Как организованы автоматизированные системы файловых серверов

Обновлено: 02.07.2024

Узнайте, что такое автоматизация бизнеса, почему она важна и как вы можете внедрить ее в свою организацию.

За прошедшие десятилетия автоматизация затронула практически все отрасли: от банкоматов до сборочных линий и систем здравоохранения. Но искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение выводят автоматизацию на совершенно новый уровень. Эта так называемая «интеллектуальная автоматизация» меняет способ взаимодействия людей и машин, поэтому компании могут повысить эффективность, увеличить прибыль и добиться успеха на сложных рынках.

На самом деле исследования показывают огромные преимущества автоматизации. По оценкам IBM Institute for Business Value, автоматизация, поддерживаемая искусственным интеллектом, только в 2022 году принесет миллиарды долларов стоимости рабочей силы.

В этой статье рассматривается меняющийся ландшафт автоматизации бизнеса, почему это важно сейчас и что следует учитывать при использовании автоматизации в вашей организации.

Что такое автоматизация бизнеса?

Автоматизация бизнеса — это использование технологических приложений, которые выполняют повторяющиеся задачи, освобождая сотрудников для выполнения более важной работы. Сюда входят автоматизация бизнес-процессов (BPA), роботизированная автоматизация процессов (RPA) и автоматизация на основе ИИ.

Несколько лет назад для автоматизации требовались массивные мэйнфреймы и команда экспертов для их обслуживания. Сегодня облачные платформы автоматизации делают функциональность доступной для компаний любого размера. Некоторые виды автоматизации бизнеса включают следующее:

Базовая автоматизация. Базовая автоматизация берет на себя простые элементарные задачи и автоматизирует их. Базовые инструменты автоматизации, практически не использующие кодирование, оцифровывают повторяющиеся задачи, помогая устранить ошибки и ускорить темп транзакционной работы. Управление бизнес-процессами (BPM) и RPA являются примерами базовой автоматизации.
Автоматизация процессов. Автоматизация процессов обеспечивает единообразие и прозрачность бизнес-процессов. Автоматизация процессов, часто выполняемая с помощью специального программного обеспечения, может повысить производительность и эффективность, а также предоставить ценную информацию для бизнеса. Анализ процессов и автоматизация рабочих процессов являются примерами автоматизации процессов.
Расширенная автоматизация. Расширенная автоматизация объединяет людей и машины для интеграции нескольких систем в организации. Поддерживая более сложные процессы, расширенная автоматизация опирается на неструктурированные данные в сочетании с машинным обучением, обработкой и анализом естественного языка. Он способствует управлению знаниями и поддержке принятия решений для специализированной работы.
Интеллектуальная автоматизация. Управляемая искусственным интеллектом интеллектуальная автоматизация означает, что машины могут «обучаться» и принимать решения на основе ситуаций, с которыми они столкнулись и проанализировали. Например, в сфере обслуживания клиентов виртуальные помощники на базе искусственного интеллекта могут сократить расходы, обеспечивая при этом более разумное взаимодействие между клиентами и агентами-людьми. В результате обслуживание клиентов становится более качественным.

Почему важна автоматизация бизнеса?

Независимо от того, управляете ли вы небольшим бизнесом или крупным предприятием, автоматизация — это отличный способ оптимизировать операции и стимулировать рост бизнеса. Инструменты автоматизации предназначены для замены человеческого труда машинным трудом, чтобы вы могли использовать эти человеческие ресурсы для работы в других сферах бизнеса.

Чтобы реализовать весь потенциал автоматизации, компаниям необходимо последовательно использовать проверенное программное обеспечение для автоматизации и передовые методы во всех рабочих процессах — от создания более быстрого цифрового взаимодействия с клиентами до упрощения внутренних процессов. Однако не все решения содержат весь спектр технологий, необходимых для автоматизации сквозных операций. Это может привести к множеству точечных решений, увеличению затрат и невозможности масштабирования.

Преимущества автоматизации бизнеса

Автоматизация бизнеса имеет решающее значение в быстро меняющемся мире. Например, предсказать, какое поведение клиентов сохранится после пандемии — от резко колеблющегося спроса до повышенных мер предосторожности в отношении здоровья и безопасности — может быть непросто. Но одна область, которую вы можете контролировать, — это то, как вы управляете опытом, который создаете для своих клиентов. Автоматизация, особенно автоматизация в сочетании с искусственным интеллектом, может помочь вам исправить или улучшить этот опыт, что приведет к увеличению продаж, более эффективному использованию ресурсов и повышению удовлетворенности клиентов.

Один из лучших способов сделать это — использовать платформу автоматизации, которая поможет вам сделать следующее:

Обнаружение процессов. Выявляйте неэффективные или проблемные места в своих операциях, чтобы определить, где автоматизированные процессы могут оказать наибольшее влияние. Это включает анализ процессов и моделирование.
Применяйте аналитику. Используйте данные автоматизации операций с помощью машинного обучения и искусственного интеллекта, чтобы рекомендовать действия и высвободить людей для выполнения более стратегических задач.
Повысьте эффективность своей рабочей силы: создавайте инструменты RPA и развертывайте цифровых сотрудников для совместной работы с людьми везде, где можно достичь более высокого уровня производительности или когда требуется резервное копирование.
Автоматизация основных операций. Применяйте основные возможности автоматизации — обработку документов, согласование рабочих процессов, управление решениями и службы контента — в ключевых операционных областях для удовлетворения потребностей бизнеса.

Общие способы автоматизации бизнеса

Автоматизация бизнеса хорошо подходит для оптимизации процессов практически во всех областях организации:

Маркетинговые мероприятия. Благодаря автоматизации маркетинга по электронной почте компании могут использовать программное обеспечение для отправки электронных писем в список рассылки клиентов по заранее определенному расписанию, что снижает затраты на проведение кампаний вручную. Маркетинговые усилия можно связать с системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и даже делать такие вещи, как привлечение клиентов с помощью автоматических сообщений через социальные сети.
Кадровые ресурсы. Системы управления персоналом могут автоматизировать широкий спектр кадровых задач, включая обработку заявлений о приеме на работу, планирование собеседований, предложения о работе, прием на работу, управление заработной платой и управление льготами. Используя аналитику, эти системы также могут предоставлять информацию о производительности труда.
Процессы продаж. Инструменты автоматизации продаж, такие как Salesforce и другие инструменты «программное обеспечение как услуга» (SaaS), позволяют отделам продаж тратить меньше времени на регистрацию своей деятельности, связанной со сделками, и больше времени на телефонные звонки для заключения сделок. Эти инструменты могут автоматизировать повторяющиеся задачи на протяжении всего процесса продаж, будь то квалификация потенциальных клиентов на основе их пути к покупателю, назначение потенциальных клиентов нужным представителям или создание прогнозов продаж на основе данных.
Финансы и бухгалтерский учет. Автоматизируя функции финансового планирования и бухгалтерского учета, компании могут высвободить время для важных задач, таких как анализ, разработка стратегии и сотрудничество с заинтересованными сторонами. Например, в управлении кредиторской задолженностью (AP) сбор данных автоматизирован, счета-фактуры автоматически сопоставляются с документами, а утверждения автоматически направляются. Это уменьшает количество ошибок в данных и помогает предотвратить мошенничество с помощью фонового контроля.

Автоматизация бизнеса и IBM

IBM предоставляет единую платформу для автоматизации бизнеса и ИТ, помогая организациям по всему миру эффективно автоматизировать и то, и другое. Например, глобальная перестраховочная компания в Швейцарии использовала программное обеспечение IBM для автоматизации ежеквартальных операций закрытия и сэкономила 40 000 долларов США за квартал.

IBM Cloud Pak для автоматизации бизнеса — это мощный инструмент, лежащий в основе всего этого. Платформа автоматизации предоставляет рекомендации, сгенерированные ИИ, аналитику для измерения воздействия и удобные инструменты с низким кодом, которые помогают организациям сократить время, затрачиваемое на ручные процессы, и сократить время ожидания клиентов. С помощью IBM Cloud Pak for Business Automation вы можете избавиться от повторяющихся задач и перераспределить ресурсы в пользу более важной работы.

Чтобы узнать больше об автоматизации на основе ИИ от IBM, изучите Руководство покупателя по интеллектуальной автоматизации бизнеса и подпишитесь на нашу рассылку новостей Business Automation Insider.

Этот раздел предназначен для специалистов по информационным технологиям (ИТ-специалистов), которые ищут информацию о серверах с ролью файловых служб и служб хранения в Windows Server 2012 R2 и Windows Server 2012, в том числе о новых возможностях, списке служб ролей и о том, где их найти. информация об оценке и развертывании. Сведения о Windows Server 2016 см. в разделе Хранилище в Windows Server 2016.

Если вам нужна помощь по работе с Windows на ПК или планшете, а не на сервере, см. Справку Windows.

Вы имели в виду…

Описание роли

Файловые службы и службы хранилища включают в себя технологии, помогающие настраивать и управлять одним или несколькими файловыми серверами, т. е. серверами, предоставляющими центральные расположения в вашей сети, где вы можете хранить файлы и делиться ими с пользователями. Если вашим пользователям нужен доступ к одним и тем же файлам и приложениям или если для вашей организации важно централизованное резервное копирование и управление файлами, вам следует настроить один или несколько серверов в качестве файлового сервера, установив роль файловых служб и служб хранения и соответствующие службы ролей. .

Роль файловых служб и служб хранилища и служба роли служб хранилища устанавливаются по умолчанию, но без каких-либо дополнительных служб ролей. Эта базовая функциональность позволяет вам использовать диспетчер серверов или Windows PowerShell для управления функциями хранения ваших серверов. Однако для настройки файлового сервера или управления им следует использовать мастер добавления ролей и компонентов в диспетчере серверов или командлет Windows PowerShell Install-WindowsFeature для установки дополнительных служб ролей файловых служб и служб хранилища, таких как службы ролей, обсуждаемые в этом разделе. .

Практическое применение

Администраторы могут использовать роль файловых служб и служб хранения для настройки и управления несколькими файловыми серверами и их возможностями хранения с помощью диспетчера серверов или Windows PowerShell. Некоторые из конкретных приложений включают следующее:

Пространства для хранения. Используйте для развертывания отказоустойчивого и масштабируемого хранилища высокой доступности с использованием экономичных стандартных дисков.

Перенаправление папок, автономные файлы и перемещаемые профили пользователей. Используйте для перенаправления пути к локальным папкам (например, папке «Документы») или всего профиля пользователя в сетевое расположение с локальным кэшированием содержимого для повышения скорости и доступности.

Рабочие папки. Используйте, чтобы пользователи могли хранить и получать доступ к рабочим файлам на личных компьютерах и устройствах, помимо корпоративных компьютеров. Пользователи получают удобное место для хранения рабочих файлов и доступа к ним из любого места. Организации сохраняют контроль над корпоративными данными, сохраняя файлы на централизованно управляемых файловых серверах и при необходимости указывая политики пользовательских устройств (например, шифрование и пароли блокировки экрана). Рабочие папки — это новая служба ролей в Windows Server 2012 R2.

Дедупликация данных — используйте, чтобы уменьшить требования к дисковому пространству для ваших файлов, экономя деньги на хранилище.

Целевой сервер iSCSI — используется для создания централизованных программно-независимых и аппаратно-независимых дисковых подсистем iSCSI в сетях хранения данных (SAN).

Диспетчер серверов — используйте для удаленного управления несколькими файловыми серверами из одного окна.

Windows PowerShell Используйте для автоматизации управления большинством задач администрирования файловых серверов.

Новые и измененные функции

Информацию о новых функциях файловых служб и служб хранилища в Windows Server 2016 см. в разделе Что нового в хранилище в Windows Server 2016.

В следующей таблице описаны некоторые из основных изменений в функциях файловых служб и служб хранилища, доступных в Windows Server 2012 R2.

< tr >

Функция/функциональность	Новый или обновленный?	Описание
Рабочие папки	Новое	Предоставляет пользователям согласованный способ доступа к своим рабочим файлам со своих персональных компьютеров и устройств. Дополнительные сведения см. в разделе Рабочие папки.
Блок сообщений сервера	Обновлено	Усовершенствования включают автоматическую перебалансировку клиентов масштабируемого файлового сервера. , улучшена производительность SMB Direct и улучшены сообщения о событиях SMB. Дополнительную информацию см. в разделе Что нового в SMB.
Места для хранения	Обновлено	Усовершенствования включают уровни хранения SSD и HDD, SSD Кэш с обратной записью, поддержка пространства четности для отказоустойчивых кластеров, поддержка двойной четности и значительное сокращение времени восстановления пространства хранения. Для получения дополнительной информации см. Новые возможности дисковых пространств.
Репликация DFS	Обновлено	Усовершенствования включают клонирование базы данных для значительного повышения производительности во время начальная синхронизация, модуль Windows PowerShell для репликации DFS, новый поставщик WMI для репликации DFS, более быстрая репликация при подключениях с высокой пропускной способностью, восстановление конфликтных и ранее существовавших данных, а также поддержка восстановления поврежденных баз данных без неожиданной потери данных. Дополнительную информацию см. в разделе Что нового в репликации DFS и пространствах имен DFS.
Целевой сервер iSCSI	Обновлено	Обновления включают улучшения виртуального диска , улучшения управляемости в размещенном или частном облаке, а также улучшенная оптимизация, обеспечивающая кэширование на уровне диска. Дополнительные сведения см. в разделе Что нового в iSCSI Target Server.

В следующей таблице описаны некоторые основные изменения в функциях файловых служб и служб хранилища, которые доступны в Windows Server 2012.

< tr >

Функция/функциональность	Новый или обновленный?	Описание
Дедупликация данных	Новое	Экономит место на диске за счет сохранения одной копии идентичных данных на томе.
Целевой сервер iSCSI	Новый	Предоставляет блочное хранилище для других серверов и приложений в сети с использованием стандарта Internet SCSI (iSCSI).
Пространства хранения и пулы хранения	Новое	Позволяет виртуализировать хранилище, группируя стандартные отраслевые диски в пулы хранения, а затем создавая пространства хранения из доступной емкости в хранилище. пулы.
Унифицированное удаленное управление файловыми службами и службами хранения в диспетчере сервера	Новое	Позволяет удаленно управлять несколькими файловыми серверами , включая службы ролей и хранилище, в одном окне.
Командлеты Windows PowerShell для файловых служб и служб хранилища	Новое	п предоставляет командлеты Windows PowerShell для выполнения большинства задач администрирования файловых серверов и серверов хранения.

Дополнительную информацию о новых возможностях файловых служб и служб хранения и связанных с ними технологиях см. в следующих разделах.

Дедупликация данных

Используя службу роли дедупликации данных для уменьшения количества повторяющихся блоков данных в хранилище, вы можете хранить гораздо больше данных в заданном объеме хранилища, чем это было возможно в предыдущих выпусках, в которых использовалось хранилище единых экземпляров (SIS) или Сжатие файловой системы NTFS.Файловые серверы общего назначения обычно могут уменьшить использование емкости хранилища в соотношении 2:1 (например, файлы, которые ранее использовали 1 ТБ, будут использовать 500 ГБ после дедупликации данных). Серверы, на которых размещаются данные виртуализации (например, файлы VHD), часто снижают использование емкости хранилища в соотношении 20:1, что уменьшает объем данных с 1 ТБ до 50 ГБ.

Дедупликация данных отличается высокой масштабируемостью, эффективностью использования ресурсов и ненавязчивостью. Он может одновременно работать с десятками больших объемов первичных данных, не затрагивая другие рабочие нагрузки на сервере. Низкое влияние на рабочие нагрузки сервера поддерживается за счет регулирования потребляемых ресурсов ЦП и памяти. Используя задания дедупликации данных, вы можете запланировать запуск дедупликации данных, указать ресурсы для дублирования и настроить выбор файлов. Целостность и возможность восстановления данных максимально повышены с помощью контрольной суммы и других алгоритмов с использованием выборочной избыточности.

В сочетании с BranchCache те же методы оптимизации применяются к данным, которые передаются по глобальной сети в филиал. Это приводит к ускорению загрузки файлов и снижению потребления полосы пропускания.

Какую ценность добавляет это изменение?

Дедупликация данных использует фрагментацию и сжатие переменного размера, что в совокупности обеспечивает коэффициент оптимизации хранилища 2:1 для обычных файловых серверов и до 20:1 для данных виртуализации.

Что работает иначе?

Windows Server 2012 включает дедупликацию данных в качестве службы роли, которую можно установить и управлять с помощью диспетчера серверов или командлетов Windows PowerShell. Настройки по умолчанию могут быстро уменьшить объем хранилища, используемого вашими данными. Вы можете точно настроить параметры, чтобы увидеть больше преимуществ, или использовать командлеты Windows PowerShell для создания сценариев, которые будут запускать оптимизацию хранилища, когда и где вы этого хотите.

Дополнительную информацию см. в разделе Дедупликация данных.

Целевой сервер iSCSI

iSCSI Target Server предоставляет блочное хранилище для других серверов и приложений в сети с использованием стандарта Internet SCSI (iSCSI). В сочетании с другими постоянно доступными технологиями в Windows Server 2012 iSCSI Target Server обеспечивает постоянно доступное хранилище, которое ранее было доступно только на дорогих высокопроизводительных устройствах сети хранения данных (SAN).

Какую ценность добавляет это изменение?

Сетевая или бездисковая загрузка Используя загрузочные сетевые адаптеры или программный загрузчик, вы можете развернуть сотни бездисковых серверов. При использовании iSCSI Target Server развертывание выполняется быстро (при тестировании Microsoft 256 компьютеров были развернуты за 34 минуты). Используя разностные виртуальные жесткие диски, вы можете сэкономить до 90 % дискового пространства для образов операционной системы. Это идеально подходит для крупных развертываний идентичных образов операционных систем, таких как ферма серверов, на которой работает Hyper-V или кластеры высокопроизводительных вычислений (HPC).

Хранилище серверных приложений Некоторым приложениям (например, Hyper-V и Exchange Server) требуется блочное хранилище, которое представляет собой необработанное хранилище, которое отображается для приложений как неформатированный диск, готовый для непосредственного управления приложением. iSCSI Target Server может предоставить этим приложениям постоянно доступное блочное хранилище. Поскольку хранилище доступно удаленно, iSCSI Target Server также может консолидировать блочное хранилище для центральных офисов или филиалов.

Гетерогенное хранилище iSCSI Target Server поддерживает инициаторы iSCSI в операционных системах, отличных от Windows, что упрощает совместное использование хранилища в гетерогенной среде.

Лабораторные среды для разработки, тестирования и демонстрации С помощью iSCSI Target Server любой компьютер под управлением Windows Server 2012 может быть доступным по сети блочным устройством хранения. Это полезно для тестирования приложений перед развертыванием на устройстве хранения SAN.

Что работает иначе?

В Windows Server 2012 функции управления iSCSI Target Server перемещаются из отдельной загрузки в часть операционной системы Windows Server. Вы можете использовать диспетчер серверов или командлеты Windows PowerShell для установки, настройки и управления целевым сервером iSCSI. В Windows Server 2012 также внесены изменения в модель ресурсов кластеризации, которые улучшают масштабируемость и позволяют большему числу инициаторов подключаться к целевым серверам.

Для получения более подробной информации см. Целевой сервер iSCSI.

Места для хранения

Пространства хранения — это подсистема хранения, входящая в состав Windows, которая позволяет группировать стандартные для отрасли диски (например, диски Serial ATA или Serial Attached SCSI) в один или несколько пулов хранения, а затем создавать виртуальные диски, известные как «пространства хранения». из доступной емкости в пулах хранения. Пространства хранения обеспечивают отказоустойчивые возможности виртуализации хранилища для важных для бизнеса виртуальных или физических развертываний, включая развертывания на масштабируемых многоузловых серверах.

После того, как вы сгруппируете физические диски в пулы носителей, вы можете создавать виртуальные диски из доступной емкости без индивидуального управления каждым физическим диском. Такое объединение дисков позволяет создавать высокопроизводительные, отказоустойчивые и экономичные решения для хранения данных. В Windows Server вы можете использовать пулы носителей с дисковыми пространствами или с подсистемами хранения сторонних производителей, включая подсистемы, использующие стандарт SMI-S.

Какую ценность добавляет это изменение?

Пространства для хранения сокращают затраты на администрирование за счет сокращения времени, затрачиваемого администраторами на подготовку хранилища. Они также упрощают задачи администрирования, позволяя администраторам, не являющимся профессионалами в области хранения данных, настраивать отказоустойчивые и высокодоступные хранилища и управлять ими. Storage Spaces также позволяет сократить расходы на оборудование, используя стандартные отраслевые диски для отказоустойчивого хранилища с высокой доступностью.

Что работает иначе?

При использовании пулов носителей вместо индивидуального управления каждым диском вы добавляете физические диски в один или несколько пулов, а затем создаете виртуальные диски из доступной емкости. Затем вы создаете тома на виртуальных дисках, как если бы они были физическими дисками.

Единое удаленное управление файловыми службами и службами хранилища в диспетчере серверов

Роль «Файловые службы и службы хранения» в диспетчере серверов позволяет удаленно управлять несколькими файловыми серверами из единого окна в Windows Server 2012 R2 или Windows Server 2012, включая службы ролей и хранилище. На странице «Файловые службы и службы хранения» в диспетчере сервера представлены следующие разделы для управления всеми серверами под управлением Windows Server 2012 R2 или Windows Server 2012, которые были добавлены в диспетчер серверов:

Серверы Управляйте основными функциями сервера на серверах под управлением Windows Server 2012 R2, Windows Server 2012, Windows Server 2008 R2 или Windows Server 2008. Вы можете использовать страницу «Серверы» для выполнения таких задач, как перезапуск серверов и запуск инструментов администрирования.

Пулы носителей Управляйте пулами носителей, включая физические диски, входящие в состав пулов, и виртуальные диски, созданные из доступной емкости в пулах.

Тома Управление томами, включая сканирование на наличие ошибок файловой системы, расширение томов и настройку дедупликации данных.

Общие ресурсы Управление общими ресурсами SMB и NFS, включая создание новых общих ресурсов и настройку квот.

Виртуальные диски iSCSI Управление виртуальными дисками iSCSI, включая создание новых виртуальных дисков и целей iSCSI.

Какую ценность добавляет это изменение?

Управление несколькими файловыми серверами и технологиями файловых серверов из единого окна диспетчера серверов позволяет администраторам работать более эффективно и получать более полное представление об управляемых ими серверах, поэтому управлять несколькими серверами становится так же просто, как управлять одним.

Что работает иначе?

До Windows Server 2012 управление несколькими файловыми серверами означало использование удаленного рабочего стола для подключения к каждому серверу или открытие нескольких экземпляров консоли администрирования (по одному на каждый сервер). В Windows Server 2012 R2 и Windows Server 2012 диспетчер серверов можно использовать для выполнения многих функций, предоставляемых следующими автономными консолями управления:

Общий доступ и управление хранилищем

Диспетчер ресурсов файлового сервера (квоты и назначение свойств управления папками общим файловым ресурсам)

Программная цель Microsoft iSCSI (недоступно в Windows Server 2012)

Диспетчер хранилища для SAN (недоступно в Windows Server 2012)

В дополнение к интегрированным функциям вы можете использовать меню «Инструменты» в диспетчере серверов для запуска инструментов администрирования на любом из управляемых серверов, включая управление DFS, диспетчер ресурсов файлового сервера и службы для сетевой файловой системы (NFS).< /p>

Хотя роль файловых служб и служб хранения в диспетчере серверов не поддерживает полное управление серверами под управлением Windows Server 2008 R2 или Windows Server 2008, вы можете добавить эти серверы в диспетчер серверов и использовать страницы Серверы и Все серверы для просмотра сведений о них. серверы и запустить инструменты администрирования. Дополнительные сведения см. в разделе Управление серверами нижнего уровня под управлением Windows из диспетчера серверов в Windows Server 2012.

Командлеты Windows PowerShell для файловых служб и служб хранилища

Windows Server 2012 R2 и Windows Server 2012 включают командлеты Windows PowerShell для выполнения большинства задач администрирования файловых серверов и серверов хранения.

Какую ценность добавляет это изменение?

Обширные командлеты Windows PowerShell позволяют администраторам автоматизировать общие административные задачи с помощью сценариев Windows PowerShell.

Что работает иначе?

Вместо использования различных оснасток или разрозненных утилит командной строки администраторы могут управлять своими серверами с помощью командлетов и сценариев Windows PowerShell. Windows Server 2012 R2 и Windows Server 2012 включают командлеты Windows PowerShell для управления следующими технологиями файлов и хранилищ.

Хотя электронная система хранения документов может решить проблемы и проблемы с местом для хранения, связанные с картотечными шкафами, у нее есть свои проблемы. Главной проблемой является организация, особенно когда у многих людей есть доступ для редактирования, например, на сетевых серверах.

Ниже вы найдете советы, которые помогут вам лучше организовать папки с файлами на сетевых серверах.

Общение. Важно привлечь все соответствующие стороны и отделы в офисе, чтобы сначала обсудить проблемы, связанные с небрежным или иным образом некачественным управлением документами на сетевом сервере. Плохая организация приводит к неэффективному поиску и рабочему процессу, а также к несоответствиям и нерациональному использованию сетевого пространства. Открытое общение между всеми сторонами поможет установить строгие правила и общие ожидания и является важной отправной точкой.
Просмотрите текущую организацию данных. Трудно разработать организованную систему файловых папок на сетевом сервере, если у вас нет четкого представления о текущем состоянии вашей организации данных. Посмотрите на существующие общие пространства и файлы, определите, насколько эффективны (или неэффективны) текущие процессы управления документами и рабочими процессами, и посмотрите, где можно внести изменения.
Используйте ярлыки. Ярлыки позволяют отдельным сотрудникам быстро подключаться к файлам на сетевом сервере, не создавая несколько копий одного и того же файла. Кроме того, удаление ярлыка (преднамеренное или случайное) не влияет на исходный файл, который безопасно хранится на сетевом сервере.
Используйте короткие имена файлов. Более короткие имена файлов не только облегчают поиск файлов, но и позволяют избежать неизбежного увеличения длины файлов, хранящихся в нескольких подпапках.
Описывайте папки. Вы должны быть краткими и по существу, но также и описательными. Не жертвуйте ясностью, чтобы ваши имена файлов были короткими. Имена папок важны для разделения файлов на более мелкие, простые в управлении и легко идентифицируемые элементы.

Для некоторых организаций хорошей отправной точкой может быть разбивка папок по отделам, например "Маркетинг", "Финансы" и "Отдел кадров". В каждой из этих применимых папок вы можете создавать подпапки с определенными названиями, которые позволяют вам сосредоточиться на отдельных проектах или обязанностях. Например, папка "Кадры" может содержать подпапки "Заработная плата", "Вознаграждения для сотрудников", "Зачисление в систему здравоохранения" и другие соответствующие заголовки.

Опасности плохой организации файлов

Неорганизованная файловая система может привести к хаосу в офисе. Прежде всего, отсутствие руководящих принципов центральной организации оставляет открытой дверь для путаницы, дублирования и потери данных. Когда любой сотрудник может получить доступ к любому файлу из любого места без каких-либо указаний, файлы могут быть перемещены, переименованы или случайно удалены.

Система управления документами

Система управления документами – это простая программа, которая упрощает для вашей компании хранение и отслеживание электронных документов на сетевом сервере. Обычная система управления документами не только помогает вам систематизировать документы, но и помогает избежать ошибок, связанных с плохой организацией процесса. Среди наиболее заметных преимуществ программного обеспечения для управления документами можно выделить следующие моменты:

Доступ к облаку: сотрудники могут загружать и загружать документы в любое время, при этом разрешая управление версиями и разрешениями, чтобы избежать несанкционированного доступа и недопустимых изменений/дублирования.
Разумная организация: по мере роста вашей компании управление файлами будет становиться все сложнее. Системы управления документами позволяют легко устанавливать категории, теги и рейтинги для быстрого и легкого поиска файлов.
Привлекательный пользовательский интерфейс: ваши сотрудники не должны чувствовать себя перегруженными во время взаимодействия с управлением файлами, а хорошая система управления документами упрощает навигацию и поиск.
Поддержка универсального формата: тот факт, что сегодня широко распространен один тип расширения файла, не означает, что ваша компания использует только его.

Поддержка универсальных форматов позволяет вашим сотрудникам управлять несколькими форматами файлов без каких-либо проблем.

Свяжитесь с Tri-Copy сегодня, чтобы получить бесплатную консультацию по всем вопросам, связанным с печатью вашей компании. Tri-Copy предлагает выгодные предложения на копировальные аппараты и принтеры, услуги управляемой печати, решения для почтовых рассылок, управляемые ИТ и многое другое.

Настройте точную и простую в навигации систему, которая позволит вашей команде работать без сбоев из любого места без снижения производительности.

Если вы не используете облачный общий диск, пришло время рассмотреть возможность внесения изменений.

При структурировании или реструктуризации вашей файловой системы необходимо преследовать три цели: сделать файлы удобными для хранения, легко находимыми и удобными для повторного использования.

Найти нужные инструменты и программное обеспечение, отвечающие потребностям вашей компании, – важный шаг.

После того как вы настроите эффективную систему, вернитесь к своим предыдущим файлам, чтобы реорганизовать и обновить их по мере необходимости.

От самой маленькой компании до крупнейшей организации, скорее всего, вы храните файлы своей команды на общем диске, на физическом сервере в офисе или в облаке. Но если вы не используете облачный общий диск, возможно, пришло время подумать о внесении изменений. В сегодняшнем быстро меняющемся бизнес-пространстве и переходе к удаленной работе и распределенным командам крайне важно настроить точную и простую в навигации систему, которая позволит вашей команде работать бесперебойно из любого места без снижения производительности.< /p>

Стратегии ведения малого бизнеса B2B во время коронавируса

С учетом того, что несколько человек имеют доступ к вашему общему диску, ежедневно изменяя, добавляя и даже реорганизуя его, как вы поддерживаете его организованность и логику, чтобы члены команды могли быстро получать доступ к тому, что им нужно, и работать? эффективно?

Облегчение хранения ваших файлов. Хорошо продуманный и доведенный до сведения процесс присвоения имен и регистрации позволит избежать организационных несоответствий.

Облегчение поиска ваших файлов. Если ваша первая цель будет выполнена успешно, ваша команда будет иметь гораздо более гладкий процесс поиска файлов, что позволит избежать напрасной траты времени и усилий на поиск или воссоздание уже существующих файлов.

Предоставление файлов для повторного использования. Часто шаблоны для писем, кампаний, шаблонных копий, исследований и т. д. необходимо повторно использовать или пересматривать. Заблаговременное создание этих шаблонов значительно сократит время, затрачиваемое на проекты.

Мы составили руководство с советами и стратегиями, которые помогут оптимизировать вашу систему обмена файлами и организации, учитывая эти три цели.

91 % сотрудников были бы более эффективны в течение рабочего дня, если бы рабочее пространство было лучше организовано.

Установление правил и процессов

Прежде чем предоставить доступ к диску сотрудникам или коллегам, решите, какие политики следует внедрить.

Назначьте администратора, который будет контролировать, кто имеет доступ к просмотру, редактированию или удалению файлов на общем диске вашей компании.

Не делитесь учетными записями облачного хранилища между несколькими членами команды. У каждого должен быть свой аккаунт. Это обеспечит необходимую ответственность в случае пропажи файлов или неправильного хранения файлов.

Всегда сохраняйте файлы непосредственно на общий диск, а не на свой компьютер, чтобы самые последние версии могли быть доступны в любое время всем, кто в них нуждается. Например, если кто-то болеет, вся его работа должна быть легко доступна тому, кто ее заменяет.

По возможности работайте с файлом непосредственно с диска, а не сохраняйте копию на устройстве, что потребует дополнительного шага повторной загрузки измененного файла на диск или, что еще хуже, приведет к отсутствию файлов.

Распределение обязанностей. В каждом подразделении должен быть назначен человек, ответственный за мониторинг общего диска, поддержание файловой структуры, создание новых папок верхнего уровня и, при необходимости, наблюдение за периодической очисткой электронных записей.

Настройка соглашения об именах и организации

Внедрите и поддерживайте иерархию папок и правила именования файлов и папок на вашем диске. Не слишком усложняйте файловую систему, делая иерархию или структуру более сложной, чем это необходимо. Он должен быть организован, но максимально простым и понятным.

Будьте краткими. Имена файлов должны быть четкими и точными.

Для дат используйте согласованный формат, обеспечивающий сохранение файлов в хронологическом порядке. Для этой цели обычно подходит формат ГГГГММДД или ГГММДД.

Называйте файлы последовательно, подробно и описательно. Вместо того, чтобы называть файл «презентация клиента», назовите его «новая_клиентская_презентация_версия_1». Таким образом, вы сможете легко определить нужный файл, а поиск файла с большей вероятностью приведет к нужному файлу.

Подчеркивания (имя файла) или тире (имя файла) работают лучше, чем пробелы (имя файла).

При работе с Photoshop, Adobe Illustrator, Sketch или другими многоуровневыми проектами создавайте единую структуру папок для ресурсов, файлов экспорта и т. д. В каждом проекте должна использоваться одинаковая структура папок, чтобы каждый мог разобраться в проекте.

Всякий раз, когда есть файлы, такие как логотипы компаний, которые должны использоваться многими людьми и во многих проектах, поместите их в корневую папку, и все связанные файлы должны быть связаны с ними.Это означает, что если вам когда-либо понадобится изменить свой бренд, слоган или исправить ошибку в логотипе, это можно легко обновить в файлах проекта без необходимости физически открывать каждый файл и заменять обложку.

Создавайте (и используйте) папки Final, Draft и Archive, чтобы ваша команда всегда работала с правильной версией. В качестве альтернативы используйте программное обеспечение со встроенным контролем версий.

Просмотреть существующие данные

Теперь, когда вы настроили эффективную систему, вернитесь к своим предыдущим файлам, чтобы реорганизовать и обновить их по мере необходимости.

Инструменты для организации

Приобретение правильных инструментов и программного обеспечения для удовлетворения потребностей вашей компании может показаться сложной задачей, но это очень важная задача. При рассмотрении вариантов обязательно ищите функции, которые лучше всего соответствуют потребностям вашего бизнеса. Здесь мы выделили несколько наших любимых вариантов.

Слияние

Наш любимый инструмент здесь, в CPL, Confluence позволяет вам создавать, сотрудничать и организовывать всю свою работу в одном месте с помощью:

Надежная библиотека шаблонов, охватывающая все: от бизнес-стратегии и дизайна до управления персоналом, продуктов и проектов, производительности, разработки программного обеспечения и многого другого.

Удобный и интуитивно понятный интерфейс позволяет легко организовать все наши деловые файлы в одном месте.

Успокойтесь благодаря личному сайту, защищенному проверенными в отрасли средствами безопасности, средствами контроля конфиденциальности, шифрованием данных и соблюдением нормативных требований.

Безупречная совместная работа, которая позволяет вашей команде работать над файлами и проектами вместе с редактированием в реальном времени.

G Suite

Похоже на законченное бизнес-решение, G Suite интегрирует в вашей компании общий доступ к файлам, календари, электронную почту и многое другое.

Совместная работа над файлами в режиме реального времени с помощью Google Docs, Sheets и Slides.

Получите доступ к неограниченному хранилищу для обеспечения роста вашей компании.

iGoogle Диск поддерживает управление версиями, архивирование и защиту от потери данных.

Ваши данные, устройства и пользователи защищены, а резервные копии всех ваших файлов автоматически сохраняются в облаке.

Creative Propulsion Labs использует Google Диск для организации и совместной работы с другими командами, используя четкую общую файловую систему.

OneDrive

Эта служба размещения и синхронизации файлов управляется корпорацией Майкрософт как часть ее веб-версии Office и позволяет легко хранить и обмениваться фотографиями, видео, документами и многим другим.

Синхронизировать файлы между облаком и локальной папкой.

Доступ к файлам с нескольких устройств благодаря клиентскому программному обеспечению, доступному практически для любой платформы.

Защита резервных копий файлов от программ-вымогателей с возможностью восстановления ранее сохраненных версий из облака.

Обменивайтесь файлами, изображениями, документами и целыми папками со своей командой.

Интеграция OneDrive с Microsoft Teams создает пространство, в котором члены команды могут общаться, сотрудничать, хранить файлы и получать к ним доступ.

Коробка

Box – это облачная платформа, которая позволяет предприятиям безопасно хранить, совместно использовать и управлять всеми корпоративными файлами.

Малый бизнес может совместно работать над любым документом или мультимедийным файлом.

Поддерживает более 200 типов файлов, включая PowerPoint, электронные таблицы, PDF-файлы, изображения, видео и аудиофайлы.

Позволяет упорядочивать файлы, используя знакомую структуру, которую легко настроить, и позволяет приглашать коллег просматривать папки и настраивать их уровень доступа.

Дропбокс

Другая платформа с удобным интерфейсом и облачным хранилищем для управления документами в вашем офисе. Dropbox интегрируется с Office 365 и предлагает множество функций.

Предоставляет 2 ТБ хранилища для стандартной версии, которую можно увеличить до неограниченного хранилища.

Бизнес-функции включают резервное копирование файлов, восстановление, инструменты администрирования и двухэтапную аутентификацию.

Позволяет создавать группы для управления доступом к файлам и папкам.

Очистить иерархию папок.

Интернет-приложения и мобильные приложения.

Применив эти стратегии, вы можете использовать любое программное обеспечение для организации файлов с уверенностью, что ваш общий диск останется организованным и эффективным.

Читайте также: