Как настроить рабочее место для работы с ЭЦП

Обновлено: 16.05.2024

Приложения для цифровой подписи быстро распространились в офисах и организациях в качестве предпочтительного инструмента для подписания и проверки документов. Цифровые подписи — это удобная онлайн-альтернатива для подписания и проверки документов, которая заменяет старые способы подписания документов собственноручными подписями и печатями утверждения. Цифровые подписи требуют наличия электронного устройства с доступом к Интернету и упрощают подписание и отправку документов удаленно для ведения бизнеса из любого места и в любое время.

Цифровые подписи считаются подходящими для использования в документах, имеющих юридическое значение, и считаются действительным способом утверждения документов физическим лицом.

Почему приложения для цифровой подписи актуальны в наши дни?

Цифровые подписи становятся все более популярными среди организаций, принадлежащих к разным отраслям, поскольку они позволяют им получить определенное конкурентное преимущество. Это связано с тем, что цифровые подписи значительно упрощают процесс сбора, доступа и подписания документов, что составляет огромную часть обязанностей сотрудников в различных типах деловых ассоциаций.

Кроме того, поставщики цифровых подписей, такие как Fill, предоставляют множество дополнительных функций, которые помогают поддерживать, отслеживать и систематизировать документы на рабочем месте.

Как создаются цифровые подписи?

Цифровые подписи довольно просты в использовании, и любой, кто имеет базовые навыки использования смартфонов и компьютеров, может легко это сделать. Цифровые подписи создаются с использованием цифровых ключей, назначенных пользователю поставщиком, который находится в форме шифрования. Цифровой ключ действует как средство доступа к защищенным файлам для подписывающих сторон, а также позволяет поставить подпись на документе.

Приложение для цифровой подписи Fill — одно из ведущих приложений, которое предоставляет услуги цифровой подписи миллионам пользователей по всему миру. У них простой интерфейс, который позволяет пользователям легко перемещаться по приложению и подписывать документы за считанные секунды.

Приложение Fill Digital Signage создано для удобства цифровой подписи как для частных лиц, так и для компаний, чтобы упростить процесс проверки документов. Он поставляется с множеством дополнительных функций, которые помогают вам работать с документами, что упрощает работу с офисными документами.

Почему стоит выбрать «Заполнить»?

Fill — одна из самых востребованных платформ цифровой подписи в мире, и на это есть много веских причин.

Он поставляется с простым интерфейсом, который позволяет всем и каждому подписывать документы в цифровом виде.

Процесс подписания документов с помощью Fill занимает несколько секунд после того, как вы создали с ними цифровую подпись.

Fill предоставляет облачные сервисы, упрощающие хранение документов и доступ к ним, что облегчает жизнь сотрудников.

Fill предоставляет ценную информацию о вашем рабочем процессе, которая помогает оптимизировать подход к работе и повысить производительность.

Fill позволяет избавиться от утомительной бумажной работы, требующей много времени для безопасного управления и хранения в офисных помещениях.

Вещи, которые вам понадобятся для создания цифровой подписи с помощью Fill

Для создания цифровой подписи с помощью Fill вам понадобятся всего две вещи:

Электронное устройство с доступом к Интернету, например смартфон, планшет, ноутбук или настольный компьютер.

Подписка на приложение для цифровой подписи Fill

Как использовать приложение для цифровой подписи Fill?

После подписки на услуги цифровой подписи Fill вам нужно просто войти в созданную учетную запись, а затем выполнить следующие шаги, чтобы начать подписывать документы с помощью цифровых подписей.

Шаг 1. Следуйте пошаговым инструкциям, чтобы создать цифровую подпись с помощью Fill. Потребуется всего несколько минут, чтобы создать цифровой ключ, который позволит вам получить доступ к документам, которые вы загрузите в облако Fill, и подписать их одним нажатием кнопки.

Шаг 2. После создания цифровой подписи войдите в свою учетную запись Fill, в которой вы создали цифровую подпись для подписи документов.

Шаг 3. Загрузите документ, который необходимо подписать, в Интернете. Если вы уже загрузили все файлы, вы можете перейти к поиску того, который вам нужно подписать, из облака Fill.

Шаг 4. Откройте документ и убедитесь, что в нем все указано правильно. Если вас устраивают особенности документа или соглашения, вы можете перейти к подписанию документа одним нажатием кнопки. Просто выберите вариант добавления подписи и добавьте свою цифровую подпись в нужное место в документе, а затем приступайте к ее применению.

Преимущества использования приложения для цифровой подписи Fill

Гораздо более быстрый процесс подписания документов

Подписание документов больше не должно занимать много времени. Заполнение снижает необходимость перемещать документы с одного стола на другой в ожидании одобрения подписывающих лиц, чтобы продолжить рабочий процесс. Просто подписывайте и отправляйте документы с помощью цифровых средств, чтобы выполнять работу гораздо быстрее.

Защищенный способ работы с конфиденциальными документами

Приложение цифровой подписи Fill использует цифровое шифрование для защиты документов от посторонних. Только авторизованный персонал может иметь доступ к файлам с помощью цифрового ключа, что гарантирует, что безопасность не будет поставлена под угрозу ради удобства.

Доступ с нескольких устройств

Приложение "Заполнить цифровую подпись" доступно с нескольких устройств, что дает вам гораздо больше возможностей для удобной работы. Он поддерживается как на смартфонах, так и на компьютерах, чтобы вы могли позаботиться о важных документах, когда это необходимо.

Снижает стоимость обслуживания

Благодаря использованию цифровых подписей для подписания документов и облачного хранилища для их хранения, с помощью Fill становится проще снизить расходы на обслуживание. Нет необходимости арендовать дополнительные помещения для хранения стопок документов, а расходы на накопление и обработку документов можно свести к минимуму.

Интегрируйте использование интеллектуального приложения в свой рабочий процесс с помощью Fill. Сделайте свое рабочее место более продуктивным, чтобы ваша работа приносила больше удовольствия.

Компании постепенно переходят на удаленную работу и онлайн-встречи. Кто бы мог подумать, что цифровая трансформация, на разработку которой часто уходят годы, может быть осуществлена всего за несколько месяцев?

Именно так думает генеральный директор Microsoft Сатья Наделла, цитируя: «За два месяца мы увидели двухлетнюю цифровую трансформацию».

Противники за последние годы стали катализатором цифровой трансформации, особенно в том, как работает бизнес. Это уже не было обычным делом. Вместо этого он привел к появлению новой преобразующей концепции: цифрового рабочего места.

Но что такое цифровое рабочее место?

5 мифов об удаленных работниках, в которые нужно перестать верить

Какая первая мысль возникает у вас, когда вы слышите термин "удаленные работники"? Они просыпаются. Подробнее

Что такое цифровое рабочее место?

Цифровое рабочее место – это среда, в которой люди, компании и технологии взаимодействуют друг с другом. В настоящее время мы наблюдаем массовое внедрение цифровых решений, таких как использование устройств IoT (смартфоны, системы безопасности).

В этом отношении и электронные и цифровые подписи, которые позволяют компаниям выполнять работу быстрее за счет автоматизации. Это позволяет компаниям повысить производительность с помощью инновационных технологий и решений.

20 аккуратных дизайнов рабочего места для повышения производительности

Наскучило состояние вашего рабочего места или офисного стола? Возможно, этот пост убедит вас сделать это. Подробнее

После перехода на цифровое рабочее пространство сотрудники больше не ограничены физическими барьерами. Его удобство позволяет им работать из любого места с любого устройства в любой момент времени.

Возможно, можно даже утверждать, что цифровое рабочее место — это будущее работы. Вскоре все предприятия будут работать в цифровой среде. По мере развития технологий предприятия находят более эффективные способы повышения эффективности работы как компании, так и ее руководителей.

Облачный документооборот

Цифровая трансформация, которую мы наблюдаем на протяжении многих лет, позволила сотрудникам работать более эффективно. Это также повысило производительность и помогло компаниям превзойти свои цели. Раньше людям приходилось передавать бумажные документы для подписания и проверки документов, а на оформление документов уходили дни.

Теперь облачные центры документов позволяют компаниям подписывать документы за считанные минуты. Цифровые подписи для подписания документов стали более безопасными и оптимизированными. В конце концов, предприятиям нужна основа безопасности, чтобы гарантировать безопасную подпись юридических документов в Интернете.

Облачные центры подписания документов, такие как GMO Sign, предлагают множество вариантов использования для всех отраслей. Например, отрасли здравоохранения могут использовать цифровые подписи для электронных рецептов, регистрации пациентов, электронных отчетов и даже адаптации персонала.

Кроме того, его можно использовать для многих процессов подписания документов в сфере путешествий и туризма, образования, страхования, машиностроения и многих других.

Принят ли в вашей стране закон об электронных транзакциях?

Вам интересно, принимает ли ваша страна цифровые и электронные подписи? Вы можете просмотреть этот список подписанных законов, касающихся электронных и цифровых подписей.

Если вы из региона APAC, вот краткий список Закона об электронных транзакциях. Если вам нужен более полный список, загляните в этот каталог.

Решения для цифровой и электронной подписи

В чем разница?

Путаница между терминами цифровые и электронные подписи довольно широко распространена. Хотя они могут использоваться взаимозаменяемо, они очень разные.

Хотя решения как для цифровой, так и для электронной подписи позволяют подписавшемуся подтвердить свою личность, в Законе о ESIGN электронная подпись определяется как «электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к контракту или другой записи или логически связанный с ним и исполняемый. или усыновлен лицом с намерением подписать протокол.”

Это относится к любому электронному выражению согласия. Некоторые примеры включают галочку в поле условий и положений, изображение рукописной подписи или имя в конце электронного письма.

Между тем, цифровая подпись — это тип электронной подписи, в которой используется криптография и которая связывает их с подписывающими лицами посредством цифровых сертификатов. У каждой подписывающей стороны должен быть цифровой сертификат, который будет связан и идентифицирован с документами, требующими их подписи.

Для получения цифрового сертификата подписывающей стороне потребуется помощь надежного стороннего центра сертификации (ЦС). Центры сертификации несут ответственность за предоставление, идентификацию и проверку цифровых подписей.

Подводя итог, электронная подпись означает демонстрацию вашего намерения сделать что-либо, например подписать контракт и принять условия. Между тем, цифровая подпись означает аутентификацию и доказательство того, что вы являетесь тем, за кого себя выдаете, с помощью цифровых сертификатов.

Зачем мне это нужно?

Традиционный процесс подписания документов трудоемкий. Хорошо, что решения для цифровых и электронных подписей, такие как GMO Sign, предлагают как цифровые, так и электронные подписи для бизнеса любого размера.

Помимо того факта, что ваша компания может сэкономить до 80 % времени и ручного труда, перейдя на цифровые технологии, вот почему стоит начать оцифровывать процесс подписания документов:

Экономит затраты на подписание. Хорошая платформа для подписания документов часто предлагает варианты двойной подписи, такие как электронные подписи и цифровые подписи, одобренные AATL.
Оптимизирует весь процесс подписания документов. Платформы для подписания документов обеспечивают эффективность, необходимую вашей компании, благодаря автоматизированному подписанию на основе рабочего процесса.
Подписание документов возможно за считанные минуты. Подписание документов можно отслеживать в режиме реального времени, что позволяет пользователям запрашивать подписи на документах любого типа всего за несколько минут.
Обеспечивает эффективный процесс и работу. Облачные решения для подписи избавляют от связанных с этим затрат на оборудование для физического хранения, архивирования и поиска документов.
Повышает соответствие требованиям. Хорошее программное обеспечение для подписи документов предоставляет юридически обязывающие электронные и цифровые подписи, соответствующие нормативным требованиям законов, регулирующих юридически действительную электронную подпись.

Заключение

Переход к цифровому рабочему месту может быть облегчен за счет достижений в области технологий и цифровых решений. Сегодня облачные центры документов меняют способ, которым предприятия подписывают и отправляют свои документы. Они постепенно внедряются компаниями, потому что это решение работает в удаленной среде/виртуальном рабочем пространстве.

Вот почему решения для цифровой и электронной подписи, такие как GMO Sign, являются обязательными для тех, кто хочет сделать цифровое рабочее место более эффективным.

Во избежание распространения коронавируса Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ) рекомендует соблюдать социальную дистанцию. Деловой мир, как правило, быстро отреагировал, по возможности перейдя на 100% удаленную работу. Но по мере того, как компании по всему миру переходят на вторую или восьмую неделю удаленной работы, вся тяжесть этих масштабных изменений только начинает ощущаться. Оснащена ли ваша организация нужными инструментами, необходимыми для развития бизнеса? Скорее всего, вы узнаете ответ на этот вопрос в режиме реального времени.

Подписание документов на расстоянии

Домашний офис, если его правильно реализовать, в значительной степени выгоден для обеих сторон.Обеспечение качества жизни для работников и повышения производительности для компаний. Статистика не лжет, как видно из этого списка, составленного с помощью Hubspot:

81 % сотрудников говорят, что возможность работать удаленно повысит вероятность того, что они будут рекомендовать свою компанию кандидатам на работу и потенциальным клиентам. (Совиные лаборатории)
74 % сотрудников считают, что удаленная работа снизит вероятность того, что они покинут компанию. (Совиные лаборатории)
77 % удаленных сотрудников говорят, что они более продуктивны, работая дома. (облако CoSo)
23 % удаленных сотрудников говорят, что они работают дольше, чем на работе. (облако CoSo)

Однако у удаленной работы есть и свои недостатки. Хотя в последние несколько лет большинство предприятий сосредоточили свое внимание на цифровом преобразовании, многие из них по-прежнему используют процессы, включающие ручные, печатные или очные компоненты. Подписание документов, возможно, является лучшим примером этого.

Хотя иногда достаточно электронной подписи, в некоторых случаях (например, для важных документов, таких как контракты, налоговые формы и счета) требуется более безопасная, заверенная подпись.

Вот еще несколько причин использовать доверенные цифровые подписи:

Безопасность. Цифровая подпись подтверждает, что подписавшие действительно являются теми, за кого себя выдают, и предотвращает внесение изменений в подписанный документ задним числом.
Время. Подписание документа чернилами занимает не больше времени, чем подписание цифровой подписью. Но время, необходимое для отправки подписанного чернилами документа получателю, может легко занять дни, если не недели. Документ с цифровой подписью можно отправить по электронной почте за считанные минуты.
Сотрудничество. Во времена удаленной работы и физического дистанцирования сложно собраться вместе, чтобы подписать документы. Это особенно сложно, если несколько человек должны подписать один контракт. Цифровые подписи позволяют быстро решить проблему без личной встречи.
Окружающая среда. Подумайте обо всех листах бумаги и выбросах углекислого газа при доставке, которые можно сэкономить! Цифровые подписи — это зеленая альтернатива подписям, сделанным влажными чернилами.
Соответствие законодательству. Цифровые подписи разрешены законом и эквивалентны рукописным подписям.

На данный момент вы, вероятно, понимаете, что цифровые подписи значительно улучшат вашу удаленную работу, поэтому единственный вопрос: «С чего мне начать?»

Как внедрить цифровые подписи в вашей организации

В зависимости от размера вашей компании и того, как быстро вы хотите, чтобы ваша команда приступила к работе и подписала документы, существует несколько различных вариантов дальнейших действий.

1) Развертывание на основе токенов.
В ситуациях, когда вам нужно краткосрочное решение для включения цифровых подписей в вашей организации или если у вас меньший размер развертывания, токены — это то, что вам нужно. Развертывание на основе токенов идеально подходит для небольших потребностей в подписях, поскольку логистика, связанная с их физической доставкой к распределенной рабочей силе, может потребовать нескольких дополнительных шагов, учитывая сегодняшнюю глобальную среду. Учетные данные для подписи отдельных лиц (например, Джона Смита) или уровня отдела (например, бухгалтерии) хранятся на переносном USB-токене, соответствующем федеральному стандарту обработки информации (FIPS), поэтому они остаются в единоличном владении подписывающего лица (важный компонент много правил). Хорошая новость заключается в том, что как только сотрудники получат свои токены, у них будет все необходимое, чтобы начать подписывать документы.

2) Облачная служба цифровой подписи
Служба цифровой подписи GlobalSign (DSS) представляет собой долгосрочное решение, предназначенное для масштабирования, и упрощает подписывание документов в масштабах всего предприятия (правда!). DSS основан на облаке, что означает, что нет необходимости управлять каким-либо физическим оборудованием или создавать какие-либо специальные интеграции. Вы можете использовать REST API, чтобы легко интегрировать его с вашими существующими системами и/или программным обеспечением, или внедрить DSS в сочетании с существующим приложением рабочего процесса, таким как Adobe Sign. Чтобы увидеть DSS в действии, посмотрите наше видео «Как подписать PDF в Adobe Acrobat DC».

Независимо от вашей уникальной деловой ситуации, наша роль в GlobalSign заключается в том, чтобы вы могли предоставить своим сотрудникам беспроблемную цифровую подпись, где бы вы ни находились, при этом сохраняя вашу информацию в надежном зашифрованном виде.

Чем мы можем вам помочь:

Предоставление цифровых подписей на основе инфраструктуры открытых ключей (PKI) для повышения надежности
Повышение безопасности и доверия в Интернете за счет предоставления надежной идентификации
Управление рисками, связанными с сертификатами (слабое шифрование, устаревшие алгоритмы, истечение срока действия и т. д.)
Соответствие требованиям многих национальных и отраслевых нормативных актов, касающихся юридического признания электронных подписей вместо подписей, сделанных влажными чернилами, например:
- US ESIGN (электронные подписи в мировой и национальной торговле)
- FDA CFR 21, часть 11
- США UETA (Единый закон об электронных транзакциях)
- Профессиональные инженерные печати штата США (PE)
- Типовой закон ООН об электронной подписи
- Сарбейнс-Оксли (SOX)
- HIPAA
Мы знаем, что процесс создания безопасной и продуктивной удаленной рабочей среды может показаться невыполнимой задачей, с которой ваша компания еще не сталкивалась. Но использование токена, HSM или облачной службы подписи, такой как Служба цифровой подписи, поможет создать новую норму для вас и вашей компании.

Свяжитесь с нами сегодня, чтобы мы могли рассказать вам больше о наших решениях для подписи документов и помочь сделать этот неизведанный переход от офиса к карантину максимально плавным и безопасным.

Что такое цифровая подпись?

Цифровые подписи функционируют аналогично цифровым «отпечаткам пальцев». Цифровая подпись, которая принимает форму закодированного сообщения, надежно связывает подписывающего с документом в записанной транзакции. Цифровые подписи основаны на общепринятом формате, известном как инфраструктура открытых ключей (PKI), для обеспечения повышенной безопасности. Они являются частью технологии электронной подписи (eSignature).

Это математическая схема для демонстрации подлинности цифровых сообщений или документов. Это виртуальный отпечаток пальца, который уникален для человека и используется для идентификации подписывающих лиц и защиты данных в цифровых документах. Это тип электронной подписи, который обеспечивает соблюдение правовых норм, обеспечивая действительность и подлинность цифрового документа и личность подписавшего. Цифровые подписи могут предоставить доказательство происхождения, времени, идентичности и статуса цифрового документа. Подпись подтверждает, что данные исходят от подписывающей стороны и не были изменены во время передачи.

Цифровая подпись – это тип электронной подписи, в котором математический алгоритм обычно используется для проверки подлинности и целостности сообщения (например, электронного письма, транзакции по кредитной карте или цифрового документа). Цифровые подписи создают виртуальный отпечаток пальца, который уникален для физического или юридического лица и используется для идентификации пользователей и защиты информации в цифровых сообщениях или документах, а также для обеспечения отсутствия искажений при передаче между подписывающей стороной и получателем. В электронных письмах электронная почта в целом также становится частью цифровой подписи. Цифровые подписи значительно надежнее и безопаснее, чем другие формы электронных подписей.

Почему цифровые подписи считаются безопасными?

Цифровые подписи работают с использованием криптографии с открытым ключом. Криптография с открытым ключом — это криптографический метод, в котором используется система пары ключей, частный и открытый. Закрытый ключ шифрует данные и доступен только подписывающей стороне. Открытый ключ расшифровывает данные, относящиеся к цифровому документу, и передается получателю. Однако обе стороны должны иметь зарегистрированный цифровой сертификат от выдавшего центра сертификации, чтобы связать подписывающую сторону и свою подпись. Криптография с открытым ключом обеспечивает безопасность, точность и подлинность документа. Шифрование — это процесс кодирования данных, отправляемых получателю, в форме, которую может расшифровать только получатель. Аутентификация – это процесс проверки подлинности информации, полученной от отправителя, и ее отсутствия в процессе передачи.

Подобно тому, как каждая рукописная подпись уникальна, каждому подписывающему лицу предоставляется уникальное цифровое удостоверение от надежного поставщика услуг. Когда подписывающая сторона подписывает документ, личность подписывающей стороны проверяется, а подпись шифруется с использованием технологии инфраструктуры открытых ключей.

Какое значение имеют цифровые подписи?

Соглашения и транзакции, которые когда-то подписывались на бумаге и доставлялись физически, теперь заменяются полностью цифровыми документами и рабочими процессами, так как все больше бизнеса осуществляется в Интернете. Злоумышленники, которые хотят украсть или манипулировать данными для собственной выгоды, часто присутствуют всякий раз, когда происходит обмен ценными или конфиденциальными данными. Чтобы свести к минимуму риск подделки документов злоумышленниками, предприятия должны иметь возможность проверять и удостоверять подлинность этих важных деловых документов, данных и сообщений, которым можно доверять и доставлять их безопасно.

Цифровые подписи не только защищают конфиденциальные онлайн-данные, но и не снижают эффективность документооборота в Интернете. на самом деле, по сравнению с бумажными процессами, они часто помогают улучшить управление документами. При наличии цифровых подписей подписание документа становится простым и может быть выполнено на любом компьютере или мобильном устройстве. А поскольку цифровая подпись встроена в файл, ее можно использовать везде, где она передается, и на любом устройстве. Предоставляя информацию о статусе всех документов, определяя, подписаны они или нет, и просматривая контрольный журнал, документы с цифровой подписью также легко контролировать и отслеживать.

Конечно, очень важно, чтобы эти соглашения с цифровой подписью были юридически признаны.Цифровые подписи соответствуют ключевым стандартам, таким как Закон США о ESIGN и Safe Harbor США-ЕС.

Как создать цифровую подпись?

Технология цифровой подписи обеспечивает простоту и безопасность процесса цифровой подписи документов. Они предоставляют платформу для отправки и подписания документов в Интернете и работают с соответствующими центрами сертификации для предоставления надежных цифровых сертификатов. Центр сертификации, который вы используете, определяет, какую информацию вам может потребоваться предоставить. Также могут быть установлены положения и правила о том, кому вы отправляете документы на подпись и каким образом вы их отправляете. Когда вы получаете документ для подписания по электронной почте, вы должны пройти аутентификацию в соответствии с требованиями центра сертификации, а затем приступить к подписанию документа, заполнив онлайн-форму.

Как работают цифровые подписи?

Математический алгоритм генерирует открытый ключ и закрытый ключ, которые связаны друг с другом. Когда подписывающая сторона подписывает документ электронной подписью, математический алгоритм генерирует данные, относящиеся к документу, подписанному подписывающей стороной, а затем эти данные шифруются. Эти данные также называются криптографическим хешем. Хэш-функция представляет собой строку фиксированной длины из цифр и букв, сгенерированную с помощью математического алгоритма. Эта сгенерированная строка уникальна для хэшируемого файла и представляет собой одностороннюю функцию, вычисленный хеш нельзя обратить вспять, чтобы найти другие файлы, которые могут генерировать такое же значение хеш-функции. Подписавшая сторона имеет исключительный доступ к закрытому ключу, и этот закрытый ключ используется для шифрования данных документа. Зашифрованная информация или зашифрованный хэш затем передаются и могут быть расшифрованы только с помощью открытого ключа подписавшего. Получатель, который получает документ, также получает копию открытого ключа подписавшего, который используется для расшифровки подписи. На стороне получателя снова генерируется криптографический хэш. Оба криптографических хэша проверяются на подлинность. Документ считается подлинным, если они совпадают.

Центр сертификации, являющийся поставщиком услуг доверия (TSP), предоставляет цифровые сертификаты, чтобы гарантировать, что сгенерированные ключи и подписанные документы создаются в безопасной среде.

Цифровые сертификаты помогают проверить владельца сертификата. Цифровые сертификаты содержат открытый ключ отправителя и имеют цифровую подпись центра сертификации.

Инфраструктура открытых ключей (PKI) включает положения, протоколы, правила, людей и системы, которые помогают распространять открытые ключи и проверять подлинность пользователей с помощью цифровых сертификатов и центра сертификации.

Вот как отправляется цифровая подпись:
- В платформе документов или приложении отправитель выбирает файл для цифровой подписи.
- Компьютер отправителя вычисляет уникальное хеш-значение содержимого файла.
  Цифровая подпись создается путем шифрования этого хеш-значения с помощью закрытого ключа отправителя.
- Получатель получает исходный файл, а также его цифровую подпись.
- Получатель открывает соответствующее приложение для работы с документами, которое распознает файл с цифровой подписью.
- Затем цифровая подпись расшифровывается компьютером получателя с использованием открытого ключа отправителя.
- После этого компьютер получателя вычисляет хэш исходного файла и сравнивает его с уже расшифрованным хэшем файла отправителя.
Преимущества цифровых подписей

Хотя цифровые подписи полюбились многим корпорациям и руководителям, что это такое? Проще говоря, цифровая подпись — это ваш электронный отпечаток пальца. Он позволяет подписывать документ в электронном виде и проверяет подписавшего. Это математический код, который удостоверяет подлинность документа от отправителя и гарантирует, что документ останется неизменным при получении получателем.

Опасения по поводу безопасности цифровых подписей обоснованы, однако они используют общепринятый формат, называемый инфраструктурой открытых ключей, который обеспечивает очень высокий уровень безопасности, что затрудняет дублирование. Цифровые подписи делают работу с офисными документами гораздо более эффективной, но законы, касающиеся этой технологии, различаются в разных странах. Преимущества цифровых подписей заключаются в том, что все больше офисов и компаний переходят на электронные подписи, что делает рабочее место гораздо более эффективным и безопасным в цифровом формате.

Во многих частях мира, включая Северную Америку, Европейский Союз и Азиатско-Тихоокеанский регион, цифровые подписи являются законными и имеют такое же значение, как и собственноручные подписи.

Вам все еще приходится распечатывать документы, засовывать их в конверты, отправлять их в свое удовольствие и терпеливо ждать, пока они будут подписаны, запечатаны и доставлены? Или, что еще лучше, вы должны сидеть в агонии, чтобы документы были подписаны и отправлены через закрывающийся офис? Мы бы хотели, чтобы нам не приходилось сталкиваться с такими условиями на рабочем месте, а благодаря цифровым подписям это стало возможным.

Что такое цифровые подписи?

Цифровая, или электронная, подпись – это криптографическая операция, объединяющая электронную подпись и данные, используемые для аутентификации процесса подписи. Используя технологию шифрования инфраструктуры с открытым ключом, цифровая подпись обеспечивает контрольный журнал и подтверждает, что подпись не была изменена в процессе транзакции. Как для отправителей, так и для получателей цифровые подписи обеспечивают более быструю маршрутизацию документов и больше спокойствия.

5 преимуществ цифровых подписей

Вот пять преимуществ внедрения электронных подписей на вашем рабочем месте:

1. Более быстрые транзакции и лучшее обслуживание клиентов
На современном рынке гораздо труднее сохранить удовлетворенность клиентов, поскольку потребители теперь ожидают, что бизнес будет выполняться быстрее. Но так не должно быть. Сделайте ваши деловые операции быстрыми и удобными, разрешив вашим клиентам подписывать и отправлять формы в электронном виде. Это не только делает вас полезным партнером, но и показывает, что вы уважаете их напряженный график. Расширяя возможности своих клиентов таким образом, вы сможете повысить их удержание и построить новые отношения с ними с самого начала.

TalentBoost перешла на OnTask для своего программного обеспечения для подбора и адаптации талантов после того, как обнаружила, что ценовая структура и возможности DocuSign ограничены.

«Когда началась пандемия COVID-19, я начал искать решение для рабочего процесса. Я посмотрел на HelloSign, PandaDoc, множество конкурентов OnTask, но то, как работает механизм рабочего процесса OnTask, меня покорило», — сказал Саурабх Гупта, технический директор. После внедрения OnTask уровень принятия предложений TalentBoost увеличился до 91 % в течение 48 часов.

2. Меньше ошибок, чем в бумажных системах
Когда дело доходит до контрактов, здесь нет права на ошибку. К сожалению, бумажные системы часто имеют опечатки или подписи в неправильных полях, что затрудняет управление контрактами. Однако внедрение автоматизации контрактов или форм с помощью цифровых подписей может значительно снизить частоту ошибок, требуя проверки на каждом этапе процесса проверки для повышения контроля и удобства. В итоге вы будете выглядеть более профессионально в сделках с клиентами и сэкономите время.

3. Встроенные в ваши цифровые рабочие процессы
Электронные подписи используют проверку, чтобы гарантировать, что отправитель является лицом, подписавшим документ. Обычно для этого требуется помощь третьей стороны, что может занять больше времени. Но OnTask позволяет пользователям использовать цифровые подписи непосредственно в своих формах — без хлопот и без необходимости использования сторонних сервисов или поставщиков.

Споры по поводу транзакции могут быть запутанными, если используется бумажная система. Но с цифровой подписью вы можете легко и тщательно проверить его путь. Вы можете просмотреть все этапы формирования транзакции: кому она принадлежала на каждом этапе, когда она произошла и к чему она относилась, даже если бизнес велся несколько месяцев назад.

Юридически обязывающие цифровые подписи OnTask обеспечивают безопасность и соответствие требованиям, поддерживая следующие стандарты:

Кроме того, в процессе подписи можно легко установить различные уровни ролей и разрешений. Таким образом, если одному человеку нужно что-то проверить, пока другая сторона утверждает, вся конфиденциальная информация в документе останется защищенной и конфиденциальной.

5. Мобильный и удобный для пользователя
С помощью OnTask вы можете получать подписи в любое время, в любом месте и на любом устройстве. На обед? Вы по-прежнему можете получить эти важные документы, не ставя под угрозу безопасность. Вы находитесь за городом, но хотите вести бизнес как обычно? Без проблем. OnTask позволяет массово отправлять документы для подписи по электронной почте, SMS-сообщениям, встроенным URL-адресам и QR-кодам.

Подписывать подписи также проще, потому что вы можете отслеживать прогресс. Хотите знать, заключил ли ваш клиент контракт? Вы можете в любое время проверить статус документа на веб-панели инструментов. Направляясь в подавляющий квартал? Настройте автоматические напоминания, чтобы получать все документы вовремя!

Начало работы с электронными подписями OnTask

Электронные подписи OnTask — это гибкое решение, которое можно применять к целому ряду процессов, таких как адаптация сотрудников, выбор преимуществ, разрешение на обучение в школе, снятие ответственности и т. д.

Готовы ли вы получать формы, документы, контракты и предложения, подписанные за считанные секунды?

Читайте также: