и приветствие», чтобы открыть диалоговое окно записи. Щелкните меню «Устройство ввода» и выберите компьютерный аудиовход по умолчанию, если он еще не выбран. Нажмите «Запись», чтобы записать приветствие с помощью микрофона.

Нажмите значок «EzVoice» на панели задач и нажмите «Открыть», чтобы просмотреть список новых сообщений. Нажмите «Воспроизвести», чтобы воспроизвести сообщения.

CallStation

Нажмите «Телефон» в строке меню, а затем нажмите «Настройки телефона». Нажмите на название вашего модема в списке доступных телефонных линий и нажмите «Сохранить». Нажмите «Голос» в строке меню и нажмите «Исходящее сообщение». Нажмите «Запись», чтобы записать исходящее сообщение с помощью микрофона.

Нажмите «Журнал вызовов», чтобы просмотреть список сообщений в папке «Входящие». Щелкните сообщение, чтобы выбрать его, и нажмите «Воспроизвести» в нижней части окна, чтобы прослушать сообщение. Если вам звонят, когда вы сидите за компьютером, нажмите "Принять сообщение", чтобы перенаправить звонок на автоответчик, или нажмите "Ответить", чтобы ответить на звонок.

В мире быстро начинают открываться возможности передачи голоса по интернет-протоколу (VoIP). Технологии, которые позволяют совершать телефонные звонки и проводить видеоконференции через интернет-соединение, используются как домашними хозяйствами, так и предприятиями.

Неудивительно, что VoIP обеспечивает экономию средств и другие преимущества по сравнению с традиционными телефонными системами. Если вы думали о том, чтобы запустить VoIP, но не знаете, как это сделать, это руководство для вас. Читайте дальше, чтобы узнать все о том, как настроить сервер VoIP дома или в офисе.

Что нужно для начала работы с VoIP

То, как вы будете использовать протокол передачи голоса по Интернету дома, будет отличаться от того, как работает система VoIP для малого бизнеса. Вот почему установка системы отличается для каждой среды. Сначала мы рассмотрим, как настроить систему VoIP в офисе, поскольку технология VoIP предлагает больше преимуществ для бизнеса. Затем мы рассмотрим чуть менее сложную проблему настройки VoIP-сервера дома.

Прежде чем мы перейдем к ним, стоит упомянуть компоненты, которые могут вам понадобиться. Некоторые нужны только для установки в офисе, а другие — для установки дома. Там, где это уместно, мы укажем, что есть что. Однако, как правило, для начала работы с VoIP вам понадобятся следующие пять вещей:

Кажется очевидным, но вы не можете совершать звонки через Интернет без подключения к Интернету. Если вы устанавливаете VoIP дома, вам не нужно слишком беспокоиться о скорости подключения вашего телефонного сервиса. В системе VoIP для малого бизнеса более важна надежность соединения. Чем выше количество звонков, с которыми работает ваша фирма, тем больше пропускной способности требуется для ваших услуг VoIP.

Опять же, вам не нужно слишком беспокоиться об этом, если вы настраиваете VoIP дома. Для бизнеса выбор VoIP-маршрутизатора имеет решающее значение. Вам нужен вариант, сочетающий в себе скорость, безопасность и возможность подключения.

Помимо маршрутизатора, вам может понадобиться еще несколько аппаратных средств. Компьютер может потребоваться для работы в офисе в качестве сервера Private Branch Exchange (PBX). Это необходимо для внутренних вызовов на рабочем месте. IP-телефоны также могут быть разумным выбором. Однако они не являются существенными. Вы можете пойти по маршруту софтфона в офисе (см. ниже). Вы также можете обновить свой домашний телефон с помощью адаптера VoIP. Если вы все еще хотите использовать традиционные аспекты телефонии, вам также может понадобиться VoIP-шлюз — поставщики услуг обычно могут помочь с этим.

Общие сведения о протоколе передачи голоса через Интернет

Что такое VoIP и чем он полезен для бизнеса

VoIP, УАТС и другое программное обеспечение. У вас есть различные варианты программного обеспечения при настройке системы VoIP. Компании могут захотеть выбрать комплексное программное решение для связи. Отдельное программное обеспечение УАТС также может использоваться для выполнения более простых функций обработки вызовов. Также необходимо специальное программное обеспечение или приложения для превращения компьютеров или смартфонов в так называемые софтфоны. Подробнее об этом чуть позже.
Провайдер VoIP. VoIP нельзя использовать самостоятельно. Вам необходимо подписаться на услугу у специализированного провайдера VoIP, такого как RingCentral. Без поставщика услуг вы сможете настроить систему только для внутренних звонков. План или подписка от провайдера — это то, что позволяет совершать внешние звонки.

Как настроить телефонную систему VoIP в офисе

Одним из существенных преимуществ VoIP является простота настройки и запуска системы, особенно при настройке аналогичной телефонной системы на основе традиционных телефонов. Часто это также недорогие услуги, особенно по сравнению с более традиционной коммутируемой телефонной сетью общего пользования (PSTN). Например, вам не нужно просить телефонную компанию установить новые телефонные линии. Вместо этого все, что вам нужно сделать, это сделать несколько простых дополнений к вашей сети.

Прежде чем перейти к подробностям настройки технологии VoIP в офисе, следует упомянуть еще одну вещь. Есть два основных типа систем на выбор. Вы можете установить систему с физическими VoIP-телефонами или телефонными трубками. С другой стороны, вы можете выбрать только программную систему (хотя это может включать устройства iOS и Android). Ваш выбор будет зависеть от нескольких факторов, в том числе от того, являетесь ли вы крупным или малым предприятием, а также от того, действуют ли у вас политики BYOD (принесите свое собственное устройство). Давайте рассмотрим настройку двух систем по очереди.

Настройка аппаратной телефонной системы VoIP

Ваша офисная сеть с установленной телефонной системой VoIP очень похожа на обычную. Основное отличие в том, что часто требуется включать сервер АТС. Сетевой компьютер может работать как этот сервер.

Единственное, что нужно помнить, это то, как ваша УАТС должна подключаться к сети. Он должен быть подключен через стандартную сетевую карту. Он также должен иметь статический IP-адрес, чтобы быть всегда доступным.

Ваш следующий шаг — подключить ваши настоящие телефоны. Важно отметить, что вы можете видеть устройства, перечисленные как IP-телефоны, так и SIP-телефоны. Вообще говоря, SIP-телефоны, как правило, имеют больше функций, но оба они подходят для услуг VoIP.

Это очень просто, если вы выбрали модели, совместимые с VoIP. Все, что вам нужно сделать, это подключить их к той же сети, что и ваша АТС, с помощью кабеля Ethernet. Если выбранные вами телефоны поддерживают технологию PoE, вам даже не нужно будет подключать их к внешнему источнику питания, чтобы совершать звонки через VoIP.

Начало работы с VoIP

Узнайте все, что вам нужно знать о росте возможностей для совместной работы и общения.

Выполнив эти простые действия, связанные с оборудованием, вы почти готовы к работе. Все, что осталось, это установить программное обеспечение VoIP и, возможно, внести некоторые изменения в ваш маршрутизатор. Установка программного обеспечения должна быть быстрой и легкой. Ваш провайдер VoIP, скорее всего, предоставит исчерпывающие инструкции.

Для полной совместимости с VoIP вам, возможно, придется немного поэкспериментировать с конфигурацией маршрутизатора. Ниже приведены только две настройки для рассмотрения. Они вряд ли понадобятся, если вы изначально выбрали маршрутизатор для VoIP.

Включить трансляцию сетевых адресов (NAT) — изменяет информацию о сетевых адресах. Он позволяет переназначить один IP-адрес на другой через устройство маршрутизации трафика.
Включить Universal Plug and Play. Эти сетевые протоколы позволяют сетевым устройствам находить друг друга. Их включение позволяет вашим VoIP-телефонам подключаться к серверу IP-АТС.

Настройка программной телефонной системы VoIP

Вещи могут быть даже проще, чем и без того простое руководство, представленное выше. Это связано с тем, что с некоторыми системами VoIP вам не нужно подключать новые телефоны VoIP. Вместо этого вы можете совершать и принимать все свои телефонные звонки или сообщения голосовой почты через компьютер, планшет или смартфон.

В этом случае вы можете игнорировать приведенные выше инструкции по подключению аппаратных телефонов. Все, что вам нужно сделать, это установить программное обеспечение от вашего VoIP-провайдера. Если вы решите использовать программное обеспечение единственным путем, оно будет включать в себя программу или приложение для программного телефона.

Этот элемент программного обеспечения позволяет открыть интерфейс для звонков на выбранном вами устройстве. Это может выглядеть примерно так, как на изображении выше, с вариантами голосовых и видеозвонков. После установки соответствующего программного обеспечения и других настроек вашей сети вы готовы пользоваться преимуществами VoIP.

Как настроить VoIP-сервер дома

Если вы хотите использовать VoIP дома, многое из того, что мы обсуждали выше, не будет иметь значения. Вам вряд ли понадобится АТС для внутренних звонков из гостиной на кухню! Все, что вам нужно, это звонить через интернет-соединение, а не через традиционный стационарный телефон.

Несмотря на то, что существует множество технических языков, довольно легко настроить сервер VoIP и номер телефона дома после регистрации у провайдера VoIP. Вам не нужно разбираться в деталях RTP (транспортный протокол реального времени), SIP-серверов или кодеков. Часто все, что вам нужно, это адаптер для телефона VoIP и некоторые настройки для подключения оборудования в вашем доме. Ниже приведен пример того, как может выглядеть телефонный адаптер VoIP.

То, как и где должен быть подключен адаптер, зависит от конкретной модели. Некоторые идут между модемом и вашим компьютером или маршрутизатором. Другие должны подключаться прямо к маршрутизатору. Некоторым может понадобиться кабель Ethernet, в то время как другие могут использовать Wi-Fi. Вместе с адаптером должна быть инструкция. Однако его необходимо подключить. Убедитесь, что вы выключили все задействованные устройства, прежде чем подключать его.

Затем вам нужно подключить телефон, который вы хотите использовать для вызовов VoIP, к адаптеру. Важно подключить его к порту с надписью «Телефон 1» или «Линия 1». Затем вы можете подключить адаптер и включить его. Как и ваш маршрутизатор, адаптер должен быть постоянно подключен и включен. Вот как обеспечить бесперебойную работу VoIP-телефонии.

Когда все подключено, вы можете снова включить все свои устройства. Дайте маршрутизатору, модему и новому адаптеру время для синхронизации. Адаптеру также может потребоваться загрузить прошивку или другие обновления. Убедитесь, что у вас есть время для этого. Как только вы это сделаете, поднимите трубку телефона, и вы должны услышать гудок. Это означает, что вы успешно настроили VoIP для звонков дома.

Унифицированные коммуникации как услуга (UCaaS)

RingCentral Office® предлагает комплексное решение для унифицированных коммуникаций как услуги (UCaaS) с корпоративными возможностями VoIP.

В некоторых необычных обстоятельствах вы можете обнаружить, что ваша домашняя система VoIP принимает только односторонний звук. Тот, кому вы звоните, сможет услышать вас, но вы не сможете услышать его. Часто это связано с настройкой маршрутизатора.

Есть несколько способов исправить это. Подключение адаптера напрямую к модему или размещение его в DMZ маршрутизатора часто помогает. Отключение встроенного брандмауэра маршрутизатора также иногда помогает, но это скорее крайняя мера.

Что теперь?

На этом все. Теперь вы знаете, как настроить систему VoIP в офисе и дома. Остается только идти вперед и делать это. Если вы это сделаете, вы сможете начать пользоваться многими преимуществами, которые предоставляет телефония следующего поколения, такими как видеоконференции в реальном времени и качество звука HD.

Это позволит вам попрощаться с дорогими международными звонками и арендой линии. Не говоря уже о широком спектре дополнительных функций для рабочего места. Это коммуникационная технология будущего, и теперь вы можете начать использовать ее уже сегодня.

Теперь прочтите исчерпывающее руководство о преимуществах VoIP для бизнеса Получить руководство

Сэм О'Брайен — директор по цифровым технологиям и развитию в регионе EMEA в RingCentral, глобальном поставщике программного обеспечения для VoIP, видеоконференций и колл-центров. Сэм увлекается инновациями и любит исследовать способы более тесного сотрудничества с рассредоточенными командами. Он писал для таких сайтов, как G2 и Hubspot. Вот его LinkedIn.

1 мысль о «Как настроить VoIP-сервер дома и в офисе»

Очень интересная статья. Помощь в настройке VoIP сервера дома. Спасибо, что поделились этим!

Несомненно, сегодня компании полагаются на коммуникационные технологии больше, чем когда-либо прежде. Компании, которые быстро адаптируются к изменениям на рынке, как правило, превосходят тех, кто этого не делает.

Один из способов сделать это — внедрить телефонную систему удаленного офиса, чтобы их сотрудники могли общаться из любого места.

Дело в том, что многим сотрудникам просто не нужно работать в офисном здании, чтобы работать продуктивно. Проводить весь день в офисе не кажется привлекательным для большинства людей. Этого достаточно, чтобы заставить многих из нас переосмыслить свои карьерные пути и цели.

Удаленная работа полностью изменила правила игры для современной рабочей силы.

Наш недавний опрос о деловом общении показывает, что современные сотрудники используют три устройства, включая мобильное устройство, для ежедневного общения со своими командами.

Свобода самостоятельно выполнять задачи может стать мощным мотиватором. Доказано, что удаленная работа повышает моральный дух, креативность и инновации.

Не такой уж секретный инструмент для связи вашей команды – это переход на офисную телефонную систему с расширенными функциями удаленного доступа и исключительным качеством связи.

Давайте углубимся в примечательные функции, стоимость и убедительные преимущества, которые вы можете ожидать от многоканальной телефонной системы для бизнеса.

Обязательные функции удаленной телефонной системы

Единая коммуникация актуальна как для владельцев малого бизнеса, так и для крупного предприятия.Что это значит?

Компании используют унифицированные коммуникации, чтобы сотрудники могли взаимодействовать, используя единую платформу для телефонной связи, обмена сообщениями в команде, конференц-связи и демонстрации экрана. Это поможет вам разрушить барьеры между пользователями и их средствами коммуникации.

Инструменты и стратегии удаленной работы играют важную роль в достижении большей гибкости на рабочем месте. Благодаря расширению услуг VoIP цифровая работа и удаленная работа стали еще более доступными.

Системы IP-телефонии предоставляют пользователям функциональные возможности, которые когда-то были зарезервированы для передовых центров обработки вызовов. Эти функции теперь являются стандартными для большинства современных офисных телефонных систем.

Автоматическое распределение вызовов. Местоположение не имеет значения благодаря встроенной в VoIP функции автоматического распределения вызовов (ACD). Когда речь идет об облачной маршрутизации вызовов, важно, кто доступен. - Телефонные системы VoIP сторонних производителей делают звонки более эффективными и профессиональными благодаря автосекретарю. Виртуальный помощник приветствует вызывающих абонентов меню и направляет их на добавочный или местный номер. - Работа вне офиса не должна включать в себя игру в угадайку. Идентификатор вызывающего абонента позволяет удаленным агентам видеть, кто звонит, даже если они находятся далеко от своего рабочего телефона. - Если агент получает входящий звонок и находится вдали от своего рабочего телефона, он может принимать звонки на свой мобильный телефон. Эта функция и перевод вызова делают переход быстрым и плавным. - Автоматическая организация очереди вызовов удерживает абонентов, когда ваша команда занята. В случае большого количества вызовов эта функция снижает вероятность того, что звонящие повесят трубку. Это необходимо, если ваша телефонная система получает всплеск вызовов.
Визуальная голосовая почта. Стандартные системы голосовой почты удобны и просты. Однако управление голосовой почтой неэффективно. Телефонная система удаленного офиса позволяет вашей команде прослушивать сообщения голосовой почты на своих компьютерах, воспроизводить их с помощью мобильного приложения и быстро обрабатывать их.
Голосовая почта в электронную почту. Что может быть эффективнее голосовой почты? Система, которая автоматически расшифровывает вашу голосовую почту и доставляет ее в ваш почтовый ящик. Эта возможность экономит время вашей команды на прослушивании сообщений голосовой почты и сокращает время отклика. Как и электронные письма, их также можно пересылать.
Переадресация голосовой почты. Иногда мелочи значительно повышают концентрацию. Рассмотрим типичный сценарий: член команды получает звонок, но не может сразу ответить. Используйте эту функцию, чтобы переслать сообщение коллеге, чтобы вы могли сосредоточиться на своем проекте.
Усовершенствованное управление звонками. Возможно, не все ваши сотрудники работают под одной крышей, но вы все равно можете управлять ими еще эффективнее. Благодаря VoIP вы получаете доступ к более мощным функциям вызовов, таким как N-Way вызовы, конференц-мосты и одновременный звонок. Все они могут быть настроены в соответствии с потребностями вашего офиса. - Облачные офисные системы идеально подходят для агрегирования невероятных объемов данных. Когда у вас пик звонков? Откуда исходят звонки? Отслеживание индивидуальной и командной эффективности поможет вам лучше обслуживать своих клиентов. Аналитика звонков предоставляет объективные отчеты на удобной для чтения панели инструментов. Вы даже можете отображать метрики и ключевые показатели эффективности вместе со своей командой. - Внедрите автоматическую запись звонков и вызовов по запросу, чтобы научить своих специалистов по продажам и поддержке. Бизнес-лидеры ценят возросшую ответственность. Поскольку телефонные разговоры записываются в облачное хранилище, вам никогда не понадобится дополнительное оборудование или провода.
Мобильное приложение. Выйдите за рамки обычной офисной среды, предоставив своим сотрудникам полнофункциональное мобильное приложение. Для удаленной команды они никогда не пропустят ни одного шага с приложением для iPhone или Android, которое подключено к той же телефонной системе предприятия.

Удаленный доступ означает гибкость, а гибкость — ключ к первоклассному обслуживанию клиентов. В конце концов, существует столько потребностей клиентов, сколько клиентов. И чем больше у вас ресурсов, тем лучше ваш персонал будет подготовлен для удовлетворения этих потребностей.

Сколько стоит удаленная телефонная система?

Справедливый вопрос: сколько вы потратите на виртуальную телефонную систему?

Цена варьируется, но почти всегда дешевле, чем подключение к стационарному телефону. На это есть несколько причин.

Во-первых, вы не привязаны к дорогостоящему оборудованию. Безаппаратные компьютерные приложения, называемые программными телефонами, являются лучшим вариантом для удаленных телефонов. Замена стационарных телефонов помогает компаниям значительно сэкономить. Ваши удаленные сотрудники могут загрузить приложение для софтфона на телефоны Android и Apple, а также настольную программу для компьютеров Mac и Windows.

Во-вторых, он многофункционален. Удаленная телефонная система предоставляет намного больше функций телефона, чем традиционная телефонная линия. Поскольку большинство этих функций, как правило, включены в фиксированную плату, вам не грозит неожиданная плата.

В-третьих, многоканальные телефонные системы гораздо быстрее масштабируются в соответствии с потребностями вашего офиса. Вам не нужно будет устанавливать дополнительные телефонные линии и проводку к традиционным системам АТС.Добавить дополнительные линии VoIP можно всего за несколько кликов.

Наконец, вы можете сэкономить еще больше с годовым соглашением, а не с ежемесячной оплатой.

Если говорить о стоимости, офисная телефонная система с поддержкой VoIP — это лучшее вложение. Но как насчет преимуществ? Чем она отличается от традиционной телефонной системы?

Каковы преимущества удаленной телефонной системы?

1. Оставайтесь на связи с клиентами и коллегами

Когда вы находитесь вне офиса, это почти как если бы вы взяли больничный. Когда вас не видят, вашей команде и клиентам трудно связаться с вами. Система удаленной телефонной связи позволяет вашей команде оставаться в сети и быть доступной, где бы они ни работали.

Для еще большей связи облачная телефонная система содержит управляемый каталог и адресную книгу, поэтому оставаться на связи еще никогда не было так просто.

2. Все пользуются одной офисной телефонной системой

При работе из дома может быть проблематично общаться с остальными членами команды. С телефонной системой удаленного офиса, предназначенной для поддержки удаленных сотрудников, у вас не будет этой проблемы.

Когда на кону стоят время и деньги, вы не хотите отслеживать личные сотовые телефоны. Благодаря единой телефонной системе VoIP переадресация вызовов позволяет вашей команде оставаться на связи как в офисе, так и за его пределами.

Системы виртуальной АТС также предоставляют местные и бесплатные номера. Системы АТС позволяют сотрудникам оставаться на связи, используя свои офисные номера.

3. Доступность на ходу

Работа дома сильно отличается от работы в офисе. У удаленных сотрудников часто больше контроля над своим графиком, особенно если они путешествуют.

Основным преимуществом здесь является то, что офисная телефонная система никогда не жертвует функциями, если сотрудники находятся за пределами офиса. С помощью надежного приложения для рабочего телефона сотрудники могут получить доступ к своей телефонной линии с любого компьютера или смартфона. Все, что нужно, это подключение к Интернету — он может адекватно работать даже через Wi-Fi.

Удаленные сотрудники не должны рисковать пропустить важные телефонные звонки, находясь в пути. Мобильность укрепляет ваш бизнес, гарантируя надежность агентов на любом устройстве.

4. Голосовые и видеоконференции

Общение – основа любой успешной команды. От Fortune 500 до морских котиков. Установление регулярного ритма и доверие к командному общению — вот что делает их успешными.

Нельзя оставлять разговоры на усмотрение переводчика. Общение с вашей командой в прямом эфире с помощью видео и презентация в прямом эфире бесценны. Это позволяет быстро прояснить и выразить тон и нюанс. Это даже укрепляет вашу удаленную команду в целом.

Если вы обнаружите, что сотрудники вашего офиса переключаются между разными приложениями, чтобы поговорить, значит, наступил коммуникационный кризис. Чтобы оставаться сосредоточенным, ограничьте количество шагов, необходимых для выполнения простых задач, например, во время чата с вашей командой.

Телефонная система удаленного офиса обеспечивает унифицированную связь, позволяющую легко переключаться между голосовой связью, видео, чатом и электронной почтой. Ваша команда защищена в любой ситуации.

Ищите видеовозможности, которые предлагают видеочаты один на один, а также совместное использование экрана. Эти функции дополняют повседневную работу менеджеров и их отчеты. Персональные приложения, такие как Skype или Google Hangouts, не подходят для бизнеса.

В конце концов, вам не нужна неопределенность. Видеоконференции идеально подходят для презентаций, коммерческих предложений или демонстраций продуктов.

5. Оставайтесь организованными и сосредоточенными

Знаете ли вы, что облачная телефонная система помогает поддерживать продуктивную рабочую среду? Это невоспетый герой офиса. При работе с удаленной командой ваша телефонная система должна быть рядом, чтобы помочь им оставаться организованными и продуктивными.

В постоянно обновляемом каталоге компании сотрудники могут найти друг друга и завязать беседу. Это экономит время на решение вопросов клиентов и способствует более прямому общению.

Точно так же, когда нужно сосредоточиться, ваша телефонная система управляет вашим присутствием в сети, чтобы сообщать другим, что вы находитесь на собрании, отсутствуете или просто не в сети.

В любом случае вам нужна телефонная система, простая в использовании и широко распространенная с первого дня.

6. Подробные разрешения пользователей

Как вы защищаете телефонную систему вашей компании от внутренних ошибок или злоупотреблений? Модель с нулевым доверием позволяет назначать разрешения на выбор функций VoIP по мере необходимости.

Разрешения для пользователей и местоположений позволяют организациям контролировать, кто управляет системными настройками. Эти параметры безопасности позволяют сохранить доступ к функциям связи, не подвергая риску непрерывность вашего бизнеса.

ИТ-руководители могут вздохнуть с облегчением, зная, что их телефонная система размещена в облаке, что делает ее устойчивой к стихийным бедствиям и даже к саботажу.

7. Безопасность телефонной системы

Очень важно понимать, как провайдеры VoIP контролируют и поддерживают все протоколы безопасности вашей телефонной системы. Эта концепция означает, что вашей компании не нужно поддерживать инфраструктуру безопасности.

Поскольку ваша телефонная система использует VoIP, это означает, что она также использует SIP для установления каждого телефонного звонка и сообщения. Подобно тому, как веб-сайты защищают весь трафик между пользователем и сервером, ваша телефонная система может предлагать те же функции.

Мощная телефонная система удаленного офиса позволяет активировать повышенную безопасность звонков между пользователями. Это не приводит к дополнительной задержке, и вы можете быть уверены, что другие не смогут подслушать разговор. Шифрование вызовов возможно благодаря протоколу Transport Layer Security (TLS) и безопасному транспортному протоколу реального времени (SRTP).

Свяжитесь со своим провайдером VoIP, чтобы подтвердить настройки безопасности для вашей компании.

8. Защита личной конфиденциальности

Даже сотрудники на местах общаются с клиентами и коллегами за пределами офиса. Когда это происходит, они часто используют личную контактную информацию для делового звонка.

К сожалению, это также приводит к нежелательным контактам по каналу связи, которым не управляет ваша компания. Люди очень осторожны, когда речь заходит о номере их личного мобильного телефона.

С точки зрения бизнеса такие ситуации могут серьезно подорвать доверие. Связаться с клиентом по личному мобильному или домашнему номеру телефона непрофессионально.

Облачная система VoIP разделяет служебные телефонные номера и личные номера.

Доступ к электронной почте с домашнего или персонального компьютера достаточно прост. Почему бы вашей телефонной системе не быть такой же гибкой? Лучше всего, если все ваши деловые сообщения будут регистрироваться и документироваться для дальнейшего использования.

Будущее телефонной системы удаленного офиса

По мере того, как сотрудники становятся независимыми от местоположения, телефонная система компании становится такой же. Руководители предприятий увидят проверенные преимущества облачной телефонной системы.

Компании уже осознали преимущества облака. Миллионы компаний отправляют и получают электронную почту с помощью Google и Office 365, что избавляет их от необходимости обслуживать дорогостоящие серверы.

Переход на телефонную систему удаленного офиса — это следующий большой шаг.

Компании будут продолжать развивать свои технологии и платформы для поддержки своих сотрудников. Upwork планирует, что к 2028 году почти три четверти работодателей будут работать удаленно.

Одним из примеров такого радикального изменения является факсимильный аппарат. Когда-то считавшиеся одним из основных продуктов типичного офиса, теперь они встречаются довольно редко. Сегодня вы можете отправлять и получать факсы с помощью онлайн-службы факсов, как и по электронной почте. Онлайн-факс избавляет компании от громоздкого оборудования и тонера и оптимизирует внутренний рабочий процесс.

Поддержание универсальности в телекоммуникациях помогает компаниям подготовиться к непредвиденным обстоятельствам. Перенос вашей телефонной системы в облако поможет вашей организации внедрять инновации и противостоять любым изменениям на рынке.

Читайте также: