Как написать обоснование покупки примера компьютерной техники

Обновлено: 05.07.2024

Вы можете просто отправить письмо с запросом своему руководителю, если вам просто нужен новый компьютер для себя, потому что ваш существующий компьютер заставляет вас тратить время на работе.

Запрос должен быть сосредоточен на потерянном времени и низкой производительности вашего текущего компьютера, а не на вашем личном желании обновить его.

новейшие технологии

Вы можете упомянуть, что с помощью новейших технологий вы можете выполнять задачи вовремя и без ошибок.

Старый компьютер в плохом состоянии, требующий многочисленных обращений в сервисную службу, чтобы поддерживать его в рабочем состоянии, очень утомляет и раздражает, что само по себе может привести к ошибкам.

Основы

Письмо с запросом на новый компьютер может быть основано на более формальном предложении о полной модернизации оборудования, но с меньшим количеством деталей.

В начале письма следует указать цель письма, зачем нужен новый компьютер и какую пользу он принесет компании. Возможно, это все, что нужно прочитать вашему боссу. Вы можете добавить подробности во втором абзаце.

Тип компьютера

Поскольку компоненты и надстройки меняются почти еженедельно, важно четко понимать, какой тип компьютера вам нужен и какие приложения нужны для работы.

Например, если вам нужна операционная система Windows 10, она будет стоить дополнительно, даже если она уже установлена на новом компьютере.

Если вы можете использовать бесплатную операционную систему, например Linux, об этом стоит упомянуть, потому что это может склонить чашу весов в вашу пользу.

Условия работы в вашем офисе

Сначала проверьте другие компьютеры в офисе. Они все из одной компании?

Для этого может быть причина, поэтому вам следует попросить новую у этой компании. Основные причины заключаются в упрощении обновления и снижении затрат на поддержку системы.

Содержание письма может немного отличаться, если вы работаете на начальника из одного человека или на крупную компанию.

В любом случае письмо должно иметь слегка формальный тон. Даже если на работе вы называете своего начальника по имени, в письме с просьбой о новом компьютере следует использовать официальное имя.

обосновать коммерческие расходы

Возможно, вашему начальнику потребуется использовать письмо для обоснования деловых расходов, или оно может быть отправлено на утверждение вышестоящему органу. В любом случае он должен иметь профессиональный, а не небрежный тон.

Советы по написанию любого письма-запроса:

Тон должен быть вежливым и не звучать как требование
Должна быть указана причина запроса.
В нем должна содержаться конкретная информация или примеры, если это уместно.
Должно быть в формате делового письма.
Это должна быть одна страница
Это должно демонстрировать благодарность

Как и при любом официальном общении, обязательно проверьте письмо. Если вы не являетесь экспертом в формате делового письма и грамматике, лучше попросить кого-то, кому вы доверяете, отредактировать письмо и, возможно, найти то, что вы пропустили, или дать предложения, чтобы сделать его еще лучше.

Вот образец письма-запроса на новый компьютер. Если вы считаете, что электронное письмо — лучший способ отправить его, укажите ЗАПРОС ОТ ВАШЕГО ПОЛНОГО ИМЯ в строке темы.

Следующий образец предназначен для отправки по почте. Лучше отправить заказным письмом, чтобы убедиться, что оно получено.

Образец письма-запроса на новый компьютер в офисе

ДАТА
КОМУ: Полное имя получателя
Название компании
Должность получателя, например, менеджер по закупкам или владелец
Деловой адрес

ОТ: Ваше полное имя
Название компании
Ваша должностная инструкция
Адрес, если он не совпадает с адресом компании выше

Уважаемое полное имя получателя:

Это письмо с просьбой о новом компьютере для моей работы в офисе, так как тот, который я сейчас использую, устарел. Сегодня доступно много новых функций, которыми я не могу пользоваться.

Кроме того, доступ к веб-сайтам и документам занимает так много времени, что это значительно усложняет мою работу и приводит к пустой трате времени.

Я считаю, что мог бы создавать письма и бюллетени намного быстрее и с лучшим форматированием, если бы у меня были новейшие технологии. Я думаю, что документы будут выглядеть более профессионально и улучшат имидж компании.

Новый компьютер с новыми полезными приложениями облегчит и ускорит мою работу, а результаты будут намного лучше. Например, видеоконференция с моим нынешним компьютером практически невозможна.

Это медленно, и часто звук нечеткий. Пожалуйста, одобрите и организуйте покупку нового компьютера как можно скорее, чтобы я мог работать более продуктивно.

Если вам нужно новое компьютерное оборудование в вашем офисе, работодатель часто просит вас изложить это в письменной форме. Иногда это может быть запрос на официальное коммерческое предложение, особенно если оборудование дорогое. В других случаях вас могут просто попросить написать письмо-предложение или письмо-просьбу.

В любом случае ваши причины для покупки нового оборудования всегда должны быть с точки зрения бизнеса. Например, медленный компьютер или принтер, который перестает печатать, может вызывать разочарование, но вместо этого ваши рассуждения должны быть сосредоточены на потерянном времени и производительности.

Написание предложения о покупке новых компьютеров

Прежде чем написать предложение, важно провести исследование. Вы должны точно знать, что нужно, зачем это нужно и сколько это будет стоить. Свяжитесь с компанией, где вы покупаете компьютеры, или изучите их в Интернете, чтобы точно определить, какие модели оборудования вам нужны и их цены. Предложение должно состоять из шести-семи разделов после титульного листа и оглавления.

Резюме

Если ваше предложение занимает более трех или четырех страниц, обобщите предложение в кратком изложении в начале документа. Этот раздел не должен быть длиннее одной страницы.

Введение

Кратко опишите предлагаемое вами оборудование, его стоимость и зачем оно нужно. Если у этого предложения есть предыстория, например встреча, на которой было предложено предложение, или запланированные покупки в прошлом, которые не были согласованы, укажите эту информацию здесь.

Описание ситуации

В этом разделе описывается текущая ситуация и подробно описываются причины, по которым требуется новое оборудование. Воспринимайте этот раздел как описание проблемы.

Описание решения

Объясните лучшее решение для текущей ситуации, в том числе то, как новое оборудование решит проблемы. Перечислите оборудование, которое идеально подходит для решения текущей ситуации, а затем перечислите стоимость каждого предмета. Не забудьте указать время и стоимость переноса программ со старых компьютеров на новые. Укажите общую стоимость внизу.

Альтернативные решения

Если есть менее затратные решения, которые решат некоторые проблемы в текущей ситуации, укажите их здесь. Используйте тот же формат, что и для идеального решения, включая детализированные затраты и общую сумму.

Оценка решений

Сравните плюсы и минусы каждого решения. Например, первый может быть более дорогим, но может потребовать меньше времени для установки. Второй вариант может быть дешевле, но может потребовать обучения персонала.

Заключение и рекомендации

Объясните, почему вы считаете первое решение лучшим вариантом. Укажите, когда, по вашему мнению, следует совершить покупку и когда оборудование должно быть установлено.

Написание письма-запроса на новое оборудование

Письмо с запросом на офисное компьютерное оборудование намного короче предложения. Однако он должен содержать два одинаковых элемента, как и предложение. Сначала объясните, почему это оборудование необходимо с точки зрения бизнеса, а затем укажите, что вам нужно.

В большинстве случаев письмо должно быть официально адресовано лицу, ответственному за приобретение нового оборудования. Ваше письмо должно быть кратким, но должно содержать любые важные детали, чтобы сделать ваш запрос понятным.

Образец письма-запроса на новый компьютер в офисе

Я пишу, чтобы сообщить вам, что после увеличения потока клиентов и добавления двух новых сотрудников мы начали сталкиваться с узким местом, когда дело доходит до обслуживания клиентов. Поскольку обработка каждой продажи занимает в среднем пять минут, нам все чаще приходится ждать, пока освободится наш единственный компьютер, прежде чем продажа может быть обработана. Трижды за последнюю неделю клиенты покидали зал, не дожидаясь освобождения компьютера.

Пожалуйста, одобрите и содействуйте покупке третьего компьютера для торгового зала, чтобы мы могли избежать этих задержек и продолжать обслуживать наших клиентов так быстро, как они ожидают. (Вставьте сюда необходимое оборудование.) Мы очень признательны за ваше оперативное внимание к этому вопросу.

Образец письма-запроса на замену компьютера

После последних обновлений программного обеспечения у моего компьютера возник ряд проблем. Он часто зависает, когда я нахожусь в середине своей работы. В результате мне постоянно приходится перезагружать его. Это происходит не менее трех раз в день. Мало того, что это стало трудоемким процессом, так еще и часто моя работа не сохранялась, и мне приходилось вводить данные заново. По моим оценкам, я теряю от 30 до 40 минут каждый день.

Подтвердите покупку нового настольного компьютера. (Вставьте сюда технические характеристики компьютера.) Благодарю вас за внимание к этому запросу.

Компьютеры — это сложное оборудование с множеством компонентов и набором опций, которые могут меняться от недели к неделе. Если вам нужно заказать новый компьютер, важно быть точным. Письмо-запрос или служебная записка на новый компьютер аналогичны письму-просьбе о покупке офисного оборудования.

Стандартизация компьютеров на рабочем месте

Большинство компаний установили стандарты для компьютеров. Например, у всех в офисе может быть один и тот же настольный компьютер. Мобильные работники, например продавцы и руководители, могут иметь один и тот же ноутбук.

Главная причина этого заключается в том, что это сокращает расходы на поддержку. Если компьютеры нуждаются в обновлении, все они могут быть обновлены с помощью одних и тех же аппаратных или программных драйверов одновременно. Кроме того, выгодно иметь под рукой пару запасных устройств на случай, если одно из них выйдет из строя.

Для компаний, использующих стандартизированные компьютерные системы, ваш запрос на новый компьютер или компонент должен заключаться в простом заявлении о том, что вам нужна замена. Однако, если вам нужно что-то отличное от стандартной модели, вам, вероятно, придется объяснить, почему эта стандартная модель вам не подойдет. Например, веб-дизайнерам, фоторедакторам и графическим дизайнерам почти всегда требуется усовершенствованное оборудование с большим объемом памяти, более быстрыми процессорами, большими экранами и лучшими графическими картами для эффективной работы.

Компоненты и аксессуары

Компьютеры состоят из множества различных компонентов. Некоторые из этих компонентов, такие как материнская плата, обычно не нужно указывать при оформлении заявки на покупку. Для других вам нужно будет указать в запросе, только если они требуются для вашей работы.

Процессор. AMD и Intel производят процессоры (ЦП) с разными скоростями и возможностями. Базовые модели поставляются с менее мощными процессорами, которых обычно достаточно для большинства офисных компьютеров.

Использование номеров моделей

Если вы точно знаете, какой компьютер хотите приобрести, найдите номер его модели на веб-сайте производителя или на веб-сайте поставщика, если вы знаете, какого поставщика использует ваша компания. Номера моделей часто находятся на странице продаж или на странице технических характеристик. Убедитесь, что модель компьютера по-прежнему доступна для покупки. Компьютер, который был в наличии пару месяцев назад, сегодня может быть легко распродан или даже снят с производства.

При запросе компьютера укажите как номер модели, так и производителя. Затем внимательно просмотрите все доступные варианты. Компьютеры с одинаковым номером модели могут иметь разные параметры, включая процессор (ЦП), хранилище и память (ОЗУ).

Образец письма-запроса на покупку компьютера

Боб Смит, менеджер по закупкам
(вставьте название компании и адрес, если они отличаются от ваших)

Тема: Письмо-запрос на покупку компьютера

Я пишу это, чтобы сообщить вам, что мой компьютер, назначенный компанией, больше не работает должным образом. (Объясните симптомы проблемы и, если она вам известна, причину.)

Следовательно, я не могу должным образом выполнять свои обязанности, и моя продуктивность страдает.

Ваши оперативные действия в этом вопросе приветствуются.

Ваше имя
Ваша должность
(вставьте название компании и адрес, если они отличаются от адресата)

Новая эра финансовой ответственности заставляет ИТ-отдел заниматься тем, в чем мы не слишком хороши: составлять экономическое обоснование того, что по сути является добровольным расходом.

Как только мы оценим потребность в новом оборудовании и поверим в эту потребность, к сожалению, наша работа только начнется. Безмятежные дни неограниченного одобрения покупки оборудования прошли. Хотя эта новая эра финансовой ответственности, откровенно говоря, намного лучше для бизнеса в целом, она вынуждает ИТ-отдел заниматься тем, в чем мы не слишком хороши: составлять экономическое обоснование того, что, по сути, является добровольным расходом.

Подождите. Добровольный расход? Информация – это кровь современной компании. Без компьютеров мы не можем перемещать эту информацию, сортировать ее в полезные данные и предоставлять ее лицам, принимающим решения.

Несмотря на то, что вышесказанное верно, мы уже можем это сделать. Люди имеют доступ к ключевым функциям ИТ, чтобы упростить свою работу. Кроме того, они уже смирились с любыми блокировками, установленными нашими системами и политикой, которые они не могут обойти. Чтобы оправдать новые расходы, особенно на оборудование, мы должны предложить больше, чем просто бизнес в обычном режиме. Мы должны доказать, вне всяких разумных сомнений, что аппаратное обеспечение отвечает понятным потребностям бизнеса.

Указание бизнес-потребностей
Многие дела о новом оборудовании терпят неудачу, прежде чем они доходят до представления фактов, исследований или даже вариантов. Они терпят неудачу не потому, что они плохо написаны, или потому, что ведущий не работает над ними долгие и мучительные часы. Скорее, они терпят неудачу, потому что автор не может четко указать, какие потребности бизнеса будет решать эта покупка.

Возьмите в качестве примера сорокастраничный запрос на покупку оборудования, который однажды лег на мой стол. Автор потратил месяц на поиск вариантов. Он выделил десять отдельных сценариев, определив их как с точки зрения технических рекомендаций, так и с точки зрения воздействия на пользователей. Он работал с продавцами, сбивая их с почти неслыханного уровня цен. В конце концов, однако, его компания предпочла не идти дальше. Он переслал его мне после фиаско, чтобы попытаться выяснить, что пошло не так.

После прочтения я не мог понять, какие потребности бизнеса он хотел решить. Поэтому я быстро позвонил ему. После быстрого обмена любезностями мы перешли к делу. «Зачем, — спросил я, — вам понадобилось это новое оборудование?»

«Это безумие», — ответил он. «Эти серверы будут сняты с аренды через шесть месяцев. Если мы не заменим их, наш ежемесячный счет за оборудование утроится, а стоимость контракта на поддержку удвоится».

"Значит, ваша бизнес-задача – сокращение расходов? Вы нигде не упоминаете об этом в этом аппаратном запросе. Возможно, вы захотите это сделать».

Некоторое время он не отвечал. "Наверное." Он повторно отправил заявку с четко сформулированной потребностью и получил свое оборудование.

Просто определить бизнес-потребность.
В приведенном выше случае у нас была самая простая и наиболее распространенная бизнес-потребность, с которой мы сталкиваемся в ИТ. Существует ситуация, будь то увеличение расходов на поддержку с течением времени или истечение срока аренды, которая резко увеличит стоимость обслуживания ИТ-инфраструктуры. Бизнес должен избежать этих затрат, потенциально потратив некоторую сумму денег заранее. В этом случае мы можем сформулировать бизнес-потребность так: «Нам нужно потратить Х денег, чтобы не тратить Y в течение Z лет». Мы называем это уменьшением затрат. Если X больше Y, конечно, у вас могут возникнуть проблемы с созданием правдоподобного экономического обоснования.

Более сложная бизнес-потребность гласит: "Нам нужно потратить X, чтобы получить F функциональности, чтобы больше не тратить Y на этот набор действий". Мы называем это снижением затрат. В этом случае стоимость Y с точки зрения потраченных долларов, сотрудников и времени должна быть значительно больше, чем X. Вы также должны быть в состоянии доказать, что эта новая функция действительно приведет к желаемому результату. Слишком много новых систем, внедренных для сокращения времени, на самом деле просто добавляют дополнительные накладные расходы вдобавок к их собственным затратам.

Еще более сложная бизнес-потребность гласит: "Нам нужно потратить X, чтобы получить F функциональности, чтобы создать возможность для получения Y прибыли". В этом случае мы просим читателя принять, основываясь на наших аргументах, что прибыль Y будет получена. Эти случаи обычно хорошо согласуются со стратегическими целями роста компаний. К сожалению, их также очень трудно сделать, потому что ИТ редко имеют прямое влияние на создание прибыли. Чаще всего мы видим этот случай в отделах продаж и других подразделениях организации, работающих с клиентами, часто в сочетании с крайне ошибочным техническим мышлением.

Самый сложный аргумент можно сформулировать так: «Нам нужно потратить X денег, чтобы реализовать F-функциональность в одном из подразделений компании». Это может быть правдой, но часто это трудно принять. Например, когда одна компания приобретает другую, может возникнуть ряд расходов на оборудование. Хотя люди будут платить им, если потребность будет достаточно велика, это скорее издержки, чем улучшение.

Подготовка обоснования
Как только мы сможем четко сформулировать потребности бизнеса в адресах для покупки нового оборудования, мы сможем перейти непосредственно к созданию обоснования. Кейс должен включать как минимум следующее:

Сводка, в которой кратко объясняются потребности бизнеса, рекомендуемое решение и предполагаемые сроки реализации проекта развертывания. Если она известна, укажите также потенциальную цену (в долларах или часах) проекта развертывания.
Подробное описание потребностей бизнеса. Потратьте время, чтобы описать все сопутствующие факторы, в том числе любые расходы, которых удалось избежать, сократить или получить потенциальную прибыль.
Подробное описание предлагаемых аппаратных решений. Стремитесь представить как минимум три: один, который представляет собой минимальный ответ, укладывающийся в бюджет, но едва отвечающий критериям (или не отвечающий нескольким критериям), один, который соответствует максимально возможному количеству критериев в соответствии с бюджетом, и один не более чем на 10 процентов. сверх запланированного бюджета.
Приложение, содержащее любую информацию о поставщике. Как правило, это приложение может быть опущено во всех компаниях, кроме самых технически сложных.

Цель этого дела — доказать, что покупка оборудования и связанные с ней расходы каким-то образом сэкономят или принесут компании деньги. Такой подход показывает лицам, принимающим решения, что мы не только несем финансовую ответственность, но и работаем с ними для достижения общих целей компании.

Образец запроса обоснования для нового компьютера?

Как написать обоснование для лабораторного и дополнительного монитора для отчетов hazwop

Помощник по организации запроса последнего образца?
Образец письма-запроса о помощи компании?
Отправить образец письма-запроса на овердрафт?
Образец письма с просьбой о предоставлении технических разрешений?
Образец письма для простого заказа-заявки?
Образец письма-запроса на передачу дома?
Образец письма-запроса для активного отдыха?
Мне нужен образец письма, как запросить участок земли?
Образец письма-запроса на семена фруктов?
Образец письма о запросе места в университете?

Нам нужна ваша помощь! Пожалуйста, помогите нам улучшить наш контент, удалив вопросы, которые по сути одинаковы, и объединив их в этот вопрос. Пожалуйста, сообщите нам, какие вопросы ниже похожи на этот:

Следующие вопросы были объединены в этот. Если вы считаете, что какой-либо из этих вопросов был включен по ошибке, помогите нам улучшить наш контент, разделив эти вопросы на отдельные обсуждения. Пожалуйста, разделите все вопросы, которые не совпадают с этим:

Можете ли вы помочь нам, ответив на один из этих связанных вопросов?

Образец запроса обоснования для нового компьютера?

Как написать обоснование покупки компьютера?

Читайте также: