Как объединить почту на компьютере и телефоне

Обновлено: 05.07.2024

Mail Merge – это приложение для Android, которое позволяет отправлять персонализированные и индивидуальные электронные письма нескольким контактам, используя шаблон электронной почты и данные контакта. Данные каждого контакта хранятся в полях, принадлежащих группе. Эти поля используются для настройки шаблонов электронной почты. При отправке электронных писем приложение «объединяет» данные от каждого контакта с шаблонами электронной почты для создания индивидуально персонализированных электронных писем. Электронные письма отправляются напрямую с использованием учетных записей электронной почты, настроенных в приложении.

Mail Merge Lite – это версия приложения Mail Merge с поддержкой рекламы. Mail Merge Lite ограничивает вас 10 контактами. Чтобы использовать приложение без ограничений, обновите его до полной версии Mail Merge в магазинах Google Play или BlackBerry World.

ОБНОВЛЕНИЕ. С июня 2017 года Google заблокировал OAuth на основе веб-просмотра, поэтому Gmail OAuth в настоящее время не поддерживается.

Чтобы отправлять электронные письма, вам потребуется настроить учетные записи электронной почты в приложении. Приложению нужны только настройки SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) для отправки электронных писем. Он не читает входящие письма, поэтому его нельзя использовать для получения писем. ~~Вы можете настроить учетную запись Gmail для отправки электронных писем с использованием~~ протокола OAuth 2.0. OAuth позволяет отправлять электронные письма, используя вашу учетную запись Gmail, не вводя пароль Gmail. Вы можете отозвать доступ на странице своего аккаунта Google.

Вы также можете настроить любую учетную запись электронной почты, которая разрешает доступ к SMTP, используя настройки SMTP-сервера и учетные данные электронной почты. Пароль зашифрован для обеспечения безопасности на устройстве. Вы можете удалить учетную запись электронной почты, нажав и удерживая учетную запись на экране со списком учетных записей электронной почты.

После создания группы вы можете переименовать группу или ее поля, нажав и удерживая группу на экране списка групп. После того, как вы создали шаблоны с использованием полей группы, не меняйте впоследствии имена полей в группе. Изменение имен полей в группе сделает недействительными существующие шаблоны, содержащие старые имена полей. Если вы меняете имена полей, обязательно вручную обновите эти шаблоны новыми именами полей.

Вы можете экспортировать контакты в группу, нажав и удерживая группу на экране списка групп. Введите имя файла CSV и нажмите «Экспорт». По умолчанию файлу присваивается имя группы, и он сохраняется в папке «Mail_Merge» в каталоге внешнего хранилища устройства (обычно /mnt/sdcard/Mail_Merge).

Вы также можете удалить группу, нажав и удерживая группу на экране списка групп. При удалении группы будут удалены все контакты и шаблоны, принадлежащие этой группе.

Контакты используются для хранения информации о получателях электронной почты для персонализации их электронных писем. Каждый контакт принадлежит группе. Контакт состоит из адреса электронной почты, имени получателя и 10 полей, принадлежащих группе. Все данные являются необязательными, кроме адреса электронной почты. При создании контакта он всегда назначается группе. Адрес электронной почты контакта уникален в пределах группы. Вы можете либо создать контакт вручную, либо импортировать их с устройства. Вы можете импортировать контакты с устройства как по отдельности, так и все сразу. Когда вы импортируете контакт по отдельности, вы можете выбрать каждое значение с устройства и назначить его одному из 10 полей в группе. При импорте нескольких контактов вы можете сопоставить поля контакта с устройства с полями контакта в группе. Контакты устройства с несколькими адресами электронной почты будут перечислены отдельно. Нажмите и удерживайте любой контакт устройства в списке, чтобы выбрать все или отменить выбор всех контактов в списке.

Вы можете просматривать импортированные контакты по каждой группе или по всем группам. Вы можете редактировать значения полей контакта. Вы также можете переназначить контакт из одной группы в другую. При изменении адреса электронной почты или переназначении контакта из одной группы в другую приложение будет обеспечивать уникальность адресов электронной почты в каждой группе. Вы можете удалить контакт из группы, нажав и удерживая его в списке контактов.

Шаблон создает электронное письмо. Он состоит из темы и тела письма. Вы можете создать шаблоны для отправки 3 типов электронных писем — текстовое письмо, электронное письмо в формате HTML и электронное письмо в формате HTML с альтернативным текстом (для отображения в почтовых клиентах, отличных от HTML). При создании шаблона вы назначаете группу, которую нельзя изменить позже. Группа предоставляет шаблон с 10 полями, которые содержат данные контакта. Вы можете вставить 10 полей в любом месте темы или тела шаблона, чтобы персонализировать электронные письма. В дополнение к 10 полям вы также можете использовать адрес электронной почты контакта, имя и текущую дату устройства (в разных форматах) для персонализации электронных писем. Когда вы вставляете поле в шаблон, приложение размещает его по обе стороны от имени поля. Приложение использует эти теги для идентификации полей и заменяет их данными контакта при отправке электронных писем.Если значение поля для определенного контакта пусто, оно не будет вставлено в исходящее электронное письмо.

Вы можете просматривать и редактировать шаблоны после их создания. Вы также можете изменить их тип с обычного текста на HTML или наоборот. Вы можете удалить шаблон, нажав и удерживая шаблон на экране списка. После того, как вы создали шаблоны с использованием полей группы, не меняйте впоследствии имена полей в группе. Изменение имен полей сделает недействительными существующие шаблоны, содержащие старые имена полей. Если вы меняете имена полей, обязательно вручную обновите эти шаблоны новыми именами полей.

Шаблоны электронной почты можно легко создавать, копируя и вставляя текст из других источников на устройстве. Приложение автоматически сохраняет шаблон при выходе из редактора с помощью клавиши «Назад». Вы можете нажать кнопку "Отмена" и отказаться от изменений, не сохраняя их.

После того как вы создали учетные записи электронной почты, группы, контакты и шаблоны, вы готовы отправлять электронные письма! Вы увидите каждую группу, указанную на главном экране, с ее количеством контактов и шаблонов. Нажмите на группу и выберите учетную запись электронной почты, которую хотите использовать. Затем выберите шаблон электронной почты, который вы хотите отправить. Затем выберите контакты, которые вы хотите отправить по электронной почте. Нажмите и удерживайте любой контакт в списке, чтобы выбрать все или отменить выбор всех контактов в списке. Как только вы подтвердите, что действительно хотите отправить все эти электронные письма, вы увидите, что они отправляются одно за другим! Проверяйте отправленные элементы в своей учетной записи электронной почты, чтобы просматривать отправленные электронные письма и управлять ими.

Сообщения электронной почты, отправленные приложением, не сохраняются на устройстве. Они сохраняются в отправленных элементах вашей учетной записи электронной почты. Пожалуйста, проверьте папку отправленных сообщений вашей учетной записи электронной почты, чтобы просматривать и управлять отправленными электронными письмами. Вы можете сохранить журнал электронной почты (дата, время, учетная запись электронной почты, группа, шаблон и получатели), выбрав опцию «Сохранить журнал электронной почты» при отправке электронных писем. Файлы журнала называются «Emails_Sent_YYYY-MM-DD_HH-MM.log» и сохраняются в папке «Mail_Merge» во внешнем каталоге хранилища устройства (обычно /mnt/sdcard/Mail_Merge).

Вы не сможете напрямую импортировать контакты из CSV-файла в приложение в версии 1.0, однако вы можете импортировать контакты из CSV-файла в Gmail, а затем импортировать их из Gmail в приложение.

Вы не сможете импортировать шаблон непосредственно из текстового файла в приложение в версии 1.0, однако вы можете открыть текстовый файл в текстовом редакторе на устройстве, а затем скопировать/вставить его содержимое в шаблон в приложение.

Используйте следующие ссылки для создания HTML-шаблонов на ПК, синхронизируйте файлы шаблонов с мобильным устройством и скопируйте/вставьте их в слияние:

Вы можете удалить все данные, хранящиеся в приложении (учетные записи электронной почты, группы, контакты и шаблоны), в меню "Настройки".

Получатели слияния обычно поступают из списка имен и данных в существующем списке, таком как электронная таблица Excel или список контактов Outlook. Существующий список также может быть любой базой данных, к которой вы можете подключиться. Если у вас еще нет списка, вы можете ввести его в Word в процессе слияния.

Список или база данных называется источником данных для слияния.

Выберите тип списка, который вы собираетесь использовать в качестве источника данных:

Новый список

Если у вас еще нет источника данных, выберите «Тип нового списка», а затем используйте открывшуюся форму для создания списка. Список сохраняется в виде файла базы данных (.mdb), который можно использовать повторно.

Подробнее о создании нового списка см. в разделе Настройка нового списка рассылки с помощью Word.

Существующий список

Существующий список может быть электронной таблицей Excel, базой данных Access или базой данных другого типа. Чтобы использовать его в качестве источника данных, выберите «Использовать существующий список».

Электронная таблица Excel Электронная таблица Excel хорошо работает в качестве источника данных для слияния, если все данные правильно отформатированы и размещены на одном листе, чтобы их можно было прочитать в Word. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel для слияния почты Word.

База данных Access С помощью Access вы можете выбирать данные из любой таблицы или запроса, определенных в базе данных. Дополнительные сведения см. в статье Использование слияния для отправки данных Access в Word.

Другие файлы базы данных. Чтобы получить доступ к другим типам источников данных, запустите мастер подключения данных:

Перейдите в раздел «Рассылки» > «Выбрать получателей» > «Использовать существующий список», затем выберите «Новый источник», чтобы открыть мастер подключения данных.

Выберите тип источника данных, который вы хотите использовать для слияния, и нажмите кнопку Далее.

Следуйте инструкциям мастера подключения данных, чтобы завершить подключение данных к документу слияния.

Список контактов Outlook

Информацию о контактах можно получить непосредственно из списка контактов Outlook в Word. Чтобы использовать его в качестве источника данных, выберите «Выбрать из контактов Outlook». Дополнительные сведения см. в статье Использование контактов Outlook в качестве источника данных для слияния.

Новый список

Если у вас еще нет источника данных, выберите «Создать новый список», а затем используйте открывшиеся диалоговые окна для создания списка. Список сохраняется в виде файла документа, который можно использовать повторно.

Подробнее о создании нового списка см. в разделе Настройка нового списка рассылки с помощью Word.

Существующие источники данных

Вот несколько примеров источников данных, которые можно использовать для слияния почты в Word.

Таблица Excel

Электронная таблица Excel хорошо подходит в качестве источника данных для слияния. Данные должны быть на одном листе и хорошо отформатированы, чтобы их можно было легко прочитать в Word. Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel для слияния.

Список контактов Outlook

Вы можете получить контактную информацию непосредственно из списка контактов Outlook в Word. См. раздел Экспорт элементов Outlook.

Список контактов Apple

Вы можете экспортировать контакты Apple в электронную таблицу Excel и использовать ее в качестве списка рассылки для слияния.

Можно использовать любой текстовый файл, в котором поля данных разделены (или разделены) символами табуляции или запятыми, а записи данных разделены знаками абзаца.

• Создать новый список

В диалоговом окне "Редактировать поля списка" Word автоматически создает поля для некоторых основных сведений, таких как имя, фамилия и адрес. Если вы хотите добавить новое поле, например поле сообщения, добавьте его сейчас, чтобы вы могли заполнить поле при вводе записи.

В разделе Имя нового поля введите имя поля, которое вы хотите добавить, а затем нажмите + (знак плюса).

Совет. Чтобы изменить порядок полей, выберите поле, которое нужно переместить, а затем используйте стрелки вверх или вниз, чтобы переместить поле.

Когда все поля настроены так, как вы хотите, нажмите «Создать», чтобы создать новый список.

• Использовать существующий список

Перейдите к файлу, который хотите использовать, и выберите "Открыть".

В диалоговом окне "Открыть книгу" выберите лист, который хотите использовать, а затем выполните одно из следующих действий:

Оставьте поле Cell Range пустым, чтобы использовать весь лист.

Введите диапазон ячеек для данных, которые вы хотите использовать.

• Выберите из контактов Outlook

Выберите «Фильтровать получателей», чтобы выбрать получателей, которых вы хотите включить.

В диалоговом окне "Параметры запроса" рядом с полем Список получателей слияния выберите "Полная запись".

В списке контактов выберите контакты, которые вы хотите включить в слияние, и нажмите кнопку ОК.

• Контакты Apple

Выберите «Фильтровать получателей», чтобы выбрать получателей, которых вы хотите включить.

В диалоговом окне "Параметры запроса" в разделе "Контакты группы Apple" выберите группу, которую хотите включить в слияние, и нажмите кнопку "ОК".

• Мастер создания файлов Pro

Перейдите к файлу, который хотите использовать, и выберите "Открыть".

В диалоговом окне "Разделители записей заголовка" выберите разделитель полей для разделения каждого поля данных и разделитель записей для разделения каждой записи данных, а затем нажмите кнопку "ОК".

Вот несколько примеров источников данных, которые можно использовать для слияния почты в Word.

Таблица Excel

Электронная таблица Excel хорошо работает в качестве источника данных для слияния, если все данные находятся на одном листе и данные правильно отформатированы, чтобы их можно было легко прочитать в Word. Дополнительные сведения см. в разделе Подготовка источника данных Excel для слияния

Список контактов Outlook

Вы можете получить контактную информацию непосредственно из списка контактов Outlook в Word, см. раздел Экспорт элементов Outlook .

Список контактов Apple

У вас есть длинный список имен и адресов, на которые нужно отправлять письма? В процессе слияния документ Word объединяется с источником данных для быстрого создания личных писем.

Настройка и выбор типа документа

Чтобы начать процесс слияния, вам сначала нужно выбрать тип документа, который вы хотите создать.

Перейдите на вкладку "Рассылки".
Нажмите кнопку "Начать слияние".
Выберите мастер пошаговой рассылки.

Панель слияния появится справа и готова помочь вам выполнить слияние.

Мастер рассылки перейдет к следующему шагу.

Выберите документ

Следующим шагом является выбор начального документа.

Вы можете использовать текущий документ в качестве основы для слияния или вместо этого выбрать шаблон или существующий документ.

Мастер рассылки перейдет к шагу 3.

Выбрать получателей

Теперь вам нужно выбрать, откуда вы будете получать список адресов. В этом примере используется существующий список из базы данных, но вы также можете выбрать контакты Outlook или вручную создать свой собственный список.

Файл данных получателей слияния может находиться в файле базы данных, электронной таблице Excel, другом документе Word или других типах файлов данных.

В диалоговом окне "Получатели слияния" отображаются адреса, которые будут использоваться. Если вы используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных, вам также может быть предложено выбрать таблицу, содержащую адреса.

Если есть адрес, который вы не хотите использовать, вы можете снять с него флажок.

Мастер рассылки перейдет к шагу 4.

Напишите письмо

После того, как основной документ установлен, а список получателей подключен и отредактирован, вы готовы вставить поля слияния в документ. Поля слияния — это заполнители в документе для уникальной информации из списка получателей.

Когда вы помещаете поле слияния в основной документ, информация из этого поля будет отображаться для документа, уникального для этого получателя.

Нажмите, где хотите получить информацию.
Выберите один из вариантов заполнителя.

Добавить поля слияния можно с помощью мастера или из группы «Записать и вставить поля» на ленте:

Блок адреса: это комбинация полей для вставки имен и адресов получателей.
Строка приветствия. Это комбинация полей для вставки имени получателя в строку приветствия.
Вставить поле слияния. При нажатии этой кнопки появляется список дополнительных полей слияния, которые вы можете вставить.

Мастер рассылки перейдет к шагу 5.

Предварительный просмотр слияния

Иногда бывает полезно увидеть, как будут выглядеть данные после их вставки в документ, а не только просматривать имена полей слияния.

Вы можете легко просмотреть, как будет выглядеть слияние перед завершением слияния. Это рекомендуется для того, чтобы результаты отображались именно так, как вы хотите.

Вы также можете использовать кнопки со стрелками в группе "Просмотр результатов" на ленте.

Нажмите кнопку «Найти получателя» в группе «Результаты предварительного просмотра» или на панели «Слияние», чтобы найти определенного получателя.

Мастер слияния переходит к последнему шагу.

Завершить слияние

После того как вы добавили список получателей и заполнили документ с полями слияния, последним шагом будет завершение слияния путем создания отдельной версии документа для каждого получателя.

Есть несколько способов завершить слияние:

Редактировать отдельные документы: помещает результаты слияния в новый документ. Вы можете редактировать результаты слияния, сохранять и распечатывать их, как и любой другой документ.
Печать документов: объединяет записи и отправляет их непосредственно на принтер.

Вы также можете нажать кнопку "Завершить и объединить" на ленте и выбрать там параметр объединения.

Вам также предоставляется возможность выбрать, какие записи объединять. Вы можете объединить все записи в списке, только отображаемую в данный момент запись или указать диапазон.

Word объединяет основной документ и информацию из источника данных в новый документ Word или объединяет его и отправляет на принтер в зависимости от выбранного вами варианта.

БЕСПЛАТНЫЙ краткий справочник

Бесплатно для распространения с нашей благодарностью; мы надеемся, что вы рассмотрите наше платное обучение.

Слияние писем проще выполнять в Microsoft Publisher, но можно сделать красивое слияние писем в Microsoft Word. Поскольку Microsoft Word просматривает все страницы целиком, а Microsoft Publisher просматривает один экземпляр вашего проекта, в Microsoft Word могут возникнуть некоторые проблемы при слиянии почты.

Мы рассмотрим некоторые из наиболее распространенных проблем и способы их устранения.

1. Штрих-код слияния не работает

Microsoft Word может иногда добавлять лишние пробелы там, где они вам не нужны. Если ваши штрих-коды работают неправильно, проверьте наличие лишних пробелов вокруг объединенного поля. Убедитесь, что все начальные и конечные символы находятся рядом с объединенным полем и не имеют пробелов между ними и объединенным полем.

2. Одна и та же запись повторяется на каждой странице

Наличие нескольких копий одного и того же поля слияния на одной странице может привести к тому, что первая запись будет повторяться во всех экземплярах поля слияния на этой странице. Используйте правило «Следующая запись» рядом с каждым экземпляром поля слияния, которое вы хотите, чтобы Word переместил к следующей записи. Это заставит Word перейти к следующей записи.

3. Начал слияние, но не знаю, что делать дальше

Иногда мастер слияния не запускается автоматически. Если вы перейдете к «Начать слияние» и посмотрите на раскрывающийся список, который появляется, когда вы нажимаете на него, «Пошаговый мастер слияния…» будет последним вариантом. При нажатии на нее откроется мастер слияния, который поможет вам создать слияние.

4. Внизу моего документа есть лишняя страница

Как упоминалось ранее, Word любит вставлять пробелы. Чтобы избавиться от лишней страницы, которая не исчезнет, если вы поместите курсор в начало и нажмете Backspace:

Перейти в режим черновика.
Выделите символ, нарушающий абзац.
Измените размер шрифта на 1.
Измените межстрочный интервал на 0 (возможно, придется использовать 0,06 или аналогичный)

5. Код 39: начальные и конечные звездочки не работают

Используйте круглые скобки вместо звездочек для штрих-кодов Code 39 в Microsoft Word. Звездочки обычно означают, что что-то нужно выделить жирным шрифтом, и это может запутать Microsoft Word. Если вы используете другой шрифт штрих-кода, проверьте, какие альтернативные начальные и конечные символы существуют для вашего штрих-кода.

6. Word объединяет пустые строки в моем файле Excel

Наличие пустых строк в файле Excel может испортить процесс слияния. Если вам нужно оставить пробелы в файле Excel, вы можете просто указать Microsoft Word игнорировать эти пустые строки. Перейдите в раздел «Редактировать список получателей» и снимите флажки с пустых строк. Это укажет Word игнорировать эти пустые строки в Excel.

7. Слияние почты пропускает некоторые записи

Проверьте наличие в документе дополнительных правил следующей записи. Вот пример некоторых проблемных правил:

Вторая следующая запись приведет к пропуску записи. Либо ваши следующие записи должны быть после ваших объединенных полей или перед ними; не меняйте его, так как это может вызвать путаницу. Если у вас есть шаблон, используйте его.

8. Word Mail Merge искажает мои номера

Это проблема соединения между Word и Excel. Word отобразит ваши даты, цены и другие числа в нечетном порядке. Вот как это исправить:

Для версий Word до 2007: Инструменты, Параметры, вкладка Общие. Установите флажок Подтверждать преобразование при открытии
Для Word 2007 и более поздних версий: Кнопка Office, Параметры Word, Дополнительно, внизу Подтверждать преобразование формата файла при открытии
Откройте файл Excel
Когда появится всплывающее окно, нажмите «Показать все» в левом нижнем углу.
Найти DDE для Excel

9. Первая запись работает, но вторая запись не работает в текстовом поле

Нельзя помещать правила (например, правило «Следующая запись») в текстовые поля. Просто как тот. Старайтесь не использовать текстовые поля при объединении почты с несколькими копиями поля слияния на одной странице.

10. Как переместить поле слияния

Перемещение объединенных полей может показаться деликатным вопросом, но на самом деле это ничем не отличается от перемещения обычного текста. Убедитесь, что вы выделили все объединенные поля («>»), включая ’. Вырежьте объединенное поле и вставьте его в нужное место.

Сталкивались ли вы с какими-либо другими проблемами при объединении почты в Microsoft Word?

Вы хотите использовать запуск слияния для печати собственных открыток? Ознакомьтесь с нашими продуктами ниже

Не связано и не одобрено: MICROSOFT WORD и MICROSOFT PUBLISHER являются зарегистрированными товарными знаками MICROSOFT INC.

Читайте также: